Сценарии КЭДО — это заранее настроенные маршруты, в которых кадровое событие запускает готовый комплект документов, очередь подписантов, вид электронной подписи и срок на каждом шаге. Под приём, перевод, отпуск и увольнение собирают четыре разных сценария: у них не совпадают ни состав документов, ни требования к подписи. Приём и перевод затрагивают трудовой договор и дополнительное соглашение, поэтому работодатель подписывает их УКЭП или УНЭП, а работник — УКЭП или УНЭП по статье 22.3 ТК РФ. Отпуск и большинство заявлений закрываются ПЭП или УНЭП. Увольнение упирается в бумагу: приказ об увольнении статья 22.1 ТК РФ из электронного оборота исключает.
Разберём каждый из четырёх сценариев по одной схеме: событие-триггер, комплект документов, маршрут подписантов, вид подписи и контрольный срок по ТК РФ. Покажем таблицу соответствия документов и подписей, чтобы вид подписи не приходилось выбирать на ходу, и чек-лист того, что закрывают до запуска первого маршрута. Сценарная таблица для розницы, производства и распределённых команд, расчёт стоимости ошибки в выборе подписи и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Из чего собирается сценарий КЭДО
Рабочий сценарий состоит из пяти элементов, и выпадение любого превращает его в ручную рассылку файлов. Первый — событие-триггер: выход кандидата, приказ о переводе, наступление даты из графика отпусков, поступление заявления об увольнении. Второй — комплект документов, который система собирает сама по должности и подразделению из штатного расписания. Третий — маршрут подписантов с ролями, а не с фамилиями. Четвёртый — вид электронной подписи, свой для каждого документа. Пятый — срок на этапе и правило, что происходит при его нарушении.
Маршрут строится по ролям: руководитель подразделения, кадровый специалист участка, директор. Система сама вычисляет исполнителя по оргструктуре, и при смене руководителя перенастраивать сценарий не нужно. Последовательность бывает и параллельной, когда документ одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю. Роли и очередь фиксируются один раз при настройке типа документа.
Лайфхак: базу локальных нормативных актов настраивают один раз — какая инструкция нужна какому отделу и какой должности. Дальше при приёме или переводе система сама собирает работнику готовый комплект на ознакомление, а при выходе новой редакции документа отправляет её повторно всем, на кого он распространяется.
Что проверить до того, как включать первый сценарий
Перед настройкой маршрутов закрывают организационную часть, иначе подписанные документы не выдержат проверку ГИТ.
- Локальные нормативные акты. Приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО по статье 22.2 ТК РФ: в них указывают информационную систему, перечень электронных кадровых документов, категории работников, дату перехода и срок уведомления.
- Виды подписи по каждому типу документа. Перечень закрепляют в положении о КЭДО, а не выбирают в момент отправки.
- Уведомления и согласия. Каждого работника уведомляют письменно; согласие не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату.
- Штатное расписание и оргструктура. Маршруты вычисляются по ним, поэтому расхождения в подразделениях и должностях ломают адресацию задач.
- Контактные данные. У каждого работника должен быть заполнен телефон или электронная почта, иначе кабинет не активируется и уведомление не уйдёт.
- Порядок хранения и выгрузки. Проверьте, как система отдаёт документ вместе с файлом подписи и журналом подписей для проверки.
В практике Добыто на этом этапе чаще всего спотыкаются на согласиях: организационная часть занимает больше времени, чем техническая настройка маршрутов.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи различаются и что чем подписывать
Три вида подписи закреплены в 63-ФЗ «Об электронной подписи». ПЭП подтверждает факт подписания через логин, пароль и код: она не защищает документ от изменений после подписания. УНЭП создаётся средствами криптографии, показывает автора и обнаруживает правку документа после подписания, но сертификат для неё выпускает не аккредитованный удостоверяющий центр, а информационная система работодателя или инфраструктура электронного правительства. УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром и по умолчанию приравнена к собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Разница, от которой зависит настройка сценария, лежит не в криптографии, а в допустимости для конкретного документа. Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. По первой группе работодатель обязан применять УКЭП или УНЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. По второй разрешены ПЭП и УНЭП с обеих сторон.
| Документ сценария | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление на отпуск, приказ об отпуске, перенос и отзыв из отпуска | ПЭП или УНЭП | ПЭП или УНЭП |
| Ознакомление с локальными нормативными актами, приказы по личному составу вне первой группы | ПЭП или УНЭП | ПЭП или УНЭП |
| Трудовой договор о дистанционной работе, заключаемый обменом электронными документами | только УКЭП (ст. 312.3 ТК РФ) | УКЭП или УНЭП |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда | бумага | бумага |
Последняя строка объясняет, почему сценарий увольнения всегда получается гибридным, а предпоследняя — почему дистанционный приём дороже офисного: УКЭП работодателя выпускается через удостоверяющий центр и подтягивает за собой регламент выпуска и продления.
