Бесплатный ЭДО в бюджетном учреждении бесплатен ровно в одной части: электронные подписи УНЭП и УКЭП в приложении Госключ не стоят ничего ни работнику, ни работодателю. Всё остальное учреждение оплачивает деньгами или рабочим временем сотрудников: программное обеспечение с действующим сертификатом, оценку соответствия требованиям 152-ФЗ, интеграцию с учётной системой, электронный архив на срок хранения до 50 лет и сопровождение при обновлениях. Главное различие, которое определяет смету: локальная поставка означает расходы на инфраструктуру, аттестацию и администраторов, облачная — подписку и ограничение, что для государственной организации облако должно быть государственным.
Разберём, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются по юридической силе и по единице тарификации, какие требования к системе КЭДО для бюджетного учреждения обязательны, а какие вендоры выдают за обязательные. Покажем, во что обходится ошибка в выборе вида подписи и почему бесплатная лицензия не снимает с учреждения обязанность подтвердить соответствие требованиям по защите информации. Сценарная таблица по численности и статусу организации, пошаговая проверка поставщика, комплект шаблонов ЛНА, тарифы и сроки подключения на 2026 год — во второй половине статьи.
Что в бесплатном ЭДО бесплатно на самом деле
Под бесплатным ЭДО учреждения понимают четыре разные вещи, и стоимость владения у них тоже разная. Первое — бесплатная электронная подпись: государство даёт инфраструктуру Госключа без оплаты и для гражданина, и для работодателя. Второе — модуль, уже входящий в учётную систему, за который отдельного счёта не приходит, но подписка на активные кабинеты сотрудников оплачивается. Третье — бесплатный или демонстрационный тариф вендора на малую численность, который заканчивается ровно там, где начинается интеграция и электронный архив. Четвёртое — собственная разработка на базе открытых компонентов, где нет лицензионного платежа, но появляются зарплата разработчиков, сопровождение и обязанность самостоятельно подтверждать защищённость системы.
Факт: Госключ бесплатен и для работника, и для работодателя, при этом обезличенный сертификат для интеграции выпускает только руководитель организации и на один год, а перевыпуск он проводит лично.
Разница между этими вариантами видна не на этапе подключения, а на втором году эксплуатации. Подпись действительно ничего не стоит. Оплачиваются маршруты согласования, хранение, выгрузка комплекта для проверки, поддержка при обновлении учётной системы и обучение линейного персонала. В практике Добыто учреждения приходят с расчётом, в котором посчитана экономия на подписях и не посчитано хранение кадровых документов на 50 лет, хотя именно хранение определяет требования к системе.
Кейс из практики: организация с численностью 1100 сотрудников перевела кадровый документооборот на подпись через Госключ. Полный цикл по одному кадровому процессу занял 15-30 минут против нескольких недель на бумаге, экономия на электронных подписях составила 0,5 млн рублей в год.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем различаются и как считается единица тарификации
Три вида электронной подписи различаются способом формирования и тем, при каких условиях документ признаётся подписанным. Простая электронная подпись подтверждает, что действие совершило лицо, знающее логин, пароль или код из SMS. Неквалифицированная и квалифицированная строятся на криптографических преобразованиях и фиксируют неизменность документа после подписания. Различие между УНЭП и УКЭП не в криптографии: у квалифицированной подписи сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и она признаётся равнозначной собственноручной без отдельного соглашения сторон.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | Логин и пароль, код из SMS | Криптографическое преобразование, сертификат без аккредитации УЦ | Криптографическое преобразование, сертификат аккредитованного УЦ |
| Нужно ли соглашение сторон | Да, с описанием порядка проверки подписи | Да, если использование не предусмотрено федеральным законом | Нет, признаётся по умолчанию |
| Кто подписывает в КЭДО | Работник, согласующий руководитель | Работник по части документов | Работодатель, включая руководителя и уполномоченного сотрудника |
| Единица тарификации | Отдельно не тарифицируется, входит в подписку на кабинет | Сертификат на одного человека; в Госключе бесплатно | Сертификат на одного человека на срок действия |
| Ограничение | Часть кадровых документов ПЭП подписать нельзя | УНЭП стороннего удостоверяющего центра вызывает возражения работников | Требуется очная идентификация при выпуске вне Госключа |
Отсюда универсальная связка для кадровых процессов: работник подписывает УНЭП, работодатель — УКЭП. Она закрывает кадровые процессы без выпуска квалифицированных сертификатов на весь штат, а значит без расходов, которые растут пропорционально численности.
