Самозанятый для компании-заказчика — это внешний контрагент на налоге на профессиональный доход: отношения регулируются Гражданским кодексом, статус работника у исполнителя не возникает. Заказчик не удерживает НДФЛ, не платит страховые взносы и не ведёт по такому исполнителю кадровые документы, но только пока на каждую выплату есть чек из приложения «Мой налог». Статус даёт Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ: ставка 4% по доходам от физических лиц и 6% по доходам от организаций и ИП, лимит дохода 2,4 млн рублей в год, эксперимент действует до 31 декабря 2028 года. Порядок действий определяет одно различие: исполнитель сдаёт результат по договору подряда или оказания услуг, и тогда это гражданско-правовые отношения, либо выполняет трудовую функцию по графику, и тогда договор признают трудовым со всеми доначислениями.
Разберём, чем самозанятый отличается от ИП на НПД и от физического лица по обычному договору ГПХ, какие формулировки в договоре превращают исполнителя в работника и что заказчик обязан проверять перед каждой выплатой. Покажем, как выстроить обмен документами электронной подписью и почему правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ на самозанятых не распространяются. Критерии межведомственных комиссий, размеры штрафов, пошаговая инструкция оформления, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто такой самозанятый с точки зрения компании-заказчика
Самозанятый — это физическое лицо или индивидуальный предприниматель, которые применяют специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Режим введён Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ как эксперимент, и срок эксперимента заканчивается 31 декабря 2028 года. Ставки на 2026 год не менялись: 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от организаций и индивидуальных предпринимателей. Новичку однократно даётся налоговый вычет 10 000 рублей, который временно снижает ставку до 3% и 4% соответственно. Лимит дохода — 2,4 млн рублей за календарный год, и в рамках эксперимента он не индексируется.
Для заказчика важна не столько налоговая механика исполнителя, сколько последствия его статуса. Самозанятый — сторона гражданско-правового договора, у него нет должности, рабочего места, графика и трудовой функции. Он сам определяет, как и когда достигать результата, сам платит налог и сам отвечает за свою отчётность. Предметом расчётов выступает сданный результат, а закрывает расчёт чек, который исполнитель формирует в приложении «Мой налог».
Самозанятый, ИП на НПД и физлицо по ГПХ: что различает заказчик
Три статуса регулярно смешивают в одном договоре, хотя налоговые последствия у них разные. Таблица ниже собрана по действующим нормам 422-ФЗ, ТК РФ и НК РФ и показывает, что меняется у заказчика при каждом варианте.
| Критерий | Работник по трудовому договору | Самозанятый (физлицо на НПД) | ИП на НПД | Физлицо по ГПХ без спецрежима |
|---|---|---|---|---|
| Чем регулируются отношения | ТК РФ | ГК РФ, главы 37 и 39 | ГК РФ, главы 37 и 39 | ГК РФ, главы 37 и 39 |
| НДФЛ с выплаты | Удерживает работодатель | Не удерживается, исполнитель платит НПД сам | Не удерживается, исполнитель платит НПД сам | Удерживает заказчик как налоговый агент |
| Страховые взносы заказчика | Начисляются | Не начисляются при наличии чека | Не начисляются при наличии чека | Начисляются заказчиком |
| Документ, закрывающий расчёт | Табель, расчётный листок | Чек из «Мой налог», акт по соглашению сторон | Чек из «Мой налог», акт по соглашению сторон | Акт сдачи-приёмки |
| Лимит дохода по режиму | Нет | 2,4 млн рублей в год | 2,4 млн рублей в год | Нет |
| Кадровые документы и КЭДО | Обязательны, режим по статьям 22.1-22.3 ТК РФ | Не ведутся | Не ведутся | Не ведутся |
| Отпуск, больничный, гарантии ТК РФ | Предоставляются | Не предоставляются, больничный только по добровольному страхованию | Не предоставляются | Не предоставляются |
| Ограничение по бывшему работодателю | Не применяется | 2 года, пункт 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ | 2 года, пункт 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ | Не применяется |
Разница между самозанятым физлицом и ИП на НПД для заказчика минимальна: налоговые последствия одинаковые, различаются только реквизиты в договоре и способ расчётов. Граница с обычным ГПХ без спецрежима проходит по деньгам: там заказчик удерживает НДФЛ из вознаграждения и начисляет страховые взносы сверх него, то есть к той же сумме договора добавляется нагрузка, которой при работе с плательщиком НПД не возникает.
