Налоговая и самозанятые проверка по ИНН как часто ее повторять

Налоговая и самозанятые связаны через публичный сервис ФНС: статус плательщика налога на профессиональный доход (НПД) проверяется по ИНН на конкретную дату. Заказчику эту проверку нужно повторять по каждому событию договора: при подписании и на дату каждой выплаты. Затем до 9-го числа следующего месяца проверяется чек. Статус меняется в любой день: снятием с учёта считается дата отправки заявления в «Мой налог», право на режим теряется при доходе выше 2,4 млн руб. за календарный год, а налоговая может снять человека с учёта сама. Если на дату выплаты статуса нет, исполнитель — физическое лицо: компания удерживает НДФЛ и платит страховые взносы. Если исполнитель — ИП, он в течение 20 календарных дней сам переходит на другой налоговый режим, а НДФЛ заказчик не удерживает.

Ниже — таблица контрольных точек с нормами 422-ФЗ, порядок проверки на дату платежа и способ сохранить результат как доказательство. Отдельно показываем, когда проверка по ИНН не защищает: бывший работник, уволившийся менее 2 лет назад, и признаки трудовых отношений, по которым ФНС с 16 февраля 2026 года отбирает компании поквартально. Расчёт цены ошибки, требования к договору и акту, тарифы на электронное подписание и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как часто проверять самозанятого по ИНН: контрольные точки

Сервис ФНС отвечает на один вопрос: был ли человек плательщиком НПД на дату, которую вы указали в запросе. Поэтому частота проверки привязана не к календарю, а к событиям по договору. Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»» действует до 31 декабря 2028 года включительно, и на дату публикации порядок, описанный ниже, не менялся: ставки 4% и 6% и лимит 2,4 млн руб. остаются прежними.

Контрольные точки для заказчика — организации или ИП — сведены в таблицу. Последний столбец показывает, что делать, если проверка не пройдена.

Для длящегося договора с ежемесячной оплатой это 12 проверок статуса в год только по выплатам. Если в одном месяце платятся аванс и окончательный расчёт, проверок в этом месяце 2: у каждого платежа своя дата.

Самозанятый видит свой статус в приложении «Мой налог» и может сформировать там справку о постановке на учёт по форме КНД 1122035. Справку полезно запросить при подписании договора, но она подтверждает статус на дату формирования. Перед выплатой её заменяет только проверка на дату платежа.

Почему проверки при подписании договора недостаточно

В 422-ФЗ нет нормы, которая обязывала бы налоговую или самого самозанятого сообщать заказчику о снятии с учёта. Уведомление о снятии налоговая направляет только исполнителю — через «Мой налог», Госуслуги или уполномоченный банк, не позднее дня, следующего за днём заявления (ч. 14 ст. 5). Заказчик узнаёт об изменении только из собственной проверки.

Статус НПД прекращается по четырём механизмам, и у каждого своя дата:

• Добровольное снятие с учёта. Датой снятия считается дата отправки заявления в налоговую (ч. 13 ст. 5). Исполнитель может сняться утром, а платёжное поручение уйдёт днём.
• Превышение лимита. Режим недоступен, если доходы в текущем календарном году превысили 2,4 млн руб. (п. 8 ч. 2 ст. 4). В лимит входят поступления от всех заказчиков, поэтому по своим выплатам вы его не отследите.
• Снятие по инициативе налоговой. Если у налоговой есть информация об утрате права или о несоответствии требованиям, она снимает человека с учёта без его заявления (ч. 15 ст. 5). Основания перечислены в ч. 2 ст. 4: наёмные работники по трудовым договорам, перепродажа товаров, продажа подакцизных и маркированных товаров, посредничество по агентским договорам и договорам поручения и комиссии, майнинг и операции с цифровой валютой.
• Аннулирование постановки на учёт. Если человек не соответствовал требованиям уже на дату постановки, постановку аннулируют (ч. 16 ст. 5). Повторная проверка на прошлую дату после этого может дать другой ответ, чем в день выплаты.

