Внедрение КЭДО без остановки отдела: план, подписи, сроки

Мария Ж. 18 мин чтения

Внедрение КЭДО не требует остановки кадрового отдела: закон разрешает часть документов вести в электронном виде, часть оставить на бумаге и переводить сотрудников не разом, а группами. Порядок задают статьи 22.1-22.3 ТК РФ: работодатель принимает локальный нормативный акт о переходе, уведомляет работников, собирает письменные согласия и сам оплачивает выпуск и использование электронных подписей. Главное различие, которое определяет план проекта, — статус работника. Дистанционных переводят без сбора согласия по статье 22.2, потому что порядок электронного обмена для них закрывает глава 49.1 ТК РФ и локальный акт о дистанционной работе. Остальных подключают только после письменного согласия каждого, а до согласия документы для них идут на бумаге.

Разберем, какие документы закон оставляет на бумаге, какая подпись закрывает какой документ и чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП в кадровых процессах. Покажем, где проект встает технически: одномоментное ознакомление тысяч сотрудников с локальным актом, задвоение документов в учетной системе, лишние точки интеграции в техническом задании. Дадим порядок действий, при котором прием, отпуска и ознакомления идут без паузы. Таблица допустимости подписей по видам документов, сценарии по численности, тарифы и сроки подключения на 2026 год — во второй половине статьи.

Содержание

Где именно встает кадровый отдел при переходе на КЭДО

Простой возникает в четырех точках, и ни одна из них не связана с самим подписанием. Первая — сбор письменных согласий: пока согласие не получено, работник остается на бумажном обмене, и кадровик ведет два режима одновременно. Вторая — выпуск подписей: работник не может подписать ни одного электронного документа, пока у него нет действующего сертификата. Третья — обучение: кадровая служба перестраивает привычные операции, и в первые недели скорость оформления падает. Четвертая — интеграция с учетной системой: если документы формируются в 1С:ЗУП, а подписываются в отдельном сервисе, до настройки обмена комплект собирается руками.

Параллельный режим — не компромисс, а прямое требование статьи 22.2 ТК РФ: работнику, который не дал согласия или отозвал его, работодатель обязан выдавать документы на бумаге, и отсутствие согласия не может стать основанием для отказа в приеме или для увольнения. Значит, проект по определению рассчитан на сосуществование двух потоков, и планировать его надо не как переключение рубильника, а как постепенное сокращение бумажной доли.

Сравнение бумажного кадрового документооборота и КЭДО по девяти критериям
Пока идет переход, отдел работает в двух режимах сразу: сравнение помогает понять, какие операции переносить в электронный вид первыми.

Проверить готовность к параллельному режиму можно за один вечер: выпишите список кадровых операций месяца и отметьте, какие из них выполняются без явки работника. Именно эти операции переводятся первыми и дают отделу свободные часы на остальной проект.

Два потока перевода: дистанционные работники и все остальные

Для дистанционного работника порядок электронного взаимодействия закрывает глава 49.1 ТК РФ. Условия обмена документами прописываются в трудовом договоре и в локальном акте о дистанционной работе, отдельное письменное согласие по статье 22.2 при этом не собирается. Для работников на обычном режиме действует статья 22.2: локальный акт о переходе, уведомление в установленный этим актом срок и письменное согласие каждого.

Отдельная категория — те, кто принимается на работу и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. С них согласие не требуется, но проинформировать о ведении электронного документооборота работодатель обязан. На практике это означает, что весь новый найм можно оформлять электронно с первого дня проекта, не дожидаясь, пока согласится действующий штат.

Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в статью 22.2 не попадают вообще: с ними заключается соглашение об электронном документообороте. Требования к такому соглашению задает 63-ФЗ: оно должно определять порядок проверки электронной подписи, если стороны используют ПЭП или УНЭП.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Два потока лучше не смешивать. Дистанционным оформляем локальный акт о дистанционной работе и в одном из его разделов описываем электронное взаимодействие, остальным — локальный акт о переходе на КЭДО и сбор письменных согласий. Если распространить общие правила КЭДО на дистанционных по умолчанию, вы сами лишаете себя более мягкого режима, который дает глава 49.1. Проверьте по штатному расписанию, у кого в трудовом договоре есть условие о дистанционной работе: это и есть ваш первый поток.»

