Проверка патента иностранного гражданина повторяется ежемесячно, пока человек работает в компании: разовой сверки документов при оформлении недостаточно. Патент выдают на срок от 1 до 12 месяцев, но фактически он действует ровно столько, за сколько работник внёс фиксированный авансовый платёж по НДФЛ: пропущенный платёж прекращает действие документа, хотя сам бланк на руках остаётся на вид действующим по дате. Поэтому в компании контролируются два разных срока — срок на бланке и оплаченный период по чекам. Второе различие, от которого зависит весь порядок работы: гражданин государства ЕАЭС патент не оформляет вообще, а у визового работника проверяется разрешение на работу, привязанное к конкретному работодателю и должности.
Ниже разобрано, какие реквизиты патента сверяются при каждой проверке, где их подтвердить в сервисах МВД и как распределить ответственность между кадровой службой и руководителем подразделения. Показано, что делать в день, когда патент закончился: отстранение по статье 327.5 ТК РФ, месяц запаса и увольнение по пункту 5 части 1 статьи 327.6. Календарь контрольных точек, таблица по категориям работников, образцы документов для регламента, размеры штрафов по статье 18.15 КоАП и стоимость подключения КЭДО — во второй половине статьи.
Что именно проверяется в патенте: пять реквизитов и оплаченный период
Патент подтверждает право безвизового иностранного гражданина работать в России, и каждый его реквизит ограничивает это право. Сверка «есть документ — значит можно» не работает: инспектор отдела по вопросам миграции смотрит не факт наличия бланка, а совпадение данных в нём с фактической работой человека.
- Фамилия, имя и реквизиты паспорта. Данные в патенте сверяются с паспортом и с трудовым договором посимвольно. Расхождение в транслитерации — повод запросить у работника корректный документ до допуска к работе.
- Субъект Российской Федерации. Патент действует только на территории того региона, где выдан. Работа вне этого субъекта по общему правилу запрещена пунктом 16 статьи 13.3 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.
- Профессия (вид деятельности). Если регион указывает профессию в патенте, работать по другой должности нельзя. Перевод повара в грузчики внутри той же компании без переоформления патента создаёт состав нарушения, даже когда работодатель тот же.
- Дата выдачи и общий срок. От даты выдачи отсчитываются те самые 12 месяцев, после которых патент продлевать платежами уже нельзя: нужна процедура переоформления.
- Оплаченный период по чекам фиксированного авансового платежа. Это и есть фактический срок действия. Платёж вносится авансом, до начала очередного оплаченного месяца, по правилам статьи 227.1 НК РФ.
Базовая сумма фиксированного авансового платежа — 1200 рублей в месяц, она индексируется на коэффициент-дефлятор и региональный коэффициент, поэтому итоговая сумма в Москве и, например, в Калужской области различается. Для кадровой службы важна не сама сумма, а дата в чеке: она задаёт день, до которого работник вправе работать.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме закрытый, требовать сверх него нельзя, и для иностранного работника этот перечень дополняется ровно двумя позициями: патент или разрешение на работу, а для постоянно проживающих — вид на жительство. Всё остальное, что просят «на всякий случай», законного основания не имеет. Зато по этим двум позициям проверка должна быть не разовой, а привязанной к срокам: возьмите патент работника и выпишите из него дату выдачи, регион и профессию — три реквизита, по которым чаще всего и возникает нарушение.»
Где подтвердить данные: сервисы МВД и реестр контролируемых лиц
Копия патента и пачка чеков подтверждают только то, что документы кто-то показал. Действительность патента подтверждается сервисом проверки разрешений на работу и патентов на сайте МВД: для запроса нужны серия и номер патента с лицевой стороны, серия и номер бланка с оборота и номер паспорта иностранного гражданина. Сервис работает круглосуточно, результат сохраняется скриншотом и подшивается к учётной карточке работника.
С 5 февраля 2025 года действует отдельный реестр контролируемых лиц — в него вносят иностранцев, находящихся в России без законных оснований. МВД рекомендует работодателям сверяться с ним до заключения договора и при плановых проверках персонала: реестр контролируемых лиц проверяется по фамилии, имени, отчеству, дате рождения и реквизитам документа, удостоверяющего личность. Включение работника в реестр означает запрет на ряд действий и делает дальнейшее исполнение трудового договора невозможным без исключения из реестра.
