Правила составления трудового договора которых придерживается сильная кадровая служба

Правила составления трудового договора сводятся к трём требованиям Трудового кодекса РФ: в тексте есть все обязательные сведения и условия статьи 57, договор оформлен письменно в двух экземплярах либо электронно с допустимыми видами подписи, а работник ознакомлен с ЛНА до подписания. Если работника допустили к работе без договора, письменный договор оформляют не позднее 3 рабочих дней со дня допуска. Пропущенное условие не делает договор незаключённым: его вносят дополнительным соглашением. Главное различие — вид договора: бессрочный заключают по общему правилу, а срочный допустим только по закрытому перечню оснований статей 58 и 59 ТК РФ, на срок не более 5 лет и с указанием в тексте обстоятельства, которое определяет срочность.

Материал закрывает рабочие вопросы кадровой службы: как заполнить обязательные условия без пропусков, когда суд признаёт испытательный срок незаконным, какую подпись ставит работодатель и какую работник в электронном договоре, кто вправе работать по типовой форме микропредприятия. Для каждого правила указаны норма и способ проверки. Во второй половине статьи — таблица подписей по статье 22.3 ТК РФ, сценарии для совместителей, дистанционных работников и микропредприятий, чек-лист перед подписанием, стоимость оформления в КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Конструктор ниже собирает трудовой договор в формате .docx с разделами о предмете, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске и подставляет реквизиты сторон в текст.

Обязательные сведения и условия трудового договора по статье 57 ТК РФ

Статья 57 ТК РФ делит содержание договора на две части: сведения о сторонах и условия работы. Сведения идентифицируют стороны и сам документ: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (ФИО для работодателя — физического лица), данные документа, удостоверяющего личность работника, ИНН работодателя, сведения о представителе работодателя и основании, по которому он подписывает договор, место и дата заключения. Условия определяют, что именно работник делает, где и за какие деньги. Отсутствие любого обязательного условия — основание для предписания ГИТ, но не для признания договора незаключённым.

Недостающее восполняется разными способами. Пропущенные сведения вписывают непосредственно в текст договора, а пропущенные условия оформляют приложением к договору или отдельным соглашением сторон в письменной форме. Если кадровик обнаружил, что в договоре не указан режим работы или условия труда на рабочем месте, правильный путь — дополнительное соглашение, а не перезаключение договора.

Таблица показывает обязательные условия и то, что по каждому из них проверяет сильная кадровая служба перед подписанием.

Больше всего предписаний даёт строка об оплате. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц, но сверять оклад нужно с региональным значением по статье 133.1 ТК РФ: оно не может быть ниже федерального и, как правило, выше. В Москве на 2026 год это 32 916 рублей.

Трудовая функция — вторая точка риска. Если обязанности не описаны ни в договоре, ни в должностной инструкции, работодатель не сможет оценить результат испытательного срока и доказать ненадлежащее исполнение обязанностей: предмета оценки нет.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Испытание проверяет соответствие работника поручаемой работе, а поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Когда инструкции работник не видел, а в договоре обязанности не описаны, суд не находит предмета проверки, и увольнение по итогам испытания отменяют. Перед подписанием договора убедитесь, что обязанности зафиксированы в одном из двух документов и работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы.»

Дополнительные условия статья 57 разрешает включать, если они не ухудшают положение работника по сравнению с законом и коллективным договором: испытательный срок, уточнение места работы, неразглашение охраняемой законом тайны, обязанность отработать после обучения за счёт работодателя, дополнительное страхование. Условие, которое ухудшает положение работника, не применяется, даже если работник его подписал.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы трудового договора и документов для оформления приёма

Начинать стоит с образца трудового договора по основному месту работы, остальные документы оформляют приём и перевод на электронное подписание.

Форма трудового договора, экземпляры и сроки оформления

Бумажный трудовой договор по статье 67 ТК РФ составляют в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один экземпляр передают работнику, а факт получения работник подтверждает своей подписью на экземпляре работодателя. Без этой отметки работодателю нечем доказать, что работник получил договор, если спор возникнет через год.

