Уведомление МВД о договоре с иностранцем: сроки и формы 2026

Уведомление МВД о заключении и о прекращении трудового договора или договора ГПХ с иностранным гражданином подаётся в срок, не превышающий трёх рабочих дней с даты события: это пункт 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. С 1 сентября 2026 года применяются бланки из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290: заключение договора — приложение № 7, прекращение — приложение № 8, согласие работника на обработку персональных данных прикладывается отдельным документом. Уведомление оформляется на каждого работника отдельно и уходит в территориальный орган МВД того субъекта, где человек фактически трудится, а не туда, где зарегистрирована компания. Если работник занят на территории двух субъектов, уведомлений будет два.

Разберём, как считается трёхдневный срок при подписании в пятницу и перед праздниками, какие поля добавились в формы приказа № 290 и почему приём гражданина Беларуси стоит особняком. Покажем, какие уведомления работодателя давно отменены и в налоговую со службой занятости больше не подаются. Размеры штрафов по частям 3, 4 и 5 статьи 18.15 КоАП, чек-лист проверки до подписания договора, порядок подачи через портал госуслуг, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие уведомления по иностранным работникам подаёт работодатель

Обязанностей больше, чем одна. Работодатели путают уведомление о приёме с миграционным учётом и с уведомлением, которое подаёт сам иностранец, — а это три разные процедуры с разными сроками и разными адресатами.

Ниже сведены события, при которых у работодателя возникает обязанность уведомить МВД, со сроками и формами на дату публикации.

Три верхние строки закрывает работодатель, четвёртую — только если он принимающая сторона по месту пребывания, пятую не закрывает вообще. Отсюда практическое следствие: договор подписан, уведомление о приёме ушло, а патент у работника всё равно может быть аннулирован, если он сам не сходил в подразделение МВД, выдавшее патент.

Три рабочих дня: с какой даты считать срок

Отсчёт начинается со следующего рабочего дня после даты заключения или прекращения договора, сам день события в срок не входит. Считаются только рабочие дни по производственному календарю, поэтому реальная длина окна плавает от трёх до девяти календарных дней.

Договор подписан в понедельник — последний день подачи четверг. Подписан в пятницу — понедельник, вторник, среда, крайний срок среда. Подписан 30 декабря — уведомление уходит уже в январе, после новогодних выходных, и это не нарушение. Обратная ситуация опаснее: кадровик датирует договор задним числом, чтобы «подогнать» дату приёма под табель, и трёхдневное окно оказывается закрытым ещё до того, как документ попал ему на стол.

Если человека фактически допустили к работе раньше даты, указанной в договоре, отсчитывайте срок от дня допуска. По статье 67 ТК РФ трудовой договор считается заключённым с момента фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя, и письменное оформление задним числом эту дату не сдвигает.

Лайфхак: если договор на нескольких листах, собирайте подписи сторон на каждой странице. Требования такого в норме нет, это практика, но она снимает возможность подмены листа: при споре о содержании договора подписанная каждая страница закрывает вопрос сразу, а сшивка с печатью сохраняется не всегда.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Трудовой договор с иностранцем: срок, форма и реквизиты, которые попадут в уведомление

Форма договора письменная, в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Второй экземпляр вручается работнику, и по нему же сверяются реквизиты при заполнении уведомления.

Гражданство само по себе не даёт права заключить срочный договор. По статье 327.1 ТК РФ трудовой договор с иностранным гражданином заключается на неопределённый срок, а срочный — только по основаниям статьи 59 ТК РФ. Перечень этих оснований закрытый: ограниченный срок патента или разрешения на работу в него не входит. Минимальный срок договора законом не установлен. В новой форме уведомления срок действия договора стал отдельным полем, и указывать там нужно либо конкретную дату окончания, либо отметку о бессрочном характере: расхождение между договором и уведомлением видно проверяющему сразу.

