Как установить удаленную работу в компании приказом и локальным актом

Удалённая работа, которую Трудовой кодекс РФ называет дистанционной, вводится письменным соглашением с работником: дополнительным соглашением к трудовому договору по статьям 72 и 312.1 ТК РФ. Приказ фиксирует согласованный режим и дату начала, но условия договора сам не меняет. Положение о дистанционной работе для планового перевода не обязательно: правила взаимодействия можно закрепить в ЛНА, коллективном договоре, трудовом договоре или допсоглашении. Порядок зависит от основания. По соглашению сторон нужны согласие и допсоглашение, а временный непрерывный режим длится не более 6 месяцев. При катастрофе, аварии, эпидемии или решении органа государственной власти либо местного самоуправления статья 312.9 ТК РФ разрешает перевод без согласия, но только локальным нормативным актом с перечнем работников, сроком и условиями обеспечения.

Материал помогает выбрать документ под свою ситуацию и собрать комплект без лишних бумаг. Покажем, какие условия вписать в допсоглашение, чтобы режим рабочего времени не определял работник по своему усмотрению, что обязательно включить в ЛНА по статье 312.9 и какой вид электронной подписи нужен, если допсоглашение подписывают дистанционно. Сравнительная таблица режимов и образцы документов находятся в первом разделе. Разбор ошибок, чек-лист, стоимость электронного оформления на 2026 год и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Каким документом устанавливают удалённую работу: допсоглашение, приказ или ЛНА

ТК РФ предусматривает 4 сценария. 3 из них вводятся допсоглашением с подписями обеих сторон. Только для временного перевода без согласия по статье 312.9 обязателен локальный нормативный акт. Правила о дистанционной работе собраны в главе 49.1 ТК РФ. Её ввёл Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, который вступил в силу 01.01.2021. На дату публикации глава действует в редакции ТК РФ от 25.05.2026, и поправок именно к статьям 312.1-312.9 за последний год не было.

Статья 312.1 ТК РФ называет дистанционной работу вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Обязательное условие: для выполнения трудовой функции и связи с работодателем используются интернет и иные сети. Удалённая работа и работа на удалёнке — бытовые названия того же режима. В кадровых документах пишут «дистанционная работа».

Минтруд России описывает постоянную, временную и чередующуюся дистанционную работу, а также перевод по инициативе работодателя в исключительных случаях в своих разъяснениях о регулировании дистанционной и удалённой работы. Страница последний раз обновлялась в 2022 году. Поэтому формулировки норм сверяйте с действующей редакцией статей 312.1-312.9 ТК РФ.

Сценарии различаются основанием, согласием работника, документом, который вводит режим, и сроком:

Согласие не нужно только в последней строке. Только в ней перевод нельзя оформить без ЛНА. Шестимесячный предел временного режима к переводу по статье 312.9 не применяется: срок задают акт работодателя и продолжительность обстоятельства.

Что фиксирует приказ о переводе на дистанционную работу

Глава 49.1 ТК РФ не устанавливает обязательную форму приказа о согласованном переводе. Приказ издают для кадрового учёта: в нём указывают дату начала, вид режима и поручения ответственным подразделениям. Режим в трудовом договоре меняет допсоглашение. Приказ, изданный без соглашения, изменённым условием договора не становится. При переводе по статье 312.9 акт работодателя обязателен. Его можно оформить приказом, если в него включены все сведения, которые перечисляет закон.

Если вы работник и удалённую работу вам вводят одним приказом без допсоглашения, проверьте, на какое основание он опирается. Упоминание статьи 312.9 ТК РФ и исключительного обстоятельства означает временный перевод, на который согласие не требуется. В этом случае вас знакомят с ЛНА способом, подтверждающим получение. Если такого основания в приказе нет, для изменения условий договора по статье 72 ТК РФ нужна ваша подпись под соглашением.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы допсоглашения, приказа и ЛНА для перевода на дистанционную работу

Первым откройте допсоглашение о дистанционной работе: без него плановый перевод не оформить, а остальные шаблоны нужны для утверждения ЛНА и электронного обмена с удалёнными сотрудниками.

