Проверка самозанятого как хранить подтверждение и предъявить его при выездной

Проверка самозанятого — это запрос статуса плательщика налога на профессиональный доход (НПД) по ИНН в сервисе ФНС на конкретную дату, и защищает компанию не сам факт проверки, а сохранённый результат. Статус нужно проверять при подписании договора и на дату каждой выплаты: право на НПД теряется со дня, когда возникло основание, а постановку на учёт налоговая может аннулировать. По каждому исполнителю компания хранит 5 лет договор, акт, чек из «Мой налог», платёжное поручение и результат проверки, а по требованию инспектора на выездной проверке сдаёт их в течение 10 дней. Электронные документы по форматам ФНС уходят в инспекцию по ТКС или через личный кабинет, бумажные — заверенными копиями или сканами.

Материал помогает собрать по каждому исполнителю комплект, который выдержит истребование по статье 93 НК РФ: какие файлы сохранять после проверки ИНН, чем справка КНД 1122035 надёжнее скриншота и почему в чеке должен стоять ИНН вашей компании. Отдельно разобраны ограничения НПД, при которых проверка статуса не защищает от доначислений. Порядок ответа на требование инспектора, сценарная таблица по спорным ситуациям, цена отсутствия чека и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что подтверждает проверка статуса самозанятого и почему одной проверки мало

Статус НПД — это факт постановки физического лица или ИП на учёт в налоговом органе как плательщика налога на профессиональный доход по 422-ФЗ от 27.11.2018 «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»». Эксперимент продлится до 31 декабря 2028 года включительно. Самозанятым может быть и индивидуальный предприниматель: закон прямо включает ИП в круг плательщиков НПД, поэтому формула «самозанятый или ИП» для заказчика неточна — ИП на НПД проверяется так же, как физическое лицо.

Проверка отвечает на один вопрос: стоял ли человек на учёте как плательщик НПД на указанную дату. Она не отвечает на вопрос, вправе ли он применять режим к доходу именно от вашей компании. Это две разные проверки, и налоговая при выездной проверке смотрит обе.

Одной проверки при заключении договора недостаточно по трём причинам из самого 422-ФЗ. Лицо считается утратившим право на НПД со дня возникновения оснований, препятствующих применению режима (часть 19 статьи 5), — например, со дня, когда доход с начала года превысил 2,4 млн рублей. Налоговая снимает плательщика с учёта по своей инициативе без его заявления, если у неё есть информация об утрате права (часть 15 статьи 5). А если выяснится, что человек не соответствовал требованиям уже на дату постановки, постановка на учёт аннулируется (часть 16 статьи 5). Датой получения дохода самозанятым считается дата поступления денег (часть 1 статьи 7), поэтому статус, который нужен заказчику, — статус на дату платёжного поручения.

Когда проверка статуса не защищает заказчика

Действующий статус не спасает выплату, если доход исполнителя по закону не облагается НПД или сам исполнитель не вправе применять режим. Для заказчика практически значимы пять ситуаций из статей 4 и 6 422-ФЗ:

• исполнитель — ваш работник или бывший работник, с момента увольнения которого прошло менее двух лет: доход по гражданско-правовому договору с таким заказчиком не является объектом НПД (пункт 8 части 2 статьи 6);
• доход получен в рамках трудовых отношений (пункт 1 части 2 статьи 6) — это то, что налоговая доказывает при переквалификации договора;
• доход исполнителя с начала календарного года превысил 2,4 млн рублей (пункт 8 части 2 статьи 4);
• у исполнителя есть работники по трудовым договорам (пункт 4 части 2 статьи 4);
• исполнитель работает в ваших интересах по договору поручения, комиссии или агентскому договору (пункт 5 части 2 статьи 4), перепродаёт товары или реализует подакцизные и маркируемые товары, кроме указанных в законе исключений.

Первые два пункта проверяются по вашим собственным кадровым документам, а не по базе ФНС: перед подписанием договора сверьте ИНН исполнителя с архивом приказов об увольнении за последние 2 года.

Какие документы составляют доказательную базу по каждому самозанятому

При выездной проверке инспектор восстанавливает по документам цепочку: статус исполнителя на дату расчёта, предмет договора, результат работы, факт и дата оплаты, чек. Каждое звено закрывается отдельным документом, и выпадение любого из них инспектор трактует не в пользу заказчика. Сводная таблица показывает, что хранить, откуда берётся документ и какую норму он закрывает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из таблицы видно, что статус проверяется минимум дважды, а чек и справки формирует исполнитель: без условия о них в договоре заказчику нечем подкрепить требование. Закрепите в договоре с самозанятым обязанность передавать чек с ИНН заказчика в срок по статье 14 422-ФЗ и справку КНД 1122035 по запросу. Сообщить свой ИНН исполнителю — обязанность заказчика.

