Дисциплинарное взыскание: приказ, сроки и кто налагает

Дисциплинарное взыскание применяет работодатель как сторона трудового договора, а не любой руководитель по своему усмотрению: решение принимает лицо, которому право привлекать к дисциплинарной ответственности дано уставом, локальным нормативным актом, приказом или доверенностью. Статья 192 ТК РФ оставляет три вида взыскания: замечание, выговор и увольнение по основаниям, прямо перечисленным в законе. Решение закрепляется приказом в свободной форме, и приказ объявляют работнику под роспись в течение 3 рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия на работе. Сам срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка и полгода со дня его совершения. Различие, от которого зависит порядок оформления: замечание и выговор подписываются в КЭДО, а приказ об увольнении за прогул и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге.

Разберём, чем подтверждается полномочие подписанта приказа, как оформляется требование объяснения и почему 2 рабочих дня считаются не с даты приказа, а со дня, следующего за вручением требования. Покажем формулировки приказа, из-за которых ГИТ и суд снимают взыскание, и разведём взыскание и снижение премии: с 1 сентября 2025 года снижение премии за проступок не может уменьшать месячную зарплату более чем на 20 процентов. Сроки по каждому виду проверки, сценарная таблица типовых нарушений, образцы кадровых документов, тарифы на перевод приказов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто принимает решение о дисциплинарном взыскании

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляют органы управления юридического лица или уполномоченные ими лица — это статья 20 ТК РФ. Право привлекать работников к дисциплинарной ответственности закреплено за работодателем статьёй 22 ТК РФ. На практике это означает, что подписать приказ о замечании или выговоре может руководитель организации, а любое другое должностное лицо — только если полномочие ему передано документом: приказом о делегировании права подписи, доверенностью или прямой нормой локального акта.

Непосредственный руководитель работника в этой схеме занимает позицию заявителя, а не решающего лица. Он фиксирует нарушение, подаёт служебную записку, может предложить меру, но подписывать приказ без переданного полномочия не вправе. Приказ, подписанный начальником отдела «по факту руководства подразделением», в споре разбирается первым: если полномочие не подтверждено, дальше суд процедуру уже не проверяет.

Из таблицы видно, что решение и подготовка решения разведены между разными людьми, и сбой чаще происходит на стыке: руководитель подразделения считает, что «согласовал выговор», а документа о передаче полномочия в компании нет. Проверить это можно по одному признаку — найдётся ли приказ или доверенность, где названо право применять дисциплинарные взыскания.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о взыскании первым разбирают не проступок, а полномочие того, кто подписал приказ. Если право применять дисциплинарные взыскания не передано документом, дальше процедуру уже не оценивают: взыскание снимают по формальному основанию. Поднимите свой приказ о делегировании права подписи и сверьте, названы ли в нём дисциплинарные взыскания прямо, а не только «кадровые документы».»

Дисциплинарный проступок: что признают нарушением, а что нет

Проступком статья 192 ТК РФ называет неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Из этой формулировки вытекают три условия одновременно: обязанность возложена, она не исполнена, и в этом есть вина работника. Выпадает любое из трёх — дисциплинарной ответственности нет.

Возложенной считается обязанность, закреплённая в трудовом договоре, должностной инструкции, правилах внутреннего трудового распорядка или другом локальном нормативном акте, с которым работник ознакомлен. Устное поручение, переписка в мессенджере или сложившийся в отделе порядок обязанностью в этом смысле не становятся. Поэтому претензия «не сделал то, что от него ждали» рассыпается, если задача не описана ни в одном документе под подпись работника.

Опоздание на работу становится проступком только тогда, когда время начала работы зафиксировано: в ПВТР, графике сменности или трудовом договоре. При гибком графике или суммированном учёте рабочего времени претензия к конкретной минуте прихода обычно не работает. Прогулом же считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня либо более 4 часов подряд — это пункт 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, и здесь важны именно 4 часа подряд, а не суммарно за смену.

Уважительность причины оценивается по обстоятельствам, а не по перечню: закон такого перечня не содержит. Работник, который представил документ о вызове в суд или об аварии в квартире, из состава проступка выпадает, даже если предупредить заранее не смог.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Виды дисциплинарных взысканий и меры, которые ими не являются

Перечень взысканий в статье 192 ТК РФ закрытый: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Применение взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, запрещено. Расширенный набор существует только для отдельных категорий работников, на которых распространяются такие уставы, — например для работников атомной энергетики, морского и рыбопромыслового флота, где возможны строгий выговор, предупреждение о неполном соответствии и изъятие дипломов на срок до 3 лет.

