После подписания документа ЭЦП остаются два файла, если использована открепленная подпись: сам документ и отдельный контейнер с подписью, обычно с расширением .sig или .p7s. Отправлять нужно оба и строго в паре: файл подписи без документа не проверяется, документ без подписи юридически пуст. Исходный документ при этом нельзя переименовывать содержимым, пересохранять и конвертировать: подпись считается от хеша конкретного набора байтов, и любое изменение ломает проверку. Главное различие, которое определяет ваши действия: открепленная подпись лежит рядом с документом отдельным файлом, присоединённая упакована внутрь одного контейнера, и тогда получателю уходит ровно один файл.
Разберём, как за минуту определить свой случай по расширению и размеру файла, что именно требуют контрагент, госорган, банк и суд, и почему буква в расширении .sig или .p7s меняет только имя файла. Покажем, какие действия приводят к статусу «подпись недействительна» на стороне получателя и как проверить пару файлов до отправки, а не после. Сценарная таблица по получателям, порядок отправки письма, образцы протокола проверки и регламента обмена, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Загрузите файл подписи в чекер: он покажет, открепленная у вас подпись или присоединённая, кто подписант, действует ли сертификат и на какую дату проставлено время подписания.
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимНет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Что за два файла остаются после подписания и какой из них документ
Открепленная подпись физически не касается документа. Программа подписания считает хеш исходного файла, шифрует его закрытым ключом и складывает результат в отдельный контейнер формата CMS, он же PKCS#7. Внутри контейнера лежат версия, алгоритм хэширования по ГОСТ, сертификат подписанта X.509 с цепочкой доверия, список отозванных сертификатов, значение подписи и заявленное время подписания. У усовершенствованных форматов туда же попадает штамп времени TSP. Документ остаётся тем же файлом, каким был до подписания: откройте его — и никакой отметки о подписи вы не увидите.
Отсюда типичная сцена: в папке договор.pdf на 340 КБ и договор.pdf.sig на 6 КБ. Маленький файл — не «уменьшенная копия договора», а его криптографический слепок с сертификатом. Вопрос «какой из двух отправлять» на практике решается так: оба, одним письмом, без переименования.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Разложим по полкам, что именно может оказаться в вашей папке после подписания и что с каждым файлом делать.
| Файл | Что внутри | Что делать при отправке |
|---|---|---|
| договор.pdf | исходный документ, сведений о подписании внутри нет | отправить как есть, не пересохранять и не конвертировать |
| договор.pdf.sig или договор.pdf.p7s | контейнер CMS: значение подписи, сертификат подписанта с цепочкой доверия, список отозванных сертификатов, заявленное время, у усовершенствованной подписи — штамп времени | отправить вместе с документом, вложением, не переименовывая |
| договор.sig без парного файла | присоединённая подпись: документ упакован внутрь контейнера вместе с подписью | отправить один файл, исходный документ отдельно не нужен |
| договор_подписанный.pdf | встроенная подпись стандарта PAdES внутри PDF, часто с графическим штампом | отправить один файл, он проверяется автономно |
| doverennost.xml | машиночитаемая доверенность с кодами полномочий | приложить к комплекту, если подписал не руководитель |
Из таблицы следует практический критерий: количество отправляемых файлов задаёт не документ, а формат подписи, выбранный при подписании. Если файлов два, ни один из них не «черновик» и не «служебный».
Факт: графический штамп с надписью «Документ подписан электронной подписью» — это визуализация для человека, а не сама подпись. Юридической силы штамп не несёт: суд и проверяющие запрашивают исходный документ и файлы подписи, а штамп ставится на копию документа, чтобы подписание было видно при просмотре и печати.
Присоединённая или открепленная: как за минуту понять, что у вас на руках
Три признака различают форматы без специальных программ. Первый: количество файлов с одинаковым именем и датой изменения. Второй: размер. Контейнер откреплённой подписи весит единицы килобайт независимо от того, подписан договор на 2 страницы или на 200. Присоединённая подпись всегда тяжелее исходного документа, потому что документ лежит внутри неё. Третий: поведение при двойном щелчке. Исходный PDF откроется обычной программой, контейнер подписи — нет.
