УНЭП и УКЭП: разница и 4 документа только на бумаге

УНЭП и УКЭП различаются не криптографией, а тем, кто и по каким правилам выпускает сертификат: УКЭП выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр по правилам 63-ФЗ, УНЭП работодатель формирует в своей информационной системе или работник получает через инфраструктуру электронного правительства. Выбор между ними задан видом документа: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП, остальные кадровые документы допускают УНЭП. Различие, которое ломает планы кадровика, лежит вообще не в подписи: четыре группы документов Трудовой кодекс не разрешает переводить в электронный вид ни при какой подписи, включая УКЭП.

Разберём закрытый перечень исключений и точную норму, на которую в нём ссылаются, отличия ПЭП, УНЭП и УКЭП по последствиям для документа, а также соответствие между типом документа и подписью каждой из сторон. Покажем, где кадровики путают вид подписи с тарифом сервиса и почему у единоличного исполнительного органа ПЭП не закрывает задачу. Сводная таблица подписей, чек-лист подготовки, порядок оформления бумажных исключений, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Четыре группы кадровых документов, которые закон оставляет на бумаге

Перечень исключений закрыт и находится в части 3 статьи 22.1 ТК РФ. В статьях 22.2 и 22.3 его нет, поэтому формулировка «нельзя по статье 22.2», которая часто перекочёвывает в положения о КЭДО и служебные записки, — ошибка в реквизитах нормы. Исключений четыре: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Формулировку про трудовые книжки читают слишком широко. Сведения о трудовой деятельности как раз формируются электронно и подаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 — просто по правилам статьи 66.1 ТК РФ, а не по правилам КЭДО. На бумаге остаётся сама трудовая книжка тех работников, кто её сохранил, а также книга учёта движения трудовых книжек и расписка при выдаче на руки.

Приказ об увольнении — самая частая точка отказа. Кадровик проводит весь цикл электронно: заявление работника, согласование, расчёт, — а на последнем шаге получает документ, который обязан существовать в бумажном оригинале с личной подписью. Электронная копия приказа в системе допустима как рабочая, но юридическую силу несёт бумага.

Документы об инструктажах по охране труда исключены целиком, а не только журнал вводного инструктажа. Программа инструктажа может лежать в системе, но подтверждение прохождения работник подписывает лично. Акт о несчастном случае оформляется по установленной форме и подписывается членами комиссии на бумаге; электронный дубликат в архиве системы не заменяет оригинал при проверке.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Исключений всего четыре, и они не расширяются локальным актом работодателя. Остальные кадровые документы можно вести в электронном виде без дублирования на бумаге — это и есть смысл поправок 377-ФЗ. Проверьте своё положение о КЭДО: если в нём перечислены документы, оставленные на бумаге из осторожности, вы сами создали себе двойную работу и обязанность, которой в законе нет».

Сведём исключения в один рабочий вид — именно этой таблицы обычно не хватает при настройке типов документов в системе.

Из таблицы следует практический вывод для настройки: исключения нужно завести отдельным типом документа и не пускать по маршруту электронного подписания, иначе система будет считать процесс завершённым там, где по факту не хватает бумажного оригинала.

ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи отличаются по последствиям

Три вида подписи разведены 63-ФЗ по способу создания и по тому, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом: логин, пароль, код из СМС. Она не защищает содержимое файла — если документ изменили после подписания, ПЭП об этом ничего не скажет. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием и фиксирует неизменность документа, но сертификат к ней выпускает работодатель или инфраструктура электронного правительства, а не аккредитованный удостоверяющий центр. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного УЦ и сертифицированные средства подписи, поэтому признаётся равнозначной собственноручной подписи в силу закона, без отдельного соглашения сторон.

Отсюда рабочее правило: чем выше цена спора по документу, тем выше должен быть вид подписи, и цепочка «ПЭП — УНЭП — УКЭП» отражает не удобство, а объём доказательств, который останется у вас через три года.

Запросы, за которыми стоит путаница, а не подпись

«Единица измерения УКЭП» и «тип подписки УКЭП» — формулировки из тарифных таблиц, а не из 63-ФЗ. УКЭП не измеряется и не продаётся подпиской: у неё есть квалифицированный сертификат с конкретным сроком действия и носитель. Подпиской тарифицируется сервис КЭДО, а не подпись: в сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.

