В ЭОС КАРМА один файл подписывают несколькими ЭЦП тремя разными способами, и они не равнозначны. Параллельная соподпись добавляется через пункт «Добавить подпись» в контекстном меню Проводника: все подписи получают равный статус, порядок подписантов роли не играет. Заверяющая подпись подчинена первой, она подтверждает уже стоящую подпись, а дерево подписей остаётся двухуровневым: заверить заверяющую подпись нельзя. Третий вариант — отдельный файл подписи на каждого подписанта, когда согласование идёт письмами. Главное различие, которое определяет порядок действий: подпись открепленная или присоединённая. При открепленной вторую подпись добавляют не к документу, а к файлу .sig.
Разберём, какой вариант выбрать под задачу секретаря: согласование внутреннего приказа, договор с контрагентом, отправка комплекта письмом. Покажем, что проверить до подписания, чтобы вторая подпись встала с первого раза, и как убедиться, что на файле действительно две подписи, а не одна перезаписанная. Отдельно разберём полномочия подписантов и МЧД для сотрудника филиала. Форматы файла подписи sig и p7s, журнал учёта сертификатов, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три способа поставить несколько ЭЦП на один файл в КАРМА
КАРМА не содержит собственной криптографии. Это надстройка компании «Электронные Офисные Системы» над установленным криптопровайдером: она обращается к КриптоПро CSP, ViPNet CSP, Signal-COM CSP или другому средству, поддерживающему Microsoft CryptoAPI 2.0, и добавляет операции подписи в контекстное меню Проводника Windows и в модули Microsoft Office. Отсюда практический вывод: любая проблема с несколькими подписями сначала диагностируется на стороне криптопровайдера и сертификата, и только потом на стороне КАРМА.
Внутри файла подписи несколько подписей живут в одном контейнере формата CMS, он же PKCS#7. Контейнер хранит инкапсулированный контент или ссылку на него, блок сертификатов подписантов, список отозванных сертификатов и отдельный блок SignerInfo на каждого подписанта: значение подписи, заявленное время, при усовершенствовании — штамп времени. Именно поэтому вторая подпись не затирает первую: она добавляет новый блок, а не переписывает старый.
Различие между тремя способами читается не в интерфейсе, а в том, что получит проверяющий.
| Способ | Что лежит на диске | Статус подписей | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Параллельная соподпись в один контейнер | Документ и один файл .sig | Равнозначные, порядок подписания не важен | При открепленной подписи вторую подпись добавляют к файлу .sig, а не к документу |
| Заверяющая подпись | Тот же контейнер, подписи выстроены деревом | Подчинённая: верна, только пока верна заверяемая подпись | Дерево двухуровневое, заверить заверяющую подпись нельзя |
| Повторное подписание присоединённой подписью | Один файл, в котором лежат и данные, и подписи | Равнозначные | Документ не открывается напрямую, его сначала извлекают из контейнера |
| Отдельный файл подписи на каждого подписанта | Документ и несколько файлов подписи | Равнозначные, но связаны только именем файла | Потеря одного файла подписи означает потерю подписи, переименование ломает проверку |
Для внутреннего согласования удобнее один контейнер: комплект не рассыпается при пересылке. Для обмена с внешней стороной, у которой своё программное обеспечение, безопаснее отдельные файлы подписи: их принимает любой проверяющий сервис.
Факт: подписи на документе бывают присоединёнными, отсоединёнными или размещёнными внутри самих данных. Отсоединённая подпись лежит рядом с документом отдельным файлом, присоединённая включена в него.
Какой способ выбрать под конкретную задачу
Универсального ответа нет: критично то, кто будет проверять подписи и в какой системе.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Внутренний приказ, который визируют несколько руководителей | Равный статус подписей, единый контейнер, порядок хранения | Расширение файла подписи |
| Договор с контрагентом | Открепленная подпись, штамп времени, полномочия подписанта | Графическая подпись и комментарий в реквизитах |
| Комплект, который уходит письмом на внешний адрес | Неизменные имена файлов, архивирование после подписания | Вид контейнера у отправителя |
| Кадровый документ работника | Допустимый вид подписи для этого документа, хранение и выгрузка по запросу | Программа, в которой поставлена подпись |
Что проверить до первой подписи
Вторая подпись чаще всего не встаёт не из-за КАРМА, а из-за состояния рабочего места и сертификата. Проверка занимает несколько минут и снимает основную часть повторных заходов.
