Кадровый документооборот складывается из трёх блоков: приём, движение персонала и увольнение, и у каждого блока свой комплект документов, свои сроки и свой допустимый вид электронной подписи. Приём закрывают трудовой договор, ознакомление с ЛНА и приказ, движение — допсоглашения, приказы о переводе, отпуска и командировки, увольнение — заявление, приказ, окончательный расчёт и выдача сведений о трудовой деятельности. Для делопроизводителя главное различие проходит по видам подписи: трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работник подписывает только УКЭП или УНЭП, а заявление на отпуск и ознакомление с графиком закрываются ПЭП. Приказ об увольнении в электронный вид не переводится вовсе и остаётся на бумаге с собственноручной подписью.
Разберём состав каждого блока по статьям ТК РФ, сравним ПЭП, УНЭП и УКЭП по 63-ФЗ и покажем таблицей, какая подпись закрывает конкретный кадровый документ. Отдельно — что закон оставил на бумаге и почему туда попал приказ об увольнении. Требования к формату электронного кадрового документа по приказу Минтруда, порядок перехода с проверкой до запуска, цена ошибки в выборе подписи, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Приём, движение и увольнение: что входит в каждый блок кадрового документооборота
Приём начинается не с приказа, а с ознакомления. Часть 3 статьи 68 ТК РФ требует ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными ЛНА, связанными с его трудовой функцией, до подписания трудового договора. Сам договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах, а при фактическом допуске к работе — не позднее трёх рабочих дней со дня допуска (статья 67 ТК РФ). Приказ о приёме работодатель вправе издать, и если издаёт, содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. После приёма подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
Движение персонала — самый объёмный блок по количеству документов и самый спокойный по срокам. Сюда входят перевод на другую работу с письменного согласия работника (статья 72.1 ТК РФ), изменение определённых сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя с уведомлением не позднее чем за два месяца (статья 74 ТК РФ), совмещение, отпуска, командировки, дисциплинарные взыскания, изменения в штатном расписании. По кадровым мероприятиям этой группы подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Увольнение сжато по времени сильнее остальных блоков. Прекращение трудового договора оформляется приказом, в день прекращения работодатель выдаёт трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р и производит окончательный расчёт (статьи 84.1 и 140 ТК РФ). Подраздел 1.1 ЕФС-1 по увольнению уходит в СФР не позднее следующего рабочего дня. Именно на этом блоке электронный документооборот разрывается: приказ об увольнении закон из КЭДО изъял.
Что закон относит к движению персонала и почему это важно для сроков
Делопроизводители часто складывают в движение всё, что не приём и не увольнение, включая отпуска и командировки. Для внутреннего учёта это работает, для отчётности — нет. В подраздел 1.1 ЕФС-1 попадают кадровые мероприятия, меняющие сведения о трудовой деятельности: перевод, установление или изменение квалификации, переименование должности. Отпуск, командировка и дисциплинарное взыскание в подраздел 1.1 не подаются, хотя документально относятся к движению. Разделите два перечня в номенклатуре дел, и вопрос про пропущенный срок отчёта закроется сам.
Факт: сроки хранения документов по личному составу различаются по дате завершения дела в делопроизводстве: 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для завершённых до этой даты. Перевод в электронный вид срок хранения не сокращает.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: в чём разница по 63-ФЗ
Статья 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» делит подписи на простую и усиленные, а усиленные — на неквалифицированную и квалифицированную. Простая подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли или иные средства. Усиленная неквалифицированная получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи, позволяет определить подписавшее лицо и обнаружить факт изменения документа после подписания. Усиленная квалифицированная отвечает признакам неквалифицированной и дополнительно требует квалифицированного сертификата от аккредитованного удостоверяющего центра и средств подписи с подтверждением соответствия.
