Пособие по беременности и родам работающей сотруднице назначает и выплачивает Социальный фонд России напрямую, из средств работодателя оно не платится. Основание — электронный листок нетрудоспособности с кодом 05: отпуск длится 140 календарных дней, 156 дней при осложнённых родах и 194 дня при многоплодной беременности, а пособие приходит одной суммой за весь отпуск, в 2026 году от 124 702,20 до 955 836 руб. за 140 дней. Работодатель принимает заявление на отпуск, отвечает на запрос СФР через СЭДО в течение 3 рабочих дней, а фонд перечисляет деньги не позднее 10 рабочих дней после получения сведений. Если сотрудница работала у тех же страхователей и в 2024-2025 годах, пособие назначают по каждому из них; если работодатели менялись, назначает один текущий страхователь по её выбору.
Материал закрывает задачу кадровой службы: какие документы принять, в какие сроки ответить фонду, как проверить расчёт и уложиться в сроки статьи 15.2 закона № 255-ФЗ. Отдельно показываем, чем больничный по беременности отличается от больничного по болезни и травме, где первые 3 дня оплачивает работодатель. Пошаговая инструкция, пример расчёта на 2026 год, таблица ситуаций с совместителями и ГПХ, цена ошибок и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто выплачивает больничный по беременности и родам, по болезни и по травме
Код причины нетрудоспособности в ЭЛН (электронном листке нетрудоспособности) определяет, участвует ли работодатель в оплате деньгами. По коду 05 работодатель не платит ни одного дня: его роль сводится к передаче сведений в СФР. По больничному с кодом 01 или 02, если травма бытовая, первые три календарных дня оплачивает работодатель за свой счёт, а с четвёртого дня — СФР. Такое деление закреплено Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
Таблица собрана по действующему перечню кодов СФР и приказу Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н о порядке формирования листков нетрудоспособности.
| Код в ЭЛН | Причина | Кто оплачивает |
|---|---|---|
| 01 | Заболевание, в том числе профессиональное заболевание и его обострение | При обычном заболевании первые 3 календарных дня — работодатель, с 4-го дня — СФР |
| 02 (бытовая травма) | Травма, не признанная страховым случаем на производстве | Первые 3 календарных дня — работодатель, с 4-го дня — СФР |
| 02 (производственная травма) | Несчастный случай на производстве или его последствия, признанные страховым случаем | СФР с первого дня за весь период, 100% среднего заработка по статье 9 закона № 125-ФЗ |
| 05 | Отпуск по беременности и родам | СФР за весь отпуск одной суммой; работодатель передаёт сведения |
| 020 (дополнительный код) | Дополнительный отпуск по беременности и родам | СФР |
По травме код 02 сам по себе не говорит, кто платит с первого дня. С 1 сентября 2022 года отдельного кода 04 для производственной травмы в ЭЛН нет: врач ставит 02 в обоих случаях. Если несчастный случай признан страховым к моменту закрытия листка, СФР формирует запрос работодателю с видом пособия по 125-ФЗ, и тогда первые три дня из фонда оплаты труда не оплачиваются. Пока расследование не завершено, кадровой службе стоит сверять вид пособия в запросе фонда, а не только код в листке.
Кроме этих кодов, в больничных встречаются 03 (карантин), 09 (уход за больным членом семьи) и 15 (уход за ВИЧ-инфицированным ребёнком). Код 15 врач проставляет только с согласия гражданина, поэтому в кадровых документах его не дублируют и не обсуждают с коллегами сотрудника.
Сроки отпуска по беременности и родам и электронный больничный лист
Продолжительность отпуска задаёт ЭЛН, а не заявление сотрудницы. По статье 255 ТК РФ отпуск предоставляется по заявлению женщины и на основании листка нетрудоспособности:
- 140 календарных дней — при одноплодной беременности без осложнений в родах;
- 156 календарных дней — при осложнённых родах;
- 194 календарных дня — при многоплодной беременности.
