УНЭП и УКЭП различаются не «уровнем подписки», а способом выпуска сертификата и перечнем документов, которые ими можно закрыть: УКЭП выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а УНЭП компания создаёт в своей информационной системе либо работник получает бесплатно в Госключе по подтверждённой учётной записи Госуслуг. Сотрудницу в отпуске по уходу за ребёнком переводят на КЭДО тем же порядком, что и всех остальных: локальный нормативный акт, уведомление, письменное согласие, выпуск подписи. Ни один из этих шагов не требует явки в офис, если подпись выпускается удалённо. Главное различие, от которого зависит комплект документов, — когда сотрудница принята на работу. Принята до 1 января 2022 года: без её письменного согласия кадровые документы остаются бумажными. Принята позже и трудового стажа на 31 декабря 2021 года не имела: достаточно уведомления.
Разберём, какой подписью что подписывается по статье 22.3 ТК РФ, какие документы закон оставляет на бумаге при любой подписи и как собрать согласие у сотрудницы, которая физически недоступна. Покажем, из-за какой формулировки в ЛНА суд встаёт на сторону работника в споре о простой электронной подписи. Сценарная таблица по категориям отсутствующих сотрудников, чек-лист подготовки, шаблоны уведомления и согласия для скачивания и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП: разбор для кадровика
Все три вида подписи описаны в 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, пароли и другие идентификаторы: сам документ она не защищает от изменений. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическими средствами, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения, внесённые после подписания, но её сертификат не обязан выдаваться аккредитованным удостоверяющим центром. Усиленная квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной тем, что её сертификат выпускает аккредитованный УЦ, а средства подписи имеют подтверждение соответствия требованиям ФСБ России.
Для кадрового документооборота практическая разница считается не по криптографии, а по трём параметрам: кто может подписывать, сколько это стоит компании и какую долю кадровых документов подпись закрывает.
| Вид подписи | Кто ей подписывает в КЭДО | Плата за использование | Применимость в КЭДО |
|---|---|---|---|
| ПЭП в системе работодателя | только работник | стоимость каждого SMS-сообщения | 10 % |
| ПЭП ЕСИА | только работник | бесплатно | 30 % |
| УНЭП в информационной системе компании | работник и работодатель | около 500 руб. в год на сотрудника | 80 % |
| УНЭП Госключ (УНЭП ЕСИА) | работник | бесплатно, разовые затраты на интеграцию | 80 % |
| УКЭП Госключ | работник и должностное лицо работодателя | бесплатно, разовые затраты на интеграцию | 100 % |
| УКЭП аккредитованного УЦ на токене | работник и работодатель | от 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника | 100 % |
Столбец применимости объясняет, почему для сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком собирают связку «УКЭП у работодателя плюс УНЭП Госключа у работника»: она закрывает 80 % кадровых документов при нулевых расходах на выпуск подписи работнику и без единой поездки.
Почему у электронной подписи нет «единицы измерения» и «типа подписки»
Запросы про единицу измерения УКЭП и тип подписки на подпись появляются из-за путаницы двух разных объектов. Сама подпись не измеряется и не продаётся по подписке: продаётся сертификат ключа проверки, у которого есть срок действия, и доступ к системе, в которой этим сертификатом подписывают. Отсюда две разные модели цены. Сертификат УКЭП от удостоверяющего центра тарифицируется за год на одного человека — от 2 до 5 тыс. руб. Доступ к системе КЭДО тарифицируется за сотрудника в месяц, и подписи ПЭП и УНЭП в тариф уже включены.
Практический вывод для сметы: считать надо не «сколько стоит УКЭП», а сколько человек в компании обязаны подписывать документы, для которых УНЭП недостаточно. Как правило это единицы: генеральный директор и сотрудники, которым делегировано право подписи кадровых документов приказом.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда кадровик спрашивает про «тариф на УКЭП для всех сотрудников», почти всегда выясняется, что квалифицированная подпись нужна двум-трём людям со стороны работодателя, а остальным хватает УНЭП. Проверьте по статье 22.3 ТК РФ, какие документы вы реально подписываете от лица компании, и закупайте сертификаты только под этот список.»
