Медкнижка оформляется за счёт работодателя и по его направлению: статья 220 ТК РФ относит расходы на обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования на средства работодателя, а схему «работник заплатил сам, потом вернём» Роструд считает нарушением трудового законодательства. Форма и порядок ведения личной медицинской книжки установлены приказом Минздрава от 18.02.2022 № 90н, а приказ от 29.07.2026 № 705н продлил выдачу и ведение бумажных книжек до 1 сентября 2027 года. Главное различие, от которого зависит весь порядок действий: медосмотр по вредным факторам назначают по результатам специальной оценки условий труда, а личную медицинскую книжку требует не класс условий труда, а сам вид работ — пищевые продукты и питьевая вода, обучение и воспитание детей, коммунальное и бытовое обслуживание, медицина.
Разберём, как отличить работы, где нужна ЛМК, от работ, где достаточно периодического медосмотра, и почему 1 или 2 класс условий труда не освобождает продавца или воспитателя от книжки. Покажем порядок оформления от направления до записи в реестре, правила хранения бумажной книжки и отдельный режим для электронной. Штрафы по части 3 статьи 5.27.1 КоАП, сценарная таблица по хранению для смешанного парка книжек, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому из сотрудников нужна медкнижка, а кому хватит медосмотра
Личная медицинская книжка подтверждает две вещи: работник прошёл обязательный медицинский осмотр и прошёл профессиональную гигиеническую подготовку с аттестацией. Первое регулируется статьёй 220 ТК РФ и приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н, второе — приказом Минздрава от 29.06.2000 № 229. Книжку требует статья 34 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ: данные о прохождении медосмотров вносятся в личные медицинские книжки работников отдельных профессий и производств.
Круг этих профессий назван в части 2 статьи 220 ТК РФ через цель: предупреждение возникновения и распространения заболеваний. Отсюда пять базовых групп — производство, хранение, транспортировка и реализация пищевых продуктов и питьевой воды; воспитание и обучение детей; коммунальное и бытовое обслуживание населения; медицинские организации; водопроводные сооружения. Внутри этих групп книжка нужна всем, кто контактирует с продуктом, водой, детьми или кожей и слизистыми клиента, включая уборщицу пищевого цеха и грузчика продуктового склада.
Ниже сведены типовые категории и то, что для каждой обязательно. Таблица отвечает на первый вопрос кадровика при приёме: оформлять книжку, ограничиться направлением на медосмотр или не делать ни того, ни другого.
| Категория работника | Нужна ЛМК | Медосмотр | Основание |
|---|---|---|---|
| Пищевая промышленность, общепит, торговля пищевыми продуктами | Да | Предварительный и периодический | ч. 2 ст. 220 ТК РФ, ст. 34 52-ФЗ, перечень работ приказа № 29н |
| Образовательные и детские организации, детский отдых | Да | Предварительный и периодический | ч. 2 ст. 220 ТК РФ, перечень работ приказа № 29н |
| Медицинские организации, водопроводные сооружения | Да | Предварительный и периодический | ч. 2 ст. 220 ТК РФ, ст. 34 52-ФЗ |
| Коммунальное и бытовое обслуживание: гостиницы, бани, бассейны, парикмахерские, косметические кабинеты | Да | Предварительный и периодический | ч. 2 ст. 220 ТК РФ, перечень работ приказа № 29н |
| Работники с вредными и опасными производственными факторами вне перечисленных сфер | Нет | Да, по результатам СОУТ и перечню факторов | ст. 220 ТК РФ, разделы перечня факторов приказа № 29н, 426-ФЗ |
| Офисный персонал, только компьютер, класс условий труда 1 или 2 | Нет | Как правило не требуется | результаты СОУТ, разъяснения Минтруда |
| Дистанционные работники, которым не выдавалось оборудование | Нет | Нет | глава 49.1 ТК РФ, СОУТ на дистанционных рабочих местах не проводится |
Из таблицы видно, где проходит граница ответственности кадровой службы: в первых четырёх строках книжку нужно оформлять до фактического допуска к работе, в остальных достаточно правильно построенного медосмотра или не нужно ничего.
Почему класс условий труда и карта СОУТ не решают вопрос с медкнижкой
Специальная оценка условий труда по Федеральному закону от 28.12.2013 № 426-ФЗ присваивает рабочему месту класс: 1 — оптимальный, 2 — допустимый, 3 — вредный с подклассами от 3.1 до 3.4, 4 — опасный. Класс и выявленные вредные и опасные производственные факторы записываются в карту специальной оценки условий труда, и именно по ним формируется список работников, направляемых на периодический медосмотр по факторам.
