Платформа КЭДО — это система, в которой кадровый документ создаётся из шаблона, проходит маршрут согласования, подписывается электронной подписью обеих сторон и остаётся в электронном архиве до конца срока хранения. Базовый контур закрывает приём, ознакомление с локальными нормативными актами, отпуска, командировки, переводы, расчётные листки и справки; на бумаге по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются четыре позиции. Вид подписи определяет закон, а не тариф: трудовой договор работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, а ПЭП допустима лишь для остальных документов. Главное различие при выборе: система только подписывает документы или ведёт процессы целиком. В первом случае через год-два встаёт вопрос о смене платформы.
Разберём, какие процессы платформа закрывает от заявки до проводки в учётной системе, а какие только на этапе подписи. Покажем, чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП в кадровом обороте, какие требования бесполезно вписывать в техническое задание и что проверить до подписания договора с вендором: движок маршрутов, работу с ролями, поведение под нагрузкой, выгрузку архива вместе с файлами подписей. Сценарная таблица по типам компаний, сроки интеграции с 1С, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что платформа КЭДО делает на самом деле: подписание или процессы
Минимальный набор функций у любой системы одинаковый: загрузка или создание документа, маршрут согласования, подписание электронной подписью, хранение и поиск. Кадровик перестаёт печатать, курьер не ездит, документ находится за две минуты вместо подъёма в архив. Такой контур уже даёт эффект, но остаётся электронной ручкой: он повторяет бумажную процедуру, не меняя её.
Кадровое делопроизводство шире подписания. Перевод сотрудника начинается не с приказа, а со служебной записки или заявления, проходит согласование с несколькими руководителями и по дороге собирает параметры, которые потом нужны учётной системе для корректных проводок: новая ставка, категория, дата, основание. После подписания приказа идёт постпроцесс — подготовка рабочего места, выдача доступов, задача административной службе. Платформа, у которой есть движок процессов, ведёт всю цепочку. Платформа без движка отдаёт её обратно людям.
Разница видна при первом же нестандартном требовании. Если процесс сложнее двух-трёх шагов, писать его кодом дорого: каждое новое ветвление означает доработку и релиз. Системы с low-code собирают процесс из блоков, где блок — это элементарное действие: согласование, подписание, ознакомление, задача смежному подразделению. Настраивает такой процесс аналитик или методолог, а не разработчик.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы просим клиента на старте описать не список документов, а два-три реальных процесса с ветвлениями: приём, отпуск, перевод. Если вендор показывает только подписание готового файла, развивать систему в сторону делопроизводства придётся уже на другой платформе, и проект переезда обходится дороже первого внедрения. Попросите на демо собрать ваш маршрут при вас, а не смотреть заранее подготовленный сценарий.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи различаются и где какая допустима
Три вида подписи описаны в 63-ФЗ от 06.04.2011 и различаются способом формирования и объёмом гарантий. ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием, подтверждает неизменность документа после подписания и выдаётся без аккредитованного удостоверяющего центра. УКЭП дополнительно опирается на квалифицированный сертификат аккредитованного УЦ и признаётся равнозначной собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон.
Формулировки поисковых запросов вроде «тип подписки УКЭП» или «единица измерения УКЭП» отражают частое заблуждение: подпись воспринимают как тарифную опцию платформы. Это не опция. Вид подписи для конкретного кадрового документа задан статьёй 22.3 ТК РФ, а сертификат имеет срок действия, указанный в самом сертификате, и система обязана отслеживать его истечение по каждому сотруднику.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Остальные документы: приказы, заявления, ЛНА, графики, уведомления, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
Из таблицы следует практическое правило для настройки платформы: универсальная конфигурация, которая покрывает весь перечень без исключений, — это УКЭП на стороне работодателя и УНЭП на стороне работника. ПЭП работника остаётся вариантом только для второй группы документов и требует зафиксированного порядка идентификации.
