Миграционный учёт иностранца: кто ставит и в какие сроки

Миграционный учёт иностранного сотрудника ведёт принимающая сторона, и работодатель становится ею не всегда, а только когда иностранец фактически проживает по адресу организации или в её помещении: общежитии, модульном городке, бытовке на объекте. Уведомление о прибытии подаётся в подразделение по вопросам миграции МВД в течение 7 рабочих дней со дня прибытия в место пребывания, для граждан ЕАЭС этот срок составляет 30 суток, для граждан Беларуси и для высококвалифицированных специалистов — 90 дней. Если сотрудник снимает квартиру, принимающей стороной выступает собственник жилья, а на работодателе остаётся другая обязанность: уведомить МВД о заключении трудового договора в течение 3 рабочих дней. Это две разные процедуры с разными сроками, формами и штрафами, и путают их чаще всего.

Разберём, по каким признакам определяется принимающая сторона, и покажем три типовых сценария проживания иностранного работника с ответом, кто подаёт уведомление в каждом из них. Дадим сроки по гражданствам таблицей, порядок подачи через портал госуслуг, МФЦ и подразделение МВД, перечень документов и чек-лист проверки до выхода сотрудника. Размеры штрафов по статьям 18.9 и 18.15 КоАП, уголовная статья за фиктивную постановку на учёт, изменения 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто такая принимающая сторона и когда ею становится работодатель

Обязанность поставить иностранца на учёт по месту пребывания закон возлагает не на самого иностранца и не на того, кто его нанял, а на принимающую сторону. Определение дано в статье 2 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ о миграционном учёте: это гражданин России, постоянно проживающий в стране иностранный гражданин, юридическое лицо, его филиал или представительство, у которых иностранный гражданин фактически проживает или находится. Ключевое слово — проживает. Не работает, не числится в штате, не получает зарплату, а именно живёт.

Работодатель попадает в эту роль по статье 21 того же закона в двух случаях. Первый: компания предоставила иностранцу жилое или иное помещение для фактического проживания — служебную квартиру, комнату в общежитии, койко-место в хостеле, который она арендует под вахту. Второй: иностранец фактически проживает по адресу организации либо в её помещении, не имеющем адресных данных, — в строении, сооружении, в том числе временном. Вагончик на стройплощадке, модульный городок на месторождении, помещение при складе относятся ко второму случаю.

Третьего варианта нет. Если человек снял квартиру, живёт у родственников или заселился в гостиницу, работодатель к его миграционному учёту отношения не имеет: уведомление подаёт собственник жилья, наниматель или администрация гостиницы. Формулировка трудового договора на это не влияет, обязанность привязана к факту проживания, а не к факту трудоустройства.

Три сценария проживания и ответственный в каждом

Ситуация определяется не тем, как оформлен работник, а тем, где он ночует. Таблица собрана по конструкции статей 2, 20 и 21 закона № 109-ФЗ.

Из таблицы видно практическое следствие: обязанность по уведомлению МВД о заключении договора не исчезает ни в одном сценарии, а обязанность по миграционному учёту появляется только в первой строке. Определить строку нужно до выхода сотрудника, а не после первой проверки.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов, которые можно потребовать при приёме, закрыт статьёй 65 ТК РФ, и расширить его вправе только указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании такой силы не имеют. Когда служба безопасности просит принести характеристику или справку о доходах с прошлого места, законного основания за этим нет, и отказать кандидату в приёме по этой причине нельзя.»

Миграционный учёт и уведомление МВД о приёме: две обязанности, которые путают

Обе процедуры идут в одно ведомство, обе называются уведомлением, обе привязаны к найму иностранца. На этом сходство заканчивается. Миграционный учёт регулируется законом № 109-ФЗ и отвечает на вопрос, где человек живёт. Уведомление о трудовом договоре регулируется частью 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ о правовом положении иностранных граждан и отвечает на вопрос, кто его нанял.

