Увольнение работника оформляется записью в трудовой книжке, текст которой по части 5 статьи 84.1 ТК РФ точно повторяет формулировку Трудового кодекса или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть и пункт. Запись вносят в день увольнения. Она занимает четыре графы по пункту 15 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России № 320н, и должна точно соответствовать приказу. При увольнении по собственному желанию графа 3 выглядит так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Если бумажная книжка ведётся, её выдают с записью в день увольнения. Если книжка не ведётся, в тот же день выдают СТД-Р за период работы у этого работодателя.
В статье есть таблица формулировок для шести частых оснований, включая соглашение сторон, сокращение штата и прогул, пример заполнения всех четырёх граф и разбор изменения с 08.08.2026 по приказу № 271н. Отдельно разведены два срока из разных норм: выдача документов работнику и подача ЕФС-1 в СФР. Во второй половине статьи — исправление ошибочной записи без зачёркивания, ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, судебная практика, образцы СТД-Р и заявления, ответы на частые вопросы.
Требования к записи об увольнении: четыре графы по приказу № 320н
Порядок ведения бумажных трудовых книжек с 01.09.2021 устанавливает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, зарегистрированный Минюстом 01.06.2021 № 63748. Правила о записях собраны в приложении № 2, срок действия приказа ограничен 01.09.2027. Для записей, которые вносятся в 2026 году, это действующий документ. Образцы, составленные до 01.09.2021, сверяют с ним отдельно.
Содержание записи задаёт часть 5 статьи 84.1 ТК РФ. Запись в трудовую книжку и внесение информации в сведения о трудовой деятельности должны производиться «в точном соответствии с формулировками» Трудового кодекса или иного федерального закона. В записи указывают статью, часть статьи и пункт статьи. Требование одно для бумажной книжки и для электронных сведений, поэтому формулировка основания в графе 3, в СТД-Р и в отчёте ЕФС-1 одна и та же. Норма действует в этой редакции на 21.10.2026.
Пункт 15 Порядка распределяет запись об увольнении по четырём графам:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 делается запись о причине увольнения со ссылкой на норму;
- в графе 4 указывается документ-основание: приказ или иное решение работодателя с датой и номером.
Датой увольнения считается последний день работы, если закон или соглашение не устанавливают иное. По пункту 9 Порядка запись об увольнении вносят в день увольнения, и она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Запись, совпадающая с приказом, повторяет и ошибку приказа. Поэтому формулировку основания проверяют ещё на стадии проекта приказа, до подписи руководителя.
Полная запись при расторжении договора по соглашению сторон выглядит так:
| Графа | Что указывают | Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Следующий номер после последней записи в книжке |
| 2 | Дата увольнения: последний день работы, если закон или соглашение не устанавливают иное | ДД.ММ.ГГГГ |
| 3 | Причина увольнения словами закона со ссылкой на статью, часть и пункт | Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| 4 | Документ-основание с датой и номером | Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № ___ |
Реквизиты в графе 4 связывают запись с приказом: по ним документ-основание находят при проверке и в суде. Перед внесением записи сверьте с подписанным приказом дату увольнения, текст основания и номер приказа. Расхождение любого из этих элементов означает, что запись не соответствует тексту приказа, как требует пункт 9 Порядка.
Формулировки записи об увольнении по основаниям ТК РФ
Текст графы 3 состоит из формулировки основания словами закона и ссылки на пункт, часть и статью. Если основание разбито на подпункты, ссылка доходит до подпункта: пункты 17-20 Порядка № 320н требуют указывать надлежащий пункт или подпункт. Формулировки для шести частых оснований:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Основание | Норма ТК РФ | Текст графы 3 |
|---|---|---|
| Соглашение сторон | п. 1 ч. 1 ст. 77 | Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Собственное желание работника | п. 3 ч. 1 ст. 77 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Истечение срока трудового договора | п. 2 ч. 1 ст. 77 | Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Перевод по просьбе работника к другому работодателю | п. 5 ч. 1 ст. 77 | Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Сокращение численности или штата | п. 2 ч. 1 ст. 81 | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Прогул | подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом, подпункт „а“ пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
В этих формулировках различается глагол. При соглашении сторон, инициативе работника и инициативе работодателя договор «расторгнут». При истечении срока и переводе к другому работодателю договор «прекращён». Глагол входит в формулировку основания, поэтому его замена отступает от требования точного соответствия по части 5 статьи 84.1 ТК РФ.
