Приём на работу иностранного гражданина начинается не с трудового договора, а с проверки основания, по которому человек находится в России. От статуса зависит весь дальнейший порядок: гражданам ЕАЭС — Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии — разрешительные документы не нужны по статье 97 Договора о ЕАЭС, безвизовому иностранцу нужен патент, визовому — разрешение на работу, а работодателю ещё и разрешение на привлечение иностранной рабочей силы. Дальше процедура общая для всех категорий: документы по статьям 65 и 327.3 ТК РФ, трудовой договор, ознакомление с ЛНА и уведомление МВД в течение трёх рабочих дней с даты заключения договора. С 1 сентября 2026 года уведомление подаётся по новой форме из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290.
Разберём порядок по шагам: какие документы работодатель вправе требовать и какие требовать нельзя, что вписать в трудовой договор с иностранцем, как сверить патент по профессии и региону и как не пропустить трёхдневный срок. Покажем, что из кадрового комплекта можно оформить электронно, а что закон оставляет на бумаге. Размеры штрафов по статье 18.15 КоАП РФ, допустимые доли иностранных работников на 2026 год, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Статус иностранца определяет весь порядок приёма
Разрешительный документ нужен не каждому иностранному работнику. Граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии работают в России без патента и без разрешения на работу: это прямое действие статьи 97 Договора о ЕАЭС. Безвизовый иностранец из других стран оформляет патент сам, работодатель его не получает и не оплачивает. Визовый работник получает разрешение на работу, но до этого работодателю нужно собственное разрешение на привлечение иностранной рабочей силы и приглашение на въезд. Временно проживающий по РВП и постоянно проживающий по виду на жительство разрешительных документов не предъявляют вовсе.
Ошибка на этом шаге стоит дороже всех остальных: если разрешительного документа нет или он не того вида, весь дальнейший комплект кадровых бумаг юридически не спасает. Ниже — разбор по категориям, который закрывает большую часть вопросов ещё до сбора документов.
| Категория работника | Разрешительный документ | Что ограничивает работу | Уведомление МВД |
|---|---|---|---|
| Гражданин ЕАЭС: Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия | Не требуется, статья 97 Договора о ЕАЭС | Законность пребывания в России | Да, 3 рабочих дня |
| Безвизовый иностранец не из ЕАЭС | Патент, оформляет сам работник | Регион и профессия, указанные в патенте; срок от 1 до 12 месяцев | Да, 3 рабочих дня |
| Визовый иностранец | Разрешение на работу; работодателю — разрешение на привлечение иностранной рабочей силы и приглашение | Квота, регион и профессия в разрешении | Да, 3 рабочих дня |
| Временно проживающий, РВП | Не требуется | Работа в пределах региона, где выдано РВП | Да, 3 рабочих дня |
| Постоянно проживающий, вид на жительство | Не требуется | Ограничения по отдельным должностям, установленные федеральными законами | Да, 3 рабочих дня |
| Высококвалифицированный специалист | Разрешение на работу для ВКС | Зарплатный порог, установленный 115-ФЗ | Да, 3 рабочих дня |
Последняя колонка одинаковая у всех строк намеренно. Освобождение от патента не означает освобождения от уведомления: о приёме гражданина Беларуси или высококвалифицированного специалиста МВД уведомляют в тот же трёхдневный срок, что и о приёме работника с патентом.
Что проверить до оформления: патент, регион, профессия и реестр контролируемых лиц
Патент не бессрочный документ и не универсальный. В нём указаны субъект Российской Федерации, на территории которого можно работать, и профессия. Работа по другой профессии или в другом регионе приравнивается к работе без патента, и состав по статье 18.15 КоАП РФ возникает при формально действующем документе на руках у работника. Отдельно проверяется оплата: патент действует ровно на тот период, за который внесены фиксированные авансовые платежи по НДФЛ, поэтому чеки об оплате запрашиваются не один раз при приёме, а ежемесячно.
С 5 февраля 2025 года действует реестр контролируемых лиц МВД, куда вносят иностранцев, не имеющих законных оснований находиться в России. Работодатель может проверить кандидата по фамилии и реквизитам документа: сервис поиска иностранца в реестре контролируемых лиц на портале Госуслуг открыт для граждан и юридических лиц и отвечает в формате запрос-ответ. Проверка занимает минуты и делается до собеседования, а не после подписания договора. В практике Добыто сверка кандидата запускается из браузера, и штатный сотрудник службы безопасности для этого не нужен.
Внимание: иностранный гражданин обязан в течение 2 месяцев со дня выдачи патента представить в МВД копию трудового договора. Если он этого не сделал, патент аннулируют, а работодателя МВД уведомит об аннулировании в течение 3 рабочих дней, и договор придётся прекращать.