Факт: часть 2 статьи 22.3 ТК РФ разрешает работнику использовать УНЭП, сформированную с помощью ЕСИА, то есть подпись Госключа. Отдельное соглашение с работником об использовании такой УНЭП подписывать не требуется.
Почему сотрудницу в отпуске по уходу за ребёнком нельзя просто оставить на бумаге
Отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет по статье 256 ТК РФ не прерывает трудовые отношения: место работы и должность сохраняются, а вместе с ними сохраняются и обязанности работодателя по документообороту. За полтора-три года отсутствия у такой сотрудницы накапливается ощутимый пакет: ознакомление с новыми и изменёнными ЛНА, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора по статье 74 ТК РФ, приказ и график отпусков, уведомления о реорганизации или смене наименования работодателя, допсоглашения об индексации.
Бумажный маршрут для этого пакета выглядит одинаково во всех компаниях: кадровик звонит, договаривается о визите, сотрудница ищет, с кем оставить ребёнка, приезжает и подписывает пачку документов задним числом. Либо документы уходят почтой заказным письмом с уведомлением, и срок ознакомления растягивается на две-три недели.
Во что обходится задержка ознакомления
Цена вопроса считается не по стоимости конверта. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф: 1 000-5 000 руб. на должностное лицо, 1 000-5 000 руб. на ИП и 30 000-50 000 руб. на юридическое лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора или допсоглашения к нему квалифицируется по части 4 той же статьи и стоит дороже: 10 000-20 000 руб. на должностное лицо и 50 000-100 000 руб. на юридическое лицо.
Отдельно считается процедурный риск. Если уведомление по статье 74 ТК РФ не вручено за два месяца, изменение условий трудового договора не вступает в силу, а спор с высокой вероятностью решается в пользу работника. Электронное вручение через КЭДО фиксирует дату и время, и вопрос «уведомляли или нет» из спорного превращается в проверяемый.
Кейс из практики: при переводе 1 100 сотрудников на КЭДО один кадровый процесс, который на бумаге мог занимать несколько недель, укладывается в 15-30 минут, а годовая экономия на выпуске электронных подписей составила около 0,5 млн руб.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как перевести сотрудницу в декрете на КЭДО удалённо
Порядок один и для присутствующих, и для отсутствующих сотрудников: он описан статьями 22.1-22.3 ТК РФ, введёнными Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Разница только в канале доставки уведомления и в способе выпуска подписи. Для сотрудницы, которая не может приехать, оба этих шага закрываются через мобильное приложение: подтверждённая учётная запись Госуслуг и российский номер телефона — всё, что нужно для выпуска УНЭП. Порядок создания и использования такого сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Сам механизм выпуска и требования к идентификации описаны на официальной странице Госключа на портале Госуслуг — её удобно приложить к памятке, которую вы отправляете сотруднице вместе с уведомлением.
Что проверить до запуска: чек-лист подготовки
- Утверждён ли приказом ЛНА о ведении КЭДО и указан ли в нём перечень документов, которые переводятся в электронный вид.
- Определён ли в ЛНА порядок доступа работника к системе и его обязанность не передавать логин и пароль третьим лицам.
- Есть ли актуальные контакты сотрудницы: личная электронная почта или мобильный номер. Без одного из них уведомление не доставить.
- Принята сотрудница до 1 января 2022 года или позже: от этого зависит, нужно ли письменное согласие.
- Какие подписи выданы на стороне работодателя и кому делегировано право подписи кадровых документов.
- Как организована выгрузка документа вместе с файлом подписи для проверки государственным органом.
Внимание: согласие обязательно нужно получить от сотрудников, принятых до 1 января 2022 года. У принятых позже, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, согласие не запрашивают: достаточно уведомления. Отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций.
Как перевести сотрудницу в отпуске по уходу на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите приказом Положение о ведении КЭДО: перечень документов, сроки, порядок доступа, виды подписей для каждой стороны и порядок хранения.
