Как написать должностную инструкцию с нуля пошаговый порядок для кадровика

Должностная инструкция — локальный документ, в котором работодатель закрепляет трудовую функцию, обязанности, права, ответственность и квалификационные требования по должности. Трудовой кодекс РФ не обязывает её составлять, но обязанности работника должны быть закреплены: в трудовом договоре или в инструкции, с которой работник ознакомлен под подпись до подписания договора (статья 68 ТК РФ). Пишут инструкцию от штатного расписания и профстандарта или квалификационного справочника, утверждают приказом и доводят до работника на бумаге или в КЭДО. Порядок изменения зависит от того, где находится инструкция: приложение к трудовому договору меняют дополнительным соглашением, самостоятельный документ — новой редакцией с повторным ознакомлением.

Материал даёт порядок написания с нуля: что проверить до черновика, какие разделы включить и как сформулировать обязанности, чтобы по ним можно было оценить испытание и применить взыскание. Отдельно разобраны инструкции директора, исполняющего обязанности и работников школы, электронное ознакомление и выбор вида подписи. Во второй половине статьи — изменение инструкции по статьям 72 и 74 ТК РФ, типовые ошибки с ценой каждой, стоимость электронного ознакомления на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Где закрепить должностные обязанности: трудовой договор или отдельная инструкция

Трудовая функция — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Наименование должности в договоре есть всегда, а развёрнутый перечень обязанностей может стоять либо в самом договоре, либо в должностной инструкции.

Обязательной инструкцию закон не делает. В разъяснении Государственной инспекции труда в Республике Коми об обязательности должностной инструкции сказано прямо: её наличие не обязательно, а обязанности работника могут содержаться в трудовом договоре, профессиональных стандартах и квалификационных справочниках. Там же приведена позиция письма Роструда от 31.10.2007 № 4412-6: порядок составления инструкции нормативно не урегулирован, работодатель сам решает, как её оформить и вносить изменения, и через инструкцию вправе определить трудовую функцию, обязанности, пределы ответственности и квалификационные требования.

От выбранной формы зависит всё, что будет с инструкцией дальше: как её подписывают, как знакомят и как меняют.

Если на одной должности 15 работников и инструкция приложена к каждому договору, любая правка обязанностей превращается в 15 дополнительных соглашений. Самостоятельная инструкция меняется одним приказом, но тогда каждое ознакомление должно быть подтверждено подписью работника, иначе документ на него не распространяется.

Важный нюанс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным увольнение по итогам испытания. Комиссия оценивала работницу по должностной инструкции, с которой её не ознакомили при трудоустройстве, а в трудовом договоре и других локальных актах обязанности определены не были. Работодатель не опроверг довод, что ей поручали задачи, не согласованные при приёме. В похожем деле Девятый кассационный суд учёл, что работнику не сообщили задачи на период испытания и не дали доступ к удалённому рабочему столу.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Нельзя оценивать исполнение обязанностей, которые нигде не зафиксированы. Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а она определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если работник инструкции не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет. Перед установлением испытания проверьте четыре вещи: обязанности закреплены в договоре или инструкции, работник ознакомлен под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим инструментам выдан.»

Проверка для действующих работников: откройте трудовые договоры, где указано только наименование должности и ссылка на инструкцию, и найдите по каждому подписанный лист ознакомления.

Образцы должностных инструкций и документов для их утверждения

Комплект закрывает весь цикл от черновика до подписи работника: начните с инструкции специалиста по КДП, в ней виден полный набор разделов, затем используйте приказ и лист ознакомления.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что проверить и собрать до того, как писать инструкцию

Черновик начинают со штатного расписания: по статье 57 ТК РФ должность в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием, и инструкция повторяет это наименование дословно. Расхождение в одном слове между штатным расписанием, договором и инструкцией при проверке читается как три разные должности.

