Разница ПЭП, УНЭП и УКЭП в кадровом документообороте задана статьей 22.3 ТК РФ через закрытый перечень документов: для каждой группы документов кодекс называет допустимые подписи отдельно для работодателя и для работника. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определенных сторонами условий работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью. Работник в этих же случаях применяет УКЭП или УНЭП. Остальные кадровые документы работник вправе подписывать и простой электронной подписью, если правила ее применения закреплены соглашением сторон. Практическое различие проходит внутри самой УНЭП: подпись из инфраструктуры электронного правительства признается без отдельного соглашения, подпись из информационной системы работодателя работает только при соглашении с описанным порядком проверки.
Дальше разбираем матрицу «документ — подпись работодателя — подпись работника», четыре группы документов, которые не переводятся в электронный вид ни при какой подписи, и две разные УНЭП, которые в положениях о КЭДО регулярно смешивают в один пункт. Сценарная таблица по статусам работников, порядок закрепления видов подписи в ЛНА, цена ошибки в спорах об увольнении, стоимость подключения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три вида подписи по 63-ФЗ: что определяет их юридический статус
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» называет три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Механизм формирования усиленных подписей одинаковый: криптографическое преобразование документа закрытым ключом и проверка открытым. Различие лежит в статусе удостоверяющего центра и в основании доверия. Квалифицированный сертификат выдает только удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры и прошедший проверку ФСБ России, и такая подпись по умолчанию равнозначна собственноручной. Неквалифицированный сертификат может выпустить любой удостоверяющий центр, в том числе сам работодатель, поэтому равнозначность собственноручной подписи возникает у него только в силу прямого указания закона или соглашения сторон.
Простая электронная подпись устроена иначе. Это код из SMS, пара логин-пароль, код подтверждения в приложении. Она подтверждает факт формирования подписи определенным лицом, но не фиксирует неизменность документа после подписания. Отсюда практическое ограничение: по документу, подписанному ПЭП, нельзя техническими средствами доказать, что содержание не менялось после того, как работник нажал кнопку. Именно поэтому работодатели постепенно уходят от ПЭП в кадровых процессах, оставляя ее для массовых операций низкого риска.
Различия между тремя видами подписи измеряются составом доказательства, который остается у сторон после подписания: кто подписал, чем подтверждается его личность, изменялся ли документ, действовал ли сертификат в момент подписания.
Факт: на дату публикации КЭДО остается добровольным. Нормативных актов, которые делают электронный кадровый документооборот обязательным хотя бы для части компаний, не принято, несмотря на регулярные публикации об обратном.
Граница проходит по типу документа: матрица подписей по статье 22.3 ТК РФ
Статья 22.3 ТК РФ разводит документы на две группы. В первую входит закрытый перечень: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора. По этой группе работодатель применяет УКЭП, а работник — УКЭП либо УНЭП. Вторая группа — все остальное: заявления, служебные записки, графики, ознакомление с ЛНА, согласия. Здесь работодателю доступны УКЭП и УНЭП, работнику дополнительно открывается ПЭП.
| Кадровый документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП при ознакомлении | ст. 22.3 ТК РФ |
| Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявление на отпуск, служебная записка, ознакомление с ЛНА, согласие на обработку персональных данных | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при наличии соглашения | ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | подписи работодателя не требует | формально допустима ПЭП, на практике применяют УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда | в электронный вид не переводится | собственноручная подпись | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
Одна усиленная подпись работника закрывает обе группы документов, а подпись работодателя приходится разделять по маршрутам. Если компания выдала кадровикам только УНЭП своей информационной системы, приказы о дисциплинарных взысканиях и уведомления по статье 74 ТК РФ подписывать этой подписью нельзя.
В Добыто КЭДО вид подписи привязывается к типу документа и к шагу маршрута, поэтому перечень из статьи 22.3 закладывается один раз при настройке типов, а не проверяется вручную перед каждой отправкой.