Практический вывод из сравнения такой: компания, которая не селит иностранцев, всё равно подаёт уведомления по 115-ФЗ, причём и на граждан Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии, которым патент не нужен. Освобождение от патента не означает освобождения от уведомления.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сроки постановки на учёт: 7 рабочих дней действуют не для всех

Общее правило статьи 20 закона № 109-ФЗ — 7 рабочих дней со дня прибытия иностранца в место пребывания. Отсчёт идёт от даты въезда в миграционной карте либо от даты заселения, если человек переехал внутри страны. Международные договоры устанавливают для отдельных государств собственные сроки, и они длиннее общего.

Сроки из таблицы считаются по-разному: 7 рабочих дней исключают выходные и праздники, а 30 суток, 15 и 90 дней идут календарно. Кадровику удобнее ставить в напоминание не срок, а дату дедлайна, рассчитанную сразу при получении копии миграционной карты.

Отдельно держите в голове лимит пребывания. С 1 января 2025 года безвизовый иностранец без патента, разрешения на работу, разрешения на временное проживание или вида на жительство может находиться в России не более 90 суток суммарно в течение календарного года. Выезд на несколько дней счётчик не обнуляет. Для работодателя это означает, что срок действия разрешительного документа нужно отслеживать не реже, чем срок миграционного учёта.

Что проверить до выхода иностранного сотрудника

Проверка до оформления дешевле, чем исправление после. Перечень ниже собран под ту часть работы, которая относится к миграционному блоку, и не заменяет общий комплект документов по статье 65 ТК РФ.

1. Гражданство и визовый режим. От них зависит и срок постановки на учёт, и то, нужен ли патент. Гражданам Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии патент и разрешение на работу не требуются.
2. Разрешительный документ и его срок. Патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство. Сверьте профессию в патенте с должностью в штатном расписании: патент выдаётся под конкретную профессию и конкретный субъект РФ.
3. Миграционная карта. Нужна дата въезда: от неё считается срок постановки на учёт. Для граждан Беларуси карта не оформляется.
4. Где сотрудник будет жить. Этот пункт определяет, становитесь ли вы принимающей стороной. Ответ фиксируйте письменно, а не со слов.
5. Полис добровольного медицинского страхования либо договор компании с медицинской организацией о платных услугах работнику, если иностранец временно пребывающий.
6. Допустимая доля иностранных работников по вашему виду деятельности на текущий год и ограничения, введённые в вашем регионе.
7. Дедлайны в календаре. Дата подачи уведомления о прибытии и дата подачи уведомления о заключении договора — два разных напоминания, а не одно.

Важный нюанс из практики: исполнитель по договору ГПХ, живущий за пределами России, к миграционному учёту отношения не имеет вовсе. Кадровые службы регулярно смешивают два разных сюжета: иностранный работник в России и гражданин России или иностранец, который физически находится в другой стране и работает по гражданско-правовому договору. Во втором случае обязанностей по 109-ФЗ нет, а трудовой договор в принципе не подходит, потому что работодатель не может обеспечить условия труда на территории чужого государства.

Шаблоны кадровых документов для оформления иностранного работника

Комплект закрывает документарную часть приёма; начните с трудового договора, в который для иностранца добавляются сведения о разрешительном документе и о полисе ДМС по статье 327.2 ТК РФ.

Как поставить иностранного сотрудника на миграционный учёт

Подать уведомление о прибытии можно четырьмя способами: лично в подразделении по вопросам миграции МВД по адресу места пребывания, через МФЦ, почтовым отправлением или в электронной форме. Электронная подача описана в разделе уведомления о прибытии и убытии иностранцев на портале госуслуг: подтверждением служит поступившее в личный кабинет уведомление, подписанное электронной подписью должностного лица. Для подачи нужна подтверждённая учётная запись организации.