Проверьте данные сотрудника по открытым источникам
Миграционный учёт контролируется отдельным сроком. Срок пребывания иностранца с патентом равен оплаченному периоду, и продлевается он не автоматически: принимающая сторона подаёт уведомление в отдел миграции с новым сроком. Если жильё предоставляет компания — общежитие, арендованная квартира, помещение на территории предприятия — принимающей стороной становится работодатель, и просроченный миграционный учёт будет его нарушением, а не работника.
Факт: перечень документов при приёме на работу по статье 65 ТК РФ закрытый и расширяется только федеральным законом, указом Президента и постановлением Правительства. Для иностранного работника к нему добавляются патент или разрешение на работу, а для постоянно проживающих — вид на жительство.
Календарь контрольных точек по иностранному работнику
Проверка становится регулярной, когда каждая её точка привязана к норме и к конкретной дате. Цикл от допуска к работе до уведомления о расторжении договора закрывают восемь таких точек.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Контрольная точка | Что проверяем или делаем | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Допуск к работе | Действующий патент, совпадение региона и профессии с фактической работой | До первого рабочего дня | Статья 13.3 115-ФЗ |
| Заключение трудового договора или договора ГПХ | Уведомление территориального органа МВД по утверждённой форме | 3 рабочих дня со дня заключения | Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ |
| Ежемесячная сверка оплаты | Чек фиксированного авансового платежа по НДФЛ, дата следующего оплаченного периода | До начала очередного оплаченного месяца | Статья 227.1 НК РФ |
| Миграционный учёт | Срок пребывания продлён на оплаченный период, отрывная часть уведомления на руках | При каждом продлении оплаты | 109-ФЗ о миграционном учёте |
| Переоформление патента | Работник подал заявление до истечения 12 месяцев со дня выдачи патента | Не позднее чем за 10 рабочих дней | Статья 13.3 115-ФЗ |
| Окончание срока действия патента | Отстранение от работы приказом, без допуска на смену | В день окончания, до 1 месяца | Статья 327.5 ТК РФ |
| Новый патент не представлен | Прекращение трудового договора | По истечении 1 месяца отстранения | Пункт 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ |
| Прекращение договора | Уведомление территориального органа МВД | 3 рабочих дня со дня расторжения | Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ |
Три точки из восьми не связаны с действиями работника и зависят только от дисциплины компании: два уведомления миграционной службы и ежемесячная сверка чека. На них компании и попадают: работник о них не напоминает.
Форма уведомления о заключении и прекращении договора утверждена приказом МВД России от 30.07.2020 № 536, но бланки обновлялись несколько раз, в том числе в 2025 и 2026 годах. Перед подачей сверяйте действующую редакцию формы: уведомление, поданное на устаревшем бланке, инспекция считает неподанным со всеми последствиями по статье 18.15 КоАП.
Кого проверять по патенту не нужно: категории иностранных работников
Патент — документ для безвизовых иностранных граждан. Для остальных категорий регулярный контроль тоже нужен, но проверяются другие сроки и другие документы.
| Категория работника | Нужен ли патент | Что контролируем регулярно | Уведомление МВД |
|---|---|---|---|
| Безвизовый иностранный гражданин | Да | Оплаченный период, регион, профессия, 12 месяцев с даты выдачи, миграционный учёт | Да, 3 рабочих дня |
| Гражданин государства ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия) | Нет | Срок действия паспорта, миграционный учёт, срок трудового договора | Да, 3 рабочих дня |
| Временно проживающий по РВП | Нет | Срок РВП, работа в пределах региона, где оформлено разрешение | Да, 3 рабочих дня |
| Постоянно проживающий по виду на жительство | Нет | Действительность вида на жительство и паспорта | Да, 3 рабочих дня |
| Визовый иностранный гражданин | Нет, разрешение на работу | Срок разрешения на работу и визы, должность из разрешения, привязка к работодателю | Да, 3 рабочих дня |
| Высококвалифицированный специалист | Нет, разрешение на работу ВКС | Срок разрешения, размер заработной платы, ежеквартальное уведомление о её выплате | Да, 3 рабочих дня |
Уведомление о заключении и прекращении договора подаётся по всем иностранным гражданам независимо от статуса, включая граждан государств ЕАЭС и обладателей вида на жительство. Эту обязанность компании чаще всего пропускают по гражданам Беларуси и Казахстана, у которых нет ни патента, ни разрешения на работу, и кадровая служба не видит повода для уведомления.
