Соглашение об использовании ЭП: как править шаблон под КЭДО

Соглашение об использовании электронной подписи нужно тогда, когда работник и работодатель подписывают кадровые документы простой или усиленной неквалифицированной подписью: по 63-ФЗ такая подпись приравнивается к собственноручной либо по соглашению сторон, либо когда это прямо предусмотрено законом. Для УКЭП соглашение не требуется, она признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию. В скачанном шаблоне под компанию правят семь блоков: перечень систем, состав документов и категорий работников, вид подписи по каждому документу с обеих сторон, порядок создания и проверки подписи, сроки получения и подписания, разбор споров, случаи возврата на бумагу. Главное различие: у дистанционных работников обмен документами регулируется главой 49.1 ТК РФ и отдельным ЛНА, у остальных — письменным согласием по статье 22.2 ТК РФ.

Разберём каждый блок шаблона: что в нём меняют, какая формулировка вызывает вопросы при проверке и как самостоятельно проверить подпись под уже подписанным документом. Покажем границу между соглашением и локальным нормативным актом, которую в готовых файлах стирают. Разведём ПЭП, УНЭП и УКЭП, включая УНЭП из Госключа, для которой соглашение не нужно вовсе. Чек-лист подготовки, сценарная таблица по типам компаний, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Скачайте готовый шаблон соглашения об использовании ПЭП и НЭП в формате .docx, чтобы править его по разделам вместе со статьёй.

Когда соглашение об использовании электронной подписи действительно нужно

Статья 6 63-ФЗ разводит два режима. УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи в силу закона: никаких дополнительных документов между сторонами не требуется. ПЭП и УНЭП получают ту же силу только при одном из двух условий — либо это установлено федеральным законом и принятыми по нему нормативными актами, либо стороны заключили соглашение. Отсюда следует практический вывод для кадровой службы: если хотя бы один документ в вашем маршруте подписывается работником простой или неквалифицированной подписью, соглашение должно существовать и должно описывать порядок проверки этой подписи.

Отдельный случай — УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан в инфраструктуре электронного правительства. Это подпись из Госключа. Её применение прямо предусмотрено статьёй 22.3 ТК РФ, поэтому отдельное соглашение о признании такой подписи не нужно: доверие к ней следует из самой процедуры выпуска через подтверждённую учётную запись Госуслуг. Компании, которые полностью перевели работников на Госключ, соглашение об использовании ЭП не заключают.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Формально при квалифицированной подписи соглашение не требуется, потому что УКЭП признаётся по умолчанию. Обязательным оно становится, когда в маршруте появляется ПЭП или УНЭП, и в таком соглашении обязательно должен быть описан порядок проверки электронной подписи. На практике стороны нередко заключают его и при УКЭП — чтобы зафиксировать правила взаимодействия. Посмотрите свой маршрут: если хоть один документ работник подписывает не квалифицированной подписью, соглашение вам нужно.»

Когда шаблон соглашения вам не понадобится

Есть три ситуации, в которых править файл бессмысленно. Первая: работодатель подписывает своей УКЭП, работник — УНЭП из Госключа. Обе подписи признаются по закону, соглашение ничего не добавляет. Вторая: вы работаете только через портал «Работа в России», где порядок подписания задан нормативно, а не договором между сторонами. Третья: у вас нет трудовых отношений — с самозанятым или подрядчиком по договору ГПХ заключается соглашение об электронном документообороте по нормам гражданского права, и оно строится иначе, чем кадровое. Нормы ТК РФ на такие отношения не переносятся.

Полезные шаблоны для перехода на КЭДО

Комплект из пяти файлов закрывает базовый пакет по статье 22.2 ТК РФ; начинать правку удобно с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, остальное подстраивается под него.

ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая определяет текст соглашения

Три вида подписи закреплены в 63-ФЗ и различаются механизмом и уровнем доверия. Простая подпись фиксирует только факт подписания через коды, логины и пароли: никакого криптографического преобразования текста не происходит, поэтому доказать неизменность документа после подписания ПЭП нельзя. Усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная подписи создаются одинаково: сначала считается хеш документа, потом хеш подписывается ключом. Разница между ними юридическая, а не техническая. УНЭП может выпустить любой удостоверяющий центр и даже сам работодатель, УКЭП — только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию, а средства подписи для неё должны иметь подтверждение соответствия ФСБ России.

