Документы, не используемые в КЭДО, перечислены в статье 22.1 ТК РФ закрытым списком: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное закон разрешает вести электронно без бумажного дубликата: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы по личному составу, заявления, ЛНА, график отпусков, табель, уведомления и согласия. Главное различие в планировании бумажного контура проходит не по видам документов, а по категориям работников: с дистанционным работником электронный обмен строится по правилам главы 49.1 ТК РФ и письменное согласие на КЭДО не собирается, а с работником, принятым до перехода компании на электронный документооборот, без письменного согласия перевести переписку в электронный вид нельзя.
Разберём каждое исключение с основанием и с тем, что оно означает на практике: как оформлять увольнение, когда заявление электронное, а приказ бумажный; как совместить бумажный журнал инструктажа с электронным ознакомлением с инструкциями; какие документы работник не вправе подписать простой электронной подписью. Дадим сценарную таблицу по категориям персонала и чек-лист аудита номенклатуры дел перед запуском. Сроки хранения бумажного и электронного архива, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.
Какие документы закон оставляет на бумаге: закрытый перечень
Перечень исключений установлен частью 3 статьи 22.1 ТК РФ и не расширяется локальными актами работодателя. В электронный вид без дублирования на бумаге нельзя перевести четыре группы документов, и логика у каждой своя: трудовая книжка живёт по отдельному регулированию статьи 66.1 ТК РФ, акт о несчастном случае и приказ об увольнении подписываются собственноручно, потому что именно они становятся ключевым доказательством в трудовом споре, а документы об инструктажах привязаны к правилам обучения по охране труда.
Ниже собраны основания и практические последствия по каждому исключению. Таблица отвечает на вопрос, который чаще всего задают при аудите номенклатуры дел: что именно печатать и чьей подписью закрывать.
| Документ | Основание | Что это значит на практике |
|---|---|---|
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности | ч. 3 ст. 22.1, ст. 66.1 ТК РФ | Бумажные книжки тех, кто не перешёл на электронную трудовую, хранятся и заполняются как раньше; сведения о трудовой деятельности передаются в СФР по форме ЕФС-1 |
| Акт о несчастном случае на производстве | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ | Оформляется по установленной форме на бумаге, с подписями членов комиссии; электронная копия в системе носит справочный характер |
| Приказ об увольнении | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ | Печатается и подписывается собственноручно, работник знакомится под роспись; заявление и отзыв заявления при этом могут быть электронными |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 | Журнал или лист регистрации ведётся на бумаге, подписи инструктируемого и инструктирующего собственноручные |
Из таблицы видно, что бумажными остаются не процессы целиком, а отдельные документы внутри процессов. Увольнение, охрана труда и расследование несчастного случая идут в смешанном режиме: часть комплекта подписывается электронной подписью, часть печатается.
Факт: на дату публикации КЭДО остаётся правом, а не обязанностью работодателя. Нормативных актов, которые делали бы электронный кадровый документооборот обязательным хотя бы для крупных компаний, не принято, несмотря на регулярные сообщения об обратном.
Увольнение: единственный процесс с обязательным бумажным приказом
Заявление об увольнении работник подписывает усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью, отзыв заявления — тем же способом, а приказ по форме Т-8 распечатывается и подписывается от руки. Из-за этого увольнение остаётся процессом с разрывом: система КЭДО фиксирует волеизъявление работника, а завершение процедуры уходит в бумагу. Кадровику приходится удерживать оба следа, потому что при споре о дате увольнения суд смотрит и на электронное заявление, и на бумажный приказ.
Порядок действий не меняется от того, что часть комплекта электронная. Приказ издаётся, работник знакомится с ним под роспись, а если ознакомить невозможно, на приказе делается соответствующая запись. Сведения о прекращении трудового договора подаются в СФР по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа: срок отсчитывается от бумажного документа, а не от момента подписания заявления в системе.
Важный нюанс из практики: отдельная сложность возникает с дистанционными работниками. Электронный обмен с ними разрешён по правилам главы 49.1 ТК РФ, но приказ об увольнении всё равно бумажный, и его нужно направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением. В практике Добыто мы закладываем этот шаг в маршрут заранее и держим в системе отметку о дате отправки, иначе бумажная часть теряется между кадровой службой и канцелярией.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем подписывают то, что ушло в электронный вид
Три вида подписи различаются способом формирования и объёмом юридических последствий. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли, но сама по себе не гарантирует неизменность документа. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическим преобразованием и позволяет обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная квалифицированная подпись отличается от УНЭП тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и она признаётся равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения сторон.
