Подписать электронный документ в компании можно пятью способами: простой электронной подписью внутри корпоративной системы, УНЭП, которую выпускает сервис КЭДО, УНЭП через мобильное приложение Госключ, УКЭП с токеном и КриптоПро CSP на рабочем месте и УКЭП сотрудника вместе с машиночитаемой доверенностью. Способ выбирает не сотрудник, а документ. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и заявление об увольнении работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Остальные кадровые документы допускают ПЭП работника. Различие, от которого зависит вся схема: внутри компании ПЭП и УНЭП работают по соглашению сторон и локальному нормативному акту, а во внешнем обмене с контрагентами и госорганами по 63-ФЗ признаётся только УКЭП.
Разберём каждый способ по трём параметрам: что нужно установить на стороне подписанта, какой файл получается на выходе и устоит ли такая подпись в споре. Покажем, чем отличаются форматы p7s, sig и sgn, почему распечатка со штампом подписи не является доказательством и что делать, если сотрудник забыл пароль от контейнера или потерял токен. Отдельно — МЧД для филиалов и подписантов по доверенности. Тарифы на 2026 год, сценарная таблица выбора, образцы приказа о делегировании подписи и реестра сертификатов, ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Загрузите файл и подпишите его электронной подписью прямо здесь: сервис соберёт готовый подписанный документ или отдельный файл подписи.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пять способов подписать электронный документ в компании
Способы отличаются не интерфейсом, а тем, что происходит с файлом и кто отвечает за доверие к подписи. При ПЭП фиксируется только факт нажатия кнопки: никакого криптографического преобразования текста не происходит, проверить неизменность документа после подписания невозможно. Усиленные подписи, неквалифицированная и квалифицированная, считают хэш документа и подписывают его закрытым ключом, поэтому любая правка после подписания ломает проверку.
| Способ подписания | Что нужно подписанту | Где применим | Ограничение |
|---|---|---|---|
| ПЭП в корпоративной системе | Логин, пароль, разовый код | Внутренние документы, кроме перечня части 2 статьи 22.3 ТК РФ | Нужны ЛНА и соглашение об использовании ПЭП, целостность документа не проверяется |
| УНЭП, выпущенная сервисом КЭДО | Доступ в личный кабинет, свой пароль к подписи | Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, ЛНА | Работает в информационной системе работодателя, вовне признаётся только по соглашению сторон |
| УНЭП в приложении Госключ | Смартфон и подтверждённая учётная запись на Госуслугах | Кадровые документы, включая приём дистанционного работника | Сертификат выпускается на физическое лицо, система работодателя должна быть интегрирована с Госключом |
| УКЭП на токене плюс КриптоПро CSP | Токен, лицензия КриптоПро CSP, права на установку ПО | Любые документы, включая обмен с контрагентами и госорганами | Платно, привязка к рабочему месту, требуется сертифицированное ФСБ средство подписи |
| УКЭП физлица плюс МЧД | Сертификат на физлицо и доверенность, подписанная УКЭП руководителя | Подписание документов от лица компании сотрудником, а не директором | Полномочия ограничены текстом МЧД, передоверие оформляется только у нотариуса |
В одной компании обычно живут минимум три способа одновременно: директор подписывает УКЭП с токена, кадровая служба — УКЭП или УНЭП из системы, линейный персонал — УНЭП или ПЭП со смартфона. Разделение по ролям экономит бюджет: квалифицированные сертификаты нужны не всем, а только тем, кто подписывает документы за пределы компании.
Какая подпись законна для конкретного документа
63-ФЗ выделяет три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Общее свойство у всех трёх одно: подпись должна позволять установить лицо, подписавшее документ. Для ПЭП это означает, что у оператора системы должен быть порядок выдачи логинов и паролей конкретным работникам под подпись, иначе одноразовый код на почту простой электронной подписью не является.
