Внедрение КЭДО стоит компании не столько лицензии, сколько организационной работы: подписка считается по 30-50 рублей за сотрудника в месяц, а основной ресурс уходит на пакет ЛНА, сбор согласий и обучение линейного персонала. Техническая часть занимает дни: готовый модуль для 1С:ЗУП настраивается за один день, интеграция по API — от двух дней до двух месяцев. Организационная часть растягивается на недели и месяцы: согласие на переход Минтруд по-прежнему требует на бумаге, а работник вправе отказаться. Главное различие в смете задаёт вид подписи: ПЭП и УНЭП для работников выпускаются бесплатно внутри сервиса или через Госключ, УКЭП покупается в удостоверяющем центре на каждого подписанта.
Разберём смету по статьям расходов, включая те, что не попадают в коммерческое предложение: доработку интеграции под нетиповые релизы, оценку соответствия по 152-ФЗ, ввод начальных остатков и поддержку сотрудников без смартфонов. Покажем семь мест, где проекты чаще всего останавливаются, и как считать цену каждой ошибки. Тарифы и сроки на 2026 год, сценарная таблица по типам персонала, чек-лист готовности компании и образцы приказа, положения и согласий — во второй половине статьи.
Из чего складывается бюджет внедрения КЭДО
Бюджет проекта распадается на пять статей, и лицензия среди них не самая крупная. Подписка на сервис, электронные подписи работников, интеграция с учётной системой, разработка и утверждение локальных нормативных актов, обучение и поддержка пользователей. Первые три считаются в договоре с вендором, две последние оплачиваются рабочим временем ваших людей и в коммерческое предложение не попадают.
Точку отсчёта задаёт текущая стоимость бумаги. По усреднённым отраслевым замерам на одного сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год: трудовой договор и допсоглашения, ознакомления с ЛНА, приказы, заявления на отпуск, командировочные, авансовые отчёты. В деньгах это порядка 2000 рублей в год на человека с учётом бумаги, курьерской доставки, аренды архивного помещения и рабочего времени кадровой службы. Отдельная курьерская доставка комплекта по городу обходится в 400-500 рублей. Один специалист по кадрам при бумажном обороте обслуживает 400-500 человек.
Отсюда считается верхняя граница разумной сметы. В практике рынка есть показательный расчёт: компания с численностью около 1000 человек и распределёнными офисами тратила на кадровый бумагооборот порядка 6 млн рублей в год, а годовая стоимость системы для той же численности составила около 900 тыс. рублей. Соотношение держится, пока не начинают всплывать скрытые статьи, о которых ниже.
| Статья бюджета | От чего зависит | Что уточнить в коммерческом предложении |
|---|---|---|
| Подписка на систему | Численность, способ размещения (облако или сервер компании) | Считается за рабочее место или за модули; переносится ли лицензия на нового сотрудника при увольнении |
| Электронные подписи работников | Выбранный вид подписи: ПЭП, УНЭП или УКЭП | Входит ли выпуск и перевыпуск подписи в тариф, сколько стоит перевыпуск при смене телефона или пароля |
| Интеграция с учётной системой | Готовый коннектор или разработка по API; конфигурация и релиз 1С | С какими конфигурациями и релизами интеграция подтверждена; кто платит за её поддержку при обновлениях |
| Локальные нормативные акты и согласия | Численность, наличие дистанционных работников, число юрлиц | Даёт ли вендор шаблоны ЛНА или пакет разрабатывают ваши юристы |
| Обучение и поддержка | Доля производственного персонала, география, текучесть | Кто отвечает на вопросы работников: поддержка вендора или ваша кадровая служба |
Строка про поддержку в этой таблице определяет нагрузку на кадровую службу в первые месяцы. Если у вендора нет отдельной линии поддержки для работников, вопросы про пароль, подпись и не пришедший документ уходят в отдел кадров, и экономия времени, ради которой затевался проект, съедается на старте.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Считать окупаемость только по бумаге и картриджам бессмысленно. Возьмите годовой бюджет на курьеров, аренду архивного помещения и фонд оплаты труда кадровой службы, поделите на численность и сравните с подпиской. Если разрыв меньше двух раз, проект окупится не деньгами, а скоростью оформления, и это нужно проговорить с собственником до подписания договора.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и как вид подписи меняет смету
Три вида электронной подписи различаются по способу создания и по тому, какие документы ими можно подписать. ПЭП — простая электронная подпись, связка логина, пароля и кода из SMS; криптографии в ней нет, целостность документа она не подтверждает. Логин и пароль от Госуслуг — это тоже ПЭП, а именно ПЭП ЕСИА. УНЭП и УКЭП создаются средствами криптографии и фиксируют неизменность подписанного файла; разница между ними в том, что квалифицированный сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а неквалифицированный может быть выпущен внутри информационной системы.