В договор по статье 327.2 ТК РФ включаются сведения о разрешении на работу или патенте, а для временно пребывающих — условие об оказании работнику медицинской помощи, то есть реквизиты полиса ДМС или договора с медицинской организацией. Эти же данные переносятся в уведомление, поэтому ошибка в номере патента даёт двойной дефект: и в договоре, и в форме для МВД.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед оформлением иностранца я прохожу по короткому списку: патент или разрешение на работу, для постоянно проживающих — вид на жительство, паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии — справка из МВД. Последний пункт выпадает чаще всего, хотя именно он закрывает вопрос о законности пребывания. И отдельно напомню: документы сверх перечня статьи 65 ТК РФ требовать нельзя, а расширить этот перечень могут только указ Президента и постановление Правительства, но не внутренний регламент компании.»

Прекращение договора идёт по общим основаниям статьи 77 ТК РФ плюс дополнительные основания статьи 327.6 ТК РФ: аннулирование патента, окончание срока разрешения на работу, приведение численности иностранных работников в соответствие с установленными ограничениями. Основание влияет на запись в трудовой книжке и на приказ, но не на срок уведомления: три рабочих дня одинаковы и при увольнении по собственному желанию, и при аннулировании патента.

Соберите трудовой договор под свою ситуацию

Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника

Комплект собран под приём и последующее сопровождение: начните с формы трудового договора, остальные документы оформляются от неё.

Новые формы уведомлений с 1 сентября 2026 года

Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 зарегистрирован Минюстом 2 июня 2026 года под номером 86820 и применяется с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. До 31 августа 2026 года включительно действовали бланки приказа МВД от 30.07.2020 № 536, и уведомление, поданное сегодня на старом бланке, считается поданным с нарушением установленной формы. Состав нарушения по части 3 статьи 18.15 КоАП охватывает не только неподачу, но и нарушение установленных формы и порядка.

Что изменилось в бланках по существу:

• появилось поле для срока действия трудового договора: указывается срок либо отметка о том, что договор бессрочный;
• добавлено поле для пола иностранного работника;
• согласие на обработку персональных данных вынесено из текста уведомления в отдельный прилагаемый документ;
• в ежеквартальном уведомлении по высококвалифицированным специалистам теперь требуется ИНН специалиста, а сведения о профессии и должности из формы убраны.

Вынесенное согласие меняет порядок работы кадровика: раньше согласие было частью бланка и подписывалось вместе с ним, теперь его нужно получить отдельно и приложить. В практике Добыто мы выносим такое согласие в отдельный маршрут подписания, чтобы оно не терялось в общем пакете документов о приёме.

Куда и как подать уведомление

Адресат — территориальный орган МВД на региональном уровне того субъекта РФ, на территории которого иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность. Место регистрации компании роли не играет. Если работник занят на территории двух субъектов, уведомление направляется в каждый из них. Обособленные подразделения считаются отдельно: филиал в другом регионе подаёт уведомление по своему региону.

Уведомление оформляется отдельно на каждого иностранного работника. Сводный список из пятнадцати человек на одном бланке инспектор не примет, а если примет, то нарушение формы всё равно останется в материалах.

Как подать уведомление в МВД о договоре с иностранцем: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату события: дату подписания договора или дату прекращения по приказу. От неё отсчитывается срок, а не от даты выхода на работу и не от даты сдачи документов в кадры.
2. Шаг 2. Возьмите действующий бланк: приложение № 7 приказа МВД № 290 для заключения договора, приложение № 8 — для прекращения.
3. Шаг 3. Перенесите в бланк данные из паспорта, патента или разрешения на работу и из самого договора, включая срок его действия. Сверяйте символ в символ: ошибка в номере документа приравнивается к недостоверным сведениям.
4. Шаг 4. Подготовьте отдельное согласие работника на обработку персональных данных и приложите его к уведомлению.
5. Шаг 5. Выберите способ подачи: лично в подразделение по вопросам миграции, заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения, через уполномоченную организацию либо электронно через портал госуслуг с усиленной квалифицированной электронной подписью.
6. Шаг 6. Сохраните подтверждение подачи: отрывную часть бланка с отметкой органа, почтовую квитанцию с описью или результат рассмотрения в личном кабинете на портале. При электронной подаче сведения о результате поступают в кабинет не позднее рабочего дня, следующего за днём получения уведомления.

