Где подписывают трудовой договор при найме, определяют полномочия подписанта и система, в которой идёт оформление. Бухгалтерия стороной трудового договора не является, кадровая служба подписывает его от имени работодателя только при оформленных полномочиях, а само подписание идёт либо на бумаге, либо в информационной системе работодателя. При электронном оформлении работодатель обязан использовать УКЭП, работник вправе подписать УКЭП или УНЭП: это часть 1 статьи 22.3 ТК РФ, ПЭП для трудового договора в системе работодателя не подходит. Различие, от которого зависит комплект подписей: в системе работодателя работнику доступны УКЭП и УНЭП, включая УНЭП из Госключа, а на платформе «Работа в России» добавляется ПЭП, ключ которой получен при личной явке.
Разберём, кто входит в маршрут подписания и почему бухгалтерия стоит в нём согласующим этапом, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются по 63-ФЗ и какие документы каждой из них подписывать нельзя. Покажем, что оформляется до первого электронного подписания: локальный акт, уведомление, письменное согласие на бумаге. Таблица допустимых подписей по видам документов, порядок подписания в системе, четыре документа, которые закон оставляет на бумаге, стоимость и сроки на 2026 год, образцы приказов и согласий — во второй половине статьи.
Кто подписывает трудовой договор: кадры, бухгалтерия, руководитель
Сторон у трудового договора две: работник и работодатель. От имени работодателя-юрлица договор подписывает единоличный исполнительный орган, то есть руководитель, либо другое лицо, которому такие полномочия переданы доверенностью или приказом. Кадровый специалист получает право подписи только через этот документ о полномочиях. Без него подпись кадровика на трудовом договоре оспорима, а сам договор инспектор при проверке читает как ненадлежаще оформленный.
Бухгалтерия в подписании трудового договора не участвует вовсе. Её место в маршруте другое: проверить оклад и надбавки, сверить условия с зарплатным проектом, принять документ в расчёт. Путаница возникает из-за того, что во многих компаниях кадровое делопроизводство ведёт бухгалтер, и физически один и тот же человек и готовит договор, и считает зарплату. Роль в подписании определяется полномочиями: подписывает тот, кому они переданы приказом или доверенностью.
В маршруте согласования участники выстраиваются по очереди или параллельно. Последовательная цепочка кадровик — руководитель — бухгалтерия — работник удобна, когда условия договора нужно согласовать до отправки работнику. Параллельная схема, когда документ одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю, экономит день-два на согласовании массовых документов. В практике Добыто маршрут для приёма собирают последовательным: кадровик формирует комплект, руководитель подразделения подтверждает условия, работодатель подписывает УКЭП, документ уходит работнику.
На бумаге эта цепочка упирается в географию. Кандидат приезжает в офис, кадровая служба печатает комплект, руководитель с правом подписи находится в другом городе, и оформление растягивается на два дня и больше. За это время сильный кандидат успевает принять другое предложение. При электронном подписании физическое место у процедуры пропадает: комплект собирается в системе, работник открывает его в личном кабинете или в мобильном приложении и подписывает оттуда, где находится. Для дистанционных сотрудников и распределённых филиалов это единственный способ оформить приём без пересылки оригиналов курьером.
Единоличный исполнительный орган подписывает документы от имени организации квалифицированной подписью, сертификат которой юридическому лицу выпускает удостоверяющий центр ФНС России. Простая электронная подпись руководителя для трудового договора не работает: она не входит в перечень допустимых по части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Если же от имени компании подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник, он использует квалифицированную подпись физического лица и прикладывает машиночитаемую доверенность, подписанную УКЭП руководителя.
Распределение ролей, которое мы закладываем в маршрут при приёме сотрудника, выглядит так.