Путаница в терминологии стоит денег на этапе выбора. УНЭП ЕСИА — это не логин с паролем, а УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, то есть УНЭП Госключа. Единица измерения у УКЭП — сертификат, выданный конкретному подписанту на конкретный срок: в Госключе срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП составляет 12 месяцев. Поэтому вопрос «сколько стоит УКЭП» всегда превращается в вопрос «сколько подписантов и как часто перевыпуск».
Статья 22.3 ТК РФ прямо перечисляет документы, где выбор подписи работника ограничен. При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора и с приказом о применении дисциплинарного взыскания работник использует УКЭП, УНЭП с согласованным сторонами порядком проверки либо УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. ПЭП в этом перечне нет.
| Вид подписи | Где выпускается | Что можно подписывать работнику | Влияние на бюджет |
|---|---|---|---|
| ПЭП (в том числе ПЭП ЕСИА) | Информационная система работодателя, учётная запись Госуслуг | Документы вне перечня статьи 22.3 ТК РФ, при наличии соглашения о порядке проверки подписи | Прямых затрат нет; расходы возникают на соглашениях и на доказывании в споре |
| УНЭП в системе работодателя | Удостоверяющий центр вендора или сертификаты, выпущенные внутри системы | Весь перечень статьи 22.3 ТК РФ при условии соглашения о порядке проверки подписи | Обычно входит в подписку; проверьте лимит перевыпусков на одного работника |
| УНЭП ИЭП (УНЭП Госключа) | Мобильное приложение Госключ, в том числе внутри приложения Госуслуг | Весь перечень статьи 22.3 ТК РФ без отдельного соглашения сторон | Бесплатна для гражданина и для работодателя; расходы только на интеграцию |
| УКЭП | Аккредитованный удостоверяющий центр, УЦ ФНС для руководителя, Госключ для физического лица | Любые кадровые документы, допустимые в электронном виде | Считается на каждого подписанта, сертификат в Госключе действует 12 месяцев |
Практический вывод из таблицы для сметы простой: массово раздавать работникам УКЭП незачем, достаточно УНЭП, а УКЭП оставить для стороны работодателя и для тех руководителей, кто подписывает документы вовне. В сервисе Добыто подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Факт: срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение Госключ, а выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Самая частая ошибка в техническом задании — написать «электронная подпись» без уточнения вида. Дальше выясняется, что заявление об увольнении подписано ПЭП, хотя статья 22.3 ТК РФ такой вариант не предусматривает. Сверьте перечень своих кадровых документов с этой статьёй до выбора системы: список видов подписи по каждому типу документа должен быть зафиксирован в положении о КЭДО.»
Сроки проекта: техника считается днями, организационная часть неделями
Техническая часть внедрения перестала быть узким местом. Установка готового расширения для 1С занимает от часа до одного рабочего дня и не требует привлечения вашей команды разработки. Интеграция по API идёт от двух дней до двух месяцев и зависит от квалификации ваших разработчиков. Для SAP типовой срок настройки обмена составляет от одного до двух месяцев, для БОСС-Кадровика — до месяца.