Разница в юридической силе описана статьёй 6 63-ФЗ. Документ, подписанный УКЭП, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью без каких-либо дополнительных условий. Документ с ПЭП или УНЭП признаётся равнозначным только при наличии соглашения сторон или прямого указания нормативного акта. Для кадровых документов таким прямым указанием служит статья 22.3 ТК РФ, для остальных случаев нужно письменное соглашение об использовании ПЭП и НЭП.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Норма 63-ФЗ | часть 2 статьи 5 | часть 3 статьи 5 | часть 4 статьи 5 |
| Как устроена | коды, пароли, иные средства | криптографическое преобразование с ключом ЭП | то же плюс сертифицированные средства подписи |
| Показывает изменение документа после подписания | нет | да | да |
| Сертификат | не требуется | неквалифицированный, выпускается в системе работодателя или в Госключе | квалифицированный, аккредитованный УЦ, УЦ ФНС или Госключ |
| Основание равнозначности бумаге | соглашение сторон или норма закона | соглашение сторон или норма закона | сам закон, соглашение не нужно |
| Кадровые документы | ознакомления, заявления, кроме прямо перечисленных в части 1 статьи 22.3 ТК РФ | почти все документы КЭДО, включая трудовой договор со стороны работника | любые документы в контуре КЭДО |
Из таблицы следует практический критерий отбора: если по документу возможен спор о том, что именно подписал работник и не менялся ли текст после подписания, ПЭП не подходит технически, а не только юридически. Она не фиксирует целостность файла.
Где работник и работодатель получают подпись
УНЭП выпускается либо в информационной системе работодателя, либо в мобильном приложении Госключ, и в обоих случаях бесплатно для работника: по части 6 статьи 22.2 ТК РФ расходы на получение и использование электронной подписи работником несёт работодатель. УКЭП руководителя организации выпускает удостоверяющий центр ФНС, срок действия такого сертификата — 15 месяцев, плата за выпуск не взимается. В Госключе физическое лицо может бесплатно получить и УНЭП, и УКЭП при подтверждённой учётной записи Госуслуг и идентификации через единую биометрическую систему, по загранпаспорту нового поколения с NFC либо очно в МФЦ или банке.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Путаница между УНЭП и ПЭП почти всегда начинается в соглашении. Если в соглашении об использовании простой подписи не описаны правила определения подписанта и порядок формирования ключа, документ подписан ничем: подтвердить авторство нечем. Прежде чем ставить ПЭП на кадровые документы, откройте своё соглашение и проверьте, есть ли в нём эти два раздела.»
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Полезно знать: в тарифах ДОБЫТО КЭДО подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах и отдельно не покупаются. УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Какая подпись нужна на каждом этапе кадрового цикла
Статья 22.3 ТК РФ делит документы на две группы. Первая — трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним, а также приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. По этой группе работодатель в своей информационной системе применяет только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Вторая группа — все остальные кадровые документы, там к допустимым видам добавляется ПЭП работника при наличии соглашения.
