Написать больничный лист вручную нельзя: с 1 января 2022 года листок нетрудоспособности формирует медицинская организация в электронном виде, и основанием для выплаты пособия служит электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН), а не распечатка или талон из поликлиники. Компания получает от Социального фонда России сведения об открытии, продлении и закрытии ЭЛН через СЭДО, на запрос фонда отвечает в течение 3 рабочих дней и оплачивает первые 3 дня болезни. Порядок оплаты зависит от причины нетрудоспособности: при заболевании и бытовой травме первые 3 дня оплачивает работодатель, остальные — СФР, а при несчастном случае на производстве и уходе за больным членом семьи пособие с первого дня выплачивает фонд.
Материал закрывает рабочие вопросы компании: какие коды стоят в ЭЛН и почему кода 04 больше нет, кто платит больничный работнику по трудовому договору, исполнителю по ГПХ и самозанятому в 2026 году, какие кадровые документы можно подписывать с работником, пока он болеет. Пошаговая схема обработки ЭЛН с учётом новых типов сообщений СЭДО с 19 сентября 2026 года, образцы кадровых документов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Почему больничный лист нельзя написать вручную и когда остаётся бумажный бланк
Листок нетрудоспособности формирует только медицинская организация, у которой есть лицензия на экспертизу временной нетрудоспособности, и только после осмотра пациента и внесения данных в медицинскую документацию. Это пункты 2 и 9 Порядка, утверждённого приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н. Работник, его родственник или кадровик сформировать действительный больничный не могут ни на бумаге, ни в электронном виде: документ, созданный в обход медорганизации, не порождает права на пособие. Заведомое использование подложного документа может подпадать под часть 5 статьи 327 УК РФ, квалификация зависит от обстоятельств и характера документа.
С 1 января 2022 года основанием для выплаты пособия служит именно ЭЛН. Требовать у сотрудника распечатку листка или талон из поликлиники работодатель не должен: сведения об ЭЛН приходят от фонда автоматически. Официальный порядок обмена описан в разделе СФР для работодателей об электронных листках нетрудоспособности, там же фонд публикует требования к подключению страхователя.
Бумажный бланк сохранился как исключение, а не как вариант по желанию работника или работодателя. По пункту 1 Порядка № 1089н на бумаге листок выдают отдельным категориям застрахованных лиц, сведения о которых составляют государственную или иную охраняемую законом тайну, и лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты. Для остальных работников просьба оформить бумажный листок медорганизацию ни к чему не обязывает.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая бумага что-то подтверждала, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Поэтому сверяйте больничный по сведениям, которые пришли от фонда, а не по листу, который сотрудник принёс в отдел кадров.»
Приказ № 1089н действует до 1 марта 2029 года. Последние изменения внёс приказ Минздрава России от 31.03.2026 № 222н, они применяются с 26 апреля 2026 года. Перед спором с работником о форме больничного проверьте, к какой категории он относится: если сведения о нём не составляют охраняемую тайну и он не находится под госзащитой, единственный действительный вариант — ЭЛН.
Кто платит больничный и оплатят ли его: работник, исполнитель по ГПХ, самозанятый
Источник оплаты определяется причиной нетрудоспособности, а не тем, кто открыл листок. Ниже сведены типовые ситуации для работника по трудовому договору.
| Ситуация | Код в ЭЛН | Кто платит | Размер пособия |
|---|---|---|---|
| Заболевание | 01 | первые 3 дня — работодатель, с 4-го дня — СФР | 60%, 80% или 100% среднего заработка по стажу |
| Бытовая травма | 02 | первые 3 дня — работодатель, с 4-го дня — СФР | 60%, 80% или 100% по стажу |
| Несчастный случай на производстве, профзаболевание | 02 (травма), 01 (профзаболевание) | СФР за весь период | 100% среднего заработка независимо от стажа |
| Уход за больным ребёнком до 8 лет | 09 | СФР с первого дня | 100% среднего заработка |
| Уход за больным ребёнком 8 лет и старше | 09 | СФР с первого дня | амбулаторно: первые 10 дней по стажу, далее 50%; в стационаре — по стажу |
Ошибка в коде 02 стоит дороже остальных: производственная травма по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ оплачивается фондом за весь период, и если кадровик посчитает её как бытовую, компания оплатит 3 дня, которые оплачивать не должна, а работник получит пособие по стажу вместо 100%.