- Криптопровайдер установлен, лицензия действует, версия поддерживает ваш ключевой носитель. Для носителей с неизвлекаемым ключом нужен КриптоПро CSP пятой линейки: четвёртая версия с ними не работает.
- Сертификат подписанта установлен в личное хранилище на том компьютере, где он будет подписывать, а не только на токене в соседнем кабинете.
- Сертификат действителен на момент подписания и не попал в список отозванных. Проверка действительности при подписании избавляет от ситуации, когда подписант выбрал сертификат, которым уже нельзя пользоваться.
- Вид подписи выбран заранее: открепленная или присоединённая. Менять его между первой и второй подписью нельзя, иначе подписанты окажутся в разных контейнерах.
- Маршрут известен: кто подписывает первым, кто вторым, чья подпись равнозначная, а чья заверяющая. Для заверяющей подписи очередь принципиальна, для параллельной — нет.
- Токен физически у подписанта. Через терминальную сессию подпись не работает: протокол RDP не предусматривает обращение к удалённому токену, носитель нужно пробрасывать в сессию.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто самый частый сбой при сборе нескольких подписей — подписант, который забыл токен дома. Маршрут в этот момент встаёт целиком, потому что параллельная соподпись в одном контейнере требует физического доступа к ключу. Мы закладываем в регламент запасной сценарий: либо подписание переносится, либо документ уходит на отдельный файл подписи, который добавляется позже, без переделки уже поставленных подписей.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Часто спрашивают, можно ли отдать токен секретарю, чтобы тот подписал документы за руководителя. Часть 1 статьи 10 63-ФЗ обязывает участников не допускать использование своих ключей без согласия владельца, и прямого запрета на подписание в присутствии и под контролем владельца там нет. Но подпись при этом остаётся подписью владельца сертификата, и ответственность за содержание документа тоже его. Практический вывод: если подписантов несколько, безопаснее выпустить сертификат на каждого, а не передавать один токен по кабинетам.»
Порядок подписания одного файла несколькими ЭЦП
Графический интерфейс КАРМА реализован как расширение контекстного меню Проводника. Пользователь выделяет файл, нажимает правую кнопку и выбирает операцию: подписать, добавить подпись, заверить подпись, проверить подпись, зашифровать. Отдельного приложения открывать не нужно, и это же создаёт типичную ошибку: при открепленной подписи секретарь по привычке кликает по документу, а нужно кликать по файлу подписи.
Как подписать один файл несколькими ЭЦП в КАРМА: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подключите токен подписанта и убедитесь, что криптопровайдер видит контейнер, а сертификат установлен в личное хранилище.
- Шаг 2. Определите вид подписи. По умолчанию КАРМА создаёт отсоединённую подпись в файле с расширением .sig. Присоединённая подпись и кодировка base64 задаются в настройках до первого подписания.
- Шаг 3. Первый подписант выделяет документ, в контекстном меню выбирает подписание, выбирает свой сертификат и при необходимости заполняет реквизиты подписи: комментарий, назначение, графическую подпись. Рядом с документом появляется файл подписи.
- Шаг 4. Передайте второму подписанту оба файла — документ и файл подписи. Переименовывать их нельзя: проверка ищет пару по имени.
- Шаг 5. Второй подписант выделяет файл подписи при открепленном варианте или подписанный документ при присоединённом, выбирает в контекстном меню добавление подписи и указывает свой сертификат. Обе подписи получают равный статус.
- Шаг 6. Если нужна не равнозначная, а подтверждающая подпись, выберите заверение подписи. Заверяющая подпись действительна только вместе с заверяемой, и заверить заверяющую подпись повторно уже нельзя.
- Шаг 7. Откройте проверку подписи и сверьте количество записей в дереве подписей с числом подписантов. Одна запись вместо двух означает, что вторая подпись легла в отдельный контейнер.
- Шаг 8. Упаковывайте комплект в архив только после того, как поставлены все подписи. Архив, собранный между подписями, придётся распаковывать и подписывать заново.
