Как выглядит электронная подпись на документе — вопрос, на который нет одного ответа, потому что сама подпись это не картинка, а набор криптографических данных, реквизит электронного документа по 63-ФЗ. Из статьи вы узнаете, чем визуальный штамп отличается от самой подписи, как выглядят ПЭП, НЭП и УКЭП на PDF, в Word, в файлах .sig и в системах КЭДО, и как за минуту убедиться, что документ действительно подписан. Это поможет не принять красивую плашку без криптографии за юридически значимую подпись и не забраковать подписанный документ, на котором никакого штампа нет. Материал продолжает разбор про виды электронной подписи, где описаны различия ПЭП, НЭП и УКЭП, порядок их получения и области применения.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Электронная подпись на документе: реквизит, а не изображение
Электронная подпись по статье 2 закона 63-ФЗ («тройки») — информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемому документу или иным образом с ним связана. То есть подпись живёт в структуре файла или рядом с ним отдельным файлом, а не на его поверхности. Открываете подписанный PDF — и можете вообще ничего не увидеть. Документ при этом подписан. Криптография не обязана быть видимой.
Тут и возникает главная путаница. Люди ждут «синенький квадратик» или печать, как на бумаге. А получают файл, который внешне не отличается от неподписанного. В нашей практике в Добыто кадровики регулярно присылают вопрос: сотрудник подписал допник через систему, открыли PDF — «а где подпись?». Подпись в метаданных и в файле открепления, и она там есть. Проверяется программой, а не глазами.
Технически УКЭП устроена так: закрытый ключ (закрытка) формирует уникальную последовательность на основе хэша документа, открытый ключ и сертификат позволяют её проверить. Изменили в документе хоть один символ после подписания — проверка покажет нарушение целостности. Именно это, а не визуальный штампик, даёт юридическую силу.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Половина обращений на старте проекта — именно про внешний вид. Клиент открывает подписанный файл и не видит плашку, паникует. Объясняем: подпись это не штампик, это криптография. Хотите визуализацию — настраиваем отметку в PDF, но серт и закрытка работают независимо от того, нарисован квадратик или нет.»
Как выглядит каждый вид подписи: ПЭП, НЭП, УКЭП
Внешний вид следа подписи на документе зависит от её вида и от системы, в которой подписывали. Сводная картина такая.
| Вид подписи | Как выглядит на документе | Где встречается |
|---|---|---|
| ПЭП | Никак. Запись в логах системы: кто, когда, каким кодом подтвердил. На документе может стоять текстовая отметка «Подписано ПЭП, Иванов И.И., дата» | СМС-коды, «одноразки», кнопка «Подписать» в личном кабинете, внутренние документы КЭДО |
| НЭП / УНЭП | Криптографические данные внутри файла или в отдельном файле подписи. Визуально — штамп с ФИО и номером сертификата, если система его формирует | КЭДО, УНЭП Госключа, внутрикорпоративные УЦ |
| УКЭП | Присоединённая подпись внутри файла (PDF, .docx) или откреплённый файл .sig рядом. Плюс опциональная отметка о подписании по ГОСТ Р 7.0.97-2016 | Отчётность, договоры с контрагентами, трудовые договоры в КЭДО, суды, торги |
По статье 22.3 ТК РФ трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и согласие на перевод со стороны работника подписываются УКЭП или УНЭП, в том числе выданной через Госуслуги. Заявление на отпуск — хоть ПЭП. Поэтому в одном пакете кадровых документов у вас будут файлы с разными следами подписания, и это нормально. Если под рукой уже есть подписанный файл, но непонятно, чем именно его завизировали, разобраться помогает разбор, как определить вид электронной подписи — УКЭП или УНЭП.
Добыто · КЭДО
Какой вид электронной подписи нужен
Подбор подписи для кадрового документа по ст. 22.3 ТК РФ.
Выберите значения в полях ниже - подпись подберётся автоматически.
-
Основание: ст. 22.3 ТК РФ. Для трудового договора, договора о матответственности, ученического договора, приказа о переводе и о дисциплинарном взыскании работник использует УКЭП или УНЭП, работодатель - только УКЭП. Для остальных кадровых документов работнику достаточно ПЭП. УНЭП выпускается бесплатно через Госуслуги и подписывается в Госключе. Справочная рекомендация, не заменяет консультацию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Штамп электронной подписи: плашка на PDF и в Word
Визуальная отметка о подписании — это отдельная сущность. ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает реквизит «отметка об электронной подписи»: рамка, внутри — надпись «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата, ФИО владельца, срок действия сертификата. Тот самый синенький квадратик, который все ждут. КриптоПро PDF, КриптоАРМ, СБИС, Диадок и системы КЭДО умеют ставить такой штамп автоматически при подписании или при печати документа.
