Электронный документооборот в 1С:ЗКГУ закрывает расчётную и отчётную часть: обмен с контрагентами, выгрузку в казначейство, отчётность в ФНС и СФР, зарплатный проект. Документы, связанные с работой, в этот контур не попадают: трудовой договор, приказ, заявление и лист ознакомления с ЛНА живут по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и требуют подписи каждого работника. Со стороны работодателя трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и приказ о дисциплинарном взыскании подписываются только УКЭП. Работник подписывает эти же документы УНЭП или УКЭП, остальные — в том числе ПЭП. Различие, от которого зависит комплект подписей: в собственной информационной системе работодателя работнику нужна минимум УНЭП, а в государственной системе «Работа в России» достаточно ПЭП, сформированной через подтверждённую учётную запись на Госуслугах.
Разберём, какая подпись отвечает за какой документ, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП по 63-ФЗ и как связать кадровый сервис с 1С:ЗКГУ, не задваивая базу подписанными файлами. Покажем, за что именно платит бухгалтерия: за сертификат, за сотрудника в месяц или за документ, и почему счёт за подписи растёт быстрее численности. Тарификация подписей, чек-лист настройки, разбор ошибок с ценой в рублях, стоимость на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закрывает ЭДО в 1С:ЗКГУ и где начинается кадровая подпись
ЭДО в учётной программе построен вокруг документов организации: счета, акты, платёжные поручения, отчётность, обмен с казначейством и банком. Подписант здесь один — организация в лице руководителя или уполномоченного сотрудника, и подпись всегда квалифицированная. Кадровый документооборот устроен иначе: у каждого документа две стороны, и вторая сторона — работник, у которого своей УКЭП, как правило, нет.
Отсюда типичная картина в бюджетном учреждении: расчёт зарплаты, табель, начисления и отчётность идут электронно, а приказ на отпуск печатается, подписывается ручкой и подшивается в дело. Формально это не нарушение: переход на КЭДО добровольный. Практически это означает, что половина цикла остаётся ручной, а бухгалтерия дважды вводит одни и те же данные — сначала в кабинете сотрудника или в почте, потом в базу.
Перевести в электронный вид можно почти все документы, связанные с работой. Закрытых исключений четыре: приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и трудовая книжка вместе со сведениями о трудовой деятельности. Эти документы остаются на бумаге независимо от того, какой сервис вы подключили.
Факт: документ, связанный с работой, передаётся работнику без дублирования на бумаге только в формате PDF/A-1A — это требование приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Обычный PDF, DOCX или XLSX в электронном виде придётся дублировать бумажным экземпляром.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Бухгалтерия часто считает, что раз в учётной программе уже настроен ЭДО, кадровый контур подключится сам собой. Это разные механизмы: в ЭДО подписывает организация, в КЭДО — каждый работник лично, и его подпись нужно сначала выпустить. Прежде чем считать бюджет проекта, посмотрите, сколько человек у вас реально дойдут до выпуска подписи в первый месяц: этот срок и определяет дату, с которой можно перестать печатать приказы.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписи отличаются друг от друга
Все три вида закреплены в 63-ФЗ. ПЭП только идентифицирует подписанта через коды и пары логин-пароль: подтвердить, что документ после подписания не менялся, она не позволяет. УНЭП и УКЭП работают на криптографии и фиксируют неизменность документа. Технически механизм выпуска и подписания у них одинаков, различие юридическое: УНЭП может выпустить любой удостоверяющий центр и даже сам работодатель, УКЭП — только удостоверяющий центр, аккредитованный ФСБ России и Минцифры.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Кто подписал | Кто подписал и что документ не менялся после подписания | То же, что УНЭП, плюс статус аналога собственноручной подписи по умолчанию |
| Кто выпускает | Работодатель в своей системе или ЕСИА на портале «Работа в России» | Любой удостоверяющий центр, работодатель, приложение Госключ | Только УЦ, аккредитованный ФСБ России и Минцифры, УЦ ФНС, Госключ |
| Нужно ли отдельное соглашение | Да, порядок закрепляется в ЛНА и соглашении с работником | Да, если подпись выдана по соглашению сторон; нет, если это УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | Нет |
| Где хранится ключ | Учётная запись в системе | Облако кабинета сотрудника, токен или мобильное приложение | Токен, облако удостоверяющего центра или мобильное приложение |
| Единица тарификации | Обычно входит в абонентскую плату за сотрудника | Сертификат на человека, выпуск и продление; в Госключе бесплатно | Сертификат на физическое лицо со сроком действия, обычно год |
Из таблицы следует практический вывод для бухгалтерии: подпись работника — это не разовая покупка, а позиция с ежегодным продлением, и считать её нужно по количеству действующих сертификатов, а не по количеству подписанных документов.
