Штатное расписание в электронном виде хранится там, где это закреплено вашим локальным нормативным актом и номенклатурой дел: ни конкретный сервер, ни конкретную папку закон не называет. Обязательных требования два: документ остается читаемым и проверяемым весь срок хранения, а доступ к нему разграничен по ролям. Утверждает штатное расписание руководитель приказом, подписанным электронной подписью работодателя, и статья 22.3 ТК РФ не относит этот документ к тем шести, где обязательна только УКЭП. Главное различие для настройки доступа проходит между двумя документами: само штатное расписание содержит должности и оклады без фамилий, а штатная расстановка содержит фамилии, то есть персональные данные под 152-ФЗ, с отдельным перечнем допущенных лиц и отдельным режимом.
Разберем, какой подписью безопасно утверждать штатное расписание и чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП, как собрать матрицу доступа по ролям и что именно выгружать для инспектора ГИТ. Покажем, из-за чего электронный документ перестает проверяться через три года и какие настройки это предотвращают. Сроки хранения по Перечню Росархива, чек-лист подготовки, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы вынесены во вторую половину статьи.
Где по закону должно находиться штатное расписание в электронном виде
Требование к месту хранения формулируется не через адрес файла, а через два условия: документ должен быть отнесен в дело по номенклатуре и должен оставаться пригодным для использования весь срок хранения. Статья 13 125-ФЗ об архивном деле дает организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. В конце календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утвержденной на этот год, и передает их в архив. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому требования к бумажным документам переносятся на электронные почти без изменений.
Практический вывод для делопроизводителя: пока штатное расписание лежит в сетевой папке без индекса дела, оно не хранится, а просто находится на диске. Место хранения задается тремя записями. Первая — строка в номенклатуре дел с индексом и сроком хранения. Вторая — раздел системы, где документ физически размещен: электронный архив КЭДО, СЭД или отдельная система хранения электронных документов. Третья — пункт локального нормативного акта, который говорит, какая система является местом хранения оригинала, а какие копии считаются справочными.
Функциональные требования к таким системам собраны в приказе Росархива от 15 июня 2020 года № 69 о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Это готовая инструкция того, что система обязана уметь, и если вы выбираете хранилище, ее удобно использовать как чек-лист. Действующие правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: он заменил прежний приказ Минкультуры № 526, и официальный текст правил хранения архивных документов опубликован на портале правовой информации.
Отдельный слой требований задает ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов. Стратегия сохранности в нем описана через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Проверьте по этому списку ту систему, в которой у вас сейчас лежит утвержденное штатное расписание: если хотя бы конвертация и миграция не описаны в регламенте, через смену формата или переезд на новую платформу документ придется восстанавливать вручную.
В практике Добыто исполненный документ переходит во вкладку «Архив» и дальше доступен только на просмотр и скачивание тем сотрудникам, у которых есть право доступа к электронному архиву. Такое разделение снимает типовую проблему сетевой папки, где утвержденная версия и черновик лежат рядом и различаются только датой изменения файла.
Полезно знать: возврат уже подписанных кадровых документов обратно в учетную систему задваивает базу и увеличивает нагрузку на нее, а процедуры перештамповки и архивного хранения учетные системы не выполняют. Оригинал держат в одном месте, а из учетной системы открывают его по ссылке.
Какой подписью утверждают штатное расписание: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Виды электронной подписи закреплены в 63-ФЗ, и их три: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. ПЭП подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды и учетные данные: это тот же механизм, что при входе в мобильное приложение по SMS. Технически механизм подписания у УНЭП и УКЭП одинаковый, различие юридическое. УНЭП может выпустить сам работодатель или удостоверяющий центр без аккредитации, а УКЭП выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию ФСБ и Минцифры.
Для штатного расписания важен один нюанс. Статья 22.3 ТК РФ перечисляет документы, которые работодатель подписывает исключительно УКЭП: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом от работы, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора. Штатного расписания и приказа о его утверждении в этом списке нет, поэтому формально допустима УНЭП работодателя. Мы закладываем УКЭП руководителя даже там, где закон разрешает УНЭП: срок хранения у штатного расписания постоянный, а доказывать подлинность подписи через двадцать лет проще по квалифицированному сертификату с прослеживаемой цепочкой до Минцифры.
