УНЭП и УКЭП — это два вида усиленной электронной подписи по 63-ФЗ: неквалифицированная и квалифицированная. Обе строятся на криптографии и показывают, менялся ли документ после подписания, а разница между ними в том, кто выдал сертификат ключа проверки. Квалифицированный сертификат выдаёт только удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры, поэтому документ с УКЭП по умолчанию равнозначен бумажному с собственноручной подписью. УНЭП такого статуса сама по себе не даёт: её признают либо по соглашению сторон, либо когда она выпущена через инфраструктуру электронного правительства, как в Госключе. ПЭП — это простая электронная подпись: логин с паролем или код из СМС, без криптографии и сертификата. В кадровом ЭДО различие работает так: трудовой договор работодатель подписывает только УКЭП, а на заявлении об отпуске работнику достаточно ПЭП.
Дальше разберём каждое сокращение по буквам, сведём три подписи в таблицу по способу создания и юридическим условиям и покажем допустимость по статье 22.3 ТК РФ: чем подписывает работодатель, чем работник и какие четыре документа закон оставил на бумаге. Отдельно объясним формулировки из анкет и прайсов: «единица измерения УКЭП», «тип подписки УКЭП и ПЭП», «ЕИО с наличием ПЭП». Тарифы на 2026 год, образцы соглашения об использовании ПЭП и НЭП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Расшифровка сокращений: ЭП, ЭЦП, ПЭП, НЭП, УНЭП, КЭП, УКЭП
Сокращений в кадровом ЭДО много, но обозначают они всего три сущности из статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Остальное — синонимы и разговорные варианты, которые накопились за пятнадцать лет практики.
- ЭП — электронная подпись. Родовое понятие, охватывает все три вида.
- ЭЦП — электронная цифровая подпись. Термин из отменённого закона 1-ФЗ, в текстах и договорах встречается до сих пор. По смыслу это то же самое, что ЭП.
- ПЭП — простая электронная подпись. Коды, пароли и иные средства, которые подтверждают, что документ подписало определённое лицо.
- НЭП и УНЭП — одно и то же: усиленная неквалифицированная электронная подпись. Буква «У» в аббревиатуре то появляется, то исчезает, юридического смысла это не меняет.
- КЭП и УКЭП — тоже одно и то же: усиленная квалифицированная электронная подпись. В 63-ФЗ закреплён вариант с «У», в речи удостоверяющих центров чаще звучит КЭП.
Сокращение в письме коллеги или в анкете банка почти всегда сводится к одному из этих пяти вариантов. Если рядом стоит слово «усиленная» — речь про УНЭП или УКЭП, если нет — про ПЭП.
| Признак | ПЭП | УНЭП (НЭП) | УКЭП (КЭП) |
|---|---|---|---|
| Как создаётся | Коды, пароли, СМС, учётные данные в системе | Криптографическое преобразование с ключом подписи | Криптографическое преобразование средствами, подтверждёнными ФСБ России |
| Сертификат ключа проверки | Не нужен | Нужен, выдаёт любой удостоверяющий центр или сама информационная система | Нужен квалифицированный, выдаёт только аккредитованный УЦ |
| Видно ли изменение документа после подписания | Нет | Да | Да |
| Нужно ли соглашение сторон о признании | Да | Да, кроме УНЭП, выпущенной через инфраструктуру электронного правительства | Нет, равнозначность установлена статьёй 6 63-ФЗ |
| Где применяется в кадрах | Заявления, служебные записки, ознакомление с ЛНА со стороны работника | Любые кадровые документы работника, большинство документов работодателя | Трудовой договор и другие документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ со стороны работодателя |
Из таблицы видно, где проходит настоящая граница: ПЭП отделена от двух остальных отсутствием криптографии, а УНЭП от УКЭП — только статусом удостоверяющего центра и требованием к средствам подписи.
Чем УНЭП отличается от УКЭП: механика, а не громкость названия
Технически подписание УНЭП и УКЭП устроено одинаково. Из документа считается хеш, он шифруется закрытым ключом владельца, получатель расшифровывает результат открытым ключом из сертификата и сверяет с хешем полученного файла. Совпало — документ не менялся, подписал владелец сертификата.
