Документы в сфере трудовых отношений, которые не переносят в ЭДО, перечислены в части 3 статьи 22.1 ТК РФ, и перечень закрытый: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы работодатель вправе вести только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Различие, от которого зависит порядок действий кадровика: штатному работнику приказ об увольнении дают под роспись на бумаге, а дистанционному его можно издать электронно, но бумажную копию работодатель обязан отправить заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня издания по части 2 статьи 312.8 ТК РФ.
Разберём каждое исключение отдельно: почему заявление об увольнении в электронный вид переводится, а приказ нет, и что делать с журналом инструктажей. Дальше идёт таблица соответствия видов подписи документам по статье 22.3 ТК РФ и разбор вопросов про «тип подписки» и «единицу измерения» УКЭП. Во второй половине статьи — инструкция по разделению документов перед запуском КЭДО, цена ошибки в рублях, образцы приказа и положения о КЭДО и тарифы на 2026 год.
Какие документы не переносят в ЭДО: закрытый перечень статьи 22.1 ТК РФ
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под действия статей 22.1-22.3 четыре группы документов. Формулировка нормы устроена не как запрет на электронный документ, а как отказ распространять на эти документы режим кадрового электронного документооборота. Практический результат один: перевести их в КЭДО и отказаться от бумаги нельзя, даже если система умеет это технически и даже если работник согласен.
| Документ | Почему выведен из КЭДО | Как оформляют на практике |
|---|---|---|
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности | Порядок ведения задан статьями 66 и 66.1 ТК РФ отдельно от режима КЭДО | Бумажная книжка хранится у работодателя, сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России формой ЕФС-1 |
| Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме | Форма и порядок расследования установлены отдельными нормами о расследовании несчастных случаев | Составляется на бумаге, подписывается членами комиссии, экземпляр выдаётся пострадавшему |
| Приказ (распоряжение) об увольнении работника | Ознакомление под роспись предусмотрено статьёй 84.1 ТК РФ | Приказ распечатывается, работник расписывается лично, при отказе составляется акт |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником | Личная подпись работника подтверждает сам факт прохождения инструктажа | Журналы регистрации и листы инструктажа ведутся на бумаге |
Перечень исчерпывающий: расширять его локальным нормативным актом работодатель не вправе, а сокращать не может тем более. Официальное описание режима кадрового электронного документооборота с перечнем исключений опубликовано на цифровой платформе «Работа России», которую ведёт Роструд.
Факт: перечень исключений не привязан к виду подписи. Даже если работник и работодатель располагают УКЭП, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и подтверждение инструктажа остаются на бумаге.
Разбор каждого исключения: где кадровики ошибаются
Ошибки в этом блоке однотипны и повторяются из проекта в проект: исключение читают шире, чем оно написано, и на бумагу уходит весь процесс целиком.
Приказ об увольнении и заявление об увольнении — разные документы
Из ЭДО выведен только приказ (распоряжение) об увольнении. Заявление работника об увольнении по собственному желанию, отзыв этого заявления, соглашение о расторжении трудового договора, уведомление о прекращении срочного договора и записка-расчёт по форме Т-61 в электронном виде оформляются штатно. Часть кадровых служб переводит на бумагу всю процедуру увольнения и теряет смысл автоматизации на самом массовом процессе.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид, короткий: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнениях и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное может существовать в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Прежде чем выносить процесс на бумагу целиком, сверьте с перечнем каждый документ маршрута по отдельности».
Акт о несчастном случае: на бумаге только сам акт по установленной форме
Норма называет акт о несчастном случае на производстве по установленной форме. Извещение о несчастном случае, приказ о создании комиссии, объяснительные и протоколы осмотра под это описание не подпадают. На практике комиссия работает со смешанным комплектом: организационные документы идут через систему, итоговый акт печатается и подписывается собственноручно.
Инструктажи по охране труда: подпись работника — это и есть доказательство
Из КЭДО выведены документы, подтверждающие прохождение инструктажей, в том числе лично подписываемые работником. Программу инструктажа, перечень профессий и приказ о комиссии по проверке знаний перевести в электронный вид можно, журнал регистрации инструктажа и лист инструктажа с личной подписью — нет. На дату публикации в Государственной думе обсуждается вопрос о переводе журналов инструктажей в электронный вид, но действующая редакция ТК РФ не изменена, и планировать процесс нужно от неё.