Когда регулярная проверка патента не нужна
Ежемесячный контроль оплаты избыточен для трёх ситуаций: работник — гражданин государства ЕАЭС, работник имеет вид на жительство, работник принят по разрешению на работу как визовый специалист. В этих случаях выстраивается другой цикл: контроль срока самого разрешительного документа и паспорта, без привязки к помесячным платежам. Держать для них тот же ежемесячный регламент — лишняя нагрузка на кадровую службу, которая размывает внимание к тем, кому патент действительно нужен.
Регламент проверки внутри компании: кто отвечает и что фиксируется
Проверка превращается в процесс, когда у неё есть ответственный, срок и след в документах. Приказ о периодической проверке работников и матрица ответственности закрывают первые два пункта, реестр сроков — третий.
Как выстроить регулярную проверку патентов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о периодической проверке работников и назовите ответственного за миграционный блок: специалист по кадрам, бухгалтер по расчётам или руководитель подразделения. Закрепите замещающего на время отпуска: пропущенный месяц обычно приходится именно на отпуск ответственного.
- Шаг 2. Соберите по каждому иностранному работнику комплект: копии обеих сторон патента, чеки за весь оплаченный период, копия паспорта с нотариальным переводом, миграционная карта, отрывная часть уведомления о прибытии.
- Шаг 3. Заведите реестр сроков: фамилия, дата выдачи патента, регион, профессия, дата окончания оплаченного периода, дата истечения 12 месяцев. Реестр ведётся в одном месте, а не в переписке руководителей подразделений. В Добыто такой реестр ведётся внутри карточки сотрудника: скан патента, чеки и подписанные уведомления хранятся вместе, а не в трёх разных папках.
- Шаг 4. Поставьте два напоминания на каждого работника: за 5 рабочих дней до конца оплаченного месяца и за 20 рабочих дней до истечения 12 месяцев с даты выдачи патента — с запасом на подачу заявления о переоформлении и на его рассмотрение.
- Шаг 5. Фиксируйте каждую проверку: кто проверил, когда, какой результат, приложен ли скриншот из сервиса МВД. Без этого следа компания не докажет, что проверка вообще проводилась.
- Шаг 6. При расхождении — письменное уведомление работника и приказ об отстранении в тот же день. Устная договорённость «донесёшь чек завтра» на проверке не защищает.
Важный нюанс из практики: реестр и журнал проверок нужно просматривать до того, как пришла инспекция, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: журнал показывает не только выполненные действия, но и пропуски, и во втором случае он работает против работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если порядок проверки не описан в локальном акте, спор проигрывается даже при формально собранных документах: суд выясняет, был ли в компании установленный порядок и зафиксирован ли он, а папка с копиями сама по себе этот вопрос не закрывает. В споре по кадровым документам мы первым делом ищем локальный акт с порядком идентификации и проверки, а потом уже сами документы. Откройте своё положение о проверке работников и найдите в нём абзац про периодичность: если его нет, регламента у вас пока тоже нет.»
Образцы документов для регламента проверки работников
Комплект собран под задачу регулярной проверки персонала, начинать стоит с положения и приказа о периодической проверке: остальные документы настраиваются под них.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение и приказ о периодической проверке работников | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
Патент закончился: отстранение, месяц запаса и увольнение
Окончание срока действия патента — основание для отстранения работника от работы по статье 327.5 ТК РФ. Отстранение оформляется приказом в день, когда документ перестал действовать, и заработная плата за период отстранения не начисляется. Трудовой договор при этом продолжает действовать: работник остаётся в штате.
Запас — один месяц. Если в течение месяца работник приносит новый патент, его допускают к работе. Если не приносит, трудовой договор прекращается по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ, причём увольнение по этому основанию возможно только по истечении месяца со дня наступления обстоятельств, а не раньше. Уволить в день окончания патента нельзя, допустить к работе — тоже нельзя.
Отдельный сценарий — неоплаченный месяц при формально действующем бланке. Здесь действует та же логика: с даты, следующей за оплаченным периодом, патент не действует, значит основания допускать работника к смене нет. Восстановить прежний патент доплатой задним числом не получится, оформляется новый в общем порядке.
Внимание: с 1 марта 2026 года основание для увольнения иностранных работников по статье 327.6 ТК РФ работает и при ограничениях, установленных региональными нормативными актами (Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ). Трудовой договор прекращается не позднее срока, указанного в акте субъекта РФ, а ответственность за несоблюдение допустимой доли иностранных работников наступает по статье 18.17 КоАП РФ.