| Вид подписи | Кто выпускает | Применимость к штатному расписанию |
|---|---|---|
| ПЭП | Работодатель через учетные данные системы, либо портал «Работа в России» на базе подтвержденной записи на Госуслугах | Не применяется работодателем для утверждения: не подтверждает неизменность документа после подписания |
| УНЭП | Работодатель самостоятельно, удостоверяющий центр или приложение Госключ | Допустима: документ не входит в перечень статьи 22.3 ТК РФ, где обязательна УКЭП |
| УКЭП | Только удостоверяющий центр с аккредитацией ФСБ и Минцифры, либо Госключ по биометрическому загранпаспорту | Рабочий вариант для документа с постоянным сроком хранения: цепочка сертификатов проверяется до Минцифры |
УНЭП, выпущенная с использованием инфраструктуры электронного правительства через Госключ, не требует отдельного соглашения сторон о признании подписи. УНЭП, выпущенная работодателем самостоятельно, такое соглашение требует, и его текст закрепляют в положении о КЭДО.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Кадровые специалисты часто путают два вопроса: чем подписан документ и чем он визуализирован. Штамп «Подписано цифровой подписью» на странице PDF юридической силы не несет, это картинка для читателя. В спор идет пара файлов: сам документ и файл подписи, а суд проверяет, что подписанный файл не менялся и передавался на подпись в неизменном виде. Проверьте, умеет ли ваша система выгружать эту пару, а не только PDF со штампом.»
Проверьте подпись на утвержденном штатном расписании
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Внимание: при отсоединенной подписи для проверки нужны оба файла — документ и файл формата sig. Если в архиве сохранен только PDF, подтвердить подписание нечем.
У кого доступ к штатному расписанию и штатной расстановке
Штатное расписание и штатная расстановка попадают под разные режимы доступа. В штатном расписании перечислены структурные подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки, фамилий там нет. Штатная расстановка привязывает к каждой позиции конкретного работника, и это уже персональные данные: доступ к ней ограничивается перечнем лиц, допущенных к обработке, а сам перечень утверждается приказом.
Знакомить всех работников со штатным расписанием под подпись работодатель не обязан: этот документ не относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью конкретного работника, если иное не установлено коллективным договором. На практике это означает, что раздачи прав «всем сотрудникам на просмотр» в системе быть не должно, а работник видит свою должность и оклад в трудовом договоре и расчетном листке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Роль | Что открывают | Что закрывают |
|---|---|---|
| Руководитель организации | Утверждение приказом, подписание электронной подписью, полный просмотр | Редактирование задним числом после утверждения |
| Специалист по кадрам, делопроизводитель | Создание проекта, запуск маршрута, отнесение в дело, выгрузка для проверки | Удаление документа из архива |
| Бухгалтерия и расчет заработной платы | Просмотр действующей редакции и изменений к ней | Изменение проектов и маршрутов согласования |
| Руководитель подразделения | Просмотр позиций своего подразделения, согласование проекта изменений | Просмотр окладов чужих подразделений и штатной расстановки целиком |
| Администратор системы | Настройка ролей, маршрутов, типов документов, добавление сотрудников | Содержательный доступ к штатной расстановке, если он не нужен по должности |
| Рядовой работник | Свои документы в личном кабинете | Штатное расписание и штатная расстановка целиком |
Матрица выше решает и вторую задачу: она показывает, кого включать в перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных, а кого достаточно наделить правом на просмотр обезличенной части. Сверьте ее со своим приказом об ответственных: расхождение между настройками системы и приказом — первое, на что смотрит проверяющий, когда спрашивает, как ограничен доступ.
В сервисе Добыто отделы и организации ведутся отдельным разделом, а добавить сотрудника и выбрать ему роль может только пользователь с правами администратора. Это дает точку контроля: список тех, кто вообще способен раздать доступ, ограничен и проверяется одним экраном.
Роли имеет смысл привязывать к оргструктуре, а не к конкретным людям. Если за каждым подразделением закреплен свой кадровый специалист, система сама определяет по внутренним правилам, кому направить документ в работу, и это не отдается на усмотрение того, кто запускает маршрут. При смене сотрудника меняется привязка роли, а не десятки прав вручную.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Настройка любого кадрового сервиса начинается со штатного расписания, а не с загрузки файлов. Из него берутся подразделения, должности и маршруты подписания: кто согласует, кто подписывает, чей руководитель считается непосредственным. Если штатка в системе не совпадает с утвержденной, документы поедут не по тем людям. Сверьте подразделения и должности до того, как откроете сотрудникам личные кабинеты.»
Лайфхак: перед раскаткой на всю компанию соберите правила публикации по одному-двум подразделениям и проверьте на них маршрут согласования штатного расписания. Ошибки в правах видно сразу, а исправлять их на 20 сотрудниках дешевле, чем на 3000.
Сколько хранить штатное расписание и как сохранить проверяемость подписи
Штатные расписания по месту утверждения хранятся постоянно: это пункт «а» статьи 40 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В организациях, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, документ хранят до ликвидации, а копии в других организациях — 3 года. Документы о разработке и изменении штатных расписаний, то есть проекты, справки и заключения, хранятся 5 лет. Штатные расстановки хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет по более ранним.