У УНЭП есть два разных источника, и их путают чаще всего. УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя, требует отдельного соглашения с работником и обходится примерно в 500 рублей в год на человека. УНЭП, полученная через инфраструктуру электронного правительства по Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152, выпускается бесплатно и по части 2 статьи 22.3 ТК РФ позволяет не подписывать с работником соглашение об использовании УНЭП. Порядок выпуска и требования к учётной записи описаны на странице Госключа на портале Госуслуг.
Факт: УКЭП для работника стоит от 2 000 до 5 000 рублей в год на человека, УНЭП в информационной системе работодателя — около 500 рублей в год, УНЭП через Госключ — бесплатно, разовыми остаются только затраты на интеграцию. Расходы на получение работником электронной подписи и её использование по статье 22.3 ТК РФ несёт работодатель.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вид подписи закрепляют в положении о ведении КЭДО списком: этот тип документа — такой подписью. Когда в положении написано просто «электронной подписью», инспектор при проверке читает это как угодно, а работник в суде говорит, что не понимал, чем подписывал. И проще, когда работник пользуется одной подписью на все сценарии: две параллельные схемы люди путают, а поддержка уходит на объяснение разницы вместо работы».
Важный нюанс из практики: компании выбирают комбинацию, а не один вид подписи на всё. Работодатель подписывает УКЭП, потому что она у него уже есть для отчётности и договоров, работник — УНЭП через Госключ, потому что она бесплатна и не требует соглашения. Массовые документы вроде расчётных листков и ознакомления с ЛНА закрывают ПЭП.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Сценарий приёма: от оффера до личного дела
Приём — самый плотный по документам сценарий: трудовой договор, приказ о приёме, согласие на обработку персональных данных, договор о материальной ответственности при необходимости, комплект ЛНА и должностная инструкция. Часть из них попадает в первую группу статьи 22.3 ТК РФ, часть закрывается ПЭП. Поэтому маршрут приёма почти всегда содержит два разных типа подписания в одной цепочке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Триггером служит не первый рабочий день, а отправка первого документа кандидату. Система в этот момент создаёт личный кабинет, отправляет приглашение и заводит заявку на выпуск электронной подписи. Дальше кандидат прикладывает сканы паспорта и СНИЛС с телефона, данные распознаются и попадают в карточку, а кадровый специалист получает задачу на проверку комплекта.
Как собрать сценарий приёма на работу в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Опишите событие-триггер и определите, что запускает маршрут: подтверждённый оффер, приказ о приёме или загрузка анкеты кандидата.
- Шаг 2. Соберите перечень документов для конкретной должности и разделите его на два блока: первая группа статьи 22.3 ТК РФ и остальное.
- Шаг 3. Задайте вид подписи для каждого блока и запишите это соответствие в положение о ведении КЭДО.
- Шаг 4. Постройте маршрут по ролям: кадровый специалист участка, нанимающий руководитель, руководитель кадровой службы. Фамилии в маршрут не вносите.
- Шаг 5. Привяжите к должности и подразделению комплект ЛНА, чтобы система собирала его сама, и поставьте срок ознакомления.
- Шаг 6. Установите срок на каждом этапе и правило автозакрытия: что происходит, если работник не подписал документ в отведённое время.
- Шаг 7. Проверьте выгрузку: документ, файл подписи и журнал подписей должны выгружаться вместе, одним пакетом.
После издания приказа о приёме подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Сценарий приёма имеет смысл замыкать на этот срок: задача на подачу сведений ставится автоматически в момент подписания приказа.
Полезно знать: подписать документ задним числом система не даёт. Вместо этого на этапе настраивают автозакрытие: если работник не подписал в течение отведённого времени, этап закрывается и документ возвращается кадровому специалисту. Дальше остаётся два пути — оформить на бумаге или изменить даты и отправить повторно.