Документ, подписанный УКЭП, по закону равнозначен бумажному с собственноручной подписью, и никаких дополнительных соглашений для этого не требуется. Юридическая сила УНЭП и ПЭП появляется иначе: либо это прямо предусмотрено законом, либо участники заключили соглашение, в котором описаны порядок создания подписи, порядок её проверки и разбор конфликтных ситуаций. В кадрах роль такого закона выполняет статья 22.3 ТК РФ, в остальном документообороте соглашение придётся писать самим.
Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ задаёт закрытый перечень документов, где работодатель обязан использовать УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора, заявление об увольнении и его отзыв. Всё, что за пределами перечня, работник вправе подписывать ПЭП, если это закреплено в положении о КЭДО.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: четыре документа нельзя перевести в электронный вид ни одной подписью: трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Они остаются на бумаге с собственноручной подписью.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП имеет смысл писать не как формальность, а как инструкцию для суда. В нём должны быть три вещи: как создаётся подпись, как проверяется и как разбирается спор, если стороны разошлись в оценке документа. Проверьте свой текст по этим трём пунктам: если хотя бы одного нет, доказывать подписание будет нечем.»
Подписание на рабочем месте: КриптоПро CSP, токен и форматы файла
Классическая схема для УКЭП выглядит так: на компьютер ставится криптопровайдер, в USB-порт вставляется токен, приложение обращается к ключу через криптопровайдер и формирует подпись. Актуальные сертифицированные версии — КриптоПро CSP 5.0 и 5.0 R2, версия 5.0 R3 выложена сборками и поддерживает всю линейку токенов. Важная деталь для бюджета: лицензия на 5.0 действует на всё семейство 5.0, а лицензии от версии 4.0 подходили только к первой сборке 5.0.
Ключи делятся на извлекаемые и неизвлекаемые. Извлекаемый ключ на время операции попадает в оперативную память компьютера, и его можно скопировать, если провайдер поставил флаг экспортируемости. В удостоверяющем центре ФНС по регламенту выдаётся только неэкспортируемый контейнер. Неизвлекаемый ключ генерируется внутри криптоядра токена и наружу не выходит никогда: подписывается хэш прямо на устройстве. Для больших файлов хэш всё равно считается программно, потому что это самая ресурсоёмкая часть операции.
Носители ключа: Рутокен, JaCarta, ЕSMART
Носитель выбирают под режим работы. Пассивный токен, например Рутокен Лайт, служит защищённым пин-кодом хранилищем и работает только с программным криптопровайдером. Активные модели линейки Рутокен ЭЦП 3.0 генерируют неизвлекаемые ключи и умеют работать по NFC, включая мобильные сценарии. Требования к сертификации простые: если токен только хранит ключ, достаточно сертификации ФСТЭК, если он сам выполняет криптографию, для квалифицированной подписи нужна сертификация ФСБ.
Отдельное заблуждение: встроенная криптография на токене не заменяет КриптоПро CSP. Если информационная система требует этот криптопровайдер, его всё равно нужно установить на компьютер и ввести лицензию. В рамках пилотного проекта удостоверяющего центра ФНС лицензия вшивается внутрь сертификата и действует ровно столько, сколько действует сертификат.
Лайфхак: на 128 КБ защищённой памяти токена линейки Рутокен ЭЦП 3.0 помещается до 31 контейнера в формате ЦСП. Если удостоверяющий центр дописывает в сертификат много расширений, один контейнер может занимать порядка 12 КБ, и на устройство поместится около 10 подписей.
Форматы файла подписи: p7s, sig, sgn и разница присоединённой и открепленной подписи
Подпись бывает присоединённой и открепленной. Присоединённая упаковывает документ и подпись в один контейнер, откреплённая лежит рядом отдельным файлом и без исходного документа бессмысленна. Базовый контейнер — PKCS#7, он же CMS; усовершенствованные форматы CAdES добавляют штамп времени и архивные метки. Расширение файла при этом ни на что не влияет технически: p7s, sig, sgn, sign и bin — это один и тот же контейнер, названный по-разному, и выбор расширения задаётся в настройках программы подписания.