Запрос про «единицу измерения УКЭП» обычно означает вопрос сметы: за что именно выставляется счёт. Счёт выставляется за сертификат ключа проверки подписи: один сертификат на одного человека на срок его действия. Количество подписанных документов на сумму не влияет. Отсюда практический вывод для бюджетного учреждения: квалифицированные сертификаты выпускаются на ограниченный круг подписантов со стороны работодателя, а не на всех работников. Единоличный исполнительный орган, то есть руководитель, подписывает кадровые документы УКЭП; простой электронной подписи для этой роли недостаточно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По Трудовому кодексу в разных документах могут применяться все три вида подписи в разных сочетаниях, поэтому система должна поддерживать любые. Если нужно универсальное решение без лишних расходов, берите неквалифицированную подпись со стороны сотрудника и квалифицированную со стороны работодателя. Проверьте по своему перечню кадровых документов, какие из них нельзя подписать простой электронной подписью: именно эти позиции определят состав сертификатов.»
Отдельный вопрос — где хранится ключ. Подпись на устройстве работника или на токене считается более надёжной с точки зрения доказывания, потому что носитель находится под контролем самого человека. Облачная подпись хранится на защищённом сервере удостоверяющего центра, к которому система обращается по запросу, и специалисты по безопасности указывают на риск перехвата SMS при подтверждении операции. Для суда значение имеют конкретные обстоятельства спора, но при выборе решения это различие стоит зафиксировать письменно в положении о КЭДО. Условия бесплатного выпуска и порядок работы с подписью описаны на странице приложения Госключ на портале госуслуг.
Проверьте электронную подпись на своём кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Требования к системе КЭДО, обязательные для государственной организации
Коммерческая компания вправе сама решать, какие меры защиты информации применять. Государственная организация этого выбора лишена: состав мер задан нормативными документами, и использовать сертифицированные продукты в государственных организациях необходимо. Именно здесь бесплатные и самописные решения выпадают из рассмотрения: у них нет ни лицензии разработчика, ни сертификата на продукт.
Различать нужно три документа. Лицензия разрешает вид деятельности и относится к разработчику: любая система, где реализована хотя бы проверка пароля пользователя, считается разработкой средств защиты информации и требует лицензии ФСТЭК. Сертификат подтверждает соответствие требованиям для конкретной версии продукта, и его получает вендор. Аттестация относится к конкретному экземпляру информационной системы и находится в зоне ответственности оператора, то есть самого учреждения.
Внимание: если у разработчика системы нет необходимой лицензии, регуляторы вправе прекратить его деятельность или запретить использование продукта. Учреждение в этом случае остаётся без поставщика, а при проверке получает штраф за невыполнение требований.
Оценка соответствия требованиям 152-ФЗ обязательна, но проводится двумя способами. Учреждение может выполнить её самостоятельно, и тогда документ называется актом оценки соответствия требованиям. Может привлечь лицензиата ФСТЭК, и тогда процедура называется аттестацией, а на выходе выдаётся аттестат либо перечень замечаний. Если собственного подразделения по информационной безопасности нет, привлечение стороннего лицензиата полезно хотя бы для того, чтобы убедиться, что аттестация в вашем случае не требуется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второе ограничение касается размещения. Для государственных органов и подведомственных организаций облачная поставка допустима, если облако государственное. Это сужает выбор, но снимает необходимость самостоятельно обосновывать защищённость площадки: типовые решения уже отработаны на других информационных системах. Свободного выбора между произвольным коммерческим облаком и локальным контуром у бюджетного учреждения нет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Проверять лицензию разработчика нужно до подписания договора, а не после первой проверки. Сертификат при этом выдаётся на конкретную версию продукта, поэтому спрашивайте не про сертификат вообще, а про сертификат на ту версию, которую вам поставят. Запросите у поставщика номера документов и сверьте их с реестрами регуляторов.»