Отдельно работает ч. 19 ст. 5: право на режим считается утраченным со дня, когда возникло препятствующее основание, а не со дня, когда налоговая это обнаружила. Проверка на дату выплаты этот разрыв не закрывает, но показывает, что заказчик действовал добросовестно по данным ФНС на дату платежа. Поэтому результат проверки сохраняют вместе с платёжными документами.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Статус НПД — одна из позиций, которые работодатели и заказчики сверяют по открытым государственным источникам. Сервисы ФНС в этом ряду бесплатные и не требуют доступа к данным исполнителя: достаточно ИНН.

Частота проверки в зависимости от формата работы

Минимум для всех сценариев один: проверка на дату каждой выплаты и контроль чека. Остальное зависит от числа исполнителей и истории отношений с ними.

Чем больше исполнителей и чем дольше отношения, тем меньше остаётся от ручной проверки: при пуле в десятки человек сверка идёт через API и сохранённые выгрузки, а не через скриншоты.

Как проверить статус самозанятого по ИНН и сохранить результат

Проверка бесплатная, регистрация для неё не нужна. В сервисе ФНС для проверки статуса налогоплательщика НПД два обязательных поля: ИНН исполнителя и дата, на которую запрашивается статус. Там же ФНС публикует описание открытого API, через которое проверку можно встроить в учётную систему и запускать автоматически перед формированием платёжного реестра.

Дата в запросе — главный параметр. Проверка «на сегодня», сделанная за неделю до оплаты, ничего не говорит о статусе в день платежа. Если платёж уходит в пятницу, проверку делают в пятницу и указывают пятницу.

Как проверить самозанятого перед выплатой: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите ИНН исполнителя из договора. У физического лица ИНН состоит из 12 цифр. Если исполнитель прислал только паспортные данные, запросите ИНН: без него сервис ФНС статус не покажет.
2. Шаг 2. В день платежа откройте сервис проверки статуса налогоплательщика НПД на сайте ФНС, введите ИНН и дату перечисления денег.
3. Шаг 3. Сохраните результат: скриншот с видимой датой запроса или выгрузку, если проверка идёт через API. Приложите его к платёжному поручению или к акту по этой выплате.
4. Шаг 4. Если статус на дату платежа не подтверждён, не проводите выплату как оплату самозанятому. Запросите у исполнителя пояснение. Для физического лица без статуса пересчитайте выплату с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов; для ИП уточните, на каком режиме он теперь работает.
5. Шаг 5. После безналичной оплаты получите чек не позднее 9-го числа следующего месяца. Сверьте сумму, наименование услуги и ИНН вашей организации в чеке.
6. Шаг 6. При закрытии месяца или квартала отсканируйте QR-код каждого чека и убедитесь, что чек не аннулирован.

Результат проверки — ваше доказательство должной осмотрительности на случай вопросов налоговой. Сам по себе он не освобождает от последствий, если исполнитель утратил право на режим раньше, чем это отразилось у ФНС, но показывает, что компания действовала по официальным данным на дату платежа.

Скриншоты проверок, чеки и подписанные акты часто существуют только в электронном виде. Хранить их стоит так, чтобы при запросе можно было подтвердить и содержание, и дату. В сервисе Добыто подписанные документы хранятся в электронном архиве, который входит в тариф «Бизнес»: договор и акт с отметками о подписи лежат в одном месте, и собирать их из почты перед проверкой не нужно.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не отменяет бумагу навсегда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выпишите, какие документы у вас есть только в электронном виде, и решите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Чек самозанятого: когда проверять повторно

Чек — второй документ, без которого проверка статуса теряет смысл. При наличных расчётах и расчётах электронными средствами платежа самозанятый формирует и передаёт чек в момент расчёта. При других безналичных расчётах — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты (ч. 3 ст. 14 422-ФЗ). Сообщить исполнителю свой ИНН для чека обязан сам заказчик: это прямо закреплено в п. 8 ч. 6 ст. 14.

От чека зависят 2 последствия для заказчика. Первое — страховые взносы: выплата физическому лицу на НПД не облагается взносами при наличии чека (ч. 1 ст. 15). Второе — расходы: организации на налоге на прибыль, на УСН и ЕСХН, а также ИП на НДФЛ не учитывают расходы на услуги самозанятого без чека (ч. 8-10 ст. 15).

