Документы аттестации работников полный перечень и сроки хранения

Документы аттестации работников хранятся по разным статьям Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), поэтому единого срока у комплекта нет. Протоколы заседаний аттестационной комиссии хранятся 10 лет, тесты, списки, ведомости и заявления о несогласии с решением комиссии — 5 лет, графики аттестации — 1 год, переписка — 3 года, а приказы по личному составу об аттестации и личные дела — 50/75 лет с отметкой ЭПК. Для аттестаций со специальным регулированием порядок другой: у педагога выписка из протокола хранится в личном деле, а статус аттестованного специалиста в области промышленной безопасности подтверждает запись в реестре, а не бумага в архиве работодателя.

Ниже — таблица сроков с номерами статей, которые переносятся в номенклатуру дел, и разбор документов, для которых прямой статьи в Перечне нет: положения об аттестации, аттестационного листа, должностной инструкции по профстандарту. Отдельно разобраны аттестация педагогов по приказу Минпросвещения № 196, промышленная безопасность, электробезопасность и хранение электронных протоколов в КЭДО. Во второй половине статьи — порядок определения срока и уничтожения дел, штрафы за нарушение правил хранения, образцы документов, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы.

Какие документы образуются при аттестации работников

Аттестацию работников по инициативе работодателя регулируют две нормы Трудового кодекса РФ. Часть 2 статьи 81 ТК РФ отсылает к порядку, который устанавливают ТК РФ, другие федеральные законы, иные нормативные правовые акты и локальный нормативный акт, принятый с учётом мнения представительного органа работников. Пункт 3 части 1 статьи 81 ТК РФ связывает с результатами аттестации возможное увольнение за несоответствие занимаемой должности. Часть 3 статьи 82 ТК РФ требует включать в аттестационную комиссию представителя выборного органа первичной профсоюзной организации, если такая организация есть.

Из этих норм складывается комплект, который проходит через кадровую службу при обычной аттестации в коммерческой организации:

1. Положение об аттестации (ЛНА) с критериями оценки, составом и порядком работы комиссии.
2. Приказ о проведении аттестации, утверждающий состав комиссии и сроки.
3. График проведения аттестации.
4. Списки и ведомости аттестуемых работников.
5. Отзывы, характеристики, представления руководителей на аттестуемых.
6. Тесты, анкеты, вопросники по оценке профессиональных и личностных качеств.
7. Протокол заседания аттестационной комиссии, а при тайном голосовании — протокол счётной комиссии и бюллетени.
8. Аттестационный лист на работника, если его форма предусмотрена положением.
9. Заявления работников о несогласии с решением комиссии и документы об их рассмотрении.
10. Приказы по личному составу по итогам аттестации: о переводе, изменении оплаты, увольнении.
11. Переписка по аттестации.

Каждый пункт этого списка подшивается в своё дело и хранится по своей статье Перечня. Ошибка начинается там, где весь комплект складывают в одну папку «Аттестация 2026» и ставят ей один срок: либо папку уничтожают через 5 лет вместе с приказами, которые обязаны храниться 50 лет, либо годами держат графики, срок которых истёк через год.

Отдельная группа — аттестации, порядок которых работодатель своим ЛНА не определяет. Аттестацию педагогических работников проводят по приказу Минпросвещения № 196, аттестацию специалистов опасных производственных объектов — по постановлению Правительства от 13.01.2023 № 13, проверку знаний по электробезопасности — по Правилам работы с персоналом, утверждённым приказом Минэнерго от 22.09.2020 № 796. Состав документов там задан актом, и часть из них в архив работодателя не попадает вовсе.

Сроки хранения документов аттестации по Перечню № 236

Подраздел 8.3 Перечня «Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации» закрывает большую часть комплекта. Приказы, характеристики, личные дела и должностные инструкции находятся в соседних подразделах раздела 8 «Кадровое обеспечение», поэтому их сроки сведены в ту же таблицу.