| Участник | Роль при оформлении приёма | Чем действует в системе | Основание полномочий |
|---|---|---|---|
| Работник, поступающий на работу | Сторона договора | УКЭП или УНЭП | Не требуется |
| Руководитель организации (ЕИО) | Сторона договора со стороны работодателя | УКЭП юрлица, сертификат выпускает УЦ ФНС России | Устав, решение о назначении |
| Кадровый специалист | Готовит комплект, подписывает от имени работодателя при наличии полномочий | УКЭП физического лица плюс машиночитаемая доверенность | Доверенность или приказ о наделении правом подписи |
| Бухгалтерия | Согласует оплату труда, принимает документ в расчёт | Согласование по маршруту, при необходимости УНЭП | Маршрут согласования, закреплённый в ЛНА |
| Руководитель подразделения | Подтверждает условия и дату выхода | Согласование по маршруту, при необходимости УНЭП | Правила согласования в системе, оргструктура |
Из таблицы следует практический критерий: право подписи проверяется до запуска маршрута, а не в момент, когда работник уже ждёт документ. Откройте приказ о наделении правом подписи и сверьте перечень документов в нём с типами, которые кадровая служба реально подписывает в системе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Маршрут подписания настраивается один раз по штатному расписанию: для филиала можно задать подписание вышестоящим руководителем, для остальных подразделений — непосредственным. Для конкретных должностей задаётся отдельный маршрут. Проверьте, что в системе подтягивается актуальная оргструктура: при устаревшей штатке документ уйдёт на согласование человеку, который подразделением уже не руководит.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и что чем подписывают
63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи. Простая подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, логины и пароли, защиту документа от изменений она не обеспечивает и работает только при соглашении сторон. Усиленная неквалифицированная создаётся криптографическими средствами, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания, а её юридическая сила возникает из соглашения сторон или из прямого указания закона. Усиленная квалифицированная отличается от неквалифицированной сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
В кадровом документообороте разница между УНЭП и УКЭП сводится к двум вещам: кто выпускает сертификат и нужно ли соглашение о признании подписи. УНЭП работнику выпускают внутри сервиса КЭДО за пару минут или в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг. УКЭП физическому лицу выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, руководителю организации — удостоверяющий центр ФНС России.
Внутри УНЭП есть ещё одно разделение, которое редко разбирают при выборе сервиса: где физически лежит ключ подписи. Мобильная подпись хранится в защищённой области смартфона или на токене, то есть в непосредственном владении подписанта. Облачная хранится на защищённом сервере удостоверяющего центра, и для подписания к нему нужно обращаться, а подтверждение часто идёт через SMS. Специалисты по безопасности указывают на риск перехвата такого сообщения, поэтому при выборе схемы сопоставляют удобство массового подключения с тем, насколько уверенно потом получится доказывать принадлежность подписи конкретному человеку в споре.
Запросы про единицу измерения УКЭП и тип подписки УКЭП приходят из тарифной путаницы. Ни единиц измерения, ни подписок у квалифицированной подписи нет. У неё есть сертификат с ограниченным сроком действия, носитель ключа (токен, облако или мобильное приложение) и удостоверяющий центр, который её выпустил. Тарифицируются рабочее место в сервисе КЭДО и, отдельно, выпуск сертификата в удостоверяющем центре. Подписи работников перевыпускаются по истечении срока сертификата, и этот перевыпуск закладывается в бюджет следующего года.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Теперь о допустимых сочетаниях. Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ жёстко фиксирует подписи для группы документов, связанных с возникновением и изменением трудовых отношений; для остальных кадровых документов набор шире.
| Документ и площадка | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, информационная система работодателя | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы: приказы, заявления, ЛНА, графики, уведомления | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП при соглашении о правилах определения лица и конфиденциальности ключа |
| Подписание на платформе «Работа в России» | УКЭП | УКЭП, УНЭП из инфраструктуры электронного правительства или ПЭП, ключ которой получен при личной явке |
Практический вывод из таблицы: одному работнику достаточно одной УНЭП, если она выпущена в системе работодателя или в Госключе. Несколько подписей на руках у рядового сотрудника чаще приводят к ошибке выбора при подписании, чем к удобству, поэтому допустимый вид подписи фиксируют в маршруте, а не оставляют на усмотрение подписанта.
Факт: в типовой схеме кадровый работник подписывает документы усиленной квалифицированной подписью, полученной в удостоверяющем центре, а работник — усиленной неквалифицированной, которая выпускается на стороне сервиса за два действия, и пароль к ней сотрудник задаёт сам.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При использовании квалифицированной подписи отдельное соглашение о признании формально не требуется, она признаётся по умолчанию. А вот для простой и неквалифицированной подписи соглашение обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки такой подписи. Откройте своё положение о КЭДО и проверьте, есть ли там этот раздел: без него подписанный УНЭП документ придётся защищать в споре дольше и сложнее.»
Порядок подписания в системе: от учётной системы до архива
Документ обычно создаётся в учётной системе: 1С:ЗУП, ERP или аналоге, где ведётся кадровый учёт. Оттуда он передаётся на подписание, а обратно возвращается статус и файл подписи. Возвращать в учётную систему сам подписанный документ технически можно, но это задваивает базу и увеличивает нагрузку на 1С, а процедуры хранения и перештамповки в учётных системах не реализованы. Практичнее оставить оригинал в системе КЭДО и открывать его из карточки сотрудника по ссылке.
Как подписать трудовой договор в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте основания: положение о ведении КЭДО утверждено, работник уведомлён, письменное согласие получено (для тех, у кого оно требуется), приказ о праве подписи оформлен.
- Шаг 2. Создайте документ из шаблона или загрузите файл. При работе из шаблона выбирается сотрудник, и переменные документа заполняются его данными автоматически.