Подтверждение подачи — единственное, чем работодатель закрывает вопрос при проверке. Опись вложения без указания конкретного бланка и фамилии работника такой функции не выполняет. В практике Добыто мы заводим отдельный реестр уведомлений по иностранным работникам, где рядом с фамилией стоят дата события, дата подачи и способ подтверждения: при проверке эти три поля отвечают на все вопросы инспектора.

Кого уведомлять не нужно и какие уведомления отменены

Уведомление подаётся по всем иностранным работникам независимо от статуса: временно пребывающим по визе и без визы, временно и постоянно проживающим, высококвалифицированным специалистам. Вид на жительство или разрешение на временное проживание от обязанности не освобождает. Форма договора тоже роли не играет: гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг уведомляется наравне с трудовым.

Граждане государств ЕАЭС — Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии — работают без патента и разрешения на работу, но уведомление о заключении договора с ними подаётся на общих основаниях. Исключение спорное и касается только Беларуси: Верховный Суд РФ в постановлении от 30.05.2017 № 78-АД17-19 признал незаконным привлечение работодателя к ответственности за неуведомление по гражданину Республики Беларусь, указав, что положения статьи 13 115-ФЗ на таких работников и их работодателей не распространяются. Позиция суда есть, практика территориальных органов различается, и осторожный вариант — уведомление всё-таки подать: подача при отсутствии обязанности санкции не влечёт, неподача при наличии обязанности влечёт.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Обязанность сообщать о привлечении иностранного работника в налоговый орган и в службу занятости из пункта 8 статьи 13 115-ФЗ исключена. Сейчас там назван только территориальный орган МВД, и рассылка трёх уведомлений в три ведомства — устаревшая практика, которая до сих пор кочует по шаблонам кадровых регламентов.

Отдельно про патент. Уведомление о трудоустройстве в орган, выдавший патент, подаёт сам иностранный гражданин в течение двух месяцев со дня выдачи патента, прикладывая копию договора; при устной форме договора ГПХ сведения о нём указываются в самом уведомлении. Порядок установлен приказом МВД России от 05.09.2023 № 655, а пошаговое описание есть в справке портала госуслуг о том, как иностранцу с патентом подать уведомление. Если работник это не сделает, патент аннулируют, и работодатель получит не своё нарушение, но своего работника без права на труд.

Цена ошибки: штрафы по статье 18.15 КоАП

Нарушение порядка уведомления квалифицируется по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ. Ответственность наступает за каждого иностранного работника отдельно, и в этом главная особенность состава: при проверке на двадцать человек арифметика умножается на двадцать. Для Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей действует часть 4 с повышенными размерами.

Приостановление деятельности на срок до 90 суток бьёт дороже штрафа: у розницы и общественного питания это закрытая точка, у производства — сорванные контракты. Часть 5 выделена отдельно, потому что по высококвалифицированным специалистам нарушается чаще всего не приём, а квартальная отчётность: про неё забывают через полгода после найма.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Допустимые доли иностранной рабочей силы по отраслям Правительство устанавливает ежегодно, и «лишних» работников увольняют до начала соответствующего календарного года, а не когда придёт проверка. С 1 марта 2026 года к федеральным ограничениям добавились региональные: по статье 327.6 ТК РФ договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта. Проверьте акты своего региона до составления штатного расписания на год, иначе к штрафу по статье 18.15 добавится ответственность по статье 18.17 КоАП.»

Что проверить до подписания договора с иностранным работником

Большая часть штрафов по миграционным составам вырастает не из просрочки уведомления, а из того, что договор вообще не следовало подписывать в таком виде. Проверка занимает один рабочий день и делается до подписи, а не после.