Сверьте данные кандидата перед оформлением
Отдельная проверка нужна для документа об образовании, если должность требует квалификации. Диплом, выданный за рубежом, работает в России только при признании, и подтверждать его до оформления — задача работодателя, а не кандидата: именно работодатель отвечает за допуск неквалифицированного работника к работе с требованиями к квалификации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документы при приёме: что вправе требовать работодатель
Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый, и требовать сверх него нельзя. Для иностранца он выглядит так: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, с нотариальным переводом; СНИЛС; документ об образовании, если работа требует специальных знаний; сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка, если она есть; медицинская книжка для торговли, общепита, медицины и образования. Документы воинского учёта иностранный гражданин не представляет: воинскому учёту в России он не подлежит.
Статья 327.3 ТК РФ добавляет к этому перечню собственный блок: разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство, а также договор или полис добровольного медицинского страхования, действующий на территории России. Полис ДМС предъявляет временно пребывающий работник, и он же не нужен, если работодатель сам заключил договор с медицинской организацией об оказании работнику платных медицинских услуг либо если иное установлено федеральным законом или международным договором.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень документов при приёме могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании этого не делают, поэтому требование службы безопасности принести справку о доходах с прошлого места работы законного основания не имеет, а отказ в приёме на таком основании незаконен. Сверьте свой список документов с перечнем статей 65 и 327.3 ТК РФ и вычеркните всё, чего там нет.»
Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя, и его отсутствие не мешает сдавать отчётность: налоговая не вправе отказать в приёме отчётов без ИНН в сведениях о получателях доходов. Свидетельства о рождении детей — тоже не документ для приёма, а основание для налогового вычета, и их место в бухгалтерии, а не в личном деле.
Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника
Комплект собран под один приём: смотреть первым стоит трудовой договор, остальное подтягивается к нему.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Трудовой договор и приказ: обязательные условия и порядок оформления
В трудовой договор с иностранцем помимо общих условий статьи 57 ТК РФ вносятся сведения о разрешении на работу или патенте, о разрешении на временное проживание или виде на жительство, а также условие об оказании работнику медицинской помощи с реквизитами полиса ДМС или договора с медицинской организацией. Это требование статьи 327.2 ТК РФ, и отсутствие такого условия — самостоятельное нарушение по статье 5.27 КоАП РФ, независимо от того, законно ли работник привлечён.
Частое заблуждение — привязать срок договора к сроку патента. Перечень оснований для срочного трудового договора в статье 59 ТК РФ закрытый, и срока разрешительного документа в нём нет. Договор заключается на неопределённый срок, а истечение или аннулирование патента закрывается статьёй 327.6 ТК РФ как отдельное основание прекращения. Приказ о приёме при этом необязателен: с ноября 2021 года приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению.
Лайфхак: если бумажный договор на нескольких листах, собирайте подписи на каждой странице. Нормой это не требуется, но практика разумная: она снимает возможность подмены листа, а сшивка с печатью сохраняется не всегда.
Как оформить приём иностранного гражданина: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите категорию работника и проверьте основание пребывания: ЕАЭС, патент, разрешение на работу, РВП или вид на жительство. Сверьте иностранца с реестром контролируемых лиц.
- Шаг 2. Проверьте регион и профессию в патенте или разрешении на работу и убедитесь, что они совпадают с должностью по штатному расписанию и с местом работы.
- Шаг 3. Соберите документы по статьям 65 и 327.3 ТК РФ, включая нотариальный перевод паспорта и полис ДМС для временно пребывающего работника.
- Шаг 4. Получите письменное согласие на обработку персональных данных до любой проверки кандидата: без него обработка данных неправомерна по 152-ФЗ.
- Шаг 5. Ознакомьте работника с ЛНА под подпись до подписания трудового договора, как требует статья 68 ТК РФ.
- Шаг 6. Подпишите трудовой договор с условиями статьи 327.2 ТК РФ и при необходимости издайте приказ о приёме.
- Шаг 7. Направьте уведомление в территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора и подайте сведения о приёме в составе ЕФС-1.
Седьмой шаг не переносится на потом ни при каких обстоятельствах: срок считается от даты заключения договора, а не от даты выхода работника.
Уведомление МВД: три рабочих дня и новая форма с 1 сентября 2026 года
Уведомление о заключении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином подаётся в территориальный орган МВД по месту осуществления трудовой деятельности не позднее трёх рабочих дней с даты заключения договора. Такой же срок действует при прекращении договора. Свободная форма не принимается: бланк утверждён нормативно, и нарушение формы образует тот же состав, что и неподача.