Дистанционный приём собирается отдельным сценарием. При заключении трудового договора о дистанционной работе обменом электронными документами статья 312.3 ТК РФ требует от работодателя именно УКЭП, а работник вправе использовать УКЭП или УНЭП. В Добыто под такой приём мы разводим два маршрута: офисный с УНЭП работодателя и дистанционный с УКЭП, потому что смешивать их в одном типе документа опасно.
Сценарий перевода: где он расходится с приёмом
Перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом. Дополнительное соглашение относится к первой группе статьи 22.3 ТК РФ, поэтому подписи те же, что при приёме. Отличие в том, что перевод меняет должность и подразделение, а значит меняет и набор локальных нормативных актов, с которыми работник должен быть ознакомлен.
Второе отличие — в сроках отчётности. Сведения о переводе подаются в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода, тогда как приём и увольнение закрываются следующим рабочим днём. Один сценарий с одинаковым сроком для всех кадровых мероприятий здесь работать не будет.
Третье отличие — в развилке по основанию. Перевод по соглашению сторон по статье 72.1 ТК РФ идёт коротким маршрутом. Изменение условий по причинам, связанным с организационными или технологическими условиями труда, по статье 74 ТК РФ требует письменного уведомления работника не позднее чем за два месяца, и в сценарии появляется отдельная ветка с контролем этого срока.
Важный нюанс из практики: перевод чаще всего ломается на ознакомлении. Работник переходит на новую должность, а комплект инструкций остаётся от старой, потому что ЛНА привязаны к сотруднику вручную. Привязка к должности и подразделению закрывает это без участия кадровика: система пересобирает комплект в момент подписания приказа о переводе.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Гибкость сценария измеряется не количеством блоков согласования, а тем, можно ли добавить в маршрут блок-задачу без программиста. При приёме после подписания трудового договора должна уходить задача административной службе на подготовку рабочего места, при увольнении — задача ИТ на закрытие учётной записи и пропуска. Если такие блоки в системе не настраиваются, часть процесса всё равно останется в почте и мессенджерах».
Шаблоны документов для запуска сценариев КЭДО
Комплект закрывает организационную часть перехода; начинать стоит с положения о ведении КЭДО, на него ссылаются все остальные документы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Сценарий отпуска: два маршрута вместо одного
Отпуск — самый массовый кадровый процесс, и собирают его из двух связанных сценариев. Первый закрывает планирование: система рассылает работникам задание распределить дни на следующий год, руководитель проверяет пересечения по подразделению и согласовывает, кадровая служба сводит данные в единый реестр. График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года по статье 123 ТК РФ, и этот срок задаёт дедлайн всей рассылке.
Второй сценарий запускается автоматически по дате из утверждённого графика. За две недели до начала отпуска работник получает уведомление и подтверждает выход, руководитель согласовывает, кадровый специалист формирует приказ, реквизиты в котором подтягиваются из карточки, директор подписывает, работник знакомится. Извещение работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели — требование той же статьи 123 ТК РФ, оплата отпуска — не позднее чем за три дня до его начала по статье 136 ТК РФ.
Сценарий проверяет то, что раньше считали вручную. Система знает остаток дней по каждому виду отпуска — основному, дополнительному за ненормированный рабочий день, за работу во вредных условиях, северному — и не теряет накопленное за прошлые периоды. Она же контролирует правило о том, что хотя бы одна часть отпуска должна быть не короче 14 календарных дней, и подсказывает работнику ошибку в момент планирования, а не после того, как кадровик разберёт заявки.
Отдельно закладывают ветки, которых часто нет в коробочных решениях: перенос отпуска, отзыв работника из отпуска, досрочное прерывание. Сценарий, который умеет только «запланировал — ушёл», возвращает кадровую службу к ручной работе на первом же переносе.
Кейс из практики: в компании на 1100 сотрудников после перевода кадровых процессов на КЭДО с подписанием через Госключ полный цикл по одному процессу занимает 15-30 минут против нескольких недель до перехода, а годовая экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Планирование отпусков в крупной компании редко бывает единым: в рознице филиалы не могут закрываться одновременно в самый горячий месяц, на производстве смены расходятся по правилам сменности, а беременным и несовершеннолетним отказать в отпуске нельзя. Проверьте до внедрения, поддерживает ли система планирование по подразделениям и индивидуальные правила для спецкатегорий, иначе часть графика всё равно уедет в таблицу на стене».