Трудовая книжка: бумажная книжка и электронные сведения живут по разным правилам
Бумажная трудовая книжка, если работник её сохранил, ведётся и хранится по прежним правилам. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируются отдельно и уходят в Социальный фонд России формой ЕФС-1. Ни то ни другое не является кадровым электронным документом в смысле статьи 22.1 ТК РФ, поэтому попытка «подписать трудовую книжку в системе» встречается только у тех, кто не разводит эти две сущности.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто перечень исключений мы фиксируем прямо в Положении о ведении КЭДО отдельным разделом. Это снимает большую часть споров на этапе, когда линейный руководитель просит «отправить увольнение в систему, как всё остальное».
Какой подписью подписывают то, что перевести можно
Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды электронной подписи по документам, и это распределение не отдано на усмотрение сторон. Для одной группы документов работодатель обязан использовать только усиленную квалифицированную подпись, для остальных вправе выбрать между УКЭП и УНЭП.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв, согласие на перевод | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Прочие документы: заявления на отпуск, приказы, ЛНА, графики отпусков, табели, служебные записки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
ПЭП работника допустима только в последней строке и только при наличии соглашения об использовании простой электронной подписи, где описан порядок её проверки. Соглашение без порядка проверки подписи оспаривается первым же, кто захочет оспорить документ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В законодательстве есть прямые указания, что и чем подписывается, и попытка закрыть весь документооборот одной подписью не проходит. Мы держим таблицу соответствия документов и видов подписи прямо в маршруте согласования: система не даёт отправить трудовой договор на подписание работодателем неквалифицированной подписью. Перед запуском сверьте каждый тип документа из своего справочника с этой таблицей».
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: в чём разница и откуда берутся вопросы про «тип подписки»
Закон об электронной подписи выделяет три вида подписи: простую электронную подпись, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Все три должны позволять установить лицо, подписавшее документ, но делают это по-разному.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли или иные средства. Целостность документа она не контролирует: изменение файла после подписания такая подпись не выявит. Юридическая сила появляется только из соглашения сторон или прямого указания федерального закона.
- УНЭП создаётся криптографическим преобразованием с использованием ключа подписи. Она показывает и автора, и то, что после подписания документ не менялся. Признаётся равнозначной собственноручной подписи по соглашению сторон либо когда её использование прямо предусмотрено федеральным законом, как в статье 22.3 ТК РФ.
- УКЭП включает все свойства УНЭП и добавляет квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, и сертифицированные средства электронной подписи. Равнозначна собственноручной подписи по умолчанию, без отдельного соглашения.
Запросы про «тип подписки УКЭП» и «единицу измерения УКЭП» приходят из смежных сфер и в терминологии электронной подписи не существуют. У квалифицированной подписи есть квалифицированный сертификат с собственным сроком действия, аккредитованный удостоверяющий центр, который его выпустил, и носитель ключа. Ни подписки, ни единиц измерения у неё нет: считают не подписи, а сертификаты и рабочие места.
Различие, которое чаще всего определяет выбор на практике, — не вид подписи, а место хранения ключа. Ключ на токене или в мобильном приложении находится в непосредственном ведении работника, ключ в облаке хранится на стороннем защищённом сервере удостоверяющего центра, и доступ к нему подтверждается кодом. Специалисты по информационной безопасности регулярно указывают на риск перехвата SMS как на слабое место облачного сценария, поэтому в спорной ситуации доказательная база у подписи, ключ которой контролирует сам работник, выглядит сильнее.
Полезно знать: руководитель организации подписывает кадровые документы как представитель работодателя, а не как работник этой же компании. Совместить обе роли в одном маршруте нельзя, и ПЭП для стороны работодателя не подходит ни в одном сценарии.
Образцы документов для запуска КЭДО и работы с подписями
Комплект закрывает подготовительный этап; начинать удобнее с Положения о ведении КЭДО, потому что перечень исключений и виды подписи фиксируются именно в нём.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Дистанционные работники: для них перечень исключений работает иначе
Глава 49.1 ТК РФ появилась раньше, чем общий режим КЭДО, и задаёт собственный порядок обмена электронными документами. Письменное согласие на переход к электронному взаимодействию с дистанционного работника не собирают: условия обмена закрепляются трудовым договором или локальным нормативным актом о дистанционной работе.