Нюанс в том, что штамп сам по себе не доказывает ничего. Его можно нарисовать в любом редакторе за две минуты. Юридическую силу имеет криптографическая подпись, которую штамп только иллюстрирует. Обратная ситуация тоже верна: документ без плашки может быть полноценно подписан УКЭП. Настроить визуализацию проще всего через профильный плагин для подписи ЭЦП в PDF — там же ставится и штамп по ГОСТ.
В Word логика похожая: строка подписи (Signature Line) отображает перечёркнутый или заполненный блок с ФИО, а сама подпись хранится в структуре .docx. Файл после подписания блокируется от редактирования — любое изменение снимает подпись.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В судебной практике плашечка на распечатке никого не интересует. Суд запрашивает сам файл, сиг-файл и протокол проверки подписи. Видел кейсы, где сторона приносила распечатку со штампиком, а исходник с подписью предъявить не могла — и позиция рассыпалась. Храните файлы, а не картинки.»
Присоединённая и откреплённая подпись: файл .sig
УКЭП существует в двух форматах. Присоединённая (attached) — подпись зашита внутрь файла, вы получаете один документ, который открывается через КриптоАРМ или аналог. Откреплённая (detached) — рядом с исходным документом лежит второй файл с расширением .sig или .sgn, обычно с тем же именем: «dogovor.pdf» и «dogovor.pdf.sig». Открывать сиг-файл блокнотом бессмысленно — там бинарные данные и сертификат.
Откреплённый формат удобен тем, что исходный документ остаётся читаемым любой программой, а подпись проверяется отдельно. Именно так работает большинство госсистем и операторов ЭДО. Разбор формата с примерами есть в материале про откреплённую УКЭП в формате .sig, а если пришёл именно файл .sgn — смотрите отдельную инструкцию, как прочитать файл .sgn электронной подписи.
| Расширение | Что это | Чем открыть | Виден штамп |
|---|---|---|---|
| .sig | Откреплённая подпись рядом с документом | КриптоАРМ, сервис проверки | Нет |
| .sgn | Тот же откреплённый формат, другое расширение | КриптоАРМ, сервис проверки | Нет |
| .p7s | Откреплённая подпись стандарта PKCS#7 | КриптоАРМ, почтовые клиенты | Нет |
| Подписанный PDF | Присоединённая подпись внутри файла | Adobe Acrobat, КриптоПро PDF | Опционально |
| Подписанный XML | Подпись внутри XML (отчётность, ЭДО) | Операторы ЭДО, спец. просмотрщики | Нет |
Разные расширения — один принцип: .sig, .sgn и .p7s это откреплённая подпись, у которой нет визуального штампа. Плашка возможна только там, где подпись присоединена к самому документу.
Если программа проверки не видит файл .sgn, а хочет именно .sig — переименуйте его, поменяв расширение:
ren договор.sgn договор.sig
Как выглядит сертификат электронной подписи
Сертификат — это карточка владельца подписи, которую выдаёт удостоверяющий центр. В окне свойств сертификата (скриншот выше) читаются ключевые поля: кому выдан — ФИО и организация владельца; кем выдан — аккредитованный УЦ, для УКЭП это принципиально; серийный номер — уникальный идентификатор, он же попадает в штамп по ГОСТ; срок действия — обычно 12-15 месяцев; отпечаток — контрольная сумма, по которой сертификат сверяют при проверке. Эти же данные сервис проверки выводит в протоколе. Если сертификат нужно выгрузить с портала, помогает инструкция, как скачать сертификат электронной подписи с Госуслуг.
Как выглядит подпись в КЭДО и Госключе
В системах кадрового электронного документооборота подписание происходит в интерфейсе, и след подписи виден сразу в карточке документа: статус «Подписан», ФИО подписантов, вид подписи, отметки времени по каждому этапу маршрута. Мы в Добыто фиксируем всю цепочку подписей с метками времени — при проверке ГИТ или в споре выгружается документ, файлы подписей и протокол, где видно, кто и когда подписал. Сотрудник в мобильном приложении видит пуш, открывает документ, жмёт подписать — и в карточке появляется отметка с его подписью.