Лайфхак: если подписание большого файла идёт медленно, дело не в токене. Само вычисление подписи на носителе занимает около 0,3 секунды, основное время уходит на хэширование, которое для крупных документов выполняется программно на стороне компьютера.
Как убедиться, что на файле стоят все подписи
Проверка нужна не для формальности: секретарь передаёт комплект дальше и отвечает за то, что подписей столько, сколько требовал маршрут. Результат проверки показывает по каждой подписи владельца сертификата, серийный номер, издателя, алгоритмы по ГОСТ, время подписания и цепочку сертификации. Если подписей две, в отчёте будет два таких блока.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй контур проверки — внешний, независимый от вашего рабочего места. Для отсоединённой подписи в формате PKCS#7 на портале Госуслуг работает сервис проверки электронной подписи: туда загружают и документ, и файл подписи, а результат выводится на экран. Это удобный способ показать контрагенту, что подписи на месте, не устанавливая ему ничего дополнительно.
Проверьте файл подписи перед отправкой
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимНет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Мы в Добыто используем такую проверку как обязательный шаг перед отправкой комплекта наружу: она показывает дату подписания и текущий статус сертификата, а расхождение по количеству подписей видно сразу, до того как документ ушёл получателю.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: распечатка со штампом об электронной подписи сама по себе юридической значимостью не обладает. Значимость есть у электронного оригинала с подписью, которую можно проверить, а бумага со штампом только знакомит человека с содержанием документа.
Формат файла подписи: sig, p7s и что из этого выбирать
Расширение файла подписи — это не формат, а метка. Внутри при любом из расширений лежит один и тот же контейнер CMS, поэтому .sig, .p7s, .sgn, .sign и .bin проверяются одинаково. Расширение важно ровно в одном месте: принимающая система может ждать конкретное, и файл с чужим расширением она отклонит без разбора содержимого.
Практическое правило для секретаря: расширение выясняется у получателя до подписания, а не после отказа в приёме. Если требование неизвестно, оставляйте .sig — это вариант по умолчанию и самый распространённый в российской практике. Менять расширение переименованием файла после подписания не стоит: часть систем связывает документ и подпись по полному имени.
Отдельный вопрос — усовершенствование подписи. Обычная подпись подтверждает авторство и целостность, но не фиксирует момент подписания доверенным способом. Штамп времени и данные о статусе сертификата на момент подписания добавляются в контейнер и нужны, когда документ будет храниться годами.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В законе прямого требования ставить штамп времени нет, но на практике метка времени в подписанном документе снимает риск злоупотреблений с датой. Когда документ подписывают несколько человек в разные дни, без метки времени восстановить последовательность потом сложно. Проверьте в настройках подписания, обращается ли ваша программа к службе штампов времени: если нет, время подписания останется просто заявленным.»
Полномочия подписантов: МЧД, филиалы и сроки сертификатов
Технически поставить вторую подпись просто. Юридически вопрос другой: у второго подписанта должно быть право подписывать этот документ от лица организации. С 1 сентября 2023 года переходный период закончился, и документ от имени юридического лица подписывают двумя способами: квалифицированной подписью руководителя либо подписью сотрудника как физического лица с приложением машиночитаемой доверенности.
МЧД — это XML-файл, подписанный электронной подписью руководителя. Он содержит данные доверителя, представителя и коды полномочий из классификатора, размещённого в Единой системе нормативной и справочной информации. Проверяет доверенность не человек, а алгоритм: он сопоставляет код полномочия с типом подписываемого документа. Для налоговых действий МЧД создают в официальном сервисе ФНС, который формирует и проверяет доверенность в электронной форме.
Для сотрудника филиала работает передоверие. Руководитель филиала выпускает МЧД на своих работников, если его собственная доверенность от генерального директора это позволяет: право на передоверие должно быть прямо указано в исходной доверенности. Если такого права нет, доверенность на работника филиала выпускает головная организация. Передоверие через нотариуса требуется в остальных случаях, и там всплывает практическая сложность: нотариусу нужны технические средства, которые есть не везде.