| Этап и документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Срок или отчётность |
|---|---|---|---|
| Приём: ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | ПЭП, УНЭП или УКЭП | до подписания трудового договора (часть 3 статьи 68 ТК РФ) |
| Приём: трудовой договор | только УКЭП | УКЭП или УНЭП | не позднее 3 рабочих дней с фактического допуска (статья 67 ТК РФ) |
| Приём: договор о полной материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП | одновременно с трудовым договором или при переводе на должность из перечня |
| Приём: приказ о приёме на работу | УКЭП или УНЭП | ПЭП, УНЭП или УКЭП | ЕФС-1, подраздел 1.1 — не позднее следующего рабочего дня |
| Движение: допсоглашение о переводе | только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ЕФС-1, подраздел 1.1 — до 25-го числа следующего месяца |
| Движение: уведомление по статье 74 ТК РФ | только УКЭП | ПЭП, УНЭП или УКЭП | не позднее чем за 2 месяца до изменения условий |
| Движение: приказ о дисциплинарном взыскании | только УКЭП | ПЭП, УНЭП или УКЭП | в подраздел 1.1 ЕФС-1 не подаётся |
| Движение: заявление на отпуск, график отпусков, табель | УКЭП или УНЭП | ПЭП, УНЭП или УКЭП | график — не позднее чем за 2 недели до начала календарного года (статья 123 ТК РФ) |
| Увольнение: заявление по собственному желанию | не требуется | ПЭП, УНЭП или УКЭП | не позднее чем за 2 недели (статья 80 ТК РФ) |
| Увольнение: приказ о прекращении трудового договора | собственноручная подпись на бумаге | собственноручная подпись на бумаге | ЕФС-1, подраздел 1.1 — не позднее следующего рабочего дня |
Заявление об увольнении формально попадает во вторую группу и допускает ПЭП, но по нему чаще всего и возникает спор о подлинности волеизъявления. Мы переводим этот документ на УНЭП даже там, где остальные заявления идут простой подписью: криптографическая подпись фиксирует и автора, и неизменность текста заявления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: ПЭП работника допустима только при наличии подписанного соглашения об использовании простой и неквалифицированной электронной подписи. Без такого соглашения подпись не подтверждает авторство, и документ в споре работает против работодателя.
Что закон не пускает в электронный вид
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под правил КЭДО четыре позиции: трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ или распоряжение об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. Минтруд поясняет, что эти документы изъяты из электронного оборота для защиты интересов работников: по ним чаще всего требуется бумажный оригинал с собственноручной подписью в суде и при расследовании происшествий. Общие материалы о правилах перехода собраны в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений на сайте Минтруда.
Практическое следствие для делопроизводителя: увольнение остаётся смешанным процессом даже в полностью электронной компании. Заявление приходит в систему, согласование идёт по маршруту, а приказ печатается и подписывается вручную. Заложите этот разрыв в регламент заранее, иначе на первом же увольнении дистанционного сотрудника возникнет вопрос, как получить его подпись на бумаге.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ошибка, которую мы разбираем чаще других: компания перевела в электронный вид весь блок увольнения, включая приказ. Формально документ есть, фактически он оформлен с нарушением части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Проверьте свою номенклатуру на четыре позиции — трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подписи об инструктажах по охране труда: они должны быть выведены из электронного маршрута отдельным пунктом положения о КЭДО.»
Образцы ЛНА и согласий для перевода кадровых процессов в электронный вид
Комплект закрывает подготовительный этап перехода, начинать удобнее с положения о ведении КЭДО: оно задаёт перечень документов и категории работников, на которые опираются остальные бумаги.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Формат электронного кадрового документа: PDF/A-1A, XML и отсоединённая подпись
С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой и оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге. Электронный кадровый документ состоит из пяти элементов: основной части в формате PDF/A-1A с именем файла по шаблону из латинских букв, цифр и подчёркивания длиной до 250 символов, приложений, файла электронной подписи по 63-ФЗ, машиночитаемой доверенности при её наличии и описания документа в отдельном XML-файле wredc_data.xml. В описании обязательны элемент employername длиной до 512 символов и код вида документа docType из утверждённых групп кадровых мероприятий. Полный текст требований опубликован в карточке приказа Минтруда России № 578н от 20 сентября 2022 года.
Формат подписи задан жёстко: используется отсоединённая, она же откреплённая, подпись отдельным файлом, присоединённая не допускается. При подписании простой электронной подписью файл подписи не формируется вовсе, а признак подписания фиксируется в XML-описании документа. Отсюда правило выгрузки: документ отдаётся комплектом из основной части, файлов подписей и описания, а не одним PDF. В сервисе Добыто выгрузка по сотруднику или по периоду собирается именно комплектом, поэтому при запросе ГИТ не приходится вручную сопоставлять файлы подписей с документами.
По заявлению работника документы, связанные с работой, выдаются не позднее трёх рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Если компания ведёт КЭДО, работник получает их в электронном виде через систему либо на бумаге с отметкой о подписании электронной подписью — способ выдачи фиксируется в положении о КЭДО.