Факт: УНЭП работника формируется и используется по правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, и выпускается дистанционно за несколько минут при подтверждённой учётной записи на Госуслугах. Для работодателя и для работника такая подпись бесплатна.
УНЭП через Госключ снимает сопротивление сотрудников, которые не готовы получать подпись в коммерческом удостоверяющем центре: приложение выпускается государством, авторизация идёт через Госуслуги, одной подписью человек закрывает и кадровые документы, и договоры с операторами связи. Оформить УНЭП можно в приложении Госключ на Госуслугах, там же описан порядок дистанционной идентификации и проверки сертификата. Ограничение тоже стоит знать: тело документа для подписания передаётся во внешний контур через портал, и на встречах с крупными заказчиками этот вопрос первым задаёт служба информационной безопасности.
Проверьте электронную подпись на своём кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Сотрудники путаются не в криптографии, а в количестве вариантов. Технически платформа поддерживает все три вида подписи и любые их сочетания, но в положении о КЭДО лучше закрепить один основной способ для работника и один для работодателя. Разные подписи для разных документов допустимы, однако каждая дополнительная схема — это отдельная инструкция, отдельные обращения в поддержку и отдельная точка отказа при проверке.»
Какие кадровые процессы платформа закрывает целиком
Массовые процессы дают основную экономию, потому что повторяются десятки раз в месяц. По практике внедрений на одного сотрудника в год приходится от 3 до 15 кадровых документов, и почти все они относятся к нескольким типовым сценариям.
- Приём и онбординг. Кандидат заполняет анкету, прикладывает сканы паспорта и СНИЛС с телефона, система распознаёт данные и обогащает карточку. Дальше идёт согласование, подписание трудового договора и обязательных ЛНА в правильной последовательности: на бумаге пачку документов подписывают скопом, в системе порядок шагов зафиксирован.
- Ознакомление с ЛНА и инструкциями. Администратор один раз настраивает библиотеку: какой документ на какую должность или подразделение распространяется и в какой срок его нужно прочитать. Дальше комплект собирается автоматически при приёме и переводе, а новая редакция уходит на повторное ознакомление всем, кого она касается.
- Отпуска. График планируется и согласовывается в системе, руководитель сразу видит пересечения по подразделению, после утверждения платформа заранее уведомляет работника и готовит комплект документов к дате начала отпуска.
- Командировки, переводы, дисциплинарные взыскания. Процессы с ветвлениями и несколькими согласующими, где ошибка чаще всего происходит из-за того, что правила хранятся в голове кадровика.
- Расчётные листки, справки, запросы. Выдаются в личный кабинет, работник забирает их сам и не отвлекает кадровую службу.
- Дистанционные сотрудники и внештатные исполнители. Отдельный контур: с дистанционным работником порядок обмена документами регулируется главой о дистанционной работе, а с самозанятым или исполнителем по договору ГПХ — соглашением об электронном документообороте.
В сервисе Добыто эти сценарии собраны в четыре модуля: документы с реестром, статусами и массовыми действиями, график отсутствий с отпусками, больничными и командировками, выплаты и карточки сотрудников с организациями и отделами. Поиск по реестру работает с подсказками искусственного интеллекта, фильтры — по типу документа, сотруднику, дате и статусу.
Лайфхак: задайте на этапе подписания автозакрытие этапа. Если работник не подписал документ за отведённое время, система закрывает этап и возвращает документ кадровику. Подписать документ задним числом платформа не позволит, поэтому просроченный срок лучше отследить в тот же день.
Как перевести кадровый процесс в электронный вид: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Опишите процесс как он идёт сейчас: участники, ветвления, документы на выходе каждого шага, роли согласующих.
- Шаг 2. Утвердите положение о ведении КЭДО и приказ о введении КЭДО, уведомьте работников и соберите письменные согласия по статье 22.2 ТК РФ. Согласие не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату.
- Шаг 3. Настройте типы документов и шаблоны с переменными, которые подтягиваются из карточки сотрудника.
