Запись об увольнении по собственному желанию в сведениях о трудовой деятельности

Запись об увольнении по собственному желанию в сведениях о трудовой деятельности оформляют по пункту 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 указывают кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ», код причины п3ч1с77тк и формулировку «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника». Срок подачи сведений в СФР — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о прекращении трудового договора. В день увольнения работнику выдают трудовую книжку или СТД-Р, если сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде. Для бумажной трудовой книжки формулировка записи содержит полную ссылку на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.

В статье показано, как связать заявление, приказ, запись в СТД-Р или трудовой книжке и ЕФС-1 в один кадровый процесс. Отдельно разобраны случаи, когда требуется новый приказ, как исправить уже отправленные сведения и почему увольнение по собственному желанию нельзя смешивать с увольнением по соглашению сторон или сокращением штата. Образцы заявления, формы СТД-Р и исправления записи собраны в отдельном блоке; актуальные тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы находятся во второй половине материала.

Какие документы образуют запись об увольнении

Кадровая запись появляется одновременно в нескольких связанных документах, и у каждого документа своя функция. Заявление работника подтверждает инициативу, приказ фиксирует решение работодателя, сведения о трудовой деятельности отражают событие в трудовой истории, а ЕФС-1 передает его в СФР.

• Заявление. Работник письменно сообщает работодателю о расторжении трудового договора по собственной инициативе. Общий срок предупреждения составляет 2 недели; его отсчитывают со дня, следующего за днем получения заявления работодателем. На экземпляре работника или в электронной системе должна оставаться дата передачи.
• Приказ. Работодатель оформляет прекращение трудового договора с датой последнего дня работы и основанием: пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, статья 80 ТК РФ. Работника знакомят с приказом под подпись. По требованию ему выдают заверенную копию.
• Трудовая книжка или СТД-Р. Документ передают в день прекращения трудового договора. В бумажной трудовой книжке запись должна точно соответствовать приказу. СТД-Р используют для выдачи сведений о трудовой деятельности работнику в предусмотренных законом случаях.
• ЕФС-1. В подразделе 1.1 подраздела 1 указывают дату увольнения, событие «УВОЛЬНЕНИЕ», сведения о трудовой функции, код выполняемой функции, основание и причину увольнения. Это отчет работодателя в СФР, а не замена приказу или СТД-Р.

В Добыто КЭДО электронные кадровые документы подписываются онлайн, но юридическое основание увольнения все равно выбирают по фактической ситуации и проверяют по приказу. Электронный маршрут сокращает ручной перенос реквизитов только при корректно настроенных данных о работнике и документе.

Как выбрать правильное основание для увольнения

Код в ЕФС-1 зависит от основания прекращения трудового договора. Формулировка «по собственному желанию» относится к инициативе работника и не заменяет письменное заявление.

Сравните три ситуации до формирования приказа и отчета:

В первых двух строках дату увольнения согласуют с волей работника или условиями соглашения. При сокращении штата основание исходит от работодателя, поэтому запись по пункту 3 части первой статьи 77 ТК РФ будет неверной. После выбора основания проверьте, совпадает ли оно с заявлением или соглашением и с текстом приказа.

Приказ об увольнении относится к документам, для которых нужно отдельно проверить допустимый способ оформления и хранения, даже если остальные кадровые документы компания ведет в КЭДО.

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении по собственному желанию

С 30 декабря 2025 года применяется форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения, утвержденные приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1462. Для увольнения по инициативе работника заполняют подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1. Актуальные сроки и правила представления сведений опубликованы в разделе ЕФС-1 на сайте Социального фонда России.

В строке увольнения проверьте следующие поля:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Дата. Укажите дату прекращения трудового договора, то есть последний день работы, в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Кадровое мероприятие. Выберите «УВОЛЬНЕНИЕ».
• Трудовая функция. Заполните должность, профессию или специальность и структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
• Код выполняемой функции. Для мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ» поле обязательно. Код зависит от должности и берется из действующего классификатора в формате пяти знаков с контрольным числом.
• Причина. Укажите код п3ч1с77тк и текст «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника» без сокращений. Поле заполняют по классификатору текущей формы, поэтому старые шаблоны ЕФС-1 нужно проверить перед отправкой.
• Основание. В графе наименования документа укажите «Приказ», в графе даты — дату приказа, в графе номера — номер без знака «№».