Запрос про единоличный исполнительный орган с ПЭП вскрывает более дорогую ошибку. ЕИО, то есть директор, подписывает кадровые документы от лица работодателя. Работодателю ПЭП по статье 22.3 ТК РФ не разрешена вовсе: он использует УКЭП или УНЭП, а по ключевым документам только УКЭП. Директор получает квалифицированный сертификат в УЦ ФНС на себя как на руководителя юрлица; если документы подписывает не он, право подписи делегируется приказом, а сотрудник использует свою УКЭП с машиночитаемой доверенностью.

Полезно знать: с дистанционными работниками порядок обмена электронными документами регулируется главой о дистанционной работе, а не правилами КЭДО. Письменное согласие на переход с них не собирают: условия электронного взаимодействия закрепляют в трудовом договоре или в отдельном ЛНА о дистанционной работе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Технически система может поддерживать все три вида подписи, но сотрудникам это не нужно. Практика показывает: проще выбрать УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя и закрыть этим весь массив документов. Как только у человека появляется выбор из трёх подписей и двух приложений, вы получаете не гибкость, а поток обращений в поддержку».

Какая подпись нужна под конкретным кадровым документом

Статья 22.3 ТК РФ делит документы на две группы. В первую входят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. При работе в информационной системе работодателя эту группу работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Вторая группа — все остальные документы: работодатель использует УКЭП или УНЭП, работник вправе применить и ПЭП.

Отдельный режим действует на единой цифровой платформе «Работа в России», которую ведёт Роструд: там работник может использовать ПЭП, полученную при личной явке в порядке, установленном для единой системы идентификации и аутентификации, в том числе по документам первой группы. Именно поэтому фраза «подпись у работника ПЭП» без указания системы ничего не значит: одна и та же ПЭП в системе работодателя под трудовым договором не работает, а на государственной платформе работает.

Последняя строка отличает эту таблицу от типовых сравнений подписей: в ней документ не получает «более сильную» подпись, а выпадает из электронного контура целиком.

Для последней строки таблицы подпись подбирать не нужно, нужна печатная форма. Приказ по форме Т-8 достаточно собрать с основанием увольнения и документом-основанием, распечатать и подписать у работника.

Соберите приказ об увольнении по форме Т-8 для печати

Как вести бумажные исключения, не ломая электронный процесс

Гибридный комплект — нормальное состояние кадрового учёта, а не переходный этап. Основная ошибка проектов в том, что бумажные исключения не описывают в положении о КЭДО и оставляют в прежнем порядке. Через год выясняется, что приказы об увольнении лежат в одной папке без нумерации, журнал инструктажей ведёт служба охраны труда по своим правилам, а найти комплект по конкретному работнику можно только вручную.

Кейс из практики: федеральный медицинский центр вёл кадровый резерв около 800 специалистов по всей стране и при чрезвычайных ситуациях оформлял до 200 человек за несколько дней. После перевода приёма в электронный вид основная часть комплекта готовилась заранее в личных кабинетах, а на бумаге осталось только то, что требует личной подписи, включая вводный инструктаж по охране труда. Скорость мобилизации выросла именно за счёт того, что бумажный контур сузили до четырёх позиций вместо всего комплекта.

В сервисе Добыто типы документов и маршруты настраиваются отдельно, поэтому исключения удобно завести собственным типом с маршрутом без шага подписания: система фиксирует, что бумажный оригинал сформирован и передан ответственному, но не помечает документ подписанным. Так статус в системе перестаёт расходиться с фактическим состоянием дела.

Как оформить приказ об увольнении при действующем КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите заявление работника в электронном виде. Заявление об увольнении и его отзыв под исключения не подпадают и подписываются УКЭП или УНЭП работника.
2. Шаг 2. Проведите согласование по обычному электронному маршруту: руководитель подразделения, кадровая служба, бухгалтерия для расчёта.
3. Шаг 3. Сформируйте приказ по форме Т-8 или по своей утверждённой форме и распечатайте его. Электронную версию оставьте в системе как рабочую копию, без статуса «подписан».
4. Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом под личную подпись. При отказе или невозможности ознакомить составьте акт и сделайте отметку на приказе.
5. Шаг 5. Внесите запись в бумажную трудовую книжку, если работник её сохранил, выдайте её под расписку и подайте сведения в СФР по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
6. Шаг 6. Подшейте бумажный оригинал в дело и проставьте в карточке документа в системе ссылку на номер дела, чтобы электронный и бумажный контуры сходились.