Перевод на удалённую работу по соглашению: что вписать в допсоглашение

Статья 72 ТК РФ разрешает менять условия трудового договора только по соглашению сторон и требует письменной формы такого соглашения. Перевод может предложить работник или работодатель, но в обоих случаях документ один: допсоглашение с двумя подписями. Специального двухмесячного срока уведомления для соглашения закон не устанавливает. Режим начинает действовать с даты, которую стороны указали в документе.

Изменение условий по статье 74 ТК РФ, то есть по инициативе работодателя без согласия работника, для планового перехода на удалёнку рискованно. Оно требует доказанных организационных или технологических причин, а разъяснения по такой ситуации неоднородны. Для планового перевода надёжнее соглашение по статье 72.

В допсоглашении закрепляют условия, которые иначе закон определит за стороны:

• Вид режима: постоянный, временный непрерывный с датами начала и окончания (не более 6 месяцев) или периодический с порядком чередования дистанционных периодов и работы на стационарном рабочем месте.
• Место работы. Это обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ. Для дистанционного работника указывают адрес или населённый пункт, из которого он работает.
• Режим рабочего времени или прямое условие о том, что работник устанавливает его по своему усмотрению (статья 312.4 ТК РФ).
• Способы связи, порядок и срок подтверждения получения сообщений и документов, порядок и сроки отчётов (статья 312.3 ТК РФ).
• Оборудование, которое предоставляет работодатель. Если работник использует своё или арендованное имущество, указывают порядок, сроки и размер компенсации и возмещения расходов (статья 312.6 ТК РФ).

Пропущенное условие закон заполняет по умолчанию. Если режим рабочего времени не определён ни договором, ни ЛНА, ни коллективным договором, работник устанавливает его сам. Время его взаимодействия с работодателем при этом всё равно включается в рабочее время.

Как перевести сотрудника на удалённую работу по соглашению: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите вид режима и срок: постоянный, временный непрерывный не более 6 месяцев или периодический с графиком чередования.
2. Шаг 2. Зафиксируйте инициативу письменно, заявлением работника или предложением работодателя. Обязательной формы у этих документов нет. Обязательным закон делает само соглашение.
3. Шаг 3. Составьте допсоглашение. Включите в него вид режима, место работы, режим рабочего времени, порядок взаимодействия и отчётов, оборудование и компенсации. Если правила взаимодействия закреплены в ЛНА, добавьте в допсоглашение отсылку к нему.
4. Шаг 4. Подпишите допсоглашение на бумаге или обменом электронными документами. Со стороны работодателя нужна УКЭП, со стороны работника УКЭП или УНЭП.
5. Шаг 5. Издайте приказ с датой начала и видом режима, ознакомьте с ним работника.
6. Шаг 6. Если в компании принят ЛНА о дистанционной работе, ознакомьте работника с ним и сохраните подтверждение ознакомления.

Проект допсоглашения можно проверить до подписания по тексту статей 57, 312.1, 312.3, 312.4 и 312.6 ТК РФ. Каждое условие из шага 3 закреплено в одной из них.

Положение о дистанционной работе: когда ЛНА нужен при плановом переводе

Статья 312.3 ТК РФ разрешает устанавливать порядок взаимодействия с дистанционным работником в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении. Отдельное Положение о дистанционной работе глава 49.1 обязательным не называет. Оно оправдано, когда на удалёнку переводят группу работников и правила для всех одинаковы. ЛНА утверждают один раз приказом. В каждом допсоглашении остаются индивидуальные условия и отсылка к Положению. Если на удалённой работе 1-2 сотрудника, те же правила можно целиком записать в допсоглашение.