Приказ об увольнении дистанционного работника при этом остаётся особым случаем. Ознакомить с ним можно электронно, но по части 2 статьи 312.8 ТК РФ работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением надлежащим образом оформленную бумажную копию. Отправка курьером, скан на почту или сообщение в мессенджере это требование не заменяют, и именно на этом шаге ломается «полностью безбумажное» увольнение удалённого сотрудника.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Два потока лучше не смешивать: правила обмена документами с дистанционными работниками и общий режим КЭДО написаны по разной логике, и распространять по умолчанию правила КЭДО на дистанционных не стоит. Оформите отдельный локальный акт о дистанционной работе, в одном из разделов пропишите электронное взаимодействие, и у вас останется более мягкий режим, предусмотренный главой о дистанционной работе».
Внимание: удалить подписанный документ в КЭДО нельзя, его можно только аннулировать, подписав с работником отдельный документ об аннулировании. Ошибочно проведённый через систему приказ об увольнении останется в архиве вместе с историей действий.
Цена ошибки: чем заканчивается электронный приказ об увольнении
Расходы складываются не из переоформления одного документа. Приказ об увольнении, существующий только в электронном виде, не подтверждает соблюдение статьи 84.1 ТК РФ: работник не ознакомлен под роспись, бумажный экземпляр отсутствует. При проверке государственной инспекции труда это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, с предписанием об устранении.
Дороже обходится судебный сценарий. Если работник оспаривает увольнение, работодатель доказывает законность процедуры документами. Приказ без надлежащего ознакомления ослабляет позицию по формальному основанию, а восстановление на работе означает оплату времени вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. То же касается инструктажей: отсутствие подписанного работником подтверждения при несчастном случае разбирается уже не как кадровое, а как нарушение требований охраны труда.
Кейс из практики: производственная компания на 640 сотрудников перед запуском КЭДО отправила в систему весь блок охраны труда, включая листы вводного инструктажа. На внутреннем аудите расхождение нашли до проверки, вернули журналы регистрации на бумагу и переподписали листы за 2 недели. В сервисе Добыто исключения после этого закрыли на уровне справочника типов документов: такие типы просто нельзя выбрать при создании маршрута.
Как разделить документы перед запуском КЭДО
Разделение делается один раз и до настройки маршрутов. Переделывать справочник типов документов на работающей системе дороже, чем потратить два-три дня на подготовку.
Как разделить кадровые документы на электронные и бумажные: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите полный перечень типов кадровых документов из учётной системы и добавьте те, что живут вне неё: журналы, листы ознакомления, служебные записки в свободной форме.
- Шаг 2. Пометьте четыре исключения из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Проверяйте по названию документа, а не по названию процесса: в процессе увольнения из ЭДО выпадает только приказ.
- Шаг 3. Для оставшихся документов проставьте вид подписи работодателя и работника по таблице статьи 22.3 ТК РФ. Отдельно отметьте документы, где работодателю доступна только УКЭП.
- Шаг 4. Сверьте получившийся перечень с возможностями системы: поддерживает ли она нужные виды подписи, можно ли запретить выбор типа документа, выведенного из КЭДО.
- Шаг 5. Перенесите перечень в Положение о ведении КЭДО и приказ о его утверждении. В положении указываются система, виды подписи по типам документов и порядок взаимодействия.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении и проверьте на ней полный цикл увольнения и приёма, включая бумажные шаги. Раскатывать на всю компанию имеет смысл после того, как пилот прошёл без ручных исправлений.
Лайфхак: согласие на переход к КЭДО собирают письменно только с работников, принятых до 31 декабря 2021 года. Тем, кто пришёл позже и для кого это первое место работы, достаточно уведомления, а отказ работника от электронного взаимодействия не является основанием ни для увольнения, ни для санкций.
В практике Добыто пилотную группу мы закладываем в план по умолчанию: на ней вылезает основная часть ошибок настройки маршрутов, и исправить их на 30 сотрудниках дешевле, чем на трёх тысячах.
Когда перевод документа в электронный вид не даёт эффекта
Кроме прямых исключений есть ситуации, когда электронный документ формально возможен, а выгоды не приносит.
- Разовые документы с внешними участниками. Если акт или заключение подписывает комиссия с представителями сторонних организаций, у которых нет подписи в вашей системе, электронный маршрут превращается в переписку о выпуске сертификатов.
- Документы, которые всё равно уходят на бумаге. Приказ об увольнении дистанционного работника подписывается электронно, но бумажная копия отправляется почтой. Экономии на бумаге здесь нет, есть только экономия на сроке ознакомления.