Для кадровика это означает следующее: чем ниже уровень подписи, тем больше текста должно быть в соглашении. Под ПЭП придётся описывать правила определения лица, подписавшего документ, обязанность работника хранить ключ в тайне и порядок разбора спора. Под УКЭП не нужно ничего. Полный текст закона со всеми условиями признания подписи есть в официальной публикации Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — удобно держать его рядом при правке раздела о признании подписи.

Из таблицы видно, где проходит граница ответственности кадровой службы. Три верхние строки требуют работы с текстом соглашения, нижняя — нет. Если в компании смешанная схема, соглашение пишется под нижнюю по уровню подпись из фактически используемых.

«Тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП»: откуда путаница

В запросах кадровиков регулярно встречаются формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». За ними стоят две разные вещи, которые смешивают. Первая — вид подписи по 63-ФЗ: ПЭП, УНЭП, УКЭП. Именно вид указывается в соглашении и в маршруте подписания. Вторая — единица тарификации у поставщика сервиса. У сервисов КЭДО тарификация чаще всего идёт за сотрудника в месяц либо за рабочее место, и к юридической классификации подписи это отношения не имеет. Аббревиатуры «УНЭН», «УНЭП в кадвархе» и подобные написания — искажения, в документах компании их быть не должно: расхождение в названии вида подписи между соглашением, ЛНА и настройками системы порождает вопросы при проверке.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто чаще всего правят именно раздел о видах подписи. Компания скачивает шаблон, где по умолчанию прописана УНЭП со стороны работника, затем настраивает систему на подписание части документов простой подписью — и текст соглашения перестаёт соответствовать реальному маршруту.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Какие разделы готового соглашения правят под процессы компании

Шаблон соглашения универсален по конструкции и пуст по содержанию: он задаёт рамку, а фактуру подставляет компания. Ниже семь блоков, которые не работают без адаптации. На проектах Добыто правку начинают именно с них, остальной текст обычно остаётся в шаблонной редакции.

1. Информационная система. Указывается конкретная система, через которую идёт обмен, и способ доступа работника. Формулировка «иная информационная система, определяемая работодателем» оставляет вопрос, где именно хранятся оригиналы.
2. Перечень документов. Перечисляются виды документов, которые переводятся в электронный вид. Перечень должен совпадать с перечнем в Положении о ведении КЭДО, иначе два документа компании противоречат друг другу.
3. Категории работников. Дистанционные работники выделяются отдельно: у них порядок обмена регулируется главой 49.1 ТК РФ, и распространять на них общий режим по умолчанию не следует.
4. Вид подписи по каждому документу. Отдельно для работника и для работодателя. По статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним и приказ о применении дисциплинарного взыскания только УКЭП.
5. Порядок создания и проверки подписи. Обязательный блок для ПЭП и УНЭП. Описывается, как формируется подпись, как проверяется и по каким признакам документ считается подписанным.
6. Момент получения документа и срок ответа. Фиксируется, когда документ считается полученным работником и в какой срок он должен быть подписан. Без этого невозможно доказать соблюдение сроков ознакомления.
7. Разбор конфликтных ситуаций и возврат на бумагу. Прописывается процедура, по которой стороны проверяют спорную подпись, и случаи, когда документ оформляется на бумаге: сбой связи, недоступность системы, отказ работника от электронного взаимодействия.

Как адаптировать шаблон соглашения об использовании ЭП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите фактический маршрут по каждому виду кадрового документа: кто инициирует, кто согласует, кто подписывает последним. Заявление на отпуск и приказ о переводе почти всегда идут по разным цепочкам.
2. Шаг 2. Проставьте напротив каждого шага вид подписи отдельно для работника и работодателя. Сверьте результат со статьёй 22.3 ТК РФ: там, где закон требует УКЭП работодателя, вариантов нет.
3. Шаг 3. Вычеркните из шаблона виды подписи, которые в компании не используются. Соглашение, описывающее три подписи при фактическом применении одной, работает против вас в споре.
4. Шаг 4. Заполните раздел о порядке проверки подписи под ту систему, которая у вас развёрнута: где выгружается файл подписи, как проверяется сертификат, кто уполномочен проводить проверку.
5. Шаг 5. Сверьте перечень документов и категорий работников с Положением о ведении КЭДО и приказом о введении КЭДО. Три файла должны описывать одну и ту же схему.
6. Шаг 6. Пропишите случаи оформления на бумаге и порядок разбора конфликтной ситуации, затем передайте текст на согласование юристу и ответственному за информационную безопасность.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Разводите два потока работников. С дистанционным сотрудником порядок обмена электронными документами регулируется главой о дистанционной работе, и условия можно закрепить локальным нормативным актом об удалённой работе или прямо в трудовом договоре. С остальными работниками я рекомендую придерживаться письменного согласия: Минтруд по этому вопросу занимает осторожную позицию. Проверьте, какие категории у вас перечислены в соглашении, и не смешаны ли эти два режима в одном абзаце.»