Проверьте, какой подписью на самом деле подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Две разные УНЭП, которые в кадрах постоянно путают
Под аббревиатурой УНЭП в кадровых документах скрываются две конструкции с разным правовым режимом, и смешивание их в одном пункте положения о КЭДО — типовая ошибка. Первая — УНЭП, созданная и используемая в инфраструктуре электронного правительства. Ее правила установлены Постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, выпускается она дистанционно при наличии подтвержденной учетной записи на Госуслугах и не требует отдельного соглашения о признании: доверие к ней вытекает из самой процедуры выпуска. Вторая — УНЭП, выпущенная удостоверяющим центром или самим работодателем и используемая в информационной системе работодателя. Здесь равнозначность собственноручной подписи возникает только из соглашения сторон, и в этом соглашении обязательно описывается порядок проверки подписи.
Для практики это означает следующее. Работник, который подписал трудовой договор в мобильном приложении Госключ, юридически защищен даже при отсутствии соглашения об использовании подписи. Работник, который подписал тот же договор УНЭП из системы работодателя без такого соглашения, оставляет работодателю спорную позицию. Иностранный гражданин без гражданства РФ подпись в инфраструктуре электронного правительства получить может, но подтвержденную учетную запись ему оформят в МФЦ, а не в банке.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании подписи нужно не для галочки. При квалифицированной подписи оно формально не требуется, потому что УКЭП признается по умолчанию. А вот при ПЭП и при УНЭП, которую вы выпускаете сами, соглашение обязательно, и в нем должен быть прописан порядок проверки подписи. Откройте свое действующее соглашение и найдите этот раздел: если его нет, документ нужно дорабатывать до первого спора, а не после».
Отдельный нюанс касается закрытого ключа. У подписи из мобильного приложения закрытая часть хранится на телефоне работника, доступа к ней нет ни у оператора сервиса, ни у ведомства. У облачной подписи закрытая часть лежит на защищенном сервере удостоверяющего центра, и ответственность за компрометацию распределяется иначе. Для юриста это влияет на выбор аргументации в споре: при мобильной подписи проще доказывать, что подписание совершил конкретный человек.
Внимание: при удалении мобильного приложения или утрате пароля к нему доступ к закрытому ключу теряется полностью. Восстановить прежний сертификат нельзя, работник выпускает новую подпись с новым сроком действия, и ранее подписанные документы проверяются уже по старому сертификату.
Где заканчиваются полномочия ПЭП
Простая электронная подпись в кадрах живет в двух режимах. В информационной системе работодателя она применима к документам за пределами перечня статьи 22.3 и только при соглашении, где зафиксированы правила определения подписавшего лица. При взаимодействии через цифровую платформу «Работа в России» работник может применить ПЭП, ключ которой получен при личной явке, то есть подтвержденную учетную запись ЕСИА. Во втором случае документ дополнительно заверяется на стороне платформы, и в выгрузке рядом с файлом появляется отметка Федеральной службы по труду и занятости с номером сертификата и сроком его действия. Эта отметка подтверждает, что после подписания работником документ не изменялся.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ограничение ПЭП становится заметным в момент спора. Штампы и визуализации подписи в PDF доказательственной силы не имеют: суд запрашивает исходный файл и файлы подписи. Если подпись простая, отдельного файла с криптографическим доказательством неизменности не существует, и работодателю приходится опираться на журналы системы: логи входов, действия пользователя, время открытия документа. Такая доказательственная конструкция рабочая, но она заметно слабее усиленной подписи и полностью зависит от того, как настроено логирование.
Если вы читаете этот раздел как работодатель и понимаете, что перечень документов под ПЭП у вас никем не проверялся, для аудита не нужен отдельный проект: в Добыто КЭДО типы документов и допустимые подписи выводятся одним списком в настройках документов.
Что нельзя подписать никакой электронной подписью
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под электронного документооборота четыре позиции: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Перечень закрытый, расширительному толкованию не подлежит и не меняется соглашением сторон.