Фактический допуск к работе приравнивается к заключению договора. Если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя, договор считается заключённым, а письменно оформить его нужно не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска. Если компания издаёт приказ о приёме, его объявляют работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

С ЛНА, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, его знакомят до подписания договора. Это требование статьи 68 ТК РФ: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностная инструкция, положение о персональных данных и другие акты, действующие у работодателя.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ознакомление с локальными актами допустимо до подписания договора или одновременно с ним, но не позже. Статья 68 требует ознакомления до подписания, одновременность здесь практическая уступка, а ознакомление после подписания уже нарушение. В электронном виде очерёдность фиксирует метка времени в системе, и это доказывает порядок надёжнее, чем бумажный лист ознакомления. Проверьте, что дата ознакомления в листе или в системе не позже даты договора.»

После подписания договора работа кадровой службы не заканчивается. Сведения о приёме подают в Социальный фонд России в составе ЕФС-1, данные о военнообязанных направляют в военкомат. Если работник устраивается впервые, работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде: бумажная трудовая книжка такому работнику не заводится.

Как составить трудовой договор: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму отношений: постоянная работа, совместительство или временная работа под конкретную задачу. Если отношения по существу трудовые, договор ГПХ не применяется: выбор определяется существом отношений, а не удобством.
2. Шаг 2. Проверьте документы кандидата по статье 65 ТК РФ и убедитесь, что кандидат соответствует требованиям должности: ограничения по здоровью, возрасту, квалификации и стажу. Документы сверх закона, указа Президента и постановлений Правительства не запрашивайте.
3. Шаг 3. Выберите вид договора. Бессрочный заключают по умолчанию; срочный — только если основание есть в статье 59 ТК РФ, с указанием срока и обстоятельства срочности.
4. Шаг 4. Заполните сведения о сторонах и все обязательные условия статьи 57: место работы, трудовую функцию по штатному расписанию, дату начала работы, оплату, режим, условия труда, гарантии за вредность, характер работы, условие о социальном страховании.
5. Шаг 5. Решите, нужны ли дополнительные условия: испытательный срок, неразглашение тайны, обязанность отработать после обучения. Сверьте испытание с запретами статьи 70 ТК РФ.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с ЛНА до подписания и зафиксируйте ознакомление подписью или меткой времени в системе КЭДО.
7. Шаг 7. Подпишите договор: на бумаге в двух экземплярах с отметкой работника о получении своего экземпляра, в электронном виде — подписями, которые допускает статья 22.3 ТК РФ.
8. Шаг 8. Оформите последующие действия: приказ о приёме, если компания его издаёт, сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 в Социальный фонд России, сведения о военнообязанных в военкомат.

Срочный трудовой договор: основания, срок и переход в бессрочный

Статья 58 ТК РФ ограничивает срок трудового договора 5 годами, минимальный срок закон не устанавливает. Основания для срочного договора перечислены в статье 59, и перечень закрытый. Часть 1 статьи 59 содержит случаи, когда срочный договор обязателен по характеру работы: замена временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место, временные работы до 2 месяцев, сезонные работы, работа за границей и другие. Часть 2 перечисляет случаи, когда срочный договор допустим только по соглашению сторон: например, с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, с совместителями.

В договоре указывают две вещи: срок действия и обстоятельство, которое послужило основанием срочности. Формулировка «на период производственной необходимости» основанием не является. Правильная формулировка ссылается на конкретный пункт: «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (Ф. И. О., должность), за которым сохраняется место работы». Для замены отсутствующего работника конкретная дата окончания не указывается: договор прекращается с выходом этого работника.

Срочный договор превращается в бессрочный в двух ситуациях. Первая описана в статье 58: срок истёк, ни одна из сторон не потребовала расторжения, работник продолжает работу. Условие о срочном характере утрачивает силу, и договор считается заключённым на неопределённый срок. Вторая: суд установил, что срочный договор заключён при отсутствии достаточных оснований, и тогда договор тоже признаётся бессрочным.

