Документы на увольнение в КЭДО делятся на две группы. Приказ об увольнении закон оставляет на бумаге, всё остальное подписывается электронной подписью. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: приказ (распоряжение) об увольнении, трудовую книжку, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Заявление об увольнении, отзыв заявления, соглашение о расторжении, уведомление о сокращении, обходной лист, записка-расчёт и расчётный листок остаются в системе. Внутри электронной группы решает вид подписи: заявление об увольнении работник подписывает только УКЭП или УНЭП, ПЭП здесь не проходит, а обходной лист закрывается любой из трёх.
Разберём каждый документ увольнения по трём параметрам: форма, чья подпись нужна, какой вид электронной подписи допустим. Покажем, где норма для дистанционного работника расходится с общим правилом и почему бумажная копия приказа уходит по почте в течение 3 рабочих дней. Разложим ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем они различаются по 63-ФЗ, как тарифицируются и почему УНЭП без соглашения о порядке проверки слабее в споре. Сценарная таблица по типам работников, чек-лист перед первым электронным увольнением, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Загрузите файл увольнительного документа и подпишите его электронной подписью прямо в браузере: сервис вернёт подписанный документ и отдельный файл подписи.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Что при увольнении подписывается электронно, а что остаётся на бумаге
Перечень исключений закрытый и с 2021 года не менялся. Из кадрового электронного документооборота выведены трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное, что сопровождает расторжение трудового договора, переводится в электронный вид без дублирования на бумаге.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровики часто читают исключения расширительно и оставляют на бумаге весь пакет увольнения целиком. Из четырёх позиций перечня к увольнению относятся две: приказ и бумажная трудовая книжка. Заявление, соглашение сторон, уведомления и расчётные документы закон не выводит из электронного оборота, поэтому дублировать их бумагой не нужно.»
Ниже — разбивка типового пакета увольнения по форме и виду подписи. Строки про приказ и трудовую книжку сохраняются даже в компаниях, которые полностью перешли на КЭДО.
| Документ | Форма | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Электронно | Не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Отзыв заявления об увольнении | Электронно | Не требуется | УКЭП или УНЭП |
| Соглашение о расторжении трудового договора | Электронно | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление о сокращении численности или штата | Электронно | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Приказ об увольнении (форма Т-8) | Только бумага | Собственноручная | Собственноручная, под роспись |
| Записка-расчёт (форма Т-61) | Электронно | УКЭП или УНЭП | Не требуется |
| Обходной лист | Электронно | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | Электронно или бумага | УКЭП | Не требуется |
| Бумажная трудовая книжка | Только бумага | Собственноручная | Расписка в книге учёта |
Из таблицы видно, что бумага в маршруте увольнения остаётся всегда: даже при полностью электронном пакете кадровик печатает приказ и собирает роспись. Если работник перешёл на электронную трудовую книжку, бумажных касаний остаётся ровно одно — приказ Т-8.
Полезно знать: с дистанционным работником отдельное письменное согласие на КЭДО собирать не нужно. Порядок электронного обмена с ним регулируется главой о дистанционной работе, а условия достаточно закрепить в трудовом договоре или в ЛНА об удалённой работе.
Приказ Т-8: почему он не переводится в КЭДО и что с этим делать
Норма запрещает не электронную форму приказа как таковую, а применение к нему правил статей 22.1-22.3 ТК РФ. Практический результат один: приказ печатается, подписывается руководителем от руки и объявляется работнику под роспись по статье 84.1 ТК РФ. Электронная подпись на этом документе юридической силы для целей ознакомления не создаёт, а инспектор при проверке запросит именно бумажный оригинал с росписью.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если работник отсутствует или отказывается расписаться, на приказе делается соответствующая запись, а факт отказа фиксируется актом за подписями двух свидетелей. Отсутствие такой записи — типовая причина, по которой увольнение разваливается в суде: работодатель не может доказать, что работник был ознакомлен.
Для дистанционных работников действует отдельное правило. Ознакомить с приказом о прекращении трудового договора можно электронным документом, но затем в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением надлежащим образом оформленную копию приказа на бумаге. Это требование статьи 312.8 ТК РФ, и оно не отменяется ни соглашением сторон, ни локальным нормативным актом.
Внимание: уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой безопаснее направлять заказным письмом, а не через личный кабинет. От даты направления этого уведомления зависит освобождение работодателя от ответственности за задержку выдачи книжки.