Практическая ловушка спрятана в паре «заявление — приказ». Заявление об увольнении по собственному желанию работник вправе подать электронно, а приказ об увольнении по этому же заявлению работодатель обязан оформить на бумаге и ознакомить работника под собственноручную подпись. Компании, которые переводят увольнение в электронный вид целиком, получают формальное нарушение на последнем шаге процедуры.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение с распределенным по стране кадровым резервом около 800 специалистов перевело на КЭДО прием и оформление мобилизуемых сотрудников: до внедрения оформление примерно 200 человек при чрезвычайной ситуации занимало несколько дней ручной работы, после — основная часть комплекта документов готовится в личных кабинетах заранее. Вводный инструктаж по охране труда при этом остался на бумаге с личной подписью, потому что закон другого варианта не дает.
Полезно знать: УНЭП, созданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, признается сторонами без отдельного соглашения о признании подписи. Доверие к ней вытекает из самого порядка выпуска через подтвержденную учетную запись.
Как статус работника меняет набор допустимых подписей
Перечень документов задает верхнюю границу, но фактический набор подписей зависит от того, с кем именно вы взаимодействуете. Дистанционные работники, кандидаты, самозанятые и пользователи платформы «Работа в России» попадают под разные правовые режимы, и переносить требования одного режима на другой нельзя.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Штатный работник в офисе | Письменное согласие на переход на КЭДО, УКЭП работодателя для перечня статьи 22.3 | Способ доставки уведомлений |
| Дистанционный работник | ЛНА о дистанционной работе или условие трудового договора об электронном взаимодействии | Отдельное письменное согласие на КЭДО не требуется |
| Кандидат до трудоустройства | Ознакомление с ЛНА до подписания трудового договора, наличие у кандидата УКЭП или УНЭП | Выпуск корпоративной подписи можно отложить до приема |
| Исполнитель по ГПХ, самозанятый | Соглашение об электронном документообороте с порядком проверки подписи, нормы ТК РФ не применяются | При УКЭП соглашение о признании подписи не обязательно |
| Взаимодействие через «Работа в России» | ПЭП работника допустима, если ключ получен при личной явке через подтвержденную учетную запись | Визуальная отметка на документе, доказательство дает файл подписи |
Разделение потоков дает практический эффект на приеме: дистанционного сотрудника можно оформить полностью без бумаги в день выхода, а штатного офисного — только после того, как получено письменное согласие на КЭДО. В практике Добыто эти два потока разводятся отдельными маршрутами еще на этапе настройки, чтобы согласие не запрашивалось у тех, с кого закон его не требует.
Лайфхак: для дистанционных работников порядок обмена электронными документами регулируется правилами о дистанционной работе, поэтому отдельное письменное согласие на переход на КЭДО с них не собирают. Условие достаточно закрепить в ЛНА о дистанционной работе или в самом трудовом договоре.
Как закрепить границу подписей в локальных актах
Положение о ведении КЭДО — основной документ, в котором граница полномочий подписей превращается из нормы кодекса в рабочее правило. В нем указывают систему, в которой ведется документооборот, перечень переводимых в электронный вид документов и виды подписи по каждой позиции, отдельно для работодателя и для работника.
Что проверить до того, как закреплять виды подписи
- Какие документы из перечня статьи 22.3 ТК РФ реально оформляются в компании и кто их подписывает со стороны работодателя.
- Какие подписи уже выданы: УКЭП руководителя, УКЭП кадровой службы, УНЭП работников, ПЭП по учетным данным системы.
- Есть ли действующее соглашение об использовании ПЭП и УНЭП и описан ли в нем порядок проверки подписи.
- Кто из работников имеет статус дистанционного и подпадает под отдельный режим электронного взаимодействия.
- Как организована выгрузка юридически значимого архива с файлами подписей для проверки ГИТ и для суда.
Как разграничить виды подписей в ЛНА: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте реестр кадровых документов компании и отметьте те, что попадают в перечень статьи 22.3 ТК РФ, и те, что относятся к исключениям части 3 статьи 22.1.
