УКЭП, УНЭП и ПЭП различаются условиями, при которых закон признает подпись равнозначной собственноручной. УКЭП равнозначна по умолчанию: 63-ФЗ не требует для нее ни соглашения сторон, ни отдельного регламента. УНЭП и ПЭП дают равнозначность только тогда, когда это предусмотрено нормативным актом или соглашением участников электронного взаимодействия, где описаны порядок создания и проверки подписи. В кадровых отношениях поверх 63-ФЗ действует статья 22.3 ТК РФ: под трудовым договором, договором о материальной ответственности, ученическим договором и приказом о дисциплинарном взыскании ПЭП не допускается ни при каком соглашении. Различие, от которого зависит выбор, — сторона подписания: работодатель по этим документам ставит УКЭП, работник вправе использовать УКЭП или УНЭП, в том числе выпущенную в Госключе.
Разберем каждый вид подписи через условия равнозначности, а не через общие определения, и сведем кадровые документы в таблицу «документ — подпись работодателя — подпись работника — основание». Покажем, какие формулировки в ЛНА и соглашении об использовании электронной подписи делают УНЭП и ПЭП оспоримыми, и какие документы вообще не переводятся в электронный вид. Отдельно разобраны срок действия сертификата и метка времени: без них подпись перестает проверяться раньше, чем истечет срок хранения документа. Тарифы на 2026 год, чек-лист перед запуском и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Проверьте, какой подписью на самом деле подписан спорный файл: форма покажет вид подписи, владельца сертификата, дату подписания и статус сертификата.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что именно дает документу юридическую силу
Юридическую силу электронному документу дает не сам факт наличия подписи, а выполнение условий равнозначности из 63-ФЗ. Закон называет три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Объединяет их одно свойство: подпись должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия, и они технические.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
ПЭП фиксирует только факт подписания. Никаких преобразований с текстом документа при ее использовании не происходит, поэтому проверить, менялся ли документ после подписания, средствами самой подписи невозможно. Усиленные подписи, и неквалифицированная, и квалифицированная, получаются в результате криптографического преобразования: сначала вычисляется хэш документа, затем хэш подписывается ключом. Проверяющая сторона считает хэш заново и сравнивает. Совпали — документ не менялся.
УКЭП добавляет к неквалифицированной подписи три обязательных требования: квалифицированный сертификат по форме, утвержденной приказом ФСБ России № 795, выпуск сертификата аккредитованным удостоверяющим центром и использование средств электронной подписи, прошедших оценку соответствия по приказу ФСБ России № 796. Выполнены все три — подпись равнозначна собственноручной в силу закона, без каких-либо дополнительных документов между сторонами.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «У простой подписи нет механизма контроля целостности: она фиксирует, что действие совершено, но не защищает текст. Если одна сторона поменяет содержание документа после подписания, доказать это средствами самой подписи не получится. Поэтому под спорными по сумме и последствиям документами мы усиленную подпись не заменяем кодом из СМС, каким бы удобным он ни был».
Проверить, к какому виду относится подпись на конкретном файле, можно по сертификату: у квалифицированной подписи в сертификате указан аккредитованный удостоверяющий центр и состав полей соответствует требованиям к квалифицированному сертификату.