Как подать уведомление о прибытии: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, являетесь ли вы принимающей стороной. Основание — фактическое проживание иностранца по адресу организации, в её помещении или в предоставленном ею жилье. Если основания нет, уведомление подаёт собственник жилья или гостиница.
2. Шаг 2. Соберите данные: паспорт иностранца с нотариальным переводом при необходимости, миграционная карта, виза при визовом въезде, разрешительный документ на работу, документ на помещение, где человек будет жить.
3. Шаг 3. Рассчитайте дедлайн от даты въезда или даты заселения по правилам своей категории: 7 рабочих дней в общем случае, 30 суток для граждан государств ЕАЭС кроме Беларуси, 90 дней для граждан Беларуси и высококвалифицированных специалистов, 15 дней для граждан Таджикистана.
4. Шаг 4. Заполните бланк уведомления о прибытии по действующей форме и подпишите его как принимающая сторона. Подпись ставит руководитель или уполномоченное приказом лицо.
5. Шаг 5. Подайте уведомление выбранным способом и получите отрывную часть с отметкой о приёме. Она подтверждает постановку на учёт и хранится у работника.
6. Шаг 6. Передайте сотруднику копию отрывной части и объясните, что при переезде на новый адрес постановка на учёт делается заново, а не продлевается автоматически.
7. Шаг 7. Подайте уведомление об убытии, когда иностранец покидает место пребывания, и уведомление о прекращении трудового договора в течение 3 рабочих дней после увольнения.

Шаг 7 выпадает чаще остальных. Компания аккуратно ставит человека на учёт, а при его отъезде из общежития ничего не делает, и по документам иностранец продолжает числиться проживающим по адресу организации. Проверка это видит сразу.

Кейс из практики: в IT-компании на 250 сотрудников с полусотней открытых вакансий перевод кадрового документооборота в электронный вид начали с заявлений на отпуск и отгул, а приказы о приёме, переводе и увольнении оставили на следующий этап. Заявления перестали задерживаться на столе руководителя: сотрудник видит статус подписания у себя в приложении и сам следит за движением документа. В практике Добыто мы используем тот же порядок: первым в маршрут ставится самый частый документ, а не самый сложный.

Когда работодатель не отвечает за миграционный учёт

Ситуаций, в которых компании ошибочно берут на себя чужую обязанность, тоже хватает. Постановка на учёт работодателем не требуется и не имеет смысла в следующих случаях.

• Сотрудник живёт в съёмной квартире. Принимающая сторона — собственник или наниматель. Работодатель не вправе заявить адрес, которым не владеет и не пользуется.
• У иностранца есть вид на жительство и постоянная регистрация по месту жительства. Учёт по месту пребывания в этом случае не ведётся, регистрация по месту жительства его заменяет.
• Работник — гражданин Беларуси, находящийся в России менее 90 дней. В этот период обязанности встать на учёт нет ни у него, ни у компании.
• Исполнитель по договору ГПХ находится за пределами России. Российское миграционное законодательство на него не распространяется, обязанностей у заказчика нет.
• Иностранец заселён в гостиницу. Уведомление подаёт администрация в течение 1 рабочего дня, дублировать его не нужно.

Обязанность подать уведомление о заключении договора сохраняется во всех перечисленных случаях, кроме пункта про исполнителя за границей. Освобождение от миграционного учёта не переносится на 115-ФЗ. В практике Добыто на внедрении мы разделяем персонал на две группы уже на этапе выгрузки из учётной системы: те, кому компания предоставила жильё, и все остальные. Дальше маршруты документов у этих групп разные.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Мы не берём из открытых источников сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Проверяйте по одному признаку: если в статье упоминается форма СЗВ-ТД, значит, материал не обновляли с 2023 года, когда сведения о трудовой деятельности ушли в состав ЕФС-1. Одна устаревшая деталь означает, что проверять нужно весь текст.»

Сколько стоит ошибка: штрафы, приостановка деятельности и уголовная статья

Неисполнение принимающей стороной обязанностей по миграционному учёту наказывается по части 4 статьи 18.9 КоАП РФ: гражданам от 2 000 до 4 000 рублей, должностным лицам от 40 000 до 50 000 рублей, юридическим лицам от 400 000 до 500 000 рублей. Санкция считается по каждому иностранцу отдельно, поэтому у компании с вахтовым городком на 30 человек арифметика получается тяжёлой.