Какие разделы включают в ЛНА о взаимодействии:

• режим рабочего времени и периоды, в которые работник находится на связи;
• каналы взаимодействия и срок, в течение которого стороны подтверждают получение электронных документов (по статье 312.3 этот срок устанавливает договор или ЛНА);
• порядок и сроки отчётов о выполненной работе;
• порядок обеспечения оборудованием и компенсации за использование имущества работника;
• порядок идентификации работника при электронном подписании документов.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, который подал заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил. В материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. Суд также указал, что работодателю надлежало выяснить причины увольнения, когда поступило электронное заявление. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Подпись выдали в день заявления об увольнении, сам работник системой пользоваться не умел, и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала система работодателя.

В Добыто мы поэтому разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Отдельно мы проверяем, что работник способен пользоваться системой. Кадровик не видит удалённого сотрудника лично, поэтому порядок выдачи подписи и идентификации стоит описать в том же ЛНА о взаимодействии.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Доказать, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте этот порядок не описан, технически исправная подпись спор не выигрывает. Проверьте, есть ли в вашем ЛНА раздел о том, как подтверждается личность работника при подписании.»

Временный перевод без согласия по статье 312.9 ТК РФ: какой ЛНА принять

Статья 312.9 ТК РФ допускает перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя при катастрофе, аварии, эпидемии и иных исключительных обстоятельствах, которые угрожают жизни или нормальным условиям жизни населения или его части. Второе основание — решение органа государственной власти или органа местного самоуправления. Согласие работника на такой перевод не требуется, трудовой договор не меняют.

Срок перевода указывают в акте. Он не может выходить за период действия обстоятельства, которое стало основанием. Шестимесячного предела статьи 312.1 для этого основания нет. Когда срок истекает, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на условиях трудового договора.

Работодатель принимает ЛНА о временном переводе с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. По части 3 статьи 312.9 акт содержит:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• указание на исключительное обстоятельство или решение органа власти, которое стало основанием перевода;
• список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
• срок перевода;
• порядок обеспечения работников оборудованием и программно-техническими средствами, а также порядок компенсации и возмещения расходов;
• режим рабочего времени, включая периоды и способы взаимодействия;
• порядок и сроки представления отчётов о выполненной работе;
• иные положения, связанные с организацией труда.

Каждого работника из списка знакомят с ЛНА способом, который достоверно подтверждает получение (часть 4 статьи 312.9). Работники могут уже находиться вне офиса. Тогда способ ознакомления выбирают такой, чтобы факт получения потом можно было доказать.

У перевода есть граница применимости. Работу по её характеру может быть нельзя выполнять дистанционно, или работодатель не обеспечил работника нужными средствами. В этих случаях время, когда работник не выполняет трудовую функцию, считается простоем. Простой оплачивается по части 2 статьи 157 ТК РФ, если более высокий размер не установлен (часть 8 статьи 312.9). Перед изданием акта сверьте список работников с тем, у кого есть техника и чья функция выполнима вне офиса.

Когда статья 312.9 не подходит

Основание статьи 312.9 связано с исключительным обстоятельством или решением органа власти. Плановое решение работодателя под него не попадает, в том числе перевод из-за финансовых трудностей компании. Если такой перевод оформить ЛНА по статье 312.9, основания, которое освобождает от согласия, у работодателя нет. Изменение условий договора по-прежнему требует соглашения по статье 72. Проверить проект акта можно по одному признаку: в нём должно быть названо обстоятельство или решение органа власти. Если назвать нечего, переводите сотрудников по соглашению.

Электронное оформление удалённой работы: какая подпись нужна для допсоглашения

Трудовой договор и допсоглашение о дистанционной работе можно заключить обменом электронными документами (статья 312.2 ТК РФ). Статья 312.3 закрепляет для этого виды подписи: УКЭП со стороны работодателя, УКЭП или УНЭП со стороны работника. ПЭП для заключения трудового договора дистанционного работника и изменения его условий не используется. Для других сообщений, заявлений и уведомлений стороны могут применять иные виды электронной подписи или согласованную форму, если она фиксирует факт получения.