Чтобы расторгнуть срочный договор по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ, в связи с истечением срока, работника письменно предупреждают не менее чем за 3 календарных дня до увольнения. Исключение — договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника: он прекращается с выходом этого работника, предупреждение по статье 79 не требуется. Кадровой службе стоит завести контроль сроков по всем срочным договорам: пропущенное предупреждение и продолжение работы после даты окончания делают договор бессрочным без каких-либо решений руководства.

Статья 58 запрещает заключать срочные договоры, чтобы уклониться от предоставления прав и гарантий бессрочного договора. Цепочка срочных договоров на одну и ту же должность без смены основания — типовой признак, по которому суды переквалифицируют отношения. Для проверки своих договоров достаточно выгрузки: должность, основание срочности, дата начала и окончания по каждому работнику за последние 3 года.

Испытательный срок в трудовом договоре: пределы и практика судов

Условие об испытании включают в трудовой договор по соглашению сторон, и только в сам договор: если его нет в тексте, работник считается принятым без испытания. По статье 70 ТК РФ испытание длится не более 3 месяцев. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — не более 6 месяцев, если иное не установлено федеральным законом. При срочном договоре на 2-6 месяцев испытание не может превышать 2 недель.

Статья 70 содержит перечень лиц, которым испытание не устанавливается. В него входят, в том числе, беременные женщины, лица младше 18 лет, лица, избранные по конкурсу на замещение соответствующей должности, и работники, заключающие договор на срок до 2 месяцев. Условие об испытании для такого работника недействительно, а увольнение по его итогам незаконно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Судебная практика добавляет к тексту статьи 70 ещё три ограничения. Восстановленному по решению суда работнику испытание не устанавливают: Девятый кассационный суд признал незаконным пункт дополнительного соглашения с трёхмесячным испытанием для работника, которого вернули на прежнюю должность после незаконного увольнения. Восстановление — возврат в прежние отношения, а не новый приём. Нельзя оценивать исполнение обязанностей, которые нигде не зафиксированы. И нельзя путать дисциплину с результатом испытания: по позиции Конституционного Суда отсутствие взысканий не доказывает успешное прохождение испытания, а опоздания сами по себе не доказывают неудовлетворительный результат.

Кейс из практики: работодатель несколько раз подряд заключал с сотрудником трудовые договоры на одну и ту же должность и в каждом устанавливал новый испытательный срок, формально не превышающий 3 месяцев. Сотрудника уволили по части 1 статьи 71 ТК РФ как не выдержавшего испытание. Суд апелляционной инстанции признал злоупотребление правом со стороны работодателя с целью лишить работника гарантии части 5 статьи 70 ТК РФ, увольнение признано незаконным, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда этот вывод поддержала. Повторное испытание допустимо при приёме на другую должность после реального перерыва, а цепочка договоров на ту же должность читается как обход ограничения.

При увольнении по итогам испытания обязанность доказать неудовлетворительную работу лежит на работодателе. Служебная записка руководителя сама по себе доказательством не становится: в делах, где увольнение устояло, к ней прикладывали скриншоты переписки, выгрузки из системы учёта заявок, а порядок оценки был заранее описан в правилах внутреннего трудового распорядка. Проверить готовность компании можно по четырём пунктам: обязанности зафиксированы, работник ознакомлен с ними до начала работы, задачи на период испытания доведены письменно, доступ к рабочим системам обеспечен.

Электронный трудовой договор: какую подпись ставит работодатель и работник

Трудовой договор можно заключить в электронном виде, если работодатель ведёт КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Вид подписи для договора закон определяет отдельно от остальных кадровых документов, и простая электронная подпись для подписания трудового договора в информационной системе работодателя не допускается. Действующих с работником договоров перевод на электронный документооборот касается только с его письменного согласия.

Таблица составлена по частям 1, 3, 4, 5 и 6 статьи 22.3 ТК РФ в действующей редакции.

Для кадровой службы из таблицы следуют две практические вещи. Работодателю для трудового договора нужна УКЭП руководителя или уполномоченного лица. Работнику нужна усиленная подпись, а УНЭП, выданная в системе работодателя, работает только при наличии соглашения сторон о порядке её проверки: без соглашения равнозначности собственноручной подписи нет.