Книжка живёт по другой логике. Она привязана не к фактору на рабочем месте, а к виду деятельности организации. У продавца гастронома может быть 2 класс условий труда и ни одного вредного фактора в карте СОУТ, но ЛМК ему нужна, потому что он работает с пищевыми продуктами. И наоборот: сварщик с классом 3.2 проходит периодический медосмотр по химическому фактору и шуму, а книжка ему не оформляется. Кадровики регулярно пытаются вывести необходимость ЛМК из строки «укажите класс условий труда» в карте, и это тупик: в карте СОУТ такого поля просто нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Минтруд разъяснял, что если работники только офисные, работают исключительно за компьютером, никакого иного оборудования нет, а класс условий труда второй, медосмотр можно не проходить. Но это разъяснение про медосмотр по факторам, а не про медкнижку: если в том же офисе стоит кофейня с посадкой и своими бариста, для них ЛМК обязательна независимо от класса. Проверьте по карте СОУТ факторы, а по ОКВЭД и фактическим обязанностям — вид работ.»
Факт: специальная оценка условий труда обязательна для всех работодателей, кроме случая, когда все работники, включая генерального директора, оформлены как дистанционные. Оценка профессиональных рисков обязательна уже без такого исключения.
Когда медкнижка не нужна, хотя её просят оформить
Три ситуации, в которых требование книжки избыточно. Первая: арендодатель или заказчик просит ЛМК у офисных сотрудников подрядчика, которые в производственные помещения не заходят. Законного основания нет, требование договорное, и его стоит снимать на этапе согласования договора, а не после найма. Вторая: книжка для самозанятого или исполнителя по договору ГПХ. Обязанность организовать медосмотр лежит на работодателе в отношении работников по трудовому договору; исполнитель по ГПХ оформляет книжку сам и за свой счёт, если она нужна ему по роду деятельности. Третья: ЛМК для водителя, которого путают с декретированной категорией. Водителю нужны медицинская справка для управления транспортным средством, предрейсовые и послерейсовые медосмотры, но не медкнижка, если он не занят перевозкой пищевых продуктов и не работает в детском учреждении.
Полезно знать: предрейсовые и послерейсовые медосмотры нельзя закрыть штатной медсестрой. Для их проведения нужна медицинская лицензия, поэтому работает только договор с медицинской организацией.
За чей счёт оформляется медкнижка и чем опасно возмещение работнику
Расходы на обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования статья 220 ТК РФ возлагает на работодателя. Сюда же по сложившейся практике относят гигиеническую подготовку и аттестацию, без которых книжка не оформляется: без этих отметок ЛМК не даёт права работать, а значит, расход обязательный и связан с допуском к труду.
Работодатели часто идут по простому пути: кандидат сам оплачивает медкомиссию и обучение, приносит чеки, компания возмещает после приёма. Мотив понятный — не хочется платить за человека, который может не выйти. Цена такого решения складывается из трёх частей. Роструд рассматривает предварительную оплату медосмотра работником как нарушение трудового законодательства, что даёт состав по статье 5.27 КоАП. Минфин в письме от 01.04.2019 № 03-15-05/22335 указал, что возмещение работнику стоимости медосмотра не относится к компенсациям и облагается страховыми взносами; спор с проверяющими по НДФЛ и взносам придётся вести в суде. И третье: если кандидат не прошёл медосмотр и на работу не принят, оснований для возмещения формально нет, а отказ вернуть деньги превращается в жалобу в инспекцию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Рабочая схема одна: договор с медицинской организацией и оплата напрямую по счёту, а кандидат приходит туда с направлением. В практике Добыто именно на этапе направлений чаще всего теряется управляемость: направления выдают в бумаге, учёт ведут в переписке, и через полгода никто не может сказать, кто из 400 человек прошёл осмотр, а кто нет.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Приказ № 29н прямо требует вести учёт выданных направлений, и учёт можно вести в электронном виде. Заведите журнал с датой выдачи, фамилией, подразделением и медицинской организацией: он закрывает и вопрос инспектора о том, как вы организовали осмотр, и внутренний вопрос о том, кого пора отправлять на периодический.»
