Переход на КЭДО: этапы и зоны ответственности в 2026

Переход на КЭДО состоит из шести этапов, и у каждого должен быть один названный владелец: отбор документов, издание двух локальных нормативных актов, уведомление работников и сбор согласий, выпуск электронных подписей, интеграция с учётной системой, обучение. Решение о введении электронного документооборота принимает работодатель по статье 22.2 ТК РФ: приказ и ЛНА подписывает руководитель организации, переложить эту часть на кадровую службу нельзя. Расходы на получение работником электронной подписи и её использование по статье 22.1 ТК РФ несёт работодатель. Главное различие, которое меняет объём работ: для дистанционных работников порядок обмена документами регулируется главой 49.1 ТК РФ и письменное согласие не собирается, для остальных согласие берут на бумаге.

Разберём каждый этап с указанием владельца, документа на выходе и признака, по которому руководитель поймёт, что этап закрыт, а не формально начат. Покажем три ошибки в распределении ответственности и во что они обходятся при проверке ГИТ. Матрица ответственности по ролям, распределение владельца проекта по численности компании, разбор ПЭП, УНЭП и УКЭП с таблицей допустимости, тарифы на 2026 год и образцы приказов — во второй половине статьи.

Что закон возлагает лично на работодателя

Статьи 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ появились в кодексе после Федерального закона № 377-ФЗ от 22.11.2021. До него электронное подписание кадровых документов существовало как эксперимент Минтруда, который шёл с 2018 года в несколько этапов; после него компания вправе вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге.

Решение о введении КЭДО принимает работодатель. Технически это означает два локальных нормативных акта, а не один: акт о введении электронного документооборота, где названы информационная система, категории работников и перечень документов, и порядок осуществления электронного документооборота — процедурный регламент, который отвечает на вопросы, когда документ считается полученным и в какой срок его нужно подписать. Оба ЛНА принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он в компании есть.

Три обязанности из главы 3.1 ТК РФ делегировать нельзя ни кадровой службе, ни подрядчику. Первая: работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи и на её использование. Вторая: отказ работника от КЭДО не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения, и работник вправе дать согласие позже. Третья: работодатель обязан обеспечить хранение электронных документов в течение всех установленных сроков, а сроки для кадровых документов доходят до 50 лет. Если спорная норма читается неоднозначно, вопрос по конкретной ситуации можно задать инспектору труда через сервисы Роструда на портале онлайнинспекция.рф.

В практике Добыто руководитель чаще всего недооценивает не юридическую часть, а организационную: приказ подписывается за один день, а сбор согласий по большой численности растягивается на недели и упирается в линейных руководителей, у которых нет ни задачи, ни срока.

Матрица ответственности: кто закрывает какой этап

Проект перехода задевает минимум шесть подразделений, и провал обычно происходит на стыке, а не внутри зоны. Таблица ниже распределяет этапы по ролям и задаёт признак закрытия каждого этапа — формулировку, по которой руководитель на статус-встрече отличает сделанное от начатого.

Строка про ответственного за персональные данные — та, которую пропускают чаще остальных. Когда сотрудников в сервисе регистрирует не сам работник, а работодатель через интеграцию, происходит передача персональных данных, и сервис работает как лицо, обрабатывающее их по поручению оператора; согласие в этом случае собирает оператор, то есть компания.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы отдельным приказом фиксируем ответственного за КЭДО и делегирование права подписи ещё до старта. Без этого документа в момент, когда директор уезжает в командировку, кадровая служба останавливается: подписать трудовой договор УКЭП больше некому. Проверьте, кому в вашей компании делегировано право подписи кадровых документов и оформлено ли это приказом, а не устной договорённостью.»

Соберите приказ о введении КЭДО с назначением ответственного

Кто ведёт проект в компании на 50, 300 и 3000 сотрудников

Владелец проекта меняется вместе с численностью: то, что при 50 сотрудниках закрывает один человек, при 3000 требует выделенной проектной роли. Ниже — типовое распределение по трём сценариям.

Требование про работу под нагрузкой в техническое задание почти никогда не попадает, а именно оно ломает запуск в крупной компании: рассылка одного ЛНА на ознакомление приводит в систему несколько тысяч человек одновременно. Проверять этот параметр нужно до подписания договора, а не после.

Шесть этапов перехода и владелец каждого

Порядок этапов не произвольный: перечень документов определяет требования к маршрутам, маршруты определяют требования к системе, а система определяет объём интеграции. Перепрыгивать через этапы означает переделывать настройку после запуска.