Различие лежит в юридической плоскости. Сертификат УНЭП вправе выпустить любой удостоверяющий центр и даже сама информационная система работодателя. Квалифицированный сертификат выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры, а средства подписи должны быть подтверждены ФСБ России. Из-за этого цепочка доверия у УКЭП выстроена от корневого сертификата Минцифры, а у УНЭП обрывается на том центре, который её выдал.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Простая электронная подпись показывает, кто нажал кнопку, но не фиксирует ни момент подписания, ни неизменность файла после него. Именно поэтому работодатели уходят от ПЭП там, где документ может оказаться предметом спора. Проверьте, какими видами подписи у вас подписываются заявления и ознакомления с ЛНА: если везде стоит ПЭП, состав документов стоит пересмотреть.»
УНЭП по соглашению сторон и УНЭП через инфраструктуру электронного правительства
Внутри УНЭП есть два подвида, и путать их дорого. Первый — обычная неквалифицированная подпись: чтобы стороны признавали её равнозначной собственноручной, нужно отдельное соглашение. Второй — УНЭП, сформированная с использованием инфраструктуры электронного правительства по постановлению Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Такую подпись выпускает приложение Госключ, и дополнительное соглашение об её признании не требуется: доверие идёт от подтверждённой учётной записи на Госуслугах.
Для секретаря разница практическая. Если сотрудник подписал заявление УНЭП из корпоративной системы, в комплекте документов обязано быть соглашение об использовании подписи. Если он подписал в Госключе, соглашение не нужно, но нужен маршрут передачи документа в приложение и обратно.
Факт: закрытая часть ключа Госключа хранится на телефоне владельца. Если удалить приложение или забыть пароль, доступа к подписи не остаётся ни у Минцифры, ни у работодателя: сертификат выпускается заново, уже новый и с новым сроком действия.
Проверьте, какая подпись стоит на вашем документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает данные сертификата: владельца, издателя, срок действия и алгоритм. По издателю сразу видно, УКЭП перед вами или УНЭП. Понадобится сам файл документа и файл подписи, если подпись отсоединённая и лежит отдельным файлом с расширением sig или sgn. В сервисе Добыто проверка запускается из браузера, устанавливать криптопровайдер на рабочий компьютер для неё не требуется.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах суд смотрит не на штамп, нарисованный на PDF, а на файлы подписи и на комплект документов о введении КЭДО. Проверяют, действовал ли сертификат в момент подписания и тот ли файл ушёл на подписание. Храните выгрузку с файлами подписи, а не распечатку со штампом: сама по себе визуализация юридической силы не несёт.»
Госключ выпускает оба вида усиленной подписи. Для УНЭП достаточно подтверждённой учётной записи на Госуслугах, для УКЭП понадобятся биометрический загранпаспорт нового образца и смартфон с NFC. Порядок выпуска и ограничения описаны на странице приложения Госключ на портале Госуслуг, там же указано, какие документы через него подписывают помимо кадровых.
Важный нюанс из практики: когда приложение уже установлено и подпись выпущена, подписание кадрового документа занимает около минуты: сотрудник получает уведомление, открывает документ, подтверждает ознакомление и подписывает. Основное время съедает первая настройка, а не сама подпись.
Какая подпись нужна для каждого кадрового документа
Допустимость подписей задана статьёй 22.3 ТК РФ, которая появилась в кодексе вместе с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Логика такая: чем серьёзнее последствия документа, тем выше требование к подписи работодателя, при этом работнику закон почти всегда оставляет выбор из двух или трёх вариантов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении по собственному желанию и его отзыв | Подписывает работник | УКЭП или УНЭП |
| Заявление на отпуск, приказ об отпуске, ознакомление с ЛНА, служебная записка | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Документы через платформу «Работа в России» | УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | УКЭП, УНЭП или ПЭП, ключ которой получен при личной явке |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда, бумажная трудовая книжка | Только бумага | Только бумага |
Последняя строка чаще всего и подводит: организация переходит на КЭДО целиком, а потом обнаруживает, что приказ об увольнении и подписи в журнале инструктажей всё равно печатают и подшивают. Перечень исключений закрытый и установлен частью 3 статьи 22.1 ТК РФ.
