Оплата больничного листа и расчетные года какие брать бухгалтеру

Оплата больничного листа, открытого в 2026 году, считается из заработка за 2024 и 2025 годы: облагаемые страховыми взносами выплаты за два года делят на фиксированные 730 дней и умножают на процент по страховому стажу — 60, 80 или 100%. Заработок за 2024 год учитывают не выше 2 225 000 руб., за 2025 год — не выше 2 759 000 руб., поэтому средний дневной заработок для пособия не превышает 6 827,40 руб. Если в одном из расчётных лет работник был в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребёнком или в периоде приостановления трудового договора, год по его заявлению меняют на предшествующий, но только когда это увеличивает пособие. При болезни или травме самого работника первые 3 дня оплачивает работодатель, с 4-го дня — СФР; при уходе за больным членом семьи фонд платит с первого дня.

Материал помогает бухгалтеру выбрать годы для расчёта в типовых и нестандартных ситуациях: возврат из декрета, мобилизация, совместительство, отсутствие заработка, болезнь после увольнения. Покажем, почему справку 182н больше не запрашивают, какой код в ЭЛН ставят при производственной травме и где работник видит свой электронный больничный. Пошаговый расчёт с примером, сроки выплат, штраф за опоздание со сведениями в СФР и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие годы брать для расчёта больничного в 2026 году

Расчётный период по больничному — 2 календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. Норма закреплена в части 1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Год определяется по дате, когда работник заболел и был открыт ЭЛН, а не по дате закрытия листка или выплаты. Больничный, открытый в последние дни декабря 2025 года и закрытый в январе 2026-го, считают из 2023 и 2024 годов, а не из 2024 и 2025.

В заработок включают выплаты, на которые начислены страховые взносы. Делитель фиксированный — 730 дней: его не уменьшают на дни болезни, отпусков и других периодов, когда работник не получал зарплату. Из-за этого отпуск без сохранения заработка или долгий больничный в расчётном году снижают средний дневной заработок, и закон не даёт заменить такой год (основания для замены — в следующем разделе).

Каждый расчётный год ограничивается предельной базой для начисления страховых взносов, установленной на этот год. Суммы на 2026 год собраны в таблице.

Максимум 6 827,40 руб. — это предел среднего дневного заработка до применения стажа. Работнику со стажем 5-8 лет даже при зарплате выше предельной базы начислят 80% от этой суммы. Официальные цифры на 2026 год, с которыми удобно сверить настройки учётной программы, СФР свёл в листовке «Выплаты по больничному листу» на 2026 год.

Замена расчётных лет: кто вправе и как её оформить

Заменить один или оба расчётных года предшествующими можно, если в этом году работник находился в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребёнком. Год заменяется целиком, даже если отпуск занял только его часть. Закон говорит о замене на «предшествующие календарные годы» и не требует брать именно год, стоящий непосредственно перед расчётным: если 2024 и 2025 годы пришлись на отпуск по уходу за ребёнком, а 2023-й — на декретный отпуск, работник вправе выбрать 2021 и 2022 годы.

С 11 августа 2025 года список оснований расширен Федеральным законом от 31.07.2025 № 330-ФЗ. Заменить год теперь можно и тогда, когда он пришёлся на период приостановления трудового договора по статье 351.7 ТК РФ (мобилизация и другие основания этой статьи) или государственной гражданской службы по статье 53.1 Федерального закона № 79-ФЗ. Правило распространено на отношения с 1 января 2025 года. Работник, который вернулся после приостановления договора и болел в 2025 году, вправе подать заявление и получить перерасчёт уже выплаченного пособия. Порядок применения нового основания СФР разъясняет в базе знаний для страхователей по ЭЛН и выплатам.

Замена не происходит автоматически. Работодатель не меняет годы сам, даже если видит, что так выгоднее: нужно заявление работника по форме, утверждённой приказом СФР от 22.04.2024 № 643. Заявление можно подать и после того, как пособие назначено и выплачено. Тогда пособие пересчитывают за всё прошлое время, но не более чем за 3 года, предшествующих дню обращения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Работнику, который вышел из отпуска по уходу за ребёнком или вернулся после приостановления договора, полезно сразу дать форму заявления вместе с двумя вариантами расчёта: по обычным годам и после замены. Решение остаётся за ним, а у бухгалтера появляется документ, подтверждающий, что вопрос о замене поднимался.