Разница между ПЭП, УНЭП и УКЭП: таблица условий равнозначности
Разница между УНЭП и УКЭП сводится к трем параметрам: кто выпустил сертификат, какими средствами создается подпись и нужно ли соглашение сторон. Разница между УНЭП и ПЭП глубже: у ПЭП вообще нет сертификата и нет криптографической защиты содержания.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | коды, пароли, иные средства; преобразования документа нет | криптографическое преобразование: хэш документа подписывается ключом | то же криптографическое преобразование, но сертифицированными средствами |
| Контроль целостности документа | нет | есть | есть |
| Сертификат | не используется | выпускает удостоверяющий центр, в том числе корпоративный, либо инфраструктура электронного правительства | квалифицированный, только аккредитованный удостоверяющий центр |
| Требования к средствам подписи | не установлены | любые, включая несертифицированные | только прошедшие оценку соответствия по приказу ФСБ России № 796 |
| Нужно ли соглашение сторон | да, с правилами определения лица и обязанностью соблюдать конфиденциальность ключа | да, кроме УНЭП, выпущенной через инфраструктуру электронного правительства | нет, равнозначность установлена законом |
| Взаимодействие с внешним контрагентом | только внутри системы, где приняты правила | только с теми, кто присоединился к регламенту | с любым участником, включая органы власти |
Из таблицы следует практический критерий выбора: чем шире круг лиц, которым документ придется предъявлять, тем меньше смысла в неквалифицированной подписи. Внутри одной информационной системы УНЭП закрывает задачу дешевле, за периметром системы работает только УКЭП.
Факт: УНЭП, созданная в инфраструктуре электронного правительства через Госключ, применяется по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Отдельное соглашение об использовании УНЭП с работником в этом случае подписывать не требуется.
Какая подпись под каким кадровым документом
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы и задает для каждой стороны свой набор допустимых подписей. Перечни у работодателя и работника не совпадают: под трудовым договором работодатель обязан поставить УКЭП или УНЭП, созданную через инфраструктуру электронного правительства, а работнику дополнительно доступна УНЭП по соглашению сторон.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП, УНЭП инфраструктуры электронного правительства или УНЭП по соглашению сторон |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП или УНЭП при ознакомлении |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении по собственному желанию и его отзыв | не подписывает | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на перевод | не подписывает | УКЭП или УНЭП |
| Заявление на отпуск, служебная записка, ознакомление с ЛНА, расчетный листок | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Единственная строка, где вообще появляется ПЭП, — последняя. Все остальные позиции закрыты для простой подписи, и никакое соглашение с работником это не меняет. Аналогичное разъяснение Роструда о подписи работника в кадровом электронном документообороте прямо перечисляет документы, которые простой подписью подписать нельзя, и отсылает к частям 4 и 5 статьи 22.3 ТК РФ.
Что об этом думает ГИТ: Роструд обновил формы проверочных листов и приравнял электронный кадровый документ к бумажному, поэтому сам по себе электронный вид документа нарушением не считается. Претензия возникает к другому: инспектору нужен электронный оригинал вместе с файлом подписи, а не распечатка со штампом о подписании.
Как определить, какой подписью подписывать конкретный документ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, не входит ли документ в перечень исключений из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Если входит, вопрос о виде подписи не возникает: документ оформляется на бумаге.
- Шаг 2. Определите сторону подписания. Требования к подписи работодателя и работника в статье 22.3 ТК РФ разные, и подставлять чужую строку нельзя.
- Шаг 3. Найдите документ в перечне из части 2 или части 4 статьи 22.3 ТК РФ. Попал в перечень — минимальный допустимый вариант усиленный, ПЭП исключена.
- Шаг 4. Выберите между УКЭП и УНЭП по кругу адресатов. Документ покидает информационную систему работодателя или предъявляется третьим лицам — ставьте УКЭП.
- Шаг 5. Если остановились на УНЭП по соглашению сторон, убедитесь, что соглашение подписано и в нем описаны порядок создания подписи, порядок проверки и разбор конфликтных ситуаций. Для УНЭП из Госключа этот шаг не нужен.
- Шаг 6. Проверьте на тестовом документе, что подпись создается в формате с меткой времени и что сертификат подписанта действителен на дату подписания.
В практике Добыто вид подписи закрепляется за типом документа прямо в маршруте согласования, а не оставляется на усмотрение подписанта. Работник физически не может отправить трудовой договор с простой подписью, потому что такой вариант в маршруте недоступен.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: по закону у одного человека может быть сколько угодно электронных подписей, и работник вправе подписать документ любой из них. Чтобы не разбирать потом ошибочные подписания, ограничьте допустимые виды подписи на уровне настроек маршрута.