Важный нюанс из практики: в маршруте увольнения удобно разделять ветку электронных документов и ветку бумажных. В практике Добыто мы ставим в маршрут отдельный шаг «печать и роспись» с ответственным кадровиком и сроком, чтобы приказ не потерялся между электронным согласованием и днём увольнения.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: в чём разница и как её применять к увольнению
Три вида подписи различаются по 63-ФЗ способом формирования и объёмом гарантий. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт подписания через коды, логины и пароли, но не гарантирует неизменность файла. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создаётся криптографическими средствами, фиксирует авторство и любые изменения документа после подписания. Усиленная квалифицированная (УКЭП) добавляет к этому сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и по умолчанию приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Запросы вида «единица измерения УКЭП» или «тип подписки УКЭП» отражают частое заблуждение. Подпись не измеряется и не продаётся подпиской: тарифицируется сертификат ключа проверки, обычно в расчёте на одного сотрудника в год. Отсюда и разница в стоимости между вариантами.
| Вариант подписи | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|
| Простая ЭП (коды из SMS) | 10 % | Стоимость каждого SMS-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | 30 % | Бесплатно |
| УНЭП информационной системы | 80 % | Около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключ | 80 % | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключ | 100 % | Бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП удостоверяющего центра | 100 % | От 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Для увольнения из этой таблицы работает только нижняя половина: заявление и отзыв заявления закрываются УНЭП или УКЭП. Верхние две строки годятся для обходного листа и ознакомительных документов, но не для тех, где закон прямо назвал усиленную подпись.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «УНЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи, если стороны договорились о порядке её проверки. При УКЭП такое соглашение формально не требуется: она признаётся по умолчанию. Поэтому, если вы принимаете заявления об увольнении, подписанные УНЭП из своей системы, соглашение с описанным порядком проверки подписи должно быть подписано до первого такого заявления, а не после спора.»
Факт: на 15.04.2026 в Госключе зарегистрировано более 41,2 млн активаций с выпущенными сертификатами и около 50,4 млн подписанных документов. К технологии подключено свыше 3200 организаций, из них более 1000 используют её именно в КЭДО.
Кто чем подписывает: разделение ролей работодателя и работника
Со стороны работодателя базовый инструмент — УКЭП. Она нужна для соглашения о расторжении трудового договора, для сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р в электронном виде, для приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Для остальных документов увольнения работодателю достаточно УКЭП или УНЭП.
Со стороны работника перечень жёстче в одной точке. При подписании заявления об увольнении и отзыва заявления допустимы усиленная квалифицированная подпись, усиленная неквалифицированная подпись с определённым соглашением сторон порядком проверки либо УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства. Простая электронная подпись на этих двух документах не работает. Для уведомления о сокращении, обходного листа и ознакомления с расчётным листком работник может использовать любую из трёх подписей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы подпись всегда усиленная квалифицированная, её получают в удостоверяющем центре. Со стороны сотрудника достаточно неквалифицированной: она выпускается в сервисе за пару кликов, пароль работник задаёт сам. Разделять эти два контура на старте проще, чем потом переоформлять сертификаты под каждый новый тип документа.»
Как оформить увольнение в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус работника в системе: дал ли он согласие на КЭДО, какой сертификат подписи у него действует и не истёк ли срок его действия.
- Шаг 2. Примите заявление об увольнении, подписанное УКЭП или УНЭП работника, либо подготовьте соглашение о расторжении и отправьте его на подписание обеим сторонам.
- Шаг 3. Проверьте подпись на поступившем заявлении и сохраните протокол проверки: он подтверждает, чьим сертификатом и когда подписан документ.
- Шаг 4. Издайте приказ по форме Т-8 на бумаге, подпишите его собственноручно и ознакомьте работника под роспись. При отказе от подписи составьте акт.
- Шаг 5. Проведите записку-расчёт и расчётный листок через систему, подписав их подписью работодателя.
- Шаг 6. В день прекращения трудового договора выдайте трудовую книжку под расписку либо направьте СТД-Р в личный кабинет, подписав форму УКЭП.
- Шаг 7. Закройте маршрут: переведите пакет в электронный архив, отправьте задачу IT-службе на блокировку учётной записи и пропуска, а для дистанционного работника поставьте контроль отправки бумажной копии приказа.
Лайфхак: в маршрут увольнения стоит включить не только блоки согласования и подписания, но и блок задачи — например, автоматическую заявку IT-службе на закрытие учётной записи и пропуска. Тогда отключение доступов привязано к дате увольнения, а не к памяти руководителя.