Самозанятый вправе аннулировать чек, если в нём ошибка (неверная сумма или ИНН заказчика) либо деньги возвращены. Аннулирование без таких оснований налоговая расценивает как нарушение: в разъяснении Межрайонной ИФНС России № 6 по Республике Крым указан штраф самозанятому 20% от суммы сделки, при повторном нарушении в течение полугода — 100%. Заказчику налоговая рекомендует проверить статус чека по QR-коду, потребовать у исполнителя восстановить чек, а при отказе подать жалобу в налоговый орган.

Третья контрольная точка — сверка чеков при закрытии месяца или квартала. Чек, который был в порядке в день получения, к моменту закрытия периода может оказаться аннулированным, а исполнитель об этом не сообщит. Для подтверждения расходов по аннулированному чеку понадобятся выписка банка об оплате без возврата денег, договор, акт и сохранённый результат проверки статуса на дату выплаты.

Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью более 5 000 человек — физических лиц, ИП и юридических лиц — выплачивала агентам вознаграждение только после подписания акта выполненных работ. 90% агентов подписывали акты квалифицированной подписью, которую выпускают только очно в удостоверяющем центре, а такие центры есть не во всех городах. Компания подключила вторую систему электронного документооборота с мобильной подписью и изменила маршрут: компания формирует акт без подписи, агент подписывает его первым, затем подписывает компания. Выпуск подписи у агента теперь занимает 5 минут по паспорту, без поездки в удостоверяющий центр.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подписание акта исполнителем перед оплатой — удобная точка, чтобы встроить в тот же маршрут проверку статуса на дату выплаты: бухгалтерия получает подписанный акт и результат проверки одновременно.

Когда проверка по ИНН не защищает заказчика

Сервис ФНС подтверждает статус, но не законность конкретной выплаты. Есть 2 ситуации, в которых исполнитель числится самозанятым на дату платежа, а выплата всё равно облагается как доход физического лица.

Первая — бывший работник. Доходы по гражданско-правовым договорам не признаются объектом НПД, если заказчик — текущий работодатель исполнителя или был его работодателем менее двух лет назад (п. 8 ч. 2 ст. 6 422-ФЗ). Сервис ФНС этого не показывает: статус у исполнителя действующий, а по вашей выплате режим не применяется. Проверка здесь идёт по вашим кадровым данным: дата увольнения из приказа и трудовой книжки против даты договора.

Вторая — фактические трудовые отношения. Доходы в рамках трудовых отношений тоже не облагаются НПД (п. 1 ч. 2 ст. 6), а при переквалификации договора ГПХ в трудовой компания доплачивает НДФЛ и страховые взносы за весь период. На переквалификацию указывают:

• исполнитель на постоянной основе выполняет одну и ту же функцию, совпадающую с обязанностями штатных сотрудников;
• установлен режим работы, как у штата: рабочие часы, перерывы, выходные, подчинение внутреннему распорядку;
• вознаграждение выплачивается регулярно в фиксированном размере и не зависит от результата;
• исполнитель получает доход только от одной компании;
• в договоре есть слова «должность», «рабочее место», «трудовые обязанности», «дисциплинарная ответственность»;
• акты без конкретного результата: «оказаны услуги за февраль» без объёма и содержания;
• компания оплачивает исполнителю отпуск, больничный, командировки.

С 16 февраля 2026 года действует приказ Минтруда России от 19.11.2025 № 657н, который изменил критерии передачи налоговой сведений в региональные межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Комиссии работают на основании Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ. Годовой и квартальный пороги приведены в сценарной таблице выше. Квартальный критерий нацелен на схему «уволили — оформили самозанятым»: ключевое условие — трудовые отношения исполнителя с этой же компанией в предыдущем квартале. Попадание в выборку означает передачу сведений в комиссию, а не автоматическое нарушение: компанию приглашают дать пояснения, а при неустранённых нарушениях материалы уходят в трудовую инспекцию.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «По договорам оказания услуг, займам и лизингу суды признают документы, подписанные простой электронной подписью через код из SMS: основание — часть 2 статьи 5 63-ФЗ. На кадровые документы эта практика не переносится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и простая подпись допустима не для всего. Если в компании рассуждают «с исполнителями подписываем кодом из SMS, значит и кадровые так можно», первым делом разведите перечень документов и виды подписи.»