Дальше начинается календарь, который вендор не контролирует. Разработать положение о ведении КЭДО, приказ о введении, регламент использования подписи, внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка, утвердить всё это, уведомить работников и собрать письменные согласия. По позиции Минтруда согласие на переход берётся на бумаге, а работник вправе его не давать: тогда он продолжает работать с бумажными документами, и на переходный период у вас параллельно живут два контура.
Порядок величин по сроку такой: при готовом продукте и уже принятом решении компания на 80 тысяч человек разворачивает КЭДО за три-четыре месяца, и большая часть этого времени — организационная работа, а не настройка. Для компании на несколько сотен человек реалистичный горизонт от первого совещания до полноценной работы — от четырёх до восьми недель. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок в маршрутах и шаблонах до того, как их увидят все.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: в регионах до 10-15% работников не пользуются смартфонами и работают с кнопочными телефонами. Минцифры анонсировало версию Госключа для Windows и Linux до конца 2026 года, а до её выхода для этой группы нужен запасной сценарий подписания.
Как спланировать сроки перехода на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите аудит кадровых процессов: выпишите все типы документов, число подписей на каждом и того, кто их согласовывает. На этом шаге часть форм обычно упрощается или исключается ещё до автоматизации.
- Шаг 2. Разнесите документы по уровню риска и определите для каждого допустимый вид подписи, сверяясь со статьёй 22.3 ТК РФ. Документы низкого риска идут в первую очередь запуска.
- Шаг 3. Зафиксируйте архитектуру: облако или сервер компании, готовый коннектор или API, какая конфигурация и релиз учётной системы. Срок технической части считается именно здесь.
- Шаг 4. Запланируйте разработку и утверждение ЛНА и уведомление работников. Это самый длинный отрезок; для численности от тысячи человек закладывайте на него не менее четырёх недель.
- Шаг 5. Соберите письменные согласия и отдельно посчитайте тех, кто отказался: для них сохраняется бумажный порядок, и это влияет на расчёт экономии.
- Шаг 6. Проведите пилот на одном подразделении: либо все типы документов на небольшой группе, либо один-два типа документов на всей численности. Массовая рассылка одного простого документа на подпись проверяет, что подписи выпущены и работают у всех.
- Шаг 7. Масштабируйте по подразделениям, начиная с головного офиса и лидеров мнений, и только затем переходите к производственным площадкам и регионам.
Образцы приказа, положения и согласий для запуска КЭДО
Это тот минимальный пакет, который утверждается до сбора согласий; начинать удобнее с дорожной карты, она задаёт очерёдность остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дорожная карта внедрения КЭДО, шаблон для HR | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Скрытые расходы, которых нет в коммерческом предложении
Готовая интеграция с 1С в презентации вендора и готовая интеграция с вашей 1С — разные вещи. Около 90% российских компаний ведут кадровый и зарплатный учёт в 1С, но конфигураций много: ЗУП, бухгалтерия, комплексная автоматизация, ERP, и не каждый вендор поддерживает их все. Уточняйте не только конфигурацию, но и релиз. Отдельная строка — сопровождение: релизы 1С и релизы системы КЭДО выходят независимо друг от друга, и стык между ними приходится подтягивать. У бесшовных решений, встроенных в саму конфигурацию, этой статьи нет, потому что обновляются они одним пакетом.
Вторая невидимая статья — перенос данных. Внешнему сервису нужно загрузить справочники, штатную структуру, данные о работниках и накопленных остатках отпусков. Работа разовая, но она занимает время ваших кадровиков и IT-специалистов и в оценке проекта обычно не учитывается.