Полезно знать: при использовании УКЭП отдельное соглашение о признании подписи не требуется — квалифицированная подпись признается равнозначной собственноручной по умолчанию. Соглашение обязательно, если применяются ПЭП или УНЭП, и в нем должен быть описан порядок проверки подписи.

В практике Добыто первый поток запускается раньше второго на несколько недель: пока юрист согласует локальный акт для основного штата, дистанционные и новые сотрудники уже оформляются электронно. Отдел не ждет общего старта.

Что подготовить до старта: локальные акты, приказ, уведомление, согласия

Комплект документов проекта собирается до первого электронного подписания, иначе инспектор ГИТ увидит электронные документы без основания для их электронной формы. Минимальный набор выглядит так:

  1. Локальный акт о переходе на КЭДО. Указываются сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления и дата введения электронного документооборота.
  2. Локальный акт о порядке ведения КЭДО. Сроки подписания и ознакомления, порядок проведения инструктажа по работе с системой, исключительные случаи, когда документ оформляется на бумаге, порядок взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам. Допустимо объединить оба акта в один документ.
  3. Приказ о введении КЭДО с назначением ответственного и датой старта.
  4. Уведомление работникам о переходе и о праве дать согласие, вручается в срок, установленный локальным актом.
  5. Письменные согласия работников с фиксацией даты получения.
  6. Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с порядком проверки подписи — для тех процессов, где квалифицированная подпись не применяется.
Читайте также:  УКЭП работодателя: под какими документами обязательна

Что об этом думает ГИТ: в вопросе формы согласия Роструд держится буквального прочтения статьи 22.2 — согласие письменное. Идея собрать согласия через корпоративную почту или кнопку в личном кабинете выглядит удобной, но в споре доказательная ценность бумажного согласия с личной подписью выше. Собранные на бумаге согласия сканируются и хранятся в электронном деле вместе с оригиналом.

Соберите приказ о введении КЭДО под свою структуру

После того как приказ издан и уведомления вручены, проверьте одну вещь: совпадает ли перечень электронных документов в локальном акте с тем, что реально настроено в системе. Расхождение между актом и настройками маршрутов — самая частая претензия при документарной проверке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Шаблоны локальных актов и согласий для запуска КЭДО

Комплект собран под первый этап проекта, начинать удобнее с положения о ведении КЭДО — остальные документы ссылаются на него.

Документ Скачать
Положение о ведении КЭДО Скачать
Приказ о введении КЭДО Скачать
Уведомление работнику о переходе на КЭДО Скачать
Заявление о согласии на переход на КЭДО Скачать
Соглашение об использовании ПЭП и НЭП Скачать
Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон для HR) Скачать

Какая подпись закрывает какой документ: ПЭП, УНЭП и УКЭП

Три вида подписи различает 63-ФЗ по способу формирования и по тому, что подпись гарантирует. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определенным лицом — через логин, пароль, код из СМС. УНЭП создается криптографическим преобразованием с использованием ключа подписи: она определяет подписанта и обнаруживает изменения, внесенные в документ после подписания. УКЭП дополнительно опирается на квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, и на средства подписи, подтвержденные на соответствие требованиям.

Сравнение ПЭП, УНЭП и УКЭП для кадрового электронного документооборота
Схема показывает, кто подписывает каждым видом подписи и где эта подпись выпускается.

Для кадровых процессов важнее не определения, а распределение подписей по документам из статьи 22.3 ТК РФ. Работодатель ни в одном случае не подписывает кадровый документ простой подписью. Отсюда ответ на частый вопрос про единоличный исполнительный орган: директор не может закрывать кадровые документы ПЭП, ему нужна УКЭП, а по части документов допустима УНЭП.