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по всей стране кадровый резерв специалистов, готовых выехать при чрезвычайной ситуации. До перевода кадровых документов в электронный вид оформление около 200 человек в экстренном режиме занимало несколько дней и требовало обходных решений. После запуска личных кабинетов основной комплект документов на приём готовится заранее, а кадровый резерв держится на уровне около 800 специалистов в разных регионах.
Из чего складывается реальная стоимость владения
Смета КЭДО в учреждении складывается из шести статей. Лицензия на программное обеспечение — одна из них и обычно не самая крупная. Первая статья — интеграция с учётной системой. Готовый коннектор ставится силами поставщика, разработка через API требует вашей команды. Вторая — миграция данных: справочники сотрудников, остатки отпусков, структура подчинённости. Третья — обучение: отдельно рядовых сотрудников, отдельно кадровой службы. Четвёртая — электронный архив и его сопровождение на весь срок хранения. Пятая — подтверждение соответствия требованиям по защите информации. Шестая — поддержка при обновлениях: учётная система и система КЭДО обновляются независимо, и связку между ними приходится дорабатывать.
Лайфхак: уточняйте у поставщика форму интеграции до расчёта бюджета. Установка готового коннектора занимает около часа и не требует вашей команды разработки, интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев и зависит от квалификации ваших специалистов.
Хранение недооценивают чаще остальных статей. Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные, и организация вправе создать архив самостоятельно, но обязана обеспечить читаемость, идентифицируемость, доступность и аутентичность документов на всём сроке. Для кадровых документов этот срок доходит до 50 лет, а значит система должна переживать смену форматов и криптографических алгоритмов. Бесплатное хранилище файлов такой задачи не решает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронный архив оценивают не по объёму диска, а по способности через двадцать лет предъявить документ и подтвердить его подлинность. Проверьте в лицензионном договоре пункт о доступе к архивной версии после расторжения: как правило, разработчики сохраняют доступ к архиву и продолжают его поддерживать. Если такого пункта нет, вы получите набор файлов без возможности проверить подписи.»
Сколько стоит ошибка в выборе подписи и решения
Ошибка редко стоит переоформления одного документа. Если система не рассчитана на одновременную работу всего штата, она останавливается в первый же день массового ознакомления с локальным нормативным актом: тысячи сотрудников заходят одновременно, платформа не справляется, и настройка, на которую ушли месяцы, обнуляется. Масштабирование помогает не всегда, потому что ограничение заложено на уровне архитектуры.
Вторая типовая ошибка — лишние требования в техническом задании. Подписание кадровых документов простой электронной подписью на стороннем портале выглядит экономией, но добавляет точку интеграции, второй интерфейс для сотрудника и вопрос, как поддерживать юридическую значимость документа на длительном сроке. Интеграция с мессенджерами добавляет ещё один риск: сервис может быть заблокирован, и процессы останавливаются. Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всё учреждение именно поэтому: она показывает и нагрузку, и лишние требования до того, как они попадут в контракт.
Когда бесплатное решение действительно подходит
Бесплатная связка из Госключа и модуля учётной системы закрывает задачу, если у учреждения небольшая численность, один территориальный контур, нет требования об аттестации системы и нет планов на сложные маршруты согласования. Подписи бесплатны, кабинеты оплачиваются подпиской, интеграция не требуется, потому что кадровые данные уже лежат в той же системе. Сценарии, в которых этого не хватает, перечислены в таблице.