Практический вывод для обмена с контрагентом: перед первой отправкой согласуйте не только вид подписи, но и формат контейнера и расширение. Приёмная система может не распознать sgn, хотя внутри лежит корректный PKCS#7. В таких случаях файл переименовывают, а не переподписывают.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Аппаратный токен решает не задачу удобства, а задачу единственности ключа. Ключ, лежащий в реестре компьютера, доступен любому, кто получит доступ к этой машине, и оспорить авторство станет проще. Если у вас есть подписанты, чьи документы уходят наружу, начните с ревизии: где физически хранятся их закрытые ключи.»
Подписание в сервисе КЭДО: маршрут, статусы и архив
В КЭДО подпись перестаёт быть отдельной операцией и становится этапом маршрута. Документ создаётся из шаблона или загружается файлом, к нему привязывается маршрут согласования и подписания, участники получают уведомление и обрабатывают документ кнопками «Согласовать» или «Подписать». После исполнения документ уходит в архив, откуда его можно просмотреть и скачать вместе с подписью.
Как подписать документ электронной подписью в компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид подписи по документу: сверьтесь с частью 2 статьи 22.3 ТК РФ и решите, нужна УКЭП или достаточно УНЭП либо ПЭП.
- Шаг 2. Проверьте основание: для ПЭП и УНЭП должны быть утверждённый ЛНА о КЭДО и подписанное соглашение об использовании подписи, для УКЭП — действующий квалифицированный сертификат.
- Шаг 3. Загрузите файл или соберите документ по шаблону, подставив данные сотрудника из карточки.
- Шаг 4. Назначьте маршрут: последовательность согласующих и подписантов, срок на каждом этапе и роли по оргструктуре, а не конкретные фамилии.
- Шаг 5. Отправьте документ. Подписант открывает его, знакомится с текстом, нажимает «Подписать» и подтверждает действие своим паролем к подписи или в мобильном приложении.
- Шаг 6. Проверьте результат: на документе должны стоять подписи обеих сторон, а в карточке — отметка о завершении маршрута.
- Шаг 7. Выгрузите комплект в архив: сам документ и файлы подписей, а не распечатку со штампом.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение проходит полный цикл от создания документа до выгрузки архива, и именно там всплывают ошибки в шаблонах и маршрутах. После пилота массовое подключение идёт без остановок процесса.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как отправить подписанный документ письмом
Отправлять подписанный файл по электронной почте можно, но отправлять нужно электронный оригинал: сам документ и файл подписи парой либо один контейнер с присоединённой подписью. PDF с нарисованным штампом «документ подписан электронной подписью» юридической силы не несёт: такой штамп нельзя проверить, он лишь знакомит человека с содержанием. Если контрагент просит бумагу, отправляйте распечатку дополнительно, а не вместо оригинала.
Полезно знать: есть программы подписания со встроенным почтовым клиентом, например КриптоАРМ ГОСТ 3, которые позволяют обмениваться подписанными файлами и письмами в одном окне. Это удобно для конфиденциальной переписки, но юридическую значимость даёт не программа, а вид подписи и наличие оригинала у получателя.
Госключ: подпись на смартфоне без токена и установки
Госключ — мобильное приложение Минцифры, в котором сертификат выпускается дистанционно, без визита в удостоверяющий центр. Для УНЭП достаточно подтверждённой учётной записи на Госуслугах и номера телефона, сертификат формируется в приложении за несколько минут. Правила формирования и использования такой подписи задаёт постановление Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152.
Скорость измеримая: если приложение уже установлено, подписание кадрового документа занимает около 52 секунд от нажатия кнопки в кабинете до возврата подписанного файла в систему. Приём дистанционного работника при этом сводится к нескольким действиям без визита в офис. Если приложения нет, система показывает QR-код со ссылкой на нужный магазин приложений, и первый цикл занимает дольше.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление сотрудников переходу на электронные документы почти всегда упирается в доверие, а не в технику. Госключ снимает часть возражений, потому что выпуск подписи идёт через Госуслуги, а не через незнакомый людям коммерческий сервис. Если у вас буксует сбор согласий, посмотрите, какой способ подписания вы предлагаете людям по умолчанию.»