Когда договор с самозанятым — неподходящая форма

Проверка статуса не нужна там, где сама форма договора выбрана неверно. Договор с самозанятым не подходит, если:

• исполнитель уволился от вас менее двух лет назад — по вашим выплатам режим НПД не применяется;
• человек работает по вашему графику, выполняет функцию штатной должности и получает фиксированную оплату дважды в месяц — это признаки трудового договора;
• исполнитель продаёт подакцизные или маркированные товары, перепродаёт чужие товары или работает по агентскому договору в интересах третьих лиц — режим ему недоступен по ч. 2 ст. 4 422-ФЗ;
• доход исполнителя приближается к 2,4 млн руб., а работа рассчитана на весь год — статус может закончиться посреди договора.

В первых двух случаях корректная форма — трудовой договор. Оформление в штат в Добыто идёт через кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ: трудовой договор и ЛНА подписываются электронной подписью, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Сколько стоит пропущенная проверка статуса

Пример на одной выплате: компания перечислила 100 000 руб. исполнителю — физическому лицу, который за 3 дня до платежа снялся с учёта в «Мой налог». Проверка на дату выплаты этого бы не пропустила. Последствия для заказчика:

• НДФЛ по ставке 13% — 13 000 руб. — не удержан. Если удержать его уже невозможно, налоговый агент сообщает об этом налоговой и физическому лицу не позднее 25 февраля следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ);
• штраф налоговому агенту по ст. 123 НК РФ — 20% от суммы, подлежащей удержанию: 2 600 руб.;
• пени за каждый день просрочки перечисления налога;
• страховые взносы с выплаты по правилам для договора ГПХ с физическим лицом: освобождения по ч. 1 ст. 15 422-ФЗ без статуса и чека нет.

На одной выплате сумма выглядит небольшой. При ежемесячных платежах десяткам исполнителей ошибка повторяется по каждому, а доначисление охватывает весь период, пока статус никто не проверял.

Переквалификация договора в трудовой обходится дороже. Кроме НДФЛ, взносов и пеней за весь период компания получает штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: для организации — от 50 000 до 100 000 руб., для должностного лица — от 10 000 до 20 000 руб., для ИП — от 5 000 до 10 000 руб. При повторном нарушении по ч. 5 ст. 5.27 организация платит от 100 000 до 200 000 руб., должностное лицо — от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалифицируется на срок от 1 года до 3 лет.

Проверку на дату выплаты можно встроить в процесс оплаты так, чтобы она занимала минуты на каждый платёж. Переквалификацию проверка по ИНН не предотвращает: здесь нужны правильный предмет договора, оплата по результату и конкретные акты.

Договор и акт с самозанятым: что закрепить, чтобы проверки работали

Закон не обязывает самозанятого сообщать заказчику об утрате статуса, поэтому эту обязанность переносят в договор. В договоре подряда или оказания услуг с самозанятым стоит закрепить:

• обязанность исполнителя письменно сообщить о снятии с учёта или утрате права на НПД в срок, установленный договором, и ответственность за неисполнение;
• справку о постановке на учёт по форме КНД 1122035 из «Мой налог» при подписании договора;
• ИНН заказчика для чека и срок передачи чека: в момент расчёта или не позднее 9-го числа следующего месяца;
• предмет договора в виде конкретного результата, а не функции или должности;
• оплату по акту с описанием объёма, содержания и периода работ.

Договорная обязанность исполнителя не заменяет вашу проверку на дату выплаты: удерживать НДФЛ при утрате статуса будет заказчик, а не исполнитель.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создан документ. Скан договора, подписанного от руки, и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Как подписать договор и акт с исполнителем электронной подписью

Самозанятые работают удалённо и часто в других городах, поэтому договор и акты с ними чаще подписывают электронно. В сервисе Добыто вторая сторона открывает документ и подписывает его штампом «Подписано цифровой подписью» с датой; подписанный экземпляр сохраняется у обеих сторон.

Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работала с 12 000 перевозчиков. С каждым перевозчиком до рейса нужно было подписать договор, заявку на перевозку и закрывающий акт, причём заявка приходила вечером, а договор требовался к 8 утра следующего дня, на расстоянии до 1 200 км от ближайшего филиала. Квалифицированную подпись перевозчику выдавали не меньше чем за день, и за ней нужно было приехать в удостоверяющий центр. После перехода на мобильную подпись выпуск подписи и подписание первого документа стали занимать 5-10 минут, а подключение всего пула перевозчиков заняло месяц.