Работник, который подписал допсоглашение электронно, вправе получить бумажный экземпляр. По его письменному заявлению работодатель направляет экземпляр не позднее 3 рабочих дней. Срок отсчитывается от даты заявления, поэтому порядок приёма таких заявлений стоит закрепить в ЛНА о взаимодействии.

Как удалённый сотрудник подписывает допсоглашение со смартфона

Важный нюанс из практики: у удалённых и линейных сотрудников часто нет компьютера, есть только смартфон. В практике Добыто специалист по кадрам формирует документ за сотрудника и отправляет его на подпись через WhatsApp или Telegram. Сотрудник открывает документ на телефоне, проходит верификацию и подписывает. Вид подписи при этом подбирают под документ: для допсоглашения о дистанционной работе работнику нужна УНЭП или УКЭП.

УНЭП или УКЭП работник может выпустить в мобильном приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг. После этого он получает документ из системы КЭДО и подтверждает подпись в приложении. До отправки допсоглашения уточните у сотрудника, выпущена ли у него подпись нужного вида.

Какие документы остаются на бумаге после перехода

Электронное оформление допсоглашения не переводит в электронный вид всё кадровое дело удалённого сотрудника. Часть документов закон оставляет на бумаге. Перечень исключений для КЭДО сверяют со статьёй 22.1 ТК РФ до того, как настраивать маршруты согласования. Обмен документами с дистанционным работником по статье 312.3 и КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ регулируют разные нормы. Вид подписи для каждого документа проверяют по той норме, по которой он оформляется.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, реквизитов или подписи. Перед отказом от бумажного архива посмотрите, какие документы удалённых сотрудников существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Ошибки при установлении удалённой работы и их последствия

Каждая из ошибок ниже приводит к одному из двух результатов: нужное работодателю условие остаётся незакреплённым или перевод лишается основания.

• Приказ вместо допсоглашения. Так поступают, чтобы быстрее оформить группу сотрудников. Без соглашения сторон условие трудового договора не изменено (статья 72 ТК РФ), и допсоглашение с каждым всё равно понадобится.
• Статья 312.9 для планового перехода. Основание выбирают, потому что оно не требует согласия. Без исключительного обстоятельства или решения органа власти перевод по нему не опирается на закон.
• Нет условия о режиме рабочего времени. Работник вправе установить режим по своему усмотрению (статья 312.4). Требование отвечать в определённые часы тогда не закреплено ни в одном документе.
• Не определена компенсация за личную технику. Работник может использовать своё имущество с согласия или ведома работодателя. Обязанность компенсировать это использование по статье 312.6 существует, но порядок, сроки и размер остаются неурегулированными.
• Не закреплены каналы связи и срок подтверждения получения. Без них сложно доказать, что работник получил поручение или документ и в какой момент.
• Нет подтверждения ознакомления с ЛНА по статье 312.9. Часть 4 статьи требует ознакомления способом, который достоверно подтверждает получение.
• Допсоглашение подписано ПЭП. Для заключения и изменения трудового договора дистанционного работника статья 312.3 требует УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.

Чек-лист перед переводом сотрудника на удалённую работу

• Определено основание: соглашение сторон или исключительное обстоятельство по статье 312.9.
• Выбран вид режима, и для временного непрерывного режима срок не превышает 6 месяцев.
• В допсоглашении указаны место работы, режим рабочего времени, способы связи и отчётов, оборудование и компенсации.
• Правила взаимодействия закреплены, и допсоглашение не противоречит ЛНА.
• Для электронного подписания у работодателя есть УКЭП, у работника УНЭП или УКЭП.
• В ЛНА описан порядок идентификации работника при подписании.
• Дата выдачи подписи не совпадает с датой первых кадровых действий с ней.
• Подтверждения ознакомления с приказом и ЛНА сохранены.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает фактическую способность работника работать в системе. Подпись в журнале ознакомления эту способность не подтверждает. Когда документы за работника подписывает другой человек, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу. Проверьте на нескольких удалённых сотрудниках, что они подписывают документы сами.»