Сведения при увольнении передают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений. Если приказ издан в последний рабочий день сотрудника, срок отчетности отсчитывают от даты приказа, а дата увольнения в строке остается датой прекращения трудового договора.

В Добыто КЭДО электронные подписи сотрудников входят в тарифы, а на тарифе Бизнес предусмотрены интеграция с 1С и электронный архив. Для кадровика это означает, что перед отправкой нужно сверить не только текст причины, но и источник реквизитов приказа в учетной системе.

Как оформить увольнение и отправить сведения: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите заявление работника и зафиксируйте дату его получения. Проверьте, что в заявлении указаны просьба расторгнуть трудовой договор по инициативе работника и предполагаемая дата увольнения.
2. Шаг 2. Определите последний день работы с учетом срока предупреждения и возможных оснований для более раннего прекращения договора. Сверьте дату с работником до подготовки приказа.
3. Шаг 3. Издайте приказ с основанием по пункту 3 части первой статьи 77 ТК РФ и статьей 80 ТК РФ. Ознакомьте работника с приказом под подпись; при отказе от ознакомления оформите соответствующую отметку.
4. Шаг 4. В последний день работы выдайте трудовую книжку или СТД-Р в соответствующей ситуации, копию приказа по требованию работника и произведите окончательный расчет.
5. Шаг 5. На следующий рабочий день или раньше представьте подраздел 1.1 ЕФС-1. После приема отчета сохраните протокол и проверьте, что строка содержит код причины, дату приказа и номер документа.

Если работник не явился или отказался получить сведения в день увольнения, действуют специальные правила передачи документов и уведомления. Зафиксируйте обстоятельство и используйте порядок, предусмотренный статьей 84.1 ТК РФ, вместо проставления отметки о вручении задним числом.

Практические образцы для оформления увольнения

В подборке есть документы для разных этапов процесса. Первым проверьте образец заявления, затем сопоставьте его формулировку с приказом и строкой ЕФС-1.

Образцы помогают проверить состав реквизитов, но не заменяют сверку с действующим приказом СФР № 1462 и локальным порядком хранения кадровых документов. Дату, номер приказа и основание в каждом конкретном случае заполняют по фактическим документам работника.

Как оформить запись в трудовой книжке и СТД-Р

Бумажная запись и электронные сведения отражают одно увольнение, но их реквизиты заполняются по разным формам. Для бумажной трудовой книжки используйте полную формулировку основания: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В записи трудовой книжки также указывают порядковый номер, дату увольнения и реквизиты приказа. Запись делают в день увольнения и без сокращений. Она должна совпадать с приказом по дате и основанию. СТД-Р выдают работнику в день прекращения договора, если сведения о трудовой деятельности предоставляются в установленном электронном формате.

СТД-Р нельзя подменять скриншотом из кадровой программы. Работнику нужен документ с установленными сведениями и реквизитами работодателя. В копии приказа и в СТД-Р проверяют одинаковое написание фамилии, даты, должности и основания.

Что делать, если запись или ЕФС-1 уже отправлены с ошибкой

Способ исправления зависит от того, где возникла ошибка: в кадровом основании, в бумажной трудовой книжке, в СТД-Р или в уже принятой форме ЕФС-1. Сначала найдите расхождение и определите, меняется ли юридическое основание увольнения.

Ошибка только в сведениях, отправленных в СФР

Если приказ и документы работника составлены верно, новый приказ об увольнении для исправления строки ЕФС-1 обычно не нужен. Работодатель представляет отменяющую запись с теми же сведениями, которые требуется отменить, и ставит знак «X» в графе 11. Следующей строкой подают исправленные сведения. Такой порядок применяется, когда нужно скорректировать дату, реквизит основания, код выполняемой функции или другую информацию в отчете.

Перед повторной отправкой сопоставьте исправленную строку с приказом: дату мероприятия, код п3ч1с77тк, текст причины, должность, код выполняемой функции, дату и номер приказа. Номер документа в ЕФС-1 указывают без знака «№». После отправки сохраните протокол приема и проверьте статус обработки.

