Штатное расписание 2026: как перенести оргструктуру

Штатное расписание — учётный документ, в который организационная структура переносится в виде перечня подразделений, должностей, штатных единиц и окладов. Подчинённость, зоны ответственности и связи между отделами в него не попадают: они остаются в схеме оргструктуры и в должностных инструкциях. В расписание уходят наименование подразделения и его код, должность с квалификацией, количество единиц вместе с вакантными, оклад и надбавки. Форма Т-3 не обязательна с 2013 года, но её графы задают минимальный состав данных, а утверждает документ приказ руководителя. Различие, от которого зависит объём работы: организация ведёт расписание как обязательный документ, а микропредприятие до 15 человек по статье 309.2 ТК РФ вправе от него отказаться, оформив трудовые договоры по типовой форме.

Дальше — таблица соответствия: какой элемент оргструктуры попадает в какую графу формы Т-3 и чем это подтверждается. Разберём дробные ставки, вакансии, совмещение и совместительство, запрет вилки окладов и порядок изменения расписания со сроками уведомлений. Отдельно — новый классификатор ОК 016-2025, который с 1 января 2026 года меняет коды и часть наименований должностей. Во второй половине статьи: связка расписания с 1С и КЭДО, случаи, когда документ можно не вести, цена типовых ошибок и тарифы на подключение электронного документооборота.

Что из оргструктуры попадает в штатное расписание, а что остаётся снаружи

Оргструктура и штатное расписание отвечают на разные вопросы. Схема показывает, кто кому подчиняется и как распределены функции. Расписание фиксирует, сколько позиций содержит компания и сколько стоит каждая из них в месяц. Поэтому прямой перенос схемы в таблицу не работает: половина информации из схемы в форму Т-3 просто не укладывается, а часть данных для расписания в схеме отсутствует.

Ниже — соответствие между элементами оргструктуры и графами унифицированной формы Т-3 (ОКУД 0301017), утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Из таблицы виден основной источник расхождений: в схеме единицей измерения служит человек или роль, в расписании — оплачиваемая позиция. Две позиции одного руководителя, работающего на 0,5 ставки в двух отделах, в схеме выглядят как один блок, а в расписании занимают две строки в разных подразделениях.

Как перенести оргструктуру в штатное расписание: порядок действий

Каждая позиция при переносе получает две характеристики, которых в схеме оргструктуры нет: количество штатных единиц и сумму оклада. Обе должны сойтись с действующими трудовыми договорами, иначе расписание и кадровые документы начнут расходиться с первого же приказа.

Что проверить до начала переноса

• Действующую редакцию расписания и приказ, которым она утверждена: без приказа документ не имеет даты введения.
• Наименования должностей в трудовых договорах и приказах о приёме. Расхождение с расписанием придётся закрывать дополнительными соглашениями.
• Положение об оплате труда: оклады и надбавки в расписании опираются на него, а не наоборот.
• Фактическую занятость по каждой позиции: полная ставка, доля ставки, совместительство, вакансия.
• Категорию работодателя по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства: от неё зависит право не принимать локальные акты.

Как перенести оргструктуру в штатное расписание: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выгрузите оргструктуру в плоский список: подразделение, должность, количество позиций. Матричные и проектные связи из списка уберите — они пойдут в должностные инструкции и приказ о распределении обязанностей.
2. Шаг 2. Присвойте подразделениям коды и зафиксируйте порядок их следования. Порядок влияет на то, как документ читают инспектор и бухгалтерия: сначала руководство, затем основные подразделения, затем обслуживающие.
3. Шаг 3. Сверьте наименования должностей со справочниками и профстандартами. Для должностей, дающих право на досрочную пенсию, дополнительный отпуск или сокращённое рабочее время, формулировка берётся из справочника, а не из внутреннего словаря компании.
4. Шаг 4. Проставьте количество штатных единиц, включая вакантные. Вакансия — это единица с окладом и без работника, и она остаётся в расписании до решения о её исключении.
5. Шаг 5. Заполните оклады и надбавки. По одноимённым должностям оклад одинаковый, различия в оплате выносятся в надбавки с основанием в положении об оплате труда.
6. Шаг 6. Подпишите документ у руководителя кадровой службы и главного бухгалтера и утвердите приказом руководителя с указанием даты введения в действие.
7. Шаг 7. Оформите кадровые документы по тем позициям, где наименование должности, подразделение или оклад изменились: дополнительные соглашения к трудовым договорам и приказы о переводе.