В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры. Маршрут подписания договора выглядит так: кадровик формирует документ, работодатель подписывает УКЭП, работник получает уведомление и подписывает УНЭП, после чего документ получает статус подписанного обеими сторонами.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 инстанции. У работодателя были положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и согласие работника, и районный суд сначала ему отказал в иске работника. Кассационный суд акты отменил: в деле не было сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя это зафиксировала.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, включая подписание договора и любых заявлений. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте, описан ли в вашем локальном акте порядок идентификации работника при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Перед раскаткой КЭДО на всю компанию мы в Добыто закладываем пилотную группу: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления. Для новичка, который выходит на работу удалённо, типовой путь подписания договора проходит через мобильное приложение Госключ с входом по подтверждённой учётной записи Госуслуг.

Трудовой договор для особых категорий: микропредприятия, совместители, дистанционные работники

Микропредприятие по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от ЛНА и регулировать отношения трудовыми договорами по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Микропредприятие — это субъект малого предпринимательства численностью до 15 человек. Малое предприятие — до 100 человек, и на него это послабление не распространяется.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «От отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты и работать по типовой форме договора, упрощённое обучение по охране труда и ещё несколько послаблений. Компания на 80 человек, которая сочтёт себя микропредприятием, получит нарушение по каждому неизданному акту. Категорию субъекта мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.»

Остальные категории отличаются тем, что добавляется в договор и какие документы нужны до подписания.

Самое частое место ошибки из таблицы — совместитель на вредных работах. Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя, и выяснить, что у человека на основном месте, обязан работодатель, который принимает совместителя.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов в статье 65 расширить могут только указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места или характеристику, но законного основания для этого нет. Кандидат вправе такой документ не приносить, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»

Ошибки в трудовом договоре и во что они обходятся

Ненадлежащее оформление трудового договора, уклонение от оформления и договор ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения, квалифицируются по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для индивидуального предпринимателя — от 5 000 до 10 000 рублей, для юрлица — от 50 000 до 100 000 рублей. Прочие нарушения трудового законодательства, включая пропуск обязательного условия, идут по части 1 статьи 5.27: для юрлица — от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей.

• ГПХ вместо трудового договора. Выбирают ради экономии на оформлении, но при фактически трудовых отношениях договор переквалифицируют, а штраф считается по части 4 статьи 5.27 КоАП, до 100 000 рублей для юрлица.
• Срочный договор без основания из статьи 59. Так делают, чтобы проще расстаться с работником. Суд признаёт договор бессрочным, а увольнение по истечении срока — незаконным, с восстановлением и оплатой вынужденного прогула.
• Испытание лицу, которому оно запрещено, или повторное испытание на ту же должность. Условие недействительно, увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ отменяется.
• Оклад ниже регионального МРОТ. Сверяют с федеральным значением 27 093 рубля, а в регионе действует более высокий минимум, и разницу приходится доплачивать за весь период.
• Ознакомление с ЛНА после подписания договора. Кажется формальностью, но без подтверждённого ознакомления работодатель не может ссылаться на акт при дисциплинарном взыскании и при оценке испытания.

Массовые дополнительные соглашения после смены классификатора или редакции ТК РФ удобнее выпускать из той же системы, где хранятся договоры. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, и документы синхронизируются автоматически, поэтому новая редакция пункта не расходится между учётной программой и подписанными документами.

Проверить готовый договор на соответствие трудовому законодательству можно самостоятельно: у Роструда есть бесплатный сервис проверки трудового договора на портале Онлайнинспекция.рф. Он проходит по разделам договора и показывает, каких обязательных условий не хватает.

Когда готовый образец трудового договора не подходит

Типовая форма по постановлению № 858 не подходит компании, которая не числится в реестре МСП как микропредприятие: при численности от 16 человек ЛНА обязательны, а договор по типовой форме их не заменяет. Образец, составленный до 1 сентября 2026 года, не подходит без сверки раздела об испытании с новым запретом для женщин с детьми до трёх лет. Общий шаблон не закрывает договор с руководителем, для которого действует шестимесячное испытание и отдельное основание срочного договора, и договор на работу с вредными условиями, где нужны гарантии, компенсации и класс условий труда.