Ошибка в основании, дате или самом приказе

Если выяснилось, что увольнение оформлено по другому основанию, указана неверная дата прекращения договора или приказ нужно отменить, одного корректирующего отчета недостаточно. Сначала оформляют кадровое решение, которое меняет приказ или отменяет его, затем отменяют прежние сведения в ЕФС-1 и представляют строку с актуальными данными. В трудовой книжке прежнюю запись признают недействительной и вносят правильную запись по правилам ведения трудовых книжек.

Новый приказ не должен маскировать ошибку в основании. Если фактически было сокращение штата, нельзя заменить код сокращения на код увольнения по собственному желанию только потому, что работник подписал подготовленное заявление. Если было соглашение сторон, в ЕФС-1 используют основание по пункту 1 части первой статьи 77 ТК РФ и подтверждающее соглашение.

Перед исправлением определите, затронута ли только отчетная строка или меняется кадровое основание. От этого зависит последовательность действий.

Как защитить работника при увольнении по собственному желанию

Работодатель не может подменить инициативу работника предложением написать заявление под давлением. Защита работника начинается с фиксации собственной воли и даты передачи заявления.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Передайте заявление способом, который подтверждает получение: через канцелярию, заказным письмом или кадровую систему с отметкой о доставке.
• Сохраните копию заявления, приказа, СТД-Р и переписку о дате увольнения. Если документ подписан электронной подписью, сохраните файл и результат подписания.
• Проверьте, что дата в приказе соответствует согласованной дате и последнему дню работы. Если работник меняет решение до истечения срока предупреждения, он вправе отозвать заявление, кроме случая, когда на его место письменно приглашен другой работник и закон не допускает отказ в приеме.
• Сверьте причину увольнения в трудовой книжке, СТД-Р и ЕФС-1. Для собственного желания используются пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ и код п3ч1с77тк.

Если работодатель отказался принимать заявление, не выдал документы или внес другое основание, зафиксируйте нарушение и направьте письменное требование об исправлении. При необходимости работник может обратиться в ГИТ или в суд. Сроки обращения и способ защиты зависят от конкретного нарушения, поэтому в заявлении нужно описывать даты и приложить копии документов.

В Добыто КЭДО работодатель может хранить подписанные кадровые документы и историю маршрута в электронной системе. Это дает работнику и работодателю одну последовательность документов для проверки: заявление, приказ, сведения о трудовой деятельности и отчетное мероприятие должны быть связаны одной датой и основанием.

Исправление в бумажной трудовой книжке оформляют последовательно: сначала указывают недействительность ошибочной записи, затем вносят корректное основание.

Когда запись по собственному желанию не подходит

Основание по пункту 3 части первой статьи 77 ТК РФ применяют только при прекращении договора по инициативе работника. Оно не подходит в следующих ситуациях:

• работодатель сокращает численность или штат и проводит процедуру по пункту 2 части первой статьи 81 ТК РФ;
• стороны договорились о конкретной дате и условиях прекращения договора, что оформляется соглашением сторон;
• трудовой договор прекращается по другому основанию, например в связи с истечением срока договора или переводом к другому работодателю.

Запись по собственному желанию, внесенная вместо сокращения, лишает работника связи с процедурой и гарантиями, предусмотренными для сокращения. Запись по собственному желанию вместо соглашения меняет доказательство даты и условий прекращения договора. Перед подписанием заявления проверьте, совпадает ли предложенное основание с реальной причиной прекращения работы.

Типичные ошибки кадровика при внесении записи

• Вместо кода указывают бытовую фразу. Запись «по собственному желанию» без кода причины не соответствует структуре графы 7 ЕФС-1. Используйте код п3ч1с77тк и текст причины из действующего классификатора.
• В ЕФС-1 переносят номер приказа со знаком «№». В графе основания номер указывают без этого знака.
• В отчете оставляют старую дату отправки. Дата мероприятия и дата приказа — разные реквизиты. Первая показывает дату увольнения, вторая относится к документу-основанию.
• Создают новый приказ для каждой технической ошибки. Если кадровое решение не менялось, корректируют ЕФС-1 через отмену и новую строку. Новый приказ нужен, когда меняется само кадровое решение, дата или основание.
• Смешивают бумажную и электронную записи. Полная формулировка для трудовой книжки и код с текстом причины в ЕФС-1 заполняются по правилам соответствующего документа.

