Варианты должностной инструкции для одной должности оформляют, когда у работников с одинаковым наименованием в штатном расписании фактически разная работа: Роструд в письме от 12.11.2024 № ПГ/22061-6-1 указал, что обязанности по одноимённым должностям могут различаться в части конкретной работы, поручаемой работнику. ТК РФ не обязывает иметь инструкцию на каждого, но трудовую функцию согласуют в трудовом договоре по статье 57, а с инструкцией знакомят под подпись до подписания договора по статье 68. Если различается участок при общем наборе обязанностей, хватает одной инструкции с приложениями; если различается сам набор обязанностей, нужна отдельная редакция или отдельное наименование должности. Исполняющему обязанности директора новая инструкция не нужна: достаточно письменного согласия и доплаты по статьям 60.2 и 151 ТК РФ.
Материал помогает выбрать один из пяти способов оформления и проверить, не меняет ли новая редакция трудовую функцию, для чего по статье 72.1 ТК РФ нужно письменное согласие работника. Отдельно разобраны директор, ИО директора, филиал и школа с опорой на ЕКС и профстандарт «Педагог», а также формулировки приказа о выговоре, которые суд не принял. Порядок ввода новой редакции, электронное ознакомление в КЭДО, стоимость сервиса и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда одной должностной инструкции на должность недостаточно
Статьи 57 и 68 ТК РФ требуют двух вещей: согласовать трудовую функцию в трудовом договоре и до его подписания ознакомить работника с локальными актами, непосредственно связанными с работой. Общей обязанности составлять отдельную должностную инструкцию на каждого работника в Кодексе нет. Ещё в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 Роструд допустил два статуса инструкции: приложение к трудовому договору или самостоятельный документ, который утверждает работодатель, и рекомендовал разрабатывать её по каждой должности.
Ту же позицию инспекция повторяет в разъяснениях Государственной инспекции труда для кадровых работников: инструкция может быть приложением к договору или отдельным документом, а если у работников с одноимёнными должностями фактически разные обязанности, допустимы разные инструкции. Документ удобно сохранить и приложить к внутреннему обоснованию, когда руководитель спрашивает, зачем трём менеджерам три инструкции.
Отдельная редакция нужна не тогда, когда отличается нагрузка, а когда отличается состав работы. Признаки, по которым это видно на практике:
- у работников с одним наименованием должности разные перечни функций: один ведёт кадровое делопроизводство, другой только табельный учёт;
- к части работников предъявляются квалификационные требования, установленные законом или иным нормативным актом, и тогда по статье 195.3 ТК РФ требования профстандарта для них обязательны;
- у части работников есть полномочия, которых нет у остальных: подписание документов, руководство группой, материальная ответственность;
- работник трудится в филиале или ином обособленном подразделении в другой местности, и это место работы указано в его трудовом договоре.
Если же различаются только объём, клиенты, график или участок при одинаковом наборе обязанностей, вторая редакция избыточна: разница закрывается приложением к инструкции или поручениями руководителя в рамках трудовой функции. Проверка до выбора варианта: выпишите фактические обязанности каждого работника на этой должности и сравните перечни построчно. Если расходятся отдельные задачи внутри одной функции, достаточно одной инструкции с приложениями; если у работников разные функции, нужна отдельная редакция.
Образцы должностной инструкции и документов для утверждения редакций
Начните с инструкции специалиста по кадровому делопроизводству: на её структуре удобно показать, какие разделы остаются общими, а какие уходят в отдельную редакцию.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
Пять способов оформить разные обязанности по одной должности
Способ выбирают по двум вопросам: насколько различается работа и как часто она будет меняться. Чем жёстче обязанности привязаны к трудовому договору, тем больше документов придётся оформлять при каждом уточнении задач.