Разброс внутри одного комплекта — от 1 года до 50 лет. Самый короткий срок у графика, самый длинный у всего, что ложится в личное дело или оформлено приказом по личному составу. Протокол комиссии со сроком 10 лет находится посередине: он переживает списки и тесты, но уничтожается задолго до приказа, изданного на его основании.

Две пометки в графе срока требуют расшифровки. Запись «50/75 лет» означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные после этой даты — 50 лет. Отметка «ЭПК» означает, что по истечении срока документы могут быть отобраны на постоянное хранение, поэтому их не уничтожают автоматически, а проводят через экспертизу ценности. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства: протокол заседания комиссии, закрытый в 2026 году, можно выделить к уничтожению не раньше 1 января 2037 года. Текст Перечня с примечаниями к статьям опубликован на официальном портале правовой информации, там же можно сверить формулировку статьи перед тем, как вписать её номер в номенклатуру дел.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перечень № 236 — общий документ для большинства организаций, но не единственный. Для отдельных сфер действуют ведомственные перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет: в здравоохранении сроки задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Правило простое: сначала смотрите, есть ли отраслевой перечень, и только потом общий. Ошибка возникает в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Там, где у отрасли своя специфика обучения и аттестации, скорее всего будет и своя специфика хранения, поэтому проверьте это до того, как утверждать номенклатуру.»

Положение об аттестации, аттестационный лист и приказы: где Перечень молчит

Для трёх распространённых документов аттестации в Перечне нет строки с их точным названием: положения об аттестации, аттестационного листа и приказа о проведении аттестации. Срок для них определяется по статье, которая описывает документ по существу, а если такой статьи нет — по аналогии с решением экспертной комиссии.

Положение об аттестации как ЛНА

Положение об аттестации — локальный нормативный акт, и Перечень не выделяет его отдельной статьёй. На практике выбирают одну из двух статей. Статья 19, пункт «а», относит приказы по основной (профильной) деятельности к постоянному хранению, а в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — к хранению до ликвидации организации. Статья 34 относит положения о совещательных, экспертных, консультативных и иных органах организации к постоянному хранению по месту утверждения, в других организациях — 3 года после замены новыми. Если положение утверждено приказом по основной деятельности, оно хранится вместе с этим приказом. В обоих вариантах срок длиннее любого документа, созданного на основании положения, и это логично: без действующей на дату аттестации редакции положения нельзя проверить законность решения комиссии.

Аттестационный лист и приказ о проведении аттестации

Аттестационный лист в коммерческой организации появляется только тогда, когда его форму предусматривает положение об аттестации. Срок листа определяется делом, в которое он подшит. Лист в личном деле работника хранится вместе с делом 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 445. Лист в деле с протоколами заседаний комиссии хранится вместе с ними 10 лет по статье 485. Место хранения листа лучше закрепить в самом положении, чтобы оно не зависело от привычек конкретного специалиста по кадрам.

Приказ о проведении аттестации попадает в статью 434, пункт «а»: среди приказов по личному составу со сроком 50/75 лет ЭПК прямо названы приказы об аттестации. Если организация оформляет утверждение состава комиссии и графика приказом по основной деятельности, такой приказ хранится по статье 19. Какая серия приказов используется, решает номенклатура дел, и эту развилку стоит один раз зафиксировать, а не решать при каждой аттестации заново.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и попадает в номенклатуру дел, поэтому при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

Должностные инструкции по профстандартам и ЕКС

Аттестация проверяет соответствие работника требованиям должности, а эти требования записаны в должностной инструкции, профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. Сроки у этих документов разные. Должностные инструкции работников организации хранятся 50/75 лет по статье 443. Типовые должностные инструкции и профиль должности — 3 года после замены новыми по статье 442. Квалификационные требования и профессиональные стандарты по статье 475 хранятся постоянно только по месту утверждения, то есть в органе, который их издал. В обычной организации профстандарт педагога, руководителя образовательной организации, профстандарт для электромонтёра, как и квалификационные характеристики ЕКС для социальных работников, хранятся до замены новыми. Инструкция педагога, переписанная под профстандарт, — это новая редакция должностной инструкции: прежняя редакция не уничтожается, а остаётся в деле со своим сроком 50/75 лет, потому что по ней оценивали работника на прошлой аттестации.