При подписании через Госключ картина такая: документ уходит в приложение, пользователь подтверждает подписание, обратно возвращается файл с УНЭП или УКЭП и открепленной подписью. Госключ выдан бесплатно, ключ хранится в смартфоне, никакой флешки и криптопровайдера на компьютере не нужно. За время работы сервиса Добыто мы подключили Госключ десяткам компаний, и типовой вопрос сотрудников после первого подписания — тот же: «а где видно, что я подписал». Отвечаем: в истории Госключа и в карточке документа КЭДО, обе отметки юридически значимы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Эйчары боятся, что линейный персонал не разберётся, где смотреть подпись. Практика обратная: пуш пришёл, документ открыл, подписал, зелёная галочка появилась — на этом вопросы у сотрудника заканчиваются. Сложности бывают у кадровиков, привыкших к синей ручке. Закладываем на пилотную группу 2-3 недели, и после пилота вопрос внешнего вида подписи снимается сам.»
Если в компании копятся подписанные файлы, сиг-файлы и распечатки со штампами, а единого архива с проверяемыми подписями нет — при первом же запросе ГИТ или суда собирать доказательную базу придётся вручную. В Добыто карточка документа хранит файлы, подписи и протоколы проверки вместе, выгрузка комплекта занимает минуты.
Как проверить, что документ действительно подписан
Проверка подписи отвечает на три вопроса: подпись математически верна, сертификат действовал на момент подписания и не отозван, документ не менялся после подписания. Бесплатный государственный инструмент — сервис проверки на портале Госуслуг: gosuslugi.ru/eds, туда загружается документ и файл подписи, в ответ выдаётся протокол с данными сертификата. Локально то же самое делают КриптоАРМ и КриптоПро; для потоковой проверки существуют серверные решения вроде КриптоАРМ Server, которые автоматически проверяют и улучшают подписи метками времени для архивного хранения.
Отметка времени — отдельная история. Сертификат живёт 12-15 месяцев, а кадровые документы хранятся до 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой после истечения серта, её усовершенствуют: добавляют метку времени и доказательства действительности сертификата на момент подписания. Без этого через два года ваш подписанный файл формально останется подписанным, но доказать валидность станет труднее.
Проверка электронной подписи онлайн — сервис Добыто
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверяете подписи по одной вручную? В Добыто вся цепочка подписания и проверки собрана в карточке документа — файлы, подписи и протоколы хранятся вместе, а сотрудники подписывают с телефона через ПЭП, УНЭП или Госключ.
Как проверить подпись на документе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите формат: один файл (присоединённая подпись) или пара «документ + файл .sig» (откреплённая).
- Шаг 2. Откройте сервис проверки: онлайн-форму выше, сервис Госуслуг или КриптоАРМ на компьютере.
- Шаг 3. Загрузите документ; для откреплённой подписи — оба файла.
- Шаг 4. Изучите протокол: статус подписи, владелец сертификата, издатель (аккредитованный УЦ для УКЭП), срок действия, отметка времени.
- Шаг 5. Проверьте целостность: если документ менялся после подписания, сервис сообщит о нарушении. Такой файл юридической силы подписи не сохраняет.
- Шаг 6. Сохраните протокол проверки вместе с документом и файлом подписи в архив.
Образцы для самостоятельной проверки подписи
| Документ | Скачать |
|---|---|
| PDF-образец документа со штампом ЭП по ГОСТ | Скачать |
| Пример пары файлов: договор.pdf + договор.pdf.sig | Скачать |
| Памятка: как отличить подписанный документ от неподписанного | Скачать |
Частые заблуждения о внешнем виде подписи
Ошибка первая: скан рукописной подписи, вставленный в документ, считают электронной подписью. Так делают ради скорости — картинку вставить проще, чем настраивать криптопровайдер. Цена ошибки: документ не имеет силы подписанного, в споре с работником или контрагентом такой договор признают незаключённым, а по кадровым документам это ещё и нарушение по ст. 5.27 КоАП со штрафом для юрлица до 50 000 рублей за каждый эпизод.
Ошибка вторая: распечатку со штампом хранят вместо файла. Мотив понятный — привычка к бумажному архиву. Но распечатка не проверяется криптографически, это просто бумага с картинкой. Потеряли исходный файл с подписью — потеряли доказательство. Стоимость восстановления позиции в суде без исходника несопоставима со стоимостью нормального электронного архива.