- Шаг 2. По каждому документу укажите две подписи: подпись работодателя и подпись работника. Для перечня статьи 22.3 у работодателя остается только УКЭП.
- Шаг 3. Определите, какая именно УНЭП используется работниками: из инфраструктуры электронного правительства или выпущенная для информационной системы работодателя. Формулировка в положении должна называть конкретный вариант.
- Шаг 4. Если применяются ПЭП или УНЭП работодателя, подготовьте соглашение с работником и включите в него правила определения подписавшего лица и порядок проверки подписи.
- Шаг 5. Утвердите положение приказом, назначьте ответственного за КЭДО и зафиксируйте делегирование права подписи с указанием типов документов.
- Шаг 6. Соберите письменные согласия работников, кроме дистанционных, и заведите реестр выданных сертификатов со сроками действия, чтобы отслеживать истечение и отзыв.
Образцы документов для разграничения подписей в КЭДО
Комплект собран под задачу разграничения полномочий подписей, начинать удобнее с положения о ведении КЭДО — в нем закрепляется перечень документов и виды подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В положении о КЭДО указывают, какими видами подписи подписываются конкретные документы, и здесь у работодателя есть выбор: расписать несколько вариантов подписи для работника или оставить один. Практика показывает, что один вид подписи для работников снимает большую часть вопросов на внедрении — люди не путаются, куда идти подписывать. Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию именно для того, чтобы проверить формулировки положения на живых документах».
Цена ошибки в виде подписи
Ошибка в виде подписи заканчивается не переоформлением документа. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя подписью, не отвечающей требованиям статьи 22.3 ТК РФ, в споре работает как документ с пороком формы: работник заявляет, что договор не заключен либо что условия не согласованы. Нарушение трудового законодательства влечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. Ненадлежащее оформление трудового договора квалифицируется по части 4 той же статьи, там верхняя граница для юридического лица достигает 100 000 рублей.
Второй слой убытков — восстановление на работе. В опубликованной практике по спорам об увольнении суды проверяли всю цепочку доказательств: действовал ли сертификат в момент подписания, передавался ли подписываемый документ в удостоверяющий центр в неизмененном виде, какими локальными актами введен электронный документооборот в компании. В делах, где работодатель эту цепочку не показал, увольнение признавалось незаконным, работник восстанавливался, а с работодателя взыскивались средний заработок за время вынужденного прогула и компенсация морального вреда.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Сертификат подписи обычно действует год. Через год после подписания вы уже не докажете момент подписания одним фактом наличия подписи: нужна метка доверенной службы штампов времени, которая фиксирует точное время и хеш документа. Службы штампов времени есть у удостоверяющих центров и у налоговой службы. Проверьте, включен ли усовершенствованный формат подписи в вашем сервисе, до того как срок сертификатов начнет истекать».
Третий слой — подписи уволенных. Удаление сертификата из реестра на рабочем компьютере не означает его отзыв. Квалифицированный сертификат аннулируется по заявлению в тот удостоверяющий центр, который его выпускал, и заявление подает владелец подписи. Без этого шага действующая подпись бывшего работника остается технически пригодной до конца срока.
Когда разграничивать подписи не нужно
Разграничение подписей по типам документов избыточно в трех ситуациях. Первая: компания выдала всем участникам процесса УКЭП. Квалифицированная подпись покрывает любой кадровый документ и признается без соглашения, поэтому строить матрицу подписей смысла нет, остается только перечень исключений части 3 статьи 22.1. Вторая: в компании 5-10 человек, все работают в офисе, документооборот исчерпывается приказами на отпуск. Здесь стоимость внедрения и сопровождения подписей превышает выигрыш от отказа от бумаги.
Третья ситуация — работа исключительно с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми. Трудовой кодекс к таким отношениям не применяется, перечня статьи 22.3 не существует, а порядок обмена документами полностью определяется соглашением сторон об электронном документообороте. Переносить кадровую матрицу подписей на этот контур — лишняя работа, которая создает иллюзию требований там, где их нет.