Как оформить медкнижку сотруднику в 2026 году
Порядок изменился дважды за последние годы. Приказ Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402, по которому книжки оформлялись два десятилетия, отменён приказом от 21.02.2022 № 55. Действующий документ — приказ Минздрава от 18.02.2022 № 90н, он утвердил форму книжки, в том числе в виде электронного документа, и порядок ведения отчётности, учёта и выдачи. Оформлением по-прежнему занимаются центры гигиены и эпидемиологии Роспотребнадзора и медицинские организации, имеющие лицензию и зарегистрированные в федеральных реестрах.
Что проверить до того, как отправлять человека на оформление
- Есть ли у кандидата действующая книжка с прошлого места работы: ЛМК оформляется на человека, а не на работодателя, и повторно её не заводят.
- Совпадает ли перечень обследований в имеющейся книжке с вашим видом работ: при переходе из торговли в общепит набор может отличаться.
- Не истекли ли сроки: медосмотр и гигиеническая аттестация имеют свою периодичность, и просроченная отметка равна отсутствию книжки.
- Заключён ли договор с медицинской организацией и включены ли в него нужные вам виды осмотров.
- Утверждены ли поимённые списки и списки контингентов, направляемых на медосмотр, — без них инспектор считает, что осмотр не организован.
- Кто в компании назначен ответственным за хранение и учёт книжек: приказ должен быть до того, как в сейфе появится первая ЛМК.
Как оформить медкнижку сотруднику: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите по виду работ и карте СОУТ, что именно нужно человеку: только медосмотр, медосмотр плюс книжка или ничего. Решение фиксируется в списке контингентов.
- Шаг 2. Выдайте направление на предварительный медицинский осмотр. Унифицированной формы нет, но приказ № 29н задаёт обязательный состав сведений: работодатель, медицинская организация, вид осмотра, должность, подразделение, вредные факторы или вид работ. Зарегистрируйте направление в журнале учёта.
- Шаг 3. Направьте кандидата в центр гигиены и эпидемиологии или уполномоченную медицинскую организацию для оформления бланка книжки или формирования электронной ЛМК. Потребуется паспорт, а для бумажного бланка ещё и фотография.
- Шаг 4. Обеспечьте прохождение самого осмотра: терапевт, дерматовенеролог, оториноларинголог, стоматолог, лабораторные исследования на инфекции и гельминтозы, флюорография. Конкретный набор зависит от вида работ и определяется медицинской организацией.
- Шаг 5. Организуйте профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию по приказу № 229. Для работников пищевой промышленности, общественного питания, торговли пищевыми продуктами, водопроводных сооружений и детских образовательных организаций аттестация проводится ежегодно, для остальных декретированных категорий — раз в два года.
- Шаг 6. Получите результат: отметку в бумажной книжке или запись в реестре для электронной ЛМК. Сведения вносит медицинская организация и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского работника.
- Шаг 7. Проверьте подлинность и допуск до фактического начала работы. Для бумажной книжки — по номеру бланка и QR-коду, для электронной — по записи в реестре. Только после этого издавайте приказ о приёме и допускайте человека к работе.
Сроки на практике определяет не кадровая служба, а загрузка медицинской организации и набор исследований: часть анализов готовится несколько рабочих дней. Закладывайте оформление на этап между офером и датой выхода, а не на первый рабочий день.
Лайфхак: если вы приняли позицию, на которой медицинские документы до вас не велись, первым делом напишите служебную записку руководителю с описанием состояния дел и ссылкой на ответственность по статье 5.27.1 КоАП. Письменная фиксация на дату прихода защищает от претензий за чужие нарушения.
Образцы кадровых документов для оформления и учёта медкнижек
Готовых форм по ЛМК нормативные акты не дают, поэтому кадровые службы собирают комплект из смежных документов: начните с согласия на обработку персональных данных, без которого нельзя работать со сведениями о здоровье.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Правила обработки персональных данных, локальный нормативный акт | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за хранение и учёт книжек (образец по трудовым книжкам) | Скачать |
| Книга учёта движения документов строгого учёта (образец для адаптации под ЛМК) | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Электронная ЛМК и реестр Роспотребнадзора: что меняется до 1 сентября 2027 года
Электронная личная медицинская книжка — это не файл у работодателя, а запись в едином реестре, который ведёт Роспотребнадзор. Медицинская организация вносит туда результаты осмотров и аттестации и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник видит свою книжку целиком через личный кабинет на портале государственных услуг. Работодатель видит не диагнозы и не результаты анализов, а факт наличия действующего допуска, и проверяет его по реестру.
Переход шёл волнами. Приказ Минздрава от 30.07.2025 № 457н разрешал выдачу и ведение ранее выданных бумажных книжек до 1 сентября 2026 года, а приказ от 29.07.2026 № 705н перенёс этот срок ещё на год, до 1 сентября 2027 года, и дополнил состав сведений в книжке данными о поле и гражданстве владельца. Практический вывод для кадровой службы: в ближайший год у вас будет смешанный парк — часть сотрудников с бумажными бланками, часть только с записью в реестре, и режим хранения у этих двух групп разный. Актуальный порядок оформления и перечень уполномоченных организаций публикует Роспотребнадзор в разделе про личные медицинские книжки.
Подлинность бумажной книжки проверяется по номеру бланка, штрих-коду и QR-коду через сервис поиска в реестре. Это единственный способ отличить настоящий документ от купленного: голограмма и печать подделываются, запись в реестре — нет. Отдельно отслеживайте новости о сроках перехода на электронный формат: срок уже переносился дважды, и планировать полный отказ от бумаги имеет смысл с запасом.
Кейс из практики: федеральный медицинский центр с кадровым резервом около 800 специалистов по всей стране до перехода на КЭДО оформлял мобилизационный набор вручную: при выезде на ликвидацию последствий землетрясения за рубежом пришлось принять около 200 человек за несколько дней через общий документооборот. После перехода на личные кабинеты основная часть комплекта документов на приём готовится заранее, до наступления чрезвычайной ситуации.
Где хранить медкнижку и что делать при увольнении
Нормы, которая прямо обязывала бы работодателя хранить ЛМК, сейчас нет: пункт об этом содержался в приказе Роспотребнадзора № 402, отменённом в 2022 году. Практика сложилась однозначная и её поддерживает Роспотребнадзор при проверках: книжка оформляется на работника и остаётся его документом, но на время работы хранится у работодателя, в сейфе или запирающемся шкафу кадровой службы, и выдаётся работнику под роспись для прохождения очередного осмотра или аттестации. При увольнении бумажная книжка возвращается работнику вместе с трудовой книжкой и другими документами в день прекращения трудового договора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Журнал учёта личных медицинских книжек нормативно не обязателен, но без него нельзя ни доказать факт выдачи книжки на руки, ни отследить срок следующего медосмотра. Минимальный состав граф: фамилия и должность, номер бланка или идентификатор записи в реестре, дата приёма книжки на хранение, даты выдачи и возврата с подписями, дата очередного медосмотра и аттестации, дата возврата при увольнении.
Сценарная таблица: что хранить при разных типах книжек
| Сценарий | Что хранит работодатель | Действие при увольнении |
|---|---|---|
| Бумажная ЛМК, выданная до 1 сентября 2027 года | Оригинал бланка в сейфе, запись в журнале учёта | Вернуть работнику под роспись в день увольнения |
| Электронная ЛМК, только запись в реестре | Отметку о проверке допуска и дату следующего осмотра | Возвращать нечего, доступ к сведениям прекращается |
| Смешанный парк: часть бумажных, часть электронных | Оригиналы бумажных плюс единый реестр соответствия по всем работникам | Вернуть бумажные, по электронным закрыть запись в своём реестре |
| Работник ушёл на медосмотр или гигиеническое обучение | Расписку о выдаче книжки на руки с датой возврата | Не увольнять до возврата книжки и закрытия расписки |
| Внешний совместитель с книжкой по основному месту работы | Результат проверки записи в реестре, оригинал остаётся у основного работодателя | Ничего не возвращается |
Сценарий со смешанным парком опаснее остальных: именно в нём теряются сроки, потому что по одной группе работников напоминание приходит из журнала, а по другой его нужно смотреть в реестре.
Медкнижка и персональные данные о здоровье
Сведения о состоянии здоровья — специальная категория персональных данных по статье 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Пункт 5 статьи 86 ТК РФ ограничивает работодателя: он не вправе получать и обрабатывать сведения о состоянии здоровья работника, за исключением тех, которые относятся к вопросу о возможности выполнения трудовой функции.
На практике это означает три запрета. Не снимайте копии страниц книжки с результатами анализов и заключениями узких специалистов: вам нужен только вывод о допуске. Не храните книжки в открытом доступе в кабинете, куда заходят все подразделения. Не пересылайте сканы страниц по мессенджерам и на личные почты руководителей подразделений — для организации графика осмотров достаточно списка фамилий и дат.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Инспектор при проверке спрашивает не только документы. Он опрашивает самих работников: как проходил осмотр, куда ездили, что подписывали. Если люди говорят, что ничего не проходили, комплект бумаг перестаёт быть доказательством и превращается в отягчающее обстоятельство. Сверьте свои списки контингентов с реальными людьми на участке, прежде чем показывать их проверяющему.»