Документ Подпись работодателя Подпись работника Основание
Трудовой договор и дополнительное соглашение к нему УКЭП УКЭП или УНЭП, полученная через Госуслуги либо в информационной системе работодателя ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ
Договор о материальной ответственности УКЭП УКЭП или УНЭП ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ
Ученический договор и договор на получение образования УКЭП УКЭП или УНЭП ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания УКЭП УКЭП или УНЭП ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ
Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора УКЭП УКЭП или УНЭП ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ
Заявления, приказы кроме дисциплинарного, локальные акты, ознакомления, графики отпусков, уведомления УКЭП или УНЭП УКЭП, УНЭП или ПЭП ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда Только бумажная форма Только собственноручная подпись ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ

Универсальная связка, которая закрывает всю таблицу без исключений, — УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника. Она допустима в каждой строке, поэтому проект не приходится перенастраивать при добавлении новых типов документов. В Добыто эту связку мы ставим по умолчанию и добавляем ПЭП только там, где она реально ускоряет процесс: массовые ознакомления с локальными актами и подтверждение получения расчетного листка.

Факт: расходы на получение и использование работником электронной подписи несет работодатель. Перекладывать стоимость сертификата на сотрудника нельзя, и это отдельная строка бюджета проекта.

Бесплатный вариант подписи для работника — приложение Госключ: УНЭП выпускается по подтвержденной учетной записи, УКЭП — при подтверждении личности по загранпаспорту с чипом или по биометрии. Условия выпуска и список поддерживаемых сценариев описаны на странице Госключа на портале Госуслуг, и их стоит сверить до того, как вы заложите Госключ в маршруты.

Что закон оставляет на бумаге

Четыре группы документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ в электронный вид не переводятся ни при каком виде подписи. Это трудовые книжки и формируемые сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. Инструктаж по технике безопасности остается очным, а подпись в журнале — собственноручной.

Какие кадровые документы переводят в КЭДО, а какие остаются на бумаге
Перечень бумажных исключений закрытый: расширять его локальным актом нельзя, сокращать тоже.

Сверьте перечень электронных документов в своем локальном акте с этими четырьмя группами до старта. Если в перечне окажется приказ об увольнении, инспектор снимет весь блок электронного оформления по этому основанию.

Как перевести отдел на КЭДО без паузы: порядок по неделям

Проект разбивается на этапы, у каждого из которых свой документ на выходе. Одномоментный перевод всей компании в один день кадровая служба не выдерживает: согласия, выпуск подписей и обучение приходятся на одну неделю, и текущие операции останавливаются.

Дорожная карта внедрения КЭДО по неделям с документом на выходе каждого этапа
Разбивка по неделям — типовой план проекта, а не нормативный срок: сроки уведомления задает ваш локальный акт.

Как внедрить КЭДО без остановки кадрового отдела: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. Разделите штат на потоки: дистанционные работники, работники на обычном режиме, новый найм без стажа на 31 декабря 2021 года, исполнители по ГПХ и самозанятые. Для каждого потока свой документ-основание.
  2. Шаг 2. Утвердите локальный акт о переходе и локальный акт о порядке ведения КЭДО, издайте приказ и назначьте ответственного. До этого шага электронные подписания не запускаются.
  3. Шаг 3. Получите УКЭП организации в удостоверяющем центре ФНС России и оформите машиночитаемые доверенности сотрудникам, которые подписывают кадровые документы от имени работодателя.
  4. Шаг 4. Запустите пилотную группу из одного подразделения: 2-3 типа документов, полный цикл от создания до архива. На пилоте проверяются маршруты, роли и уведомления, а не функциональность системы.
  5. Шаг 5. Вручите уведомления и соберите согласия волнами по подразделениям, а не по всей компании сразу. Работники без согласия продолжают получать документы на бумаге.
  6. Шаг 6. Настройте обмен с учетной системой. Готовый коннектор к 1С:ЗУП ставится без привлечения команды разработки, обмен по API требует ресурсов вашей разработки.
  7. Шаг 7. Переведите оставшиеся типы документов и закройте бумажный контур: определите, какие операции остаются на бумаге по закону, и опишите их в локальном акте как исключительные случаи.
Читайте также:  Авансовый отчёт: подписать в КЭДО или в учётной системе