Осложнённые роды выявляются уже после начала отпуска, поэтому сначала сотрудница получает листок на 140 дней. Медицинская организация, где проходили роды, формирует дополнительный ЭЛН ещё на 16 календарных дней по пункту 59 приказа № 1089н. Исключение — многоплодная беременность: там отпуск сразу рассчитан на 194 дня и дополнительный листок не оформляется. Для работодателя второй ЭЛН означает второй запрос СФР и второй цикл передачи сведений в 3 рабочих дня.
Дата открытия ЭЛН не обязывает сотрудницу прекратить работу в этот же день. Она вправе подать заявление на отпуск с более поздней даты и работать до неё с сохранением зарплаты. Пособие при этом начисляется только за период отпуска: дни, отработанные после открытия листка, оплачиваются как работа, а не пособием.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
После оформления отпуска сотрудница освобождается от работы по всем местам работы, включая совместительство. Совмещать работу и пособие за один и тот же период отпуска по беременности и родам нельзя. Этим отпуск по БиР отличается от отпуска по уходу за ребёнком, для которого закон отдельно сохраняет пособие при выходе на работу.
Порядок назначения, размеры и перечень сведений, которые нужны фонду, СФР публикует на странице о пособии по беременности и родам для работающих: её удобно открыть сотруднице, если она сомневается в сроках выплаты.
Какие документы принимает работодатель: заявление, ЭЛН и приказ
Для назначения пособия по беременности и родам работодателю нужны два основания: заявление сотрудницы на отпуск и закрытый или открытый ЭЛН с кодом 05, данные которого приходят по СЭДО (системе электронного документооборота с СФР). Распечатку больничного работодатель требовать не должен: с 1 января 2022 года листки формируются только в электронном виде, а номер ЭЛН сотрудница видит в личном кабинете на Госуслугах вместе с причиной, периодом и отметкой об оплате.
Заявление на отпуск составляется в свободной форме. В нём указывают вид отпуска, дату начала и номер ЭЛН. Отдельное заявление на назначение пособия по беременности и родам от работающей сотрудницы не требуется: фонд назначает выплату проактивно, по данным листка и сведениям работодателя. Если сотрудница претендует на расчёт по другим годам или по заработку у прежних работодателей, к заявлению прикладывают соответствующее заявление о замене лет и справки о заработке.
Приказ о предоставлении отпуска статья 255 ТК РФ условием отпуска не называет, и СФР не включает его в перечень оснований для выплаты. Приказ оформляют для кадрового учёта и табеля: без него у бухгалтерии нет основания перестать начислять зарплату с даты начала отпуска. Унифицированной обязательной формы нет, образцы в справочных системах носят рекомендательный характер.
Заявление на отпуск, заявление о замене расчётных лет и приказ относятся к документам, которые можно оформить в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Условие — сотрудница дала согласие на взаимодействие в электронном виде, а работодатель закрепил порядок в ЛНА. В сервисе Добыто сотрудница подписывает такое заявление со смартфона ПЭП или УНЭП, а подписи для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Для декретных документов это снимает необходимость приезжать в офис на позднем сроке беременности.
Если отпуск по беременности и родам сменяется отпуском по уходу за ребёнком, документы оформляют отдельно: по статье 256 ТК РФ отпуск по уходу предоставляется по новому заявлению, а заявление о назначении пособия по уходу работающая сотрудница подаёт работодателю одновременно с ним.
Как назначить пособие по беременности и родам: порядок для работодателя
Пособие по беременности и родам выплачивает СФР на счёт сотрудницы, а работодатель отвечает за полноту и своевременность сведений. Цепочка запускается не заявлением в фонд, а электронным листком: СФР назначает пособие проактивно по данным ЭЛН и направляет работодателю запрос по СЭДО о недостающих сведениях.
На ответ закон отводит не более 3 рабочих дней. Часть 8 статьи 13 255-ФЗ считает этот срок со дня получения данных о закрытом листке нетрудоспособности. Получив недостающие сведения, СФР назначает и выплачивает пособие не позднее 10 рабочих дней по части 1 статьи 15 закона.