Как перевести компанию на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составить перечень документов. Кадровая служба выписывает все типы документов, которые подписываются с работниками, и по каждому отмечает, обязателен ли он по закону, какова конфликтность и вероятность спора. Часть форм на этом шаге сокращается или объединяется: дублирующие поля и лишние подписи убираются ещё до автоматизации.
2. Шаг 2. Определить участников и порядок подписания. По каждому типу документа фиксируется цепочка: инициатор, непосредственный руководитель, кадровик, подписант со стороны работодателя. Заявление на отпуск и заявление на командировку проходят разные маршруты, и оба нужно описать заранее, а не настраивать на ходу.
3. Шаг 3. Издать ЛНА и назначить ответственного. Руководитель подписывает приказ о введении КЭДО, положение о ведении КЭДО и приказ об ответственном с делегированием права подписи. Юрист заранее проверяет, что в ЛНА описаны обязанности работника по хранению средств доступа: именно на это смотрит суд в споре об авторстве заявления.
4. Шаг 4. Уведомить работников и собрать согласия. Кадровая служба рассылает уведомления, руководители подразделений отвечают за возврат согласий по своим людям. Отказ фиксируется отдельным заявлением, работник остаётся на бумажном документообороте.
5. Шаг 5. Выпустить подписи и настроить интеграцию. IT-служба подключает коннектор к учётной системе или разбирает документацию API, кадровая служба и подписанты получают УКЭП в удостоверяющем центре, работникам подписи выпускаются внутри сервиса.
6. Шаг 6. Обучить и запустить на пилотной группе. HR проводит вебинар и выдаёт короткую инструкцию, проект стартует на одном подразделении, и только после отработки замечаний разворачивается на всю компанию.

Что проверить до старта проекта

Пять вопросов, ответы на которые определяют реальный срок. Их закрывают до первого разговора с поставщиком.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• В какой системе сегодня формируются кадровые документы и есть ли к ней готовый коннектор.
• Сколько работников имеют статус дистанционных: для них согласие не собирается и запуск идёт быстрее.
• Кто в компании подписывает трудовые договоры и есть ли у этого человека действующая УКЭП.
• Есть ли выборный орган первичной профсоюзной организации, мнение которого нужно учесть при принятии ЛНА.
• Где будет храниться архив и кто отвечает за резервное копирование помимо облака поставщика.

Кейс из практики: IT-компания на 300 сотрудников в 12 городах с одним кадровиком в штате при годовом росте численности на 30% прошла подготовку и запуск за 3 месяца. Дольше всего шёл не выбор сервиса и не юридическая часть, а шестой этап: обучение и отработка возражений сотрудников.

Технический срок при этом короткий. Установка готового модуля к 1С:ЗУП занимает около часа и не требует привлечения собственной команды разработки; интеграция через API по практике внедрений идёт от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации команды заказчика. В сервисе Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Возражения сотрудников повторяются из проекта в проект: непонятно, неудобно, а вдруг с меня спишут деньги, а вдруг документы пропадут. Мы закрываем их до рассылки согласий — одним вебинаром с записью и короткой инструкцией, а не индивидуальными консультациями кадровика по каждому обращению. Посчитайте заранее, сколько таких консультаций выдержит ваш единственный специалист по кадрам.»

ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и кто отвечает за выпуск

Три вида электронной подписи различаются по 63-ФЗ способом формирования и объёмом гарантий. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом — обычно через логин, пароль и код из SMS. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования, поэтому дополнительно подтверждает, что документ не менялся после подписания. УКЭП отличается от УНЭП тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи сертифицированы; такая подпись признаётся равнозначной собственноручной без отдельного соглашения сторон.

В кадровом документообороте выбор подписи задаётся не удобством, а статьёй 22.3 ТК РФ. Ниже — распределение по видам документов и по тому, кто отвечает за выпуск.

Из таблицы следует практический вывод для бюджета: покупать УКЭП каждому работнику не нужно. Достаточно закрыть УКЭП подписантов со стороны работодателя, а работникам выпустить УНЭП внутри системы. При среднем чеке рынка на квалифицированную подпись в диапазоне 1000-2000 рублей за человека разница на штате в 500 сотрудников измеряется сотнями тысяч рублей.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании подписи требуется, когда стороны применяют ПЭП или УНЭП, и в нём обязательно описывается порядок проверки подписи. При УКЭП такое соглашение формально не нужно: она признаётся по умолчанию. Проверьте, есть ли в вашем комплекте ЛНА раздел о порядке проверки подписи — без него неквалифицированная подпись в споре защищается тяжелее.»