Лайфхак: порядок волн выбирайте по отношению людей к изменениям, а не по алфавиту подразделений. Сначала новаторы, затем основная масса, консерваторов подключайте последними — к этому моменту у вас уже есть внутренние сторонники, которые объясняют коллегам процесс лучше инструкции.

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: обучение рядовых сотрудников закрывается одним-двумя вебинарами — выпуск подписи, подача заявления, подписание документа. Кадровым специалистам нужен отдельный блок: где найти подписанный документ, как проверить статус, как выгрузить комплект. Мы сопровождаем клиента до момента, когда его кадровая служба проходит полный цикл самостоятельно, и первые подписания идут вместе со специалистом внедрения.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Пилотная группа окупается на первой же неделе. Мы берем одно подразделение и 2-3 типа документов, прогоняем полный цикл и собираем ошибки настройки маршрутов до того, как их увидят несколько тысяч человек. Возьмите подразделение, где кадровик сам заинтересован в переходе: сопротивление на пилоте искажает результат сильнее любых технических сбоев.»

Где проект встает: нагрузка, интеграция и лишние требования

Технический сбой в КЭДО почти всегда связан не с подписанием, а с массовыми операциями. Рассылка локального акта на ознакомление обращается к системе одномоментно от лица всего штата, и архитектура, рассчитанная на десятки одновременных пользователей, этого не выдерживает. Требование к нагрузке в техническое задание попадает редко, а всплывает после первой массовой рассылки.

Внимание: при переходе на КЭДО подключаются практически все сотрудники компании, и одна рассылка локального акта на ознакомление может привести в систему тысячи пользователей одновременно. Запрашивайте у поставщика результаты нагрузочного тестирования до подписания договора, а не после запуска.

Вторая группа проблем — избыточные требования, которые компании сами вписывают в техническое задание. Подписание кадровых документов простой подписью на портале «Работа в России» добавляет отдельную авторизацию и еще одну точку интеграции, при этом обязанности использовать этот портал у работодателя нет. Возврат подписанных документов обратно в учетную систему приводит к задвоению базы: документ уже хранится в системе КЭДО, а учетная система не приспособлена к перештамповке и архивному хранению. Интеграция с мессенджерами выглядит удобной ровно до момента блокировки конкретного мессенджера, тогда как пуш-уведомление и СМС доходят до любого телефона.

Схема обмена документами и статусами подписания между 1С ЗУП и системой КЭДО
Документ формируется в учетной системе, уходит на подписание в КЭДО и возвращается статусом, а не копией файла.

Важный нюанс из практики: готовый коннектор к 1С устанавливается расширением примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция по API самописной учетной системы занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации вашей разработки. Разницу в сроках закладывайте в план проекта на этапе выбора системы, а не после подписания договора.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Требование гибкости в техническом задании нужно расшифровывать. Гибкость — это не только маршруты согласования, но и блоки-задачи: после подписания трудового договора задача уходит в административную службу на подготовку рабочего места, при увольнении — в ИТ на закрытие учетной записи и пропуска. Отдельно проверьте работу с ролями: если за каждым подразделением закреплен свой кадровик, система должна определять адресата заявления сама, а не оставлять этот выбор сотруднику.»

Что критично, а что вторично, зависит от масштаба и структуры компании. Сценарии ниже собраны по типовым конфигурациям проектов.