Стоимость подключения КЭДО и выпуска электронных подписей
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора видов подписи, которые нужны компании по матрице документов.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, неограниченно сотрудников, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Получение УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужна ли компании УКЭП для работников: тариф «Старт» ограничен ПЭП и УНЭП, квалифицированная подпись доступна начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются без отдельной оплаты.
Переход между тарифами доступен в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Полномочия ПЭП, УНЭП и УКЭП разделены по типу кадрового документа: закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ требует от работодателя квалифицированной подписи, а от работника — усиленной, квалифицированной или неквалифицированной. За пределами перечня открывается простая подпись, но только вместе с соглашением, где описан порядок ее проверки. Внутри УНЭП проходит вторая граница: подпись из инфраструктуры электронного правительства признается сама по себе, подпись из системы работодателя — только по соглашению. Четыре группы документов из части 3 статьи 22.1 остаются на бумаге независимо от того, какие подписи выданы.
Мы в Добыто настраиваем матрицу подписей на уровне типов документов и маршрутов, чтобы перечень из кодекса выполнялся настройками системы на каждой отправке документа. Проверка формулировок положения о КЭДО на пилотной группе обычно снимает основную часть расхождений между текстом локального акта и фактическими настройками.
Частые вопросы о разграничении подписей в КЭДО
Можно ли подписать один документ разными видами подписи с двух сторон
Да, это штатная конструкция. Работодатель ставит УКЭП, работник — УНЭП, и документ считается подписанным обеими сторонами. Требования статьи 22.3 ТК РФ адресованы каждой стороне отдельно, поэтому совпадение видов подписи не требуется. В маршруте подписания это выглядит как два последовательных шага с разными типами подписи и разными отметками времени.
Что делать, если у работника нет ни УКЭП, ни УНЭП, а трудовой договор нужно подписать сегодня
Работник выпускает УНЭП дистанционно при наличии подтвержденной учетной записи на Госуслугах, для этого достаточно смартфона. Для УКЭП понадобится биометрический загранпаспорт нового образца и телефон с модулем NFC. Простой электронной подписью трудовой договор подписать нельзя ни при каких условиях: этот документ входит в перечень статьи 22.3 ТК РФ.
Обязательно ли соглашение об использовании электронной подписи, если применяется только УКЭП
Формально нет: квалифицированная подпись признается равнозначной собственноручной в силу 63-ФЗ, отдельного соглашения о признании не требуется. Соглашение становится обязательным, когда в обороте появляются ПЭП или УНЭП, выпущенная не в инфраструктуре электронного правительства. В таком соглашении обязательно описывают порядок проверки подписи.
Как быть с подписью работника после увольнения
Сертификат аннулируется по заявлению владельца в тот удостоверяющий центр, который его выпускал. Удаление сертификата из реестра на рабочем компьютере отзывом не является, подпись остается действующей до окончания срока. Если на бывшего сотрудника выпускалась машиночитаемая доверенность, ее статус проверяется отдельно от статуса сертификата.
Что происходит с подписанными документами, когда истекает срок сертификата
Документ не перестает быть подписанным, но проверка усложняется: нужно подтвердить, что сертификат действовал в момент подписания и не был отозван заранее. Эту задачу решает усовершенствованный формат подписи с меткой доверенной службы штампов времени и ответами службы проверки статуса сертификата. Без метки времени момент подписания подтверждается косвенно — журналами системы и логами действий пользователя.
Можно ли выпустить электронную подпись на организацию, а не на конкретного человека
Обезличенный сертификат существует и применяется для подписания в информационных системах и при интеграциях по API, когда подписантом выступает сама информационная система. Для кадровых документов из перечня статьи 22.3 ТК РФ такая подпись не подходит: закон требует подписи работодателя как стороны трудовых отношений.