| Способ | Когда подходит | Как вводится | Ограничение |
|---|---|---|---|
| 1. Одна инструкция на должность | Обязанности у всех работников на должности совпадают | Приказ об утверждении, ознакомление под подпись по статьям 22 и 68 ТК РФ | Фактические различия в работе не отражены, в споре читается общая формулировка |
| 2. Одна инструкция с приложениями по участкам | Набор обязанностей общий, различаются участок, направление, объекты | Приложение утверждается так же, как инструкция; работник знакомится с инструкцией и своим приложением | Приложение не расширяет трудовую функцию, согласованную в договоре |
| 3. Отдельные редакции для одноимённой должности | Состав работы разный, наименование одно (письмо Роструда от 12.11.2024 № ПГ/22061-6-1) | Каждая редакция — отдельный документ; в договоре или листе ознакомления указана конкретная редакция | Нужен учёт, кто из работников по какой редакции работает |
| 4. Разные наименования должностей в штатном расписании | Различаются квалификация, уровень, полномочия | Приказ об изменении штатного расписания, дополнительные соглашения к трудовым договорам | Для действующего работника смена трудовой функции — перевод с письменного согласия по статье 72.1 ТК РФ |
| 5. Обязанности в трудовом договоре или приложении к нему | Единственный в штате работник с нетиповой работой | Подписание договора или приложения обеими сторонами | Любое изменение — только дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ |
Для большинства работодателей рабочая пара — способы 2 и 3: пока трудовая функция остаётся прежней, уточнение задач не требует допсоглашения с каждым работником. Способ 5 оправдан для единственного специалиста с нетиповой работой, способ 4 — когда различие касается уровня квалификации, а не участка.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В Добыто редакции разводят через шаблоны: на тарифе «Бизнес» доступны кастомные шаблоны, и под каждую редакцию инструкции создаётся свой, чтобы работник получал на ознакомление ту версию, которая указана в его договоре.
Когда отдельная редакция не нужна
Временное исполнение обязанностей отсутствующего работника отдельной инструкции не требует. По статье 60.2 ТК РФ дополнительную работу поручают с письменного согласия работника, в котором согласованы срок, содержание и объём, а по статье 151 устанавливают доплату с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Приказ фиксирует поручение, но согласие не заменяет.
Дистанционный формат сам по себе тоже не повод для второй редакции. Порядок взаимодействия с дистанционным работником закрепляют в трудовом договоре или ЛНА, а знакомить его с инструкцией по части 5 статьи 312.3 ТК РФ можно под роспись, обменом электронными документами или в иной форме, предусмотренной трудовым договором, ЛНА или коллективным договором.
Если разница сводится к одному-двум поручениям в пределах той же функции, её закрывает приложение или письменное поручение руководителя. Перед тем как заказывать новую редакцию, проверьте, не укладывается ли различие в эти два инструмента.
Директор, ИО директора, филиал, школа: какой вариант инструкции выбрать
Вопрос о версиях инструкции чаще всего возникает в шести ситуациях, и в каждой есть одно условие, без которого документ не работает.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Приём директора или руководителя филиала | Обязанности зафиксированы в договоре или инструкции, работник ознакомлен под подпись до начала работы: испытание для руководителей организаций, их заместителей и руководителей обособленных подразделений может длиться до 6 месяцев и оценивается по зафиксированным обязанностям | Форма: приложение к договору или отдельная инструкция |
| ИО директора без освобождения от своей работы | Письменное согласие и доплата по статьям 60.2 и 151 ТК РФ | Отдельная инструкция для ИО |
| ИО директора с освобождением от своей работы | Письменное соглашение о временном переводе по статье 72.2 ТК РФ | Новая редакция собственной инструкции работника |
| Учитель общеобразовательной школы | Соответствие квалификационным требованиям ЕКС и профстандарта «Педагог» | Отдельные редакции по предметам при одинаковом составе работы |
| Работник филиала в другой местности | Филиал указан в трудовом договоре; перевод туда только с письменного согласия по статье 72.1 ТК РФ | Отдельная редакция, если функции совпадают с головным офисом |
| Изменение обязанностей при реорганизации | Статья 74 ТК РФ не позволяет менять трудовую функцию; об изменении условий предупреждают письменно не позднее чем за 2 месяца | Редакционная правка и перенумерация разделов |
В каждой из шести ситуаций до начала работы проверяют две вещи: подписал ли работник документ, по которому его будут оценивать, и согласован ли с ним письменно объём работы.