Ограничение у Госключа тоже понятное: сертификат выдаётся физическому лицу, а не сотруднику компании, и подписывать им документы от имени юрлица нельзя. Кроме того, ваша кадровая система должна быть интегрирована с приложением, иначе кнопка подписания в ней просто не появится.
МЧД: кто подписывает от лица компании и что делать филиалам
С 1 сентября 2023 года сертификаты, где владельцем указано физлицо вместе с должностью и наименованием организации, больше не выпускаются. Подписать документ от лица компании можно двумя способами: своей квалифицированной подписью подписывает руководитель или предприниматель, либо сотрудник подписывает УКЭП физического лица и прикладывает машиночитаемую доверенность. Руководитель получает сертификат в удостоверяющем центре ФНС, сотрудники — в аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах.
МЧД выглядит как обычная доверенность, если выгрузить её в PDF, но по сути это XML-файл. Данные МЧД включают сведения о доверителе, о представителе, срок действия и коды полномочий из классификатора, который ведётся в Единой системе нормативной и справочной информации. Каждое полномочие имеет код, дату и уникальный идентификационный номер, и именно код читает принимающая система, чтобы автоматически понять, вправе ли этот человек подписывать этот документ. Компания может направить перечень своих полномочий в Минцифры: решение принимается в течение 10 дней, после положительного решения на присвоение кодов отводится три рабочих дня.
Факт: ФНС ведёт собственный сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Он формирует МЧД в виде XML-файла, который скачивается и прикладывается к подписываемым документам, но доверенности из него рассчитаны на налоговые правоотношения.
Для филиалов вопрос решается не отдельной подписью филиала, а объёмом полномочий в доверенности: руководитель головной организации выдаёт МЧД конкретному сотруднику под конкретные действия. Если требуется передоверие, оформлять его придётся у нотариуса: нужны паспорт нового уполномоченного лица и актуальная выписка из ЕГРЮЛ, нотариус подписывает новую доверенность своей квалифицированной подписью и выгружает её в информационную систему. Мы в Добыто ведём сертификаты и доверенности одним списком со сроками: расхождение этих двух сроков останавливает подписание посреди маршрута.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Классификатор полномочий пока наполнен в основном полномочиями государственных органов, поэтому часть формулировок вписывается вручную. Прежде чем выдавать МЧД сотруднику, проверьте, есть ли нужный код в классификаторе, и заложите время на согласование с Минцифры, если своего полномочия там нет.»
Журнал подписания: что фиксирует система и чем доказывать подпись
Доказательством подписания служит не запись в таблице, а электронный оригинал с файлом подписи и действующий сертификат. Система при этом ведёт собственный журнал: статус документа, его тип, маршрут с идентификаторами участников, срок согласования или подписания и дату создания. По этим полям видно, кто и когда обработал документ, а фильтры по типу, сотруднику, дате и статусу позволяют собрать выборку под конкретный запрос проверяющего.
Второй журнал ведёт кадровая служба вручную: реестр выданных сертификатов и токенов. Он нужен для контроля сроков: сертификат не бессрочен, а массовое истечение подписей в один день останавливает документооборот. В сервисе Добыто статусы подписания видны в общем списке документов, поэтому просроченные и неподписанные позиции не приходится искать выгрузками.
Если спорная ситуация дошла до государственной инспекции труда, проверяющим передаётся электронный оригинал, а не распечатка: любой аккредитованный удостоверяющий центр публикует ключи проверки, и подпись под документом проверяется самостоятельно. Требования к оформлению трудовых отношений и типовые нарушения при проверках удобно сверять через сервисы Роструда на портале онлайнинспекция.рф, где работает электронный инспектор для самопроверки.
