Плюсы и минусы КЭДО для работодателя считаются в трех величинах: сколько компания тратит на бумажный кадровый оборот сейчас, во что обойдутся электронные подписи и что делать с сотрудниками, которые откажутся подписывать электронно. Бумажный документооборот стоит от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей в год на одного человека при 3-15 кадровых документах на сотрудника, а оформление нового работника на бумаге занимает от двух дней против минуты при подписании через Госключ. Для сотрудника плюс — документы, остатки отпуска и справки в телефоне, минус — еще один интерфейс и необходимость выпустить подпись. Главное различие, которое определяет бюджет проекта: подпись работника (ПЭП или УНЭП) обычно входит в тариф сервиса КЭДО, а УКЭП со стороны работодателя выпускается отдельно и требует носителя и криптопровайдера.
Разберем, что КЭДО дает директору, что получает и что теряет сотрудник, где проект дорожает против плана и какие четыре документа закон оставил на бумаге. Разница между ПЭП, УНЭП и УКЭП сведена в таблицу с указанием, кто выпускает подпись и кто за нее платит; там же снимается заблуждение про «тип подписки УКЭП». Отдельно — порядок действий при отказе работника от КЭДО. Сценарии по численности компании, тарифы и сроки на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Плюсы КЭДО для работодателя: где считаются деньги
Экономия на бумаге — самая понятная, но не самая крупная статья. Складываются затраты на бумагу, картриджи, ресурс принтера, курьерскую доставку, аренду и содержание архивного помещения. При 3-15 документах в год на сотрудника это дает от 1 000 рублей и выше на человека ежегодно, и цифра растет линейно с численностью. Компания на 10 000 человек только по одному приказу о приеме получает 10 000 листов, которые нужно физически хранить весь срок, установленный правилами архивного хранения.
Вторая статья считается сложнее, но весит больше: рабочее время. Кадровый специалист тратит его на печать и комплектование, руководитель — на согласование, линейный сотрудник — на дорогу в отдел кадров и ожидание у двери. Заявка на командировку, которая раньше ждала возвращения руководителя в офис, при пуш-уведомлении согласуется за минуту, и процесс выдачи аванса с покупкой билетов запускается в тот же день.
Третий эффект работает на найме. Оформление востребованного кандидата на бумаге занимает от двух дней и больше, за это время человек успевает сходить на другие собеседования. При электронном подписании дистанционный кандидат подписывает комплект документов из мобильного приложения, не приезжая в офис. В практике Добыто первыми в электронный вид переводят отпуска, командировки и ознакомление с локальными нормативными актами: это самые массовые документы, на них эффект виден в первый же месяц.
Кейс из практики: производственная компания хранила кадровый архив в отдельном ангаре в трех километрах от офиса. На поиск одного оригинала уходил рабочий день сотрудника плюс дорога. После перевода архива в электронный вид документ находится за пару минут поиском по табельному номеру, а выгрузка комплекта с файлами подписей для проверки делается в несколько кликов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Экономию на бумаге удобно показывать руководству, но она редко бывает главным аргументом. Считайте вторую половину: сколько часов кадровая служба и линейные руководители тратят на непроизводственные операции. Возьмите пять самых массовых документов, умножьте количество на среднее время обработки и переведите в стоимость часа. Эта цифра и станет основанием для бюджета проекта.»
Что КЭДО дает сотруднику и что он теряет
Сотрудник получает тот же уровень доступа к кадровым данным, к которому привык в банковском приложении и на Госуслугах: остаток дней отпуска, запланированные даты, расчетный листок и справка запрашиваются с телефона. Для работника за станком это снимает цепочку «мастер — начальник цеха — кадровик», по которой раньше шел любой вопрос. Для дистанционного сотрудника это единственный работающий способ оформить документы без курьера.