Что меняется у заказчика: налоги, взносы и отчётность
По самозанятому исполнителю компания не сдаёт персонифицированные сведения и не включает его в ЕФС-1 — он не застрахованное лицо по этому договору. Не оформляются приказ о приёме, трудовая книжка, личная карточка, график отпусков, табель учёта рабочего времени. Не нужны ни согласие на КЭДО, ни выдача электронной подписи по правилам статьи 22.2 ТК РФ: этот режим адресован работникам.
Чек из «Мой налог»: единственное основание для расходов
Освобождение заказчика от НДФЛ и взносов держится на чеке. Исполнитель формирует его в приложении «Мой налог» в момент расчёта, чек содержит ИНН заказчика, наименование услуги и сумму. Без чека выплата физическому лицу превращается в обычный доход, с которого положено удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, а расход не принимается в уменьшение налоговой базы. Акт сдачи-приёмки чек не заменяет: акт подтверждает объём и качество результата, чек подтверждает налоговый статус расчёта. Нужны оба документа, и по разным причинам.
Отдельный риск — аннулирование чека. Самозанятый может отменить чек в приложении задним числом, например при возврате денег или при исправлении ошибки. Компания об этом не узнает автоматически, поэтому выгрузку чеков сверяют с реестром выплат хотя бы раз в квартал, а не в момент годовой отчётности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: ко второму чтению Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ обсуждались поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд при их выявлении, в том числе по отношениям с самозанятыми. В итоговый текст закона они не вошли, поэтому ссылаться на эти нормы как на действующие нельзя.
Добровольные взносы самозанятого в СФР с 2026 года
С 1 января 2026 года действует эксперимент по добровольному социальному страхованию плательщиков НПД на случай временной нетрудоспособности, введённый Федеральным законом от 15.12.2025 № 456-ФЗ. Эксперимент рассчитан до 31 декабря 2028 года, заявление об участии подаётся до 30 сентября 2027 года включительно через приложение «Мой налог» или Госуслуги. Исполнитель выбирает страховую сумму 35 000 или 50 000 рублей в месяц и платит 3,84% от неё: 1 344 рубля или 1 920 рублей в месяц. Право на пособие возникает после шести месяцев непрерывной уплаты взносов.
Для заказчика это ничего не меняет: взносы платит сам исполнитель, компания в расчётах не участвует и обязанности по оплате его больничного не приобретает. Полезно знать другое: просьба исполнителя компенсировать дни болезни или оплатить простой относится к гарантиям Трудового кодекса. Сам факт такой просьбы показывает, как стороны понимают свои отношения, и это всплывёт при проверке.
Проверка исполнителя до договора и перед каждой выплатой
Статус плательщика НПД не постоянен. Исполнитель снимается с учёта в два клика, теряет право на режим при превышении 2,4 млн рублей с начала месяца превышения и автоматически утрачивает его при переходе на другие виды деятельности. Проверить регистрацию на конкретную дату можно бесплатно через сервис проверки статуса самозанятого на сайте ФНС: по ИНН и дате сервис показывает, был ли человек плательщиком НПД в этот день, и доступен через API для автоматической сверки перед реестром выплат.
Вторая группа ограничений — виды деятельности. Часть 2 статьи 4 422-ФЗ закрывает режим для перепродажи товаров и имущественных прав, реализации подакцизных и маркированных товаров, добычи и реализации полезных ископаемых, работы по договорам поручения, комиссии и агентским договорам, а также для доставки товаров с приёмом платежей в интересах других лиц, если расчёты идут не через кассу продавца. Заказчик, который оформляет на самозанятого агентские функции или перепродажу, теряет освобождение от НДФЛ и взносов независимо от наличия чека.
Третье ограничение — правило двух лет. По пункту 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ доходы от заказчика, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад, не признаются объектом НПД. Дата увольнения проверяется по кадровым документам до подписания договора, а не после первой выплаты.
Как оформить работу с самозанятым: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Запросите ИНН и справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД, затем проверьте статус на сайте ФНС на дату заключения договора.
- Шаг 2. Сверьте вид работ с перечнем ограничений из части 2 статьи 4 422-ФЗ: перепродажа, подакцизные и маркированные товары, агентские и комиссионные схемы под режим не подпадают.