Третья статья — информационная безопасность. Разработчик системы, где реализована хотя бы одна функция защиты, должен иметь лицензию ФСТЭК на разработку средств защиты информации; отсутствие лицензии у поставщика — это риск остаться без продукта по решению регулятора. Сертификат ФСТЭК выдаётся на конкретную версию продукта, поэтому спрашивайте, сертифицирована ли та версия, которую вам ставят. На вашей стороне по 152-ФЗ обязательна оценка соответствия требованиям: её можно провести самостоятельно и оформить актом либо привлечь лицензиата ФСТЭК и получить аттестат. Для государственных организаций и систем с высоким уровнем защищённости сертифицированный продукт обязателен.
Четвёртая статья — интеграция с государственной инфраструктурой, если вы делаете ставку на Госключ. Специальных требований к работодателю нет, но организация должна быть зарегистрирована как юридическое лицо в ЕСИА, а обмен идёт либо через СМЭВ, либо через API ЕПГУ с поддержкой TLS 1.2 по ГОСТ Р 34.12-2015. Порядок подключения и состав документов опубликованы в каталоге технологии Госключ на портале для партнёров Госуслуг, и на этот блок работ стоит отдельно спросить сроки у своего IT-подразделения.
Пятая статья — хранение. Обязанность обеспечить архивное хранение электронных кадровых документов лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ, а сроки хранения те же, что и для бумаги: 50 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить её после истечения срока действия сертификата, но расширение до долгосрочного формата CAdES-A и перештамповка выполняются на стороне вашей системы. Если этой функции в продукте нет, через несколько лет вы получите архив, юридическую силу которого придётся доказывать отдельно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На переговорах мы просим показать не презентацию, а два документа: лицензию разработчика и результаты нагрузочного тестирования. Первый закрывает вопрос, будет ли система легальна через год, второй — выдержит ли она рассылку ЛНА на всю численность в один день. Обе бумаги вендор либо предъявляет сразу, либо не предъявляет вовсе, и это самый быстрый способ сократить короткий список.»
Семь мест, где внедрение КЭДО чаще всего останавливается
Ошибка 1. Купили «электронную ручку» вместо системы процессов. Базовый КЭДО умеет одно: отправить готовый документ на подписание и сохранить его. Кадровое делопроизводство шире. Перевод сотрудника начинается не с приказа, а со служебной записки, проходит согласование с несколькими ролями, порождает параметры для учётной системы и заканчивается задачами на подготовку рабочего места и выдачу доступов. Если в системе нет движка процессов, через год компания возвращается на рынок и покупает вторую систему. Цена ошибки — полная стоимость первого проекта плюс повторный сбор согласий и переобучение.
Ошибка 2. Не проверили работу под нагрузкой. Ознакомление с ЛНА — это единовременное обращение всей численности в систему. Требование о нагрузочном тестировании почти никогда не попадает в техническое задание, а результат виден только на боевом запуске: система настроена, протестирована на десятке пользователей и останавливается, когда в неё заходят тысячи. Масштабирование постфактум упирается в архитектуру платформы и занимает месяцы.
Ошибка 3. Техническое задание собрано из второстепенных требований. Типовые кандидаты на исключение: подписание ПЭП через сторонний портал вместо личного кабинета, возврат уже подписанных документов обратно в учётную систему и интеграция с мессенджерами для уведомлений. Первое добавляет пользователю второй интерфейс и лишнюю точку отказа, второе задваивает базу и нагружает учётную систему, третье требует поддержки нескольких мессенджеров сразу, любой из которых может стать недоступен. Универсальные каналы доставки — пуш-уведомление в мобильном приложении и SMS, которая доходит даже на кнопочный телефон.
Ошибка 4. Начали раскатку с производственных площадок. Сопротивление концентрируется там, где ниже цифровая грамотность и выше доля работников без смартфонов. Рабочая последовательность обратная: головной офис, лидеры мнений, затем регионы и производство. Отдельная работа — объяснить, что бумажный порядок больше не действует, а не что электронный удобнее.