- Шаг 3. Задайте маршрут: последовательный или параллельный, с указанием участников и срока на каждом этапе. Участники подставляются по ролям из оргструктуры.
- Шаг 4. Убедитесь, что работнику выпущена подпись нужного вида. Для трудового договора это УКЭП или УНЭП, ПЭП здесь не подойдёт.
- Шаг 5. Отправьте документ. Работник получает уведомление, открывает карточку, подтверждает ознакомление и нажимает подписание в личном кабинете или в мобильном приложении.
- Шаг 6. Дождитесь двух подписей на документе и проверьте статус маршрута. После исполнения документ уходит в архив, откуда его можно выгрузить вместе с файлами подписи.
Важный нюанс из практики: подписать документ в системе задним числом невозможно, дата подписания фиксируется автоматически. Если сотрудник не закрыл этап вовремя, настраивается автозакрытие: например, через 8 часов документ возвращается кадровому специалисту, и дальше остаются два варианта — подписать на бумаге либо изменить даты и отправить повторно.
Лайфхак: готовые маршруты настраиваются один раз и запускаются по кнопке, а исполнители подставляются по функциональным ролям. При смене руководителя подразделения маршрут не переделывается: система сама определяет, какому кадровому специалисту и какому руководителю отдать документ.
Проверьте электронную подпись на подписанном договоре
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка нужна в двух ситуациях: когда договор пришёл извне, из сервиса контрагента или от дистанционного работника, и когда документ выгружается для суда или проверки. Результат проверки показывает владельца сертификата, издателя и время подписания. Если подпись откреплённая, документ и файл с расширением .sig загружаются парой, иначе проверка не пройдёт.
Что подготовить до первого электронного подписания
Порядок подготовки описан в статьях 22.1 и 22.2 ТК РФ и на практике занимает больше времени, чем настройка самой системы.
- Локальный нормативный акт. В нём указываются информационная система, категории работников и перечень документов, которые переводятся в электронный вид. Можно принять один комплексный акт или разделить на положение о введении КЭДО и регламент ведения электронного документооборота.
- Приказ об утверждении положения и приказ об ответственном. Второй документ закрывает вопрос делегирования права подписи кадровым специалистам.
- Уведомление работников. Обязательной формы нет, порядок и срок уведомления работодатель определяет сам в локальном акте.
- Письменное согласие. Роструд последовательно указывает, что согласие на переход к электронному документообороту берётся на бумажном носителе, а расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель.
- Оргструктура и контакты. Штатное расписание, подразделения и хотя бы один контакт работника: электронная почта или номер телефона. Без контакта личный кабинет не активируется.
Кейс из практики: в IT-компании на старте перехода сотрудники распечатывали бланк заявления на принтере, подписывали его ручкой, фотографировали и отправляли руководителю в мессенджер. Проблему сняли двумя обучающими вебинарами и сокращением числа принтеров в офисе; после этого дублирование на бумаге прекратилось. Мы закладываем такую же логику: пилотная группа, обучение, только потом раскатка на всю компанию.
Внимание: работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают согласие на КЭДО отдельно, а тем, кто устраивается позже и не имеет трудового стажа на эту дату, достаточно уведомления. Отказ работника от электронного документооборота не является основанием для увольнения или иных санкций: с ним продолжают работать на бумаге.
Образцы документов для перехода на электронное подписание
Комплект закрывает подготовительный этап; начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
Когда подписать договор в системе КЭДО нельзя
Четыре документа закон оставляет на бумаге независимо от того, насколько хорошо настроена система: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Трудовой договор в этот перечень не входит и подписывается электронно без дублирования на бумаге.
Вторая ситуация — работник не дал согласие. Тогда для него сохраняется бумажный документооборот, а компания какое-то время работает в двух режимах. Третья — подписание с исполнителями по ГПХ и самозанятыми: они не работники, требования статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются, взаимодействие оформляется соглашением об электронном документообороте между сторонами договора.
Есть и сценарий, когда электронное подписание через портал избыточно. Схема, при которой сотрудник помимо личного кабинета КЭДО должен отдельно заходить на портал и подписывать там простой электронной подписью, добавляет ещё один интерфейс и ещё одну точку отказа: при сбое на стороне портала подписание останавливается. Обязанности использовать портал у работодателя нет.
Полезно знать: у дистанционных работников порядок обмена электронными документами регулируется отдельной главой ТК РФ и может быть закреплён в локальном акте о дистанционной работе или в самом трудовом договоре. Он не обязан совпадать с общим порядком перехода на КЭДО, поэтому два потока разделяют и не распространяют общие правила на дистанционных по умолчанию.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Информационная система работодателя должна обеспечивать три вещи: подписание документа, его хранение и фиксацию факта получения сторонами. С подписанием и хранением вопросов обычно не возникает, а вот фиксацию получения проверяют редко. Откройте карточку любого подписанного договора и убедитесь, что там видны статус каждого участника и дата просмотра документа: именно это вы будете показывать инспектору.»