Цена ошибки состоит в повторной обработке документов, риске расхождения сведений в СФР и необходимости доказывать работнику правильную дату и основание увольнения. Проверка перед отправкой занимает меньше времени, чем восстановление цепочки после отказа в приеме или обнаружения противоречий.

Проверка перед отправкой сведений об увольнении

Перед отправкой ЕФС-1 проведите сверку по одной строке документов. Такой контроль подходит и работодателю, и работнику, который проверяет полученные сведения.

• Заявление содержит инициативу работника и дату, согласованную с последним днем работы.
• Приказ ссылается на пункт 3 части первой статьи 77 и статью 80 ТК РФ.
• В трудовой книжке или СТД-Р указано то же основание, что и в приказе.
• В ЕФС-1 выбрано мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» и код причины п3ч1с77тк.
• Текст причины в текущей форме ЕФС-1 указан без самодельных сокращений.
• Должность и код выполняемой функции соответствуют данным работодателя на дату увольнения.
• В основании стоят слово «Приказ», дата документа и номер без знака «№».
• После отправки сохранен протокол приема и проверен статус обработки.

Если хотя бы один реквизит расходится, сначала определите источник расхождения. Исправление отчета без проверки приказа может сохранить первичную ошибку в других документах.

Стоимость КЭДО при оформлении увольнения

Стоимость автоматизации зависит от численности сотрудников и набора функций, которые нужны работодателю для кадрового документооборота. Само внесение записи в ЕФС-1 не имеет отдельной цены в тарифной сетке.

Электронные подписи для сотрудников входят в тарифы, а состав функций различается по планам. Актуальные условия и ограничения опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Для задачи увольнения отдельно оцените, нужен ли электронный архив, интеграция с 1С и поддержка нескольких видов подписей. Эти функции указаны в тарифе Бизнес, а для тарифа Корпорация условия согласуются по запросу.

Выводы

Для увольнения по собственному желанию в ЕФС-1 используют мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ», код п3ч1с77тк и текст причины из действующего классификатора. Дата события должна совпасть с последним днем работы, реквизиты приказа — с основанием в кадровых документах, а сведения в СФР передают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Ошибка только в отчете исправляется отменой прежней строки и подачей корректной; изменение основания требует исправления кадрового решения.

Добыто КЭДО объединяет кадровый документооборот, электронные подписи и архив документов. Для работодателя это рабочий вариант, когда требуется связать заявление, приказ, СТД-Р и отчетность в одном процессе без подмены юридического основания техническим шаблоном.

Частые вопросы

Можно ли отозвать заявление на увольнение по собственному желанию?

Работник вправе отозвать заявление до истечения срока предупреждения, если на его место письменно не приглашен другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора. Отзыв лучше оформить письменно и сохранить подтверждение его получения работодателем.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если у работника бумажная трудовая книжка?

Да. Выбор бумажной трудовой книжки или электронных сведений влияет на документ, который выдают работнику, но не отменяет обязанности работодателя представить сведения о кадровом мероприятии в подразделе 1.1 ЕФС-1.

Что делать, если работодатель просит написать заявление по собственному желанию при сокращении?

Работник может отказаться подписывать документ, который не отражает его волю, и запросить письменное основание прекращения договора. При сокращении применяют пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ и оформляют документы процедуры сокращения, поэтому код п3ч1с77тк в такой ситуации не соответствует фактам.

Нужно ли указывать в ЕФС-1 пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ словами после кода?

В действующей форме ЕФС-1 код п3ч1с77тк сопровождается текстом «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника». Текст причины заполняют без сокращений по классификатору формы. Полная ссылка на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ нужна в записи бумажной трудовой книжки и в кадровом основании, если она предусмотрена формулировкой приказа.

Что делать, если работник отказался знакомиться с приказом?

Работодатель фиксирует отказ от ознакомления на приказе или отдельным актом, сохраняя дату и содержание документа. Отказ от подписи не отменяет оформление увольнения и не освобождает от выдачи трудовой книжки или СТД-Р и передачи сведений в СФР.

Когда работнику выдают копию приказа об увольнении?

Копию приказа выдают по письменному требованию работника. Если требование поступило после увольнения, работодатель передает заверенную копию в срок, установленный для выдачи документов по письменному заявлению работника, с учетом способа получения.