Документы, где вопрос о виде подписи не стоит вообще
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции. Под ними не работает ни УКЭП, ни любая другая электронная подпись: документ оформляется на бумаге.
- Трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников.
- Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме.
- Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
- Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.
Отсюда следует неочевидный для многих порядок при увольнении по собственному желанию: заявление работник подает электронно и подписывает усиленной подписью, а приказ об увольнении работодатель издает на бумаге. Смешанная процедура в одном кадровом событии — штатная ситуация, а не ошибка настройки.
Полезно знать: распечатка PDF со штампом «документ подписан электронной подписью» сама по себе юридической значимостью не обладает: штамп нарисован и проверке не поддается. Значимость есть у электронного оригинала, который передается вместе с файлом подписи.
Что должно быть оформлено, чтобы УНЭП и ПЭП вообще работали
Для УКЭП равнозначность собственноручной подписи установлена законом, дополнительных документов между сторонами не требуется. Для УНЭП по соглашению сторон и для ПЭП комплект обязателен, и именно на нем чаще всего разваливается доказательственная база.
Локальный нормативный акт о введении КЭДО должен содержать информационную систему, в которой ведется документооборот, категории работников и категории документов. Можно принять один комплексный акт или два: приказ о введении КЭДО и отдельный регламент. Дальше работников уведомляют о переходе, а от тех, кто уже работал в компании, собирают отдельное согласие. Согласие по закону письменное, и в практике его безопаснее получать на бумаге: на момент подписания работник еще не выразил согласия на электронное взаимодействие.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа: таких работников достаточно уведомить. Со всеми остальными нужно именно согласие, и отказ работника не может быть основанием для увольнения или для любых санкций — с ним просто продолжают работать на бумаге».
Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП — отдельный документ, и в нем описываются порядок создания подписи, порядок ее проверки, правила определения лица, подписавшего документ, и обязанность хранить ключ в тайне. Формулировка вида «стороны признают юридическую силу документов, подписанных электронной подписью» без этих элементов задачу не решает: проверить принадлежность подписи конкретному человеку по такому соглашению нельзя.
Перед раскаткой на всю компанию мы в Добыто запускаем пилотную группу из одного подразделения и прогоняем на ней полный цикл: уведомление, согласие, выпуск подписи, подписание документа из каждой группы перечня и выгрузку комплекта для проверки. Ошибки в формулировках ЛНА видны именно на этом этапе, пока их правка стоит одного приказа, а не переподписания документов по всему штату.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Слабое место простой подписи — не техника, а правила определения лица. Если в компании не закреплено, кому какой логин присвоен, кто и как выдает пароли и под каким документом работник принял эти правила, простая подпись превращается в запись в журнале системы. Проверьте, есть ли у вас приказ о присвоении учетных записей и подпись работника под порядком применения ПЭП, — без этих двух документов остальное неважно».
Шаблоны ЛНА, соглашений и уведомлений по электронной подписи
Комплект закрывает переход на КЭДО целиком; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, оно задает рамку для остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Подпись поставлена верно, а документ все равно не работает
Правильно выбранный вид подписи закрывает вопрос на дату подписания. Дальше вступают три фактора, которых в типовых разборах видов подписи обычно нет.
Срок действия сертификата. У ключа подписи и у ключа проверки подписи сроки разные. Подписать документ можно до истечения срока действия ключа подписи, а проверить подпись — пока действует сертификат ключа проверки. Кадровые документы хранятся десятилетиями, сертификаты — годы. Без дополнительных мер подпись под трудовым договором перестанет проверяться задолго до окончания срока хранения самого договора.
Метка времени. Прямого требования использовать штамп времени в 63-ФЗ нет. На практике без метки времени невозможно доказать, что подпись поставлена в период действия сертификата, а не позже. Поэтому в кадровых системах документы подписывают в усовершенствованных форматах с меткой времени, и этот параметр стоит проверять при выборе платформы, а не после первого спора.