Цена ошибки: чем оборачивается подпись не в том месте
Трудовой договор, подписанный не тем видом подписи или лицом без полномочий, инспектор квалифицирует как ненадлежащее оформление. По части 4 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо, от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо и от 5 000 до 10 000 рублей на предпринимателя без образования юридического лица. Нарушение общих требований трудового законодательства по части 1 той же статьи обходится юридическому лицу в 30 000-50 000 рублей.
Прямые расходы этим не ограничиваются. Договор придётся переоформлять и подписывать заново, а при споре с работником документ, подписанный ПЭП без соглашения о порядке проверки подписи, приходится доказывать отдельно. Отдельная статья потерь — время найма: оформление на бумаге с курьером и очной явкой занимает от двух дней, и за это время кандидат успевает принять другое предложение.
Что об этом думает ГИТ: Роструд обновил формы проверочных листов и приравнял в них электронный кадровый документ к бумажному. При надлежащем оформлении отказ инспектора принимать электронные документы неправомерен. На практике проверяющий смотрит на связку: локальный акт о КЭДО, уведомление, согласие, вид подписи, статус получения документа работником.
В практике Добыто основная часть замечаний приходится на комплект оснований: система настроена, маршруты работают, а согласия собраны частично или подписаны в электронном виде вместо бумажного.
Стоимость подключения КЭДО и сроки на 2026 год
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к инфраструктуре.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП для подписания со стороны работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговый счёт складывается из численности подключённых сотрудников, выбранного тарифа и того, нужны ли отдельные интеграции и выделенная инфраструктура. Полные условия по каждому набору функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый тариф и как меняется оплата при переходе между ними.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Место подписания трудового договора определяется полномочиями подписанта и видом электронной подписи. Бухгалтерия согласует условия оплаты и принимает документ в расчёт, кадровая служба готовит комплект и подписывает при оформленном праве подписи, работодатель ставит УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. До первого электронного подписания собираются локальный акт, уведомление и письменное согласие на бумаге, а четыре документа остаются бумажными в любом случае.
Мы подключаем КЭДО с настройкой маршрутов по оргструктуре, выпуском подписей сотрудникам и интеграцией с 1С:ЗУП, а на старте ведём пилотную группу, чтобы ошибки в маршрутах и комплекте оснований вылезли до раскатки на всю компанию.
Частые вопросы
Нужно ли распечатывать электронный трудовой договор и хранить бумажный экземпляр
Нет, дублирование на бумаге при ведении КЭДО не требуется. Но по заявлению работника работодатель обязан выдать надлежащим образом заверенные документы на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, и это условие обычно закрепляют в положении о ведении КЭДО.
Подходит ли УНЭП из Госключа для подписания трудового договора
Да. Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ допускает со стороны работника усиленную неквалифицированную подпись, в том числе выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства, к которой относится Госключ. Сертификат выпускается дистанционно по подтверждённой учётной записи Госуслуг, отдельная плата с работника и работодателя не взимается.
Кто оплачивает электронную подпись работника
Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель. Условие о возмещении таких расходов допустимо закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Может ли бухгалтер подписывать кадровые документы за работодателя
Может, если ему передано право подписи приказом или доверенностью. Технически он действует квалифицированной подписью физического лица с машиночитаемой доверенностью, подписанной УКЭП руководителя. Сама по себе должность бухгалтера права подписывать трудовой договор не даёт.
Можно ли подписать договор с сотрудником, который находится за границей
С гражданином России, работающим из другой страны, электронную подпись выпускают по российскому паспорту дистанционно, ограничений по территории для этого нет. Если у человека паспорт иностранного государства, требуется альтернативная верификация личности, и порядок сбора доказательств согласовывается до выпуска сертификата. Без корректно выпущенной подписи документ не будет юридически значимым по российскому праву.
Что делать, если работник передумал и отказался от КЭДО после подписания согласия
Перевести его обратно на бумажный документооборот. Отказ работника не является основанием для увольнения или дисциплинарных мер, поэтому компания какое-то время работает в смешанном режиме: часть сотрудников подписывает электронно, часть — на бумаге.
Как хранить подписанный электронный договор и что показывать при проверке
Документ хранится в электронном архиве системы вместе с файлами подписи и выгружается по запросу за несколько действий. При проверке показывают связку: локальный акт о введении КЭДО, уведомление работника, письменное согласие, сам документ, файл подписи и статус получения документа работником с датой.