У каждого формата своя цена удобства. Присоединённая подпись едет одним файлом, потерять половину комплекта невозможно, но получатель не откроет документ без средства извлечения. Открепленная подпись оставляет документ читаемым для всех, но требует дисциплины при пересылке.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Присоединённая подпись удобна тем, что комплект нельзя разорвать: всё едет одной посылкой. Расплата в том, что без специальной программы получатель не увидит первичный документ, а у PDF для этого нужен отдельный плагин. Если вы не знаете, чем располагает адресат, выбирайте открепленную подпись и отправляйте пару файлов — так документ прочитают в любом случае.»
Второй подписант меняет картину. При откреплённой подписи каждая сторона формирует свой контейнер, и после двустороннего подписания в комплекте оказывается три файла: один документ и две подписи. При присоединённой подписи вторая подпись накладывается поверх уже сформированного контейнера, и файл остаётся один.
Что отправлять адресату: разбор по сценариям
Универсального ответа «отправляйте всё» недостаточно, потому что приёмные системы разных получателей устроены по-разному. Портал Госуслуг, например, проверяет отсоединённую подпись в формате PKCS#7 либо отсоединённую подпись по значению хеш-функции, и загрузить туда нужно именно два объекта. Суд, наоборот, оперирует не форматом, а доказательством: ему нужен первичный документ в том виде, в каком он передавался на подписание, и файлы подписи к нему.
| Кому отправляете | Что уходит | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Контрагенту по договору | документ и все файлы подписей сторон, при подписании по доверенности — XML-файл МЧД | неизменность исходного файла и совпадение имён | расширение файла подписи |
| В государственную информационную систему или на портал | документ и отсоединённая подпись в формате PKCS#7 | формат, который принимает конкретная форма загрузки | визуализация штампа |
| В суд как доказательство | первичный документ, файлы подписи, при наличии — штамп времени и подтверждение статуса сертификата | подтверждение момента подписания и действительности сертификата на этот момент | бумажная распечатка со штампом |
| Во внутренний электронный архив | документ, подпись усовершенствованного формата со штампом времени и архивной меткой | возможность проверить подпись после истечения срока сертификата | формат хранения имени файла |
| Работнику по кадровому документу | выгрузка из системы КЭДО: документ вместе с файлами подписи | полнота выгрузки, а не наличие штампа на копии | формат передачи файла работнику |
Строка про суд отличается от остальных принципиально: там проверяют не только подпись, но и то, что на подписание передавался именно этот документ и что он не был подменён в момент передачи.
Важный нюанс из практики: в известном трудовом споре работник заявил, что соглашение об увольнении подписывал не он, хотя усиленная неквалифицированная подпись была выпущена на токен и хранилась в сейфе работодателя. Суд разбирал не только саму подпись, но и локальные акты о порядке электронного документооборота, действительность сертификата на момент подписания и факт передачи именно этого документа. Увольнение признали незаконным, с работодателя взыскали компенсацию. Комплект файлов подписи без подтверждения момента подписания спор не выиграл.
Расширения sig, p7s, sgn и bin: влияет ли буква на юридическую силу
Расширение файла подписи задаётся настройкой программы, а не законом. В параметрах Инструментов КриптоПро расширение подписанного файла выбирается из списка p7s, sig, sgn, в КриптоАРМ ГОСТ вариантов пять: sig, p7s, sgn, sign и bin. Внутри всех этих файлов один и тот же контейнер CMS с профилем CAdES. Переименование .sgn в .sig содержимое не меняет и подпись не портит: меняется только то, как файл распознают приёмная система и почтовый клиент.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Практическая сторона вопроса начинается там, где приёмная форма контрагента жёстко ждёт .sig, а ваша программа по умолчанию отдаёт .p7s. Тогда либо меняется настройка перед подписанием, либо файлы переименовываются пакетно. Отдельная ловушка — Windows по умолчанию скрывает известные расширения, и файл, который в проводнике выглядит как «договор.pdf», на диске может быть «договор.pdf.sig». Включите отображение расширений до того, как соберёте письмо.
Лайфхак: проверка электронной подписи в КриптоАРМ ГОСТ работает без установки лицензии. Если вам прислали пару файлов и надо только убедиться, что подпись действительна, покупать лицензию для этого не нужно.