Увольнение по собственному желанию: основание и срок предупреждения
Пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ называет это основание «расторжением трудового договора по инициативе работника». От этих слов строится формулировка графы 3: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника». Общий срок предупреждения по статье 80 ТК РФ — не менее двух недель. В графе 4 указывают дату и номер приказа об увольнении, изданного по заявлению работника.
Факт: шаблон заявления об увольнении по собственному желанию строится со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Тот же пункт затем указывают в приказе и в графе 3 трудовой книжки.
Составьте заявление об увольнении по собственному желанию онлайн
Конструктор формирует файл .docx заявления, который работник подписывает и передаёт работодателю. Если в компании введён КЭДО, работник подписывает заявление в Добыто электронной подписью, и документ сразу поступает в кадровую службу.
Соглашение сторон, сокращение штата и прогул: какую норму указать
При соглашении сторон в записи указывают пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ. Статья 78 ТК РФ подтверждает, что договор по соглашению сторон можно расторгнуть в любое время, но в графу 3 как основание она не переносится. Ссылка на статью 78 вместо пункта 1 части первой статьи 77 расходится с нормой, которая называет основание прекращения договора.
Формулировка при сокращении называет оба варианта сразу: «в связи с сокращением численности или штата работников организации», пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ. Запись фиксирует только основание. Соблюдение гарантий работнику и процедуры сокращения проверяют отдельно, до издания приказа: правильная формулировка в книжке нарушения процедуры не устраняет.
Для прогула ссылка идёт до подпункта: подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ. Пункт 6 объединяет несколько видов грубых нарушений. Запись без подпункта не показывает, какое из них стало основанием, и не выполняет требование Порядка ссылаться на надлежащий подпункт.
Когда формулировок из таблицы недостаточно
Шесть приведённых формулировок не охватывают специальные основания увольнения. Для них текст берут из конкретной статьи ТК РФ или иного федерального закона, который называет основание: часть 5 статьи 84.1 прямо допускает ссылку на «иной федеральный закон». Все формулировки построены на нормах о прекращении трудового договора, поэтому к договору ГПХ и к самозанятым исполнителям они неприменимы. Проверка перед внесением записи: откройте действующую редакцию статьи, на которую ссылается приказ, и сравните с ней каждое слово формулировки.
Трудовая книжка или СТД-Р: что выдают работнику в день увольнения
Что выдать при увольнении, определяют статьи 66, 66.1 и часть 4 статьи 84.1 ТК РФ. Критерий у них один: ведётся ли на работника бумажная книжка. Если ведётся, её выдают на руки с записью об увольнении. Если не ведётся, работнику предоставляют сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя. Ни работодатель, ни работник в день увольнения этот вариант не выбирают: он следует из того, как оформлены сведения о трудовой деятельности.
СТД-Р и СТД-СФР — разные документы с разным источником сведений. СТД-Р выдаёт работодатель, и только за период работы у него. СТД-СФР — выписка из информационных ресурсов Социального фонда России. Формы обеих справок утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н: приложение № 1 — СТД-Р, приложение № 2 — СТД-СФР. Приказ действует с 01.01.2023 в редакции от 25.06.2026.
С 08.08.2026 действует приказ Минтруда России от 25.06.2026 № 271н, зарегистрированный Минюстом 27.07.2026 № 87620. Раньше приказ № 713н указывал, что сведения получают «в Личном кабинете на сайте Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации или через Единый портал государственных услуг». Теперь их получают «посредством использования Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)». Работник, которому нужна выписка СФР, запрашивает её на Госуслугах. Текст записи в бумажной книжке и обязанность работодателя выдать СТД-Р в день увольнения изменение не затрагивает.