Неуведомление МВД о заключении или прекращении трудового договора либо договора ГПХ идёт по статье 18.15 КоАП РФ: на юридическое лицо от 400 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области верхняя граница поднимается до 1 000 000 рублей. Привлечение иностранца к работе без патента или разрешения на работу наказывается по той же статье: от 250 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности.

Отдельный риск — фиктивная постановка на учёт. Если компания заявила адрес, по которому иностранец фактически не живёт, это статья 322.3 УК РФ: штраф от 100 000 до 500 000 рублей либо лишение свободы на срок до 3 лет. Оформление по адресу офиса без фактического проживания переводит нарушение из административной плоскости в уголовную, и отвечает по нему конкретное должностное лицо, а не организация.

Что об этом думает ГИТ: инспекционная практика по электронным документам неоднородна, и это отражается на миграционном блоке тоже. Инспектор хочет видеть комплект по одному сотруднику целиком и в одном месте, а не переходить по ссылкам в систему. Поэтому выгрузка подборки по конкретному работнику в единый файл экономит время проверки заметно сильнее, чем красивый интерфейс.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий системы смотрят до спора, а не после. Он показывает всё: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт, и по иностранному персоналу начинаем именно с неё.»

Что изменилось в 2026 году для работодателей иностранцев

С 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2029 года в Москве и Московской области идёт эксперимент по дополнительным механизмам учёта иностранных граждан, введённый Федеральным законом от 23.05.2025 № 121-ФЗ. Трудовые мигранты, прибывшие в безвизовом порядке, устанавливают мобильное приложение «Амина», через которое сообщают в органы внутренних дел адрес проживания и его смену. Для работодателя это не отменяет обязанностей принимающей стороны, но меняет практику: часть сведений сотрудник передаёт сам, и расхождение между его данными и вашим уведомлением становится видимым.

С 1 марта 2026 года действует новая редакция статьи 327.6 ТК РФ, изменённая Федеральным законом от 17.11.2025 № 419-ФЗ. Раньше работодатель мог увольнять иностранных граждан для приведения их численности в соответствие с ограничениями, установленными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Теперь то же основание работает и по ограничениям, введённым региональными нормативными актами, а трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта РФ. Ответственность за несоблюдение допустимой доли иностранной рабочей силы предусмотрена статьёй 18.17 КоАП РФ.

Как держать миграционные сроки под контролем в кадровом контуре

Миграционный блок ломается не на сложных нормах, а на календаре. По одному иностранному сотруднику компания одновременно отслеживает срок действия патента или разрешения на работу, срок постановки на учёт по месту пребывания, дедлайн уведомления о договоре, дату продления при смене места пребывания и дату уведомления об убытии. На 5 сотрудниках это ведётся в таблице, на 50 таблица перестаёт работать.

В практике Добыто мы заводим иностранных работников отдельной группой в реестре сотрудников, привязываем к карточке даты разрешительных документов и ставим напоминания за две недели до каждого дедлайна. Приказ, трудовой договор, дополнительные соглашения и согласия подписываются электронной подписью и лежат в одном электронном архиве, откуда выгружаются подборкой по работнику. Бумажными остаются только те документы, которые закон оставил на бумаге.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перевести сотрудника на КЭДО без его письменного согласия нельзя: этого требует статья 22.2 ТК РФ. С иностранными работниками мы собираем согласия отдельной волной и следим за тем, чтобы текст был понятен: человек подписывает документ на языке, которым владеет не в совершенстве. Если согласие оспорено, до вопроса о конкретном документе спор даже не дойдёт, рассыплется само право компании вести кадровые документы электронно.»

Полностью убрать бумагу из процесса не получится. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумажном носителе: основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Для работодателя иностранцев это существенно, потому что увольнение по статье 327.6 ТК РФ по региональным ограничениям проходит в те же сроки, что и уведомление МВД о прекращении договора.

Стоимость подключения КЭДО для компаний с иностранным персоналом

Цена складывается из тарифа на сотрудника в месяц и набора функций: видов доступных подписей, интеграции с учётной системой и электронного архива. Данные приведены по действующим тарифам сервиса Добыто на дату публикации.