| Сценарий учреждения | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один адрес, кадры в одной учётной системе | Быстрый запуск, бесплатный выпуск подписей работникам | Сложные маршруты согласования, API |
| Учреждение с филиалами и распределённым персоналом | Маршруты с ролями, работа под массовой нагрузкой, мобильное подписание | Уведомления в мессенджерах |
| Централизованная бухгалтерия и кадры при удалённых подразделениях | Интеграция с учётной системой, единый архив, делопроизводство и регистрация | Возврат подписанных документов в учётную систему |
| Организация с требованием аттестации информационной системы | Лицензии разработчика, сертификат на версию продукта, государственное облако или локальный контур | Скорость первого запуска |
| Массовый и срочный приём сотрудников из разных регионов | Удалённая идентификация, подписание со смартфона, заранее собранный комплект документов | Настройка корпоративного стиля интерфейса |
Строка про аттестацию отсекает бесплатные варианты жёстче остальных: подтвердить соответствие требованиям по продукту без лицензии и сертификата не получится, сколько бы ни стоила лицензия. Остальные строки допускают промежуточные решения, когда часть процессов идёт в бесплатном контуре, а часть переносится в систему с поддержкой.
Важный нюанс из практики: в крупной финансовой организации на старте проекта 75% сотрудников работали только с простой электронной подписью, 25% имели ПЭП вместе с УНЭП или УКЭП стороннего удостоверяющего центра, менее 1% не были подключены к КЭДО вовсе. Неквалифицированная подпись стороннего центра вызывала у работников тревогу и возражения. После перехода на подписание через Госключ доля сотрудников с этой подписью выросла до 90%, а 95% трудовых договоров стали подписываться в приложении.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление сотрудников почти всегда касается не электронной подписи как таковой, а того, кто выдал сертификат. К подписи, выпущенной государственной инфраструктурой, вопросов заметно меньше, чем к подписи неизвестного работнику коммерческого центра. Прежде чем спорить о видах подписи, спросите у своих работников, что именно их смущает: чаще ответ будет про доверие к выдающей стороне.»
Что проверить до выбора: диагностика и порядок действий
До запроса коммерческих предложений полезно закрыть пять вопросов внутри учреждения. Первый: сколько сотрудников подключается и сколько из них выходят одновременно при массовом ознакомлении. Второй: в какой системе создаются кадровые документы и какая у неё конфигурация и релиз. Третий: требуется ли аттестация информационной системы и кто её проводит. Четвёртый: какие документы по закону остаются на бумаге и как организован их учёт. Пятый: кто со стороны работодателя подписывает УКЭП и как оформлено делегирование права подписи.
Полезно знать: приказ Росархива от 15 июня 2020 года утвердил типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Это готовый перечень того, что система должна уметь, и его удобно использовать как основу технического задания.
Как оценить бесплатное решение КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень кадровых документов учреждения и отметьте, какие из них по закону остаются на бумаге, а какие подписываются работником ПЭП, УНЭП или УКЭП.
- Шаг 2. Запросите у поставщика реквизиты лицензии разработчика и сертификата на конкретную версию продукта, которая будет поставлена, и сверьте их с реестрами регуляторов.
- Шаг 3. Уточните форму интеграции с вашей учётной системой: готовый коннектор с указанием поддерживаемых конфигураций и релизов либо документация API с тестовыми доступами.
- Шаг 4. Запросите результаты нагрузочного тестирования и сопоставьте их с числом сотрудников, которые одновременно выйдут на ознакомление с локальным нормативным актом.
- Шаг 5. Проверьте в проекте договора пункт о доступе к электронному архиву после расторжения и порядок выгрузки документов вместе с файлами подписей.
- Шаг 6. Проведите пробные подписания на пилотной группе всеми видами подписи, которые заявлены в маршруте, и зафиксируйте результаты протоколом проверки подписи.
- Шаг 7. Сложите смету по шести статьям: интеграция, миграция данных, обучение, архив, подтверждение соответствия требованиям, поддержка при обновлениях.
Порядок сбора согласий зависит от статуса работника. С дистанционными сотрудниками электронное взаимодействие регулируется правилами о дистанционной работе, и отдельное письменное согласие на КЭДО с них не требуется: условия обмена документами закрепляются локальным нормативным актом и трудовым договором. С остальными работниками согласие берётся письменно, на бумаге. В практике Добыто мы первым делом сверяем списки этих двух групп: расхождение обнаруживается почти всегда и меняет сроки проекта сильнее, чем настройка маршрутов.