- Шаг 4. Соберите маршрут из блоков: последовательные и параллельные согласования, функциональные роли вместо конкретных фамилий, сроки на этапах и уведомления.
- Шаг 5. Закрепите вид подписи на каждом переходе маршрута в соответствии со статьёй 22.3 ТК РФ и зафиксируйте его в положении о КЭДО.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении и пройдите первые подписания вместе с сотрудниками.
- Шаг 7. Разверните процесс на всю компанию, настройте интеграцию с учётной системой и проверьте выгрузку подписанных документов вместе с файлами подписей.
В практике Добыто пилотная группа перед раскаткой на всю компанию снимает основную часть ошибок настройки: расхождения в шаблонах, лишние шаги согласования и неверно заданные роли видны на первых 30-50 подписаниях.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Шаблоны документов для запуска КЭДО
Комплект для юридической части проекта; начинать стоит с положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО, xlsx | Скачать |
Что платформа закрыть не может: четыре документа на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного оборота приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, документы о прохождении инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником, и трудовые книжки со сведениями о трудовой деятельности. Инструктаж по технике безопасности проводится очно, и подпись в журнале остаётся бумажной.
Для HR-директора это означает, что полностью безбумажного контура не будет ни на одной платформе. Планировать нужно смешанный режим: электронный оборот по основному массиву и бумажный участок с отдельным хранением по четырём позициям.
Требования к системе, которые работают, и требования, которые лишние
Технические задания на КЭДО приходят в трёх видах: детальный документ на сотни страниц, верхнеуровневые бизнес-требования и запрос «нам нужен КЭДО, внедрите». Во всех трёх случаях повторяется одна закономерность: часть требований раздувает бюджет и не даёт ценности, а часть критичных требований в задании отсутствует.
| Требование | Что происходит на практике | Оценка |
|---|---|---|
| Подписание ПЭП на портале «Работа в России» | Сотрудник уходит из личного кабинета во второй интерфейс без мобильного приложения; добавляется точка интеграции и вопрос о юридической значимости ПЭП на длительном сроке | спорное |
| Возврат подписанных документов обратно в учётную систему | Полное задвоение документов и рост нагрузки на учётную систему; достаточно открытия документа по гиперссылке из карточки | спорное |
| Уведомления через мессенджеры | Единого мессенджера для всех сотрудников нет, каждый канал нужно сопровождать, а блокировка сервиса останавливает процесс. Push и SMS доходят даже на кнопочный телефон | спорное |
| Гибкость с расшифровкой: блоки процессов, задачи смежным службам, функциональные роли | Без детализации гибкость декларируют все вендоры. С детализацией видно, кто настраивает процесс силами аналитика, а кто силами разработки | критичное |
| Работа под нагрузкой | При рассылке одного ЛНА в систему одновременно заходят тысячи сотрудников. Есть решения с подтверждённым нагрузочным тестированием на 50 000 одновременно работающих пользователей | критичное |
Пятая строка чаще всего и всплывает после запуска: настройка прошла, тесты прошли, а на первой массовой рассылке система перестаёт отвечать, и масштабирование архитектурно не заложено.
Внимание: на 2026 год кадровый электронный документооборот остаётся добровольным, нормативных актов об обязательном переходе не принято. Утверждения об обязательности КЭДО для отдельных категорий компаний нормативной базы под собой не имеют.
Что проверить до выбора вендора
- Какие процессы кроме подписания уже есть в коробке: приём, отпуска, командировки, переводы, ознакомление с ЛНА.
- Кто настраивает маршрут: аналитик через визуальный редактор или разработчик вендора по заявке.
- Есть ли работа с функциональными ролями, чтобы документ уходил кадровику подразделения по структуре, а не по вручную указанной фамилии.
- Как система работает с внештатным персоналом: самозанятыми и исполнителями по ГПХ.
- Что происходит с архивом после расторжения договора и в каком виде выгружаются документы вместе с файлами подписей.
- Результаты нагрузочного тестирования и вариант поставки: облако, контур компании или гибрид.