Штраф в перечне отсутствует, и удержание из зарплаты «за опоздание» законным не становится ни при какой формулировке ЛНА: статья 137 ТК РФ содержит закрытый перечень оснований для удержаний. Лишение премии взысканием тоже не является, оно живёт в системе оплаты труда. С 1 сентября 2025 года это разграничение стало жёстче: Федеральный закон от 07.06.2025 № 144-ФЗ дополнил статью 135 ТК РФ правилом, по которому дисциплинарное взыскание может быть основанием для снижения премии только в том периоде, за который оно применено, а само снижение не может уменьшать месячную заработную плату работника более чем на 20 процентов. Виды премий, порядок и условия снижения при этом должны быть описаны в локальном нормативном акте.

Соберите приказ об увольнении за прогул по форме Т-8

Порядок наложения: сроки, объяснение и решение

Нарушение порядка само по себе делает взыскание незаконным, независимо от того, был проступок или нет. Порядок описан в статье 193 ТК РФ, а его пошаговое изложение для работодателя есть в памятке Роструда о привлечении работника к дисциплинарной ответственности: там же перечислены расширенные меры для отдельных категорий работников и основания, по которым взыскание признают неправомерным.

Как наложить дисциплинарное взыскание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте нарушение документом: акт об отсутствии на рабочем месте, служебная записка непосредственного руководителя, отметка в табеле учёта рабочего времени, данные системы контроля доступа. Днём обнаружения считается день, когда о проступке узнал руководитель, которому работник подчинён.
2. Шаг 2. Проверьте, закреплена ли нарушенная обязанность в трудовом договоре, должностной инструкции или ПВТР и ознакомлен ли работник с этим документом под подпись.
3. Шаг 3. Вручите работнику требование о предоставлении письменного объяснения и зафиксируйте дату вручения. Работник отказался получить требование — составьте акт.
4. Шаг 4. Отсчитайте 2 рабочих дня со дня, следующего за вручением. Объяснение не поступило — составьте акт о непредоставлении объяснения: его отсутствие не препятствует применению взыскания.
5. Шаг 5. Оцените тяжесть проступка, обстоятельства его совершения, предшествующее поведение работника и его отношение к труду. Соразмерность меры проверяет суд, и немотивированный выбор увольнения вместо замечания разворачивают именно здесь.
6. Шаг 6. Сверьте сроки и полномочие подписанта: месяц со дня обнаружения, полгода со дня совершения, документ о праве применять взыскания.
7. Шаг 7. Издайте приказ и объявите его работнику под роспись в течение 3 рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Два срока в этой таблице считаются по-разному, и на этом теряют дела чаще всего: месяц на применение взыскания течёт со дня обнаружения, а полгода — со дня совершения проступка. Проступок, совершённый в январе и обнаруженный в сентябре, наказать уже нельзя, даже если месяц с обнаружения ещё не прошёл.

Что проверить до начала процедуры

1. Есть ли в компании приказ или доверенность, где названо право применять дисциплинарные взыскания, и на кого он оформлен.
2. Ознакомлен ли работник под подпись с ПВТР, должностной инструкцией и тем ЛНА, который он нарушил.
3. Действует ли на дату решения прежнее взыскание, если планируется увольнение по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ.
4. Не входит ли работник в категории с дополнительными гарантиями: беременные, работники до 18 лет, представители работников в коллективных переговорах.
5. Какими документами подтверждается сам факт нарушения и есть ли в них точное время и дата.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Большинство проблем в командах растёт из недостаточной и неправильной обратной связи: руководитель копит недовольство, а потом сразу выходит на выговор или увольнение, хотя ситуацию можно было разобрать вовремя. Перед решением о взыскании выслушайте версию работника — у него бывает контекст, которого вы не знаете, и именно он определит соразмерность меры. Держите разговор о конкретных действиях и их последствиях, без ярлыков.»

Как закрепить решение приказом о дисциплинарном взыскании

Унифицированной формы приказа о замечании или выговоре не существует, поэтому документ составляется в свободной форме, но с обязательным содержательным набором. Без него приказ не подтверждает ни проступка, ни соблюдения процедуры.

• Фамилия, имя, отчество работника, должность и структурное подразделение.
• Описание проступка: что именно не исполнено, когда, при каких обстоятельствах, с точной датой и временем.
• Пункт трудового договора, должностной инструкции или ЛНА, который нарушен.
• Перечень документов-оснований: акт, служебная записка, требование объяснения, объяснение работника либо акт о его непредоставлении.
• Вид применяемого взыскания в формулировке статьи 192 ТК РФ.
• Подпись уполномоченного лица и место для подписи работника об ознакомлении с датой.