Утверждённые формы СТД-Р и СТД-СФР и справочные материалы фонд размещает на официальной странице СФР об электронной трудовой книжке. По ней бланк, который выдаёт кадровая служба, сверяют с действующей формой.
Часть документов пакета увольнения закон оставляет на бумаге при любой организации документооборота. В Добыто в электронный маршрут пакета увольнения попадают заявление работника и уведомления. Приказ об увольнении и запись в трудовой книжке кадровая служба оформляет на бумаге, как того требуют исключения КЭДО.
Полезно знать: в электронном виде можно оформлять трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия. Только на бумаге остаются приказ об увольнении, журнал инструктажей, акт о несчастном случае и трудовая книжка.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки при увольнении: выдача документов работнику и отчёт в СФР
Выдачу документов работнику и отчёт в СФР регулируют разные нормы, и сроки у них не совпадают:
| Действие | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Внести запись об увольнении в бумажную книжку | В день увольнения | п. 9 Порядка, утверждённого приказом № 320н |
| Выдать бумажную книжку с записью | В день увольнения | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Выдать СТД-Р, если бумажная книжка не ведётся | В день прекращения трудового договора | ч. 4 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Подать ЕФС-1, подраздел 1.1, мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» | Не позднее следующего рабочего дня после приказа или иного документа о прекращении отношений | подп. 4 п. 2 и п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
Срок ЕФС-1 относится только к отчётности работодателя и срок выдачи СТД-Р не продлевает: этот срок истекает в день увольнения. Если СТД-Р выдана на следующий день, одновременно с отправкой отчёта, она выдана позже срока из части 4 статьи 66.1 ТК РФ.
Сроки подачи ЕФС-1 по кадровым мероприятиям СФР разъясняет в базе знаний для страхователей по форме ЕФС-1. Отчёт работодатель может подать через личный кабинет страхователя СФР.
Как внести запись об увольнении в трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите основание и норму. Найдите в ТК РФ или ином федеральном законе статью, часть, пункт и, если он есть, подпункт, которые описывают причину увольнения. Для соглашения сторон, собственного желания, истечения срока, перевода, сокращения и прогула используйте готовые формулировки из таблицы оснований.
- Шаг 2. Внесите ту же формулировку в приказ. Пункт 9 Порядка № 320н требует, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа, поэтому основание в приказе и в будущей записи совпадает слово в слово.
- Шаг 3. В день увольнения заполните графы. Графа 1 — порядковый номер записи, графа 2 — дата увольнения, графа 3 — причина со ссылкой на статью, часть и пункт, графа 4 — дата и номер приказа.
- Шаг 4. Сверьте запись с приказом и законом. Сравните графу 3 с текстом приказа и действующей редакцией нормы, графу 4 — с реквизитами приказа. Обнаруженную ошибку не зачёркивают: запись признают недействительной и вносят правильную.
- Шаг 5. Выдайте документы в день увольнения. Если бумажная книжка ведётся, выдайте её с записью. Если не ведётся, выдайте СТД-Р за период работы у вашей организации.
- Шаг 6. Подайте ЕФС-1. Подраздел 1.1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ» направляют не позднее следующего рабочего дня после приказа, с той же формулировкой основания, что и в записи.
Образцы СТД-Р и заявления об увольнении для кадровой службы
Комплект включает два документа пакета увольнения: если бумажная книжка на работника не ведётся, начните с формы СТД-Р.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
Как исправить ошибочную запись об увольнении в книжке и в сведениях СФР
Способ исправления зависит от того, где допущена ошибка. Для бумажной книжки действуют пункты 12 и 30 Порядка № 320н. Для сведений, переданных в информационные ресурсы СФР, действует часть 6 статьи 66.1 ТК РФ. Если неверная формулировка попала и в книжку, и в ЕФС-1, исправляют оба документа.