1. Статус и разрешительный документ. Патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство. Для граждан ЕАЭС патент не нужен.
2. Регион действия документа. Патент и разрешение на работу привязаны к конкретному субъекту РФ. Работа за пределами региона выдачи — самостоятельное нарушение, отдельное от уведомления.
3. Профессия в патенте. Если в патенте указана профессия, должность в трудовом договоре должна ей соответствовать.
4. Регистрация по месту пребывания. Отметка в паспорте, при её отсутствии — справка из МВД.
5. Реестр контролируемых лиц. Работает с 5 февраля 2025 года, проверка доступна юридическим лицам в формате «запрос — ответ» на сайте МВД России и через портал госуслуг. МВД описывает это как возможность, а не как обязанность работодателя, но проверка занимает минуту и снимает риск принять человека без законных оснований для нахождения в стране.
6. Допустимая доля иностранных работников. Сверьте отрасль по актам Правительства на текущий год и по актам своего субъекта.
7. Полис ДМС или договор с медорганизацией для временно пребывающих: без него условие статьи 327.2 ТК РФ в договор не впишешь.

Важный нюанс из практики: доступ ко всему массиву кадровых документов у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. По иностранным работникам в комплекте лежат копии паспортов, патентов и полисов, то есть персональные данные, и разграничение доступа по ролям здесь нужно не для красоты отчёта, а для ответа на вопрос проверяющего, кто именно имел доступ к этим файлам.

Электронная подпись и КЭДО для иностранного работника

Кадровый электронный документооборот на иностранных работников распространяется на тех же основаниях, что и на граждан РФ: статьи 22.1-22.3 ТК РФ не делают исключений по гражданству. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления и ознакомление с локальными нормативными актами переводятся в электронный вид, уведомление в МВД при этом остаётся отдельной процедурой и подаётся по своим правилам.

Вопрос упирается в подпись. Со стороны работодателя трудовой договор неквалифицированной подписью подписать нельзя, со стороны работника — можно, если есть локальный акт с указанием используемого удостоверяющего центра и соглашение об электронном взаимодействии. Соглашение критично именно при приёме: человек ещё не работник, а документ подписать нужно. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и иностранных работников ведём в ней отдельным потоком: у них чаще возникают вопросы с подтверждением учётной записи на портале госуслуг.

Может ли иностранный работник получить подпись через сервис господписей

Иностранный гражданин, который работает на территории России и имеет разрешение на работу или вид на жительство, обычно уже располагает СНИЛС и ИНН, а значит может зарегистрироваться на портале госуслуг и пользоваться сервисом государственных подписей. Ограничения тоже конечны: нужен смартфон, а квалифицированная подпись через этот сервис требует биометрического заграничного паспорта.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Главная организационная сложность при внедрении — не выбор системы и не локальные акты, а выдача ключей: собрать людей, раздать носители, объяснить про пин-коды, вести журнал, а потом всё это отзывать при увольнении. Сервис, где подпись у человека уже есть за счёт учётной записи на портале, снимает весь этот пласт и заодно решает проблему с кандидатами, которые ещё не работники. Замену выдаче ключей я в нём не вижу, а первый этап перехода — отпуска, командировки, ознакомление с локальными актами — он закрывает без выдачи чего-либо.»

Важный нюанс из практики: перед покупкой системы задайте вендору вопрос не о хранении, а о выгрузке: отдаёт ли она комплект целиком — сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фраза «работает из-за границы удалённо, значит оформляем гражданско-правовой договор» звучит просто, а на практике это зона риска. Признаки трудовых отношений не исчезают от того, что человек находится за пределами страны, и вопрос переквалификации остаётся открытым. Выбор конструкции определяется существом отношений, а не местом нахождения исполнителя, и решать его нужно до подписания, а не в суде.»

Стоимость КЭДО для оформления иностранных работников

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и наличия интеграции с 1С. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Старте» действует потолок в 25 сотрудников, на «Бизнесе» численность не ограничена, но есть минимальный платёж. Действующие условия, состав функций каждого тарифа и ответы по соответствию требованиям 377-ФЗ собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

При смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать с «Старта» и перейти на «Бизнес» после расширения штата дешевле, чем брать тариф с запасом.