Когда замена лет не поможет

Перечень оснований для замены закрытый. В него не входят отпуск без сохранения заработной платы, длительный больничный, простой, обучение и перерыв в работе между трудовыми договорами. Год с такими периодами остаётся в расчёте, и низкий заработок в нём уменьшает пособие.

Второе ограничение — результат. Если в более ранних годах заработок был ниже или его не было вовсе, замена пособие не увеличит, и закон её не допускает. Перед тем как принимать заявление, бухгалтер считает оба варианта: средний дневной заработок по 2024-2025 годам (или по МРОТ, если заработка не было) и по выбранным предшествующим годам. Принимается вариант, который даёт больший размер пособия.

Какие годы брать в нестандартных ситуациях: сценарная таблица

Совместительство, отсутствие заработка и увольнение не меняют сами расчётные годы, но меняют то, чей заработок в них учитывают и кто назначает пособие. Сценарии сведены в таблицу для больничного, открытого в 2026 году.

Самая частая развилка — совместители. Если работник пришёл к вам в 2025 году, а 2024 год отработал у другой компании, пособие от двух текущих работодателей сразу он не получит: выбирает одного, и тот учитывает заработок за оба года, включая доход у прежнего страхователя. Сведения о заработке у других страхователей работодатель запрашивает у СФР через СЭДО сообщениями типов 320 и 321: форма справки 182н утратила силу с 1 января 2023 года, и бывший работодатель выдавать её больше не обязан.

Если работник уволился и заболел в пределах 30 календарных дней, пособие считают по тем же правилам выбора лет, но процент фиксированный — 60, даже при стаже 8 лет и больше. Для больничного, открытого после 30-го дня, право на пособие от прежнего работодателя не возникает.

Как рассчитать пособие по больничному: порядок и пример

После выбора расчётных лет размер пособия определяют страховой стаж и минимальная гарантия по МРОТ. Процент по стажу установлен статьёй 7 255-ФЗ:

• стаж менее 5 лет — 60% среднего заработка;
• стаж от 5 до 8 лет — 80%;
• стаж 8 лет и более — 100%;
• стаж менее 6 месяцев — пособие за полный календарный месяц не выше МРОТ.

Минимальная дневная гарантия при полной занятости в 2026 году зависит от числа дней в месяце: 873,97 руб. в месяце из 31 дня, 903,10 руб. в месяце из 30 дней и 967,61 руб. в феврале. Если средний заработок из расчётных лет даёт меньшую сумму, пособие платят по минимальной гарантии.

Как рассчитать пособие по временной нетрудоспособности: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите год начала нетрудоспособности по дате открытия ЭЛН и возьмите 2 предшествующих календарных года.
2. Шаг 2. Проверьте, нет ли в этих годах отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком или приостановления трудового договора по ст. 351.7 ТК РФ. Если есть — дайте работнику форму заявления о замене лет по приказу СФР № 643 и посчитайте оба варианта.
3. Шаг 3. Соберите выплаты, облагаемые страховыми взносами, за каждый год. Если работник в расчётных годах работал у других страхователей, запросите сведения о заработке через СЭДО (сообщения 320 и 321).
4. Шаг 4. Ограничьте заработок каждого года предельной базой: 2 225 000 руб. за 2024 год и 2 759 000 руб. за 2025 год.
5. Шаг 5. Разделите сумму на 730 и сравните результат с минимальной дневной гарантией по МРОТ для месяца болезни. Для расчёта берите большую величину.
6. Шаг 6. Умножьте средний дневной заработок на процент по страховому стажу: 60, 80 или 100%.
7. Шаг 7. Умножьте дневное пособие на число дней. При заболевании или травме работника первые 3 дня выплачивает работодатель, остальные дни — СФР.
8. Шаг 8. Передайте сведения для назначения пособия в СФР не позднее 3 рабочих дней после их получения.