Перед приёмкой работ проверьте подписи обеих сторон на договоре и акте. Отчёт о проверке показывает тип подписи, время подписания и цепочку сертификатов: это тот же принцип фиксации даты, что и при проверке статуса НПД.

Стоимость электронного документооборота для договоров и кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива. Цены указаны на дату публикации.

Тарифы рассчитаны на число сотрудников; УКЭП выпускается через партнёров — удостоверяющие центры, условия для подписания договоров с внешними исполнителями рассчитываются индивидуально. Состав каждого тарифа и порядок перехода между ними указаны на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Статус самозанятого проверяют не по графику, а по событиям: при подписании договора, в день каждой выплаты с указанием даты платежа, при получении чека и при закрытии периода. Одна проверка в начале сотрудничества не показывает снятие с учёта, превышение лимита или аннулирование постановки. Проверка по ИНН не заменяет контроль кадровой истории исполнителя и содержания договора: бывшего работника и фактические трудовые отношения сервис ФНС не видит.

В Добыто договоры, акты и кадровые документы подписываются электронной подписью и хранятся в архиве вместе с отметками о подписи, поэтому доказательства по каждой выплате собраны в одном месте. Если исполнителя правильнее оформить в штат, трудовой договор и ЛНА подписываются в том же сервисе по правилам КЭДО.

Частые вопросы о проверке самозанятых

Может ли самозанятый быть одновременно ИП и что это меняет для заказчика?

Может: режим НПД вправе применять физические лица, в том числе ИП (ч. 1 ст. 4 422-ФЗ). ИП, который переходит на НПД с УСН или ЕСХН, обязан в течение 1 месяца со дня постановки на учёт уведомить налоговую о прекращении прежнего режима, иначе постановку аннулируют (ч. 4-5 ст. 15). ИП на НПД не платит НДС, кроме НДС при ввозе товаров (ч. 9 ст. 2). Заказчик проверяет статус так же, по ИНН на дату выплаты, но НДФЛ с выплат ИП не удерживает даже после утраты статуса.

Какой налог платит самозанятый с оплаты от компании?

С доходов от юридических лиц и ИП ставка 6%, от физических лиц — 4% (ст. 10 422-ФЗ). Налоговый вычет 10 000 руб. уменьшает ставку: по доходам от компаний налог снижается на 2% базы, пока вычет не израсходован (ст. 12). Налог считает налоговая: уведомление приходит в «Мой налог» не позднее 12-го числа, уплата — не позднее 28-го числа следующего месяца (ст. 11). Декларацию самозанятый не подаёт (ст. 13).

Может ли иностранный гражданин работать как самозанятый?

Встать на учёт как плательщики НПД могут граждане России, граждане государств — членов ЕАЭС и граждане Украины (ч. 2-3 ст. 5 422-ФЗ). Иностранцы из ЕАЭС и Украины регистрируются через личный кабинет налогоплательщика, кредитную организацию или Госуслуги. Для граждан других государств режим в 422-ФЗ не предусмотрен, и выплаты им облагаются по общим правилам.

Когда самозанятый может вернуться на НПД после превышения лимита?

Лимит 2,4 млн руб. считается за календарный год (п. 8 ч. 2 ст. 4), поэтому встать на учёт повторно можно с 1 января следующего года. Условие — отсутствие неисполненной обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов и процентов (ч. 11 ст. 5). До этого исполнителю-ИП нужно в течение 20 календарных дней после снятия с учёта выбрать УСН, АУСН, ЕСХН или патент (ч. 6 ст. 15), а физическое лицо получает выплаты с удержанием НДФЛ заказчиком.

Что делать заказчику на УСН, если самозанятый не прислал чек?

Без чека расходы на услуги самозанятого не учитываются при УСН (ч. 9 ст. 15 422-ФЗ). При безналичной оплате чек должен прийти не позднее 9-го числа следующего месяца; после этого направьте исполнителю письменное требование со ссылкой на договор. За нарушение порядка передачи сведений о расчётах самозанятому грозит штраф 20% от суммы расчёта по ст. 129.13 НК РФ, при повторном нарушении в течение 6 месяцев — 100%.