Сценарий Что критично Что вторично
До 25 сотрудников, один офис ПЭП и УНЭП, готовые шаблоны документов, скорость подключения Обмен по API, выделенный сервер, кастомные маршруты
50-500 сотрудников, есть дистанционные и филиалы Два потока перевода, УНЭП через Госключ, коннектор к 1С:ЗУП, электронный архив Интеграция с мессенджерами, модуль делопроизводства
Свыше 5000 сотрудников, массовые ознакомления с локальными актами Подтвержденная нагрузочная устойчивость, роли и автоопределение кадровика, жизненный цикл локальных актов Подписание на портале «Работа в России», возврат файлов в учетную систему
Работа с самозанятыми и исполнителями по ГПХ Соглашение об ЭДО с порядком проверки подписи, подписание с внештатными в той же системе Письменное согласие по статье 22.2 — к этой категории не применяется
Сезонный и вахтовый найм Удаленный выпуск подписи, подписание с мобильного, скорость оформления пакета Сложные многоступенчатые маршруты согласования

Сопоставьте свою строку с текущим техническим заданием: требования из колонки «вторично» удлиняют проект, но не меняют результат.

Во что обходится ошибка в виде подписи

Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью вместо УНЭП или УКЭП, не соответствует части 1 статьи 22.3 ТК РФ: в споре такой документ работает против работодателя, а по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ ненадлежащее оформление трудового договора влечет штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Нарушение порядка перехода на КЭДО — отсутствие локального акта, уведомления или согласия — квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Второй слой убытков — переподписание. Если ошибка в виде подписи обнаружилась через год, пересобирать придется весь массив документов этого типа за период, причем по действующему штату и по уволенным работникам. Проверьте выборочно 5-10 подписанных документов каждого типа: вид подписи виден в протоколе проверки подписи, и эта проверка занимает несколько минут на документ.

Читайте также:  Увольнение удалённого сотрудника: приказ в КЭДО и подписи

Когда переход на КЭДО стоит отложить

Проект не дает результата в нескольких ситуациях, и честнее увидеть их до подписания договора.

  • Кадровый учет не наведен на бумаге. Если в личных делах нет части документов, а штатное расписание расходится с фактом, электронный документооборот эти расхождения зафиксирует и сделает видимыми, но не исправит. Сначала аудит, потом перевод.
  • Штат целиком на производстве без личных смартфонов. Выпуск подписи и подписание завязаны на устройство работника. Без решения по устройствам и точкам доступа проект упирается в организационный тупик.
  • Основная часть операций — те, что закон оставляет на бумаге. Компания, у которой поток документов — это инструктажи по охране труда и акты о несчастных случаях, электронной формой закроет незначительную долю работы.
  • Идет реорганизация или смена учетной системы. Настройка маршрутов и ролей под структуру, которая изменится через квартал, переделывается заново.

Ни один из этих случаев не означает отказ навсегда. Он означает, что сначала закрывается предшествующая задача, а дата старта КЭДО сдвигается на срок ее решения.

Стоимость подключения КЭДО и сроки внедрения

Стоимость складывается из численности подключенных сотрудников и набора функций: виды подписи, интеграция с учетной системой, электронный архив, требования к инфраструктуре. У электронной подписи нет отдельной единицы измерения в тарифе — считаются подключенные сотрудники и месяцы обслуживания.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка от 30 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка от 50 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников период оплаты — год
Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции по запросу рассчитывается индивидуально
Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников входит в тариф, бесплатно при подключении
УКЭП для сотрудников через партнеров-удостоверяющих центров по запросу
Модуль интеграции с 1С:ЗУП входит в тариф «Бизнес» установка и настройка за 1 день
Электронный архив входит в тариф «Бизнес» по запросу

Итоговая сумма зависит от численности, выбранного набора видов подписи и потребности в интеграции: при переходе с тарифа на тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Отдельная строка бюджета, которую забывают заложить, — УКЭП для подписантов со стороны работодателя и машиночитаемые доверенности для тех, кто подписывает кадровые документы не от имени руководителя.