Наименования должностей: ОК 016-2025, профстандарты и справочники

Свободные названия должностей закон допускает. Ограничение появляется в части 2 статьи 57 ТК РФ: если с работой по должности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или положениям профессиональных стандартов. Статья 195.3 ТК РФ делает применение профстандартов обязательным там, где требования к квалификации установлены кодексом, федеральными законами или иными нормативными правовыми актами.

С 1 января 2026 года действует новый Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025. Он введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, применявшегося с 1994 года. Наименования части должностей в нём скорректированы и приведены к профстандартам, у части изменились только коды.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: порядок действий зависит от того, что именно изменилось. Если наименование должности в новом классификаторе совпало с прежним, дополнительные соглашения не нужны — достаточно приказа о внесении изменений в штатное расписание в части кодов и обновления справочников в кадровой программе. Если наименование изменилось, требуется приказ о внесении изменений либо утверждение расписания в новой редакции, а с работниками подписываются дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Оформите перевод, если должность переименована

В сервисе Добыто такие приказы уходят по маршруту согласования из одного реестра: кадровик готовит документ, руководитель подразделения проверяет наименование должности, директор подписывает УКЭП, подписанная версия остаётся в электронном архиве.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переименование должности без дополнительного соглашения работник оспаривает как изменение условий трудового договора, и спор он выигрывает. Смена кода по классификатору условием договора не является, а смена наименования является, поэтому мы разделяем эти два случая на входе и по каждому готовим свой комплект. Посмотрите по своему расписанию, у скольких позиций изменилось именно наименование, а не только код.»

Спорные формулировки удобно сверять с позицией надзорного органа: Роструд отвечает на такие вопросы через сервис «Дежурный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф, где ответ по категориям «Приём на работу» и «Изменение условий трудового договора» дают в течение трёх рабочих дней.

Штатные единицы: дробные ставки, вакансии, совмещение и совместительство

Количество штатных единиц — самая частая причина расхождения расписания с фактом. Указания по применению формы Т-3 прямо разрешают неполные единицы: по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75.

Дальше решается вопрос, нужна ли под конкретную ситуацию отдельная позиция в расписании.

Практический вывод для расчёта численности: совмещение штатную численность не увеличивает, а внутреннее совместительство увеличивает, хотя человек в компании один. При сверке фонда оплаты труда с расписанием эти две ситуации дают разный результат.

Оклады и надбавки: почему вилка окладов в расписании не проходит

Диапазон оклада по одной должности — конструкция, которую Роструд считает нарушением. Основание — абзац 6 части 2 статьи 22 и статья 132 ТК РФ: работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности, а дискриминация при определении условий оплаты запрещена. По одноимённым должностям в графе 5 указывается один оклад.

Разница в оплате между людьми на одинаковых должностях законна, но оформляется иначе. Работают три механизма: надбавки и доплаты в графах 6-8 с основанием в положении об оплате труда; разные наименования должностей с разной квалификацией, например специалист, ведущий специалист, главный специалист; категории и разряды в графе 3.

Грейдовая матрица и штатное расписание хранятся раздельно: матрица описывает диапазон и условия перехода на уровень выше, расписание фиксирует одну сумму оклада на позицию на дату утверждения. При найме кандидату называют вилку по грейду, а в расписание и в трудовой договор попадает конкретная цифра.

Формы и приказы для переноса оргструктуры в штатное расписание

Комплект собран под задачу переноса: начните с формы Т-3, затем посмотрите приказ об утверждении локального акта — им расписание вводится в действие.

Изменение штатного расписания: приказ, уведомления и сроки

Изменения вносятся двумя способами: приказом о внесении изменений в действующую редакцию либо утверждением расписания в новой редакции. Первый вариант удобен при точечных правках, второй — при перестройке нескольких подразделений сразу. В приказе указываются дата введения изменений и основание.

Сроки зависят от того, затрагивают ли изменения условия трудовых договоров.

