Вместе с подписанным электронной подписью файлом передают исходный документ в неизменном виде, файл подписи, машиночитаемую доверенность, если подписал не руководитель, и сопроводительное письмо с перечнем вложений. Состав комплекта задает вид подписи: при присоединенной подписи уходит один файл, внутри которого лежат и документ, и подпись, при открепленной — минимум два файла, сам документ и парный файл с расширением .sig, .p7s или .sgn. Открывать и пересохранять документ после подписания нельзя: любое изменение содержимого ломает проверку, и получатель увидит ошибку вместо подписанта. Если документ подписывал сотрудник сертификатом физического лица, к пакету добавляется XML-файл МЧД.
Разберем состав комплекта для четырех сценариев: односторонний документ, двусторонний договор, подписание по доверенности и передача в архив. Покажем, чем отличаются форматы файла подписи и как понять, что именно прислал контрагент. Отдельно разберем ситуацию, когда файл подписи забыли приложить, и порядок требования о переподписании. Таблица форматов, чек-лист перед отправкой, разбор протокола проверки, образцы памятки получателю и регламента обмена, а также тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Проверьте пару файлов до отправки: загрузите документ и файл подписи и посмотрите, кто и когда подписал и действует ли сертификат.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Состав комплекта: что уходит получателю вместе с подписанным файлом
Пакет собирается не под документ, а под способ проверки. Получателю нужно повторить криптографическую операцию: взять файл, посчитать хеш, сверить его со значением внутри подписи и убедиться, что сертификат подписанта действовал на момент подписания. Все, что для этого требуется, входит в комплект. Все остальное — лишнее.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Что передавать | Что закрывает вопрос получателя |
|---|---|---|
| Присоединенная подпись | Один файл-контейнер, внутри которого лежит документ | Получатель извлекает документ из контейнера и сразу видит подписанта |
| Открепленная подпись | Исходный файл и парный файл подписи с тем же именем | Проверка идет по паре: отдельно ни один из файлов результата не даст |
| Подписал сотрудник сертификатом физического лица | Документ, файл подписи и XML-файл машиночитаемой доверенности | Подтверждение полномочий действовать от имени организации |
| Двусторонний договор, открепленная подпись | Один исходный файл и два файла подписи, по одному от каждой стороны | Обе подписи проверяются против одного и того же документа |
| Двусторонний договор, встроенная подпись PDF | Один PDF, внутри которого обе подписи | Штамп подписи виден при открытии файла |
| Документ уходит в архив или прикладывается к делу | Комплект по своему сценарию, протокол проверки и подпись с меткой времени | Подпись остается проверяемой после истечения срока сертификата |
Сертификат подписанта отдельным файлом не передают: открытый ключ и данные владельца уже лежат внутри контейнера подписи. Носитель ключа тоже остается у подписанта — ни Рутокен, ни JaCarta, ни ESMART Token ГОСТ никуда не отправляются, они нужны только для создания подписи.
Присоединенная и открепленная подпись: сколько файлов увидит контрагент
Присоединенная подпись упаковывает документ внутрь себя. Файл получает расширение подписи, обычным просмотрщиком не открывается, и чтобы прочитать договор, получателю сначала нужно извлечь его из контейнера. Открепленная подпись оставляет документ нетронутым и создает рядом второй файл. Договор открывается привычной программой, но факта подписания в нем не видно.
Разница влияет на то, что вы кладете во вложение письма. Присоединенный вариант дает один файл и не разваливается при пересылке. Открепленный удобнее для длинного хранения и для документов, которые дальше идут в учетные системы, но он требует дисциплины: если получатель сохранит только договор и потеряет файл подписи, подтвердить подписание будет нечем.
Полезно знать: при просмотре документа, подписанного открепленной подписью, у читателя не возникает ощущения, что документ подписан. Поэтому в электронных архивах рядом с оригиналом кладут точную копию со штампом визуализации: целостность исходного файла не нарушается, а подпись становится видна глазом.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Самая частая потеря в бухгалтерии происходит не при подписании, а при сохранении вложений. Человек открывает письмо, скачивает договор, а файл .sig оставляет в почте, потому что он ничего не открывает. Через полгода документ есть, а подтвердить подпись нечем. Заведите правило: пара файлов всегда сохраняется в одну папку и переносится только целиком.»