Лайфхак: перед запуском разнесите права по ролям письменно, а не в настройках на ходу. Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП и чек-лист настройки снимают основную часть вопросов вида «почему кадровик видит приказы чужого подразделения».
Как перевести приём, движение и увольнение в электронный вид
Переход на КЭДО остаётся правом, а не обязанностью работодателя: компания сама решает, использовать собственную информационную систему или подсистему портала «Работа в России». Порядок введения описан статьёй 22.2 ТК РФ и начинается не с выбора платформы, а с двух локальных нормативных актов.
Что проверить до запуска
- Принят ли ЛНА о введении электронного документооборота с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть в компании.
- Определены ли в нём информационная система, перечень электронных документов и категории работников, которых перевод затрагивает.
- Установлен ли срок уведомления работников и дата введения ЭДО.
- Описан ли в порядке осуществления ЭДО срок подписания документов работником и периодичность ознакомления с ЛНА.
- Выведены ли из электронного маршрута четыре позиции части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
- Назначен ли ответственный за КЭДО и оформлено ли делегирование права подписи.
Как перевести кадровый документооборот в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите ЛНА о введении электронного документооборота и порядок его осуществления, приложив перечень документов и категорий работников.
- Шаг 2. Уведомите каждого работника в срок, который установлен вашим же ЛНА, и соберите письменные согласия. От работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату, согласие не требуется, но уведомить их нужно.
- Шаг 3. Выпустите подписи: УКЭП тем, кто подписывает от лица работодателя, УНЭП или ПЭП работникам. Расходы несёт работодатель по части 6 статьи 22.2 ТК РФ.
- Шаг 4. Подпишите с работниками соглашение об использовании ПЭП и НЭП, если часть документов пойдёт простой подписью.
- Шаг 5. Настройте маршруты согласования по трём блокам — приём, движение, увольнение — и роли доступа, затем подключите обмен с учётной системой.
- Шаг 6. Прогоните пилотную группу на одном подразделении: полный цикл от приёма до увольнения, включая выгрузку комплекта документов.
- Шаг 7. Разверните систему на остальные подразделения и отдельным регламентом закрепите обработку бумажных исключений.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и планируем переход по неделям с указанием документа на выходе каждого этапа. Так видно, где проект встал: на согласовании ЛНА, на сборе согласий или на выпуске подписей. Соберите дорожную карту до старта, и разговор с руководителем о сроках перестанет быть разговором об ощущениях.»
Интеграция с учётной системой — отдельный этап, который часто недооценивают. Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. В проектах Добыто дольше идёт не техническая часть, а сверка справочников: расхождения в штатном расписании и подразделениях всплывают именно на первой синхронизации.
Цена ошибки в выборе подписи
Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью, не отвечает требованию части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Стоимость такой ошибки не сводится к переоформлению документа: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 рублей. Штраф считается по каждому выявленному эпизоду, поэтому массовая ошибка в шаблоне маршрута умножается на число сотрудников, прошедших по этому маршруту.
Вторая часть цены — доказательственная. ПЭП не фиксирует целостность файла, поэтому в споре о содержании подписанного документа сторона не может подтвердить, что текст после подписания не изменялся. Переподписать документ задним числом нельзя: дата подписания фиксируется в самой подписи. Восстановление комплекта означает повторный сбор подписей со всех затронутых работников, а с уволившимися это уже не решается.
Когда переход на КЭДО не нужен
Электронный документооборот не окупается в компаниях, где весь штат сидит в одном офисе, численность не превышает нескольких человек, а месячный объём кадровых документов измеряется десятками страниц. Не стоит начинать переход и в двух других ситуациях: пока не приняты ЛНА и не назначен ответственный, запуск системы даст электронные документы с процедурными дефектами; если основная нагрузка приходится на охрану труда с журналами инструктажей и акты о несчастных случаях, то есть на документы из исключённого перечня, электронным станет меньшая часть оборота.