- Шаг 3. Проверьте по кадровому архиву, не был ли исполнитель вашим работником в последние 2 года.
- Шаг 4. Подготовьте договор подряда или возмездного оказания услуг с измеримым результатом, сроком и порядком приёмки. Условия про режим работы, подчинение и рабочее место в текст не включаются.
- Шаг 5. Согласуйте способ подписания: бумага, усиленная квалифицированная подпись обеих сторон либо соглашение об использовании неквалифицированной или простой подписи по статье 6 63-ФЗ.
- Шаг 6. После приёмки подпишите акт и получите чек из «Мой налог» на дату расчёта. Чек и акт храните вместе с договором.
- Шаг 7. Перед следующей выплатой повторите проверку статуса и накопленный доход исполнителя по договору, чтобы не пропустить приближение к лимиту 2,4 млн рублей.
Важный нюанс из практики: в проектах Добыто чаще всего ломается шаг 7. Компания проверяет исполнителя один раз, при заключении договора, а через полгода обнаруживает, что часть выплат прошла уже после снятия человека с учёта. Автоматическая сверка ИНН перед формированием реестра выплат закрывает этот разрыв полностью.
Договор с самозанятым: подряд, услуги и формулировки-ловушки
Договор с самозанятым строится по общим правилам ГК РФ. Подряд по главе 37 подходит там, где есть овеществлённый результат: изготовленная деталь, смонтированное оборудование, отремонтированное помещение. Возмездное оказание услуг по главе 39 применяется, когда результат неотделим от процесса: консультация, перевод, дизайн, сопровождение. Название договора при споре не решает ничего, но выбор главы определяет правила о сроках, распределении рисков случайной гибели результата и порядке приёмки. Подбирают главу под фактический предмет: при овеществлённом результате нормы о подряде дают заказчику больше рычагов на приёмке.
Обязательный минимум условий: предмет с описанием конкретного результата, срок его сдачи, цена и порядок расчёта, порядок приёмки и подписания акта, обязанность исполнителя передавать чек и сообщать об утрате статуса плательщика НПД. Последнее условие в типовых шаблонах отсутствует, а именно оно даёт заказчику право взыскать доначисленные налоги и взносы с исполнителя, если тот скрыл снятие с учёта.
Отдельный слой — формулировки, по которым отношения читаются как трудовые. Инспекторы и суды смотрят на признаки из постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15: устойчивый характер отношений, подчинение внутреннему распорядку, выполнение работы в интересах заказчика под его контролем, обеспечение условий труда, периодические выплаты. Статья 19.1 ТК РФ добавляет к этому правило толкования: неустранимые сомнения решаются в пользу наличия трудовых отношений.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о договоре с исполнителем, — что именно он сдавал заказчику: результат или время. Если в актах из месяца в месяц стоит одна и та же сумма, а описание работ сводится к перечислению должностных обязанностей, форма договора уже не спасает. Откройте свои акты за последние полгода подряд: если они отличаются только датой, эту конструкцию будут разбирать как трудовую».
Сценарии ниже показывают, что критично в конкретной ситуации, а что вторично. Таблица собрана из типовых конфигураций, которые встречаются у заказчиков чаще всего.
| Сценарий заказчика | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Разовая задача с измеримым результатом | Предмет как результат, срок сдачи, порядок приёмки, чек на дату расчёта | Периодичность выплат, форма договора |
| Регулярные однотипные работы одному заказчику каждый месяц | Разный измеримый объём в каждом акте, отсутствие графика и подчинения, наличие других заказчиков у исполнителя | Название договора |
| Исполнитель работает на территории заказчика | Вводный инструктаж для работников сторонних организаций, положение о взаимодействии с подрядными организациями, пропускной режим | Способ оплаты |
| Исполнитель — бывший работник компании | Дата увольнения и правило 2 лет по пункту 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ | Вид работ, сумма договора |
| Доход исполнителя приближается к 2,4 млн рублей | Проверка статуса перед каждой выплатой, готовность перейти на НДФЛ и взносы с начала месяца превышения | Смена вида договора |
| Более 10 самозанятых дольше 3 месяцев с доходом свыше 20 000 рублей | Попадание в перечень по приказу Минтруда от 02.02.2024 № 40н, документально подтверждённая деловая цель | Численность штатного персонала |
Ни одно обстоятельство из левой колонки само по себе не делает договор трудовым. Риск формируется связкой: постоянный график плюс фиксированная сумма плюс единственный заказчик плюс рабочее место в офисе.