Ошибка третья: подпись считают недействительной, потому что сертификат истёк к моменту проверки. Подпись действительна, если серт действовал на момент подписания — это подтверждается меткой времени. Отказ принимать такие документы тормозит документооборот на ровном месте. И наоборот, я не знаю случаев, когда суд принял бы файл, подписанный уже после отзыва сертификата.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Классика жанра: гендир увольняется от бумаги, все радуются, а через год выясняется, что кадровик печатал подписанные файлы, подшивал в папочку и удалял исходники. Штампик на бумаге есть, подписи нет. Пришлось выстраивать архив заново. Электронный документ живёт в электронном виде, распечатка — это сувенир.»
Стоимость подписания документов электронной подписью в КЭДО
Затраты складываются из стоимости сервиса КЭДО и выпуска подписей: ПЭП и УНЭП сотрудникам выпускаются внутри сервиса, УКЭП работодателя оформляется в УЦ ФНС бесплатно (платите за токен), УНЭП Госключа для работников бесплатна. Итоговая сумма зависит от численности штата, набора видов подписей и глубины интеграции с учётной системой — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут посчитать бюджет под вашу конфигурацию.
Выводы: как выглядит электронная подпись на документе
Электронная подпись — криптографический реквизит, а не изображение. ПЭП вообще не оставляет визуального следа на документе и фиксируется в логах системы. НЭП и УКЭП живут внутри файла (присоединённая подпись) или отдельным файлом .sig (откреплённая). Визуальный штамп по ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ФИО, номером и сроком сертификата — опциональная иллюстрация, которую формируют КриптоПро PDF, КриптоАРМ и системы КЭДО; юридической силы сам по себе он не имеет.
Практический алгоритм: получили документ — не оценивайте глазами, проверяйте программно через сервис Госуслуг или КриптоАРМ. Протокол проверки должен подтвердить целостность документа, действительность сертификата на момент подписания и издателя-аккредитованный УЦ для УКЭП. Храните исходные файлы и файлы подписей, а не распечатки. Для документов длительного хранения используйте усовершенствованную подпись с меткой времени — иначе после истечения сертификата (12-15 месяцев) доказывать валидность станет сложнее.
С 2026 года доля подписания через смартфон растёт: Госключ выдаёт УНЭП и УКЭП бесплатно, кадровые документы по ст. 22.3 ТК РФ подписываются без токенов и криптопровайдеров. Внешний вид подписи для сотрудника сводится к отметке в приложении и карточке документа в КЭДО — и это тот стандарт, к которому стоит готовить кадровые процессы.
Часто задаваемые вопросы
Почему на подписанном PDF не видно никакой подписи?
Подпись по 63-ФЗ — данные, присоединённые к документу, а не изображение. Отметка о подписании (штамп по ГОСТ Р 7.0.97-2016) добавляется опционально настройками КриптоПро PDF или системы ЭДО. Проверить наличие подписи можно программно: в свойствах PDF, через КриптоАРМ или сервис Госуслуг.
Что за файл с расширением .sig пришёл вместе с документом?
Это откреплённая электронная подпись. Внутри — криптографические данные и сертификат подписанта. Файл не открывается обычными программами; он загружается в сервис проверки вместе с исходным документом. Удалять его нельзя: без .sig доказать подписание документа невозможно.
Является ли скан рукописной подписи электронной подписью?
Нет. Вставленная картинка не содержит криптографических данных и не подтверждает ни личность подписанта, ни целостность документа. Для юридической значимости нужна ПЭП, НЭП или УКЭП по требованиям 63-ФЗ, а для кадровых документов — вид подписи, соответствующий ст. 22.3 ТК РФ.
Как выглядит отметка об электронной подписи по ГОСТ?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает реквизит: рамка, надпись «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата, ФИО владельца, срок действия сертификата. Размещается на месте рукописной подписи. Формируется автоматически при подписании или при визуализации документа для печати.
Какой подписью работник подписывает трудовой договор в КЭДО?
По ст. 22.3 ТК РФ трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв работник подписывает УКЭП или УНЭП, включая УНЭП, выданную через Госуслуги (Госключ). Для остальных документов, вроде заявления на отпуск, достаточно ПЭП.
Подпись действительна, если сертификат уже истёк?