Ошибки, из-за которых кадровый документ перестаёт работать

Трудовой договор, подписанный работодателем УНЭП вместо УКЭП, не соответствует статье 22.3 ТК РФ. Переоформление здесь не главная потеря: в трудовом споре такой документ придётся доказывать отдельно, а ненадлежащее оформление трудового договора образует самостоятельный состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ — штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Соглашение об использовании ПЭП или УНЭП без порядка проверки подписи формально существует, но требование 63-ФЗ не выполняет, и работник в споре заявляет, что подпись ему не принадлежит. Откройте своё соглашение и найдите раздел, где описано, как проверяется принадлежность подписи конкретному лицу. Раздела нет — документы, подписанные по этому соглашению, придётся переподписывать.

Электронный приказ об увольнении обходится дороже остальных сбоев. В практике Добыто это частый повод для переделки процесса: компания настраивает маршрут увольнения целиком в системе, а при первой проверке ГИТ получает предписание, потому что бумажного оригинала с личной подписью нет. Цена — не штраф за один приказ, а восстановление всех увольнений с момента запуска системы.

Согласия собирают не с той категории работников чаще, чем ошибаются с видом подписи. Согласие на переход обязательно для тех, кто работал до перехода; впервые устроившимся после 31 декабря 2021 года достаточно уведомления, но уведомить нужно всех. Работодатели регулярно делают наоборот: массово собирают согласия с новичков и забывают про действующих сотрудников, у которых без согласия электронный документ силы не имеет.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах ломается не подпись, а обвязка вокруг неё. Соглашение без порядка проверки подписи, согласие, собранное не с той категории работников, приказ об увольнении в электронном виде — три типовые причины, по которым документ перестаёт работать как доказательство. Возьмите три случайных дела работников разных лет приёма и пройдите по ним весь комплект: расхождения обычно обнаруживаются в первом же».

Что проверить до перевода документа в электронный вид

Подготовка занимает больше времени, чем техническая настройка, и определяет, признают ли документы при проверке. Пройдите по списку до того, как отправите первый документ на подписание.

1. Положение о ведении КЭДО и приказ о его утверждении. В положении фиксируются система, виды документов, виды подписей для каждой стороны и порядок доступа. Исключения по части 3 статьи 22.1 ТК РФ перечисляются отдельно как остающиеся на бумаге.
2. Уведомления и согласия. Уведомить нужно всех, согласие собрать с тех, кто принят до перехода. Отказ работника не даёт оснований для увольнения, санкций или отказа в приёме — для отказавшихся сохраняется бумажный документооборот.
3. Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с обязательным порядком проверки подписи, если эти виды подписи вы применяете.
4. Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи, если документы подписывает не руководитель.
5. Разделение потоков. Дистанционные работники, работники по трудовому договору и исполнители по договорам ГПХ ведутся по разным правилам: на самозанятых и исполнителей по ГПХ нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ не распространяются, с ними заключается соглашение об электронном документообороте по 63-ФЗ.
6. Хранение и выгрузка. Проверьте, как система выгружает документ вместе с файлом подписи и что происходит с архивом при расторжении договора с оператором.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу и первые подписания вместе с кадровой службой, а не отдаём систему сразу на всю компанию. Одного-двух обучающих вебинаров хватает, чтобы сотрудники перестали задавать вопросы про выпуск подписи. Начните с одного подразделения и одного типа документа — ошибки настройки маршрутов вылезают именно на первых пятидесяти подписаниях, и стоят они там дёшево».

Шаблоны для перехода на электронные кадровые документы

Комплект закрывает подготовку к КЭДО и бумажные исключения; начните с положения о ведении КЭДО — остальные документы ссылаются на него.

Когда переводить документ в электронный вид не нужно

Электронная форма избыточна там, где документ создаётся один раз и живёт в единственном экземпляре. Акт о несчастном случае и материалы расследования сюда попадают по закону, но есть и документы, которые формально можно вести электронно, а на практике не стоит.