Лайфхак: в положении о ведении КЭДО перечислите виды подписи по каждому типу документа. На практике проще выбрать для работников один вид подписи: когда часть документов подписывают через Госключ, а часть облачной подписью удостоверяющего центра, сотрудники путаются и подписание останавливается.
«Единица измерения УКЭП», «тип подписки» и «ЕИО с наличием ПЭП»
Эти формулировки приходят из анкет, прайсов и внутренних форм, и в законе их нет. Разберём каждую, потому что за ними стоят реальные вещи.
Единицы измерения у УКЭП нет. Подпись не измеряется ни в штуках трафика, ни в объёме. Единица учёта, которой оперируют удостоверяющие центры и бухгалтерия, — квалифицированный сертификат, выпущенный на одного конкретного владельца. Сертификат обычно действует год, после чего выпускается заново. Если в счёте написано «УКЭП, 1 шт.» — речь ровно об этом: один сертификат на одного человека на один срок.
«Тип подписки УКЭП и ПЭП» — это про тариф сервиса, а не про подпись. В тарифных сетках систем КЭДО набор доступных подписей входит в описание плана: младший тариф закрывает ПЭП и УНЭП, старший добавляет УКЭП. Отсюда и склейка слов «тип подписки» с названиями подписей в поисковых запросах. Сама подпись подпиской не является: сертификат выпускается на срок, а не оплачивается помесячно как доступ к сервису.
ЕИО — это единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор или иное лицо, которое действует от имени организации без доверенности. Отметка «с наличием ПЭП» в анкете означает, что у этого человека заведён доступ в информационную систему по логину и паролю. Подписывать от имени организации кадровые документы такой доступ не позволяет: для этого руководителю нужна УКЭП организации, а другому сотруднику — собственная УКЭП плюс машиночитаемая доверенность.
Полезно знать: на токене выпускают не только УКЭП, но и УНЭП. Отличие видно в цепочке сертификации: у квалифицированной подписи корневые сертификаты устанавливаются автоматически, у неквалифицированной — нет, и подпись «перестаёт работать» именно из-за разрыва цепочки, а не из-за истечения срока.
Образцы документов для перехода на КЭДО и работы с подписями
Комплект закрывает и правовую часть перехода, и техническую проверку подписи; начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, если у работников нет квалифицированных сертификатов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Где выпускают каждую подпись и что подготовить заранее
ПЭП работнику никто не выпускает отдельно: ею становятся учётные данные в системе работодателя или подтверждённая учётная запись на Госуслугах при работе через платформу «Работа в России». УНЭП работник получает либо в системе КЭДО работодателя, либо в Госключе, либо в удостоверяющем центре на токене. УКЭП физическому лицу выдают аккредитованные удостоверяющие центры и Госключ, а руководителю организации — удостоверяющий центр ФНС России.
Расходы на получение и использование электронной подписи работником по статье 22.2 ТК РФ несёт работодатель. Отдельная строка в бюджете возникает только при УКЭП: ПЭП и УНЭП сервисы КЭДО обычно выпускают в рамках тарифа. В практике Добыто именно на этом узле принимают решение о наборе подписей: если в компании нет документов, где закон требует от работника квалифицированную подпись, УКЭП работникам не нужна.
Как определить, какая подпись нужна для конкретного документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте документ по перечню исключений части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда и бумажная трудовая книжка оформляются на бумаге, и вопрос подписи снимается.
- Шаг 2. Определите, чья подпись нужна: работодателя, работника или обеих сторон. Для работодателя требования жёстче.
- Шаг 3. Сверьтесь с частью 1 статьи 22.3 ТК РФ. Если документ входит в перечень (трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора), работодатель подписывает УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП.
- Шаг 4. Для остальных документов посмотрите положение о ведении КЭДО своей организации: там закреплено, какими подписями подписываются заявления, приказы и ознакомления. Закон допускает ПЭП работника, но конкретный набор определяет работодатель.