Образцы документов для оформления увольнения
Комплект собран под электронное увольнение: начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, без него УНЭП работника в вашей системе останется спорной.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Выдача документов в день увольнения: сроки и формат
Расчёт производится в день прекращения трудового договора по статье 140 ТК РФ. В тот же день работник получает трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности. Если работник отказался от бумажной книжки, СТД-Р уходит в личный кабинет, подписанная УКЭП работодателя, и такая выдача признаётся надлежащей — это прямо подтверждает разъяснение Роструда о выдаче СТД-Р через личный кабинет КЭДО в день увольнения. Различий между офисными и дистанционными работниками в этой части нет.
По письменному заявлению работника документы, связанные с работой, предоставляются не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления. В системе КЭДО этот срок закрывается быстрее: заявление и ответ ходят внутри одного маршрута, а выгрузка формируется из архива вместе с файлом подписи.
Инспектору при проверке нужны два объекта, а не один: сам документ и отсоединённый файл подписи. Печатная форма с отметкой о сертификате доказательственной силы не заменяет, поэтому выгружать нужно пару файлов. В сервисе Добыто пакет увольнения выгружается из архива одним действием: документ, файл подписи и протокол проверки скачиваются вместе.
Сколько хранить электронные документы увольнения
Перевод в электронный вид не сокращает сроки хранения. Приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели — 5 лет, локальные нормативные акты и штатные расписания хранятся постоянно. Требования, которые действуют для бумажного архива, переносятся на электронный целиком.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронный архив проверяют не по факту наличия файлов, а по способности их найти, прочитать и подтвердить подлинность через десять лет. Поэтому при выборе системы смотрите не на объём хранилища, а на выгрузку: можно ли за минуту достать документ вместе с файлом подписи и протоколом проверки. Проверьте это на демостенде до подписания договора.»
Что критично в разных сценариях увольнения
Универсального маршрута нет: набор обязательных действий меняется в зависимости от того, дал ли работник согласие на КЭДО, ведётся ли у него бумажная трудовая книжка и работает ли он дистанционно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисный работник, электронная трудовая | Роспись на приказе Т-8, СТД-Р под УКЭП в день увольнения | Способ доставки уведомлений |
| Офисный работник, бумажная трудовая | Выдача книжки под расписку в книге учёта в день увольнения | Формат обходного листа |
| Дистанционный работник | Бумажная копия приказа заказным письмом в течение 3 рабочих дней | Отдельное согласие на КЭДО |
| Работник отказался от КЭДО | Весь пакет на бумаге, отказ не является основанием для санкций | Настройки маршрута в системе |
| Линейный персонал без компьютера | Подписание со смартфона и подтверждённая учётная запись Госуслуг | Наличие корпоративной почты |
| Работник в отпуске или на больничном | Фиксация факта направления документов и даты ознакомления | Личная явка в офис |
Строка про отказ от КЭДО работает как предохранитель: если работник не давал согласия, электронное заявление об увольнении от него принимать нельзя, даже когда технически система его пропускает.
Кейс из практики: в ритейле с распределённым линейным персоналом кадровая служба формировала заявление и приказ за сотрудника и отправляла ссылку в мессенджер: сотрудник проходил верификацию по SMS и подписывал документ с телефона. Схема закрывала оформление в один день без явки в офис, но для увольнения её пришлось перестроить — приказ Т-8 всё равно печатался и подписывался при личной встрече либо через руководителя точки.
Чек-лист перед первым электронным увольнением
- Согласие. Проверьте, что у работника есть письменное согласие на взаимодействие через КЭДО либо статус дистанционного, при котором согласие не требуется.
- Соглашение о подписи. Убедитесь, что порядок проверки УНЭП зафиксирован соглашением сторон, если работник подписывает подписью из вашей системы.
- Сертификаты. Сверьте срок действия сертификата работника и сертификата ответственного за подписание со стороны работодателя.
- Маршрут. Проверьте, что в маршруте увольнения есть шаг с бумажным приказом и ответственный за него.
- Архив. Проведите пробную выгрузку пакета из архива: документ, файл подписи, протокол проверки.
- Доступы. Заведите в маршрут задачу на блокировку учётной записи и пропуска с привязкой к дате увольнения.
Когда электронное увольнение не подходит
Работник вправе не переходить на КЭДО, и отказ не является дисциплинарным проступком и не влечёт для него никаких последствий. В этом случае весь пакет увольнения оформляется на бумаге, а попытка провести заявление через систему создаёт риск признать увольнение неоформленным.
Второй случай — отсутствие соглашения о порядке проверки УНЭП при использовании подписи из информационной системы работодателя. Пока соглашение не подписано, заявление об увольнении, подписанное такой УНЭП, остаётся уязвимым: работник может заявить, что подпись не его, а работодателю будет нечем подтвердить порядок проверки.