Что проверить до правки шаблона

Правка соглашения — последний шаг подготовки, а не первый. До того как открывать файл, соберите пять исходных данных, иначе текст придётся переписывать дважды.

• Список документов, которые переводятся в электронный вид. Отдельно отметьте те, что остаются на бумаге по закону: приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае, бумажная трудовая книжка.
• Состав участников маршрута. Кроме кадровика и работника в цепочке почти всегда есть непосредственный руководитель, а в части документов — главный бухгалтер или директор.
• Категории работников. Дистанционные, офисные, совместители, работники обособленных подразделений. От этого зависит, один у вас режим или два.
• Виды подписи, которые реально выданы. Не те, что планируются, а те, что есть у людей на руках сегодня.
• Порядок хранения и выгрузки. Где лежит электронный оригинал, кто и в каком формате выгружает его для проверки.

В сервисе Добыто вид подписи задаётся отдельно по каждому типу документа и по каждой стороне маршрута, поэтому сверка текста соглашения с фактической настройкой занимает один проход по списку документов.

Отдельно проверьте спорные позиции по официальным разъяснениям. Роструд ведёт публичную базу ответов, где, например, прямо указано, что электронный журнал инструктажей по охране труда вести не допускается даже при наличии подписи у всех сотрудников. Такие ответы удобно прикладывать к обоснованию перечня документов в соглашении.

Кейс из практики: ИТ-компания на 300 сотрудников, распределённых по 12 городам, переводила кадровый документооборот в электронный вид силами одного специалиста по кадрам. Подготовку разбили на шесть шагов: список документов, участники, порядок подписания по каждому виду документа, хранение, интеграция с учётной системой, обучение. Весь переход занял 3 месяца, и самым долгим оказался последний шаг — отработка возражений сотрудников, а не правка документов.

Ошибки при адаптации соглашения и во что они обходятся

Ошибки в этом файле дороже, чем кажется, потому что проявляются не при подписании, а в момент спора или проверки, когда переподписать документ задним числом уже нельзя.

Соглашение описывает не ту подпись, которой подписывают. Самая частая правка задним числом. Компания оставила в шаблоне УНЭП, а система настроена на ПЭП для заявлений. В споре работник заявляет, что подпись под документом не его, и суд проверяет весь комплект: документы, вводящие КЭДО, действительность подписи на момент подписания, факт передачи именно этого документа. Расхождение между текстом соглашения и фактической настройкой играет против работодателя.

Нет порядка проверки подписи. Требование прямое, а в шаблонах этот раздел чаще всего написан одной строкой. Без описанной процедуры вы не сможете предъявить проверяющему или суду понятный механизм: как из системы выгружается электронный оригинал, файл подписи и как подтверждается, что сертификат действовал в момент подписания.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Соглашение подменяет локальный нормативный акт. Статья 22.2 ТК РФ требует ЛНА о введении электронного документооборота с указанием информационной системы, порядка доступа, перечня документов и категорий работников, срока уведомления. Соглашение о признании подписи этот акт не заменяет. Если в компании есть только один файл из двух, комплект неполный.

Цена ошибки. Нарушение порядка оформления трудовых отношений — это ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. К прямому штрафу добавляется переоформление документов по всему штату: если соглашение признано неприменимым, переподписывать придётся не один документ, а весь массив, подписанный по неверной схеме. При численности в несколько сотен человек это отдельный проект на недели.

Что критично, а что вторично: разбор по сценариям

Объём правок зависит от того, как устроена компания. Таблица показывает, на что тратить время, а что можно оставить в шаблонной формулировке.

Строка про подрядчиков — та, где чаще всего теряют время: кадровое соглашение пытаются растянуть на исполнителей по ГПХ, хотя это разные основания и разные нормы.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию. Сначала новаторы, потом основная масса, консерваторы последними. На пилоте видно, где текст соглашения расходится с тем, что реально происходит в системе, и правка обходится в один документ, а не в переподписание по всему штату. Возьмите одно подразделение и проведите через него полный цикл: приём, отпуск, перевод.»

Что об этом думает ГИТ: Роструд утвердил формы проверочных листов, в которых прямо предусмотрено, что заключение трудового договора в электронной форме не считается нарушением наравне с бумажной формой. Нормативная база контролирующих органов уже подстроена под статьи 22.1-22.3 ТК РФ, и вопрос при проверке будет не о самом факте электронного оформления, а о комплектности документов, которые его вводят.