Исполняющий обязанности директора: совмещение или временный перевод
Если заместитель продолжает свою работу и дополнительно ведёт обязанности директора, это совмещение по статье 60.2 ТК РФ. Размер доплаты по статье 151 стороны определяют соглашением, и любая из них может досрочно отказаться от дополнительной работы, предупредив другую письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Если работника на время освобождают от прежней работы, это временный перевод по статье 72.2: письменное соглашение, срок до 1 года, а при замещении отсутствующего работника — до его выхода на работу.
В обоих вариантах инструкция директора уже существует. Когда в соглашении содержание поручения описано ссылкой на неё, например «в объёме должностной инструкции директора», работника знакомят с этой инструкцией под подпись: иначе объём поручения нечем подтвердить. Перед подписанием приказа о назначении ИО сверьте, что в согласии указаны срок, содержание, объём и доплата.
Должностные инструкции в школе: учитель и директор
Для работников образования инструкции строят на двух отраслевых документах. Раздел ЕКС для работников образования утверждён приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н (ред. от 31.05.2011) и содержит характеристики «Учитель» и «Руководитель (директор, заведующий, начальник) образовательного учреждения». Профстандарт «Педагог (воспитатель, учитель)» утверждён приказом Минтруда России от 18.10.2013 № 544н в редакции от 05.08.2016; текст стандарта опубликован на странице приказа о профстандарте педагога на сайте Минтруда, и приказ предписывает применять его при разработке должностных инструкций с 01.01.2015.
Квалификационные требования к педагогам установлены статьёй 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Поэтому по статье 195.3 ТК РФ требования профстандарта для них обязательны в части квалификации, а в остальных случаях характеристики стандарта служат основой для требований работодателя. Приказ Минтруда от 21.03.2025 № 136н утвердил отдельный стандарт для педагогов профессионального обучения и СПО и стандарт учителя школы не заменяет. Отдельная редакция для учителя оправдана, когда у него есть закреплённые в договоре функции сверх преподавания; разные предметы при одинаковом составе работы закрывает одна инструкция.
Важный нюанс из практики: 10 декабря 2025 года Третий кассационный суд общей юрисдикции оставил в силе отмену выговора учителю. В приказе перечислили нарушенные пункты должностной инструкции и сослались на акт проверки, но не указали конкретный проступок и время его совершения, а с актом работницу не ознакомили. Номер пункта инструкции не заменяет описания нарушения: в приказе нужны что сделано или не сделано, когда и каким документом это подтверждено.
Как ввести новую редакцию должностной инструкции без спора с работником
Порядок зависит от того, меняет ли новая редакция трудовую функцию. Если не меняет, достаточно приказа и ознакомления под подпись по части 2 статьи 22 ТК РФ. Если меняет, это перевод, и по статье 72.1 ТК РФ без письменного согласия работника он невозможен.
Статья 74 ТК РФ позволяет по организационным или технологическим причинам менять согласованные условия договора, но не трудовую функцию, и требует письменно предупредить работника не позднее чем за 2 месяца. Обязанности из другой функции через уведомление по статье 74 в инструкцию не включают: такая редакция начинает действовать для работника только после его согласия и дополнительного соглашения.
Внимание: с 01.01.2026 действует классификатор ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если меняется наименование или код должности, нужен приказ об изменении штатного расписания или его новая редакция, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление должностных инструкций.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как ввести новую редакцию должностной инструкции: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите фактические обязанности каждого работника на должности и сравните их с трудовой функцией, согласованной в договоре.
- Шаг 2. Выберите способ оформления: одна инструкция, приложение по участку, отдельная редакция или новое наименование должности в штатном расписании.
- Шаг 3. Подготовьте текст редакции. Если квалификационные требования к должности установлены законом, сверьте их с профстандартом: по статье 195.3 ТК РФ они обязательны.
- Шаг 4. Утвердите редакцию приказом. Если меняется наименование должности, одновременно издайте приказ об изменении штатного расписания.
- Шаг 5. Если меняется трудовая функция, получите письменное согласие работника и подпишите дополнительное соглашение по статье 72.1 ТК РФ. Если меняются иные условия по организационным причинам, вручите уведомление не позднее чем за 2 месяца по статье 74.