Проверьте подпись на документе, выгруженном из кадрового архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Внимание: штамп электронной подписи на странице PDF — это визуализация, а не сама подпись. Картинку можно скопировать в любой редактор и перенести на другой файл, поэтому проверка идёт по файлу подписи, а не по отметке на листе.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда документы запрашивает проверяющий, отдавать распечатку со штампом бессмысленно. Готовьте архив: сам файл в PDF/A-1A и приложенные к нему файлы подписей, а рядом приказ о введении КЭДО, положение и согласие работника. Проверьте заранее, что выгрузка из системы отдаёт документ и подпись парой, а не одним листом с картинкой.»
Кто и чем подписывает: раскладка по документам статьи 22.3 ТК РФ
Статья 22.3 ТК РФ делит документы на две группы и отдельно разводит две площадки: собственную информационную систему работодателя и государственную систему «Работа в России». Для одного и того же заявления на увольнение комплект подписей будет разным.
| Документ и площадка | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности, ученический договор — в системе работодателя | УКЭП | УНЭП или УКЭП |
| Приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора | УКЭП | УНЭП или УКЭП |
| Заявление об увольнении, его отзыв, согласие на перевод | УКЭП | УНЭП или УКЭП |
| Остальные документы, связанные с работой: заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, справки, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | ПЭП, УНЭП или УКЭП |
| Любой документ на портале «Работа в России» | УКЭП | ПЭП через подтверждённую запись на Госуслугах или УКЭП |
| Приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае, трудовая книжка | Только бумага | Только бумага |
Практический смысл раскладки: если учреждение подписывает работникам только отпуска, справки и расчётные листки, хватит ПЭП со стороны работника. Как только в контур заходит трудовой договор или дисциплинарный приказ, нужна УНЭП каждому сотруднику, а это уже проект по выпуску сертификатов, а не настройка галочек.
Полезно знать: УНЭП, выпущенная с использованием инфраструктуры электронного правительства, не требует отдельного соглашения о признании подписи. Для УНЭП, выданной по соглашению сторон, такое соглашение с описанием порядка проверки подписи обязательно.
За что платит бухгалтерия: сертификат, сотрудник или документ
Три модели тарификации дают три разных счёта при одинаковой численности. Плата за сотрудника в месяц — это абонентская модель: подписи входят в тариф, стоимость меняется только при изменении штата. Плата за сертификат — выпуск и ежегодное продление каждой подписи. Плата за документ — счёт растёт вместе с активностью кадровой службы, и в год оформления приёмов он выше, чем в спокойный период.
Считайте так: при выпуске подписи за 400 рублей на 2500 сотрудников только на выпуск уходит 1 000 000 рублей, а при тарификации 25 рублей за документ и 20 документах в год на человека набегает ещё 1 250 000 рублей за 50 000 документов. Отсюда популярный вопрос про единицу измерения УКЭП: она считается сертификатами на конкретное физическое лицо со сроком действия, обычно год, а не количеством подписанных файлов. Подписка на УКЭП — это продление сертификата, а не пакет подписаний.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Бесплатный вариант для работника — УНЭП в приложении Госключ: выпуск дистанционный, по подтверждённой учётной записи на Госуслугах, число подписей не ограничено, при смене кадров расходы на выпуск не возникают. Для организаций бюджетной сферы отдельно поддерживается сценарий с УКЭП Казначейства на стороне работодателя. В Добыто подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, поэтому счёт не меняется от числа подписанных за месяц документов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «УНЭП в Госключе выпускается примерно за 2 минуты и дистанционно, поэтому для приёма удалённых сотрудников это самый короткий путь. Но подпись живёт в телефоне работника: удалил приложение или забыл пароль — подпись выпускается заново, уже с новым сроком действия. Заложите в регламент шаг перевыпуска, иначе кадровик будет ловить сотрудника вручную в день подписания.»
Лайфхак: запускайте кадровый контур не всем комплектом сразу, а по одному процессу: сначала заявления на отпуск, затем справки 2-НДФЛ и расчётные листки, и только потом договоры и приказы. Так вы проверяете маршруты на небольшом объёме, а не на всей численности.