Образцы документов для оформления внешнего исполнителя
Комплект собран под сверку: начните с трудового договора, чтобы увидеть, каких условий в вашем договоре ГПХ быть не должно.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы (для сверки условий) | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Акт об отказе от подписания документа | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (при переводе исполнителя в штат) | Скачать |
Подписание и обмен документами: почему КЭДО здесь не работает
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ построен вокруг работника: он требует локального нормативного акта, письменного согласия каждого работника, выдачи электронной подписи и перечня документов, к которым режим применяется. На самозанятого исполнителя эта конструкция не распространяется, потому что у него нет трудовых отношений с компанией. Обмен документами с ним идёт по правилам обычного электронного документооборота между контрагентами: статья 160 ГК РФ и 63-ФЗ об электронной подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Усиленная квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной без дополнительных условий. Усиленная неквалифицированная и простая подписи дают тот же эффект, но только когда стороны заключили соглашение об их использовании: в нём фиксируются порядок проверки подписи, правила определения подписанта и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа. Такое соглашение подписывается один раз и дальше распространяется на все документы по договору.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Квалифицированную подпись физическое лицо получает только при личном визите в удостоверяющий центр, платно и с ежегодным продлением. Для распределённых исполнителей это обычно тупик: в небольших городах удостоверяющего центра рядом нет, а ехать за подписью ради одного договора никто не будет. Посмотрите на географию своих исполнителей до того, как закладывать УКЭП в регламент: если их больше сотни, соглашение об УНЭП решает задачу быстрее».
Внимание: по гражданским договорам суды давно признают простую электронную подпись, сформированную кодом из SMS, со ссылкой на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. Переносить эту логику на кадровые документы нельзя: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи.
Кейс из практики: логистическая компания с семью филиалами и 12 000 перевозчиков распределяет 5 000 рейсов в месяц, а полный пакет документов — договор, заявку и закрывающий акт — обязана подписывать день в день. Заявка поступает в 18:00, договор нужен к 8:00 следующего дня, удалённость исполнителя от филиала доходит до 1 200 километров. Пока подпись выдавали очно в собственном удостоверяющем центре, на её выпуск уходил минимум день и перевозчики отказывались ехать. После перехода на подпись, выпускаемую со смартфона, выпуск и первое подписание стали занимать 5-10 минут.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда мы приходим на внедрение, первый признак будущих проблем — смешанный перечень: в одном реестре лежат трудовые договоры работников и договоры ГПХ с внешними исполнителями, подписанные одним и тем же способом. Это два разных правовых режима, и виды подписи у них разводятся по документам. Откройте свой перечень и проверьте, разделены ли в нём работники и исполнители».
В проектах Добыто контур внешних исполнителей мы поднимаем отдельным перечнем: договор, приложение-заявка, акт приёмки и соглашение об использовании подписи. Реестр по исполнителям ведётся параллельно кадровому, и при запросе документов по конкретному ИНН поднимается весь комплект сразу, включая чеки.
Подпишите договор с исполнителем электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Переквалификация в трудовые отношения: как выявляют и сколько стоит
Контроль строится на сопоставлении данных между ведомствами, разовая выездная проверка здесь вторична. Налоговые органы передают в межведомственные комиссии субъектов РФ по противодействию нелегальной занятости сведения по перечню, утверждённому приказом Минтруда России от 02.02.2024 № 40н. В перечень входят данные за 12 месяцев об организациях и ИП, которые работают более чем с 10 самозанятыми со среднемесячным доходом свыше 20 000 рублей и средней продолжительностью сотрудничества более 3 месяцев. Отдельный критерий — работодатели, у которых не менее 10 человек получают зарплату ниже МРОТ и таких работников больше 10% от численности.
Попадание в перечень не равно нарушению. Оно означает, что компанию вызовут на комиссию и попросят объяснить деловую цель конструкции. Дальше всё решает фактура: договоры, акты, переписка, пропускной режим, штатное расписание и то, совпадают ли функции исполнителей с функциями штатных сотрудников.
Цена ошибки в деньгах
Признание отношений трудовыми запускает три группы последствий одновременно.