Образцы документов для организации подписания в компании
Комплект закрывает четыре задачи: делегирование права подписи, доверенность для сотрудника, учёт сертификатов и разбор нерабочей подписи. Начните с приказа об ответственном за КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Шаблон машиночитаемой доверенности: структура XML и образец | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Реестр выданных токенов | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
Когда способ не подходит и во что обходится ошибка
ПЭП не подходит там, где важна неизменность текста: она фиксирует факт подписания, но не защищает документ от правки. Для перечня из части 2 статьи 22.3 ТК РФ она запрещена прямо. УНЭП сервиса КЭДО не подходит для обмена с контрагентами и госорганами, если с ними нет соглашения о признании такой подписи. УКЭП на токене не подходит массовому линейному персоналу: это платный сертификат, установка программ на рабочем месте и обучение, а токен физически привязывает подписанта к конкретному компьютеру.
Цена ошибки в виде подписи считается не стоимостью переоформления. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью вместо УНЭП, при проверке не признаётся оформленным по правилам: часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, а в суде такой документ не работает как доказательство согласованных условий. Умножьте на численность: одна и та же ошибка в шаблоне повторяется на каждом принятом сотруднике.
Что делать, если сотрудник забыл пароль или потерял токен
Пароль к контейнеру и пин-код к токену восстановлению не подлежат: при исчерпании попыток ввода устройство блокируется, и ключ придётся генерировать заново с выпуском нового сертификата. Если токен потерян или есть подозрение, что доступ к ключу получил посторонний, участник электронного взаимодействия обязан уведомить удостоверяющий центр и других участников обмена, а сертификат отзывается и попадает в список отозванных сертификатов. Копиями ключа в этом случае пользоваться нельзя, даже если средство подписи позволяло их создавать: нужны новые ключи и новый сертификат.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Передача токена директора помощнику — самая частая практика, которую мы разбираем на внедрениях. Юридически подпись остаётся подписью владельца сертификата, и ответственность за содержание документа несёт он. Если подписывать физически должен другой человек, оформляйте ему собственный сертификат и МЧД, а не отдавайте свой токен.»
Что подготовить до запуска подписания
Подготовка занимает больше времени, чем техническая настройка. До первой подписи закройте пять пунктов:
- Утвердите ЛНА о переходе на КЭДО и порядок применения электронных подписей, с перечнем документов и видом подписи по каждому.
- Соберите письменные согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года: отказ от КЭДО не является основанием для увольнения или санкций.
- Проверьте, какие документы по закону остаются на бумаге, и заранее опишите для них отдельный порядок.
- Разнесите виды подписи по ролям: кому УКЭП, кому УНЭП, кому достаточно ПЭП, и заведите реестр сертификатов со сроками.
- Настройте штатное расписание и оргструктуру в системе: маршруты подписания строятся по ролям, а не по фамилиям, иначе каждое кадровое перемещение ломает маршрут.
Дальше выбор способа зависит от сценария. Универсального ответа нет: то, что критично для дистанционного приёма, вторично для бухгалтерии, подписывающей отчётность.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Приём дистанционного работника | Дистанционный выпуск подписи и подписание со смартфона | Формат контейнера и расширение файла подписи |
| Ознакомление с ЛНА и инструкциями | Автоматическая рассылка комплекта по должностям и повторное подписание новой редакции | Вид подписи: для ознакомления достаточно ПЭП работника |
| Обмен документами с контрагентом | УКЭП, согласованный формат подписи и передача электронного оригинала | Удобство интерфейса подписания |
| Подписание за компанию не директором | МЧД с корректными кодами полномочий и сроком | Модель носителя ключа |
| Массовые кадровые документы на большом штате | Бесплатный выпуск подписей сотрудникам и пакетное подписание | Наличие аппаратных токенов у линейного персонала |
Строка про массовые документы объясняет, почему в крупных компаниях схема почти всегда смешанная: токены остаются у нескольких подписантов, а весь линейный персонал работает с подписью, выпущенной в системе или в Госключе.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в Добыто
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, набора доступных видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Абонентская плата считается от численности, поэтому при штате около 50 человек тариф «Бизнес» по минимальной оплате обычно выгоднее подушевого расчёта. Точный состав функций по каждому пакету и условия перехода между тарифами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельно за подписи для сотрудников платить не нужно: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а квалифицированные сертификаты оформляются через партнёров-удостоверяющих центров по их прайсу.