С 1 сентября 2026 года применяются новые бланки из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, зарегистрированного в Минюсте России 2 июня 2026 года. Приказ утвердил формы уведомлений о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином, порядок их подачи, а также форму ходатайства о привлечении иностранца в качестве высококвалифицированного специалиста. До 31 августа 2026 года включительно использовались прежние формы, новые действуют до 1 сентября 2032 года. Если ваш шаблон уведомления не менялся с прошлого года, он уже недействителен. В сервисе Добыто дата заключения договора фиксируется в карточке документа и в журнале подписания, поэтому отсчёт трёх рабочих дней виден кадровику без ручной сверки реестров.
Миграционный учёт: когда работодатель становится принимающей стороной
Обязанность поставить иностранца на миграционный учёт лежит на принимающей стороне. Работодатель становится ею, если работник живёт в общежитии компании, в арендованном ею жилье или на территории организации. Общий срок постановки — 7 рабочих дней со дня прибытия, для граждан государств ЕАЭС — 30 суток с даты въезда, а для отдельных стран международными договорами установлены свои сроки. Если компания жильё не предоставляет, принимающая сторона — собственник помещения, и обязанности работодателя здесь нет.
В Москве и Московской области с 1 сентября 2025 года идёт эксперимент по Федеральному закону от 23.05.2025 № 121-ФЗ, рассчитанный до 2029 года. Его участники встают на учёт самостоятельно через мобильное приложение, и работодателю ставить их на учёт по месту пребывания не нужно. Прямой ответственности для работодателей и заказчиков услуг эксперимент не ввёл: за соблюдение правил отвечает сам иностранец. Обязанность уведомить МВД о приёме на работу это не отменяет.
Сколько стоит ошибка: штрафы по статье 18.15 КоАП РФ
Размер санкции зависит от региона, а не от тяжести нарушения. Привлечение иностранца без разрешительного документа и неуведомление МВД — разные части одной статьи с разными суммами.
| Нарушение | Должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Привлечение к работе без разрешения на работу или патента, часть 1 | 25 000 — 50 000 руб. | 250 000 — 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14 — 90 суток |
| Привлечение без разрешения на привлечение иностранных работников, часть 2 | 25 000 — 50 000 руб. | 250 000 — 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14 — 90 суток |
| Неуведомление МВД о заключении или прекращении договора, часть 3 | 35 000 — 50 000 руб. | 400 000 — 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14 — 90 суток |
| Те же нарушения в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях, часть 4 | 35 000 — 70 000 руб. | 400 000 — 1 000 000 руб. либо приостановление деятельности на 14 — 90 суток |
Ключевое здесь не в максимуме суммы, а в примечании 2 к статье: при привлечении двух и более иностранцев ответственность наступает отдельно по каждому. Бригада из десяти человек, оформленная с одной и той же ошибкой, в Москве превращается не в один миллион, а в десять протоколов по миллиону каждый.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: при споре по кадровым электронным документам доказываются четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с ЛНА о КЭДО, использовал ли он электронную подпись, получил ли электронный документ. Если рассыпается первое, до остальных дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Приём иностранца в электронном виде: что можно в КЭДО, а что остаётся на бумаге
Кадровый электронный документооборот на иностранных работников распространяется на общих основаниях: статьи 22.1-22.3 ТК РФ не делают исключений по гражданству. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, согласия и уведомления оформляются электронно, если КЭДО в компании введён по правилам: издан приказ о введении, утверждено положение, определён перечень документов и категорий работников, работники уведомлены и дали письменное согласие.
Согласие по статье 22.2 ТК РФ — отдельный шаг, который в спешке пропускают чаще остальных. Оно не требуется только от тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж. Для иностранца с трудовым стажем в России согласие обязательно, а без него применение электронных документов и электронной подписи к этому работнику может быть признано незаконным.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного увольнения не бывает даже при введённом КЭДО.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета у работодателя были, и первые две инстанции он выиграл. Кассация акты отменила, при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: электронную подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Отдельная сложность с иностранными работниками — фактическая способность пользоваться системой. Суд оценивает именно её, а не подпись в журнале ознакомления. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки и показывает, где людям не хватает не прав доступа, а понимания интерфейса.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядок идентификации не описан, спор проигрывается при технически исправной подписи.»
Когда принять иностранца нельзя или придётся ждать
Первое ограничение — отраслевые квоты. Постановлением Правительства РФ от 05.12.2025 № 1995 установлена допустимая доля иностранных работников на 2026 год, и по большинству видов деятельности она снижена. В строительстве доля сокращена с 80 до 50 процентов, в выращивании овощей — с 50 до 40 процентов, в лесоводстве и лесозаготовках — с 50 до 40 процентов. Для торговли алкогольной продукцией и табачными изделиями привлечение иностранных работников запрещено полностью. Если приём нового человека выводит вас за долю, законного способа его оформить нет.