- Шаг 5. Если используется УНЭП не из Госключа, убедитесь, что с работником подписано соглашение об использовании подписи. Без него равнозначность собственноручной подписи не подтверждена.
- Шаг 6. Перед отправкой на подписание проверьте срок действия сертификата подписанта. Просроченный сертификат ломает подписание в момент, когда документ уже ушёл по маршруту.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: одно подразделение проходит полный цикл от согласия на КЭДО до подписанного приказа. На пилоте вылезает основная часть ошибок настройки — неверный маршрут, незаполненные контакты сотрудников, неподходящий вид подписи. Соберите пилот из 10-15 человек с разным уровнем цифровых навыков, включая тех, кто работает без компьютера.»
Ошибки с видом подписи и во что они обходятся
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем неквалифицированной подписью вместо УКЭП, оформлен с нарушением требований статьи 22.3 ТК РФ. Это состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, а при повторном нарушении санкция выше. Отдельно считается стоимость времени: комплект придётся переподписывать, а если сотрудник уже уволился, собрать его подпись задним числом нельзя.
В практике Добыто кадровые службы чаще всего спотыкаются не на самой подписи, а на положении о ведении КЭДО: в нём не перечислены типы документов и виды подписи по каждому из них, и дальше каждый маршрут настраивается на глазок.
Вторая по частоте ошибка — отсутствие соглашения об использовании УНЭП, выпущенной вне инфраструктуры электронного правительства. Документы формально подписаны, но признание подписи равнозначной собственноручной ничем не подтверждено, и в споре сторона теряет доказательство.
Судебная практика по кадровому ЭДО показывает, что суд разбирает не факт наличия подписи, а всю цепочку. По одному спору работник крупного банка заявил, что не подписывал соглашение об увольнении: сертификат УНЭП был выпущен на токене, а токены хранились в сейфе подразделения. Суд признал увольнение незаконным и взыскал компенсацию в пользу работника. В другом деле работник розничной сети подписал заявление об увольнении по собственному желанию, считая, что подписывает заявление на оплату больничного; увольнение признали незаконным, работника восстановили в должности и взыскали средний заработок и компенсацию морального вреда.
Внимание: сертификат подписи действует ограниченный срок, обычно год. Чтобы после его окончания можно было доказать, что документ подписали в период действия сертификата, к подписи добавляют штамп доверенной службы времени. Без штампа момент подписания подтверждается только косвенно, через логи системы.
Когда УКЭП работнику не нужна
Квалифицированная подпись работнику избыточна, если в компании не оформляют электронно трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры и уведомления об изменении условий трудового договора. Для заявлений, приказов об отпуске, ознакомления с ЛНА и служебных записок закон допускает ПЭП, а УНЭП из Госключа закрывает и весь верхний уровень со стороны работника.
КЭДО целиком не подойдёт там, где кадровый документооборот состоит в основном из документов, оставленных законом на бумаге: например, если работа сводится к инструктажам по охране труда с личными подписями в журнале. Электронный маршрут в таком случае добавит шаг, а бумагу не уберёт.