Сценарий увольнения: где он упирается в бумагу
Приказ об увольнении в электронный вид не переводится. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из КЭДО четыре позиции: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, и бумажную трудовую книжку. Сценарий увольнения из-за этого всегда гибридный, и это нормальное состояние, а не признак недонастройки.
Электронно закрывается всё, что вокруг приказа. Заявление об увольнении по собственному желанию работник подаёт из личного кабинета и подписывает ПЭП или УНЭП. Соглашение о расторжении трудового договора относится к дополнительным соглашениям и подписывается УКЭП или УНЭП. Обходной лист, задачи ИТ на закрытие учётной записи и пропуска, передача дел — блоки-задачи внутри того же маршрута. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р направляются работнику электронно на указанный им адрес, если у работодателя есть УКЭП.
Дальше в сценарий встраивают контрольные сроки. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при увольнении подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В день прекращения трудового договора работник должен получить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по статье 84.1 ТК РФ. Задачи на оба действия ставятся автоматически в момент подписания приказа, поэтому сценарий полезен даже там, где сам приказ печатается.
Внимание: ознакомление с приказом об увольнении остаётся под роспись на бумаге. Если сценарий отправляет такой приказ на электронное подписание, документ у ГИТ и в суде работать не будет, а восстановить подпись задним числом система не позволит.
Что критично в разных компаниях: сценарная таблица
Один и тот же набор из четырёх сценариев настраивается по-разному в зависимости от того, как устроена компания.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Розничная сеть с филиалами | Планирование отпусков по подразделениям, чтобы филиалы не закрывались одновременно; роль кадрового специалиста участка в маршруте | Интеграция с мессенджерами: пуш-уведомления и SMS доходят до всех, включая кнопочные телефоны |
| Производство со сменным графиком | Правила сменности в планировании отпусков; массовое ознакомление с инструкциями по должностям | Кастомные шаблоны документов на старте |
| Распределённая команда, дистанционные работники | УКЭП работодателя по статье 312.3 ТК РФ; удалённая идентификация работника без визита в офис | Единый корпоративный вход: подойдёт вход по учётной записи Госуслуг |
| Компания до 25 человек | Готовые шаблоны и короткий маршрут в один-два подписанта | Ролевая маршрутизация по оргструктуре и выделенный сервер |
| Массовая рассылка ЛНА на несколько тысяч человек | Готовность системы к одновременной нагрузке; автоматическая переотправка новой редакции документа | Возврат подписанных документов обратно в учётную систему: он задваивает базу |
Строка про нагрузку — самая недооценённая: маршруты настраивают и тестируют на пилотной группе, а в день рассылки ЛНА в систему одновременно заходят тысячи человек. В Добыто мы поэтому закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию и отдельно проверяем сценарий массового ознакомления.
Сколько стоит ошибка в сборке сценария
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Дополнительное соглашение о переводе, подписанное ПЭП вместо УНЭП или УКЭП, нарушает статью 22.3 ТК РФ: по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, а ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи — от 50 000 до 100 000 рублей. Отдельно такой документ теряет доказательственную силу в трудовом споре.
Ошибка в обратную сторону обходится не дешевле. Решение выдать УКЭП всем работникам при стоимости от 2 000 до 5 000 рублей в год на человека даёт на штате в 1000 человек от 2 до 5 млн рублей ежегодно там, где статья 22.3 ТК РФ допускает бесплатную УНЭП через Госключ или ПЭП. Годовой бюджет уходит на юридическую силу, которая для заявления на отпуск не требуется.
Третья статья расходов — формулировки в локальных нормативных актах. Если в положении о КЭДО не прописана обязанность работника хранить логин и пароль и не раскрыт порядок доступа, суд в споре о подписанном ПЭП заявлении встаёт на сторону работника. Здесь цена ошибки равна цене восстановления на работе с оплатой вынужденного прогула.
Когда готовые сценарии не подходят
Сценарии окупаются не всегда, и честно назвать границы полезнее, чем продавать универсальное решение.
- Штат до 15-20 человек с одним подписантом. Настройка ролевых маршрутов займёт больше времени, чем экономит: короткого маршрута по готовому шаблону достаточно.
- Не приняты ЛНА о переходе на КЭДО. До приказа о введении КЭДО, положения, уведомлений и согласий любой электронный маршрут даёт документы, которые ГИТ не примет.