Работники без смартфона и электронной почты, чаще всего сотрудники старших возрастов на производстве, остаются на бумажном документообороте, и это не нарушение: закон не обязывает переводить всех. В компании до 10 человек в одном офисе подписание занимает минуту, а внедрение требует ЛНА, согласий, обучения и сопровождения, поэтому выигрыш во времени съедается подготовкой. Разовые документы, которые не участвуют в дальнейших процессах, вроде отдельных допусков и актов приёма-передачи материальных ценностей, проще подписать на месте, чем заводить под них отдельный тип документа и маршрут.

Отдельный ограничитель — хранение. Кадровые документы хранятся десятилетиями, и электронный документ должен переживать истечение срока действия сертификата подписи. Если у вас нет ответа на вопрос, как подпись будет проверяться через 20 лет, переводить в электронный вид долгосрочные документы преждевременно.

Стоимость подключения КЭДО: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и способа подключения к учётной системе. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA относятся к тарифу «Корпорация». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Вид подписи и возможность электронной формы — два разных вопроса, и решать их нужно по очереди. Сначала проверьте, не попал ли документ в закрытый перечень части 3 статьи 22.1 ТК РФ: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, подтверждения инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге при любой подписи. Если документ в перечень не попал, подпись определяется статьёй 22.3: по трудовому договору, договору о материальной ответственности, ученическому договору, приказу о дисциплинарном взыскании и уведомлению об изменении условий работодатель применяет УКЭП, по остальным допустима УНЭП, а работнику по второй группе документов открыта и ПЭП.

Добыто закрывает обе части задачи: типы документов и маршруты настраиваются так, чтобы бумажные исключения не уходили в электронное подписание, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа. Кадровой службе остаётся описать процесс в положении о КЭДО и один раз развести документы по группам.

Частые вопросы

Если работник перешёл на электронную трудовую книжку, бумажная форма всё равно нужна?

Нет. Если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и получил бумажную книжку на руки, вести её работодатель больше не обязан. Сведения формируются в электронном виде и подаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1. Исключение из части 3 статьи 22.1 ТК РФ касается тех работников, кто сохранил бумажную трудовую книжку: её ведут по правилам статьи 66 ТК РФ, а не по правилам КЭДО.

Работник отказался переходить на КЭДО. Что делать кадровой службе?

Продолжать вести с ним бумажный документооборот. Отказ не является основанием для увольнения, отказа в приёме, дисциплинарного взыскания или лишения премии. При этом работник вправе передумать позже и дать согласие в любой момент. Работникам, для которых эта работа первая и которые приняты после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется вовсе — достаточно уведомления о применяемом порядке.

Можно ли подписывать документы с самозанятыми и исполнителями по договорам ГПХ теми же подписями?

Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: это не трудовые отношения. С самозанятым или исполнителем по ГПХ заключается соглашение об электронном документообороте по правилам 63-ФЗ, в котором стороны определяют вид подписи и порядок её проверки. При использовании УКЭП обеими сторонами такое соглашение формально не требуется, поскольку квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной в силу закона.

Нужно ли соглашение, если работник подписывает документы УНЭП из приложения Госключ?

Неквалифицированная подпись признаётся при одном из двух условий: есть соглашение сторон о признании либо её использование предусмотрено федеральным законом. УНЭП, созданная и используемая в инфраструктуре электронного правительства, названа в статье 22.3 ТК РФ прямо, поэтому отдельное соглашение о признании для неё не требуется. Порядок формирования такой подписи регулируется постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.

Сколько хранить электронные кадровые документы и что будет с архивом после расторжения договора с оператором?

Сроки хранения не меняются от формы документа и по отдельным категориям доходят до 50 лет. Проверять нужно два момента в лицензионном договоре: сохраняется ли доступ к архивной версии после расторжения и в каком виде выгружается документ — вместе с файлом подписи или без него. Выгрузка без файла подписи превращает юридически значимый документ в обычный файл.

Можно ли подписать кадровый документ задним числом, если сотрудник не успел?

Нет, дата подписания фиксируется системой в момент операции и не редактируется. Рабочих вариантов два: оформить документ на бумаге текущей датой либо создать новый электронный документ с актуальной датой и отправить его на подписание повторно. Чтобы такие ситуации не накапливались, на этапе подписания выставляют срок с автоматическим закрытием — документ возвращается кадровику в тот же рабочий день.