Минусы для работника реальные и их не стоит замалчивать. Первый — еще один интерфейс и еще один пароль: в сервис, которым пользуются раз в квартал, пароль приходится восстанавливать. Второй — недоверие к электронной подписи. Типичное возражение звучит так: с помощью моей подписи возьмут кредит или продадут квартиру. Третий — если подписание вынесено на внешний портал, сотруднику приходится переходить между двумя системами, авторизоваться заново и вспоминать второй пароль.
Отдельная категория — сотрудники без смартфона или с кнопочным телефоном. Для них система должна поддерживать доставку уведомлений по СМС и вход через веб-браузер с рабочего компьютера, иначе часть штата останется вне контура. Проверьте это до подписания договора с оператором: универсального мессенджера, который стоит у 100% работников, не существует, а сам мессенджер может быть заблокирован в любой момент.
Полезно знать: сопротивление персонала снимается доверием к государственному сервису. Сотрудник, который отказывается от облачной подписи коммерческого удостоверяющего центра, часто спокойно подписывает документ через Госключ: авторизация и выпуск сертификата идут через портал Госуслуг.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет бюджет
Три вида подписи различаются способом формирования и тем, что каждая из них подтверждает. ПЭП — это связка логина, пароля и кода из СМС: она подтверждает, что действие совершило лицо с доступом к учетной записи, но не защищает документ от изменений. УНЭП и УКЭП создаются криптографическими средствами и фиксируют неизменность документа после подписания. Отличие УКЭП от УНЭП не в криптографии, а в статусе сертификата: квалифицированный сертификат выдает аккредитованный удостоверяющий центр, и такая подпись признается равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения сторон.
Здесь же снимаем частое заблуждение. Формулировки вроде «тип подписки УКЭП» или «единица измерения УКЭП» появляются из путаницы между подписью и тарифом сервиса. УКЭП — не подписка и не измеряется в единицах: это сертификат ключа проверки с ограниченным сроком действия, привязанный к конкретному физическому лицу и носителю. Тарифицируется не подпись, а рабочее место или сотрудник в системе КЭДО. Продлевать нужно сертификат, а оплачивать — доступ к сервису.
Статья 22.3 ТК РФ разводит подписи по документам жестко. Работодатель подписывает УКЭП или УНЭП трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора. Работник для этих же документов, а также для заявления об увольнении, его отзыва и согласия на перевод использует УКЭП или УНЭП. Во всех остальных случаях допустима ПЭП. ПЭП со стороны работодателя закон не предусматривает вовсе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Универсальная схема для компании, которая не хочет запутать людей: УКЭП со стороны работодателя и одна неквалифицированная подпись со стороны работника на все документы. Формально закон допускает разные сочетания подписей под разные документы, но чем больше вариантов вы дадите сотруднику, тем чаще он будет ошибаться. Зафиксируйте выбранную схему в положении о КЭДО и не меняйте ее от документа к документу.»
Сертификат УНЭП, выпущенный в информационной системе работодателя, действует только внутри нее. Подпись из Госключа работник использует и в других правоотношениях, от договора с сотовым оператором до сделок с недвижимостью, поэтому мотивация выпустить ее у него выше.
Кто выпускает подпись и кто за нее платит
Таблица ниже отвечает на главный вопрос директора при планировании бюджета: какие подписи войдут в стоимость сервиса, а какие придется оплачивать отдельно.