Исправление записи в бумажной трудовой книжке
Порядок № 320н прямо запрещает зачёркивать неточные или неправильные записи. Ошибочную запись признают недействительной и вносят правильную. Исправление вносит работодатель, который сделал ошибочную запись, поэтому работник, обнаруживший ошибку после увольнения, обращается к прежнему работодателю.
Правильная запись, как и первая, должна точно соответствовать приказу. Если ошибка содержится в самом приказе, новая запись по тому же приказу её повторит. Поэтому сначала решают вопрос с формулировкой в приказе, а затем вносят запись в книжку.
Исправление сведений о трудовой деятельности в СФР
Если неверная формулировка ушла в информационные ресурсы СФР, работодатель по письменному заявлению работника исправляет или дополняет сведения и представляет корректирующие сведения в установленном порядке (часть 6 статьи 66.1 ТК РФ). Норма связывает исправление с письменным заявлением работника. Заявление с датой и подписью фиксирует, когда работник обратился за исправлением.
Проверить результат работник может сам. С 08.08.2026 выписку СТД-СФР запрашивают через Единый портал госуслуг, и в ней видны сведения об увольнении, которые передал работодатель. Если после корректировки формулировка в выписке не изменилась, у работника остаётся письменное заявление как доказательство обращения.
Ответственность за ошибку в записи и защита работника в суде
Нарушения при оформлении и выдаче трудовой книжки относятся к нарушениям трудового законодательства. За них часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф:
- для должностного лица — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для организации — от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторное аналогичное нарушение влечёт санкции по части 2 той же статьи.
Штраф не закрывает последствия для работника. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает неполученный заработок, если по его вине задержана выдача трудовой книжки или внесена неправильная формулировка, лишившая работника возможности трудиться. В споре о формулировке суд по части 5 статьи 394 ТК РФ указывает законное основание увольнения. Если неправильная запись препятствовала поступлению на другую работу, суд по части 8 той же статьи может присудить средний заработок за время вынужденного прогула.
Ленинский районный суд г. Курска 06.03.2025 рассмотрел иск работницы, которая требовала обязать работодателя внести запись об увольнении и взыскать компенсацию морального вреда. Суд в иске отказал. Он отметил, что работница сама отказалась предоставить трудовую книжку, а доказательств отказов потенциальных работодателей из-за отсутствия записи не представила.
Работнику, который готовит такой иск, нужны доказательства по двум вопросам: передавалась ли книжка работодателю и влияли ли отсутствие записи или неверная формулировка на трудоустройство. Опись передачи книжки и письменные ответы потенциальных работодателей собирают до обращения в суд.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с позиции защиты от иска, учтите: заявление об увольнении, подписанное в КЭДО, хранится в электронном архиве Добыто с электронной подписью работника. По нему видно, когда и по какому основанию работник просил расторгнуть договор.
Ошибки в записи об увольнении и их цена
- Ссылка на статью 78 при соглашении сторон. Её выбирают, потому что статья посвящена соглашению сторон. Основание в записи — пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ, и запись со статьёй 78 не соответствует части 5 статьи 84.1. Ошибку исправляют признанием записи недействительной, а организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
- Прогул без подпункта «а». Формулировку сокращают до пункта 6, чтобы не перечислять подпункты. Запись не выполняет требование Порядка ссылаться на надлежащий подпункт. В споре суд по части 5 статьи 394 ТК РФ указывает законное основание, а при препятствии трудоустройству может взыскать средний заработок за время вынужденного прогула.
- Зачёркивание неверной записи. Так делают, потому что это быстрее новой записи. Порядок № 320н зачёркивание не допускает: запись всё равно признают недействительной, и в книжке фиксируется ещё одно нарушение порядка ведения.
- Выдача СТД-Р вместе с отправкой ЕФС-1. Оба документа готовят из одних данных и выпускают одновременно. При отчёте на следующий рабочий день СТД-Р оказывается выдана позже дня увольнения, и это нарушение части 4 статьи 66.1 ТК РФ с санкциями по статье 5.27 КоАП РФ.