- Шаг 6. Ознакомьте работника под подпись по части 2 статьи 22 ТК РФ, нового работника — до подписания трудового договора по части 3 статьи 68. В листе ознакомления укажите номер редакции и дату.
Что будет, если редакция выбрана неверно или не подписана
Штраф именно за отсутствие должностной инструкции не предусмотрен: Роструд указывает это в ответах на портале «Онлайнинспекция.РФ» со ссылкой на письмо от 31.10.2007 № 4412-6. Если же инструкция утверждена как ЛНА, а работника с ней не ознакомили, это нарушение статей 22 и 68 ТК РФ. За общее нарушение трудового законодательства часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей.
Дороже штрафа обходится другое: инструкция, которую работник не подписал, не подтверждает его обязанностей. На ней не держится ни увольнение по итогам испытания, ни дисциплинарное взыскание. Пленум ВС РФ в пункте 35 постановления от 17.03.2004 № 2 связывает дисциплинарный проступок с виновным неисполнением возложенных на работника трудовых обязанностей, в том числе из должностных инструкций.
Кейс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным увольнение работницы как не выдержавшей испытание. Работодатель положил в основу заключения комиссии должностную инструкцию, с которой её при трудоустройстве не ознакомили, а в трудовом договоре и других ЛНА её обязанности определены не были. Доводы о поручении задач, не входивших в обязанности по должности, работодатель не опроверг. В похожем деле Девятый кассационный суд учёл, что работнику не сообщили задачи на период испытания и не дали доступа к удалённому рабочему столу.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Испытание проверяет, соответствует ли работник поручаемой работе, а поручаемую работу определяют трудовая функция и должностная инструкция. Если инструкцию работник не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет. Перед тем как устанавливать испытание, проверьте четыре вещи: обязанности есть в договоре или инструкции, работник подписал их до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим системам выдан.»
Полезно знать: при увольнении работника как не выдержавшего испытание обязанность доказать неудовлетворительную работу лежит на работодателе. Опоздания и другие дисциплинарные нарушения сами по себе непрофессионализм не доказывают: суды разводят эти основания.
Чем именно доказывать, решается до конфликта. В делах, где увольнение по итогам испытания устояло, служебную записку руководителя подкрепляли скриншотами переписки и данными системы учёта заявок, а порядок оценки был заранее описан в правилах внутреннего трудового распорядка.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Служебная записка — форма фиксации, доказательством её делает то, что к ней приложено: переписка, выгрузки из систем, документы. Порядок оценки, описанный в локальном акте заранее, показывает, что процедура существовала до спора. Откройте свои правила внутреннего трудового распорядка и проверьте, есть ли там такой порядок и ссылается ли он на конкретную редакцию инструкции.»
Электронное ознакомление с разными редакциями инструкции в КЭДО
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, разрешают работодателю вести КЭДО и самому определять перечень документов, которые в него входят. Ознакомление с ЛНА, в том числе с должностными инструкциями, переводится в электронный вид при соблюдении требований Кодекса; перечень документов и порядок перехода Минтруд разбирает в разделе о кадровом электронном документообороте на сайте министерства. При нескольких редакциях инструкции у электронного ознакомления есть практическое преимущество: система фиксирует, какую именно версию и когда получил каждый работник.
Какой подписью работник подтверждает ознакомление с инструкцией
Для документов, кроме тех, что статья 22.3 ТК РФ перечисляет особо, работник может использовать простую электронную подпись, если соглашение сторон устанавливает правила идентификации подписанта и конфиденциальности ключа. Работодатель подписывает УКЭП или УНЭП. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: вид подписи для каждой стороны определяется закреплённым в ЛНА перечнем документов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно: работодатель подписывает как организация, и требования к нему строже, работник подписывает как физическое лицо. Выбирая для работников простую подпись, вы берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что такой акт утверждён до первой рассылки инструкций на ознакомление.»
Факт: квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной в силу закона. Для простой и неквалифицированной подписи равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.
Что должна фиксировать система при ознакомлении
Кейс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек.
Для ознакомления с должностной инструкцией работает та же логика. Перед рассылкой редакций проверьте три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, видно ли в карточке документа, какая редакция инструкции и когда направлена работнику. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно умеет пользоваться системой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись в журнале ознакомления, а фактическую способность работника работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию: проверьте на ней, что сотрудники подписывают документы сами, прежде чем рассылать инструкции всем.»
Стоимость КЭДО для ознакомления с должностными инструкциями
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуются ли кастомные шаблоны под разные редакции инструкций и интеграция с 1С. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Для компании, где у одной должности несколько редакций инструкции, решающий параметр — кастомные шаблоны: они есть в тарифе «Бизнес» и выше. Состав тарифов, условия перехода между ними и пересчёт при повышении описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП для сотрудников выпускают партнёрские удостоверяющие центры, её стоимость в тариф не входит и уточняется по запросу.
Выводы
Число редакций инструкции определяет состав работы, а не наименование в штатном расписании: при общем наборе обязанностей хватает одной инструкции с приложениями, при разных функциях нужна отдельная редакция или отдельная должность. Временное исполнение обязанностей директора оформляют согласием, доплатой или соглашением о переводе, а не новой инструкцией. Любая редакция работает только после того, как работник подписал именно её, и смена трудовой функции через неё без его согласия невозможна.
В Добыто разные редакции инструкций рассылаются на ознакомление по маршруту, а система хранит, кто какую версию и когда подписал, поэтому в споре или при проверке ГИТ подтверждение собирается из архива, а не из папок.
Частые вопросы о вариантах должностной инструкции
Нужно ли заново знакомить работника, если в инструкции поменялось только наименование должности по ОК 016-2025?
Да. Классификатор ОК 016-2025 действует с 01.01.2026, и при изменении наименования или кода должности оформляют приказ об изменении штатного расписания либо утверждают его новую редакцию, подписывают дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновляют должностные инструкции. С обновлённой инструкцией работника знакомят под подпись по части 2 статьи 22 ТК РФ; заодно обновляют кадровую программу, потому что классификатор связан с ОКЗ, по которому указывают код трудовой функции в ЕФС-1.
Нужна ли отдельная должностная инструкция внутреннему совместителю?
Внутреннее совместительство оформляют отдельным трудовым договором по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, поэтому по второй должности работник знакомится с её инструкцией до подписания этого договора, как требует часть 3 статьи 68. При совмещении по статье 60.2 второго договора нет: содержание и объём дополнительной работы указывают в письменном согласии, а доплату устанавливают по статье 151.
Можно ли поручить работнику обязанности, которых нет в его редакции инструкции?
Статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором, кроме случаев, предусмотренных Кодексом. Дополнительную работу поручают по статье 60.2 с письменного согласия и доплатой, а без согласия временный перевод возможен только в исключительных случаях части 2 статьи 72.2 ТК РФ, например при катастрофе или аварии, на срок до 1 месяца.
Какой испытательный срок можно установить директору и бывает ли испытание у исполняющего обязанности?
Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и иных обособленных подразделений испытание может длиться до 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное; для остальных работников — до 3 месяцев. Условие об испытании включают в трудовой договор при приёме, а при совмещении по статье 60.2 новый договор не заключается, поэтому и условия об испытании там нет.
Можно ли при переоформлении работника на новую редакцию инструкции снова установить испытание?
Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом, когда работодатель неоднократно заключал с работником договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание: увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ признали незаконным. Повторное испытание допустимо при приёме на другую должность после реального перерыва, а работнику, восстановленному в прежней должности, его не устанавливают вовсе.
Можно ли знакомить работников с должностными инструкциями через мессенджер MAX?
На октябрь 2026 года нет. Законопроект Минтруда о применении мессенджера MAX для документооборота между работником и работодателем не принят, это обсуждаемая инициатива. Виды подписи, допустимые для конкретных кадровых документов, по-прежнему определяют статьи 22.1-22.3 ТК РФ и Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а дистанционного работника можно знакомить с ЛНА в формах, перечисленных в части 5 статьи 312.3 ТК РФ.