Как связать КЭДО с 1С:ЗКГУ и что не нужно тянуть обратно в учётную программу
Схема связки простая: кадровый документ создаётся в 1С:ЗКГУ, из печатной формы уходит в кадровый сервис, там проходит маршрут согласования и подписания, а обратно в учётную программу возвращается статус. Обмен работает по расписанию, при необходимости запускается вручную из карточки состояния обмена — это нужно, когда приказ на отпуск требуется отдать сотруднику сегодня, а не в следующем регламентном цикле.
Важный нюанс из практики: отдельным требованием в техзадании часто пишут возврат подписанных файлов обратно в учётную систему. На практике это даёт задвоение: база растёт, нагрузка на 1С увеличивается, а дальнейшая судьба такого файла неясна — перештамповка и архивное хранение в учётной программе не предусмотрены. Рабочий вариант — открывать подписанный документ из 1С по ссылке в кадровом сервисе, храня оригинал и файлы подписей в одном месте.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всё учреждение: на ней вылезают расхождения в штатке, незаполненные телефоны и почты сотрудников и неверно настроенные маршруты согласования. После пилота массовое подключение идёт по накатанной, а кадровая служба уже знает, сколько человек не дойдут до выпуска подписи без напоминания.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение с филиалами по стране столкнулось с задачей экстренного оформления: при выезде на ликвидацию последствий землетрясения за границей около 200 человек пришлось принять за несколько дней, а кадрового электронного контура тогда не было, и комплект собирали обходными путями. После запуска кабинетов сотрудников кадровый резерв примерно на 800 специалистов держат в системе с уже готовыми комплектами документов, а вводный инструктаж по охране труда по-прежнему проводят очно с личной подписью.
Как связать кадровый сервис с 1С:ЗКГУ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение: перечень документов в электронном виде, площадка, виды подписей, порядок их проверки.
- Шаг 2. Уведомите работников и соберите письменные согласия. Согласие не нужно только от тех, кто принят после 31.12.2021 и не имел трудового стажа на эту дату.
- Шаг 3. Настройте подпись работодателя: УКЭП руководителя либо личная УКЭП уполномоченного сотрудника плюс машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в ФНС.
- Шаг 4. Опубликуйте кабинеты сотрудников по подразделениям, проверьте, что у каждого работника в базе заполнены мобильный телефон или электронная почта — без них приглашение не уйдёт.
- Шаг 5. Выпустите работникам подписи и проверьте, что печатные формы уходят из 1С в кадровый сервис в формате PDF/A-1A.
- Шаг 6. Настройте правила обработки заявок: какой вид заявления какому пользователю 1С попадает в задачи, и кто согласовывает отпуск после руководителя подразделения.
- Шаг 7. Прогоните полный цикл на пилотной группе: заявление сотрудника, согласование, документ в 1С, приказ на подпись, архив и выгрузка комплекта с файлами подписей.
Шаблоны для перехода на КЭДО в учреждении
Комплект собран под связку кадрового сервиса с учётной программой, начинать удобнее с чек-листа настройки, а матрицу ролей заполнять уже после пилота.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
Ошибки при переводе кадровых документов в электронный вид и их цена
Первая ошибка стоит дороже остальных: подписать документ не тем видом подписи. Трудовой договор, заверенный со стороны работодателя не УКЭП, а более слабой подписью, не соответствует статье 22.3 ТК РФ. Нарушение порядка оформления трудового договора попадает под часть 4 статьи 5.27 КоАП: от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо. Прочие нарушения трудового законодательства идут по части 1 той же статьи — от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Вторая ошибка дешевле в моменте, но дороже в перспективе: неверный формат файла. Если печатная форма ушла работнику как обычный PDF или DOCX, документ придётся дублировать на бумаге, и весь смысл перехода теряется. В практике Добыто мы проверяем формат на входе в маршрут, чтобы бухгалтерия не узнавала о дублировании в момент проверки.
Третья ошибка касается доказательств. Подпись действует ограниченный срок, обычно год, и через два года после увольнения работника вопрос звучит так: действовал ли сертификат в момент подписания. На это отвечают метка времени доверенной службы штампов и данные о том, что сертификат не был отозван. Без них суд разбирается по косвенным признакам: журналам входов, логам действий в приложении, датам передачи документа. По спорам об увольнении, подписанном электронной подписью, суды восстанавливали работников и взыскивали средний заработок за время вынужденного прогула с компенсацией морального вреда.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В трудовом споре суд смотрит не на картинку подписи, а на комплект: приказ о введении КЭДО, положение, согласие работника, сведения о том, что подпись действовала на момент подписания, и подтверждение, что подписан был именно этот файл. Соберите такой комплект на одном показательном документе заранее и посмотрите, чего в нём не хватает: восполнять его в день заседания уже поздно.»