Кейс из практики: федеральный медицинский центр формировал кадровый резерв специалистов по всей стране, около 800 человек. При чрезвычайной ситуации за рубежом за несколько дней потребовалось оформить порядка 200 человек, и делалось это ещё без кадрового ЭДО, через общий документооборот и компромиссные решения. После перехода на КЭДО с личными кабинетами основная часть комплекта документов готовится заранее, до наступления события.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что разбирать виды подписей некому, отдельный специалист по электронной подписи для этого не нужен: набор подписей фиксируется один раз в положении о ведении КЭДО и дальше отрабатывается настройками сервиса.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление переходу на КЭДО у сотрудников чаще связано не с самой процедурой, а с недоверием к электронной подписи: боятся, что по ней возьмут кредит. Госключ снимает часть возражений, потому что выпуск подписи идёт через Госуслуги, а этому сервису люди доверяют. Если у вас буксует сбор согласий, покажите сотрудникам путь выпуска подписи через привычное приложение.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, набора нужных видов подписи и требований к интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Разница между тарифами упирается в численность и в доступный набор подписей: младший план закрывает ПЭП и УНЭП, старший добавляет УКЭП, кастомные шаблоны и электронный архив. Актуальные условия и состав каждого плана указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
За сокращениями стоят три сущности из 63-ФЗ, а не семь разных подписей: ПЭП без криптографии, УНЭП с сертификатом от любого удостоверяющего центра и УКЭП с квалифицированным сертификатом от аккредитованного центра. Варианты НЭП и КЭП — те же самые подписи, записанные без буквы «У». Практический выбор задаёт статья 22.3 ТК РФ: работодатель подписывает трудовой договор и ещё пять типов документов только квалифицированной подписью, работник почти везде выбирает между УКЭП и УНЭП, а на заявлениях и ознакомлениях ему достаточно простой электронной подписи. Формулировки про единицу измерения и тип подписки к самим подписям отношения не имеют: первая описывает сертификат, вторая — тариф сервиса.
Мы в Добыто настраиваем набор подписей под конкретный состав кадровых документов компании и закрепляем его в положении о ведении КЭДО, чтобы у секретаря и кадровой службы не оставалось вопроса, чем подписывать очередной приказ.
Частые вопросы о видах электронной подписи
Можно ли одному человеку иметь одновременно УКЭП и УНЭП?
Да, ограничений нет. Сотрудник может держать квалифицированный сертификат на токене от удостоверяющего центра и параллельно неквалифицированную подпись в Госключе или в системе работодателя. Подписывать конкретный документ нужно той подписью, которая заявлена для этого документа: если речь о машиночитаемой доверенности, применяется та подпись, чьи данные указаны в самой доверенности.
Что делать с электронной подписью при увольнении?
Квалифицированный сертификат отзывается через удостоверяющий центр, который его выпустил: удаление контейнера с компьютера или из реестра сертификат не аннулирует. Заявление на отзыв подаёт владелец подписи, а не работодатель. Если подпись выпущена на физическое лицо и на неё оформлена машиночитаемая доверенность, проверьте, что доверенность отозвана: без этого возможность подписания сохраняется.
Юридически значим ли штамп об электронной подписи на PDF?
Нет, штамп на странице документа — это визуализация для человека. Юридическую силу несут файлы подписи и сам подписанный файл. Для проверки в спорной ситуации выгружайте архив: исходный документ и файлы подписи в формате sig или sgn, а не распечатку со штампом.
Обязательно ли переходить на КЭДО в 2026 году?
Нет. На дату публикации кадровый электронный документооборот остаётся правом работодателя, а не обязанностью: нормативных актов, которые вводят его как обязательный для каких-либо категорий компаний, не принято. Работник вправе отказаться от перехода, и отказ не может быть основанием для увольнения или иных санкций.
Нужно ли брать согласие на КЭДО у каждого работника?
Письменное согласие требуется от работников, принятых до 31 декабря 2021 года включительно или имеющих трудовой стаж на эту дату. Тем, кто устраивается на первую работу после 31 декабря 2021 года, согласие оформлять не нужно, но уведомить их о ведении кадрового документооборота в электронном виде работодатель обязан.
Почему подпись выдаёт ошибку «не найден корневой сертификат»?
Чаще всего это происходит с неквалифицированной подписью: цепочка её сертификатов не устанавливается на компьютер автоматически, в отличие от квалифицированной. Нужно открыть сертификат, проверить цепочку до корневого и установить недостающие звенья вручную. После установки система будет доверять этому центру по умолчанию, поэтому перед установкой стоит убедиться, что сертификат действительно тот, который выдал ваш удостоверяющий центр.
Чем УНЭП из Госключа отличается от УНЭП, выпущенной работодателем?
Подпись из Госключа сформирована с использованием инфраструктуры электронного правительства по постановлению Правительства РФ № 2152, поэтому отдельное соглашение о её признании не требуется. Для УНЭП, выпущенной удостоверяющим центром или системой работодателя, соглашение сторон обязательно, иначе равнозначность собственноручной подписи не подтверждена.