Образцы положения, приказа и протокола аттестационной комиссии

Комплект покрывает три документа, по которым чаще всего возникают вопросы о сроке, и начинать стоит с положения: в нём закрепляется, куда подшивается аттестационный лист и как оформляется решение комиссии.

Аттестация педагогических работников: документы и сроки по приказу № 196

С 1 сентября 2023 года аттестацию педагогов проводят по Порядку, утверждённому приказом Минпросвещения России от 24.03.2023 № 196 (зарегистрирован в Минюсте 02.06.2023 № 73696). Приказ действует до 31 августа 2029 года. Порядок един для всех субъектов, поэтому аттестация педагогических работников в Марий Эл, Москве или любом другом регионе идёт по одним правилам, а региональные органы организуют работу своих комиссий и публикуют распорядительные акты.

Аттестация проводится с двумя целями, и документы у них разные. Аттестацию на соответствие занимаемой должности проводит комиссия самой образовательной организации один раз в пять лет. Работодатель издаёт распорядительный акт с графиком и знакомит с ним педагога не менее чем за 30 календарных дней до аттестации. Представление работодателя с оценкой профессиональной деятельности педагог получает для ознакомления в тот же срок — не позднее чем за 30 календарных дней. Заседание комиссии правомочно при двух третях членов, решение принимается большинством голосов.

После заседания секретарь комиссии не позднее 2 рабочих дней составляет выписку из протокола, работодатель знакомит с ней педагога под подпись в течение 3 рабочих дней. По пункту 20 Порядка выписка хранится в личном деле педагогического работника, а сведения об аттестации на соответствие должности в трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности не вносятся. Выписка, таким образом, живёт по сроку личного дела — 50/75 лет с отметкой ЭПК, если ведомственный перечень для образовательных организаций не устанавливает иного. Протоколы заседаний комиссии организации при отсутствии ведомственного срока хранятся 10 лет по статье 485, график аттестации — 1 год по статье 490.

На соответствие должности не аттестуются педагоги с квалификационными категориями, проработавшие в должности менее 2 лет, беременные женщины, женщины в отпуске по беременности и родам, работники в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет и отсутствовавшие на работе более 4 месяцев из-за болезни.

Квалификационные категории и бессрочная аттестация

Первую и высшую квалификационные категории устанавливают аттестационные комиссии, которые формируют уполномоченные органы: для школ региона — орган государственной власти субъекта. Заявление рассматривается не более 30 календарных дней. По пункту 42 Порядка орган издаёт распорядительный акт об установлении категории со дня решения комиссии и размещает его на своём официальном сайте, а работодатель на его основании вносит запись в трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Категория сохраняется при переходе в другую организацию.

Срока действия категорий Порядок не устанавливает, поэтому категории, присвоенные по приказу № 196, называют бессрочными. Категории, установленные до 1 сентября 2023 года, сохраняются на тот срок, на который были установлены, — это прямо закреплено в пункте 2 приказа. Для кадровой службы школы это значит, что подтверждать категорию, присвоенную после 1 сентября 2023 года, каждые пять лет не требуется, а контроль сроков нужен только по категориям, установленным до этой даты.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Промышленная безопасность и электробезопасность: реестр и протоколы проверки знаний

Аттестацию специалистов опасных производственных объектов требует статья 14.1 Федерального закона от 21.07.1997 № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов». Параллельные нормы — статья 9.1 закона № 117-ФЗ о безопасности гидротехнических сооружений и статья 28.1 закона № 35-ФЗ «Об электроэнергетике». Порядок установлен постановлением Правительства от 13.01.2023 № 13 в редакции постановлений от 21.10.2024 № 1416 и от 29.09.2025 № 1489. Аттестация проводится в территориальных комиссиях Ростехнадзора, ведомственных комиссиях или в комиссии работодателя, если её можно сформировать по установленным требованиям. Проверяются общие требования промышленной безопасности (область А.1 обязательна для всех) и специализированные области по фактической деятельности работника. Периодическая аттестация проводится раз в пять лет, внеочередная — при наступлении установленных событий, в том числе по результатам расследования аварии.