Стоимость перехода на КЭДО и тарифы Добыто в 2026 году

Итоговая сумма складывается из численности, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой.

Итоговая цифра зависит от численности и от того, какие виды подписи нужны: набор функций по каждому тарифу и условия перехода между тарифами перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.

При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф тоже можно в любое время. Для компаний, которые начинают с пилотной группы, это означает, что стартовать можно на минимальной конфигурации и расширяться по мере перевода подразделений.

Выводы

Готовый шаблон соглашения задаёт конструкцию, но содержание в него подставляет компания. Смысловая нагрузка ложится на семь блоков: система, перечень документов, категории работников, виды подписи с обеих сторон, порядок создания и проверки подписи, сроки получения и подписания, разбор споров и случаи возврата на бумагу. Если работник подписывает УНЭП из Госключа, а работодатель — УКЭП, соглашение о признании подписи не нужно вовсе, и силы стоит направить на локальный нормативный акт и сбор согласий. Расхождение между текстом соглашения и фактической настройкой системы обнаруживается в момент спора, когда исправить его уже нельзя.

Мы в Добыто проходим этот путь вместе с кадровой службой: сверяем маршруты подписания с текстом ЛНА и соглашения до запуска, разводим дистанционных и офисных работников по разным режимам и запускаем пилотную группу прежде, чем переводить весь штат. Такой порядок снимает основную часть ошибок настройки на этапе, где правка стоит один документ.

Частые вопросы

Можно ли одним соглашением закрыть и работников, и самозанятых подрядчиков?

Нет. С исполнителями по гражданско-правовому договору и самозанятыми заключается отдельное соглашение об электронном документообороте: там нет норм ТК РФ, нет обязанности работодателя нести расходы на подпись и нет права отказаться от КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. Требования к соглашению по 63-ФЗ те же — обязательный порядок проверки подписи, — но остальная конструкция другая. Проверьте, умеет ли ваша система подписывать документы с внештатными исполнителями: не все сервисы КЭДО поддерживают этот сценарий.

Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО после подписания соглашения?

Отказ работника от электронного взаимодействия — его право, и негативных последствий он не влечёт. Такой работник продолжает получать документы на бумаге, а компания ведёт по нему параллельный бумажный контур. Соглашение при этом не расторгается по всей организации: оно продолжает действовать для тех, кто согласие дал. Случай отказа стоит прямо перечислить в разделе о ситуациях, когда документ оформляется на бумажном носителе.

Нужно ли переподписывать соглашение при смене сервиса КЭДО?

Да, если в тексте названа конкретная информационная система. При переезде на другую платформу меняется и порядок создания и проверки подписи, и способ доступа работника. Практичнее заранее описать в соглашении не только название системы, но и порядок уведомления работников о её смене — тогда переход оформляется дополнительным соглашением, а не полным перезаключением по всему штату.

Как проверить электронную подпись под документом, если возник спор?

Юридическую силу имеет электронный оригинал с файлом подписи, а не распечатка со штампом: визуальный штамп на бумаге сам по себе ничего не подтверждает. Для проверки выгружаются сам документ и файл подписи, затем проверяется цепочка сертификатов и действительность сертификата на момент подписания. Если сертификат уже истёк, помогает метка доверенной службы штампа времени — она фиксирует момент подписания и то, что сертификат не был отозван заранее.

Сколько действует сертификат подписи и что происходит с документами после его окончания?

Сертификат выпускается на ограниченный срок, чаще всего на год. Подписывать им можно до окончания срока действия ключа подписи. Документы, подписанные в период действия сертификата, силы не теряют, но для их проверки через несколько лет нужны дополнительные механизмы: усовершенствованный формат подписи со штампом времени и ссылками на статусы сертификатов. Этот момент стоит учесть при описании порядка хранения, потому что кадровые документы хранятся десятилетиями.

Обязательно ли соглашение, если работодатель выпустил УНЭП работникам сам?

Да. УНЭП, выпущенная собственным или сторонним удостоверяющим центром, признаётся равнозначной собственноручной подписи только по соглашению сторон. Освобождение от соглашения действует лишь для УНЭП с сертификатом, созданным в инфраструктуре электронного правительства, то есть для подписи из Госключа. При выпуске подписи силами работодателя добавляется ещё один блок работы: правила определения лица, подписавшего документ, и порядок отзыва сертификата при увольнении.