Допустимые доли иностранной рабочей силы по отраслям Правительство устанавливает ежегодно, и численность сверх допустимой доли приводят в соответствие до начала календарного года. Для компаний в строительстве, торговле и сельском хозяйстве это означает ещё одну контрольную точку в декабре: сверка численности иностранных работников по каждому виду деятельности с федеральным постановлением и с актами своего региона.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Ответственность за допуск работника без действующего патента лежит на работодателе, а не на работнике, и это несимметрично по деньгам: работник получает административный штраф, компания — до миллиона рублей за каждого человека. Не спросили, допустили к смене, человек отработал месяц с просроченным патентом — отвечать будете вы. Поэтому день окончания оплаченного периода должен стоять в календаре у двух человек: у кадровика и у того, кто ставит смены в график.»
Персональные данные: где проходит граница законной проверки
Проверка работника — это обработка персональных данных, и она требует основания. Копирование патента, паспорта и чеков в кадровое дело закрывается письменным согласием на обработку персональных данных по 152-ФЗ, где указаны цель обработки, перечень данных и срок хранения. Проверка по сервисам МВД ведётся по данным, которые работник предоставил сам, и за пределы кадровой цели не выходит.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
За границу законной проверки выходят запросы сведений о частной жизни: состав семьи в стране исхода, вероисповедание, содержание переписки, данные о родственниках. Эти сведения к праву на работу отношения не имеют, а их сбор даёт состав нарушения по линии Роскомнадзора независимо от того, нашли вы что-нибудь или нет.
Полезно знать: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге даже в компании с введённым КЭДО. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Увольнение иностранного работника по статье 327.6 ТК РФ полностью в электронный вид не уходит.
Цена ошибки: штрафы за работника без действующего патента
Привлечение иностранного гражданина к работе без патента или с недействующим патентом квалифицируется по части 1 статьи 18.15 КоАП РФ: для юридического лица это от 250 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток, для должностного лица — от 25 000 до 50 000 рублей. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях применяется часть 4 той же статьи: от 400 000 до 1 000 000 рублей для юридического лица и от 35 000 до 70 000 рублей для должностного.
Неподанное или просроченное уведомление миграционной службы о заключении либо прекращении договора — самостоятельный состав по части 3 статьи 18.15 КоАП: от 400 000 до 800 000 рублей для юридического лица, а в четырёх названных регионах — до 1 000 000 рублей. Штраф назначается за каждого работника отдельно, поэтому проверка бригады из шести человек, оформленных одним днём, умножает сумму на шесть.
Приостановление деятельности на 14-90 суток обходится дороже штрафа: для производства или розничной точки это остановка выручки при сохранении аренды и фонда оплаты труда. Экономия на одном специалисте по кадровому делопроизводству и риск остановки работы на срок до 90 суток в этом расчёте несопоставимы.
Как автоматизировать контроль сроков через КЭДО
Ручной реестр в таблице работает до 20-30 иностранных работников. Дальше начинаются потери: кто-то принёс чек руководителю смены, кто-то прислал фото в мессенджер, кто-то оплатил с опозданием и не сказал. Кадровый электронный документооборот собирает документы и подписанные уведомления в одной карточке работника, поэтому дата проверки и её подтверждение лежат в одном месте и поднимаются по запросу инспектора за минуту.
В сервисе Добыто документы работника хранятся в электронном архиве, а каждое действие с ними фиксируется системой: кто загрузил, кто ознакомился, когда подписал. Уведомление об отстранении, лист ознакомления с положением о проверке, дополнительное соглашение к трудовому договору подписываются электронной подписью без сбора людей в кабинете кадров, что важно для компаний со сменным графиком и удалёнными объектами.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на иностранных работниках это особенно заметно, потому что часть из них впервые работает с электронной подписью и в первые дни нуждается в сопровождении. В тарифы Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят, отдельная заявка на их выпуск не требуется.
Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период подтверждается вне системы. Для иностранного работника это правило работает вдвойне: уведомление об отстранении вручается ещё и на бумаге под подпись, даже если оно ушло в личный кабинет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе не выборочный, он показывает всё: и вовремя подписанные уведомления, и месяц, когда проверку никто не проводил. Мы смотрим выгрузку до начала спора или проверки, а не после, потому что после она уже не инструмент защиты, а доказательство против компании. Откройте историю по любому иностранному работнику за последние три месяца и посмотрите, есть ли там отметка о сверке чека за каждый месяц.»