Итоговая сумма зависит от численности, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой: при большом штате оплата за сотрудника снижает стоимость одного оформления сильнее, чем разовые работы по настройке. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что входит в поддержку.

Для компаний с сезонным иностранным персоналом имеет значение возможность менять тариф: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому вахтовый пик не приходится оплачивать весь год.

Выводы

Ответственность за миграционный учёт определяется не трудовым договором, а тем, где иностранец фактически ночует. Работодатель отвечает за постановку на учёт, когда сам предоставил жильё или когда человек живёт в помещении компании, включая временные строения без адресных данных. Во всех остальных случаях уведомление о прибытии подаёт собственник жилья или гостиница, а на компании остаётся уведомление МВД о заключении и прекращении договора в течение 3 рабочих дней. Сроки постановки на учёт различаются по гражданствам: от 15 дней для граждан Таджикистана до 90 дней для граждан Беларуси и высококвалифицированных специалистов.

Сервис Добыто закрывает документарную часть этой работы: реестр сотрудников с привязкой сроков разрешительных документов, подписание кадровых документов электронной подписью, электронный архив с выгрузкой подборки по конкретному работнику для проверки. Бумажный контур при этом сокращается до тех документов, которые закон прямо оставил на бумаге.

Частые вопросы

Нужно ли ставить на учёт иностранца, который работает у нас дистанционно из другой страны?

Нет. Миграционный учёт по закону № 109-ФЗ ведётся в отношении иностранцев, находящихся на территории России. Если человек физически за границей, обязанностей по 109-ФЗ не возникает ни у него, ни у компании. Трудовой договор о дистанционной работе за пределами России заключать рискованно: работодатель не может обеспечить и проконтролировать условия труда на территории другого государства, поэтому такие отношения оформляют договором ГПХ.

Кто подаёт уведомление, если компания сняла квартиру для сотрудника, но договор найма оформлен на неё?

Компания. Юридическое лицо, предоставившее иностранцу помещение для фактического проживания, отвечает признакам принимающей стороны по статье 2 закона № 109-ФЗ независимо от того, владеет оно квартирой или арендует. Срок общий: 7 рабочих дней со дня прибытия, если для гражданства работника международным договором не установлен другой срок.

Что делать, если сотрудник съехал из общежития, не предупредив кадровую службу?

Подать уведомление об убытии из места пребывания, как только факт установлен, и зафиксировать дату документально: служебной запиской коменданта, актом, данными пропускной системы. Оставлять человека числящимся по адресу, где он не живёт, опаснее просрочки: это признак фиктивной постановки на учёт по статье 322.3 УК РФ со штрафом от 100 000 до 500 000 рублей.

Нужно ли уведомлять МВД о приёме гражданина Армении или Казахстана, если патент ему не нужен?

Да. Освобождение от патента по пункту 1 статьи 97 Договора о ЕАЭС не освобождает работодателя от уведомления по части 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ. Срок тот же: 3 рабочих дня со дня заключения договора и 3 рабочих дня со дня его прекращения.

Продлевается ли миграционный учёт автоматически при продлении патента?

Нет, продление срока пребывания и продление учёта по месту пребывания — разные действия. При продлении патента срок временного пребывания продлевается, но принимающая сторона подаёт отдельное заявление о продлении срока учёта с приложением документов о патенте и оплате авансового платежа по НДФЛ.

Можно ли перевести иностранного работника на КЭДО и подписывать документы электронной подписью?

Можно, на общих основаниях статей 22.1-22.3 ТК РФ, с письменным согласием работника по статье 22.2 ТК РФ. Ограничения те же, что и для граждан России: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге. Уведомления в МВД по 115-ФЗ подаются по установленным приказом МВД формам и в состав КЭДО не входят.

Сколько дней иностранец может находиться в России без патента и разрешения на работу?

С 1 января 2025 года безвизовый иностранец, у которого нет патента, разрешения на работу, разрешения на временное проживание или вида на жительство и который не подал документы на них, может находиться в стране не более 90 суток суммарно в течение календарного года. Выезд и повторный въезд счётчик не обнуляют, каждый календарный год считается заново.