Для архива работодателя отсюда следует непривычный вывод: главный документ аттестации по промышленной безопасности хранится не у него. В деле остаются приказы о направлении на аттестацию, переписка и, если аттестацию проводит собственная комиссия, её протоколы. По смыслу статьи 485 Перечня протоколы аттестационной комиссии хранятся 10 лет, если отраслевой акт не устанавливает иного. Положение о подготовке персонала со ссылкой на акт 2019 года нужно переутвердить в новой редакции, а старую оставить в деле со сроком по статье, выбранной для ЛНА.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Подтверждением аттестации служит не бумага на руках у работника, а запись в системе, и проверять нужно именно её. Типовая ошибка при проверке Ростехнадзора — предъявить удостоверения, когда спрашивают записи в реестре аттестованных лиц. Поставьте контроль пятилетнего срока по каждому специалисту от даты его записи в реестре: срок считается по каждому человеку, а не по подразделению.»

Проверка знаний по электробезопасности

Условия присвоения групп по электробезопасности установлены приложением № 1 к Правилам по охране труда при эксплуатации электроустановок (приказ Минтруда России от 15.12.2020 № 903н). Порядок подготовки персонала, проверки знаний и формы протоколов и удостоверений — Правила работы с персоналом (приказ Минэнерго России от 22.09.2020 № 796). Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей действуют в редакции приказа Минэнерго от 12.08.2022 № 811 с 7 января 2023 года, ссылки на пункты Правил 2003 года в положениях о работе с персоналом недействующие. С 1 марта 2026 года статья 32 Федерального закона от 31.07.2025 № 304-ФЗ изменила закон № 35-ФЗ и расширила основания, по которым проверка знаний проводится во внешней комиссии, а не в комиссии работодателя.

Неэлектротехническому персоналу, включая офисных сотрудников, присваивается I группа по итогам инструктажа, удостоверение не выдаётся. Электротехнический и электротехнологический персонал проходит первичную, очередную и внеочередную проверку знаний; для диспетчерского, оперативного и оперативно-ремонтного персонала очередная проверка проводится не реже одного раза в год. Срок следующей проверки считается от даты протокола, а не от даты приказа о плановой проверке. Работник с просроченной проверкой знаний подлежит отстранению по статье 76 ТК РФ. Отдельной статьи для протоколов проверки знаний по электробезопасности в Перечне № 236 нет, поэтому их срок определяется по аналогии решением экспертной комиссии.

Важный нюанс из практики: очередную и внеочередную проверку знаний часто оформляют одним шаблоном протокола. При расследовании несчастного случая это вызывает вопросы: от основания проверки зависит объём проверяемых знаний и правомерность допуска, поэтому в протоколе должно быть видно, проводилась ли плановая годовая проверка или внеочередная после нарушения.

Важный нюанс из практики: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний по охране труда и профилактических работ — 5 лет. Протоколы результатов обучения по охране труда по статье 422 хранятся 5 лет. В обзорах эти сроки часто подают слитно, и журнал инструктажа уничтожают через 5 лет вместе с журналом проверки знаний.

Сценарии: что подтверждает аттестацию и что остаётся в архиве

Таблица сводит виды аттестации по месту, где хранится подтверждение результата, и по документам, которые остаются у работодателя.

Чем сильнее аттестация привязана к внешнему органу, тем меньше её судьба зависит от архива работодателя и тем больше — от контроля сроков по каждому человеку. Для аттестации по собственному ЛНА всё наоборот: доказательства законности увольнения или перевода существуют только в архиве организации.