Как отправить подписанный документ по электронной почте
Письмо с ЭЦП разваливается по одним и тем же причинам: отправили только подпись, приложили пересохранённый документ, переименовали файл «чтобы было понятнее». Порядок ниже закрывает эти сценарии.
Как отправить документ с открепленной подписью: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Включите отображение расширений файлов в проводнике и убедитесь, что в папке лежат оба файла: документ и контейнер подписи с тем же базовым именем.
- Шаг 2. Проверьте пару до отправки: загрузите документ и файл подписи в сервис проверки и убедитесь, что подпись действительна, сертификат не отозван, а подписант тот, кто нужен.
- Шаг 3. Не открывайте документ в редакторе и не пересохраняйте его. Если файл был открыт и сохранён заново, подпись к нему больше не подойдёт, и потребуется переподписание.
- Шаг 4. Приложите к письму оба файла вложениями. Если подписант действовал по доверенности, добавьте третьим вложением XML-файл машиночитаемой доверенности.
- Шаг 5. В теме и теле письма укажите название документа, вид подписи и количество вложений. Получателю это экономит обратный запрос, а вам даёт след в переписке.
- Шаг 6. Если документ содержит персональные данные или коммерческую тайну, зашифруйте вложения открытым ключом получателя перед отправкой по незащищённому каналу.
- Шаг 7. Зафиксируйте отправку в журнале учёта: дата, документ, подписант, серийный номер сертификата, кому ушло. Через полгода это единственный способ быстро найти нужный комплект.
Седьмой шаг обычно пропускают, а он и решает вопрос «кто и когда это подписывал», когда сертификат уже переоформлен, а сотрудник сменил должность.
Образцы документов для обмена подписанными файлами
Комплект собран под задачу пересылки и проверки подписи, начинать удобнее с протокола проверки: он фиксирует результат до того, как документ уйдёт адресату.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Письмо контрагенту о переподписании (образец) | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников (журнал учёта ЭП) | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Ошибки при отправке и во что они обходятся
Отправлен только файл подписи. Получатель видит вложение на 6 КБ, которое ничем не открывается, и пишет обратно. Цена ошибки — день переписки, а в сделке с крайним сроком и больше.
Документ пересохранён перед отправкой. Секретарь открыл PDF, добавил номер исходящего, сохранил. Байты изменились, хеш не сходится, проверка выдаёт ошибку неправильного значения хеша: сообщение содержит неверную подпись. Исправить редактированием нельзя, документ придётся переподписать, а если подписант в отпуске или уволился — оформлять письмо контрагенту о переподписании либо акт о невозможности переподписания.
Пара файлов разложена по двум письмам или по разным папкам архива. Формально всё отправлено, фактически получатель проверяет не то и не с тем. Такие расхождения всплывают позже всего: в момент, когда документ понадобился для спора.
Отправлена бумажная распечатка со штампом вместо файлов. Штамп не проверяется криптографически, и для доказательства он бесполезен. Если контрагенту нужна читаемая копия с отметкой о подписании, визуализация делается отдельным файлом-копией, а оригинал документа и файл подписи уходят вместе с ней.
Внимание: сертификат подписи можно отозвать досрочно, до окончания срока действия. Поэтому проверка «сертификат ещё не истёк» недостаточна: приёмная система сверяет статус сертификата по списку отозванных сертификатов и ответу службы проверки статусов на момент подписания.
Как проверить пару файлов до отправки
Проверка занимает минуту и снимает почти все споры о том, что отправлять. Бесплатный вариант для разовой задачи — сервис подтверждения подлинности электронной подписи на портале Госуслуг: там загружаются документ и отсоединённая подпись в формате PKCS#7, а результат показывает владельца сертификата и статус проверки. Для потока документов такой ручной путь не годится, и организации ставят собственный сервис проверки, который отрабатывает пакеты файлов и формирует протокол в виде PDF.