Размер пособия при заболевании и бытовой травме зависит от страхового стажа по статье 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ: 8 лет и больше — 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, меньше 5 лет — 60%. Для больничного, открытого в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы, предельный средний дневной заработок — 6 827,40 рубля, МРОТ — 27 093 рубля в месяц.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: больничный — основание для выплаты пособия, а не приостановка полномочий. Подписать несколько документов в период болезни и полноценно выйти на работу — разные ситуации: во втором случае возникает вопрос к обоснованности пособия.
Исполнители по ГПХ и самозанятые
Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ не переносятся. В 2026 году исполнитель по договору ГПХ имеет право на пособие по временной нетрудоспособности, только если взносы на социальное страхование, уплаченные за него в 2025 году, составили не менее 7 809,12 рубля. Если порог не набран, ЭЛН может быть открыт, но права на пособие за счёт фонда у исполнителя нет.
Самозанятые на НПД получают право на пособие только через добровольное участие в эксперименте по Федеральному закону от 15.12.2025 № 456-ФЗ. Эксперимент идёт с 1 января 2026 года по 31 декабря 2028 года, право на пособие появляется после 6 месяцев уплаты взносов. С 26 апреля 2026 года приказ № 1089н прямо разрешает формировать ЭЛН таким самозанятым, это положение действует по 31 декабря 2028 года.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда работник застрахован по 125-ФЗ и взносы уплачены, выплата фонда при несчастном случае — это исполнение обязательства страховщика, а не убыток, который он вправе переложить на работодателя. Так рассудил Девятнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 29.04.2026 по делу № А48-10850/2025. Расходы на работодателя ложатся по другим каналам: надбавка к страховому тарифу, потеря скидки и компенсация морального вреда по иску работника. Проверяйте, у кого в компании приказом закреплена охрана труда и есть ли у этого человека реальные полномочия.»
Перед ответом на запрос фонда сверьте три вещи: код причины в ЭЛН, форму договора с сотрудником и его страховой стаж. От этих данных зависит, оплачивает ли компания первые 3 дня и по какому проценту фонд посчитает пособие.
Коды больничных листов в ЭЛН: что означает каждый и почему нет кода 04
С 1 сентября 2022 года несчастный случай на производстве и его последствия обозначаются кодом 02, а профессиональное заболевание входит в код 01. Отдельный код 04 в действующей таблице причин, утверждённой разделом IX Порядка № 1089н, не используется. Ориентироваться на старые справочники с кодом 04 при проверке ЭЛН нельзя.
| Код | Причина нетрудоспособности |
|---|---|
| 01 | заболевание, включая профессиональное |
| 02 | травма, в том числе несчастный случай на производстве или его последствия |
| 03 | карантин |
| 05 | отпуск по беременности и родам |
| 09 | уход за больным членом семьи |
| 10 | иное состояние, включая отравление и отдельные исследования и процедуры |
| 11 | заболевание из перечня социально значимых заболеваний |
По одному коду 02 бытовую травму от производственной не отличить: это выясняется по обстоятельствам происшествия и документам расследования несчастного случая в компании. Пока расследование не закончено, кадровику нужно согласовать с ответственным за охрану труда, какой порядок оплаты применять, иначе компания оплатит первые 3 дня по травме, которую фонд оплачивает целиком.