Форматы файла подписи: sig, p7s, sgn и чем их открыть
Расширение файла подписи выбирает тот, кто подписывал. В параметрах подписания КриптоАРМ ГОСТ доступны пять вариантов — sig, p7s, sgn, sign и bin, а в Инструментах КриптоПро список короче: sig, p7s и sgn. Само расширение не говорит ни о виде подписи, ни о ее квалифицированности: внутри лежит один и тот же контейнер CMS.
| Что пришло | Что это | Что запросить у отправителя |
|---|---|---|
| dogovor.pdf и dogovor.pdf.sig | Документ и открепленная подпись к нему | Ничего, комплект полный |
| akt.p7s без второго файла | Либо присоединенная подпись с документом внутри, либо потерянная половина пары | Исходный документ, если контейнер оказался открепленным |
| schet.sgn | Расширение КриптоАРМ: файл подписан, а не зашифрован | Уточнить вид подписи, если исходника рядом нет |
| Файлы .sign и .bin | Те же контейнеры подписи, выбранные в настройках подписания | Исходный документ при открепленном варианте |
| PDF со штампом подписи на странице | Встроенная подпись формата PAdES | Ничего, подпись внутри файла |
| Архив zip с набором файлов | Обычный способ довезти пару файлов без потерь | Ничего, если внутри лежат и документы, и подписи |
Из таблицы следует практическое правило приемки: расширение подписи можно игнорировать, а вот наличие второго файла проверять обязательно. Для проверки на рабочем месте достаточно КриптоПро CSP с установленными корневыми сертификатами; отдельная программа подписания нужна только тому, кто подписывает.
МЧД: когда документ без доверенности не примут
Сертификаты на сотрудников с указанием организации больше не выпускают. Сотрудник получает квалифицированный сертификат как физическое лицо в аккредитованном удостоверяющем центре, руководитель — в удостоверяющем центре ФНС. Чтобы подпись сотрудника означала действие от имени компании, к документу прикладывается машиночитаемая доверенность, подписанная электронной подписью руководителя.
Данные МЧД — это не скан и не PDF. Изначально доверенность представляет собой XML-файл, который читает не человек, а алгоритм: он автоматически сверяет полномочия и решает, подходит ли доверенность для конкретного документа. В файле указываются доверитель, представитель, срок и коды полномочий из классификатора, размещенного в Единой системе нормативной и справочной информации. Создать доверенность для налоговых действий и проверить готовый XML на соответствие форматам можно в сервисе ФНС создания и проверки доверенности в электронной форме.
Факт: МЧД можно скачать в PDF, и выглядеть она будет как обычная доверенность. Юридически работает только XML-файл: без компьютера и программы проверки такая доверенность неприменима, поэтому в комплект вкладывают именно XML.
Организация может добавить свои полномочия в классификатор: перечень направляется в Минцифры, там его рассматривают в течение 10 дней и при положительном решении в течение трех рабочих дней присваивают коды. Пока классификатор наполняется, часть полномочий вписывается текстом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверяйте не факт наличия доверенности, а сходимость трех вещей: ФИО в сертификате подписанта, ФИО представителя в МЧД и полномочие под тот документ, который вам прислали. Доверенность на сдачу отчетности не закрывает подписание акта выполненных работ. Если полномочие сформулировано не кодом, а текстом, читайте текст целиком, а не заголовок.»
Образцы памяток и регламентов для обмена подписанными файлами
Комплект собран под передачу документов между сторонами: начните с памятки получателю, если вопросы возникают у принимающей стороны.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Памятка получателю: два файла | Скачать |
| Памятка бухгалтерии: файл SGN от контрагента | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Письмо контрагенту о переподписании (образец) | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Как собрать и отправить комплект без потерь
Сопроводительное письмо решает задачу, которую не решает ни один файл: оно фиксирует состав вложения. Получатель сверяет перечень с тем, что скачалось, и сразу видит недостачу. В письме указывают название документа, имя файла подписи, вид подписи, ФИО подписанта и реквизиты МЧД, если подписывал сотрудник.
Как отправить подписанный документ контрагенту: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте финальную версию документа. После подписания править, пересохранять и конвертировать файл нельзя: подпись перестанет сходиться.
- Шаг 2. Выберите вид подписи под сценарий. Присоединенная — когда важно не потерять связку при пересылке, открепленная — когда документ дальше загружается в учетную систему или архив.
- Шаг 3. Подпишите файл и не переименовывайте его после подписания. Имя подписи должно повторять имя документа и заканчиваться расширением подписи.
- Шаг 4. Соберите вложение целиком: документ, файл подписи, XML-файл МЧД при подписании сотрудником. Упакуйте в один архив, чтобы почтовый клиент не отбросил незнакомое расширение.
- Шаг 5. Приложите сопроводительное письмо с перечнем файлов и данными подписанта. Отправляйте архив и письмо одним отправлением.
- Шаг 6. Проверьте свою же отправку до того, как ее проверит контрагент: прогоните пару файлов через сервис проверки и убедитесь, что подпись читается, а сертификат действует.