Если файл МЧД не прикрепляется к контейнеру подписи вашей сборкой программы, XML отправляется получателю отдельно, одним комплектом с документом и файлами подписи. Формат доверенности уточняется у принимающей стороны: с 1 марта 2025 года налоговые органы прекратили приём доверенностей в формате версии 5.01, а на платформе распределённого реестра ФНС оформляется единый формат 003.
Если вы читаете этот раздел как работодатель и понимаете, что маршрут подписания у вас держится на памяти секретаря, отдельный штатный администратор подписей для этого не нужен: в сервисе Добыто маршрут согласования задаётся один раз и дальше документ сам приходит каждому подписанту по очереди.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Сертификат электронной подписи выпускается на физическое лицо, а полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность. Сотрудник, который подписал документ без действующей МЧД, формально подписал его от себя, а не от организации. Перед сбором нескольких подписей проверьте по каждому подписанту две вещи: срок действия сертификата и наличие доверенности с нужным кодом полномочия.»
Журнал ЭЦП: учёт сертификатов и протокол проверки
Когда подписантов больше двух, устный учёт перестаёт работать. Секретарю нужен журнал, где по каждому сотруднику записаны владелец сертификата, издатель, серийный номер, срок действия и вид носителя. Такой журнал закрывает две задачи: показывает, чей сертификат истекает в ближайший месяц, и позволяет за минуту ответить на вопрос, кто из подписантов сейчас в строю.
Второй документ — протокол проверки подписи. Он фиксирует результат проверки на конкретную дату: сколько подписей на файле, кто подписант, действителен ли сертификат. Протокол пригодится, когда через год документ поднимут из архива, а сертификаты подписантов к тому времени уже истекут: сроки действия ключа подписи и ключа проверки конечны, и проверить подпись после их истечения без дополнительных мер не получится.
Шаблоны для учёта подписей и работы с подписанными файлами
Начните с реестра сертификатов: без него остальные документы придётся заполнять по памяти.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Письмо контрагенту о переподписании (образец) | Скачать |
| Акт о невозможности переподписания (образец) | Скачать |
Кейс из практики: в производственной компании на 900 сотрудников приказы визировали четыре руководителя, а файлы подписи хранились в общей папке без реестра. При выгрузке комплекта за квартал выяснилось, что по части документов подпись одного из подписантов отсутствует: он подписывал в отдельный файл, который потом удалили при чистке папки. После введения реестра сертификатов и протокола проверки на каждый исходящий комплект повторные сборы подписей прекратились.
Ошибки, из-за которых вторая подпись не встаёт
Разбор сбоев обычно короче, чем инструкция, потому что ошибки повторяются.
- Клик по документу вместо файла подписи. При открепленном варианте так создаётся второй независимый контейнер: подписей две, но каждая в своём файле, и проверяющий увидит только ту, которую ему прислали.
- Смена вида подписи между подписантами. Первый подписал открепленно, второй присоединённо: связи между подписями нет.
- Архивирование между подписями. Второй подписант подписывает архив, а не документ, и подпись первого оказывается внутри подписанных данных, а не рядом с ними.
- Переименование файлов при пересылке. Проверка ищет пару по имени, и переименованный документ ломает связь с подписью.
- Просроченный или отозванный сертификат. Документ, подписанный после включения сертификата в список отозванных, проверку не пройдёт.
Внимание: при подозрении на компрометацию ключа участник обязан уведомить удостоверяющий центр и других участников взаимодействия, а сертификат отзывается. Пользоваться копиями ключа после утраты носителя нельзя: нужны новые ключи и новый сертификат.
Во что обходится ошибка
Цена ошибки при сборе нескольких подписей измеряется не переделкой файла. Комплект, у которого недостаёт одной подписи, возвращается на круг: подписантов нужно собрать заново, а если у кого-то из них сертификат уже истёк, добавляется выпуск нового сертификата и оформление доверенности. Для договора, срок которого привязан к дате, это прямой сдвиг сделки.
Отдельный риск — утрата подписи при хранении. Если файл подписи лежит рядом с документом и не привязан к нему системой хранения, любая чистка папки уничтожает доказательство. Восстановить подпись задним числом невозможно: подписантам придётся переподписывать документ, и если один из них недоступен, придётся оформлять акт о невозможности переподписания.