- Налоговые. Доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период работы по договору, плюс пени за просрочку.
- Административные. Часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения: от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 рублей на ИП, от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. При повторном нарушении часть 5 той же статьи поднимает планку до 100 000-200 000 рублей для организации и добавляет дисквалификацию должностного лица на срок от 1 года до 3 лет.
- Трудовые. Восстановление человека в статусе работника с оплатой вынужденного прогула, компенсацией неиспользованных отпусков и пособий за весь период сотрудничества.
Отсчёт периода ведётся от даты фактического начала отношений. При трёхлетнем сотрудничестве сумма доначисленных НДФЛ и взносов обычно превышает размер административного штрафа в разы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Посмотрите, какие договоры и акты по исполнителям существуют у вас только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность, если дело дойдёт до спора».
Лайфхак: перед комиссией или проверкой полезно выгрузить журнал подписания по спорным договорам и посмотреть его самому. Журнал показывает всё: когда выдан ключ, под какой учётной записью заходили, была ли активность второй стороны. Смотреть его нужно до начала спора, пока есть время исправить процедуру.
В практике Добыто такую сверку мы проводим перед плановыми проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт. По внешним исполнителям сверка выглядит проще: выгрузка подписанных договоров и актов за период сопоставляется с реестром выплат и списком чеков.
Когда самозанятый не подходит
Экономия на взносах при неподходящей конфигурации отношений обходится дороже самой экономии. Пять ситуаций, в которых статус самозанятого исполнителя применять не стоит.
- Нужна постоянная трудовая функция. Кассир, охранник, водитель на маршруте, оператор на смене выполняют работу по графику и под контролем. Это трудовые отношения по определению статьи 15 ТК РФ, и никакая формулировка договора этого не меняет.
- Исполнитель был вашим работником менее 2 лет назад. Доход не попадает под НПД, заказчик становится налоговым агентом с первой выплаты.
- Работа связана с перепродажей, подакцизными или маркированными товарами, агентскими схемами. Часть 2 статьи 4 422-ФЗ такие виды деятельности исключает.
- Годовая сумма договоров превышает 2,4 млн рублей. С начала месяца превышения статус утрачивается, и весь остаток года выплаты идут с НДФЛ и взносами.
- Требуется материальная ответственность и подчинение локальным актам. Договор о полной материальной ответственности заключается только с работником, к исполнителю по ГПХ применяются правила о возмещении убытков по ГК РФ.
Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью 5 500 человек не могла расширять географию, потому что 90% агентов обменивались документами с использованием квалифицированной подписи: выпуск стоил 3 000 рублей, требовал дня ожидания и личного визита, а в части городов удостоверяющих центров не было вовсе. После перехода на подпись, выпускаемую дистанционно по паспорту, выпуск стал занимать 5 минут, и ограничение по географии снялось.
Допуск исполнителя на объект: инструктаж и положение о подрядчиках
Отсутствие трудовых отношений не снимает с заказчика обязанностей по безопасности на своей территории. Если самозанятый или работник подрядчика физически находится на объекте компании, к нему применяются правила для работников сторонних организаций: отдельный инструктаж, отдельный журнал и отдельный порядок допуска.
Практический комплект по сторонним исполнителям собирается отдельно от документов по штату.
- Приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж для работников сторонних организаций.
- Отдельная программа и инструкция вводного инструктажа: набор опасностей у подрядчика другой, и отношения не трудовые.
- Отдельный журнал регистрации инструктажей для сторонних организаций.
- Положение о взаимодействии с подрядными организациями, оформленное приложением к договору.
- Единый перечень вредных и опасных производственных факторов на объекте.
- Перечень мероприятий по предотвращению повреждения здоровья работников подрядчиков.
Полезно знать: при тяжёлом несчастном случае с работником подрядной организации первое, что запрашивают проверяющие и прокуратура, — журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. Его отсутствие обсуждается раньше, чем содержание самого договора.
Когда поток исполнителей большой, проводить инструктаж лично не успевают. Рабочее решение из практики: ответственность возлагают на начальника контрольно-пропускного пункта и оформляют памятку с ключевыми правилами, телефонами и зонами доступа. Памятку выдают под роспись, и это фиксирует факт проведённого инструктажа.