Параллельно действует требование по форме ЕФС-1: подраздел 1.2 с типом «Назначение выплат по ОСС» подают не позднее 3 рабочих дней со дня заявления сотрудницы об отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком. Сведения ЕФС-1 позволяют фонду определить действующего страхователя, поэтому их состояние влияет на то, кому придёт запрос.
В сентябре 2026 года СФР обновил формат обмена. 19 сентября фонд прекратил обмен рядом старых типов сообщений СЭДО и включил отправку типов 10010 и 32210, а с 21 сентября включил обмен типами 10110, 10910, 11210 и другими новыми сообщениями. Перечень типов и график перехода опубликованы на странице СЭДО в личном кабинете страхователя СФР. Если учётная программа не обновлена под новые типы, запросы по декретным листкам могут не загрузиться, а трёхдневный срок на ответ идёт независимо от этого.
Как назначить пособие по беременности и родам: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите от сотрудницы заявление на отпуск по беременности и родам с датой начала и номером ЭЛН. Сверьте номер и период листка по данным СЭДО, распечатку не запрашивайте.
- Шаг 2. Оформите приказ о предоставлении отпуска на срок, указанный в ЭЛН, и отразите отпуск в табеле с даты из заявления.
- Шаг 3. Не позднее 3 рабочих дней со дня заявления подайте подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом «Назначение выплат по ОСС».
- Шаг 4. Если сотрудница подала заявление о замене расчётных лет или справки о заработке у других страхователей, подготовьте эти данные к ответу фонду.
- Шаг 5. Получите проактивный запрос СФР по СЭДО и направьте недостающие сведения не позднее 3 рабочих дней.
- Шаг 6. Проконтролируйте статус: СФР выплачивает пособие в течение 10 рабочих дней после получения сведений, сотрудница видит факт оплаты в личном кабинете на Госуслугах.
- Шаг 7. При осложнённых родах примите сведения о дополнительном ЭЛН на 16 календарных дней, продлите отпуск приказом и ответьте на новый запрос фонда в тот же срок.
Кадровые данные для ответа на запрос берутся из учётной системы. В Добыто модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому подписанное в КЭДО заявление на отпуск попадает в 1С:ЗУП без повторного ввода, и дата заявления в учёте совпадает с датой подписи.
Расчёт пособия по беременности и родам в 2026 году
Пособие по беременности и родам рассчитывают из среднего заработка за два календарных года до года начала отпуска. Для отпуска, начавшегося в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы, в нём 731 календарный день. Из этого числа исключают дни, предусмотренные законом (в частности, периоды больничных и отпусков по беременности и родам и по уходу за ребёнком), а заработок делят на оставшиеся дни. Среднедневной заработок умножают на число дней отпуска по ЭЛН: 140, 156 или 194.
Заработок в каждом году учитывают не выше предельной базы для страховых взносов: 2 225 000 руб. за 2024 год и 2 759 000 руб. за 2025 год. Для максимального среднедневного заработка 255-ФЗ задаёт фиксированный делитель 730, поэтому верхняя граница в 2026 году составляет (2 225 000 + 2 759 000) / 730 = 6 827,40 руб. в день. Нижняя граница считается от МРОТ, который с 1 января 2026 года равен 27 093 руб. в месяц.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Длительность отпуска | Минимальное пособие в 2026 году | Максимальное пособие в 2026 году |
|---|---|---|
| 140 дней, одноплодная беременность | 124 702,20 руб. | 955 836 руб. |
| 156 дней, осложнённые роды | 138 953,88 руб. | 1 065 074,40 руб. |
| 194 дня, многоплодная беременность | 172 801,62 руб. | 1 324 515,60 руб. |
Максимум получается умножением 6 827,40 руб. на число дней отпуска, поэтому сотрудница с заработком выше предельной базы получит ровно эти суммы, а не процент от фактической зарплаты. Если по расчёту выходит меньше минимума, СФР платит минимум.