При запуске КЭДО в Добыто мы настраиваем шаблоны и маршруты, затем обучаем специалиста по кадрам, а после него сотрудников. Как правило, при запуске одним обучением не обходится. Пройдите чек-лист по каждому удалённому сотруднику до первого электронного допсоглашения, а не после.

Стоимость КЭДО для оформления удалённых сотрудников в 2026 году

Цена электронного оформления зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив. Тарифы актуальны на 22.10.2026.

ПЭП и УНЭП для удалённых сотрудников выпускаются бесплатно на любом тарифе, а УКЭП получают через партнёрские удостоверяющие центры. На выбор тарифа влияют численность, потребность в УКЭП внутри сервиса и интеграция с 1С. Состав пакетов и правила перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Плановую удалённую работу вводят допсоглашением с каждым работником. В нём определяют вид режима, место работы, часы и каналы связи, порядок отчётов и компенсации за технику. Приказ закрепляет дату начала для учёта. ЛНА о взаимодействии нужен, когда правила одинаковы для группы сотрудников. Перевод без согласия по статье 312.9 ТК РФ возможен только при исключительном обстоятельстве или решении органа власти и оформляется ЛНА с перечнем работников, сроком и условиями обеспечения. При электронном оформлении допсоглашение подписывают УКЭП работодателя и УНЭП или УКЭП работника, а порядок идентификации закрепляют в локальном акте.

В сервисе КЭДО Добыто допсоглашения, приказы и ЛНА для удалённых сотрудников проходят через единые шаблоны и маршруты согласования, а подписывать документы можно со смартфона. Перед развёртыванием на всю компанию мы проверяем процесс на пилотной группе.

Частые вопросы об удалённой работе по приказу и ЛНА

Можно ли продлить временную удалённую работу дольше 6 месяцев?

Непрерывная временная дистанционная работа по соглашению сторон ограничена 6 месяцами (часть 2 статьи 312.1 ТК РФ). Если режим нужен дольше, стороны подписывают новое допсоглашение. Это может быть соглашение о постоянной дистанционной работе на весь срок трудового договора или о периодическом режиме с чередованием дистанционных периодов и работы на стационарном месте. Новое соглашение готовят до окончания срока действующего.

Можно ли уволить удалённого сотрудника, который не выходит на связь?

Статья 312.8 ТК РФ даёт дополнительное основание расторжения договора. Оно применяется, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более 2 рабочих дней со дня поступления запроса. Запрос направляют способом, закреплённым в трудовом договоре, допсоглашении или ЛНА, иначе момент его поступления сложно доказать. Для постоянного дистанционного работника есть второе основание: переезд в другую местность, из-за которого работа на прежних условиях становится невозможной.

Можно ли платить удалённому сотруднику меньше, чем в офисе?

Статья 312.5 ТК РФ запрещает снижать зарплату только из-за дистанционного формата. Изменить оплату можно по общим правилам изменения условий договора. Нижняя граница — МРОТ. С 01.01.2026 федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального: в Москве на 2026 год он составляет 32 916 рублей. Сверять зарплату нужно с региональным значением.

Считается ли переписка с удалённым сотрудником вечером рабочим временем?

Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время (часть 6 статьи 312.4 ТК РФ). Такое взаимодействие по поручению работодателя может выходить за установленную продолжительность рабочего дня. Тогда применяются правила о сверхурочной работе, которые с 01.09.2026 изменил Федеральный закон № 144-ФЗ. Общий лимит — 120 часов в год. При коллективном договоре или отраслевом соглашении лимит поднимается до 240 часов, но работа сверх 120 часов допускается только с письменного согласия работника. Первые 2 часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном.

Распространяются ли правила об удалённой работе на исполнителей по ГПХ и самозанятых?

Нет. Глава 49.1 ТК РФ регулирует труд работников по трудовому договору. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый работниками не считаются, и требования о допсоглашении, режиме рабочего времени и компенсациях к ним не переносятся. Поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при их выявлении обсуждались ко второму чтению закона № 144-ФЗ. В итоговый текст они не вошли, поэтому ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.