Третий случай — работник без подтверждённой учётной записи на Госуслугах, когда компания использует Госключ как единственный способ выпуска подписи. До подтверждения учётной записи выпустить УНЭП не получится, и заявление придётся принимать на бумаге. В практике Добыто мы держим в системе оба контура одновременно: собственную УНЭП и Госключ, чтобы отсутствие подтверждённой учётной записи у одного работника не останавливало процесс.
Во сколько обходится ошибка
Нарушение порядка оформления увольнения квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо и предпринимателя — от 1000 до 5000 рублей. Штраф здесь не главная статья расходов.
Дороже обходится признание увольнения незаконным. Суд восстанавливает работника и взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула, а при задержке выдачи трудовой книжки работодатель возмещает не полученный работником заработок по статье 234 ТК РФ. При зарплате 120 000 рублей и разбирательстве в течение полугода это порядка 720 000 рублей одному работнику, не считая судебных расходов и компенсации морального вреда.
Стоимость подключения КЭДО для увольнений: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, электронного архива и типа поддержки.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API | По запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | Бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив и кастомные шаблоны | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же видно, что входит в стоимость без отдельной оплаты.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Электронное увольнение закрывается почти полностью, кроме приказа Т-8 и бумажной трудовой книжки. Заявление и отзыв заявления требуют от работника усиленной подписи, остальные документы допускают любую из трёх. Для дистанционного работника добавляется отдельная обязанность: бумажная копия приказа уходит заказным письмом в течение 3 рабочих дней. Соглашение о порядке проверки УНЭП подписывается заранее, иначе электронное заявление об увольнении теряет доказательственную силу.
Мы в Добыто настраиваем маршруты увольнения так, чтобы электронная и бумажная ветки шли параллельно и ни одна не выпадала из контроля, а перед раскаткой на всю компанию обкатываем процесс на пилотной группе. Такой порядок снимает основную часть ошибок настройки ещё до того, как через систему пройдёт первое реальное увольнение.
Частые вопросы
Можно ли уволить работника, который подал электронное заявление, а потом сказал, что не подписывал его?
Проверьте подпись и сохраните протокол проверки: он покажет владельца сертификата, время подписания и целостность файла. Если заявление подписано УКЭП, оно признаётся равнозначным собственноручному без дополнительных условий. Если использовалась УНЭП из вашей системы, потребуется предъявить соглашение сторон с описанным порядком проверки подписи. Без такого соглашения позиция работодателя в споре слабая.
Нужно ли дублировать электронные документы увольнения на бумаге для проверки?
Нет. Закон разрешает не создавать бумажные дубликаты документов, переведённых в электронный вид. При проверке предоставляются два файла: сам документ и отсоединённый файл электронной подписи. Печатная форма с отметкой о сертификате самостоятельной доказательственной силы не имеет.
Что делать, если сертификат подписи работника истёк в день увольнения?
Документы, подписанные до окончания срока действия сертификата, сохраняют силу. Для новых подписаний сертификат нужно перевыпустить: через Госключ это делается с телефона по подтверждённой учётной записи Госуслуг. Если работник уже не готов этим заниматься, оставшиеся документы оформляются на бумаге.
Может ли работник отозвать заявление об увольнении через личный кабинет?
Да, отзыв заявления подписывается тем же набором подписей, что и само заявление: УКЭП или УНЭП. Дата и время отзыва фиксируются системой, поэтому спор о том, успел ли работник передумать до истечения срока предупреждения, решается по метке времени, а не по показаниям сторон.
Как быть с увольнением совместителя и работника по договору ГПХ?
Совместитель — работник по трудовому договору, к нему применяются те же правила: приказ на бумаге, остальное электронно. С исполнителем по гражданско-правовому договору нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ не работают вовсе. Электронный обмен с ним оформляется отдельным соглашением об электронном документообороте, и приказ там не издаётся.
Нужно ли брать согласие на КЭДО у работника, которого принимают уже после перехода компании на электронный документооборот?
Работники без трудового стажа на 31 декабря 2021 года переводятся на электронное взаимодействие без отдельного согласия, их достаточно уведомить. У остальных согласие берётся в письменной форме, и отказ не влечёт для работника никаких последствий.
Сколько времени занимает подключение увольнений к КЭДО, если в компании уже работает 1С:ЗУП?
Установка готового модуля интеграции с 1С:ЗУП занимает один день и не требует привлечения собственной команды разработки. Если учётная система самописная и интеграция идёт через API, срок зависит от вашей команды разработки: на практике это от 2 дней до 2 месяцев.