Результат проверки стоит сохранять, а не просто просматривать. Протокол фиксирует подписанта, серийный номер сертификата, издателя, алгоритм и статус на дату проверки. В практике Добыто мы выносим проверку комплекта в отдельный шаг регламента обмена: пара файлов проверяется до отправки, протокол складывается в дело вместе с документом. Это дешевле, чем выяснять через месяц, почему у контрагента подпись не сходится.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спор идут не штампики, а файлы. Суд запрашивает первичный документ в том виде, в каком он передавался на подписание, и файлы подписи к нему. Поэтому храните комплект целиком и не заменяйте его распечаткой с отметкой о подписании: отметка удобна для чтения, но проверить по ней ничего нельзя.»
Сертификат живёт ограниченный срок, а кадровые и финансовые документы хранятся годами. Чтобы подпись проверялась и после истечения сертификата, в контейнер добавляют доказательства подлинности: штамп времени от доверенной службы, ответ службы проверки статусов сертификата и архивную метку, которая заверяет обе предыдущие. Такие форматы называют усовершенствованными, и для электронного архива они обязательны по смыслу задачи: без них через три года никто не докажет, когда именно был подписан документ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если документ ложится в архив на годы, обычной подписи мало. Добавьте штамп времени и подтверждение статуса сертификата на момент подписания, а для долгого хранения — архивную метку. Проверьте по своей номенклатуре, какие дела хранятся дольше срока действия сертификата: именно их и нужно подписывать усовершенствованным форматом.»
МЧД: третий файл в комплекте
Если документ подписал не руководитель и не индивидуальный предприниматель, к комплекту добавляется машиночитаемая доверенность. Это XML-файл, подписанный электронной подписью руководителя. Выглядеть она может как обычная доверенность, если выгрузить её в PDF, но проверяют её алгоритмы: в доверенности указаны данные доверителя и уполномоченного лица, срок и коды полномочий из классификатора, размещённого в Единой системе нормативной и справочной информации.
Отсюда два правила пересылки. Первое: МЧД отправляется вместе с документом и подписью, иначе принимающая сторона не подтвердит полномочия подписанта. Второе: проверять документ нужно той подписью, которой подписана сама доверенность, иначе связка «этот сотрудник — эти полномочия» не выстраивается. Часть программ подписания умеет прикреплять МЧД к сертификату и отдавать единый архив, где подписанные файлы и файл доверенности лежат вместе.
Обособленные подразделения и филиалы отдельного статуса здесь не получают: доверенность выдаётся от имени юридического лица его руководителем, а сотрудник филиала подписывает документы своей подписью физического лица с приложением МЧД. Передоверие оформляется у нотариуса: он проверяет паспортные данные нового уполномоченного лица и актуальную выписку из ЕГРЮЛ, подписывает новую доверенность своей квалифицированной подписью и выгружает её в информационную систему.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Машиночитаемая доверенность рассчитана на машинную проверку, а не на человеческий взгляд: алгоритм читает коды полномочий и решает, вправе ли этот сотрудник подписывать этот документ. Проверьте, есть ли ваши полномочия в классификаторе. Если их там нет, компания вправе направить свой перечень в Минцифры: заявление рассматривают 10 дней, и при положительном решении коды присваивают в течение трёх рабочих дней.»
Когда пара файлов не нужна вовсе
Вопрос «какой файл отправлять» возникает только при обмене файлами вручную. Внутри системы кадрового электронного документооборота его нет: документ, маршрут согласования, подписи участников и статусы хранятся в одном месте, а сотрудник нажимает «Подписать» в карточке документа. В Добыто КЭДО подписанный документ уходит во вкладку «Архив», откуда его можно просмотреть и скачать в любой момент, а маршрут показывает, кто и на каком шаге поставил подпись.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что ваши кадровики каждый месяц пересылают друг другу пары файлов почтой, отдельная программа подписания для этого не нужна: обмен внутри компании закрывается системой КЭДО, а руками остаются только внешние адресаты.
Есть и обратная граница. Присоединённая подпись не подходит, если получатель заведомо не располагает средством извлечения документа: он получит файл, который нечем открыть. Встроенная подпись PAdES не подходит там, где приёмная форма ждёт отсоединённую подпись PKCS#7 отдельным файлом. А открепленная подпись плохо переживает ручную пересылку через несколько рук: чем больше пересылок, тем выше шанс, что половина комплекта потеряется.