Что из медицинского блока можно вести в КЭДО, а что нельзя
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, закрывает почти весь документооборот вокруг медосмотра, но не саму книжку. ЛМК ведёт Роспотребнадзор в своём реестре, и перевести её в корпоративную систему нельзя ни в каком виде.
В электронный вид уходят направления на медосмотр и журнал их учёта, списки контингентов и поимённые списки, приказы об организации осмотра, уведомления работникам о дате явки, согласия на обработку персональных данных, приказы об отстранении и о допуске к работе после осмотра. На бумаге остаются четыре документа, которые закон не разрешает переводить в КЭДО: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы, подтверждающие проведение инструктажей по охране труда, и бумажная трудовая книжка.
Со стороны работодателя документы подписывает усиленная квалифицированная электронная подпись, со стороны работника достаточно усиленной неквалифицированной подписи, которая выпускается внутри сервиса. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, какие подразделения не читают уведомления и где придётся дублировать напоминание о медосмотре звонком руководителя.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас всё равно останется папка с направлениями на подоконнике, отдельная система для этого не нужна: маршрут «направление — уведомление — подтверждение прохождения» собирается в том же сервисе, где идут заявления и приказы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Архив при переходе на КЭДО не нужно ни переводить, ни уничтожать: подписанные бумажные документы остаются как есть, а всё новое хранится электронно в системе. Разделите два потока сразу, иначе через год вы будете искать направление на медосмотр в двух местах и не найдёте ни в одном.»
Ошибки работодателей и цена каждой из них
Самая частая ошибка — допуск к работе до получения результата осмотра. Обычно её объясняют срочностью: смена не закрыта, человек выходит завтра, книжка будет через неделю. Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП оценивает допуск работника без обязательного медосмотра или психиатрического освидетельствования в 15 000-25 000 рублей для должностного лица и индивидуального предпринимателя и в 110 000-130 000 рублей для организации. Штраф считается по каждому допущенному работнику, поэтому смена из пяти человек превращается в шестизначную сумму.
Вторая ошибка — пропуск срока периодического осмотра или гигиенической аттестации. Юридически просроченная отметка равна её отсутствию, и состав тот же. Третья — хранение книжек без учёта: при увольнении работник не получает свою ЛМК, обращается в инспекцию, и к штрафу по медосмотрам добавляется нарушение по выдаче документов при прекращении трудового договора. Четвёртая — нарушение санитарных требований, которое инспектор Роспотребнадзора квалифицирует по статье 6.3 КоАП: для организации это 10 000-20 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 90 суток, и остановка пищевого производства обходится дороже любого штрафа.
Внимание: допуск водителя-экспедитора к работе без психиатрического освидетельствования суды оценивали в 120 000 рублей штрафа, а допуск работников без обучения по охране труда — в 110 000-130 000 рублей, причём одинаково и при полном отсутствии обучения, и при нарушении его срока.
Отдельно про отстранение. Если работник не прошёл обязательный медосмотр, статья 76 ТК РФ обязывает работодателя отстранить его от работы: это не право, а обязанность, и допуск такого сотрудника хуже отстранения. Когда работник уклонился от осмотра по своей вине, время отстранения не оплачивается. Когда осмотр не состоялся не по вине работника — например, компания не заключила договор с медицинской организацией, — отстранение оплачивается как простой.
Важный нюанс из практики: восстановление кадрового и медицинского блока с нуля на штатной численности около 100 человек занимает минимум полгода, а при параллельных задачах дольше. Планировать закрытие всех пробелов за месяц перед проверкой бессмысленно, но текущие даты инструктажей и осмотров переводят нарушение из длящегося в выявленное и устранённое, а это уже шанс на предупреждение вместо штрафа.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда приходишь в компанию, где медицинский блок не вёлся, паниковать не нужно: за месяц его не построить, это нереально. Начните с людей, которые физически контактируют с продуктом или детьми, и закройте их первыми, а остальных подтягивайте по графику. Инспектор смотрит в первую очередь на тех, чей допуск влияет на здоровье людей.»
Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска
Стоимость медицинских услуг определяет прейскурант центра гигиены и эпидемиологии и договор с медицинской организацией, а расходы на кадровую часть процесса зависят от численности и нужного набора функций. Ниже тарифы сервиса Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной оплаты |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности, набора подписей и того, нужна ли интеграция с учётной системой и электронный архив. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Отдельная статья расходов — сами медицинские услуги: осмотр, гигиеническое обучение и бланк книжки оплачиваются по договору с медицинской организацией и в тариф на документооборот не входят. Планируйте эти два бюджета раздельно, иначе при расчёте стоимости приёма одного сотрудника получится заниженная цифра.
Выводы
Личная медицинская книжка нужна не по классу условий труда, а по виду работ: продукты и питьевая вода, дети, коммунальное и бытовое обслуживание, медицина. Оплачивает её работодатель напрямую медицинской организации, а не через возмещение работнику. Бумажные книжки допускаются до 1 сентября 2027 года, электронные существуют только как запись в реестре Роспотребнадзора. Бумажная книжка хранится у работодателя в сейфе, выдаётся под роспись и возвращается работнику в день увольнения; по электронной хранить нечего, но нужно отслеживать срок следующего осмотра.
Всё, что окружает медкнижку, — направления, журналы учёта, списки контингентов, уведомления и приказы об отстранении — работает в электронном виде и легко теряется в бумаге. Мы в Добыто собираем эти маршруты в одном сервисе, чтобы срок следующего осмотра не приходилось искать в переписке кадровика с руководителем участка.
Частые вопросы
Можно ли принять сотрудника с медкнижкой от прошлого работодателя?
Да, книжка оформляется на человека и переходит вместе с ним. Заводить вторую ЛМК не нужно и нельзя. Проверьте три вещи: подлинность по номеру бланка и QR-коду или по записи в реестре, соответствие набора обследований вашему виду работ и сроки. Если прошлая работа была в торговле, а новая в общепите, часть обследований потребуется добрать. Запись о новом работодателе и должности вносится в книжку, а старая не удаляется.
Нужна ли медкнижка самозанятому или исполнителю по договору ГПХ?
Обязанность организовать и оплатить медосмотр статья 220 ТК РФ возлагает на работодателя в отношении работников по трудовому договору. Самозанятый и исполнитель по договору ГПХ работниками не являются, поэтому оформлять и оплачивать книжку за них компания не обязана. При этом санитарные требования к самой деятельности никуда не исчезают: если исполнитель работает с пищевыми продуктами, ЛМК он оформляет сам, а заказчик вправе включить её наличие в условия договора.
Чем медкнижка отличается от справки для водительских прав и предрейсового осмотра?
Это три разных документа с разными основаниями. Медицинская справка для управления транспортным средством оформляется по правилам медицинского освидетельствования водителей и нужна для получения прав. Предрейсовый и послерейсовый медосмотры проводит медицинская организация с лицензией по договору, они фиксируются в отдельном журнале и к книжке отношения не имеют. ЛМК оформляется только декретированным категориям. Водитель-экспедитор, развозящий продукты, может нуждаться во всех трёх документах одновременно.
Что делать, если работник потерял бумажную медкнижку?
Восстановить книжку можно в том же центре гигиены и эпидемиологии или уполномоченной медицинской организации: сведения о пройденных осмотрах и аттестации есть в реестре, поэтому заново проходить всю комиссию обычно не требуется. До оформления дубликата допуск к работе подтверждается выпиской из реестра. Если книжка потерялась во время хранения у работодателя, восстановление организует и оплачивает работодатель: документ находился в его зоне ответственности.
Нужна ли медкнижка работникам подрядчика на пищевом производстве?
Работники подрядной организации остаются её работниками, и оформлять им книжки обязан их собственный работодатель. Заказчик проверяет наличие допуска до пуска людей на площадку и фиксирует это в положении о взаимодействии с подрядными организациями, которое идёт приложением к договору. По подрядчикам отдельно нужны приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж для сторонних организаций, отдельная программа инструктажа и отдельный журнал регистрации: в разборах несчастных случаев с подрядчиками журнал вводного инструктажа для сторонних организаций проверяющие запрашивают первым.
Действует ли российская медкнижка в Республике Беларусь?
Нет. Порядок медицинских осмотров в Республике Беларусь установлен национальным законодательством и Трудовым кодексом Республики Беларусь, форма направления и перечень обследований там свои, поэтому российская ЛМК и направление на медосмотр по приказу № 29н в белорусской организации не работают. Обратная ситуация симметрична: работника, принятого в российскую компанию, направляют на осмотр по российским правилам независимо от того, какие документы у него остались с прежнего места работы за рубежом.