Шаблоны ЛНА, согласий и приказов для перехода на КЭДО
Комплект закрывает юридическую часть перехода; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Стоимость подключения КЭДО в Добыто: тарифы и сроки
Итоговая сумма зависит от численности подключаемых сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С, электронный архив и выделенный сервер.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | рассчитывается индивидуально |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Цены указаны на дату публикации и приведены в формате «от»: итог зависит от численности, набора модулей и требований к размещению. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
В кадровом электронном документообороте бесплатной бывает подпись. Система оплачивается всегда: деньгами поставщику либо рабочим временем собственных специалистов. Госключ снимает расходы на сертификаты для работников и снимает часть возражений персонала, но не закрывает ни требований к сертифицированному программному обеспечению для государственных организаций, ни оценки соответствия по 152-ФЗ, ни хранения кадровых документов на срок до 50 лет. Смета учреждения складывается из интеграции, миграции данных, обучения, архива, подтверждения соответствия и поддержки при обновлениях, и именно эти шесть статей отличают решение за ноль рублей от решения с предсказуемой стоимостью.
Мы в Добыто подключаем учреждения с разной численностью и статусом, выпускаем ПЭП и УНЭП для сотрудников в рамках тарифа и разбираем состав документов до старта, чтобы перечень подписантов и вид подписи под каждый документ были определены заранее.
Частые вопросы
Можно ли вести КЭДО с государственными гражданскими служащими?
С сотрудниками подведомственных организаций, которые работают по Трудовому кодексу, кадровый электронный документооборот ведётся на общих основаниях по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. По государственным гражданским служащим отдельная нормативная база пока прорабатывается, поэтому проекты в органах власти идут в формате пилотов. Практический вывод: разделите штат на две категории на этапе обследования, иначе часть процессов придётся переделывать.
Нужно ли соглашение с работником, если он подписывает УНЭП из Госключа?
Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ допускает использование работником неквалифицированной подписи, сформированной с использованием ЕСИА, и отдельное соглашение об использовании такой подписи с работником подписывать не требуется. Порядок создания и использования сертификата такой подписи установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Для УНЭП, выпущенной сторонним удостоверяющим центром, соглашение с описанием порядка проверки подписи остаётся обязательным.
Какие кадровые документы всё равно останутся на бумаге?
В электронный вид не переводятся акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка. Инструктаж по охране труда проводится очно, и работник расписывается лично. Планируя бюджет на КЭДО, оставьте в нём строку на бумажный учёт этих четырёх позиций: полностью безбумажным документооборот не станет.
Что произойдёт с электронным архивом, если учреждение расторгнет договор с сервисом?
Как правило, в лицензионном договоре предусматривается сохранение доступа к архивной версии, и разработчики продолжают поддерживать электронный архив после расторжения. Формулировка договора при этом различается у разных поставщиков, поэтому пункт о доступе к архиву и о порядке выгрузки документов вместе с файлами подписей проверяется до подписания. Отсутствие такого пункта означает риск получить набор файлов, подлинность которых нечем подтвердить.
Обязателен ли переход на КЭДО в 2026 году?
Нормативных актов, которые делают кадровый электронный документооборот обязательным для какой-либо категории работодателей, на дату публикации нет. Утверждения об обязательности встречаются на ресурсах без проверки фактов. Отраслевые эксперты сравнивают траекторию КЭДО с электронной отчётностью и электронными счетами-фактурами и ожидают движения в сторону обязательности в горизонте нескольких лет, но это прогноз, а не действующая норма.
Нужно ли возвращать подписанные документы обратно в учётную систему?
Требование о возврате подписанных документов в учётную систему часто попадает в техническое задание и почти всегда избыточно. Оно приводит к задвоению документов, росту базы и нагрузки на учётную систему, при этом дальнейшая судьба такого документа неясна: процедуры перештамповки и архивного хранения учётные системы не поддерживают. Достаточно открытия документа по гиперссылке из учётной системы.