Чек-лист перед отправкой
Проверка занимает пару минут и снимает большую часть возвратов:
- Документ не открывался и не пересохранялся после подписания.
- Имя файла подписи совпадает с именем документа.
- Для открепленной подписи в архиве лежат оба файла.
- Срок действия сертификата подписанта не истек на дату подписания.
- Для подписи сотрудником приложен XML-файл МЧД, а полномочие в нем соответствует документу.
- В сопроводительном письме перечислены все вложения.
Лайфхак: КриптоАРМ ГОСТ 3 умеет подписывать с МЧД и складывать подписанные данные и файлы доверенности в единый архив. Получателю приходит один объект, и потерять часть комплекта уже невозможно.
В практике Добыто регламент обмена закрывает больше проблем, чем инструкции по программам: стороны один раз договариваются о виде подписи, расширении файла, канале передачи и составе сопроводительного письма, и дальше приемка идет без переписки. Мы закладываем такой регламент в приложение к договору вместе с образцом письма.
Протокол проверки подписи: зачем его прикладывать
Протокол проверки фиксирует результат на конкретную дату: статус подписи, ФИО и серийный номер сертификата подписанта, издателя, алгоритмы ГОСТ Р 34.10-2012 и 34.11-2012, время подписания. Сама подпись остается в файле, а протокол становится читаемым доказательством для тех, кто криптографию не проверяет: руководителя, аудитора, суда.
Проверить подпись и получить результат можно на портале государственных услуг: сервис подтверждения подлинности электронной подписи принимает и присоединенный контейнер, и пару из документа и файла подписи. В сервисе Добыто протокол формируется автоматически и скачивается отдельным файлом, поэтому в бухгалтерии он подшивается к документу в момент приемки, а не восстанавливается через год.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Протокол проверки стоит делать в момент приемки документа, а не тогда, когда он понадобился. Через два года сертификат подписанта уже не действует, удостоверяющий центр мог прекратить работу, и восстанавливать картину будет сложнее. Один сохраненный PDF на этапе приемки закрывает вопрос навсегда.»
Что добавить, если документ уходит в архив или в спор
Срок действия сертификата короче срока хранения документа. Кадровые и финансовые документы хранятся годами, а сертификат подписанта истекает. Чтобы подпись оставалась проверяемой, в нее добавляют доказательства подлинности: штамп времени от службы TSP, ответ службы OCSP о статусе сертификата на момент подписания и архивную метку, которая заверяет предыдущие две.
Хранение регулируется 125-ФЗ об архивном деле: статья 13 дает организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. Требования к системам хранения электронных документов описаны в приказе Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к СЭД и системам хранения, а стратегия долговременной сохранности — в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому порядок хранения организация закрепляет своим локальным нормативным актом.
Для архива в комплект добавляют три вещи: подпись с меткой времени, протокол проверки на дату приемки и запись в журнале учета выданных сертификатов и токенов, по которой видно, кому принадлежал ключ. Журнал ЭЦП решает вопрос идентификации подписанта тогда, когда сертификат уже недоступен.
Ошибки при передаче и во что обходится неполный комплект
Забыли приложить файл подписи — у получателя остается обычный файл без каких-либо признаков подписания. Восстановить подпись из документа невозможно: она не хранится внутри и не вычисляется заново. Исправление идет только через отправителя: он либо повторно присылает сохраненный файл подписи, либо подписывает документ заново. Второй вариант меняет дату подписания, и в договорных отношениях это иногда критично.
Вторая частая ошибка — пересохранение документа получателем. Бухгалтер открывает присланный PDF, добавляет комментарий или печатает через виртуальный принтер и сохраняет поверх. Файл изменился, хеш не сходится, проверка возвращает ошибку неверного значения хеша. Документ при этом выглядит нормально, и причину ищут в подписи, а не в собственном действии.
Третья — подписание сотрудником без МЧД. Подпись математически верна, сертификат действителен, но подписант не подтвердил полномочия действовать от имени организации. Требование о переподписании оформляется письмом с указанием документа, причины и срока; образец такого письма есть в блоке выше.
Цена неполного комплекта
Прямые потери считаются не стоимостью подписи, а стоимостью повторного цикла. Возврат документа на переподписание означает повторное согласование, повторную подпись обеих сторон и сдвиг даты, от которой считаются сроки оплаты и обязательства. Для архивных документов цена ошибки отложенная: подпись без метки времени перестает проверяться после истечения сертификата, и восстановить доказательство подписания задним числом уже нельзя, а срок хранения при этом продолжает идти.