- Шаг 2. Приказом назначьте ответственного за КЭДО и оформите делегирование права подписи, если кадровые документы подписывает не генеральный директор.
- Шаг 3. Направьте сотруднице уведомление о переходе на КЭДО на личную почту или в мессенджер с описанием того, какие документы станут электронными и как она получит к ним доступ.
- Шаг 4. Получите письменное согласие, если сотрудница принята до 1 января 2022 года. Согласие можно подписать в Госключе или на бумаге и прислать скан, а оригинал донести при выходе из отпуска.
- Шаг 5. Заведите сотрудницу в систему КЭДО и отправьте ссылку на личный кабинет. Проверьте, что контактные данные заполнены: без почты или номера телефона кабинет не активируется.
- Шаг 6. Попросите выпустить УНЭП в Госключе: установить приложение, пройти аутентификацию в ЕСИА, принять условия, задать пароль и выпустить сертификат. Шесть экранов, повторной идентификации не требуется.
- Шаг 7. Отправьте первый документ — лист ознакомления с ЛНА — и убедитесь, что подпись прошла. Только после успешного тестового подписания ставьте в маршрут уведомления и допсоглашения со сроками.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и сотрудники в длительных отпусках в неё обычно не входят: их подключают вторым потоком, когда маршруты уже обкатаны на тех, до кого проще дозвониться.
Проверьте электронную подпись на документе, который прислала сотрудница
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка в Добыто.Подпись показывает подписанта, серийный номер сертификата, издателя и алгоритм. Этот протокол пригодится, когда государственный орган запросит подтверждение того, что документ подписан именно тем лицом: при проверке запрашивают не только печатную форму, но и файл подписи к документу.
Полезно знать: при самостоятельном подключении к Госключу обезличенный сертификат организации выпускает только руководитель, срок действия — 1 год, перевыпуск проходит лично. Заложите эту дату в календарь: просроченный сертификат останавливает подписание для всех сотрудников сразу.
Какие документы переводятся в электронный вид, а какие закон оставляет на бумаге
Четыре документа не переводятся в электронный вид ни при какой подписи: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы могут существовать только в электронном виде, без дублирования на бумаге.
Внутри разрешённого перечня документы делятся на две группы по требованиям к подписи. Для первой группы статья 22.3 ТК РФ прямо предписывает работодателю УКЭП, и никакая УНЭП её не заменит.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП ЕСИА |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ознакомление с ЛНА, приказы, заявления, графики отпусков, табели, согласия | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Последняя строка закрывает основную часть пакета для сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком. Именно поэтому связка «УКЭП у работодателя плюс УНЭП Госключа у работника» покрывает почти весь удалённый маршрут: УКЭП работнику нужна лишь тогда, когда компания принципиально не хочет использовать неквалифицированную подпись даже там, где закон её допускает.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о простой электронной подписи суд смотрит не на технологию, а на локальные нормативные акты. Если в ЛНА не прописана обязанность работника хранить логин и пароль и не раскрыта его зона ответственности, довод «я этого не отправлял» работает. Пропишите порядок доступа, ответственность сторон и уровни доступа до первого электронного заявления, а не после спора.»
Шаблоны для перевода сотрудницы на КЭДО без визита в офис
Это минимальный комплект для запуска: начните с Положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на его формулировки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Что делать, если сотрудница не даёт согласие на КЭДО
Отсутствие согласия означает ровно одно: для этой конкретной сотрудницы кадровые документы продолжают оформляться на бумаге. Ни увольнение, ни лишение премии, ни перевод на другую должность из отказа не следуют. Работодатель обязан обеспечить бумажный маршрут и одновременно вести электронный для остальных, и это штатная ситуация переходного периода.
Отдельно стоит развести отказ от КЭДО и отказ от конкретного способа подписания. Сотрудница может согласиться на электронный документооборот, но отказаться устанавливать Госключ. Тогда остаётся УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя: её стоимость около 500 руб. в год на человека, но она не требует от работника ни смартфона с приложением, ни подтверждённой учётной записи Госуслуг.