В кадровых отношениях выбор подписи задан статьёй 22.3 ТК РФ, а не удобством сервиса. Для части документов закон прямо закрывает возможность подписания простой подписью со стороны работника.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП; ПЭП не применяется |
| Заявление об увольнении, отзыв заявления, согласие на перевод | УКЭП | УКЭП или УНЭП; ПЭП не применяется |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы в информационной системе работодателя: заявления, ЛНА, уведомления, графики | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению сторон |
| Приказ об увольнении, журнал инструктажа, акт о несчастном случае, трудовая книжка | Собственноручная | Собственноручная |
Практический вывод из таблицы: если сервис предлагает подписывать трудовой договор простой электронной подписью работника, это конфликт с законом, а не гибкая настройка. Обратная ситуация тоже встречается: компания выдаёт всем УКЭП, хотя для большинства документов достаточно УНЭП, и получает лишние расходы на сертификаты и токены. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры, поэтому матрицу подписей мы согласовываем до старта, а не после выпуска сертификатов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Стандартная связка выглядит так: со стороны кадровой службы подписание идёт УКЭП, со стороны работника — УНЭП, которую он получает прямо в сервисе и сам задаёт к ней пароль. Выпуск занимает два действия и не требует визита в удостоверяющий центр. Проверьте по своей матрице документов, где вы действительно упираетесь в требование УКЭП для работника: таких позиций в кадровом обороте почти нет.»
Проверьте электронную подпись на кадровом документе онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Инструктажи по охране труда: почему журнал остаётся бумажным
Результаты инструктажей оформляются по требованиям постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, и форма регистрации предусматривает место для даты, подписи инструктируемого и подписи инструктирующего. Электронная подпись здесь не применяется: запрет действует и в 2026 году. При этом сами инструкции по охране труда, программы инструктажей и приказы о назначении ответственных к исключениям не отнесены, поэтому ознакомление с ними уходит в электронный вид.
Ситуация меняется: в Госдуме находится законопроект № 1103297-8, который в первом чтении предусматривает право фиксировать инструктажи, кроме целевого, в электронной форме с применением УКЭП с 1 сентября 2027 года. Пока закон не принят, планировать перевод журнала в систему рано. Актуальный статус изменений публикует инспекция труда: подборка изменений по охране труда на 2026 год прямо упоминает законопроект об электронных журналах инструктажей и его нынешнее положение.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибка на этом участке обходится дороже остальных. Допуск работника к обязанностям без обучения и проверки знаний требований охраны труда влечёт по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ штраф на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей. Если инструктаж проведён, но подтверждён только электронной отметкой в системе, инспектор рассматривает это как отсутствие подтверждения, а переоформить журнал задним числом нельзя.
Внимание: перевести инструктаж в электронный вид не позволяет даже соглашение с работником об использовании ПЭП или УНЭП. Соглашение регулирует признание подписи между сторонами, а требование к бумажной форме журнала установлено нормативным актом Правительства и сторонами не изменяется.
Бумага, которая остаётся из-за категории работника
Второй источник бумаги в компании, перешедшей на КЭДО, не связан с перечнем исключений. Он связан с тем, кто именно подписывает документ. Работник, принятый до перехода компании на электронный документооборот, вправе отказаться от КЭДО, и отказ не является основанием для увольнения или иных санкций: с ним кадровая служба продолжает работать на бумаге в полном объёме. Работник, принятый после 31 декабря 2021 года и не имеющий трудового стажа на эту дату, согласия не даёт, но уведомить его о введении КЭДО работодатель обязан.
| Категория | Что критично | Сколько бумаги остаётся |
|---|---|---|
| Штатный работник, принятый до перехода на КЭДО | Письменное согласие на взаимодействие в электронном виде; при отказе принуждать нельзя | При отказе — весь комплект на бумаге |
| Работник, принятый после 31.12.2021 без трудового стажа на эту дату | Уведомление о введении КЭДО; отдельное согласие не требуется | Только четыре исключения статьи 22.1 ТК РФ |
| Дистанционный работник | Порядок электронного обмена по главе 49.1 ТК РФ и ЛНА о дистанционной работе; письменное согласие на КЭДО не собирается | Исключения статьи 22.1 плюс почтовая отправка бумажных экземпляров |
| Исполнитель по ГПХ и самозанятый | Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ не применяются; нужно соглашение об электронном документообороте по 63-ФЗ | Бумага не требуется, если заключено соглашение и подписи признаются сторонами |
Ошибка при работе с этой таблицей типовая: требования к работникам по трудовому договору переносят на исполнителей по ГПХ и самозанятых, а потом собирают с них согласия на КЭДО, которых закон не предусматривает. Обратный вариант тоже встречается: с дистанционными работниками пытаются собрать письменные согласия, дублируя правила главы 49.1 ТК РФ.