Когда полный комплект не нужен
Внутренние кадровые документы в системе КЭДО передавать в виде пары файлов не требуется: подписание, хранение и проверка идут внутри системы, работник видит статус документа в личном кабинете, а выгрузка формируется по запросу. Документы, подписанные простой электронной подписью в рамках соглашения сторон, отдельного файла подписи не образуют вовсе. Не нужен комплект и там, где стороны работают через оператора ЭДО: оператор сам хранит подписи и выдает подтверждение. Пара файлов появляется в тех случаях, когда документ выходит за периметр системы и едет получателю почтой или файлом.
Внутри компании обмен подписанными файлами через почту заменяется маршрутом согласования. В Добыто кадровый документ подписывается из браузера, а статус подписания виден отправителю без переписки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перед тем как разбираться с подписью, проверьте, тот ли файл вы проверяете. В половине обращений документ после получения открывали и пересохраняли, а ошибка хеша выглядит одинаково и при подмене файла, и при безобидном сохранении. Возьмите оригинал из письма, положите рядом с файлом подписи и проверьте заново.»
Стоимость подключения КЭДО и подписания документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учетной системой, электронного архива и уровня поддержки.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Электронный архив и кастомные шаблоны документов доступны с тарифа «Бизнес», там же открывается работа с УКЭП. Полный состав функций по каждому уровню и условия перехода между ними собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Комплект передачи собирается под способ проверки, а не под тип документа. Присоединенная подпись едет одним файлом, открепленная — парой из документа и файла подписи с расширением sig, p7s или sgn, подпись сотрудника дополняется XML-файлом машиночитаемой доверенности, а сопроводительное письмо фиксирует состав вложения. Для архива к этому добавляются метка времени и протокол проверки на дату приемки: сертификат истекает раньше, чем заканчивается срок хранения документа.
Разбирать состав пакета вручную приходится там, где документы ходят файлами. В сервисе КЭДО Добыто подписание, хранение и проверка идут в одном контуре: подпись создается из браузера, протокол проверки формируется автоматически, а выгрузка комплекта готовится по запросу проверяющего.
Частые вопросы
Нужно ли передавать сертификат подписанта отдельным файлом?
Не нужно. Сертификат подписанта с открытым ключом, серийным номером, данными владельца и цепочкой доверия уже включен в контейнер подписи формата CMS. Отдельный файл сертификата запрашивают только в редких случаях, например при настройке шифрования в адрес конкретного получателя: чтобы отправить зашифрованный файл, нужен сертификат получателя, а не подписанта.
Руководитель филиала подписывает документы: нужна ли отдельная МЧД?
Филиал не является отдельным юридическим лицом, поэтому сертификат в удостоверяющем центре ФНС получает руководитель головной организации. Руководитель филиала подписывает документы своим сертификатом физического лица, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью от имени юридического лица. В XML указываются доверитель, представитель, срок и коды полномочий; если нужного кода в классификаторе нет, полномочие описывается текстом.
Контрагент прислал документ без файла подписи. Что делать?
Сначала определите, что именно пришло: файл с расширением p7s или sgn может оказаться присоединенной подписью, внутри которой лежит сам документ. Если это открепленный контейнер, запросите у отправителя парный файл; если подпись не сохранилась у него, оформляется письмо о переподписании с указанием документа и срока. Восстановить подпись на своей стороне невозможно.
Можно ли отправлять подписанные файлы обычной электронной почтой?
Можно, ограничений на канал передачи нет. Практическая сложность в том, что почтовые сервисы и мессенджеры иногда блокируют вложения с незнакомыми расширениями или сжимают изображения внутри документа. Поэтому пару файлов упаковывают в архив zip: в архиве содержимое не меняется, и проверка после распаковки проходит.
На рабочем месте установлен только КриптоПро CSP. Этого хватит для проверки?
Для проверки подписи хватит: нужны сам криптопровайдер и установленные корневые сертификаты удостоверяющих центров, иначе цепочка доверия не выстроится и проверка вернет статус недействительной подписи при математически верной подписи. Для создания подписи потребуется программа подписания или веб-сервис. Расширение файла подписи выбирается в настройках той программы, которой подписывают.
Нужно ли распечатывать подписанный документ для бухгалтерии?
Распечатка не заменяет электронный оригинал и подписью не является. Если бумажная копия нужна для внутреннего согласования, формируют точную копию документа со штампом визуализации подписи: исходный файл при этом не меняется, а на копии видно, кто и когда подписал. Юридически значимым остается электронный комплект.
Сколько хранить файл подписи после того, как документ проведен в учете?
Столько же, сколько сам документ: файл подписи неотделим от него по смыслу и отдельного срока хранения не имеет. Сроки берутся из перечней с указанием сроков хранения и отраслевых перечней регуляторов. Для документов с длительными сроками подпись доводят до усовершенствованного формата с меткой времени, иначе через несколько лет проверить ее будет нечем.