Когда перевод на КЭДО можно отложить
Есть три ситуации, в которых перевод отсутствующей сотрудницы на электронный документооборот не даёт выигрыша. Первая: до выхода из отпуска остаётся меньше двух месяцев и в этот период не запланировано ни одного документа со сроком. Проще дождаться выхода и оформить всё очно. Вторая: у сотрудницы нет смартфона и нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах, а компания не готова выпускать УНЭП в собственной системе ради одного человека. Третья: в компании ещё не утверждён ЛНА о КЭДО. Начинать перевод с уведомления при отсутствии положения бессмысленно, потому что уведомлять не о чем.
Важный нюанс из практики: при подключении Госключа по агентскому договору через вендора используется API-ключ вендора, и от сотрудников требуется согласие на передачу персональных данных этому вендору. Если вы собираете согласия на КЭДО, добавьте этот пункт сразу: возвращаться к сотруднице в отпуске за вторым согласием дороже, чем один раз сформулировать текст полностью.
Сценарии: что критично для разных категорий отсутствующих сотрудников
Универсального маршрута нет: критичный шаг меняется в зависимости от даты приёма, доступности сотрудницы и того, какие документы ей предстоит подписать.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Принята до 1 января 2022 года, в отпуске по уходу за ребёнком | получить письменное согласие; без него весь пакет остаётся бумажным | выбор между УНЭП Госключа и УНЭП в системе компании |
| Принята после 31 декабря 2021 года, стажа на эту дату не имела | доставить уведомление и зафиксировать факт доставки | форма согласия: оно не требуется |
| Предстоит подписать допсоглашение к трудовому договору | УКЭП на стороне работодателя и УНЭП или УКЭП у работника | наличие у работника ПЭП: для этого документа она не подходит |
| Только ознакомление с ЛНА и приказами | маршрут ознакомления и хранение отметки о нём | вид подписи работника: допустима любая, включая ПЭП |
| Работает на условиях неполного рабочего времени в отпуске по уходу | включить её в общий маршрут наравне с офисными сотрудниками | отдельный сценарий уведомлений: он не нужен |
| Нет смартфона или подтверждённой учётной записи Госуслуг | УНЭП в информационной системе работодателя либо бумажный маршрут | интеграция с Госключом: она ничего не решает в этом случае |
Строка про допсоглашение — самая частая точка сбоя. Компания выдаёт всем работникам ПЭП, а затем обнаруживает, что индексацию оклада этой подписью оформить нельзя, и весь пакет для отсутствующих сотрудников приходится пересобирать. В сервисе Добыто вид подписи задаётся на уровне шаблона документа, поэтому маршрут для допсоглашения нельзя случайно запустить с простой подписью.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сотрудников в длительных отпусках мы подключаем вторым потоком, после пилотной группы. Причина простая: если маршрут не обкатан, ошибку настройки на человеке, до которого сложно дозвониться, вы будете исправлять неделями. Сначала прогоните полный цикл на подразделении, которое сидит в офисе, и только потом отправляйте уведомления тем, кто в отпуске по уходу за ребёнком.»
Лайфхак: отправляйте сотруднице ссылку на документ в мессенджер, а не только на почту. По переходу она попадает сразу в карточку документа, проходит верификацию и подписывает — без поиска писем и восстановления паролей от рабочего ящика, которым не пользовалась полтора года.
Стоимость перевода сотрудников на КЭДО: тарифы Добыто
Цена складывается из двух частей: доступ к системе за сотрудника в месяц и выпуск подписей. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников включены в тариф, отдельно оплачивается только УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | один день |
| Переход на другой тариф | разница пересчитывается пропорционально | в любое время |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив: состав каждого пакета и условия минимальной оплаты приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Для компании до 25 человек перевод одной сотрудницы в отпуске по уходу обходится дешевле одной курьерской доставки пакета документов.