Как компании работать с электронным больничным через СЭДО и кабинет страхователя
Для обмена сведениями об ЭЛН работодатель подключается к СЭДО — системе электронного документооборота Социального фонда России. Фонд сам сообщает об открытии, продлении, закрытии и аннулировании листка, после закрытия направляет запрос сведений для назначения пособия, а компания отвечает в электронном виде. Действующие правила проактивного обмена установлены постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010: по его пункту 2 взаимодействие страхователя и фонда идёт с использованием системы электронного документооборота страховщика. Постановление № 2375, на которое до сих пор ссылаются часть статей, регулировало выплаты только в 2021 году.
Канал подключения выбирают по объёму. Кабинет страхователя на lk.sfr.gov.ru — официальный сервис фонда, где компания получает сведения об ЭЛН и запросы СФР и передаёт ответы. Если больничных много, обмен обычно ведут прямо из учётной программы, например 1С:ЗУП, которая подключена к СЭДО.
С 19 сентября 2026 года СФР перестал принимать старые типы сообщений СЭДО 100, 101, 105, 107, 109, 112, 124, 320, 321 и 322 и поэтапно перевёл обмен на новые типы, в том числе 10010 и 10110. Если учётная программа не обновлена, ответы на запросы фонда не уходят, а срок в 3 рабочих дня при этом продолжает идти.
| Действие | Срок | Норма и последствие нарушения |
|---|---|---|
| Ответ работодателя на запрос СФР о сведениях для пособия | 3 рабочих дня с получения запроса | статья 15.2 255-ФЗ, штраф 5 000 рублей |
| Оплата первых 3 дней болезни или бытовой травмы | в порядке, установленном для выплаты зарплаты | часть 1 статьи 14.1 255-ФЗ |
| Выплата пособия фондом | не позднее 10 рабочих дней со дня представления сведений | часть 1 статьи 15 255-ФЗ |
| Передача сведений о сотруднике | в составе ответа на запрос | часть 2 статьи 15.1 255-ФЗ: при недостоверных сведениях, повлёкших излишнюю выплату, виновные возмещают ущерб фонду |
Срок фонда в 10 рабочих дней начинается только с момента, когда он получил полный набор сведений. Поэтому задержка ответа компании сдвигает выплату работнику, и вопросы «когда переведут больничный» приходят в отдел кадров, а не в фонд.
В сервисе Добыто КЭДО работает в связке с 1С:ЗУП: готовый модуль устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Обмен ЭЛН с фондом при этом остаётся за 1С или кабинетом страхователя, а через КЭДО идут кадровые документы, связанные с периодом болезни: заявления, приказы, ознакомления.
Как обработать электронный больничный: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подключите компанию к СЭДО через учётную программу или кабинет страхователя на lk.sfr.gov.ru и приказом назначьте ответственного за обмен со СФР и его замещающего.
- Шаг 2. Получив уведомление фонда об открытии ЭЛН, отметьте отсутствие работника в табеле и проверьте код причины.
- Шаг 3. Отслеживайте продление и закрытие листка: сведения о них фонд присылает сам, требовать у работника распечатку не нужно.
- Шаг 4. После закрытия ЭЛН дождитесь запроса СФР и ответьте на него в течение 3 рабочих дней, сверив форму договора, стаж и заработок за 2024 и 2025 годы.
- Шаг 5. Если код 01 или бытовая травма с кодом 02, начислите пособие за первые 3 дня и выплатите его в порядке, установленном для зарплаты. При производственной травме и уходе за членом семьи первые 3 дня компания не оплачивает.
- Шаг 6. Проверьте, что программа отправляет ответы новыми типами сообщений СЭДО, действующими с 19 сентября 2026 года.
Что проверить в компании до прихода первого ЭЛН
- Кто отвечает за обмен со СФР и кто замещает его на время отпуска или болезни: срок в 3 рабочих дня не останавливается из-за отсутствия кадровика.
- Через какой канал идёт обмен: кабинет страхователя или учётная программа, подключённая к СЭДО.
- Обновлена ли учётная программа под новые типы сообщений СЭДО.
- Кто в компании отвечает за расследование несчастных случаев и как он передаёт кадровику сведения о характере травмы.
- Какие сотрудники работают по договорам ГПХ и набран ли за них порог взносов за 2025 год.
Лайфхак: в приказе о возложении обязанностей на время отсутствия указывайте конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает спор о том, вправе ли замещающий подписывать именно этот документ.
Какие кадровые документы можно подписывать с работником на больничном
Прямого ответа в Трудовом кодексе РФ нет. Кодекс не запрещает работодателю издавать распорядительные акты в отношении работника на больничном, а закон не запрещает человеку с открытым листком находиться на работе. Отсутствие запрета не означает отсутствия риска, поэтому документы удобнее делить по последствиям для работника, а не по форме.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я делю документы на три группы. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными ЛНА подписываем спокойно: работник ничего не теряет, и спора не возникает. Соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение формально подписать можно, но в споре опровергать довод «я лежал с температурой и не понимал, что подписываю» придётся вам. Увольнение по инициативе работодателя в период болезни запрещено, поэтому прежде чем отправить документ, определите, к какой группе он относится.»
Увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности прямо запрещено частью 6 статьи 81 ТК РФ. Под запрет попадает и увольнение по итогам испытания: это тоже увольнение по инициативе работодателя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: больничный не входит в срок испытания, и срок продлевается на дни болезни. Уволить по итогам испытания, пока работник болеет, нельзя.
Важный нюанс из практики: работник заболел в последние дни испытательного срока, а уведомление о неудовлетворительном результате ему вручили до больничного, ориентируясь на прежнюю дату окончания испытания. После болезни даты сдвинулись, и увольнение по старому уведомлению окажется преждевременным. Трёхдневное предупреждение пересчитывают каждый раз, когда в испытательном сроке появился больничный.
Если документ нужен срочно, работайте с доказательствами. Зафиксируйте, как документ передан, что у работника были возможность и время с ним ознакомиться, и что он подписывает добровольно: лучше всего перепиской, где он сам подтверждает готовность подписать сейчас. Схему «вышел с больничного, а на столе документы на подпись сегодня» суд оценивает не в пользу работодателя.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто мы видим, что подписать документ из системы КЭДО с больничного технически проще, чем бумажный, поэтому такие ситуации в компаниях на КЭДО встречаются чаще. Мы рекомендуем закреплять в маршруте согласования, какие документы не отправляются работнику, пока у него открыт ЭЛН.
Директор на больничном подписывать документы может: его полномочия прекращаются решением уполномоченного органа, а не болезнью, и договор, подписанный с больничного, по этому мотиву не оспорить. Чтобы не зависеть от его доступности, руководитель вправе назначить уполномоченное лицо на период отсутствия, включая временную нетрудоспособность, с конкретным перечнем полномочий в приказе или доверенности.
Больничный во время отпуска
Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, по части 1 статьи 124 ТК РФ отпуск продлевается или переносится на другой срок с учётом его пожелания. Работник сообщает о больничном, а перенос компания оформляет заявлением и приказом.
Образцы кадровых документов на период больничного
Комплект закрывает документы, которые компания оформляет вокруг больничного, и начинать стоит с приказа о распределении обязанностей на время отсутствия.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Заявление работника о переносе отпуска | Скачать |
| Приказ о переносе отпуска (свободная форма) | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Где КЭДО помогает при больничных, а где не подходит
КЭДО не заменяет СЭДО. Сведения об ЭЛН, запросы фонда и ответы на них идут по каналу Социального фонда России, и никакая кадровая система не снимает с компании срок в 3 рабочих дня. КЭДО закрывает другую часть процесса: заявления о переносе отпуска, приказы о распределении обязанностей, ознакомления работника с ЛНА, которые иначе пришлось бы везти ему домой или откладывать до выхода.
Ограничения применимости стоит знать заранее. Для работников, которым ЭЛН не оформляют из-за режима тайны или государственной защиты, документы по больничному остаются бумажными независимо от КЭДО. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: вид подписи для каждого документа закрепляется в Положении о КЭДО, и документ, подписанный не той подписью, не защищает компанию в споре.
Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, и работодатель, у которого были Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника, выиграл спор в районном суде и в апелляции. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 отменил решения: в материалах не было сведений о порядке идентификации, а работодателю следовало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, что зафиксировала система самого работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой заявления суд читает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО оформлено правильно. Оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не отметка в журнале ознакомления, поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Проверьте у себя три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении, в том числе от работника с открытым ЭЛН.
Стоимость КЭДО для кадровых документов по больничным
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП, в которой компания обрабатывает ЭЛН.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, которую компания переводит на КЭДО, и набора функций: для компании до 25 человек достаточно базового тарифа, а при обработке больничных в 1С нужен тариф с интеграцией. Условия и состав каждого пакета на дату публикации указаны на странице тарифов Добыто КЭДО, тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом.
Выводы
Больничный в 2026 году существует как электронная запись медорганизации, и ни работник, ни компания не могут его составить или заменить своей бумагой, кроме узкого круга лиц с режимом тайны или госзащиты. Задача работодателя сводится к трём вещам: держать рабочий канал обмена со СФР с учётом новых типов сообщений СЭДО, отвечать фонду в течение 3 рабочих дней с верным кодом причины и стажем и не создавать себе спор документами, отправленными работнику на подпись в период болезни.
Добыто закрывает кадровую часть этого процесса: заявления, приказы и ознакомления по периоду болезни подписываются в КЭДО, синхронизируются с 1С:ЗУП, а порядок идентификации и видов подписи мы закладываем в Положение о КЭДО на этапе подключения.
Частые вопросы об электронном больничном листе
Положен ли больничный работнику в отпуске по уходу за ребёнком, если он работает у другого работодателя?
Да. Приказ Минздрава России от 31.03.2026 № 222н, применяемый с 26 апреля 2026 года, разрешил оформлять листок нетрудоспособности человеку, который находится в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет по одному месту работы и в этот период работает у другого страхователя. Пособие назначается по месту фактической работы, где он застрахован.
Что делать, если работник обратился за пособием спустя полгода после выздоровления?
По статье 12 255-ФЗ за пособием по временной нетрудоспособности обращаются не позднее 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, а при уходе за членом семьи, карантине, протезировании или долечивании — со дня окончания освобождения от работы. Если срок пропущен, пособие назначают только при уважительной причине пропуска, решение принимает фонд.
Сколько дней ухода за больным ребёнком оплачивает СФР?
По части 5 статьи 6 255-ФЗ за ребёнка младше 7 лет оплачивается весь период ухода, но не более 60 дней в году, а при заболеваниях из специального перечня — не более 90 дней. За ребёнка от 7 до 15 лет оплачивается до 15 дней по одному случаю и не более 45 дней в году. За ребёнка-инвалида до 18 лет — до 120 дней в году.
Где работник видит номер и статус своего ЭЛН?
На Госуслугах при подтверждённой учётной записи приходят уведомления, а в личном кабинете видны номер больничного, причина, период нетрудоспособности и факт оплаты. Те же сведения доступны в личном кабинете получателя услуг СФР на lk.sfr.gov.ru, вход в него идёт через учётную запись Госуслуг. Сообщать номер ЭЛН работодателю для получения пособия не требуется: фонд передаёт сведения сам.
Какое максимальное пособие за день можно получить по больничному в 2026 году?
Для больничного, открытого в 2026 году, предельный средний дневной заработок составляет 6 827,40 рубля. При стаже 8 лет и больше максимум пособия за день равен 6 827,40 рубля, при стаже от 5 до 8 лет — 5 461,92 рубля, при стаже меньше 5 лет — 4 096,44 рубля. При производственной травме пособие считают в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.