Когда переход на КЭДО преждевременен
Кадровый сервис не решает задачу, если в учреждении не приведены в порядок исходные данные: расходится штатное расписание, у половины сотрудников в базе нет телефона и почты, а маршруты согласования нигде не описаны. Электронный документооборот в этом случае ускоряет передачу документа, но ошибки в данных остаются и всплывают уже в подписанных файлах.
Второй случай — штат до нескольких десятков человек, работающих в одном здании, без удалённых и разъездных сотрудников, где кадровый оборот ограничен отпусками и справками. Выгода здесь считается не в экономии времени, а в бумаге и картриджах, и она может не покрыть абонентскую плату. Третий случай — если единственный ожидаемый эффект описывается словами «чтобы было современно»: без измеримой цели проект остаётся набором настроек, которыми никто не пользуется.
Стоимость КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной программой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для подписания со стороны работодателя | через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API считаются отдельно. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Учётная программа закрывает движение денег и отчётность, но документы между работодателем и работником живут по своим правилам: комплект подписей определяется статьёй 22.3 ТК РФ, формат передачи — приказом Минтруда № 578н, а четыре вида документов остаются бумажными в любом случае. Работодатель подписывает договоры и дисциплинарные приказы только УКЭП, работник — УНЭП или УКЭП, для остальных документов ему достаточно ПЭП. Считать бюджет проекта нужно по действующим сертификатам и модели тарификации, а не по количеству файлов.
Мы в Добыто подключаем кадровый контур к 1С:ЗУП и родственным конфигурациям так, чтобы подписанные документы хранились в одном архиве, а в учётную программу возвращался статус, а не копия файла. Для учреждения это означает, что бухгалтерия перестаёт вести параллельный бумажный комплект и видит по каждому документу, кто подписал и когда.
Частые вопросы
Что означает формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» и годится ли такая подпись для кадровых документов?
ЕИО — это единоличный исполнительный орган, то есть директор или иной руководитель, действующий без доверенности. Наличие у него простой электронной подписи означает доступ к системе или подтверждение операций кодом, но для кадровых документов этого недостаточно. В информационной системе работодателя трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и приказ о дисциплинарном взыскании подписываются со стороны работодателя только УКЭП.
Можно ли подписывать кадровые документы той же УКЭП, которой сдают отчётность?
Да, УКЭП руководителя, полученная в удостоверяющем центре ФНС, подходит и для кадровых документов. Второй рабочий вариант — выпустить личную УКЭП на уполномоченного сотрудника и оформить машиночитаемую доверенность с регистрацией в ФНС. Тогда право подписи не зависит от занятости руководителя, а полномочия проверяются по доверенности.
Работник забыл пароль от своей УНЭП. Что делать бухгалтерии?
Подпись перевыпускается самим работником в личном кабинете: он задаёт новый пароль и получает сертификат с новой датой действия. Участие кадровой службы и бухгалтерии не требуется, доплаты за перевыпуск в облачной модели нет. Ранее подписанные документы остаются действительными, перевыпуск на них не влияет.
Нужно ли соглашение с работником, если подпись выпущена в Госключе?
УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, признаётся без отдельного соглашения о порядке проверки подписи. Соглашение требуется для УНЭП, выпущенной по договорённости сторон, например в собственном удостоверяющем центре работодателя или на токене. В положении о КЭДО стоит прямо перечислить, какие виды подписей вы допускаете и в каком порядке они проверяются.
Как отозвать электронную подпись уволенного сотрудника?
Удаление сертификата из хранилища на рабочем компьютере подпись не отзывает. Отзыв оформляется заявлением в тот удостоверяющий центр, который выдал сертификат, и инициировать его вправе владелец подписи. Отдельно проверьте машиночитаемые доверенности: доверенность, выданная физическому лицу без указания должности, продолжает действовать до отзыва.
Обязательно ли переходить на КЭДО в 2026 году?
Переход остаётся добровольным: работодатель принимает решение сам и закрепляет его локальным нормативным актом. Согласие работника обязательно, кроме тех, кто принят после 31.12.2021 и не имел трудового стажа на эту дату — для них электронный формат применяется по умолчанию. Работник, отказавшийся от перехода, сохраняет право получать документы на бумаге, и это не основание для отказа в приёме или увольнения.