Выводы

Трёхдневное окно на уведомление МВД одинаково для приёма и увольнения, для трудового договора и договора ГПХ, для визовых и безвизовых иностранцев. С сентября 2026 года бланки берутся из приказа № 290, согласие на обработку персональных данных прикладывается отдельно, а адресатом остаётся орган по месту фактической работы, а не по месту регистрации компании. Санкция считается по каждому работнику, и в четырёх регионах верхняя граница для организации доходит до миллиона рублей.

В практике Добыто оформление иностранных работников ломается на стыке: договор подписан в одном месте, приказ издан в другом, а дата, от которой идёт срок, теряется между ними. Мы собираем приём в один маршрут, где договор, согласие на обработку персональных данных и ознакомление с локальными актами подписываются последовательно, а дата подписания фиксируется системой и служит точкой отсчёта для уведомления.

Частые вопросы

Нужно ли подавать новое уведомление при переводе иностранца на другую должность внутри компании?

Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ связывает обязанность с заключением и с прекращением договора. Перевод внутри той же организации оформляется дополнительным соглашением, договор при этом не прекращается, и отдельного уведомления о переводе закон не требует. Другое дело, если в патенте указана профессия: должность после перевода должна ей соответствовать, иначе работа перестанет считаться законной независимо от уведомлений.

Что делать, если срок пропущен на один день?

Подавайте уведомление сразу, не дожидаясь проверки. Состав по части 3 статьи 18.15 КоАП формальный, и сама по себе поздняя подача его не устраняет, но добровольное устранение нарушения и подтверждённая дата подачи учитываются при определении размера наказания внутри вилки. Срок давности и порядок обжалования считаются от даты составления протокола, поэтому сохраняйте почтовую квитанцию с описью или отметку портала.

Кто подаёт уведомление, если иностранца оформляет обособленное подразделение в другом регионе?

Уведомление направляется в территориальный орган МВД того субъекта, где работник фактически трудится, то есть по месту нахождения подразделения. Подпись под уведомлением ставит уполномоченное лицо организации, и если это руководитель подразделения, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью.

Требуется ли прикладывать копию трудового договора к уведомлению работодателя?

Работодатель подаёт бланк приложения № 7 и отдельное согласие работника на обработку персональных данных, копия договора в этот комплект не входит. Копию договора прикладывает сам иностранный гражданин с патентом к своему уведомлению по приказу МВД от 05.09.2023 № 655 — это другая процедура и другой адресат.

Можно ли заключить срочный трудовой договор на срок действия патента?

Нет. По статье 327.1 ТК РФ договор с иностранным гражданином заключается на неопределённый срок, а срочный допускается только по основаниям статьи 59 ТК РФ, перечень которых закрытый. Окончание срока патента или разрешения на работу — самостоятельное основание для прекращения договора по статье 327.6 ТК РФ, и для этого срочный характер договора не требуется.

Нужно ли уведомлять МВД о договоре с иностранцем, который работает дистанционно из другой страны?

Обязанность по пункту 8 статьи 13 115-ФЗ возникает при привлечении к трудовой деятельности на территории Российской Федерации. Работа целиком за пределами страны под неё не подпадает, но тогда возникает другой вопрос: какая конструкция договора применима и не будет ли она переквалифицирована. Решать его нужно до подписания, оценивая существо отношений, а не место нахождения исполнителя.

Что грозит, если уведомление подано на старом бланке приказа № 536?

С 1 сентября 2026 года бланки приказа № 536 не применяются, и подача на них квалифицируется как нарушение установленной формы — тот же состав части 3 статьи 18.15 КоАП, что и полное неуведомление. Проверьте, какие шаблоны загружены в вашу кадровую программу: чаще всего старая форма всплывает из сохранённого файла, а не из незнания правил.