- Как устроено ценообразование: одна позиция за рабочее место или набор модулей и работ.
Интеграция с 1С и учётными системами: сроки и границы
Кадровые специалисты работают в учётной системе и не хотят из неё выходить. Документы создаются там, а на подписание уходят в платформу КЭДО. Готовый коннектор для типовых конфигураций 1С устанавливается как файл расширения примерно за час и не требует вашей команды разработки. Для самописной или редкой учётной системы вендор даёт документацию API, и здесь срок зависит от квалификации ваших разработчиков: по практике внедрений интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев.
Интеграция закрывает и рутину администрирования: после отправки первого документа система сама создаёт сотруднику личный кабинет, отправляет приглашение и формирует заявку на выпуск подписи. Кадровик наблюдает статусы, не выходя из привычного интерфейса. В Добыто настройки интеграций вынесены в отдельный раздел кабинета вместе с шаблонами, типами документов и маршрутами, поэтому связку с учётной системой не приходится согласовывать через поддержку при каждом изменении.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Закладывайте на интеграцию отдельный срок в плане проекта и обсуждайте его с вашими разработчиками до подписания договора, а не после. Готовый коннектор ставится за час, а вот интеграция через API по нашей практике растягивается от двух дней до двух месяцев, и именно она чаще всего сдвигает дату запуска.»
Хранение: электронный архив и сроки от 5 до 50 лет
Перевод в электронный вид не сокращает сроки хранения. Требования к бумажным документам переносятся на электронные: графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Право организации самостоятельно создавать архив и хранить документы закреплено в пункте 2 статьи 13 125-ФЗ об архивном деле.
Ориентиры для оценки архива у вендора дают два документа: приказ Росархива от 15 июня 2020 года с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов и ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности, где стратегия описана через читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
Полезно знать: в лицензионном договоре обычно предусмотрено, что доступ к архивной версии сохраняется и после расторжения. Проверьте эту формулировку до подписания и отдельно уточните формат выгрузки: комплект должен выгружаться вместе с файлами подписей, иначе доказывать подписание при проверке нечем.
Что критично для разных компаний
Универсального набора требований нет: вес критериев меняется в зависимости от численности, распределённости и режима информационной безопасности.
| Сценарий | Критично | Вторично |
|---|---|---|
| До 100 человек, один офис | Шаблоны, простой личный кабинет, прозрачная цена за рабочее место | Движок процессов, локальная поставка |
| Филиалы и дистанционные сотрудники | УНЭП через Госключ, мобильный кабинет, интеграция с 1С, маршруты по ролям | Модуль делопроизводства, регистрация в журналах |
| Тысячи сотрудников, общий центр обслуживания | Нагрузочное тестирование, low-code процессы, библиотека ЛНА с автосбором комплекта | Интеграция с мессенджерами, подписание на внешних порталах |
| Повышенные требования информационной безопасности | Поставка в контур компании, аттестация системы, разграничение доступа | Скорость подключения, стоимость одного рабочего места |
По наблюдениям 2025 года запросов на локальное развёртывание у среднего и крупного бизнеса стало больше: облачные тарифы с усиленными мерами защиты сравнялись по стоимости с содержанием собственной инфраструктуры.
Когда платформа КЭДО не нужна
Компании до 10-15 человек в одном помещении, где кадровых документов несколько десятков в год, экономят на КЭДО единицы часов: подписать заявление проще, чем поддерживать библиотеку шаблонов. Не имеет смысла запускать платформу и там, где кадровый учёт не наведён на бумаге: если штатное расписание расходится с фактом, а ЛНА не актуализировались годами, система зафиксирует беспорядок в цифровом виде. Отдельный случай — подрядные организации, где основной массив документов относится не к трудовым отношениям, а к договорам ГПХ: им нужен обычный ЭДО и соглашение об электронном взаимодействии, а не кадровый контур.