Выводы
Перевод сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком на КЭДО упирается не в технологию, а в два решения: получить или не получать согласие в зависимости от даты приёма и выбрать вид подписи под конкретный документ. Связка «УКЭП у работодателя плюс УНЭП Госключа у работника» закрывает основную часть кадрового пакета бесплатно для работника и без визита в офис. Документы, для которых закон требует квалифицированную подпись работодателя, перечислены в статье 22.3 ТК РФ, и подменять её неквалифицированной нельзя. Четыре документа остаются бумажными при любой подписи, но для отсутствующей сотрудницы это почти всегда только трудовая книжка.
В практике Добыто такие переводы идут вторым потоком после пилотной группы: сначала обкатываются маршруты и виды подписи, затем подключаются сотрудники, до которых сложно дозвониться. Мы настраиваем маршруты согласования, выпуск ПЭП и УНЭП и обмен с 1С:ЗУП так, чтобы кадровик работал в одном окне, а сотрудница подписывала документы со смартфона.
Частые вопросы
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Нет. Статья 22.3 ТК РФ оставляет работодателю только два варианта: УКЭП или УНЭП. Простая электронная подпись доступна исключительно работнику и только для документов, не входящих в перечень, где закон требует квалифицированную подпись работодателя. Поэтому связка «ЕИО с ПЭП» в кадровом документообороте не работает: генеральному директору нужна как минимум УНЭП, а для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, приказов о дисциплинарном взыскании и уведомлений по статье 74 ТК РФ — УКЭП.
Нужно ли подписывать с работником отдельное соглашение об использовании УНЭП, если он подписывает через Госключ?
Нет. Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ прямо допускает УНЭП, сформированную с использованием ЕСИА, а порядок создания и использования такого сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Соглашение об использовании неквалифицированной подписи требуется, когда компания выпускает УНЭП в своей информационной системе, а не через инфраструктуру электронного правительства.
Что делать, если у сотрудницы нет подтверждённой учётной записи на Госуслугах?
Для выпуска УНЭП в Госключе нужны учётная запись в ЕСИА и российский номер телефона. Подтвердить учётную запись можно дистанционно через банк, в котором сотрудница обслуживается, либо очно в МФЦ. Если ни один вариант ей не подходит, остаётся УНЭП в информационной системе работодателя стоимостью около 500 руб. в год на человека либо бумажный маршрут для этой сотрудницы.
Считается ли заявление, отправленное работником через систему, полученным сразу?
Заявление, уведомление или сообщение, направленные работником через информационную систему работодателя, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после направления. Документы, связанные с работой, по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить безвозмездно не позднее трёх рабочих дней. Эти сроки удобно продублировать в Положении о ведении КЭДО, чтобы к ним не возвращались в каждом споре.
Что делать с бумажным архивом, который накопился до перехода?
Он остаётся как есть и продолжает храниться по действующим срокам. Переводить ранее подписанные бумажные документы в электронный вид задним числом не требуется: электронный архив наполняется теми документами, которые подписаны электронной подписью после запуска КЭДО. Скан-копии старых бумажных документов можно загрузить в систему для удобства поиска, но юридической силы оригинала они не заменяют.
Как подтвердить государственному органу, что документ подписан именно работником?
При запросе кадровых электронных документов проверяющий запрашивает файл подписи к документу — подтверждение того, что документ подписан уполномоченным лицом. Печатную форму выгружают отдельно, со штампом по сертификату. Оба файла должны выгружаться из системы в любой момент, поэтому порядок такой выгрузки стоит проверить до первой проверки, а не во время неё.
Обязан ли работодатель выдавать сотруднице бумажные копии электронных документов?
По письменному запросу работника работодатель предоставляет документы, связанные с работой, безвозмездно в течение трёх рабочих дней. Форма предоставления при ведении КЭДО — электронный документ с электронной подписью либо заверенная копия на бумажном носителе, если работник просит именно бумагу. Отказать в бумажной копии на том основании, что компания перешла на электронный документооборот, нельзя.