Чек-лист проверки трудового договора перед подписанием

1. Сведения о сторонах полные: ФИО и документ работника, наименование и ИНН работодателя, представитель и основание его полномочий, место и дата заключения.
2. Трудовая функция совпадает со штатным расписанием и актуальным классификатором профессий.
3. Для срочного договора указаны срок и основание из статьи 59 ТК РФ.
4. Оклад при полной норме времени не ниже регионального МРОТ.
5. Режим работы, условия труда, гарантии за вредность и характер работы прописаны там, где они применимы.
6. Испытание не установлено лицам из запретного перечня статьи 70 и не превышает предельного срока.
7. Обязанности описаны в договоре или в должностной инструкции, работник ознакомлен с ЛНА до подписания.
8. Для электронного договора работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, соглашение о порядке проверки УНЭП подписано.
9. Документы у кандидата запрошены только в пределах статьи 65 ТК РФ.

Стоимость оформления трудовых договоров в КЭДО Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговая сумма считается от числа сотрудников, которые подписывают документы в системе, и от выбранного набора функций. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и актуальные цены приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Корректный трудовой договор держится на полном наборе сведений и условий статьи 57, обоснованном выборе между бессрочным и срочным договором, испытании в пределах статьи 70 и ознакомлении с ЛНА до подписания. В электронной форме к этим требованиям добавляются допустимые виды подписи по статье 22.3 и процедура выдачи подписи с идентификацией работника: споры проигрывают на процедуре, а не на электронном формате.

В Добыто трудовые договоры, дополнительные соглашения и ознакомление с ЛНА проходят по маршруту с УКЭП работодателя и УНЭП работника, а метка времени фиксирует очерёдность подписания, поэтому кадровой службе проще доказать соблюдение порядка при проверке ГИТ или в суде.

Частые вопросы о трудовом договоре

Является ли распечатка электронного трудового договора оригиналом?

Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела доказательственное значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза.

Нужно ли заключать новый трудовой договор с работником, восстановленным по решению суда?

Нет. Восстановление возвращает работника в прежние отношения: работодатель издаёт приказ о допуске к исполнению обязанностей в прежней должности, новый договор не заключается. Условие об испытании в дополнительном соглашении с восстановленным работником суды признают незаконным и взыскивают компенсацию морального вреда.

Может ли работодатель требовать ИНН и свидетельства о рождении детей при заключении договора?

Нет. Оба документа работник приносит только по своей инициативе. Отсутствие ИНН не мешает отчётности: налоговая не вправе отказать в приёме отчётов, где у физического лица — получателя дохода нет ИНН. Свидетельства о рождении нужны бухгалтерии для налогового вычета или дополнительных гарантий, а не для приёма на работу.

Можно ли уволить по итогам испытания за опоздания?

Опоздания сами по себе не доказывают неудовлетворительный результат испытания: это вопрос дисциплины, а не соответствия работе. Порядок применения дисциплинарных взысканий при увольнении по части 1 статьи 71 ТК РФ соблюдать не требуется, но работодатель должен доказать именно ненадлежащее исполнение трудовой функции — перепиской, выгрузками из систем, документами.

Продлевается ли испытательный срок, если работник перестал выходить на работу?

Правило о том, что период отсутствия не засчитывается в срок испытания, защищает работника, который болел или был в отпуске. Если работник перестал выходить на работу без уважительных причин, Восьмой кассационный суд не принял довод о продлении срока и поддержал увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ.

Нужно ли прописывать в договоре право на сверхурочную работу свыше 120 часов в год?

С 01.09.2026 общий лимит сверхурочной работы остаётся 120 часов в год, но при наличии коллективного договора или отраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, он поднимается до 240 часов. Привлечение сверх 120 часов допускается только с письменного согласия работника, которое оформляют отдельно. Размер повышенной оплаты можно закрепить в трудовом договоре: за первые 2 часа не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном.