Запись об увольнении по собственному желанию вносится в бумажную трудовую книжку в четыре графы: порядковый номер, дата увольнения, формулировка со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ и реквизиты приказа. Формулировка берётся дословно из кодекса, сокращения не допускаются, а дата в графе 2 равна последнему рабочему дню, а не дню, когда кадровик открыл книжку. Главное различие определяет форма учёта: работнику, сохранившему бумажную книжку по заявлению до 31 декабря 2020 года, запись вносят и книжку выдают на руки в день прекращения договора; тем, кто перешёл на электронную или впервые устроился после этой даты, запись не вносится вовсе, вместо неё подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и справка СТД-Р.
Разберём каждую графу отдельно, сравним формулировки «по инициативе работника» и «по собственному желанию» и покажем, когда в запись добавляют причину увольнения. Отдельно смотрим три ситуации, где дата увольнения расходится с датой приказа: отпуск с последующим увольнением, болезнь и выходной день. Порядок исправления ошибочной записи, образцы кадровых документов для скачивания, цена ошибки в рублях по статье 5.27 КоАП РФ и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Четыре графы записи об увольнении: что пишут в каждой
Форма трудовой книжки и порядок её ведения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует с 1 сентября 2021 года. Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф, и каждая из них отвечает за свой реквизит. Записи производятся без сокращений, даты — арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным.
Ниже разложены все четыре графы с примером и типовой ошибкой по каждой.
| Графа | Что вносится | Пример | Типовая ошибка |
|---|---|---|---|
| 1. Номер записи | Порядковый номер, продолжающий сквозную нумерацию раздела | 12 | Нумерация начинается заново после записи о приёме у нового работодателя |
| 2. Дата | Дата прекращения трудового договора, то есть последний день работы | 15.06.2026 | Ставят дату приказа или дату фактического заполнения книжки |
| 3. Сведения о работе | Формулировка основания дословно по ТК РФ со ссылкой на пункт, часть и статью | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Сокращения «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ», ссылка только на статью 80 |
| 4. Основание | Наименование документа, его дата и номер | Приказ от 15.06.2026 № 45-к | Указывают заявление работника вместо приказа |
Из таблицы видно, где чаще всего расходятся документы: дата в графе 2 привязана к последнему дню работы, а дата в графе 4 — к дню издания приказа, и совпадать они не обязаны. После записи все сведения, внесённые за время работы у этого работодателя, заверяются подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек и печатью, если печать у организации есть.
Подпись самого работника в трудовой книжке при увольнении Порядок № 320н не предусматривает. Требование расписаться в книжке пришло из ранее действовавших правил и с 1 сентября 2021 года не применяется. Проверить это можно по тексту действующей редакции Порядка: в разделе о заверении записей упомянуты только работодатель и ответственное лицо.
Факт: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности выведены из кадрового электронного документооборота частью 3 статьи 22.1 ТК РФ. В том же перечне исключений стоят приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Формулировка записи: «по инициативе работника» или «по собственному желанию»
Пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ называется «расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса)». Порядок № 320н требует вносить причины прекращения договора в точном соответствии с формулировками кодекса, поэтому корректной считается запись «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника». Вариант «Уволен по собственному желанию» инспекторы на практике принимают, но он воспроизводит не текст пункта 3, а бытовое название основания.
Формулировка в приказе и формулировка в книжке должны быть одинаковыми. Если приказ издан «по инициативе работника», а в книжке стоит «по собственному желанию», при проверке возникает вопрос, какому документу верить, и работник получает повод оспаривать формулировку по статье 394 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите приказ об увольнении, на который сошлётся запись
Конструктор готовит приказ по форме Т-8 с основанием и документом-основанием, откуда потом переносятся реквизиты в графу 4.
Отдельная развилка — указывать ли в записи причину увольнения. Причину добавляют тогда, когда она даёт работнику право уйти без отработки по части 3 статьи 80 ТК РФ или влияет на его последующие права: выход на пенсию, зачисление в образовательную организацию, перевод супруга в другую местность. В остальных случаях причина в книжке не нужна.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Обычное увольнение с отработкой 14 календарных дней | Дословная формулировка пункта 3 части первой статьи 77 и совпадение с приказом | Причина увольнения, её в записи нет |
| Увольнение в связи с выходом на пенсию | Причина указывается в заявлении, приказе и записи: она обязывает уволить в названный работником срок | Соблюдение двухнедельного срока предупреждения |
| Увольнение в связи с зачислением в образовательную организацию | Документ о зачислении в деле и совпадение дат: зачисление должно предшествовать заявлению | Форма обучения, если работа объективно невозможна |
| Работник просит уволить раньше срока по семейным обстоятельствам | Письменное согласие работодателя на сокращение срока и документальное подтверждение обстоятельства | Указание причины в книжке, если она не даёт льгот |
| Совместитель просит внести запись в книжку по основному месту работы | Заявление работника и документ, подтверждающий работу по совместительству | Инициатива работодателя: без просьбы работника запись не вносится |
Указанная причина работает в обе стороны: она обязывает работодателя уволить в названный срок, но и сама подлежит проверке. Если работник поступил в вуз в июле, продолжал работать до декабря и только тогда сослался на учёбу, обстоятельство уже не мешало ему работать.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечня уважительных причин в кодексе нет, поэтому я предлагаю держать в голове не список, а критерий: обстоятельство должно препятствовать продолжению работы независимо от воли работника. Переезд из-за перевода супруга под него подходит, более выгодное предложение от другой компании — нет. И проверяйте причину по датам: если она возникла за полгода до заявления, а человек всё это время спокойно работал, препятствием она уже не была.»
Дата увольнения и дата записи: три случая, когда они расходятся
По части 3 статьи 84.1 ТК РФ днём прекращения трудового договора считается последний день работы, кроме случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы. Именно эта дата идёт в графу 2, независимо от того, когда кадровик физически заполнял книжку.
- Отпуск с последующим увольнением. По части 4 статьи 127 ТК РФ днём увольнения считается последний день отпуска, и эта дата попадает в графу 2. Но трудовую книжку, справки и расчёт работник получает в последний рабочий день перед отпуском: после ухода в отпуск трудовые отношения фактически прекращены.
- Последний день пришёлся на выходной или нерабочий праздник. Дата увольнения не сдвигается автоматически: срок предупреждения считается по календарным дням, а окончание срока переносится на ближайший следующий рабочий день по общему правилу статьи 14 ТК РФ. Сдвиг даты в графе 2 без пересчёта срока предупреждения даёт расхождение с приказом.
- Работник болеет в последний день срока. Увольнение по собственному желанию в период нетрудоспособности не запрещено: запрет части 6 статьи 81 ТК РФ касается увольнения по инициативе работодателя. Договор прекращается в назначенную дату, а книжку выдают, когда работник появится, либо по его письменному согласию направляют почтой.
Отдельно проверяется, не отозвал ли работник заявление. По части 4 статьи 80 ТК РФ он вправе сделать это до истечения срока предупреждения, если на его место письменно не приглашён другой работник, которому нельзя отказать в приёме. Отзыв, поступивший в последний день, отменяет и приказ, и запись.
Если заявление и отзыв приходят через электронные каналы, отдельно фиксируется момент их поступления. Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней: когда обе даты совпадают, доказательственная конструкция слабеет.
Кому запись не вносят: электронная трудовая, ЕФС-1 и СТД-Р
Бумажная трудовая книжка ведётся только тем, кто до 31 декабря 2020 года подал заявление о её сохранении. Лицам, впервые поступившим на работу после этой даты, трудовая книжка не оформляется в принципе — это статья 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Для них никакой записи об увольнении не существует, и попытка завести книжку «чтобы было» создаёт документ, которого по закону быть не должно.
Вместо записи работодатель делает два действия. Первое: подаёт подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Порядок заполнения подраздела и разбор спорных ситуаций Социальный фонд собрал в ответах на вопросы по представлению подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Второе: выдаёт в день прекращения договора сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Нарушение срока подачи ЕФС-1 стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Срок считается от даты приказа, а не от даты увольнения, и на этом чаще всего спотыкаются, когда приказ издают заранее.
Полезно знать: сотрудники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на кадровый электронный документооборот. Для тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие не требуется.
В сервисе Добыто трудовая книжка вне маршрута по определению: система ведёт заявление, согласования и выдачу справок, а бумажную книжку ответственный сотрудник заполняет вручную. Компании с большой долей работников, сохранивших бумажные книжки, живут в двух режимах одновременно, и это стоит закладывать в план перехода как отдельную задачу.
Образцы документов для оформления увольнения и трудовой книжки
Комплект собран под последний рабочий день: начните с расписки о получении трудовой книжки, она закрывает самый спорный момент.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
Что проверить до того, как вносить запись
Запись вносится последней в цепочке документов, и любая ошибка на предыдущих шагах в неё переезжает. Пять позиций проверяются до того, как книжка открыта.
- Заявление. Дата составления, желаемая дата увольнения, собственноручная подпись или электронная подпись допустимого вида, регистрационный номер входящего.
- Срок предупреждения. Две недели по общему правилу части 1 статьи 80 ТК РФ, три дня на испытательном сроке, либо согласованная сторонами более ранняя дата.
- Приказ. Издан, подписан уполномоченным лицом, работник ознакомлен под подпись, реквизиты совпадают с тем, что пойдёт в графу 4.
- Форма учёта. Есть ли у работника бумажная книжка или он перешёл на электронные сведения: от этого зависит, будет запись или только ЕФС-1 и СТД-Р.
- Предыдущие записи. Последняя запись в разделе «Сведения о работе» не оборвана, вкладыш при необходимости вшит и учтён.
Как внести запись об увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте дату увольнения в приказе с датой окончания срока предупреждения и с заявлением работника. Расхождение устраняется до заполнения книжки, а не после.
- Шаг 2. Проставьте в графе 1 очередной порядковый номер, продолжающий сквозную нумерацию раздела «Сведения о работе».
- Шаг 3. Внесите в графу 2 дату прекращения трудового договора арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Шаг 4. Впишите в графу 3 формулировку дословно по пункту 3 части первой статьи 77 ТК РФ, без сокращений, с указанием пункта, части и статьи.
- Шаг 5. Укажите в графе 4 наименование, дату и номер приказа. Заверьте все записи за период работы подписью работодателя или ответственного лица и печатью, если она есть.
- Шаг 6. Выдайте книжку в день прекращения договора, получите расписку и зафиксируйте выдачу в книге учёта движения трудовых книжек. При неявке направьте уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку почтой.
Уведомление по части 6 статьи 84.1 ТК РФ решает не формальную задачу: со дня его направления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки. В практике Добыто самая долгая часть перехода на электронные процессы — не настройка системы, а сбор согласий у сотрудников со стажем, начатым до 2022 года, и именно они чаще всего остаются на бумажных книжках.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: порядок отзыва сертификата электронной подписи уволенного сотрудника стоит выяснить в своём удостоверяющем центре заранее. Часть регламентов требует личной явки владельца сертификата, и в конфликтном увольнении это тупик: человек ушёл и приходить не собирается.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При увольнении первой отзывается машиночитаемая доверенность, а сертификат — вторым. Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним: он вправе получить новую как физическое лицо и подписывать ею документы от имени компании, пока ваша доверенность действует. Доверенность вы отзываете сами и мгновенно через личный кабинет, а на внесение записи об аннулировании сертификата у удостоверяющего центра есть до двенадцати часов по статье 14 63-ФЗ.»
Ошибка в записи: как исправить и когда нужен дубликат
Зачёркивать записи в разделе «Сведения о работе» Порядок № 320н не разрешает. Неверная запись исправляется признанием её недействительной: следующим порядковым номером вносится строка «Запись за номером таким-то недействительна», а затем правильная запись с той же датой увольнения и корректной формулировкой. В графе 4 повторно указывается приказ, а если исправляется формулировка по решению суда — реквизиты судебного акта.
Исправляет запись тот работодатель, который её внёс. Если организация ликвидирована, исправление вносит новый работодатель на основании документа, подтверждающего ошибку: копии приказа, справки из архива, решения суда.
Когда вместо исправления выдают дубликат
Работник вправе письменно потребовать дубликат книжки без записи, признанной недействительной. Это его право, а не выбор работодателя: аргумент «мы уже всё исправили» здесь не работает. В дубликат переносятся все записи о работе, кроме недействительной, а сведения о стаже у предыдущих работодателей вносятся по подтверждающим документам.
Лайфхак: скан страниц трудовой книжки с записью об увольнении принимается как документ, подтверждающий прекращение трудового договора, при отзыве сертификата электронной подписи. Копию с копии придётся заверить.
Сколько стоит ошибка в записи об увольнении
Неверная запись обходится дороже, чем переписывание строки. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на должностных лиц и предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи поднимает штраф для юридического лица до 50 000-70 000 рублей, а должностному лицу добавляет риск дисквалификации на срок от одного года до трёх лет.
Вторая часть цены — материальная ответственность перед работником. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает не полученный заработок, если задержал выдачу трудовой книжки или внёс неправильную формулировку причины увольнения, из-за которой человек не смог устроиться на работу. Расчёт идёт по среднему заработку за весь период вынужденного прогула, и для руководящей позиции это месяцы, а не дни.
Третья часть — невостребованные книжки. Их хранят до востребования, а по перечню документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет. Всё это время работодатель отвечает за их сохранность.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Трудовая книжка и КЭДО: почему запись остаётся ручной
Электронный документооборот закрывает вокруг увольнения почти всё: заявление, согласования, ознакомление с приказом в части, допустимой законом, выдачу справок. Сама книжка и приказ об увольнении из этого контура выведены частью 3 статьи 22.1 ТК РФ, поэтому запись вносится вручную и бумажная книжка выдаётся на руки.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре этапа. Районный суд отказал работнику: у работодателя были положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Апелляция жалобу отклонила. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а информационная система работодателя всё это зафиксировала.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Проверьте у себя три вещи: описан ли порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе.
Внимание: по процессам, которые уже переведены в электронный вид и на которые работник дал согласие, оформить документ обратно на бумаге не получится. Меняется способ оформления, а запасной канал не появляется.
Стоимость КЭДО для оформления увольнений: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск бесплатно на всех тарифах |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Полный состав пакетов и условия перехода между ними описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Запись об увольнении по собственному желанию держится на трёх опорах: дословной формулировке пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ, дате последнего рабочего дня в графе 2 и реквизитах приказа в графе 4. Всё остальное — производные от них: заверение подписью и печатью, признание записи недействительной при ошибке, дубликат по требованию работника. Работникам с электронной трудовой книжкой запись не вносится вовсе: их увольнение закрывается подразделом 1.1 формы ЕФС-1 и справкой СТД-Р.
Сервис Добыто ведёт вокруг увольнения всё, что закон разрешил перевести в электронный вид: заявление, согласования, выдачу справок и хранение с фиксацией действий. Трудовая книжка остаётся бумажной по требованию кодекса, и задача системы здесь — не подменить её, а не дать разойтись датам и формулировкам в документах, на которые она ссылается.
Частые вопросы
Можно ли внести запись об увольнении заранее, за день до последнего рабочего дня?
Технически книжку заполняют в последний рабочий день, потому что до его окончания работник вправе отозвать заявление по части 4 статьи 80 ТК РФ. Если запись внесена заранее и работник отозвал заявление, придётся признавать её недействительной и вносить исправительную строку. Исключение — отпуск с последующим увольнением: там книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском, а в графе 2 стоит последний день отпуска.
Нужна ли печать, если у организации её нет?
Записи заверяются печатью работодателя при её наличии. Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе работать без печати, и тогда достаточно подписи работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием должности и расшифровки. Отсутствие печати само по себе не делает запись недействительной.
Что делать, если работник не пришёл за трудовой книжкой в последний день?
В день прекращения договора направьте уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи по части 6 статьи 84.1 ТК РФ. Книжку при этом не уничтожают: невостребованные экземпляры хранятся 50 лет по перечню Росархива.
Работник отказался от бумажной книжки несколько лет назад и теперь просит внести запись. Как быть?
Отказ от бумажной трудовой книжки необратим: книжку выдали на руки, и работодатель больше её не ведёт. Записи о работе после перехода на электронные сведения в бумажный экземпляр не вносятся. Работнику выдаётся форма СТД-Р за период работы у вас, а полные сведения он получает через Социальный фонд.
Как оформить запись, если работник увольняется из обособленного подразделения?
Стороной трудового договора остаётся юридическое лицо, поэтому в графе 3 фигурирует наименование организации, а не филиала, и заверяет запись лицо, которому такое право передано приказом. Если книжки хранятся в головном офисе, срок выдачи в день прекращения договора никуда не исчезает: логистику пересылки закладывают заранее, до даты увольнения.
Нужно ли вносить запись об увольнении с работы по совместительству?
Записи о работе по совместительству вносит основной работодатель и только по желанию работника, на основании документа, подтверждающего такую работу. Работодатель по совместительству трудовую книжку не ведёт и запись не делает. Если работник просит внести запись об увольнении с совместительства, он приносит заявление и подтверждающий документ от второго работодателя.