Да, если сертификат действовал на момент подписания и это подтверждено меткой времени. Сертификат живёт 12-15 месяцев, документы хранятся годами — для длительного хранения подпись усовершенствуют метками времени и доказательствами действительности сертификата.
Как выглядит подписание через Госключ для сотрудника?
Сотрудник получает уведомление, документ открывается в приложении Госключ, после подтверждения формируется УНЭП или УКЭП. В истории приложения остаётся запись о подписании, в систему КЭДО возвращается файл с подписью. Ключ хранится в смартфоне, токен и криптопровайдер не нужны, выпуск бесплатный.
Можно ли увидеть, кто подписал документ, без специальных программ?
Частично. Если в документе есть штамп отметки о подписании — ФИО и номер сертификата видны визуально. Достоверную информацию даёт только программная проверка: сервис Госуслуг, КриптоАРМ или онлайн-проверка выдают данные сертификата, издателя и результат проверки целостности.
Что произойдёт с подписью, если отредактировать документ?
Подпись перестанет проходить проверку целостности: криптографическая последовательность вычисляется от содержимого файла, изменение даже одного символа даёт другой хэш. В Word строка подписи снимается при попытке редактирования. Проверка покажет, что документ изменён после подписания, и юридической силы у такого файла не будет.
Чем присоединённая подпись отличается от откреплённой на практике?
Присоединённая зашивается внутрь файла: один файл, но открывается только программой с поддержкой криптографии. Откреплённая лежит рядом файлом .sig: исходный документ читается любой программой, подпись проверяется отдельно. Госсистемы и операторы ЭДО чаще используют откреплённый формат.
Как выглядит ПЭП, если у неё нет ни файла, ни штампа?
ПЭП — это код из СМС, пароль или нажатие кнопки в системе, где пользователь идентифицирован. След подписи — запись в журнале системы: идентификатор пользователя, дата, время, действие. Юридическая сила ПЭП обеспечивается соглашением сторон и ЛНА, где описан порядок её применения.
Нужно ли распечатывать электронные документы со штампом подписи для архива?
Нет. Распечатка не проверяется криптографически и не заменяет электронный документ. Хранить нужно исходные файлы, файлы подписей и протоколы проверки. Кадровые документы хранятся до 50 лет в электронном архиве с усовершенствованными подписями и метками времени.
Какого цвета должен быть штамп электронной подписи?
Строгого требования к цвету нет. ГОСТ Р 7.0.97-2016 задаёт состав реквизита, а не палитру: чаще штамп рисуют синим, встречается и чёрный. Цвет плашки на юридическую силу не влияет — значение имеет криптографическая подпись под ней, а не оттенок рамки.
Как выглядит электронная подпись при печати на бумаге?
На распечатке видна только визуальная отметка по ГОСТ — рамка с надписью о подписании, номером сертификата и ФИО, если она была настроена. Сама подпись на бумагу не переносится и криптографически не проверяется, поэтому распечатка не заменяет электронный файл. Подробнее — в материале о том, как распечатать электронную подпись на бумаге.
Теперь вы знаете, что электронная подпись на документе — это криптографические данные, штамп по ГОСТ, файл .sig или отметка в карточке КЭДО, и умеете отличать юридически значимую подпись от нарисованной картинки. Следующий шаг — выстроить процесс так, чтобы подписи ставились, проверялись и хранились без ручной возни.
Сервис Добыто закрывает эту задачу целиком: сотрудники подписывают документы с телефона через ПЭП, УНЭП или Госключ, кадровик видит статусы подписания в одном окне, а архив хранит файлы подписей с отметками времени. Мы подключили к КЭДО сотни компаний по всей стране — от небольших команд до распределённых структур с удалёнщиками, и знаем практику работы ГИТ с электронными документами.
- Поддержка всех трёх видов подписей — ПЭП, УНЭП, УКЭП — для любого кадрового процесса
- Вся цепочка подписей фиксируется с отметками времени — защита при проверках ГИТ и в суде
- Мобильное приложение для подписания документов с телефона — без похода в отдел кадров
- Хранение документов до 50 лет — доступ к архиву сохраняется даже при расторжении договора с провайдером
- Готовый коннектор с 1С (ЗУП, КА, ERP, бухгалтерия) — ставится за час без привлечения разработчиков
- Юридическая значимость по 63-ФЗ и 377-ФЗ — электронный документ равносилен бумажному
- Юридическая обвязка из коробки: шаблоны ЛНА о ЭДО, порядок осуществления, формы согласий сотрудников