Каждую из этих ошибок выявляет одна и та же сверка: графа 3 сравнивается с текстом нормы и приказа, графа 4 — с реквизитами приказа, дата выдачи СТД-Р — с датой увольнения.
Стоимость КЭДО для оформления увольнений: тарифы на 2026 год
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе интеграции с 1С | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Тариф начисляется за сотрудника в месяц. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а состав подписей и интеграций для своей численности можно сверить на странице тарифов КЭДО Добыто. Приказ об увольнении и запись в бумажной трудовой книжке КЭДО не заменяет ни на одном тарифе: эти документы оформляются на бумаге.
Выводы
Основание увольнения в трудовой книжке записывают словами закона и со ссылкой на статью, часть и пункт, а для прогула — и на подпункт. Запись делается в день увольнения, совпадает с приказом и повторяется в электронных сведениях о трудовой деятельности. Неверную запись признают недействительной без зачёркивания, а сведения в СФР исправляют корректирующей подачей по письменному заявлению работника. Книжку или СТД-Р выдают в день увольнения, ЕФС-1 сдают не позднее следующего рабочего дня.
Добыто переводит в электронный вид заявления и уведомления, которые сопровождают увольнение, и хранит их с подписью работника. Бумажную часть пакета, приказ и трудовую книжку, кадровая служба ведёт параллельно и сверяет с электронными документами.
Частые вопросы о записи об увольнении
Можно ли писать «ТК РФ» вместо полного названия Кодекса в графе 3?
Часть 5 статьи 84.1 ТК РФ требует, чтобы запись точно соответствовала формулировкам Кодекса или иного федерального закона и содержала ссылку на статью, часть и пункт. Отдельного разрешения на сокращения в норме нет. Формулировки с полным наименованием «Трудового кодекса Российской Федерации» совпадают с официальным названием акта и не требуют пояснений при проверке ГИТ или в суде.
Что делать, если работник не пришёл за трудовой книжкой в день увольнения?
По части 6 статьи 84.1 ТК РФ и пунктам 36-37 Порядка № 320н работодатель направляет работнику уведомление. То же правило действует, если работник отказался получить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Отправить бумажную книжку почтой можно только с согласия работника.
Кто исправит запись, если прежней организации уже нет?
По пункту 30 Порядка № 320н при реорганизации работодателя исправление вносит правопреемник. При ликвидации запись исправляет новый работодатель на основании документа, подтверждающего правильные сведения. Неверную запись и в этом случае не зачёркивают: её признают недействительной и вносят правильную.
Как получить СТД-Р, пока работник ещё не уволен?
По частям 4-5 статьи 66.1 ТК РФ в период работы работодатель выдаёт сведения о трудовой деятельности не позднее трёх рабочих дней после заявления работника. При увольнении срок другой — день прекращения трудового договора. Форма и порядок её заполнения приведены в приложениях № 1 и № 3 к приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.
Почему в выписке СТД-СФР больше нет отдельного раздела о работе до 2020 года?
Приказ Минтруда России от 08.08.2025 № 489н, зарегистрированный Минюстом 10.09.2025 № 83509, с 22.09.2025 исключил из бланка СТД-СФР отдельный раздел о работе до 31.12.2019. Формулировку записи об увольнении в бумажной книжке и в СТД-Р это изменение не затрагивает: она по-прежнему определяется частью 5 статьи 84.1 ТК РФ.
Подходит ли образец записи со ссылкой на постановление № 225 и инструкцию № 69?
С 01.09.2021 Правила, утверждённые постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкция Минтруда от 10.10.2003 № 69 заменены Порядком по приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует до 01.09.2027. Образец, ссылающийся на прежние документы, составлен по отменённой базе. Формулировку графы 3 в нём проверяют по части 5 статьи 84.1 ТК РФ, а заполнение граф — по пунктам 15-20 действующего Порядка.