Формулировка вроде «за ненадлежащее исполнение обязанностей объявить выговор» без описания события и ссылки на нарушенный пункт превращает приказ в документ ни о чём: восстановить по нему состав проступка нельзя, а доказывать законность взыскания обязан работодатель. Отдельная ошибка — смешивать в одном приказе несколько проступков: за каждый проступок применяется только одно взыскание, и приказ на два нарушения оспаривается целиком.

Работник вправе отказаться подписывать приказ. Отказ не отменяет взыскания: в этом случае составляется акт об отказе от подписания, и 3-дневный срок на объявление приказа считается соблюдённым. В практике Добыто мы закладываем в маршрут согласования приказа отдельный шаг для акта об отказе, чтобы он не собирался задним числом.

Где хранится приказ и когда взыскание снимается

Приказы по личному составу относятся к документам длительного хранения: 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, тогда как табели и графики отпусков хранятся 5 лет. Перевод документов в электронный вид сроки не сокращает — в КЭДО действуют те же сроки, что и для бумажного архива.

Через год со дня применения взыскание снимается автоматически, если за этот год работник не получил нового: специального приказа для этого не требуется, взыскание просто перестаёт действовать. Досрочно снять взыскание работодатель может по собственной инициативе, по просьбе самого работника, по ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников — основание указано в статье 194 ТК РФ, оформляется отдельным приказом. Дата снятия напрямую влияет на возможность увольнения по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ: снятое взыскание опорой для «неоднократности» уже не служит.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Распечатка электронного приказа остаётся копией, и чтобы она что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие документы по взысканиям у вас существуют только в электронном виде, и решите заранее, чем вы подтвердите их подлинность.»

Шаблоны кадровых документов для оформления взыскания

Комплект собран под процедуру целиком, и начинать стоит с приказа о делегировании права подписи: без него остальные документы подписывать некому.

Дисциплинарное взыскание в КЭДО: что подписывают электронно

Приказ о замечании и выговоре, требование объяснения, объяснение работника, акт об отказе от подписания переводятся в электронный вид и подписываются в системе. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним остаются на бумаге, поэтому увольнение за прогул целиком внутри КЭДО не оформляется: заявления и объяснения идут электронно, а финальный документ печатается и подписывается от руки.

Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре этапа. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о КЭДО было разработано, перечень документов и категорий работников утверждён, согласие работника получено. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, поскольку в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.

Для приказа о взыскании вывод из этого сюжета прямой: доказательства в системе работают в обе стороны. Журнал действий покажет и факт подписания, и вход под чужой учётной записью, и дату выдачи ключа. Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а журнал подписания смотрим до начала спора, а не после — такую сверку мы проводим перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.

Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы. Суд прямо рассматривает первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибка вероятна.

Отдельный вопрос — переписка по служебной почте. Суды признавали и ознакомление с приказом об отстранении, направленным по служебной электронной почте, и уведомление о переводе, но опирались при этом на два условия: обмен был системным и устойчивым, а его порядок закреплён локальным актом. Промежуточное состояние, когда вся компания переписывается, но нигде это не описано, самое уязвимое.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компании рассчитывают убрать бумагу из процедуры увольнения целиком, а получают гибрид: заявление и объяснение электронные, приказ и ознакомление с ним бумажные. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Посмотрите свой перечень документов для КЭДО: если приказ об увольнении там есть, перечень нужно править до первого спора.»

Когда взыскание не нужно или незаконно

Есть ситуации, в которых процедура заканчивается до приказа, и попытка её продолжить обходится дороже самого нарушения. Взыскание не применяется, если нарушенная обязанность нигде не закреплена, если истёк 6-месячный срок со дня совершения проступка, если за это же нарушение работник уже получил взыскание, а также если вина работника отсутствует — например при простое не по его вине или при исполнении заведомо неисполнимого поручения.

Отдельно работают гарантии по категориям работников. Увольнение по инициативе работодателя не применяется к беременной женщине, кроме случая ликвидации организации, — это статья 261 ТК РФ, при этом замечание или выговор ей объявить можно. Увольнение работника младше 18 лет требует согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних по статье 269 ТК РФ. К представителям работников, участвующим в коллективных переговорах, дисциплинарные взыскания применяются только с предварительного согласия органа, уполномочившего их на представительство, — статья 39 ТК РФ.

В первых трёх сценариях решение держится на документах о фиксации, в последних двух — на отсутствии самого права на взыскание. Отличить одно от другого можно до запуска процедуры, и это дешевле, чем отменять приказ по предписанию. В практике Добыто мы прогоняем спорные ситуации по этой развилке до издания приказа: проверка полномочия, ЛНА и срока занимает меньше времени, чем сбор документов на отмену.

Цена ошибки: штраф ГИТ, восстановление и средний заработок

Нарушение порядка наложения взыскания — это состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо, от 1000 до 5000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится дороже: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.