Выводы
Способ подписания в компании выбирается от документа и от того, куда этот документ уйдёт. Внутри организации связка ПЭП и УНЭП закрывает основную массу кадрового потока, если есть ЛНА и соглашение с работниками. Для перечня из части 2 статьи 22.3 ТК РФ и для внешнего обмена нужна квалифицированная подпись, а сотруднику, подписывающему за компанию, — ещё и машиночитаемая доверенность. Технические детали вроде расширения файла и модели токена решаются на этапе согласования формата, а не после первого отказа приёмной системы.
Мы в Добыто выстраиваем эту схему целиком: разносим виды подписи по ролям, настраиваем маршруты подписания по оргструктуре и ведём реестр сертификатов со сроками, чтобы истечение подписей не останавливало документооборот. Подписи для сотрудников при этом выпускаются внутри сервиса, без похода в удостоверяющий центр.
Частые вопросы
Можно ли считать переписку в корпоративной почте подписанной простой электронной подписью?
Только при двух условиях. Первое: в организации утверждён порядок применения ПЭП, где логины закреплены приказом за конкретными работниками и каждый расписался за свой доступ. Второе: система позволяет определить лицо, совершившее действие. Без этого доменный пароль остаётся паролем, а не подписью, и подтвердить авторство письма в споре нечем.
Действителен ли документ после истечения срока сертификата, которым он подписан?
У ключа подписи и ключа проверки разные сроки. Подписывать можно до окончания срока действия ключа подписи, проверять подпись — до окончания срока ключа проверки. Чтобы юридическая значимость сохранялась дольше, применяют штамп времени и усовершенствованные форматы CAdES с архивными метками, иначе через несколько лет проверка выдаст ошибку не по вине документа.
Как подписать документ, если сотрудник работает через удалённый рабочий стол?
Протокол удалённого доступа конструктивно не работает со смарт-картой или токеном, подключённым на другой машине. Токен должен быть физически у подписанта и пробрасываться в терминальную сессию, а сам канал защищается VPN. Схема, при которой токен остаётся в офисе, а подписывают с домашнего компьютера, не реализуется штатными средствами.
Сколько ключей и сертификатов помещается на один токен?
Зависит от формата ключа и от того, сколько расширений удостоверяющий центр записал в сертификат. На 128 КБ защищённой памяти помещается до 31 контейнера в формате ЦСП, а при объёмных сертификатах порядка 12 КБ на контейнер реально влезает около 10. На одном носителе можно одновременно держать ключ для аутентификации и ключ для подписи.
Нужно ли соглашение с контрагентом, если мы подписываем документы квалифицированной подписью?
Нет. Документ, подписанный УКЭП, по 63-ФЗ равнозначен бумажному с собственноручной подписью, и дополнительное соглашение не требуется, если иное не установлено нормативным актом. Соглашение обязательно для ПЭП и УНЭП: там нужно описать порядок создания подписи, порядок проверки и разбор конфликтных ситуаций.
Что делать, если приёмная система не принимает файл подписи с расширением sgn?
Сначала убедитесь, что внутри лежит корректный контейнер PKCS#7: расширение не меняет структуру файла. Дальше уточните у принимающей стороны, какое расширение ожидает её система, и переименуйте файл или переподпишите документ, выставив нужное расширение в параметрах программы подписания. Переподписание требуется только тогда, когда отличается сам формат, например запрошена встроенная подпись PAdES вместо открепленной.