Второе ограничение — региональное. С 1 марта 2026 года действует Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ, который изменил пункт 9 части 1 и часть 3 статьи 327.6 ТК РФ. Раньше работодатель приводил численность иностранных работников в соответствие с ограничениями, установленными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Теперь то же основание для прекращения договора работает и по ограничениям, установленным нормативными актами субъекта РФ, а договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в региональном акте. Ответственность за несоблюдение допустимой доли — по статье 18.17 КоАП РФ.
Третье — статус самого человека. Иностранец в реестре контролируемых лиц законных оснований находиться в России не имеет, и оформление его на работу не устраняет нарушение, а добавляет к нему состав работодателя. Четвёртое — регион патента: работник с московским патентом не может работать на объекте в другой области, и перевод туда без переоформления патента противоправен.
Стоимость подключения КЭДО для оформления иностранных работников
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: выпуск электронных подписей входит в тариф, отдельной покупки ПЭП и УНЭП не требуется.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а на тарифе «Бизнес» — с учётом минимальной оплаты за 50 сотрудников. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый тариф и как пересчитывается разница при переходе между ними.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, что для работы с персональными данными иностранных работников имеет прямое значение: согласие на обработку и порядок хранения проверяются в одном контуре с кадровыми документами.
Выводы
Порядок приёма иностранца задаётся его миграционным статусом, а не формой трудового договора: у гражданина ЕАЭС и у безвизового работника с патентом разные разрешительные документы, но одинаковая обязанность работодателя уведомить МВД в течение трёх рабочих дней. Комплект документов складывается из двух перечней — статьи 65 и статьи 327.3 ТК РФ, и требовать сверх них нельзя. Регион и профессия в патенте важнее срока его действия: работа не по той профессии приравнивается к работе без патента. Отраслевые доли на 2026 год снижены, а с 1 марта 2026 года основания прекращения по статье 327.6 ТК РФ расширены на региональные ограничения.
Добыто занимается кадровым электронным документооборотом и подписанием кадровых документов, включая приём и оформление работников распределённых и многоплощадочных команд. Когда приём идёт потоком и сроки уведомлений считаются от даты каждого договора, электронный комплект и журнал подписания снимают основную часть риска пропустить срок.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД о приёме гражданина Беларуси или Казахстана?
Да. Освобождение от патента по статье 97 Договора о ЕАЭС не освобождает работодателя от уведомления. Срок общий — не позднее трёх рабочих дней с даты заключения трудового договора или договора ГПХ, форма с 1 сентября 2026 года — из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Отдельно уведомляется и прекращение договора, в тот же трёхдневный срок.
Что делать, если у работника закончился или аннулирован патент?
Работник отстраняется от работы по статье 327.5 ТК РФ на период до одного месяца. Если за это время основание не устранено — патент не переоформлен или не оплачен, — трудовой договор прекращается по статье 327.6 ТК РФ. Продолжать допускать человека к работе нельзя: это состав по статье 18.15 КоАП РФ со штрафом на юридическое лицо от 250 000 рублей, а в Москве и Московской области от 400 000 рублей.
Можно ли заключить срочный трудовой договор на срок действия патента?
Нет. Перечень оснований для срочного трудового договора в статье 59 ТК РФ закрытый, и срок разрешительного документа в него не входит. Договор заключается на неопределённый срок, а истечение срока патента или разрешения на работу закрывается статьёй 327.6 ТК РФ как самостоятельное основание прекращения.
Как учитываются авансовые платежи по патенту при расчёте НДФЛ?
НДФЛ, исчисленный с заработной платы иностранца на патенте, уменьшается на уплаченные им фиксированные авансовые платежи. Для этого работодатель получает уведомление налоговой инспекции о праве на уменьшение. Базовый платёж — 1 200 рублей в месяц, он индексируется федеральным коэффициентом-дефлятором и региональным коэффициентом. На 2026 год федеральный коэффициент — 2,842, в Москве региональный — 2,9323, то есть месячный платёж составляет 10 000,32 рубля.
Обязательно ли издавать приказ о приёме на работу?
Нет, с ноября 2021 года приём оформляется трудовым договором, а приказ издаётся по решению работодателя. На практике приказ по форме Т-1 удобно сохранять как основание для табеля, начислений и внутренних регламентов. Если приказ издаётся, работник знакомится с ним, а содержание приказа не может расходиться с условиями договора.
Можно ли подписать трудовой договор с иностранцем электронно, если он ещё не в России?
Трудовой договор относится к документам, которые оформляются в рамках КЭДО, и подписать его электронной подписью можно, если КЭДО введён по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и получено согласие работника по статье 22.2 ТК РФ. Ограничение в другом: предъявить патент, разрешение на работу и полис ДМС нужно в любом случае, а трёхдневный срок уведомления МВД считается от даты заключения договора независимо от того, где физически находился работник при подписании.