Выводы

Переход на КЭДО идет без остановки отдела, если проект разложен на потоки и волны: дистанционные работники и новый найм подключаются сразу, основной штат — по подразделениям, а все, кто пока без согласия, продолжают получать документы на бумаге по статье 22.2 ТК РФ. Виды подписи распределяются по документам заранее, и связка УКЭП работодателя с УНЭП работника закрывает весь перечень статьи 22.3. Четыре группы документов остаются бумажными по закону, и локальный акт должен это учитывать. Технические риски проекта лежат в нагрузке при массовых ознакомлениях и в лишних требованиях технического задания, а не в самом подписании.

Мы в Добыто ведем переход именно так: пилотная группа на одном подразделении, затем волны по штату, коннектор к 1С:ЗУП вместо ручного переноса и сопровождение кадровой службы до первых самостоятельных циклов подписания.

Частые вопросы о переходе на КЭДО

Что делать, если работник отозвал ранее данное согласие на КЭДО

Работник вправе отказаться от взаимодействия через КЭДО в любой момент. С даты отказа кадровые документы для него оформляются на бумаге, а ранее подписанные электронные документы сохраняют силу и остаются в электронном архиве. Оформляется отказ письменным заявлением, в котором стоит зафиксировать, что отказ не влечет негативных последствий для работника. За ним сохраняется право дать согласие позже, повторное уведомление для этого не требуется.

Нужно ли заново собирать согласия при смене системы КЭДО

Согласие дается на взаимодействие в электронном виде, а не на конкретный сервис, поэтому повторный сбор согласий не нужен. Изменить придется локальный акт: в нем указываются сведения об информационной системе и порядок доступа к ней, и при переходе на другую систему эти сведения устаревают. Работников с изменениями локального акта знакомят в обычном порядке, а из прежней системы выгружают весь архив подписанных документов вместе с файлами подписей.

Можно ли использовать личную УКЭП работника, полученную им для госуслуг

Да, квалифицированная подпись физического лица подходит для подписания любых кадровых документов из статьи 22.3 ТК РФ. Обязать работника использовать личный сертификат нельзя: расходы на получение и использование подписи для кадрового документооборота несет работодатель, поэтому альтернативный бесплатный для работника вариант должен быть предложен. Если сотрудник согласился подписывать своим сертификатом, зафиксируйте это отдельным заявлением и внесите данные сертификата в реестр.

Сколько хранить электронные кадровые документы и что делать при расторжении договора с провайдером

Сроки хранения от электронной формы не зависят: документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, созданные ранее — 75 лет. Долгосрочное хранение требует поддержания юридической значимости подписи, для чего используются метки времени и перештамповка. При расторжении лицензионного договора условие о доступе к архивной версии обычно предусматривается самим договором, но проверять это нужно до подписания: запросите порядок выгрузки архива и формат, в котором выгружаются документ и файл подписи.

Можно ли подписывать документы с самозанятыми и подрядчиками в той же системе

Можно, если система умеет работать с внештатными лицами, а не только со штатом. Основание для обмена в этом случае — соглашение об электронном документообороте, а не локальный акт о КЭДО: нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются. При использовании ПЭП или УНЭП соглашение обязательно должно описывать порядок проверки подписи. Если документы для внештатных формируются в той же учетной системе, что и для сотрудников, отдельная площадка не нужна.

Что предъявить инспектору при проверке электронных кадровых документов

Инспектор запрашивает документ вместе с подтверждением его подписания. Готовить нужно четыре элемента: сам файл документа, файл электронной подписи, протокол проверки подписи и основание для электронной формы — локальный акт, уведомление и согласие работника. Формат предоставления определяет запрос: по заявлению работника документы, связанные с работой, выдаются не позднее 3 рабочих дней на бумаге с надлежащим заверением либо в электронном виде. Проверьте заранее, что система выгружает документ и подпись отдельными файлами, иначе подтвердить подписание не получится.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.