| Подпись | Кто выпускает | Затраты компании | Что нужно оформить |
|---|---|---|---|
| ПЭП работника | информационная система работодателя: логин, пароль, код из СМС | входит в тариф сервиса | соглашение об использовании ПЭП с порядком ее проверки, обязанность работника хранить пароль |
| УНЭП работника в системе работодателя | сервис КЭДО или удостоверяющий центр оператора | входит в тариф либо оплачивается за сертификат | ЛНА о КЭДО, порядок выдачи и перевыпуска сертификата |
| УНЭП работника в Госключе | инфраструктура электронного правительства, приложение Госключ | бесплатно и для работника, и для работодателя | подтвержденная учетная запись у работника, интеграция сервиса с Госключом |
| УКЭП работника | аккредитованный удостоверяющий центр или Госключ | в Госключе бесплатно, в коммерческом УЦ — по прайсу центра | отдельное соглашение о признании подписи не требуется |
| УКЭП работодателя | УЦ ФНС — руководителю организации | сертификат бесплатно, оплачиваются защищенный носитель и лицензия криптопровайдера | машиночитаемая доверенность, если подписывает не руководитель |
Вывод для бюджета: платная позиция в этом списке одна — УКЭП и ее носители со стороны работодателя, плюс сертификаты УНЭП, если оператор берет за них отдельно. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, УКЭП оформляется через партнерские удостоверяющие центры. Порядок дистанционного выпуска сертификата и требования к учетной записи описаны в разделе о приложении Госключ на портале Госуслуг. Проверить, какая подпись стоит на конкретном документе и действителен ли сертификат, можно и без установки криптопровайдера.
Проверьте электронную подпись на кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Факт: порядок создания и использования сертификата УНЭП в инфраструктуре электронного правительства установлен постановлением Правительства от 01.12.2021 № 2152. Выпуск такой подписи в Госключе идет дистанционно и не требует визита в удостоверяющий центр.
Минусы КЭДО для работодателя: где проект дорожает
Первое ограничение задано законом и не обсуждается. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ содержит закрытый перечень документов, которые нельзя вести только в электронном виде: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Инструктаж подписывается лично, потому что сам факт очного проведения подтверждается подписью на бумаге. Это значит, что бумажный контур в компании сохраняется, а вместе с ним — часть архива и часть операций.
Второе — интеграция с учетной системой. Кадровый учет в большинстве компаний ведется в 1С, и кадровый специалист хочет остаться в привычном интерфейсе. Готовый коннектор ставится примерно за час без привлечения вашей команды разработки. Если учетная система самописная или конфигурация нетиповая, интеграция идет через API и занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации вашей команды. Уточняйте у оператора не факт наличия интеграции, а конкретные конфигурации и релизы, с которыми она работает: обновления учетной системы и сервиса выходят независимо, и связку придется поддерживать.
Третье — персональные данные. Если работодатель сам регистрирует сотрудников в сервисе и передает их данные, сервис выступает лицом, обрабатывающим данные по поручению оператора. Значит, нужны поручение на обработку в договоре и согласие работника на передачу данных. За утечку персональных данных в законодательстве предусмотрены оборотные штрафы, поэтому вопросы информационной безопасности сейчас в проектах поднимаются раньше бизнес-требований: специалисты по защите информации выходят на первую же встречу с оператором.
Четвертое — выбор между облаком и локальной установкой. Облако не требует своих мощностей и запускается быстрее, но крупный бизнес и государственные структуры чаще уходят в локальный контур. Разрыв в стоимости при этом сокращается: облачные услуги дорожают вслед за инфраструктурой, и разница с содержанием собственных серверов у крупных компаний становится сопоставимой.
Внимание: на дату публикации КЭДО остается добровольным. Нормативных актов, которые делают его обязательным хотя бы для части работодателей, не принято, несмотря на публикации об обратном.
Стоимость ошибки в подписи и локальных актах
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Если трудовой договор подписан со стороны работодателя подписью, которую статья 22.3 ТК РФ для этого документа не допускает, инспектор ГИТ рассматривает ситуацию как нарушение трудового законодательства: по части 1 статьи 5.27 КоАП это штраф на организацию от 30 000 до 50 000 рублей, а на должностное лицо — предупреждение или от 1 000 до 5 000 рублей.