- Оргструктура и штатное расписание не наведены. Маршрут вычисляет исполнителя по подразделению и должности, и на расхождениях задачи уходят не тем людям.
- Процесс живёт только в исключениях. Если каждый второй перевод оформляется по индивидуальной схеме, сценарий превращается в набор ручных обходов.
- Документ входит в четыре исключения статьи 22.1 ТК РФ. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах и бумажная трудовая книжка автоматизируются только вокруг, но не внутри.
Отдельная граница — требования, которые дороже пользы. Подписание кадровых документов на стороннем портале добавляет в цепочку ещё одну точку отказа и заставляет работника авторизовываться в незнакомом интерфейсе. Возврат подписанных документов обратно в учётную систему задваивает базу и повышает нагрузку, при том что открыть документ из учётной системы по гиперссылке можно и без этого.
Стоимость подключения сценариев КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и набора функций тарифа: кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка и электронный архив входят в «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Переход между тарифами доступен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Четыре кадровых сценария различаются не набором кнопок, а требованиями к подписи и контрольными сроками. Приём и перевод затрагивают трудовой договор и дополнительное соглашение, поэтому идут через УКЭП или УНЭП с обеих сторон; отпуск и массовые ознакомления закрываются ПЭП или УНЭП; увольнение остаётся гибридным из-за исключений статьи 22.1 ТК РФ. Комбинация «УКЭП у работодателя, бесплатная УНЭП через Госключ у работника» держит и юридическую силу, и бюджет, а срок по ЕФС-1 и извещение об отпуске за две недели встраиваются в маршрут как задачи, а не как напоминания в календаре.
Мы в Добыто собираем такие маршруты по ролям и оргструктуре, разводим офисный и дистанционный приём по разным типам документов и обкатываем сценарии на пилотной группе до раскатки на всю компанию. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, а готовый модуль для 1С:ЗУП настраивается за один день.
Частые вопросы
Нужно ли брать согласие на КЭДО с человека, который впервые устраивается на работу в 2026 году?
Нет. По статье 22.2 ТК РФ согласие не требуется от лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Уведомить о том, что в компании ведётся электронный документооборот и в какой системе, всё равно нужно, а порядок доступа к системе закрепляется в положении о ведении КЭДО.
Можно ли в одном документе смешивать виды подписи: работодатель — УКЭП, работник — УНЭП?
Да, и это самая частая рабочая комбинация. Статья 22.3 ТК РФ задаёт требования к подписи каждой стороны отдельно: по документам первой группы работодатель применяет УКЭП или УНЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Исключение — трудовой договор о дистанционной работе, заключаемый обменом электронными документами: там статья 312.3 ТК РФ требует от работодателя именно УКЭП.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Оформлять его документы на бумаге. Отказ от электронного документооборота не является основанием для отказа в приёме на работу, для увольнения или для дисциплинарного взыскания. На практике это означает, что сценарий должен допускать смешанный режим: часть подразделения работает в системе, часть получает бумажные экземпляры, и кадровый специалист видит обе группы в одном реестре.
Кто оплачивает электронную подпись работника?
Работодатель. Статья 22.3 ТК РФ прямо относит расходы на получение работником электронной подписи и на её использование к расходам работодателя. Переложить стоимость сертификата на работника или удержать её из зарплаты нельзя. Для УНЭП через инфраструктуру электронного правительства вопрос снимается сам: она выпускается бесплатно, платными остаются только работы по интеграции.
Как выдать работнику электронный кадровый документ, если он просит бумажный экземпляр?
По заявлению работника работодатель обязан безвозмездно выдать заверенные копии электронных документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. В сценарии это отдельный короткий маршрут: заявление из личного кабинета, задача кадровому специалисту, выгрузка документа вместе с файлом подписи и штампами. Проверьте заранее, что система отдаёт пакет целиком, а не только PDF.
Сколько времени занимает подписание кадрового документа через Госключ?
Около минуты, если приложение уже установлено и сертификат УНЭП выпущен: работник открывает уведомление, читает документ, подтверждает ознакомление и подписывает. Первый раз дольше — нужно установить приложение, войти по подтверждённой учётной записи и выпустить сертификат. Именно поэтому выпуск подписи выносят в сценарий приёма и запускают вместе с отправкой первого документа, а не в день, когда документ нужно подписать срочно.