Формат и хранение. С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам кадровых электронных документов, утвержденные приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Комплект включает основной файл документа, приложения, отдельные файлы электронной подписи, машиночитаемую доверенность, если она применялась, и описание электронного документа в формате XML. Требования к архивному хранению задают 125-ФЗ об архивном деле и ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности электронных документов: читаемость, аутентичность, доступность и корректная миграция при смене форматов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы отдельно проверяем на пилоте, что система отдает не картинку с печатью, а именно комплект: файл документа, файл подписи и описание документа. Запросите у платформы выгрузку одного подписанного документа и попробуйте проверить подпись сторонним средством. Если проверка не проходит на трех документах из трех, к проверке ГИТ или к суду вы не готовы, каким бы аккуратным ни выглядел интерфейс».
Цена ошибки в выборе подписи
Ошибка в виде подписи не сводится к переподписанию документа. Трудовой договор, подписанный простой подписью вместо усиленной, ГИТ рассматривает как ненадлежащее оформление трудового договора: по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей. Нарушения по остальным кадровым документам квалифицируются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Вторая часть цены — доказательственная. Документ с неподходящим видом подписи не перестает существовать, но перестает подтверждать то, ради чего оформлялся. В споре о дисциплинарном взыскании работодатель, который не может доказать факт ознакомления работника с приказом, оказывается в положении стороны без доказательств: приказ есть, а подтверждения ознакомления нет.
Важный нюанс из практики: на старте внедрения работники распечатывали электронный бланк заявления, подписывали его от руки, фотографировали и отправляли руководителю в мессенджере. Такой файл не имеет ни собственноручной подписи на оригинале, ни электронной подписи. Проблема снимается не техникой, а разъяснением на первой неделе: обучающая рассылка и один короткий вебинар для линейного персонала закрывают большую часть таких случаев.
Когда УКЭП для всех работников избыточна
Выпуск квалифицированных сертификатов на весь штат оправдан не всегда. Если работники подписывают только заявления, служебные записки и знакомятся с ЛНА, перечни из статьи 22.3 ТК РФ не затрагиваются вовсе, и достаточно ПЭП или УНЭП. Квалифицированная подпись здесь добавит расходы на сертификаты, ежегодный перевыпуск и поддержку носителей, не изменив юридического результата.
Обратная ситуация: компания принимает людей дистанционно и подписывает трудовые договоры без явки. Здесь усиленная подпись обязательна, и вопрос только в том, выпускать ли сертификаты через удостоверяющий центр или использовать УНЭП из Госключа. В практике Добыто на удаленном приеме чаще выбирают Госключ: работнику нужен только смартфон и подтвержденная учетная запись Госуслуг, а работодателю не нужно организовывать выдачу носителей.
Внимание: при самостоятельном подключении Госключа обезличенный сертификат выпускает руководитель организации, срок действия — 1 год, и перевыпускать его нужно ежегодно лично. Этот пункт стоит заранее согласовать с первым лицом, иначе подписание встанет в дату истечения сертификата.
Кейс из практики: в проекте на 1100 сотрудников с распределенными по регионам подразделениями подписание одного кадрового процесса занимало несколько недель. После перевода на КЭДО с УНЭП через Госключ цикл сократился до 15-30 минут на процесс, а годовая экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей за счет отказа от платных сертификатов для линейного персонала.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость зависит от численности работников и от того, какие виды подписи нужны: ПЭП и УНЭП входят в тарифы, УКЭП выпускается через партнеров-удостоверяющие центры.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, без ограничения численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | на год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнеров-удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключенных работников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учетной системой. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельная строка расходов, которую стоит заложить заранее, — квалифицированные сертификаты для тех, кто подписывает со стороны работодателя. Их количество определяется не численностью штата, а числом лиц, которым делегировано право подписи кадровых документов.