Электронные документы аттестации в КЭДО: форма, подпись, срок

Документы аттестации можно вести в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: приказы, протоколы, представления, ознакомление работника. Исключения, которые закон оставляет на бумаге, касаются трудовых книжек, актов о несчастных случаях, документов об инструктажах по охране труда и приказов об увольнении. Для аттестации это означает, что приказ об увольнении за несоответствие должности по итогам аттестации оформляется на бумаге, даже если весь остальной комплект электронный. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся в бумажном виде.

Сроки хранения электронных документов те же, что и у бумажных: протокол заседания аттестационной комиссии в электронном архиве хранится 10 лет, приказ по личному составу — 50/75 лет. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. При проверке, споре или смене оператора понадобится выгрузка комплекта целиком: сам документ, файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности.

По видам подписи закон выделяет простую и усиленную, усиленная бывает квалифицированной и неквалифицированной. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена и ЛНА с правилами определения лица по его подписи. В одном документе со стороны работника и работодателя могут стоять подписи разных видов: работник подписывает как физическое лицо, работодатель — как организация, и к нему требования строже. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи и даты юридически значимого заявления суд оценивает не в пользу работодателя, даже при оформленном положении о КЭДО.

В практике Добыто сроки аттестаций и проверок знаний ведутся в системе по каждому работнику от даты его последнего протокола, а не общим списком на подразделение. На численности от сотни человек без такого учёта часть допусков просрочивается незаметно для всех, включая самого работника. Перед переводом аттестации в электронный вид мы закладываем пилотную группу: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления.

Как сохранить проверяемость подписи на протоколе 10 лет и дольше

Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а протокол комиссии хранится 10 лет, приказ по личному составу — 50 лет. Проверяемость подписи после истечения сертификата обеспечивает архивный формат: подпись ставится при действующем сертификате, к ней добавляется метка времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива аттестаций, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Как определить срок хранения и уничтожить документы аттестации

Срок хранения документа аттестации вписывается в номенклатуру дел до того, как документ создан, а не в момент, когда архив переполнен. Правила организации хранения, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, связывают уничтожение с экспертизой ценности: без решения экспертной комиссии и утверждённого руководителем акта дело уничтожать нельзя, даже если его срок истёк.

Как определить срок хранения документа аттестации: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли ведомственный перечень документов со сроками хранения. Если есть, для отраслевых документов он применяется раньше Перечня № 236.
2. Шаг 2. Разложите комплект аттестации по делам: протоколы комиссии, графики, списки и ведомости, тесты и анкеты, заявления о несогласии, переписка, приказы по личному составу, документы в личные дела.
3. Шаг 3. Для каждого дела найдите статью Перечня № 236 — подраздел 8.3 и статьи 434, 443-447, 462 — и внесите в номенклатуру дел номер статьи и срок хранения.
4. Шаг 4. Для документа, у которого нет своей статьи (положение об аттестации, аттестационный лист, протокол проверки знаний по электробезопасности), определите срок по аналогии с наиболее близким видом документа. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и отражается в номенклатуре.
5. Шаг 5. Считайте срок с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по делу.
6. Шаг 6. По истечении срока экспертная комиссия отбирает дела к уничтожению. Дела с отметкой ЭПК проходят экспертизу ценности: их могут отобрать на постоянное хранение.
7. Шаг 7. Руководитель утверждает описи дел постоянного и долговременного хранения, затем акт о выделении дел к уничтожению. Уничтожение до утверждения описей и акта не допускается.

Типичные ошибки и во что они обходятся

• Один срок на всю папку аттестации. Папку уничтожают через 5 лет по сроку списков и тестов, и вместе с ней уходят протоколы со сроком 10 лет и копии приказов со сроком 50/75 лет. Причина — экономия места в архиве и нежелание разносить документы по делам.
• Уничтожение протокола раньше приказа. Приказ об увольнении по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ хранится 50 лет, но в трудовом споре законность увольнения доказывается протоколом комиссии и положением в редакции на дату аттестации. Без них работодатель не подтвердит основание увольнения, а доказывать его придётся именно работодателю.
• Скан вместо подлинника. Бумажный протокол сканируют и уничтожают, считая электронную копию равноценной. Скан бумажного протокола остаётся электронным образом, а не электронным документом, и суд вправе потребовать подлинник.
• Ссылка на недействующий акт в ЛНА. Положение о подготовке персонала ссылается на постановление 2019 года или Правила технической эксплуатации 2003 года — это признак того, что документ не пересматривали несколько лет.