Ошибка 5. Не выстроили очерёдность ознакомления с ЛНА. На бумаге пачка документов подписывается разом, и в каком порядке работник с чем ознакомился, никто не восстановит. В системе так нельзя: трудовой договор подписывается после ознакомления с обязательными локальными актами, и последовательность фиксируется метками времени. Если маршрут собран неверно, вы получите юридически уязвимый комплект по каждому принятому сотруднику.
Ошибка 6. Забыли про документы-исключения. Часть кадровых документов остаётся на бумаге независимо от того, насколько хорошо настроена система. Планируя экономию, вычитайте их из расчёта заранее.
Ошибка 7. Не заложили бюджет на долгосрочное хранение. Проект принимается по факту первого подписанного документа, а проверять подпись предстоит через 10, 20 и 50 лет. Форматы файлов меняются, сертификаты истекают. Вопросы конвертации и перештамповки решаются на этапе выбора системы, а не на этапе проверки.
Внимание: согласие работника на переход на КЭДО Минтруд по-прежнему требует оформлять на бумаге — на это указывает письмо ведомства от 12.02.2025. Вопрос о переводе самого согласия в электронный вид прорабатывается Минтрудом и Минцифры совместно, но на дату публикации бумажный порядок сохраняется.
Сколько стоит каждая из этих ошибок
Неверно оформленный электронный документ ГИТ не признаёт, и последствие считается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо за нарушение трудового законодательства. Отдельно стоит риск трудового спора. В бумажной практике встречаются дела, где почерковедческая экспертиза не подтверждала подпись работника, и суд восстанавливал его на работе со взысканием среднего заработка за время вынужденного прогула. Электронную подпись подделать нельзя, и документ не уходит в архив неподписанным, но только при условии, что вид подписи соответствует статье 22.3 ТК РФ, а порядок её проверки закреплён в ЛНА.
Смена системы через год после запуска обходится дороже штрафа. Это повторная разработка ЛНА, повторный сбор согласий у всей численности, миграция архива подписанных документов и второе обучение. По деньгам это близко к стоимости первого проекта, по срокам — к нему же, но с потерянным доверием пользователей, которые уже один раз перестраивались.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах смотрят не на техническую сторону подписи, а на то, знал ли работник свои обязанности. Если в локальных актах не написано, что он обязан хранить логин и пароль и не передавать их третьим лицам, суд склонен встать на сторону работника. Пропишите обязанности сторон, порядок проверки подписи и уровни доступа в положении о КЭДО до запуска, а не после первого разбирательства.»
Когда внедрение КЭДО не окупается
КЭДО остаётся правом, а не обязанностью работодателя: нормативных актов, которые делали бы его обязательным для каких-либо категорий компаний, на дату публикации нет. Поэтому решение считается экономикой, а не сроками.
Проект не окупится деньгами, если в компании до 15-20 человек, все работают в одном офисе, текучесть низкая, а документы подписываются в день оформления. При 30 документах в год на человека годовой бумагооборот такой компании измеряется десятками тысяч рублей, и подписка их не перекроет. Смысл появляется тогда, когда есть хотя бы один из трёх факторов: численность, территориальная распределённость, высокая текучесть.
Второй сценарий отказа — отсутствие владельца проекта. Если ни у кого в компании нет полномочий утвердить ЛНА и обязать руководителей подразделений собрать согласия, техническая часть будет готова, а система останется пустой. Третий — полностью изолированный контур без выхода в интернет: Госключ в нём не работает, а требование передавать связанные с работой документы через ЕПГУ делает автономную схему нерабочей.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | Стоимость подписки, скорость запуска, готовые шаблоны документов | Интеграция с учётной системой, размещение на своём сервере |
| Розница и сервис с высокой текучестью | Скорость дистанционного приёма, перенос лицензии на нового сотрудника, массовый выпуск подписей | Сложные многоступенчатые маршруты согласования |
| Производство с площадками в регионах | Сценарий для работников без смартфонов, SMS-канал, обучение линейного персонала | Мобильное приложение как единственный канал |
| Холдинг из нескольких юрлиц | Роли и подчинённость поверх юрлиц, гибкая маршрутизация, работа под нагрузкой | Цена за одно рабочее место как основной критерий |
| Государственное или подведомственное учреждение | Сертифицированный продукт, размещение в защищённом контуре, аттестация системы | Публичные облачные сервисы |
Строка про холдинг объясняет, почему цена за рабочее место в таком сценарии перестаёт быть решающей: настройка ролей поверх нескольких юрлиц занимает больше ресурса, чем разница в подписке между вендорами.