Стоимость подключения КЭДО для контроля кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и необходимости интеграции с учётной системой. Цены и условия приведены по тарифам сервиса Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны документов и интеграция с учётной системой: при равной численности компания с типовыми шаблонами платит меньше. Действующие условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что входит в каждый пакет.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пакета под текущую численность безопасно даже при планах на рост штата.
Выводы
У патента два срока одновременно: дата на бланке и оплаченный месяц, причём второй заканчивается без внешних признаков. Регулярность обеспечивают четыре элемента: ответственный по приказу, реестр сроков, два напоминания на работника и письменный след каждой проверки. Когда срок всё же прошёл, сценарий жёсткий и короткий — отстранение в тот же день, месяц на новый патент, увольнение по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ и уведомление миграционной службы в три рабочих дня.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый документооборот так, чтобы уведомления, согласия и листы ознакомления подписывались электронно и хранились в одном архиве с историей действий по каждому работнику. Для компаний со сменным графиком и распределёнными объектами это снимает основную часть потерь между кадровой службой и линейными руководителями.
Частые вопросы о проверке патента
Можно ли допустить иностранца к работе, пока патент только оформляется?
Нет. Право на работу возникает с момента получения патента, а не с момента подачи документов в миграционный центр. Допуск к работе до выдачи патента квалифицируется по части 1 статьи 18.15 КоАП РФ так же, как работа вообще без разрешительного документа. Если выход сотрудника нужен быстро, трудовой договор заключается с отложенной датой начала работы, а фактический допуск начинается после предъявления готового патента.
Нужно ли переоформлять патент при переводе на другую должность внутри компании?
Если в патенте указана профессия, работать по другой должности нельзя, и внутренний перевод без переоформления патента создаёт нарушение. Проверяется не название должности в штатном расписании, а фактически выполняемая работа: инспектор сопоставит трудовую функцию из договора и профессию из патента. Перед подписанием дополнительного соглашения о переводе сверьте формулировку профессии в патенте.
Что делать, если сотрудник с патентом попал в реестр контролируемых лиц?
Пребывание такого человека в России не имеет законных оснований, поэтому исполнять трудовой договор с ним нельзя до исключения из реестра. Данные проверяются на сайте МВД по фамилии, дате рождения и реквизитам документа. Заключение договора с отложенной датой вступления в силу — с даты исключения лица из реестра — нарушением не считается, и это рабочий вариант, если вы не хотите терять нужного специалиста.
Может ли работник с патентом поехать в командировку в другой регион?
По общему правилу работа вне субъекта, где выдан патент, запрещена пунктом 16 статьи 13.3 115-ФЗ. Исключения предусмотрены для отдельных профессий и работ с разъездным характером: их перечень и предельные сроки работы вне региона установлены приказом Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 № 564н. Перед оформлением командировки сверьте должность работника с этим перечнем, а не с внутренним положением о командировках.
Кто платит фиксированный авансовый платёж по НДФЛ — работник или компания?
Платёж вносит сам иностранный гражданин, это условие продления его патента. Работодатель вправе уменьшить исчисленный НДФЛ на сумму уплаченных работником авансовых платежей по правилам статьи 227.1 НК РФ, но только после получения уведомления из налогового органа по заявлению работника. Копии чеков нужны и для налогового зачёта, и для подтверждения срока действия патента — это один и тот же комплект документов.
Как часто проверять документы, если в компании 200 иностранных работников?
Ежемесячная сверка чеков остаётся обязательной для каждого, но её удобнее привязывать не к календарному месяцу, а к дате выдачи патента конкретного человека: реестр сортируется по дате окончания оплаченного периода, и каждый рабочий день проверяется только та группа, у которой срок подходит в ближайшие 5 дней. Полная сверка всех документов, включая миграционный учёт и 12-месячный срок, проводится раз в квартал.
Нужно ли уведомлять МВД о смене должности или оклада иностранного работника?
Уведомления по пункту 8 статьи 13 115-ФЗ подаются о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ, изменение условий договора отдельного уведомления не требует. Исключение — высококвалифицированные специалисты, по которым работодатель отчитывается о выплате заработной платы ежеквартально. При этом перевод на должность, не совпадающую с профессией в патенте, требует не уведомления, а переоформления самого патента.