Второй источник потерь — плохо написанный локальный нормативный акт. В спорах о том, действительно ли работник подписал документ, суд смотрит на содержание ЛНА: закреплена ли обязанность хранить логин и пароль, описан ли порядок проверки подписи, знал ли работник, за что отвечает. Если работодатель показал, что сделал все для осознанного электронного взаимодействия, позиция в суде сильная. Если ЛНА написан формально, документ, подписанный ПЭП, легко оспаривается.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение об использовании простой и неквалифицированной подписи обязано содержать порядок проверки такой подписи — это требование 63-ФЗ, и именно этот пункт чаще всего пропускают. Для квалифицированной подписи отдельное соглашение формально не нужно, она признается по умолчанию. Откройте свое положение о КЭДО и проверьте два пункта: порядок проверки подписи и обязанность работника не передавать пароль третьим лицам.»
Шаблоны документов для перехода на КЭДО
Комплект закрывает юридическую обвязку перехода; начинать имеет смысл с положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Отказ сотрудника от КЭДО: что делать директору
Право отказаться у работника есть, и оно защищено прямо. Статья 22.2 ТК РФ устанавливает: отсутствие согласия работника или кандидата на взаимодействие через электронный документооборот не может быть основанием для отказа в приеме на работу или для увольнения. Директор, который планирует перевести штат на КЭДО приказом и без сбора согласий, получает не проект, а трудовой спор.
Практический вывод: закладывайте двойной контур на первый год. Часть сотрудников останется на бумаге, и кадровая служба будет вести два процесса параллельно. Это уменьшает расчетную экономию, поэтому в бизнес-плане честнее считать не 100% охвата, а ту долю, которую вы реально соберете за первые месяцы. Охват растет сам по мере обновления штата: от работников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имевших на эту дату трудового стажа, согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ не требуется.
Отдельный поток — дистанционные работники. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, поэтому в практике эти два потока разделяют и не распространяют на дистанционных сотрудников общий режим КЭДО по умолчанию. Условия электронного взаимодействия закрепляются трудовым договором или отдельным локальным нормативным актом о дистанционной работе.
Лайфхак: согласие на КЭДО берите письменно и на бумаге. Разъяснений, разрешающих собирать его через электронную почту или форму в сервисе, на дату публикации нет, а в споре бумажное согласие снимает вопрос о доказательствах.
Когда КЭДО не нужен или преждевременен
Компания до 10-15 человек в одном офисе. Экономия времени на подписании здесь измеряется минутами в неделю, а работы по юридической обвязке — тот же комплект ЛНА, что и у компании на 3 000 человек. Проект окупится не расчетом, а удобством, и это нормально, но считать его инвестицией не стоит.
Компания, где кадровый учет не приведен в порядок. Если оргструктура в учетной системе не совпадает с фактической подчиненностью, а штатное расписание ведется в отдельной таблице, маршруты согласования в КЭДО будут строиться на неверных данных. Сначала аудит кадровых процессов и инвентаризация документов, потом автоматизация.
Компания, где преобладают исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Требования к работникам по трудовому договору на них не распространяются, взаимодействие оформляется соглашением об электронном документообороте, а не согласием на КЭДО. Если штатных работников мало, задачу закрывает обычный ЭДО, а полноценная система кадрового документооборота избыточна. Проверьте перед выбором, умеет ли сервис подписывать документы с внештатными исполнителями — не все умеют.
Что критично в вашем сценарии
Набор требований к системе зависит от того, какая у компании численность, структура и режим работы. Таблица разводит сценарии по тому, что решает исход проекта, а что второстепенно.