- Малочисленные коллективы без удалённых сотрудников. При штате до 10-15 человек, работающих в одном офисе, срок подписания сокращается незначительно, а расходы на подготовку локальных актов и обучение остаются.
- Процессы, не описанные регламентом. Если маршрут согласования нигде не зафиксирован и каждый раз собирается заново, перевод в электронный вид зафиксирует беспорядок, а не устранит его.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сначала описываем маршрут, потом переводим его в систему, а не наоборот. Возьмите один массовый процесс, чаще всего это отпуска, доведите его до состояния, когда каждый шаг понятен без звонка кадровику, и уже после этого настраивайте электронное подписание. Проверить готовность просто: если вы можете нарисовать маршрут документа на одном листе, процесс готов к автоматизации».
Стоимость КЭДО в Добыто: тарифы и что входит
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | доступен сразу после подключения |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного тарифа, а разница при переходе между тарифами пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия перехода приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому разделение документов на электронные и бумажные заложено в настройках, а не остаётся на памяти кадровика.
Выводы
В электронный вид без бумаги переводится почти весь кадровый документооборот, кроме четырёх позиций: трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении и документов о прохождении инструктажей по охране труда. Исключение действует на конкретный документ, а не на процесс целиком, поэтому заявление об увольнении, соглашение о расторжении договора и записка-расчёт остаются в системе. Для остального работает распределение подписей по статье 22.3 ТК РФ, где для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о взыскании и уведомления об изменении условий работодателю доступна только УКЭП.
Мы в Добыто закрываем это распределение на уровне настроек: типы документов, выведенные из КЭДО, недоступны для выбора при создании маршрута, а вид подписи привязан к типу документа. Такой контур снимает основную часть вопросов, которые обычно всплывают на первой же проверке государственной инспекции труда.
Частые вопросы
Можно ли вести журнал регистрации инструктажей в электронном виде, если система умеет фиксировать ознакомление?
Нет. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из режима КЭДО документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Техническая возможность системы это ограничение не снимает. На дату публикации вопрос о переводе журналов инструктажей в электронный вид обсуждается в Государственной думе, но действующая редакция кодекса не изменена.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отказ фиксируется письменно, и с этим работником документооборот ведётся на бумаге. Отказ не является основанием для увольнения, отказа в приёме на работу или применения санкций. Право отказаться есть у работников, принятых до 31 декабря 2021 года; тех, кто устроился позже и не имеет трудового стажа, достаточно уведомить.
Кто подписывает документы от лица работодателя, если руководитель одновременно оформлен как работник?
Единоличный исполнительный орган подписывает кадровые документы как представитель работодателя, и в маршруте он проходит именно в этой роли. Совместить в одном документе роли работодателя и работника той же организации нельзя. ПЭП для стороны работодателя не подходит: статья 22.3 ТК РФ допускает для него только УКЭП или УНЭП.
Как передать в государственную инспекцию труда документ, подписанный электронной подписью?
Передаётся печатная форма документа вместе с файлом электронной подписи, подтверждающим, что документ подписан уполномоченными лицами. Оба файла выгружаются из электронного архива. Сроки хранения кадровых документов в электронном виде те же, что и для бумажных: 5 лет для графиков отпусков и табелей, 50 или 75 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу.
Нужно ли отдельное соглашение с работником об использовании электронной подписи?
При использовании УКЭП соглашение формально не требуется: такая подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. Соглашение обязательно, если применяется ПЭП или УНЭП, и в нём должен быть описан порядок проверки электронной подписи. Для дистанционных работников порядок обмена закрепляется трудовым договором или локальным актом о дистанционной работе.
Можно ли исправить или удалить кадровый документ, ошибочно подписанный в системе?
Удалить подписанный документ нельзя. Его аннулируют: стороны подписывают отдельный документ об аннулировании, после чего исходный файл остаётся в архиве вместе с историей действий. Поэтому ошибку с типом документа дешевле поймать на пилотной группе, чем после запуска на весь штат.
Распространяются ли правила КЭДО на самозанятых и исполнителей по договорам ГПХ?
Нет. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения работодателя и работника по трудовому договору. С самозанятым или исполнителем по договору ГПХ обмен электронными документами оформляется отдельным соглашением об электронном документообороте, и требования к видам подписи для кадровых документов на них не переносятся.