Пример. Работник болел 10 календарных дней в марте 2026 года, страховой стаж 6 лет. Заработок за 2024 год — 900 000 руб., за 2025 год — 1 000 000 руб., оба значения ниже предельных баз. Средний дневной заработок: 1 900 000 / 730 = 2 602,74 руб., это выше минимальной гарантии 873,97 руб. для марта. Дневное пособие при стаже 6 лет: 2 602,74 × 80% = 2 082,19 руб. Работодатель выплачивает за 3 дня 6 246,57 руб., СФР за 7 дней — 14 575,33 руб., всего 20 821,90 руб. до удержания НДФЛ.

Тот же работник, если бы 2025 год он провёл в отпуске по уходу за ребёнком без заработка, получил бы средний дневной заработок только из 900 000 руб. за 2024 год: 900 000 / 730 = 1 232,88 руб. Замена 2025 года на 2023-й с заработком 850 000 руб. даёт (900 000 + 850 000) / 730 = 2 397,26 руб., и при таком соотношении заявление о замене выгодно работнику.

Кто платит больничный и в какие сроки

Источник выплаты зависит от причины нетрудоспособности, а не от того, кто считал пособие. Распределение установлено статьёй 3 255-ФЗ и Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ о страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Пособие по производственной травме тоже ограничено сверху, только иначе, чем обычный больничный: часть 2 и 3 статьи 9 Федерального закона № 125-ФЗ ограничивают пособие за полный календарный месяц четырёхкратным максимумом ежемесячной страховой выплаты. Расчётные годы при этом выбирают по тем же правилам 255-ФЗ.

Сроки для работодателя и фонда разные. Работодатель передаёт в СФР сведения для назначения пособия не позднее 3 рабочих дней после их получения (п. 7 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010). СФР назначает и выплачивает пособие не позднее 10 рабочих дней после получения всех нужных сведений и документов (ст. 15 255-ФЗ). За нарушение срока передачи сведений страхователю грозит штраф 5 000 руб. по части 3 статьи 15.2 255-ФЗ.

Внимание: если работник в дни больничного полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия. Подписать несколько документов и выйти на работу с больничного — разные ситуации.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Коды больничных листов и где работник видит электронный больничный

С 1 января 2022 года основанием для выплаты пособия служит ЭЛН: бумажную распечатку у работника запрашивать не нужно, а работодатель получает уведомления об электронном больничном через СЭДО (приказ Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н). Причина нетрудоспособности в ЭЛН указана двузначным кодом, и от него зависит, кто платит и как считать пособие.

Кода 04 в действующей таблице причин нет, хотя в старых инструкциях им до сих пор обозначают производственную травму. Травма на работе в ЭЛН идёт под кодом 02, а то, что она производственная, подтверждают документы о несчастном случае. Действующие значения кодов СФР публикует в таблице кодов причин нетрудоспособности для страхователей.

Работник видит свои электронные больничные и сумму назначенного пособия в личном кабинете на сайте СФР, вход — по логину и паролю Госуслуг. Это рабочий способ сверки для бухгалтера: если работник сомневается в сумме, он сам проверяет, какие ЭЛН открыты и сколько назначил фонд, а спор о расчёте сводится к конкретным цифрам по годам.

Сведения в СФР и ответы на запросы фонда подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Когда болеет сам директор или главный бухгалтер, обмен через СЭДО не должен останавливаться.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Полномочия директора на время болезни не прекращаются: их прекращает только решение уполномоченного органа, а больничный — основание для выплаты пособия, не приостановка полномочий. Документ, подписанный руководителем в период нетрудоспособности, по этому мотиву не оспорить. Если же на время отсутствия подписывает заместитель, в приказе о возложении обязанностей, как и в доверенности, указывайте конкретный перечень полномочий, а не общую формулировку.»

Важный нюанс из практики: приказ с формулировкой «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня полномочий порождает спор о том, был ли заместитель вправе подписывать конкретный документ. Тот же приказ работает и в дисциплинарных ситуациях: без него работодателю сложнее доказать, чьи обязанности не были исполнены, пока руководитель отсутствовал.

Больничный в отпуске и после увольнения

Болезнь или травма работника в период ежегодного оплачиваемого отпуска оплачивается: это прямое исключение из пункта 1 части 1 статьи 9 255-ФЗ. Отпуск продлевается на дни болезни или переносится, а пособие считают из тех же расчётных лет, что и обычный больничный. Ежегодный отпуск в расчётном году на выбор лет не влияет: отпускные облагаются страховыми взносами и входят в заработок.

Пособие по ЭЛН, открытому в течение 30 календарных дней после увольнения, выплачивают в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. Бывший работник предъявляет больничный прежнему работодателю, а тот передаёт сведения в СФР в обычные 3 рабочих дня. Отдельный вопрос — больничный, который открылся до увольнения.

Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон в период больничного запретом не охвачено. Если дата увольнения пришлась на открытый ЭЛН, бухгалтер считает пособие за дни болезни до и после увольнения по тем же расчётным годам: страховой случай наступил, пока человек работал.

Какие документы работник может подписать во время больничного

Прямого ответа в ТК РФ нет: кодекс не запрещает издавать приказы в отношении работника на больничном, но и не регулирует, что можно давать ему на подпись. Для бухгалтера вопрос практический: заявление о замене расчётных лет, заявление о выборе работодателя-страхователя у совместителя, согласие на обработку персональных данных часто нужны именно в дни болезни. Эти документы в интересах работника или нейтральны, спора о них не возникает.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Раз нормы нет, я делю документы не по форме, а по последствиям. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными ЛНА подписываем спокойно: работник ничего не теряет. Соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение формально подписать можно, но в споре опровергать довод о подписании с температурой придётся работодателю. Такие документы лучше отложить на неделю.»

В практике Добыто заявления работников проходят через КЭДО как обычные кадровые документы: работник подписывает их ПЭП или УНЭП со своего устройства, документ попадает в электронный архив и через модуль для 1С:ЗУП синхронизируется с учётной системой, где бухгалтер считает пособие. Для заявления о замене лет это снимает зависимость от того, когда человек сможет приехать в офис.

Важный нюанс из практики: подписать документ из системы КЭДО с больничного технически проще, чем бумажный, поэтому ситуация с подписанием в период нетрудоспособности при электронном документообороте встречается чаще. Ни один разъясняющий источник этот вопрос пока отдельно не рассматривает, и правила последствий действуют для электронной подписи так же, как для собственноручной.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если подписать нужно срочно, работайте с доказательствами. Зафиксируйте, как документ передан, что у работника были возможность и время ознакомиться, и добровольность — лучше перепиской, где человек сам подтверждает готовность подписать сейчас. И не кладите документы на стол в день выхода с больничного с требованием подписать сегодня.»

Ошибки при выборе расчётных лет и их цена

Большинство ошибок в расчёте больничного связаны с переносом правил из других выплат и с устаревшими инструкциями. Цена каждой — перерасчёт, доплата и время на переписку с СФР.

1. Средний заработок за 12 месяцев. Так считают отпускные, и бухгалтер переносит привычную схему на больничный. Для пособия берут 2 календарных года и делитель 730. Ошибка обнаруживается при проверке СФР и приводит к перерасчёту по каждому затронутому листку.
2. Запрос справки 182н у нового работника. Форма утратила силу с 1 января 2023 года, бывший работодатель не обязан её выдавать. Пока бухгалтер ждёт справку, срок 3 рабочих дня на передачу сведений истекает. Данные о заработке у других страхователей запрашивают через СЭДО сообщениями 320 и 321.
3. Работнику не предложили замену лет. Заявление можно подать позже, и тогда пособие пересчитывают за период до 3 лет назад. Разница по каждому больничному, в примере выше — 1 164,38 руб. в среднем дневном заработке, выплачивается задним числом, а СФР получает корректирующие сведения.
4. Поиск кода 04 для производственной травмы. В действующей таблице причин кода 04 нет, травма на производстве идёт под кодом 02. Бухгалтер, который ждёт код 04, пропускает производственный случай и считает пособие по стажу вместо 100%.
5. Три дня за счёт работодателя при уходе за членом семьи. По коду 09 СФР платит с первого дня. Выплата работодателя за 3 дня здесь лишняя и не возмещается.
6. Опоздание с передачей сведений в СФР. Срок — 3 рабочих дня после получения сведений, штраф за нарушение — 5 000 руб. по части 3 статьи 15.2 255-ФЗ.

Перед закрытием расчёта проверьте 4 вещи: дату открытия ЭЛН и выбранные годы, наличие в них декрета, отпуска по уходу или приостановления договора, код причины, а также дату передачи сведений в фонд. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому заявление о замене лет или о выборе страхователя работник подписывает в день, когда бухгалтер его подготовил.

Стоимость КЭДО для оформления заявлений по пособиям

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.

Для компании, где больничные и заявления по пособиям оформляет бухгалтер на 1С:ЗУП, основной вариант — тариф с интеграцией и электронным архивом; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по численности и видам подписи — на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Для больничного 2026 года бухгалтер берёт заработок за 2024 и 2025 годы в пределах баз 2 225 000 и 2 759 000 руб., делит на 730 и применяет процент по стажу, сверяя результат с минимумом из МРОТ 27 093 руб. Годы меняют только по заявлению работника и только при отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребёнком или приостановлении трудового договора, причём при условии, что пособие вырастет. Совместительство и болезнь после увольнения меняют не годы, а того, кто назначает пособие, и процент выплаты.

В Добыто мы ведём заявления работников, согласия и кадровые приказы в КЭДО с подписью ПЭП или УНЭП и передачей в 1С:ЗУП, поэтому документы для расчёта пособия собираются без ожидания, пока сотрудник выйдет с больничного.

Частые вопросы

Сколько дней в году оплачивают больничный по уходу за ребёнком и в каком размере?

За ребёнком до 7 лет оплачивают до 60 дней в году, при заболеваниях из специального перечня — до 90 дней. За ребёнком от 7 до 15 лет — до 15 дней по одному случаю и до 45 дней в году, за ребёнком-инвалидом до 18 лет — до 120 дней в году. При уходе за ребёнком младше 8 лет пособие составляет 100% среднего заработка независимо от стажа. Для ребёнка от 8 лет при амбулаторном лечении первые 10 дней оплачивают по стажу, следующие — в размере 50%, при стационарном лечении — по стажу.

Как оплачивают больничный, если страховой стаж меньше 6 месяцев?

Средний заработок считают по общим правилам из 2 расчётных лет, но пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ — с 1 января 2026 года это 27 093 руб. В районах с районными коэффициентами МРОТ увеличивают на коэффициент. Ограничение действует только на дни болезни, пока стаж остаётся меньше 6 месяцев.

Как считать пособие работнику на неполном рабочем дне, если заработок ниже МРОТ?

Если средний заработок за полный месяц ниже МРОТ, для расчёта принимают МРОТ, но при неполном рабочем времени его уменьшают пропорционально продолжительности рабочего времени (ч. 1.1 ст. 14 255-ФЗ). Работнику на 0,5 ставки минимальную гарантию считают из половины МРОТ, а не из полной суммы 27 093 руб.

В какой срок работник должен предъявить больничный, чтобы его оплатили?

Обратиться за пособием можно не позднее 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, а при уходе за больным, карантине, протезировании и долечивании — со дня окончания соответствующего периода (ч. 1 ст. 12 255-ФЗ). При ЭЛН работодатель получает уведомление через СЭДО, поэтому срок важен в основном для бумажных листков и для случаев, когда работник не сообщил о болезни.

Оплачивают ли больничный, если работник заболел в отпуске за свой счёт?

За дни отпуска без сохранения заработной платы пособие не назначают (п. 1 ч. 1 ст. 9 255-ФЗ). Если нетрудоспособность продолжается после окончания такого отпуска, оплачиваемый период начинается со дня, когда работник должен был выйти на работу. Расчётные годы при этом определяют по году, в котором начался больничный.