• Изменение по соглашению сторон — дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ, срок определяют стороны.
• Изменение по инициативе работодателя из-за организационных или технологических условий труда — письменное уведомление работника не позднее чем за два месяца по статье 74 ТК РФ.
• Сокращение численности или штата — персональное предупреждение под подпись не менее чем за два месяца по статье 180 ТК РФ.
• Информирование службы занятости о решении о сокращении — не позднее чем за два месяца, при возможном массовом увольнении — за три месяца, через единую цифровую платформу «Работа в России» по статье 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ.
• Для работодателя — физического лица сроки другие: об изменении условий он предупреждает не менее чем за 14 календарных дней по статье 306 ТК РФ, а сроки предупреждения об увольнении определяются трудовым договором по статье 307 ТК РФ.

Предыдущие редакции расписания не уничтожаются после утверждения новой. Они подтверждают, какая структура действовала в конкретном периоде, и нужны при спорах о сокращении, при проверке льготного стажа и при расчётах задним числом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Со штатным расписанием это всплывает в спорах о сокращении, когда нужно показать редакцию на дату приказа. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие редакции расписания у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Штатное расписание в 1С 8.3 и связка с КЭДО

В 1С:ЗУП расписание ведётся как справочник позиций с привязкой к подразделению, должности и виду начисления. Программа сверяет с ним кадровые документы: при приёме, переводе и кадровом перемещении она проверяет, есть ли свободная единица по выбранной позиции. Отсюда типовой сбой при переносе: позиции в базе созданы, а приказ об утверждении расписания не оформлен, и документ существует только внутри программы.

Смена классификатора добавляет отдельную задачу: справочники должностей и кодов в кадровых программах, включая 1С:ЗУП, обновляются вместе с расписанием, иначе в ЕФС-1 уйдёт старый код трудовой функции.

Сами приказы по личному составу и дополнительные соглашения, которые возникают после изменения расписания, переводятся в электронный вид по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Для этого нужны локальный акт о введении КЭДО, уведомление работников и их письменное согласие. Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел стажа на эту дату. Документы, связанные с работой, передаются работнику в формате PDF/A-1A согласно приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, иначе их придётся дублировать на бумаге.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя были и положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника, но кассационный суд акты отменил, а при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. Результат: проигранный спор при технически исправной подписи и формально правильном комплекте локальных актов.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы поэтому закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.»

Интеграция с 1С:ЗУП входит в тариф «Бизнес»: мы передаём готовый модуль для 1С:ЗУП, он устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.

Когда штатное расписание можно не вести: ИП и микропредприятия

Работодатель, отнесённый к микропредприятиям, по статье 309.2 ТК РФ вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. В этом случае условия, которые обычно закрепляют в локальных актах, вносятся в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. К микропредприятиям относятся организации и индивидуальные предприниматели со среднесписочной численностью до 15 человек за прошедший год и доходом до 120 млн рублей.

Отказ работает не во всех случаях. Статьи 15 и 57 ТК РФ описывают трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, и если такая формулировка стоит в трудовом договоре, документ, на который она ссылается, должен существовать. Второе ограничение практическое: без расписания сложнее подтвердить структуру и численность при сокращении, при подтверждении льготного стажа и при спорах об окладе.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка в одной цифре, а последствия большие: компания на 80 человек считает себя микропредприятием, решает, что может работать без локальных актов, и получает нарушение по каждому из них. От отнесения к микропредприятиям зависит и право не издавать локальные акты, и применение типовой формы договора. Поэтому у нас правило: категорию субъекта проверяем по реестру, а не по памяти.»

Ошибки при переносе и цена ошибки

Пять ошибок закрывают основную часть претензий по этому документу.

1. Перенос подчинённости вместо позиций. В расписание попадают блоки схемы и проектные роли, а количество единиц и оклады остаются незаполненными. Документ перестаёт выполнять свою функцию: по нему нельзя посчитать ни численность, ни фонд оплаты труда.
2. Вилка окладов по одноимённой должности. Делают ради гибкости при найме, а получают нарушение статьи 132 ТК РФ и требование работника о доплате до верхней границы диапазона.
3. Должность названа своими словами там, где нужен справочник. Обнаруживается через годы, когда работнику отказывают в досрочной пенсии или дополнительном отпуске, а исправлять приходится через суд.
4. Изменение расписания без дополнительных соглашений. Приказ издан, наименования должностей поменялись, трудовые договоры остались прежними. Расхождение всплывает при первой же выгрузке документов для проверки.
5. Нет приказа об утверждении. Файл существует, даты введения в действие нет, и какая редакция действовала в спорный период — установить нечем.