Во что обходится ошибка выбора
Цена ошибки складывается не из абонентской платы. Трудовой договор, подписанный не тем видом подписи, инспекция труда не признаёт надлежаще оформленным: часть 1 статьи 5.27 КоАП даёт штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, а в трудовом споре такой документ не работает как доказательство. Вторая статья расходов — смена платформы. Если через год выясняется, что развивать систему в сторону процессов вендор не планирует, компания повторно оплачивает внедрение, миграцию архива и обучение, а кадровая служба второй раз проходит период двойной работы.
Стоимость платформы КЭДО: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников, набора функций и способа интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Получение УКЭП для работодателя | по тарифам удостоверяющего центра | через партнёров-УЦ |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» действует минимальный платёж за 50 сотрудников, а состав функций отличается набором подписей, шаблонами и наличием интеграции. Актуальные условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый пакет.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Платформа КЭДО закрывает подписание кадровых документов, ознакомление с ЛНА, отпуска, командировки, переводы и выдачу расчётных документов, но четыре позиции по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются на бумаге при любом вендоре. Вид подписи задаёт статья 22.3 ТК РФ, а не тарифный план: для полного перечня документов подходит связка УКЭП работодателя и УНЭП работника. Разница между системами проявляется не в интерфейсе подписания, а в движке процессов, работе с ролями, поведении под нагрузкой и условиях выгрузки архива.
Мы в Добыто ведём проекты от положения о КЭДО и сбора согласий до интеграции с 1С и первых подписаний, а пилотную группу закладываем до раскатки на всю компанию, чтобы ошибки настройки маршрутов проявились на десятках документов, а не на тысячах.
Частые вопросы
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО
Отказ от электронного взаимодействия не влечёт для работника негативных последствий по статье 22.2 ТК РФ. С ним документы оформляются на бумаге, расходы на это несёт работодатель. В платформе такого сотрудника оставляют в бумажном контуре, но график отпусков и табель по нему всё равно ведутся в системе, чтобы не разрывать учёт.
Можно ли подписывать через платформу документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ
Это не кадровый документооборот, а обычный электронный обмен документами: с исполнителем заключается соглашение об электронном документообороте. Если используется УКЭП, отдельное соглашение формально не требуется, поскольку такая подпись признаётся по умолчанию. Для ПЭП и УНЭП соглашение обязательно и должно содержать порядок проверки подписи. При выборе системы уточните, поддерживает ли она внештатный контур, иначе для договоров ГПХ понадобится вторая программа.
Можно ли подписать кадровый документ задним числом
Нет. Дата и время подписания фиксируются меткой в файле подписи. Если работник не успел подписать документ в отведённый срок, этап закрывается автоматически и документ возвращается кадровику: остаётся либо оформить бумажный экземпляр, либо изменить даты и отправить документ на подписание заново.
Кто платит за электронные подписи сотрудников
Расходы на получение и использование электронной подписи работника, а также на ведение электронного документооборота несёт работодатель по статье 22.2 ТК РФ. УНЭП через Госключ выпускается бесплатно и для гражданина, и для компании, поэтому массовое подключение по этой схеме затрат на подписи не добавляет.
Что будет с документами при переходе на другую платформу
Проверять нужно два пункта: сохраняется ли доступ к архивной версии после расторжения лицензионного договора и в каком формате выгружаются документы. Комплект должен выгружаться вместе с файлами подписей, иначе при проверке останутся только PDF без подтверждения подписания. Отдельно уточните, поддерживается ли выгрузка листов ознакомления с ЛНА по конкретным сотрудникам.
Что выбрать: облако или развёртывание в своём контуре
Облако снимает с компании обслуживание инфраструктуры и хранение документов на своих серверах, за безопасность отвечает вендор. Контур компании выбирают там, где требования информационной безопасности заданы жёстко и обсуждению не подлежат. Разрыв в стоимости за последние годы сократился: облачные тарифы с усиленной защитой сопоставимы с содержанием собственных серверов, поэтому решение принимается по режиму безопасности, а не по цене.