Когда несколько подписей в КАРМА не нужны
Ставить несколько ЭЦП на один файл вручную не имеет смысла в трёх ситуациях. Первая: документ движется внутри системы электронного документооборота, где маршрут согласования уже настроен и подписи собираются автоматически. Вторая: подписанты работают в разных городах и не могут передавать файл по цепочке — тогда проще каждому создать свой файл подписи. Третья: речь о кадровых документах работника, для которых закон задаёт допустимый вид подписи и порядок ознакомления, а ручное подписание файлов в Проводнике не оставляет следа о том, что работник документ получил.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Данные приведены на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности штата и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA относятся к тарифу «Корпорация». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а понизить тариф можно в любое время. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Несколько ЭЦП на одном файле в КАРМА собираются в единый контейнер, если каждый следующий подписант добавляет подпись к тому же объекту, что и предыдущий: к файлу подписи при открепленном варианте или к подписанному документу при присоединённом. Равнозначные подписи ставятся соподписью в любом порядке, подтверждающая подпись строится деревом и не переживает отзыв заверяемой. Всё остальное — подготовка: действующий сертификат, полномочия по МЧД, неизменные имена файлов и архивирование только после последней подписи.
Ручной сбор подписей в Проводнике оправдан, пока подписантов двое и они сидят в одном здании. Когда маршрут длиннее, а документы кадровые, порядок держится уже не на дисциплине секретаря, а на системе: в Добыто маршрут согласования и хранение подписанных комплектов настраиваются один раз, а виды подписи закрепляются за типами документов.
Частые вопросы
Можно ли снять одну из подписей, если подписант ошибся?
Удалить отдельную подпись из контейнера штатными средствами нельзя: подпись фиксирует состояние данных на момент подписания, и любое изменение содержимого делает её недействительной. Рабочий путь — переподписать документ заново всем составом подписантов. Если один из подписантов недоступен, оформляется акт о невозможности переподписания, а второй стороне направляется уведомление.
Обязательно ли всем подписантам работать в одной программе?
Нет. Контейнер CMS создаётся по общему стандарту, поэтому подпись, поставленная в одной программе, добавляется и проверяется в другой, если у обеих сторон установлен совместимый криптопровайдер. Проблемы возникают не из-за разных программ, а из-за разных видов подписи и разных расширений файла, которые ждёт принимающая система.
Что делать, если подписант работает из дома через удалённый рабочий стол?
Токен должен быть физически у подписанта, а не на удалённой машине. Протокол RDP не предусматривает обращение к смарт-карте или токену, подключённому к удалённому компьютеру, поэтому носитель пробрасывается в терминальную сессию, а канал защищается. Без этого криптопровайдер в сессии ключ не увидит.
Нужен ли локальный нормативный акт, если подписи ставятся неквалифицированные?
Для квалифицированной подписи соглашение между участниками не требуется, документ признаётся по закону. Для неквалифицированной и простой подписи нужен комплект документов: соглашение между участниками или присоединение к регламенту оператора информационной системы, где описаны порядок создания и проверки подписи и разбор конфликтных ситуаций.
Сколько действует сертификат и как это влияет на подписанные файлы?
Сроки действия ключа подписи и ключа проверки конечны и указываются в регламенте удостоверяющего центра. Подписывать можно до истечения срока действия ключа подписи. Связка КриптоПро CSP 5.0 с носителем, поддерживающим неизвлекаемый ключ, позволяет удостоверяющему центру задать срок действия ключа подписи до 3 лет, если это допускает его регламент.
Можно ли подписать несколькими подписями сразу папку документов?
Пакетное подписание существует: программа обходит выбранные файлы и на каждый создаёт свою подпись, сохраняя результат в исходный каталог. Но это не то же самое, что несколько подписей на одном файле: в пакетном режиме каждый документ получает по одной подписи текущего подписанта. Для нескольких подписей на каждом документе пакет прогоняется повторно каждым подписантом.
Что отправлять контрагенту письмом: документ, подпись или всё вместе?
Отправляется электронный оригинал: документ и файл подписи, а при наличии доверенности ещё и XML-файл МЧД. Отправка одного PDF со штампом об электронной подписи задачу не решает, потому что штамп не проверяется. Имена файлов при отправке не меняются, а архив собирается после того, как поставлены все подписи.