До первой строки текста проверьте семь пунктов:

1. Наименование должности и подразделение — по действующему штатному расписанию и оргструктуре, включая то, кому работник подчиняется напрямую.
2. Профстандарт или квалификационная характеристика. Если с выполнением работы федеральный закон связывает компенсации, льготы или ограничения, наименование должности и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам (статья 57 ТК РФ). Действующие профстандарты ищут в реестре Минтруда, квалификационные характеристики — в ЕКС и ЕТКС.
3. Статус требований профстандарта. По статье 195.3 ТК РФ требования к квалификации обязательны, только если они установлены ТК РФ, другими федеральными законами или иными нормативными правовыми актами. В остальных случаях профстандарт служит основой для определения требований.
4. Форма инструкции — приложение к трудовому договору или самостоятельный ЛНА (сравнение — в таблице выше).
5. Действующие ЛНА — правила внутреннего трудового распорядка, положение о КЭДО и другие акты, чтобы инструкция им не противоречила и не дублировала режим работы.
6. Порядок утверждения. Кто подписывает приказ и нужен ли учёт мнения представительного органа работников: по статье 8 ТК РФ он требуется в случаях, предусмотренных законом, коллективным договором или соглашениями.
7. Способ ознакомления — на бумаге или в КЭДО. Для электронного варианта проверьте, что должностные инструкции входят в перечень документов, утверждённый положением о КЭДО.

Профстандарт при этом легко превращается из ориентира в обязанность самого работодателя. Всё, что вписано в локальный акт, становится проверяемым требованием: проверяющий возьмёт ЛНА и спросит, как исполняется написанное в нём.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Профстандарт обязателен в части требований к квалификации только тогда, когда это прямо установлено ТК РФ или иным нормативным актом, в остальных случаях это ориентир. Но всё, что вы сами внесли в локальный акт, становится вашей обязанностью, и спрашивать её будет не только инспектор, но и работник в суде при споре об увольнении. Прежде чем переносить требования профстандарта в инструкцию, сверьте каждое с тем, что вы действительно готовы обеспечить и проверить.»

Результат подготовки — одна страница с наименованием должности, ссылкой на профстандарт или ЕКС с отметкой, обязательны ли его требования, выбранной формой инструкции и именем того, кто её утверждает.

Структура должностной инструкции: разделы и что в них писать

Обязательных разделов закон не устанавливает. Структура строится от того, что работодателю потом придётся доказать: какую работу поручили, какие требования к квалификации предъявили, какие права дали для её выполнения и какие виды ответственности предусмотрены законом.

Дисциплинарный проступок по статье 192 ТК РФ — неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Формулировки из раздела обязанностей потом цитируют в приказе о взыскании, в заключении по итогам испытания и в суде, поэтому основная работа уходит именно на этот раздел.

Как формулировать должностные обязанности

Рабочая формула пункта — глагол действия, предмет и результат или срок. «Оформляет приказы о приёме, переводе и увольнении и знакомит с ними работников под подпись» проверяется по журналу приказов. «Участвует в кадровой работе» не проверяется ничем: доказать неисполнение такого пункта нельзя.

• Переносите из профстандарта только те трудовые действия, которые работник на этой должности действительно выполняет. Лишняя трудовая функция в тексте — обязанность, которую вы не проверяете, и довод работника о том, что инструкция не соответствует его работе.
• Формулировка «выполняет иные поручения руководителя» не расширяет трудовую функцию: статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную договором. Если пункт нужен, ограничьте его рамками должности.
• Режим работы, отпуска и порядок оплаты оставьте правилам внутреннего трудового распорядка и трудовому договору: дублирование создаёт противоречия при следующей правке одного из документов.
• Если по инструкции будут оценивать испытание, опишите порядок оценки в ЛНА заранее. Служебная записка руководителя сама по себе — форма фиксации, доказательством её делают приложенные переписка, выгрузки из систем учёта и документы.

Самопроверка готового раздела: прочитайте каждый пункт и ответьте, каким документом или выгрузкой вы подтвердите, что работа не выполнена. Пункт без такого ответа переписывают или удаляют.

Порядок написания и утверждения: от черновика до подписи работника

Последовательность ниже рассчитана на самостоятельную инструкцию, утверждаемую приказом. Для инструкции-приложения шаги 1-4 те же, а вместо приказа её подписывают вместе с трудовым договором.

Как написать должностную инструкцию с нуля: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте наименование должности и подразделение со штатным расписанием, найдите профстандарт или квалификационную характеристику в ЕКС или ЕТКС и отметьте, обязательны ли требования к квалификации по статье 195.3 ТК РФ.
2. Шаг 2. Вместе с непосредственным руководителем опишите реальную работу: какие действия выполняет работник, с какими документами и системами работает, какой результат и в какие сроки сдаёт.
3. Шаг 3. Составьте текст по разделам: общие положения, квалификационные требования, обязанности, права, ответственность, заключительные положения. Каждый пункт обязанностей — глагол, предмет, результат.
4. Шаг 4. Сверьте проект с трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА. Если закон, коллективный договор или соглашение требуют учёта мнения представительного органа работников, получите его до утверждения.
5. Шаг 5. Утвердите инструкцию приказом с датой введения в действие.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника под подпись: при приёме — до подписания трудового договора, действующего работника — с новой редакцией до того, как по ней оценивают его работу.
7. Шаг 7. Сохраните подписанный экземпляр и лист ознакомления в личном деле или электронном архиве, чтобы на проверке показать и текст, и дату ознакомления.
8. Шаг 8. Пересматривайте инструкцию при изменении штатного расписания, профстандарта или фактических функций, оформляя правку в порядке, описанном в разделе об изменении инструкции.

Статья 68 ТК РФ обязывает при приёме ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором до подписания трудового договора. Статья 22 ТК РФ распространяет обязанность знакомить под подпись на все такие акты, которые принимаются позже.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Статья 68 требует ознакомления до подписания договора. Ознакомление одновременно с подписанием — допустимая практическая уступка, а ознакомление после подписания — уже нарушение. В электронном виде метка времени в системе фиксирует очерёдность лучше, чем бумага, поэтому при приёме через КЭДО отправляйте инструкцию на ознакомление отдельным документом раньше трудового договора.»

Должностную инструкцию, как и другие ЛНА, можно оформлять и подписывать электронно. Закон оставляет на бумаге узкий круг кадровых документов, и инструкции в него не входят.

Важный нюанс из практики: дата и время подписания — необязательные реквизиты отметки об электронной подписи, но внутри электронного документа они сохраняются. На проверках дату ознакомления сверяют с датой трудового договора, время пока не сравнивают. Если ознакомление и договор подписаны в один день, доказать, что было первым, можно только по данным самой системы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Должностная инструкция директора, исполняющего обязанности и работников школы

Руководитель организации

Полномочия директора определяют устав и трудовой договор, который от имени работодателя подписывает уполномоченное лицо или орган — собственник, общее собрание, совет директоров. Инструкцию директора утверждает тот же орган, а не сам директор: утвердить обязанности для самого себя — значит лишить документ смысла как инструмента оценки. Обязанности в инструкции не должны расходиться с уставом. Испытательный срок для руководителя организации и его заместителей, главного бухгалтера и руководителя филиала — до 6 месяцев, если федеральным законом не установлено иное, а оценивать его можно только по зафиксированным обязанностям.

Исполняющий обязанности директора

Исполняющий обязанности — это поручение, а не отдельная должность штатного расписания. Работнику с его письменного согласия поручают исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя без освобождения от своей работы с доплатой (статьи 60.2 и 151 ТК РФ) или временно переводят на должность руководителя до его выхода (статья 72.2 ТК РФ). Отдельную инструкцию на исполняющего обязанности не пишут: в приказе указывают, какие обязанности из инструкции директора поручены, на какой срок и с какой доплатой.

Школа и другие учреждения

Для работников образования квалификационные характеристики содержит раздел ЕКС, утверждённый приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н. Если с должностью связаны льготы и компенсации, например досрочная пенсия педагогов, её наименование в штатном расписании, договоре и инструкции должно точно совпадать со справочником или профстандартом: иначе работник рискует не подтвердить стаж. Меры социальной поддержки и продолжительность основного и дополнительного отпусков работников государственных и муниципальных учреждений, по рекомендациям Минтруда, вносят в трудовой договор или дополнительное соглашение, а в инструкции их не дублируют.

Должностная инструкция в КЭДО: ознакомление и вид электронной подписи

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют вести ЛНА и ознакомление с ними в электронном виде. Работодатель утверждает перечень электронных документов в положении о КЭДО и там же вправе оставить отдельные виды документов на бумаге, если оформлять их электронно не получается.

Какой подписью работник знакомится с инструкцией

Статья 22.3 ТК РФ требует от работника усиленную подпись при заключении трудового договора и внесении в него изменений, согласии на перевод, заявлении об увольнении, ознакомлении с уведомлением об изменении условий договора и с приказом о дисциплинарном взыскании. Допустимы УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон или УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства. Инструкция-приложение подписывается как часть трудового договора, то есть усиленной подписью. Для УНЭП обязательно соглашение о её применении по части 2 статьи 6 63-ФЗ, исключение — УНЭП Госключа.

В практике Добыто первый признак того, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены, — довод «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно так оформлять». Практика по займам на кадровые документы не переносится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов.

Как проходит электронное ознакомление

В Добыто кадровик загружает утверждённую инструкцию, система строит маршрут и отправляет работнику уведомление, работник читает документ и подписывает его с телефона, после чего инструкция уходит в электронный архив. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль для него устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Мы закладываем пилотную группу перед запуском на всю компанию: на одном подразделении проверяем, что работники сами открывают, читают и подписывают документы. В споре оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не отметка в журнале.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ подписан в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте, описан ли в вашем положении о КЭДО порядок идентификации работника при подписании: без него спор можно проиграть при технически исправной подписи.»

Как изменить должностную инструкцию без нарушения статей 72 и 74 ТК РФ

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 разводит два порядка. Инструкцию-приложение меняют одновременно с трудовым договором дополнительным соглашением. Самостоятельную инструкцию удобнее утвердить в новой редакции и письменно ознакомить с ней работника. Если правка затрагивает обязательные условия трудового договора, сначала работника заблаговременно письменно уведомляют, и только после его согласия продолжить работу меняют инструкцию.

Дальше порядок определяет статья ТК РФ, под которую попадает изменение. Статья 72 допускает изменение условий договора по соглашению сторон в письменной форме. Статья 72.1 относит изменение трудовой функции к переводу, который возможен только с письменного согласия работника. Статья 74 позволяет работодателю менять условия в одностороннем порядке при изменении организационных или технологических условий труда с уведомлением не позднее чем за 2 месяца, но трудовую функцию так изменить нельзя.

Новые обязанности, которые не укладываются в прежнюю трудовую функцию, через новую редакцию инструкции не вводят: это перевод, и без письменного согласия работник вправе их не выполнять. Перед каждой правкой определите строку таблицы, в которую попадает ваша ситуация, и от неё выбирайте документ.

Ошибки при составлении должностной инструкции и во что они обходятся

Большинство ошибок совершают ради экономии времени при приёме или правке, а цена проявляется позже — на проверке ГИТ или в споре об увольнении.

1. Ознакомление после подписания трудового договора. Подписи собирают пачкой после оформления, так быстрее. Это нарушение статьи 68 ТК РФ, которое квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
2. Инструкция утверждена, но работник её не подписал. Приказ об утверждении есть, лист ознакомления потерян или документ в КЭДО не подписан. Увольнение по итогам испытания или взыскание, основанные на такой инструкции, суд признаёт незаконными: восстановление на работе и оплата вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ.
3. Профстандарт скопирован целиком. Так быстрее, чем разбирать трудовые действия. В инструкции появляются обязанности, которые работник не выполняет, а работодатель не проверяет, и каждая из них становится доводом работника в споре о несоответствии инструкции реальной работе.
4. Взыскание за «иные поручения». Формулировка кажется универсальной страховкой. Поручение вне трудовой функции статья 60 ТК РФ запрещает, и взыскание за его невыполнение отменяют как наложенное не за трудовую обязанность.
5. Новые обязанности приказом без согласия. Правку вносят как техническую, хотя меняется трудовая функция. Работник вправе новые обязанности не выполнять, а работодатель теряет основание для оценки и взыскания по ним.

Когда отдельная должностная инструкция не нужна

• Микропредприятие отказалось от ЛНА и применяет типовую форму трудового договора: обязанности работника описываются в самом договоре.
• Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый. Это не трудовые отношения и не КЭДО: договор описывает результат работ или услугу, и должностная инструкция к нему не составляется.
• Обязанности полностью прописаны в трудовом договоре. Отдельная инструкция в этом случае дублирует договор, и при каждой правке придётся синхронизировать два документа.

Если ваша ситуация попадает в один из этих пунктов, проверьте трудовые договоры: в них должна быть трудовая функция с перечнем обязанностей, достаточным для оценки работы.

Стоимость электронного ознакомления с должностными инструкциями в КЭДО

Цена зависит от численности работников, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С. Условия действуют на дату публикации.

Для компании до 25 человек, где инструкции подписывают ПЭП или УНЭП, достаточно базового тарифа. Если инструкции приложены к трудовым договорам и работники подписывают изменения усиленной подписью, нужен тариф с УКЭП; полный перечень условий и порядок перехода между тарифами — на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Должностную инструкцию закон не требует, но без неё или без развёрнутых обязанностей в трудовом договоре работодателю нечем подтвердить, какую работу он поручил, и не по чему оценить испытание. Работа начинается со штатного расписания и проверки статуса профстандарта, продолжается формулировками вида «действие — предмет — результат» и заканчивается подписью работника, поставленной до трудового договора. Форма инструкции, выбранная в самом начале, определяет, будут ли будущие правки новой редакцией или дополнительными соглашениями.

Сервис Добыто закрывает ту часть процесса, где чаще всего теряются доказательства: маршрут ознакомления, подпись работника нужного вида и хранение подписанных инструкций в электронном архиве с датой ознакомления.

Частые вопросы о должностных инструкциях

Как наказать работника за невыполнение обязанности из инструкции?

До применения взыскания работодатель запрашивает письменное объяснение; если через 2 рабочих дня его нет, составляют акт (статья 193 ТК РФ). Взыскание применяют не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и знакомят с приказом под подпись в течение 3 рабочих дней. Основанием служит только обязанность, с которой работник был ознакомлен до нарушения.

Обязан ли работодатель выдать работнику копию должностной инструкции?

Да. По статье 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель не позднее 3 рабочих дней выдаёт копии документов, связанных с работой, и должностная инструкция к ним относится. Копия заверяется надлежащим образом и выдаётся безвозмездно.

Нужно ли переписывать инструкцию после выхода нового профстандарта?

Только если требования профстандарта к квалификации для этой должности обязательны по статье 195.3 ТК РФ, то есть установлены законом или иным нормативным правовым актом. В остальных случаях обновление — решение работодателя. Сам профстандарт не обязывает отправлять действующего работника на переподготовку, а правку инструкции оформляют по статье 72 или 74 ТК РФ.

Можно ли утвердить одну инструкцию на несколько работников?

Да, если у них одно наименование должности по штатному расписанию и одинаковая трудовая функция. Каждый работник знакомится с инструкцией под подпись отдельно. Если у части работников на той же должности другой набор задач, это повод выделить отдельную должность в штатном расписании и написать для неё свою инструкцию.

Что делать, если работник отказывается подписать ознакомление?

Отказ фиксируют актом с подписями свидетелей, в КЭДО — тоже на бумаге. Пока подписи нет, работник считается неознакомленным, и привлечь его к ответственности за неисполнение новой редакции нельзя. Если новая редакция меняет обязательные условия договора, действует порядок статьи 74 ТК РФ: уведомление за 2 месяца и предложение другой работы при несогласии.

Действует ли старая инструкция, пока работника не ознакомили с новой?

Для этого работника — да: обязанности из новой редакции на него не распространяются до ознакомления под подпись, которого требует статья 22 ТК РФ. Поэтому в приказе об утверждении новой редакции указывают дату введения в действие и срок ознакомления, а лист ознакомления прикладывают к приказу.