Стоимость КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к доступности сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Оформление УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в интеграции с учётной системой, а переход между тарифами доступен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Кадровый документооборот распадается на приём, движение и увольнение, и переход в электронный вид проходит по этим блокам неравномерно. Приём и движение переводятся целиком, увольнение остаётся смешанным из-за приказа о прекращении трудового договора. Вид подписи определяется не привычкой компании, а перечнем части 1 статьи 22.3 ТК РФ: договоры и приказ о взыскании требуют УКЭП работодателя и минимум УНЭП работника, остальное закрывается простой подписью при наличии соглашения. Формат электронного документа задан жёстко — PDF/A-1A, отдельный файл отсоединённой подписи и XML-описание.
В практике Добыто разбор кадрового цикла по этим трём блокам занимает первый день проекта: становится видно, какие маршруты уходят в систему целиком, какие остаются частично бумажными и где придётся менять формулировки в ЛНА. Дальше подключение, выпуск подписей и настройка ролей идут уже по понятной карте.
Частые вопросы
Есть ли у УКЭП тип подписки и чем он отличается от вида подписи
Подписки у электронной подписи нет: тариф и период оплаты относятся к сервису подписания или к лицензии криптопровайдера, а не к самой подписи. У подписи есть вид по 63-ФЗ — ПЭП, УНЭП или УКЭП, и формат файла — отсоединённая или присоединённая. В кадровом документообороте применяется только отсоединённая. Ограничение по времени задаёт срок действия сертификата: у квалифицированного сертификата УЦ ФНС он составляет 15 месяцев.
В чём измеряется УКЭП и сколько документов ею можно подписать
Единицы измерения у электронной подписи нет, количество подписаний сертификатом не лимитируется. Ограничивают три вещи: срок действия сертификата, срок действия лицензии криптопровайдера и статус сертификата, который может быть отозван удостоверяющим центром. При смене должности или фамилии владельца сертификат перевыпускается, а старый перестаёт использоваться.
Что означает ЕИО с ПЭП и может ли директор подписывать кадровые документы простой подписью
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть директор или генеральный директор организации. От лица работодателя кадровые документы подписываются УКЭП организации, а по договорам из части 1 статьи 22.3 ТК РФ УКЭП обязательна без альтернатив. Простая подпись руководителя годится для входа во внутренние сервисы и внутренних согласований, но не заменяет УКЭП при подписании трудового договора или приказа о взыскании.
Подойдёт ли для кадровых документов УНЭП, полученная в личном кабинете налогоплательщика
Нет. Неквалифицированная подпись из личного кабинета физического лица на сайте ФНС выпускается для налоговых документов и в кадровом обороте не применяется. Для КЭДО работнику нужна УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя либо в приложении Госключ через инфраструктуру электронного правительства.
Нужно ли согласие работника, который впервые трудоустроился в 2024 году
Письменное согласие на взаимодействие через электронный документооборот от него не требуется: правило распространяется на принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа. Уведомить такого работника о ведении КЭДО и ознакомить с локальными нормативными актами о переходе всё равно нужно.
Что делать, если работник отказался переходить на электронный документооборот
Отказ не влечёт последствий для работника: кадровые документы по нему оформляются на бумаге, а расходы на бумажное оформление несёт работодатель. Право дать согласие сохраняется и позже, поэтому в положении о КЭДО стоит описать порядок присоединения к электронному обороту в середине года.
Как выгружать кадровые документы для проверки контролирующего органа
Выгрузка идёт комплектом: основная часть в PDF/A-1A, отдельные файлы отсоединённых подписей и XML-описание документа. Отдавать один PDF без файлов подписей не имеет смысла — подтвердить подписание по такому файлу нельзя. Если часть документов подписана простой электронной подписью, признак подписания подтверждается XML-описанием, поскольку файл подписи в этом случае не формируется.