Пример. Сотрудница уходит в отпуск на 140 дней в 2026 году, исключаемых периодов в 2024-2025 годах у неё нет. Заработок за 2024 год — 900 000 руб., за 2025 год — 1 100 000 руб., оба значения ниже предельных баз. Среднедневной заработок: 2 000 000 / 731 = 2 735,98 руб. Пособие: 2 735,98 × 140 = 383 037,20 руб. Эту сумму СФР перечислит одним платежом за весь отпуск.
Если один или оба года расчётного периода сотрудница провела в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по её заявлению эти годы заменяют предшествующими, когда замена увеличивает пособие. Формулу, пределы и правила замены лет СФР приводит в буклете о выплатах по обязательному социальному страхованию на 2026 год, по нему удобно сверить расчёт перед ответом на запрос фонда.
Несколько работодателей, совместительство и договор ГПХ
При нескольких страхователях порядок назначения определяет не текущее место работы, а то, где сотрудница работала в двух предыдущих календарных годах. Часть 2 и часть 2.1 статьи 13 255-ФЗ разводят две ситуации, а с 1 июля 2026 года та же статья отдельно регулирует сочетание трудового договора и договоров ГПХ.
| Ситуация сотрудницы | Как назначают пособие | Что делает работодатель |
|---|---|---|
| Работает у нескольких страхователей и работала у них же в 2024-2025 годах | СФР назначает пособие по каждому страхователю | Каждый работодатель оформляет отпуск и передаёт сведения по своему месту работы |
| Работает у нескольких страхователей, а в 2024-2025 годах работала у других | Пособие назначают по одному из текущих страхователей по выбору сотрудницы | Выбранный работодатель передаёт сведения с учётом заработка у прежних страхователей; отпуск оформляют все |
| Внешнее совместительство | Отпуск предоставляется по всем местам работы, порядок назначения — по одной из двух строк выше | Работодатель по совместительству принимает заявление и ЭЛН, издаёт свой приказ |
| Трудовой договор и одновременно договоры ГПХ (с 1 июля 2026 года) | По трудовому договору — по соответствующим страхователям, по ГПХ — через одного страхователя по выбору застрахованной | Работодатель по трудовому договору передаёт сведения о трудовом заработке |
| Только договор ГПХ | Право на пособие есть, если взносы в её пользу за предыдущий календарный год достигли стоимости страхового года | Отпуск по ТК РФ не оформляется: исполнитель не является работником |
Первый вопрос новой сотруднице, которая приносит заявление на отпуск, — где она работала в 2024-2025 годах и есть ли у неё сейчас другие трудовые договоры или договоры ГПХ. От ответа зависит, кто отвечает на запрос фонда и какие справки о заработке понадобятся.
Ошибки работодателя при назначении пособия и их цена
Самая дорогая ошибка — пропуск срока на ответ фонду. За нарушение срока передачи сведений статья 15.2 255-ФЗ предусматривает штраф 5 000 руб. Сотрудница при этом получает деньги позже: 10 рабочих дней на выплату СФР отсчитывает только с момента, когда сведения поступили. Штраф начисляется за каждое нарушение, поэтому при осложнённых родах с дополнительным ЭЛН риск возникает дважды.
Вторая группа ошибок связана с заработком у прежних работодателей. В деле, рассмотренном Арбитражным судом Северо-Западного округа 16 февраля 2026 года, СФР пытался взыскать со страхователя расходы на выплаченное пособие по беременности и родам и штраф. Суд отказал фонду: закон не запрещает учитывать заработок с других мест работы, если он подтверждён документами. Практический вывод для кадровой службы — хранить справки о заработке, по которым передавались сведения, вместе с заявлением сотрудницы.