Лайфхак: в один пакет на подписание в Госключ можно направить до 50 файлов, включая PDF и XML, а подписать их работник должен в течение 24 часов. Если срок вышел, информационная система получает статус об истечении и либо направляет комплект повторно, либо передаёт задачу менеджеру по персоналу.
Чек-лист готовности компании к запуску КЭДО
Перед тем как запрашивать коммерческие предложения, проверьте девять пунктов. Каждый из них влияет либо на смету, либо на срок.
- Перечень документов. Составлен список кадровых документов с указанием, какие переводятся в электронный вид, а какие остаются на бумаге по закону.
- Виды подписи по документам. Для каждого типа документа определён допустимый вид подписи со стороны работника и со стороны работодателя.
- Учётная система. Известны конфигурация и релиз 1С или иной системы, и есть ответ, кто будет поддерживать интеграцию при обновлениях.
- Пакет ЛНА. Понятно, кто разрабатывает положение о ведении КЭДО, приказ о введении и регламент использования подписи, и в какой срок они утверждаются.
- Порядок сбора согласий. Определён способ уведомления работников, назначены ответственные по подразделениям, посчитан срок сбора.
- Дистанционные работники. Отделены от остальных: с ними порядок электронного взаимодействия регулируется главой о дистанционной работе и локальным актом.
- Работники без смартфонов. Посчитана их доля и выбран запасной сценарий подписания.
- Безопасность. Решено, облако или сервер компании; проверены лицензия разработчика и наличие сертификата на поставляемую версию; ясно, нужна ли аттестация системы или достаточно акта оценки соответствия по 152-ФЗ.
- Хранение. Определено, где живёт электронный архив, кто отвечает за перештамповку подписей и что происходит с доступом к архиву при расторжении договора с вендором.
Пункт девять чаще всего остаётся без ответа. Уточните у вендора условия доступа к архивной копии после окончания договора: в лицензионных договорах эта гарантия обычно предусмотрена, но формулировку нужно прочитать до подписания. В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а подписанные документы доступны для скачивания из вкладки «Архив» вместе с файлом подписи.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Обучение линейного персонала занимает больше времени, чем обучение кадровиков, хотя в плане проекта на него закладывают меньше. Кадровой службе обычно достаточно одного-двух вебинаров по выпуску подписи, шаблонам и маршрутам. Рядовым сотрудникам нужно ещё и объяснить, почему бумажный порядок больше не действует, поэтому начинайте раскатку с подразделений, где есть цифровая привычка.»
Стоимость подключения КЭДО в Добыто: тарифы и сроки
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и того, нужны ли выделенный сервер и кастомные интеграции. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, бесплатно | выпуск при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | 1 день |
| API и кастомные интеграции (тариф «Корпорация») | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма для конкретной компании складывается из численности, тарифа и состава дополнительных требований к размещению и интеграциям. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: повысить или понизить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, а для перехода на КЭДО достаточно тарифа без отдельной покупки подписей на каждого сотрудника.