Полезно знать: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные. Организация вправе самостоятельно создавать архив и хранить документы по статье 13 закона 125-ФЗ «Об архивном деле», а стратегию долговременной сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Стоимость перехода на КЭДО и тарифы
Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: видов подписи, шаблонов, интеграции с 1С и электронного архива. Данные ниже приведены по действующим тарифам сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду оплаченного года.
Выводы
Два файла после подписания — это признак откреплённой подписи, и уезжают они только вместе: документ несёт содержание, контейнер несёт подпись, сертификат и время. Присоединённая подпись и встроенная подпись PAdES дают один файл, и тогда отправляется он один. Расширение .sig, .p7s или .sgn на юридическую силу не влияет, а вот пересохранение документа перед отправкой её убивает. Для документов, которые хранятся дольше срока действия сертификата, нужен усовершенствованный формат со штампом времени.
Ручная пересылка пар файлов уместна для внешних адресатов, а внутренний кадровый обмен закрывается системой КЭДО, где документ, маршрут и подписи лежат вместе. В Добыто мы подключаем такой обмен вместе с электронным архивом, из которого подписанный комплект выгружается целиком, а не по одному файлу.
Частые вопросы
Файл подписи случайно удалён, документ остался. Можно ли восстановить подпись?
Нет. Контейнер подписи не восстанавливается из документа: он содержит значение, вычисленное закрытым ключом, доступа к которому нет ни у кого, кроме владельца. Документ подписывается заново тем же лицом. Если подписант недоступен, стороны оформляют письмо контрагенту о переподписании, а при невозможности — акт о невозможности переподписания, который фиксирует обстоятельства для дальнейшей работы с документом.
Можно ли отправить документ и подпись одним ZIP-архивом?
Да, если получатель принимает архивы. Сервисы проверки подписи умеют разбирать zip-архив с подписанными файлами внутри и обрабатывать их так же, как отдельно загруженную пару. Проблема возникает с почтовыми фильтрами и с приёмными формами государственных порталов, где загрузка идёт строго по полям «документ» и «подпись». Для таких адресатов файлы прикладываются по отдельности.
Получатель пишет «подпись недействительна», хотя срок сертификата не истёк. В чём причина?
Три частые причины. Сертификат отозван досрочно, и проверка это видит по списку отозванных сертификатов. Документ был изменён после подписания, тогда проверка выдаёт ошибку значения хеша. Либо у получателя разорвана цепочка доверия: у усиленной неквалифицированной подписи корневые сертификаты не устанавливаются автоматически, их нужно установить вручную и подтвердить доверие.
Нужно ли прикладывать сертификат подписанта отдельным файлом?
Как правило нет: сертификат подписанта вместе с цепочкой доверия уже лежит внутри контейнера подписи, оттуда его и читает проверяющая программа. Отдельно передавать приходится корневые сертификаты в случаях с неквалифицированной подписью, когда система получателя не доверяет выпустившему центру по умолчанию.
Сотрудник, подписавший документ, уволился. Что происходит с ранее подписанными документами?
Подписи остаются действительными: увольнение не отменяет ранее совершённое подписание. Сам сертификат отзывается заявлением в тот удостоверяющий центр, который его выдал, а не приказом по организации, и это в интересах самого владельца подписи. Проверить подпись после отзыва или окончания срока сертификата получится, если при подписании были добавлены штамп времени и подтверждение статуса сертификата.
У получателя нет российской криптографии. Как ему передать подписанный документ?
Проверить подпись без средства с поддержкой ГОСТ он не сможет. Рабочий вариант: отправить оригинальную пару файлов для юридических целей и дополнительно приложить копию документа с визуализацией подписи для чтения и печати. Копия при этом делается отдельным файлом, целостность исходного документа не трогается.
Что записывать в журнал учёта электронных подписей?
Минимальный набор: владелец сертификата, удостоверяющий центр, серийный номер, срок действия, тип носителя и отметка об отзыве. Такой реестр закрывает две задачи: показывает, у кого истекает сертификат, и позволяет за минуту сопоставить подпись на присланном документе с конкретным сотрудником, не открывая каждый контейнер вручную.