Постоянный срок хранения создает техническую проблему, о которой в номенклатуре дел не написано. Сертификат электронной подписи действует, как правило, год. Через год после утверждения штатного расписания сертификат уже недействителен, и по самому файлу подписи нельзя однозначно установить, что документ подписали в период действия сертификата. Закрывается это двумя механизмами: меткой доверенной службы штампа времени, которая фиксирует момент подписания и хеш документа, и усовершенствованным форматом подписи, который дополнительно сохраняет ссылки на сертификаты и ответы службы о том, что сертификат не был отозван на момент подписания.
Спросите у поставщика системы прямо: подключена ли служба штампа времени и в каком формате сохраняется подпись. Если ответа нет, документ с постоянным сроком хранения через несколько лет превращается в файл, подлинность которого придется доказывать косвенно, через журналы входов и действий пользователя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по кадровым документам суд смотрит не только на саму подпись. Он проверяет комплект: локальный акт, вводящий электронный документооборот, действительность сертификата на момент подписания и то, что подписанный файл передавался в неизменном виде. Соберите этот комплект заранее и держите его вместе с документом, а не по разным папкам.»
Документы для настройки хранения штатного расписания
Комплект собран под задачу перевода штатного расписания в электронный вид: начните с положения о ведении КЭДО, оно задает рамку для остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Как настроить хранение штатного расписания в электронном виде
До запуска процедуры проверьте пять позиций: есть ли утвержденный локальный акт о ведении КЭДО, внесено ли дело со штатным расписанием в номенклатуру на текущий год, какие электронные подписи выданы руководителю и кадровой службе, совпадают ли подразделения и должности в системе с утвержденной штаткой, кто включен в перечень лиц, допущенных к штатной расстановке. Каждая незакрытая позиция превращается в переделку на этапе первой же проверки.
Как перевести штатное расписание на электронное хранение: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите положение о ведении КЭДО и приказ о введении электронного документооборота: в них указывается система, которая считается местом хранения оригиналов, и порядок работы с электронной подписью.
- Шаг 2. Внесите в номенклатуру дел строку для штатных расписаний с индексом и сроком хранения «постоянно», отдельной строкой заведите дело для документов о разработке и изменении со сроком 5 лет.
- Шаг 3. Назначьте приказом ответственного за КЭДО и зафиксируйте делегирование права подписи, если приказ об утверждении подписывает не руководитель организации.
- Шаг 4. Загрузите в систему действующую оргструктуру: подразделения, должности, количество штатных единиц. Маршруты согласования строятся на этих данных, поэтому расхождения устраняются до запуска.
- Шаг 5. Настройте тип документа «Штатное расписание» и маршрут: экономист или кадровик готовит проект, руководители подразделений согласуют, руководитель организации подписывает приказ об утверждении.
- Шаг 6. Разграничьте права по матрице ролей и отдельно закройте штатную расстановку перечнем допущенных лиц.
- Шаг 7. Проверьте выгрузку: скачайте утвержденный документ вместе с файлом подписи, откройте его в программе проверки и убедитесь, что подпись валидна и метка времени присутствует.
Согласие работников по статье 22.2 ТК РФ на перевод штатного расписания в электронный вид собирать не нужно: согласие требуется для документов, оформляемых в отношении конкретного работника. Штатное расписание относится к организационным документам работодателя, и его электронная форма от воли работников не зависит.
Типичные ошибки и во что они обходятся
Первая ошибка — хранение утвержденного штатного расписания в сетевой папке или в почте, а не в системе с контролем версий. Делают так ради экономии: файл вроде бы на месте, доступ настроен средствами файлового сервера. Цена ошибки видна при первом же запросе ГИТ: доказать, какая из версий утверждена и кем подписана, нечем, а нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится организации в 30 000 — 50 000 рублей, должностному лицу — в 1000 — 5000 рублей. При повторном нарушении суммы растут до 50 000 — 70 000 рублей для организации.
Вторая ошибка — открытый доступ к штатной расстановке «чтобы руководителям было удобно». Мотив понятен: руководитель подразделения хочет видеть картину целиком. Последствие лежит в плоскости 152-ФЗ: раскрытие окладов и фамилий за пределами перечня допущенных лиц образует самостоятельный состав нарушения при обработке персональных данных, и штрафы по нему считаются отдельно от трудовых.