Документы, которые остаются на бумаге

Четыре группы кадровых документов закон из электронного оборота исключил, и ответственность за то, что они продолжают оформляться на бумаге, остаётся на кадровой службе и на службе охраны труда:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником.

Остальные кадровые документы переводятся в электронный вид без дублирования на бумаге. При этом смешанный режим нарушением не является: если по одному и тому же сотруднику часть документов подписана электронно, а часть на бумаге, это не образует состава нарушения. Порядок осуществления ЭДО имеет смысл сразу описать так, чтобы в нём были предусмотрены случаи возврата к бумаге — например, при недоступности связи.

В практике Добыто перечень исключений выносят отдельным приложением к положению о ведении КЭДО. Так кадровик видит границу без обращения к тексту кодекса, а новый сотрудник службы не пытается провести приказ об увольнении через систему.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Шаблоны документов для запуска КЭДО

Комплект собран под распределение ответственности; начинать удобнее с дорожной карты — в ней этапы уже разнесены по владельцам.

Уведомление и согласия: кто собирает и что делать с отказом

Согласие на переход требуется не от всех. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имевшие до этой даты трудового стажа, переводятся на КЭДО без согласия — их достаточно уведомить. С остальными согласие собирается, и по разъяснениям Минтруда — в письменной форме на бумаге. Дистанционные работники стоят отдельно: порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой 49.1 ТК РФ, поэтому взаимодействие описывается локальным нормативным актом о дистанционной работе, а письменное согласие на КЭДО не собирается.

Сбор согласий — единственный этап, который нельзя ускорить деньгами или настройкой. Он масштабируется людьми: кадровая служба формирует и раздаёт формы, а возврат подписанных согласий закрывают руководители подразделений по своим сотрудникам. Если ответственность за возврат не закреплена приказом, проект встаёт на этом шаге дольше, чем на всех остальных вместе.

Важный нюанс из практики: после запуска сотрудники какое-то время продолжают распечатывать документы, подписанные электронно, — по привычке, а не по требованию. Снимается это не инструкцией, а публичной позицией первого лица: одного сообщения руководителя во внутреннем канале о том, что печатать подписанное в системе не нужно, обычно достаточно. Обучение при этом укладывается в 1-2 вебинара с записью.

Отдельно фиксируется, кто и как устанавливает личность работника при выпуске подписи. В сервисе Добыто идентификация проходит внутри системы, без визита в офис, а результат остаётся в журнале: это и есть то доказательство, которое понадобится, если работник в споре заявит, что заявление подписал не он.

Ошибки в распределении ответственности и цена ошибки

Ошибка первая: ответственным за проект назначают кадровика, а полномочий на IT-часть и на бюджет ему не дают. Мотив понятный — кадровая служба ближе всех к процессу. Результат: интеграция с учётной системой не двигается, потому что задача для IT-службы не приоритетна, а поднять приоритет кадровик не может.

Ошибка вторая: право подписи не делегируется приказом. Пока единственный держатель УКЭП находится на месте, проблема не видна; в командировке или отпуске директора приём сотрудников останавливается, потому что трудовой договор со стороны работодателя подписывается только квалифицированной подписью.

Ошибка третья: ЛНА пишут в общих формулировках, без обязанностей работника по хранению средств доступа. Именно на эту деталь смотрит суд, когда работник заявляет, что заявление на увольнение отправил не он. Если работодатель показал, что описал обязанность хранить логин и пароль и довёл её до работника, позиция в споре сильно устойчивее.

Цена ошибки считается не стоимостью повторной настройки. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — это предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, а ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи — от 50 000 до 100 000 рублей. Отдельная линия рисков — персональные данные: если при массовой регистрации работников через интеграцию не оформлено поручение на обработку и не собраны согласия, вопросы возникают уже у Роскомнадзора, а не у ГИТ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Роструд утвердил формы проверочных листов и прямо приравнял трудовой договор в электронной форме к бумажному — сам факт электронного оформления нарушением не считается. Претензии при проверке возникают к другому: к отсутствию ЛНА, к несобранным согласиям и к невозможности выгрузить документ с читаемой отметкой о подписи. Проверьте, выгружается ли из вашей системы PDF со штампом подписи и журналом подписантов.»

Когда переход на КЭДО стоит отложить

Проект не даёт эффекта в трёх ситуациях:

• в компании меньше 20 человек, все работают в одном офисе, кадровые документы подписываются по мере необходимости за 10 минут: экономия времени не покроет затрат на подготовку ЛНА и обучение;
• основная часть штата — работники без смартфона и без постоянного доступа к интернету, для них электронный оборот придётся дублировать бумажным, и нагрузка на кадровика вырастет;
• в ближайшие месяцы планируется смена учётной системы, поэтому интеграцию придётся делать дважды.