Полезно знать: дистанционного сотрудника можно оформить полностью без бумаги, если условия электронного взаимодействия закреплены в ЛНА о дистанционной работе. Эта глава ТК РФ появилась раньше, чем общие нормы о КЭДО, поэтому два потока лучше разделить и не распространять правила КЭДО на дистанционных работников по умолчанию.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если со стороны работника используется УКЭП, отдельное соглашение об использовании подписи формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся по умолчанию. Соглашение обязательно, когда применяется ПЭП или УНЭП, и в нём должен быть описан порядок проверки такой подписи. Проверьте свой пакет: чаще всего забывают именно раздел о порядке проверки, а без него соглашение не выполняет свою функцию в споре.»
Шаблоны документов для бумажной части перехода на КЭДО
Комплект закрывает ту часть перехода, которая остаётся на бумаге; начните с уведомления, потому что без него собранные согласия оспоримы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
Что делать с архивом: сроки хранения и требования к бумажному фонду
Переход на КЭДО не сокращает сроки хранения и не отменяет накопленный бумажный фонд. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 задаёт одинаковые сроки независимо от формы документа: графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Право организации самостоятельно создавать архив и организовывать хранение закреплено пунктом 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные почти целиком. Правила организации хранения, учёта и использования документов, утверждённые приказом Минкультуры № 526, предписывают хранить электронные документы на обособленных материальных носителях с шифром и учётом. Прежде чем закрывать бумажный архив, сверьте свою номенклатуру дел с этими правилами: часть дел придётся вести параллельно.»
Отдельный ориентир для выбора системы хранения — типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённые приказом Росархива от 15 июня 2020 года, и ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов. Стандарт формулирует, что должно обеспечиваться на длинном горизонте: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. При сроке хранения 50 лет это не теория: форматы подписи устаревают, и без перештамповки и миграции файл через десятилетия перестаёт проверяться.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Накопленный бумажный архив при переходе на КЭДО оставляют как есть: переводить его в электронный вид задним числом смысла нет. Электронно с даты запуска ведутся новые документы, а старые дела дохранивают по своим срокам. Возьмите за точку отсечения дату приказа о введении КЭДО и зафиксируйте её в номенклатуре дел, чтобы через год не спорить, где искать документ.»
Как спланировать бумажный контур перед запуском КЭДО
Аудит бумажного контура делается до настройки маршрутов, а не после. Иначе система запускается, а кадровая служба обнаруживает, что половина процессов не закрывается без печати, и маршруты приходится перестраивать под уже собранные согласия.
Как определить, что у вас останется на бумаге: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите действующую номенклатуру дел и отметьте четыре исключения статьи 22.1 ТК РФ: трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, документы об инструктажах по охране труда.
- Шаг 2. Разделите штат на категории: принятые до перехода на КЭДО, принятые после 31.12.2021 без стажа, дистанционные работники, исполнители по ГПХ и самозанятые. Для первой категории посчитайте, сколько человек может отказаться.
- Шаг 3. Разметьте оставшиеся документы по видам подписи: где закон требует УКЭП работодателя, где работнику нельзя использовать ПЭП, где достаточно УНЭП.
- Шаг 4. Соберите юридическую обвязку: ЛНА о ведении КЭДО, приказ о введении, уведомления, согласия, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с описанным порядком проверки подписи.
- Шаг 5. Определите порядок передачи бумажных экземпляров дистанционным работникам и ответственного за отправку, включая срок и способ отправки.
- Шаг 6. Зафиксируйте в номенклатуре дел дату отсечения: с какого числа дела ведутся электронно, а какие дохранивают в бумажном виде до истечения срока.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу и отправьте ей один документ на подписание. Так вы проверите, что подписи выпущены и работают у всех участников, до раскатки на компанию.
Лайфхак: для проверки готовности подписей удобно использовать нейтральный документ, который безопасно подписать всем сразу, например поздравительную открытку перед праздниками. По результату видно, у кого подпись не выпущена или не активирована, и это выясняется до первого трудового договора.
Когда бумажный контур сокращать не стоит
КЭДО избыточен, если в компании работают несколько человек в одном офисе, приём и увольнение единичны, а весь оборот сводится к трудовому договору и графику отпусков. Экономия появляется при численности, распределённости по адресам и текучести кадров: чем выше эти три параметра, тем быстрее окупается отказ от курьеров и печати. Не стоит начинать переход и в тот момент, когда основную часть штата составляют сотрудники, которых нужно уговаривать на согласие: сбор согласий занимает больше времени, чем техническая настройка.