Стоимость подключения электронного подписания и КЭДО: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Актуальные тарифы сервиса Добыто на дату публикации:
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых пользователей, состава подписей и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Полный состав пакетов, условия перехода между ними и порядок пересчёта при повышении тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тарифная сетка рассчитана на кадровый документооборот с работниками. Конфигурация под смешанный контур, где кроме штата есть внешние исполнители по договорам ГПХ, считается отдельно: она зависит от количества договоров и частоты закрывающих документов.
Выводы
Самозанятый для компании — контрагент по гражданскому договору с собственным налоговым режимом и собственной ответственностью за отчётность. Освобождение от НДФЛ и взносов держится на трёх опорах: действующий статус плательщика НПД на дату расчёта, чек из «Мой налог» и договор с описанием измеримого результата. Выпадение любой из опор возвращает компанию в режим налогового агента и открывает дорогу к переквалификации по статье 19.1 ТК РФ со штрафом до 100 000 рублей на организацию за первый эпизод.
Практическая часть работы с исполнителями упирается в документооборот: договоры, приложения, акты и соглашения об электронной подписи нужно подписывать быстро и хранить так, чтобы через год их можно было поднять целиком. В Добыто мы разводим контуры работников и внешних исполнителей по видам подписи и перечням документов, чтобы при проверке не пришлось объяснять, почему трудовые договоры и договоры ГПХ подписаны одинаково.
Частые вопросы
Можно ли заключить с самозанятым один долгосрочный договор вместо серии разовых?
Можно, гражданское законодательство рамочные договоры не запрещает. Риск смещается в приложения и акты: при длительном договоре каждое задание оформляется отдельной заявкой с конкретным объёмом и сроком, а акты должны различаться по содержанию и сумме. Долгосрочный договор с ежемесячной одинаковой оплатой и без детализации работ — самая узнаваемая конструкция для переквалификации.
Что делать, если исполнитель превысил лимит 2,4 млн рублей в середине года?
Право на НПД утрачивается с начала месяца, в котором произошло превышение. Все выплаты этого месяца и последующих до конца года заказчик проводит как выплаты обычному физическому лицу: удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Если исполнитель зарегистрируется как ИП на другом спецрежиме, обязанности налогового агента у заказчика снова не возникнет, но задним числом это не работает.
Нужно ли согласие самозанятого на обработку персональных данных?
Да, если компания обрабатывает его данные сверх того, что необходимо для исполнения договора: например, проверяет его по открытым источникам, вносит в корпоративные системы, оформляет пропуск с фотографией. Обработка данных, прямо необходимая для заключения и исполнения договора, идёт по другому основанию, но на практике проще получить письменное согласие один раз при заключении договора.
Может ли самозанятый работать в компании и одновременно быть её работником?
Совмещать трудовой договор и статус плательщика НПД закон разрешает, но доходы от собственного работодателя под НПД не подпадают. То есть человек может работать у вас по трудовому договору и параллельно оказывать услуги другим заказчикам как самозанятый. Заключить с ним же договор ГПХ на услуги вашей компании и платить по нему как самозанятому нельзя — это прямое нарушение пункта 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ.
Обязателен ли акт выполненных работ, если чек уже есть?
Формально для подтверждения расхода достаточно чека, акт не назван обязательным документом. На практике акт нужен для другого: он фиксирует объём и качество результата, момент приёмки и отсутствие претензий. При споре об оплате или при проверке деловой цели договора именно акт показывает, что стороны сдавали и принимали результат, а не время.
Что будет, если самозанятый снялся с учёта, но не сказал об этом заказчику?
Обязанности налогового агента возникнут у заказчика с даты утраты исполнителем статуса, независимо от его молчания. Взыскать доначисленные суммы с исполнителя получится только при условии, что в договоре прописаны его обязанность уведомлять об изменении статуса и ответственность за нарушение этой обязанности. Без такого условия потери остаются на компании, поэтому статус проверяют перед каждым реестром выплат.
Можно ли подписывать договоры с самозанятыми в той же системе, где ведётся КЭДО?
Технически да, если система поддерживает подписание документов с внешними контрагентами. Юридически это два разных режима: КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ применяется к работникам и требует локального акта, согласий и своего перечня документов, а обмен с исполнителями идёт по 63-ФЗ и соглашению сторон об использовании подписи. Перечни документов и виды подписи для этих двух контуров должны быть разведены в регламенте, иначе при проверке придётся доказывать, что режимы не смешаны.