| Сценарий | Что критично | Что второстепенно |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | простой личный кабинет, бесплатные подписи для сотрудников, готовые шаблоны ЛНА | маршруты согласования, локальная установка, API |
| Средний бизнес с учетом в 1С | готовый коннектор к вашей конфигурации и релизу, работа кадровика в интерфейсе учетной системы | выделенный сервер, персональный менеджер |
| Распределенная сеть, филиалы и линейный персонал | мобильное приложение и пуш-уведомления, доставка по СМС на кнопочный телефон, автосборка комплекта инструкций по должности | интеграция с мессенджерами |
| Холдинг с несколькими юрлицами | роли вместо фамилий в маршрутах, управленческая структура подчиненности отдельно от штатной, МЧД для подписантов | возврат подписанных документов обратно в учетную систему |
| Компания с собственной службой информационной безопасности | локальная установка или закрытый контур, поручение на обработку персональных данных, результаты нагрузочного тестирования | скорость первичного запуска |
Требование, которое чаще всего пропускают в техническом задании, стоит в последней строке: работа под нагрузкой. Рассылка одного локального нормативного акта на ознакомление приводит в систему тысячи сотрудников одновременно, и неподготовленная архитектура на этом останавливается уже после настройки всех процессов.
Как перейти на КЭДО без переделок
Перед стартом проверьте пять позиций. Это занимает несколько дней и снимает большую часть переделок на этапе внедрения.
- Перечень кадровых документов компании с отметкой, какие из них обязательны по ТК РФ, а какие компания ведет по своей инициативе и может упростить или отменить.
- Оргструктура и подчиненность в учетной системе: совпадают ли они с фактическими маршрутами согласования.
- Категории персонала: штатные, дистанционные, исполнители по ГПХ и самозанятые — по каждой категории свой набор документов для перехода.
- Учетная система и ее конфигурация с номером релиза: под нее подбирается коннектор.
- Позиция службы информационной безопасности по размещению данных: облако оператора, ваш контур или гибрид.
Как перевести кадровые документы в электронный вид: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите аудит кадровых процессов и определите по каждому документу уровень риска перевода в электронный вид: конфликтность, вероятность спора, массовость.
- Шаг 2. Закрепите виды подписи под каждый документ с опорой на статью 22.3 ТК РФ и решите, какая подпись будет у работников: УНЭП в системе работодателя или УНЭП в Госключе.
- Шаг 3. Разработайте комплект: положение о ведении КЭДО, приказ о его введении, приказ об утверждении положения, соглашение об использовании ПЭП и НЭП с порядком проверки подписи.
- Шаг 4. Уведомите работников и соберите письменные согласия. Дистанционных сотрудников выделите в отдельный поток по правилам главы о дистанционной работе.
- Шаг 5. Настройте интеграцию с учетной системой: коннектором за час либо через API с привлечением вашей команды разработки.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном массовом процессе — отпуска или командировки — и снимите ошибки настройки маршрутов до раскатки на всю компанию.
- Шаг 7. Проведите обучение: один-два вебинара для сотрудников по выпуску подписи и подписанию, отдельное обучение для кадровой службы по работе в интерфейсе учетной системы.
Важный нюанс из практики: дольше всего в проекте идет не техническая настройка, а сбор согласий. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и сопровождаем первые подписания вручную, пока кадровая служба не начнет работать самостоятельно. Модуль для 1С:ЗУП при этом устанавливается и настраивается за один день.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Обучение сотрудников не стоит превращать в проект. Одного-двух вебинаров хватает, чтобы люди поняли, как выпустить подпись и подписать документ. Гораздо важнее объяснить, зачем это им лично: доступ к остатку отпуска и справкам с телефона снимает больше возражений, чем рассказ про экономию компании на бумаге.»
Стоимость КЭДО в Добыто: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужны ли интеграция с 1С, электронный архив и выделенная инфраструктура. Электронные подписи для сотрудников в тариф уже включены.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении сотрудника |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного тарифа: на «Старте» действует ограничение до 25 человек, на «Бизнесе» численность не ограничена, но есть минимальный платеж. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Это позволяет начать с пилотной группы на «Старте» и перейти на «Бизнес» после раскатки на всю компанию.