Кейс из практики: в компании численностью около 1000 человек с распределённой структурой бумажный кадровый оборот обходился примерно в 6 миллионов рублей в год. Основную часть суммы давала не бумага, а логистика: курьерская доставка одного пакета документов по городу стоила порядка 400 рублей, к этому добавлялись хранение и трудозатраты кадровой службы. Средний объём составлял около 30 документов в год на одного сотрудника, то есть порядка 2000 рублей в год на человека.
Важный нюанс из практики: обучение занимает меньше, чем принято закладывать. Для рядовых сотрудников обычно хватает одного-двух вебинаров по выпуску подписи и подписанию, для кадровых специалистов нужен отдельный блок про поиск подписанных документов и работу с маршрутами. В практике Добыто мы сопровождаем первые подписания вручную, пока кадровая служба не начинает вести процессы самостоятельно.
Стоимость подключения КЭДО и что входит в тарифы
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указаны ограничения по численности для каждого тарифа.
Смена тарифа доступна в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Это удобно, когда компания начинает с пилотной группы на нескольких десятках человек, а затем подключает весь штат.
Выводы
Бумага после перехода на КЭДО не исчезает, а сжимается до предсказуемого набора. Закон оставляет на бумаге четыре документа: трудовую книжку, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подтверждение инструктажа по охране труда. Ещё один источник бумажного оборота — категории работников: те, кто принят до перехода и отказался от электронного взаимодействия, продолжают работать по-старому. Архив живёт по прежним срокам хранения: 5 лет по табелям и графикам, 50 или 75 лет по приказам по личному составу и трудовым договорам, постоянно по штатным расписаниям и ЛНА.
Мы в Добыто начинаем внедрение с разметки номенклатуры дел и категорий персонала, а не с настройки маршрутов: так бумажный контур становится осознанным решением, а не сюрпризом на третьем месяце работы системы. Виды подписи подбираются под матрицу документов, чтобы не выпускать УКЭП там, где закон допускает УНЭП.
Частые вопросы
Можно ли отсканировать бумажный приказ об увольнении и уничтожить оригинал?
Нет. Приказ об увольнении отнесён к исключениям частью 3 статьи 22.1 ТК РФ и хранится в оригинале с собственноручной подписью. Скан-копия в системе КЭДО удобна для поиска и внутренних согласований, но в трудовом споре и при проверке ГИТ работает бумажный подлинник. Срок хранения приказов по личному составу составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа.
Обязан ли работодатель выдать бумажную копию электронного кадрового документа по просьбе работника?
Да. По статье 22.3 ТК РФ работодатель безвозмездно предоставляет работнику документы, связанные с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Форма выдачи выбирается по заявлению: на бумажном носителе с заверением или в электронном виде, подписанном УКЭП работодателя.
Можно ли вести журнал инструктажа в электронном виде уже сейчас, если у работодателя есть УКЭП?
Нет. Порядок фиксации инструктажей задан постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 и предусматривает собственноручные подписи инструктируемого и инструктирующего. Законопроект № 1103297-8 предлагает разрешить электронную фиксацию всех видов инструктажей, кроме целевого, с 1 сентября 2027 года, но он прошёл только первое чтение и в силу не вступил.
Как быть с воинским учётом при переходе на КЭДО?
Воинский учёт регулируется отдельно от статей 22.1-22.3 ТК РФ. Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, по форме № 10 ведётся в порядке, установленном приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700, и хранится в картотеке организации. Настройки системы КЭДО на этот участок не распространяются, поэтому в номенклатуре дел он размечается как самостоятельный бумажный блок.
Что делать, если работник отозвал согласие на КЭДО после перехода?
Отзыв согласия возвращает взаимодействие с этим работником в бумажный формат с даты отзыва. Ранее подписанные электронные документы сохраняют силу и остаются в электронном архиве, переоформлять их не нужно. Отказ от электронного взаимодействия не является дисциплинарным проступком и не может быть основанием для увольнения или иных санкций.
Нужно ли собирать согласие на КЭДО с самозанятого или исполнителя по договору ГПХ?
Нет, нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ распространяются только на трудовые отношения. С исполнителем по гражданско-правовому договору оформляется соглашение об электронном документообороте по правилам 63-ФЗ. Если стороны используют УКЭП, отдельное соглашение о признании подписи формально не требуется; при ПЭП или УНЭП соглашение обязательно и должно описывать порядок проверки подписи.
Сохраняются ли сроки хранения, если документ существует только в электронном виде?
Да, сроки одинаковы для бумажной и электронной формы и берутся из перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Дополнительно действуют правила организации хранения, учёта и использования документов, утверждённые приказом Минкультуры № 526: они требуют размещать электронные документы на обособленных материальных носителях с учётом и шифром. На длинных сроках хранения к этому добавляются перештамповка подписи и миграция форматов по ГОСТ Р 57762-2017.