Отдельно стоит отказаться от требования подписывать документы простой электронной подписью на портале «Работа в России», если у компании есть собственная система: это добавляет в цепочку внешний сервис и вторую авторизацию для сотрудника, а обязанности использовать портал у работодателя нет.

Стоимость перехода на КЭДО и тарифы сервиса

Стоимость складывается из абонентской платы за сотрудника, выпуска УКЭП для подписантов со стороны работодателя и работ по интеграции с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.

Итоговая сумма зависит от численности подключаемых работников, выбранного набора функций и того, нужны ли выделенный сервер и SLA. Актуальные условия по каждому из трёх тарифов и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Переход на КЭДО ломается не на технике, а на нераспределённых зонах: приказ и ЛНА остаются за руководителем, перечень документов и маршруты — за кадровой службой, интеграция и права доступа — за IT, возврат согласий — за руководителями подразделений. Юридическая часть занимает дни, а сбор согласий и обучение — недели, и именно они определяют реальный срок проекта. Выбор подписи задаётся статьёй 22.3 ТК РФ: УКЭП обязательна работодателю для трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании, работнику для большинства документов достаточно УНЭП или ПЭП.

Добыто закрывает ту часть проекта, где чаще всего теряется время: выпуск подписей работникам внутри системы, готовый модуль к 1С:ЗУП и настройку маршрутов согласования под структуру компании. Организационную часть — назначение владельцев этапов и сбор согласий — за компанию не сделает ни один сервис, но её проще вести, когда статус каждого документа виден в одном окне.

Частые вопросы о переходе на КЭДО

Нужно ли согласовывать ЛНА о введении КЭДО с профсоюзом?

Локальные нормативные акты о введении электронного документооборота и о порядке его осуществления принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если такой орган в компании создан. Если профсоюза нет, акты утверждаются приказом руководителя без дополнительной процедуры. Мнение профсоюза учитывается до утверждения акта, а не после, иначе процедуру придётся проходить заново.

Можно ли назначить ответственным за КЭДО главного бухгалтера или внешнего специалиста?

Со стороны работодателя документы вправе подписывать не только кадровая служба, но и бухгалтер по расчёту заработной платы либо любой уполномоченный сотрудник — полномочия оформляются приказом или доверенностью. Администрировать сервис может и физическое лицо, не состоящее в штате, если ему предоставлены доступ и контактные данные для входа. Ответственность за соблюдение трудового законодательства при этом остаётся на работодателе.

Что делать, если работник дал согласие на КЭДО, а потом передумал?

Работник вправе отказаться от электронного взаимодействия. С этого момента его кадровые документы оформляются на бумаге, при этом остальные сотрудники продолжают работать в электронном виде — смешанный режим нарушением не является. Отказ оформляется письменным заявлением и хранится вместе с согласиями; повторно дать согласие работник может в любой момент.

Кто отвечает за персональные данные, когда документы хранятся в облаке сервиса?

Если работник регистрируется в сервисе самостоятельно, согласие на обработку данных собирает сам сервис. Если регистрацию проводит работодатель, например массово через интеграцию с учётной системой, происходит передача персональных данных: оператором остаётся компания, а сервис обрабатывает данные по её поручению. В этом случае согласие на передачу собирает оператор, и условие об обработке по поручению должно быть в договоре.

Можно ли перевести на КЭДО только один филиал или только часть документов?

Закон не обязывает переводить всю компанию сразу. Категории работников и перечень документов, по которым ведётся электронный документооборот, работодатель определяет сам и фиксирует в локальном нормативном акте о введении ЭДО. Это позволяет начать с одного подразделения или с одной группы документов, например только с заявлений и приказов по отпускам, и расширять периметр по мере готовности.

Кто подписывает кадровые документы, если директор недоступен?

Право подписи передаётся приказом или доверенностью конкретному должностному лицу, у которого есть действующая УКЭП. Без такого приказа приём сотрудников и оформление документов, требующих квалифицированной подписи работодателя, останавливаются до возвращения руководителя. Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи имеет смысл издавать одновременно с приказом о введении электронного документооборота.

Сколько времени занимает подключение сотрудников после запуска системы?

Техническая часть короткая: установка готового модуля к учётной системе занимает около часа, интеграция через API — от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации команды. Организационная часть длиннее: типовой срок подготовки и запуска в компании на несколько сотен человек — около 3 месяцев, и большая часть этого времени уходит на обучение и сбор согласий, а не на настройку.