Выводы
КЭДО дает работодателю измеримую экономию на бумаге и рабочем времени и сокращает срок оформления сотрудника с двух дней до минуты, а сотруднику — доступ к кадровым документам с телефона. Минусы тоже конкретны: четыре документа закон оставил на бумаге, часть работников откажется от электронного взаимодействия и это их право, а интеграция с нетиповой учетной системой растягивается до двух месяцев. Основная платная позиция в бюджете — УКЭП работодателя с носителем и криптопровайдером; подписи работников в тариф сервиса, как правило, входят.
Мы в Добыто ведем такие проекты от аудита кадровых процессов и комплекта локальных актов до пилотной группы и обучения линейного персонала, и по опыту исход определяется не выбором платформы, а тем, насколько аккуратно собраны согласия и написано положение о КЭДО.
Частые вопросы
Может ли директор как единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Нет. Статья 22.3 ТК РФ описывает для работодателя только два варианта: УКЭП или УНЭП, и для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора требуется усиленная подпись. ПЭП со стороны работодателя закон не предусматривает ни для одного документа. Если руководитель делегирует подписание кадровому или бухгалтерскому сотруднику, тот подписывает своей УКЭП, а полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью.
Чем УНЭП отличается от УКЭП, если обе усиленные?
Криптографически они устроены одинаково: обе создаются с помощью средств шифрования и фиксируют неизменность документа после подписания. Разница в сертификате. Квалифицированный сертификат выдает аккредитованный удостоверяющий центр по требованиям 63-ФЗ, поэтому УКЭП признается равнозначной собственноручной подписи без соглашения сторон. Для УНЭП такое соглашение требуется, если ее использование прямо не предусмотрено федеральным законом. В кадровых отношениях применение УНЭП предусмотрено самим ТК РФ.
Что делать, если сотрудник дал согласие на КЭДО, а потом передумал?
Работник вправе отозвать согласие. Юридической конструкции, которая обязывала бы его оставаться в электронном взаимодействии, в ТК РФ нет, а отказ не может стать основанием для увольнения. Практический порядок: принимаете письменное заявление, переводите сотрудника в бумажный контур, ранее подписанные им электронные документы сохраняют силу и остаются в архиве вместе с файлами подписей.
Можно ли вести КЭДО только для части сотрудников?
Да, и на первом году это обычный режим. Компания работает в двух контурах: электронном для тех, кто дал согласие, и бумажном для остальных. Такой же режим сохраняется для документов из закрытого перечня статьи 22.1 ТК РФ, которые в электронный вид не переводятся ни для кого. Планируйте охват в процентах, а не в целых цифрах штата, иначе расчет экономии окажется завышенным.
Что будет с электронными документами, если компания сменит оператора КЭДО?
Кадровые документы хранятся десятилетиями, поэтому вопрос выгрузки закрывается на этапе договора. В лицензионных договорах, как правило, предусмотрен доступ к архивной версии даже после расторжения. Проверьте два пункта: возможность выгрузить юридически значимый архив с файлами подписей в формате sig и срок, в течение которого оператор поддерживает доступ после окончания договора.
Нужно ли брать письменное согласие у дистанционных работников?
Порядок обмена электронными документами с дистанционными работниками регулируется отдельной главой ТК РФ о дистанционной работе, а не правилами статей 22.1-22.3. Поэтому эти потоки в практике разделяют: условия электронного взаимодействия закрепляют в трудовом договоре или в локальном нормативном акте о дистанционной работе. Распространять на дистанционных сотрудников общий режим КЭДО по умолчанию не нужно.
Считается ли подпись, выпущенная в Госключе, подписью работодателя?
Нет. В Госключе сертификат выпускается на физическое лицо, поэтому такая подпись работает как подпись работника или как подпись гражданина в других правоотношениях. Работодатель подписывает документы УКЭП организации, выданной на руководителя, либо УКЭП сотрудника с машиночитаемой доверенностью. Сертификат из Госключа не заменяет подпись организации ни при каких условиях.