Выводы
Основные деньги в проекте КЭДО уходят не на лицензию, а на подготовку: пакет локальных актов, сбор согласий и обучение линейного персонала. Техническая часть при готовом коннекторе занимает день, интеграция по API — от двух дней до двух месяцев, а весь проект для крупной численности укладывается в три-четыре месяца, если организационная работа начата заранее. Вид подписи определяет и смету, и юридическую устойчивость архива: массовая УКЭП не нужна, но перечень статьи 22.3 ТК РФ обойти нельзя. Проверять систему стоит по трём вещам, которые редко попадают в техническое задание: движок процессов, работа под нагрузкой и долгосрочное хранение подписей.
В практике Добыто большая часть срока проекта приходится на организационный блок, поэтому мы начинаем с аудита перечня документов и пилотной группы, а раскатку на всю численность планируем после того, как маршруты и шаблоны отработаны. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, а модуль для 1С:ЗУП ставится и настраивается за один рабочий день.
Частые вопросы про стоимость и сроки внедрения КЭДО
Кто оплачивает электронную подпись работника — компания или сам сотрудник
Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель, это прямое требование трудового законодательства. На практике вопрос закрывается выбором вида подписи: УНЭП, выпущенная внутри системы КЭДО или через Госключ, для работника бесплатна, и отдельной строки в бюджете не создаёт. Платное использование инфраструктуры Госключа для работодателей не планируется. Затраты появляются только там, где работнику нужна УКЭП из аккредитованного удостоверяющего центра, а это единичные должности.
Можно ли внедрить КЭДО только для части сотрудников
Да, и на переходный период это обычный сценарий. Работник вправе не давать согласие на КЭДО, и тогда с ним сохраняется бумажный документооборот. Отдельно выделяются дистанционные работники: с ними порядок обмена электронными документами регулируется главой о дистанционной работе, и письменное согласие по общим правилам КЭДО с них не требуется, достаточно урегулировать взаимодействие трудовым договором или локальным нормативным актом.
Что делать, если Госключ или система КЭДО недоступны в момент подписания
Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ позволяет работодателю утвердить исключительные случаи, когда документы оформляются на бумажном носителе. Временная недоступность инфраструктуры подпадает под эту норму, но перечень таких случаев и порядок действий должны быть заранее закреплены в локальном нормативном акте, иначе бумажный документ, оформленный в обход установленного порядка, придётся объяснять при проверке.
Как работать с иностранными работниками в КЭДО
Иностранный гражданин может получить УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указаны данные СНИЛС. УКЭП в этой инфраструктуре доступна только гражданам Российской Федерации. При планировании проекта в компании с большой долей иностранного персонала это отдельная строка: часть документов для них придётся закрывать другим видом подписи.
Выгоднее ли разработать систему КЭДО своими силами
При сравнении трёх вариантов — двух покупных систем и собственной разработки — собственная разработка регулярно оказывается самой дорогой. Причина не в самом коде: помимо продукта нужны служба поддержки для десятков тысяч пользователей, постоянная доработка под изменения законодательства, отношения с удостоверяющим центром и закупка сертификатов без эффекта масштаба. Экономика сходится только у компаний с очень большой численностью и собственным IT-подразделением под этот продукт.
Какой процент сотрудников реально переходит на КЭДО после запуска
Полного охвата не бывает даже у зрелых проектов. У крупного федерального оператора связи, начавшего переход ещё в 2017 году, к первому кварталу 2026 года на КЭДО перешли 72% сотрудников, а 64% кандидатов трудоустраивались с использованием электронной подписи; всего за период работы системы подписано более 301 тысячи документов. Планируя экономию, считайте по доле перешедших, а не по штатной численности.
Как учитывать формат хранения документов при выборе системы
Для кадрового электронного документооборота установлен формат PDF/A-1a. Отдельно проверьте, как система работает с подписью: Госключ возвращает откреплённую подпись в файле с расширением .sig в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, и именно из этого формата ваша система должна уметь собрать долгосрочный CAdES-A. Визуальный штамп подписи на печатной версии документа — это отдельный файл, который не проходит проверку целостности вместо оригинала и не заменяет его.