Третья ошибка — хранить только PDF со штампом подписи, без файла подписи. Делают так, потому что PDF со штампом выглядит убедительнее для человека. В споре такой файл не работает: штамп — визуализация, а проверяется пара из документа и подписи.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Систему стоит проверять не по списку функций, а по двум вопросам: настраивается ли маршрут любой сложности и умеет ли она работать с ролями, а не с фамилиями. Если за каждым подразделением закреплен свой кадровый специалист, документ должен уходить к нужному человеку по внутреннему правилу системы, а не по выбору того, кто нажал кнопку. Проверьте это на демонстрации до подписания договора.»
Когда электронное хранение штатного расписания избыточно
Если в организации 5 — 7 сотрудников, штатное расписание меняется раз в год, а руководитель подписывает приказ лично, перевод одного этого документа в электронный вид отдельного эффекта не даст: затраты на настройку системы и выпуск подписей не окупятся экономией на печати одного листа. То же касается организаций, которые переходят на электронные документы поэтапно: если КЭДО пока не введен приказом и нет положения, начинать с штатного расписания смысла нет, сначала оформляется рамка.
Второй случай — смешанный архив за прошлые годы. Оцифровывать бумажные штатные расписания за прошедшие периоды закон не требует: они остаются на бумаге в том виде, в котором сформированы, а электронное хранение начинается с текущего делопроизводственного года.
Стоимость подключения КЭДО и электронного архива в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключенных сотрудников и выбранного тарифа: электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», а на тарифе «Старт» доступны ПЭП и УНЭП. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Место хранения электронного штатного расписания определяется не сервером, а тремя записями: строкой в номенклатуре дел, разделом системы хранения и пунктом локального акта, который называет эту систему местом хранения оригинала. Подпись работодателя допустима неквалифицированная, но при постоянном сроке хранения надежнее УКЭП с меткой времени. Доступ разграничивается по ролям, причем штатная расстановка с фамилиями закрывается отдельно перечнем допущенных лиц под 152-ФЗ.
Мы в Добыто настраиваем хранение кадровых документов вместе с оргструктурой и маршрутами: типы документов, роли и электронный архив собираются в одном контуре, поэтому утвержденное штатное расписание не расходится с тем, по какой схеме идут на подпись остальные кадровые документы.
Частые вопросы
Обязательна ли форма Т-3 для штатного расписания
Унифицированная форма Т-3 обязательной не является: организация вправе утвердить свою форму, если в ней есть структурные подразделения, должности, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад и надбавки. Форму закрепляют приложением к учетной политике или к положению о кадровом делопроизводстве. При электронном хранении удобнее держать привычную структуру Т-3: по ней проще собирать выгрузку и сверять данные с расчетом заработной платы.
Можно ли считать местом хранения только 1С:ЗУП
Учетная система решает задачу учета, а не архивного хранения: процедуры перештамповки подписи и архивные операции в ней не выполняются. Рабочая схема — оригинал в системе хранения электронных документов, а из учетной системы он открывается по ссылке. Возврат подписанных файлов обратно в учетную систему приводит к задвоению документов и росту нагрузки без выигрыша для пользователя.
Что делать со штатными расписаниями прошлых лет на бумаге
Они остаются в бумажном архиве и хранятся по тем же срокам: постоянно по месту утверждения. Сканировать их ради единообразия закон не требует, скан-копия не заменяет оригинал. Если сканы делаются для удобства поиска, в номенклатуре и в положении об архиве прямо укажите, что электронные образы имеют справочный характер, а оригиналом остается бумажный экземпляр.
Как передать электронное штатное расписание в ГИТ или в суд
Готовится выгрузка из системы: файл документа, файл подписи и, если применялась метка времени, сопутствующие файлы штампа. Распечатка со штампом «Подписано цифровой подписью» самостоятельным доказательством не является, это визуализация для чтения. Заранее проверьте, что выгрузка формируется одной операцией и содержит все файлы комплекта: собирать их вручную в момент проверки долго.
Кто отвечает за электронный архив, если в компании нет архивариуса
Ответственного назначают приказом из числа сотрудников, которые уже ведут делопроизводство: чаще это делопроизводитель или руководитель кадровой службы. В приказе фиксируют право доступа к архиву, обязанность формировать дела по номенклатуре в конце года и порядок выдачи документов по запросам. Административные права в системе при этом отделяют от содержательного доступа к персональным данным.
Нужно ли подписывать электронной подписью каждое изменение штатного расписания
Изменения вносятся приказом, и подписывается именно приказ, а новая редакция расписания оформляется приложением к нему. Приказ об изменении штатного расписания хранится вместе с самим расписанием, а проекты и обосновывающие справки уходят в отдельное дело со сроком 5 лет. При электронном оформлении в системе настраивают связку «приказ плюс приложение», чтобы редакция не хранилась отдельно от основания.