Отмена незаконного увольнения стоит существенно больше штрафа. Работника восстанавливают в прежней должности, ему выплачивается средний заработок за всё время вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ, а по требованию работника взыскивается компенсация морального вреда по статье 237 ТК РФ. Если работник оспаривает только замечание или выговор, компания получает отмену приказа и, при увольнении по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ, разрушенное основание для «неоднократности»: отменённое первое взыскание тянет за собой и второе решение.

Работник обжалует взыскание в государственную инспекцию труда, в комиссию по трудовым спорам или в суд. Срок по спорам о взыскании — 3 месяца, по спорам об увольнении — 1 месяц со дня вручения копии приказа или выдачи трудовой книжки. Инспектор запрашивает комплект документов процедуры целиком, и отсутствие требования объяснения или акта о его непредоставлении фиксируется как нарушение независимо от того, был проступок или нет.

Стоимость перевода кадровых приказов в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по тарифу «Бизнес».

Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для процедуры взыскания это означает, что переводить приказы в электронный вид можно начиная с пилотного подразделения, а не сразу по всей компании.

Выводы

Законность взыскания держится на трёх точках: полномочие подписанта подтверждено документом, нарушенная обязанность закреплена в ЛНА под подпись работника, процедура и сроки статьи 193 ТК РФ соблюдены без пропусков. Приказ должен восстанавливать событие целиком — что произошло, когда, какой пункт нарушен, какие документы легли в основу решения. Замечание и выговор ведутся в электронном виде, приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним остаются бумажными, и планировать безбумажное увольнение бессмысленно.

Мы в Добыто собираем маршрут согласования приказа так, чтобы требование объяснения, объяснение работника и акт об отказе от подписания фиксировались с датами в системе, а журнал действий выгружался по любому документу. Это та часть доказательной базы, которую задним числом не восстанавливают.

Частые вопросы

Можно ли за один проступок объявить выговор и снизить премию?

Да, запрета на двойное взыскание это не нарушает: премия относится к системе оплаты труда, а не к дисциплинарным взысканиям. Но с 1 сентября 2025 года действует ограничение статьи 135 ТК РФ: дисциплинарное взыскание может быть основанием для снижения премии только в том периоде, за который оно применено, и снижение не может уменьшать месячную заработную плату более чем на 20 процентов. Условия снижения должны быть описаны в локальном нормативном акте о премировании, иначе основания для депремирования нет.

Считается ли опоздание на 15 минут прогулом?

Нет. Прогулом признаётся отсутствие на рабочем месте без уважительных причин весь рабочий день либо более 4 часов подряд. Опоздание на 15 минут остаётся дисциплинарным проступком, за который применяют замечание или выговор, если время начала работы закреплено в ПВТР или трудовом договоре. Систематические опоздания при действующем взыскании дают основание для увольнения по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ, но каждое опоздание при этом оформляется отдельно.

Кто подписывает приказ, если руководитель организации в отпуске?

Лицо, которому право применять дисциплинарные взыскания передано на период отсутствия руководителя приказом или доверенностью. Приписка «исполняющий обязанности» без такого документа полномочие не подтверждает, и приказ отменяется без разбора обстоятельств проступка. Если срок на взыскание подходит к концу, а документа о передаче полномочий нет, его оформляют до издания приказа, а не после.

Нужно ли вносить дисциплинарное взыскание в трудовую книжку и ЕФС-1?

Нет. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, единственное исключение — случай, когда взысканием является увольнение: тогда вносится запись об увольнении с указанием основания. В форму ЕФС-1 и в сведения СТД-Р замечание и выговор тоже не попадают, там отражаются приём, перевод и увольнение. Приказ о взыскании хранится в кадровых документах организации.

Обязателен ли акт, если работник объяснился устно?

Да. Статья 193 ТК РФ говорит о письменном объяснении, устный разговор его не заменяет. Если по истечении 2 рабочих дней со дня, следующего за вручением требования, письменное объяснение не представлено, составляется акт о непредоставлении объяснения. Без этого акта в комплекте документов остаётся разрыв, и инспектор фиксирует нарушение порядка, даже когда работник факт нарушения не отрицал.

Как затребовать объяснение у дистанционного работника?

В порядке, который закреплён трудовым договором о дистанционной работе или локальным нормативным актом: взаимодействие с дистанционным работником по статьям 312.1 и 312.3 ТК РФ ведётся в форме обмена электронными документами. При введённом КЭДО требование направляется через систему, и дата вручения фиксируется журналом действий. Если обмен идёт по служебной почте, порядок такого обмена должен быть описан локальным актом, иначе дату получения требования подтвердить нечем.