Выводы
Юридическая сила подписи определяется не названием, а выполнением условий равнозначности: у квалифицированной подписи они установлены законом, у неквалифицированной и простой — соглашением сторон или нормативным актом. В кадровых отношениях поверх этого действует статья 22.3 ТК РФ с закрытыми перечнями для работодателя и работника, а часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного оборота трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подтверждение инструктажей по охране труда. Проверять нужно три вещи: вид подписи под конкретным документом, наличие оформленного соглашения для УНЭП и ПЭП и способность системы отдать электронный оригинал вместе с файлом подписи.
Мы в Добыто настраиваем маршруты так, чтобы допустимый вид подписи был закреплен за типом документа, а комплект ЛНА и соглашений собирался до первого подписания, а не после замечаний инспектора. Это снимает основную часть споров о том, какой подписью подписан документ.
Частые вопросы
Что означает «тип подписки УКЭП» и есть ли у подписи единица измерения
Корректных терминов «тип подписки» и «единица измерения» применительно к электронной подписи в 63-ФЗ нет. Закон оперирует видами подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Единицей учета в договорах обычно выступает сертификат ключа проверки электронной подписи, выпущенный на одно физическое лицо и действующий ограниченный срок. Если в коммерческом предложении встретилась формулировка про тип или подписку, уточняйте, о чем идет речь: о виде подписи по закону, о сроке действия сертификата или о тарифе на рабочее место в системе.
Что значит «ЕИО с наличием ПЭП» в анкете или карточке контрагента
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть директор или генеральный директор. Отметка о наличии у него простой электронной подписи означает только доступ к какой-то информационной системе по логину и паролю или коду. На объем полномочий по подписанию кадровых документов это не влияет: под трудовым договором со стороны работодателя простая подпись не допускается, здесь нужна УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства. Если руководитель подписывает документы за организацию своей квалифицированной подписью физического лица, к пакету прикладывается машиночитаемая доверенность.
Останется ли документ действительным после истечения срока сертификата
Документ, подписанный в период действия сертификата, действителен и после его истечения. Проблема не в действительности, а в проверяемости: по истечении срока действия ключа проверки подтвердить подпись стандартными средствами становится сложнее. Ответ — метка времени и усовершенствованные форматы подписи, которые фиксируют момент подписания. Проверьте, в каком формате ваша система формирует подписи, до массового подписания, а не в момент запроса документов инспекцией.
Можно ли передать токен с УКЭП помощнику или секретарю
Часть 1 статьи 10 63-ФЗ обязывает участников электронного взаимодействия не допускать использование принадлежащих им ключей без их согласия. Ответственность за подписанный документ несет владелец сертификата, и переложить ее на фактического исполнителя не получится. Правильный механизм при делегировании — отдельная подпись на конкретное физическое лицо и машиночитаемая доверенность, а не передача носителя. Внутри компании это оформляется приказом об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи.
Чем УНЭП по соглашению сторон отличается от УНЭП из Госключа
Криптографически это одна и та же усиленная неквалифицированная подпись. Различается основание применения. УНЭП по соглашению требует подписанного соглашения с описанием порядка создания и проверки подписи, а также разбора конфликтных ситуаций. УНЭП, созданная через инфраструктуру электронного правительства, применяется по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, и отдельное соглашение с работником для нее не нужно. Для компаний с дистанционным приемом это разница в один документ на каждого работника.
Как подписывают документы исполнители по ГПХ и самозанятые
Статья 22.3 ТК РФ на них не распространяется: она регулирует отношения работодателя и работника по трудовому договору. С исполнителями по гражданско-правовому договору и самозанятыми действуют общие правила 63-ФЗ, то есть УКЭП без дополнительных условий либо УНЭП и ПЭП при наличии соглашения сторон с описанным порядком проверки. Переносить кадровые перечни на договоры ГПХ нельзя, как и наоборот.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО
Отказ от перехода на электронный документооборот не может быть основанием для увольнения или для применения санкций. С таким работником кадровые документы продолжают оформлять на бумаге, а работодатель обязан обеспечить эту возможность. Отказ фиксируется письменно и хранится вместе с остальными документами по переходу. При этом работник вправе изменить решение позже: повторного уведомления для этого не требуется, достаточно его согласия.