Остальные ошибки обходятся дешевле, но затягивают выплату:
- требовать бумажную распечатку ЭЛН вместо сверки номера по СЭДО;
- оформлять отпуск строго с даты открытия листка, когда сотрудница просит более позднюю дату начала;
- не обновить учётную программу под новые типы сообщений СЭДО, включённые 19 и 21 сентября 2026 года;
- подать подраздел 1.2 ЕФС-1 позже 3 рабочих дней со дня заявления, из-за чего фонд не определяет действующего страхователя;
- оформить отпуск только по основному месту работы, забыв о совместительстве.
Все декретные документы — заявление на отпуск, заявление о замене лет, приказ, справки о заработке — понадобятся при проверке фонда или в споре, как в деле 2026 года. В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто подписанные документы хранятся в электронном архиве, и подтверждающий комплект по конкретной сотруднице поднимается поиском, а не из бумажных папок.
Стоимость КЭДО для оформления декретных документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Цены указаны на дату публикации. Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, которые подписывают документы, и от того, нужна ли УКЭП: актуальные условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Пособие по беременности и родам сотрудница получает от СФР одной суммой за весь отпуск, а от работодателя зависит, насколько быстро эта сумма придёт. Кадровой службе нужно принять заявление и ЭЛН, уложиться в 3 рабочих дня с ЕФС-1 и ответом на запрос фонда, правильно определить страхователя при нескольких местах работы и сохранить документы, подтверждающие заработок. Расчёт в 2026 году идёт по 2024-2025 годам и ограничен суммой 955 836 руб. за 140 дней.
Добыто переводит декретные документы в КЭДО: сотрудница подписывает заявление удалённо, документ уходит в 1С:ЗУП и хранится в электронном архиве, а кадровая служба отсчитывает сроки от даты подписи.
Частые вопросы о пособии по беременности и родам
Что стало с выплатой за раннюю постановку на учёт по беременности?
Ежемесячная выплата беременным, вставшим на учёт в медицинской организации в первые 12 недель, входит в единое пособие. Её назначают с учётом нуждаемости семьи, то есть с оценкой доходов и имущества. Это отдельная мера поддержки: на размер и порядок назначения пособия по беременности и родам она не влияет.
До какого срока можно обратиться за пособием, если его не назначили?
По части 2 статьи 12 255-ФЗ пособие по беременности и родам назначается, если обращение последовало не позднее 6 месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам. Если выплата не пришла, сначала проверяют факт оплаты ЭЛН в личном кабинете на Госуслугах, затем выясняют у работодателя, передал ли он сведения в ответ на запрос СФР.
Сколько получит сотрудница со стажем меньше 6 месяцев?
При страховом стаже менее 6 месяцев пособие выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц: в 2026 году это 27 093 руб. В местностях, где применяется районный коэффициент, ограничение считается от МРОТ с учётом коэффициента. Норма закреплена частью 3 статьи 11 255-ФЗ.
Можно ли не продлевать срочный трудовой договор с беременной сотрудницей?
Нет. По статье 261 ТК РФ работодатель обязан продлить срочный договор, который истекает во время беременности, по письменному заявлению сотрудницы и медицинской справке о беременности, а при предоставлении отпуска по беременности и родам — до его окончания. Увольнение беременной по инициативе работодателя допускается только при ликвидации организации или прекращении деятельности индивидуального предпринимателя.
Можно ли взять ежегодный оплачиваемый отпуск перед декретом?
Да. По статье 260 ТК РФ по желанию женщины ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется перед отпуском по беременности и родам, непосредственно после него или по окончании отпуска по уходу за ребёнком. Право не зависит от стажа работы у данного работодателя, поэтому отказать со ссылкой на 6 месяцев работы нельзя.
Сколько длится отпуск по уходу за ребёнком и кто платит пособие?
Отпуск по уходу предоставляется по заявлению до достижения ребёнком 3 лет (статья 256 ТК РФ), а ежемесячное пособие по уходу выплачивается до полутора лет. Работающая сотрудница подаёт заявление о назначении пособия работодателю одновременно с заявлением на отпуск, работодатель передаёт сведения в СФР не позднее 3 рабочих дней, а назначает и выплачивает пособие фонд.