В практике Добыто четвёртая ошибка находится быстрее остальных: при выгрузке подписанных приказов из электронного архива расхождение между наименованием должности в приказе и в трудовом договоре видно построчно, без ручной сверки папок.

Цена считается не стоимостью переоформления. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф: на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от одного до трёх лет, на юридических лиц от 50 000 до 70 000 рублей. К этому добавляются перерасчёт оплаты по требованию работника, восстановление на работе при неправильно оформленном сокращении и переоформление комплекта документов по каждому затронутому работнику.

Стоимость подключения КЭДО для приказов и соглашений по штатному расписанию

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с 1С и электронном архиве.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и необходимости интеграции: на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, поэтому компании до 25 человек обычно считают вариант по тарифам ДОБЫТО КЭДО от нижней границы. Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Перенос оргструктуры в штатное расписание сводится к трём операциям: свернуть схему в плоский перечень позиций, дать каждой позиции количество единиц и оклад, сверить полученные формулировки с трудовыми договорами и справочниками. Подчинённость и функции в расписание не идут — для них есть должностные инструкции и приказ о распределении обязанностей. Вилка окладов по одноимённой должности не проходит, различия в оплате закрываются надбавками. Утверждение приказом и постоянный срок хранения делают каждую редакцию документом, которым потом подтверждают структуру на конкретную дату.

Основной объём работы после изменения расписания приходится не на саму таблицу, а на приказы и дополнительные соглашения по каждому затронутому работнику. В Добыто этот блок закрывается в электронном виде: документы уходят на подпись по маршруту согласования, подписанные версии остаются в электронном архиве, а кадровые данные и штатная структура продолжают жить в 1С через модуль интеграции.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму Т-3 или можно разработать свою?

Унифицированные формы первичных учётных документов с 1 января 2013 года не обязательны для организаций негосударственного сектора: формы утверждает руководитель. Свою форму разрабатывать можно, но состав данных лучше сохранить полностью — подразделение и его код, должность с квалификацией, количество штатных единиц, оклад, надбавки, итог по месяцу. Именно эти сведения запрашивают при проверках и используют при расчёте фонда оплаты труда.

Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?

Требования знакомить каждого работника со всем расписанием в ТК РФ нет: документ описывает структуру и численность, а не права и обязанности конкретного работника. При этом по статье 62 ТК РФ работник вправе письменно запросить копию документа, связанного с работой, и работодатель выдаёт её в течение трёх рабочих дней. На практике выдают выписку по позиции работника, а не весь документ с окладами остальных.

Штатное расписание составляется на календарный год или действует бессрочно?

Срок действия законом не установлен. Документ утверждают либо на календарный год, либо без указания срока — до утверждения новой редакции. Второй вариант удобнее: при любом изменении издаётся приказ о внесении изменений, а полная новая редакция готовится только при перестройке структуры.

Нужна ли отдельная штатная единица для работника, замещающего сотрудника в декрете?

Нет. Работник, находящийся в отпуске по уходу за ребёнком, свою штатную единицу сохраняет, а замещающего принимают на ту же позицию по срочному трудовому договору по статье 59 ТК РФ. Штатная численность не увеличивается: позиция одна, работников по ней фактически двое, и превышения расписания не возникает.

Вносятся ли в штатное расписание дистанционные работники и самозанятые?

Дистанционные работники занимают обычные штатные единицы: они работают по трудовому договору, и их позиции отражаются так же, как у офисных сотрудников, с указанием подразделения и оклада. Самозанятые и исполнители по договорам ГПХ должность не занимают и в расписание не вносятся — у них нет трудовой функции и оклада.

Кто подписывает штатное расписание, кроме руководителя?

В форме Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, а утверждает документ руководитель организации своим приказом. Если должности главного бухгалтера в структуре нет, строка не заполняется, а учёт подтверждает тот, на кого возложены соответствующие обязанности приказом.

Что делать, если код по классификатору изменился, а наименование должности осталось прежним?

Дополнительные соглашения с работниками в этом случае не требуются: наименование должности как условие трудового договора не меняется. Достаточно приказа о внесении изменений в штатное расписание в части кодов и обновления справочников в кадровой программе. Отдельно проверьте код по ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1.