Прямая цена ошибки при хранении — статья 13.20 КоАП РФ: за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов в редакции на дату публикации предусмотрено предупреждение или штраф на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Косвенная цена выше: проигранный спор о восстановлении на работе после увольнения по итогам аттестации означает оплату вынужденного прогула и судебных расходов.

Стоимость электронного архива документов аттестации в КЭДО Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С.

Электронный архив, в котором протоколы комиссии и приказы по итогам аттестации хранятся с подписями в течение сроков по Перечню, входит в тариф «Бизнес». Итоговая сумма считается по численности и выбранному тарифу, актуальные условия и переход между тарифами описаны на странице тарифов КЭДО Добыто; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Комплект аттестации не хранится одним делом: график уходит в уничтожение через год, тесты, списки и заявления о несогласии — через 5 лет, протоколы комиссии — через 10, а приказы по личному составу и личные дела остаются на 50/75 лет с экспертизой ценности. Документы без прямой статьи получают срок по аналогии решением экспертной комиссии, отраслевые перечни проверяются раньше общего, а у педагогов и специалистов опасных объектов результат аттестации подтверждается выпиской в личном деле, распорядительным актом органа или записью в реестре.

В Добыто сроки аттестаций и проверок знаний ведутся по каждому работнику от даты последнего протокола, а протоколы и приказы хранятся в электронном архиве с подписями в архивном формате — так комплект аттестации остаётся проверяемым весь срок, который задаёт Перечень.

Частые вопросы о хранении документов аттестации

Сколько хранить документы аттестации уволенного работника?

Увольнение сроки не меняет. Документы в личном деле хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 445 Перечня № 236, протоколы комиссии — 10 лет по статье 485, приказ об увольнении — 50/75 лет по статье 434. Срок каждого дела считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по нему, а не с даты увольнения.

Что значит «постоянно» для компании, которая не сдаёт документы в государственный архив?

Для приказов по основной деятельности по статье 19 Перечня действует примечание: в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, они хранятся до ликвидации организации. Если положение об аттестации утверждено таким приказом, оно хранится вместе с ним по этому правилу.

Что происходит с документами, если педагог не согласен с результатами аттестации?

По пунктам 21 и 43 Порядка, утверждённого приказом Минпросвещения № 196, педагог вправе обжаловать результаты аттестации на соответствие должности и на квалификационную категорию в соответствии с законодательством РФ. Заявления о несогласии с решениями аттестационных комиссий и справки, заключения об их рассмотрении хранятся 5 лет по статье 486 Перечня № 236.

Сколько хранить журнал учёта выдачи удостоверений и свидетельств?

Журналы учёта выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов хранятся 50 лет по статье 489 Перечня № 236. Это один из самых длинных сроков подраздела 8.3, хотя сами программы обучения и учебные планы хранятся 5 лет.

Сколько хранить документы независимой оценки квалификации?

Заявления, свидетельства о квалификации с приложениями и заключения о прохождении профессионального экзамена хранятся 5 лет по статье 488. Договоры о проведении независимой оценки квалификации — 5 лет после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по нему (статья 492). Списки работников, прошедших независимую оценку квалификации, — 3 года (статья 498).

Можно ли уничтожить бумажные протоколы аттестации после оцифровки?

Нет. Скан бумажного протокола — электронный образ, а не электронный документ, он не заменяет подлинник, и суд вправе его истребовать. Бумажный протокол хранится на бумаге весь срок по статье 485 — 10 лет. Хранить только в электронном виде можно протокол, который изначально создан электронно и подписан электронными подписями членов комиссии.