Способ подписания договора и акта влияет на то, в каком виде вы потом предъявите их инспектору. Если договор подписан электронными подписями обеих сторон, в архиве должен лежать сам документ и файлы подписей, а не скан с изображением штампа.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда компания выбирает систему для документов, я советую задавать вендору один вопрос: выгружает ли она комплект целиком — документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. Хранить умеют все, а при проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Проверьте выгрузку на одном договоре до того, как её запросит инспектор.»

Как проверить статус самозанятого по ИНН и зафиксировать результат

Для проверки достаточно ИНН исполнителя и даты: регистрации на сайте не требуется, сервис бесплатный. Официальный сервис ФНС для проверки статуса налогоплательщика НПД позволяет указать дату, на которую нужно узнать статус, поэтому одну и ту же проверку можно провести и на дату договора, и на дату выплаты, в том числе задним числом. Результат, открытый на экране и не сохранённый, при выездной проверке ничего не доказывает: инспектор увидит сведения на дату своего запроса, а если постановку исполнителя аннулировали, картина за прошлые периоды окажется другой.

Надёжнее скриншота справка КНД 1122035 о постановке на учёт (снятии с учёта). Её формирует сам исполнитель в приложении «Мой налог» или в веб-кабинете самозанятого на любую дату, и она подписана усиленной квалифицированной электронной подписью налогового органа. Сохраняйте исходный файл справки в том виде, в котором его прислал исполнитель: пересохранение или печать в PDF превращает электронный документ в изображение.

Как проверить самозанятого и сохранить подтверждение: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Возьмите ИНН исполнителя из проекта договора и сверьте его с приказами об увольнении за последние 2 года. Если исполнитель был вашим работником менее двух лет назад, доход по договору не облагается НПД, и проверка статуса этого не исправит.
2. Шаг 2. В сервисе ФНС введите ИНН и дату подписания договора. Сохраните страницу с ИНН, датой и ответом сервиса в файл, в имени которого есть ИНН и дата проверки.
3. Шаг 3. Запросите у исполнителя справку КНД 1122035 на дату договора и сохраните её исходный файл без пересохранения.
4. Шаг 4. Перед каждой выплатой повторите проверку на дату платёжного поручения и сохраните результат рядом с платёжкой. Если статус не подтверждается, выплата рассчитывается как вознаграждение физическому лицу: с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов.
5. Шаг 5. После оплаты получите чек: при оплате наличными или электронным средством платежа — в момент расчёта, при ином безналичном расчёте — не позднее 9-го числа следующего месяца. Считайте QR-код и убедитесь, что чек действителен, сумма совпадает с платёжкой, а в чеке указан ИНН вашей компании.
6. Шаг 6. Если исполнитель заявляет, что его доход приближается к 2,4 млн рублей, или выплаты по договору крупные, запросите справку КНД 1122036 о состоянии расчётов (доходах) на дату выплаты.
7. Шаг 7. Разложите в дело исполнителя договор, акт, платёжные поручения, чеки, результаты проверок и справки. Одна выплата — один набор: платёжка, проверка статуса на её дату и чек.

Договор с самозанятым можно подписать электронной подписью, но для простой и неквалифицированной подписи равнозначность собственноручной возникает только при соглашении между участниками обмена. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона. Требования к кадровым документам по статьям 22.1-22.3 ТК РФ на исполнителя по договору ГПХ не распространяются: это гражданско-правовой договор, и порядок подписания определяется соглашением сторон и 63-ФЗ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Виды подписи различаются не столько степенью защиты, сколько основанием равнозначности. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной по закону, а для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена, иначе равнозначности нет, и в спорах ломается именно это место. Выбирая для договоров с исполнителями простую подпись, проверьте, что соглашение подписано и в нём описано, как лицо определяется по его подписи.»

Подпись на документе, который исполнитель прислал файлом, стоит проверить до того, как документ попадёт в архив. В сервисе Добыто Подпись форма принимает сам документ и файл подписи, откреплённой или присоединённой, и показывает результат проверки.

Проверьте электронную подпись на договоре или акте с исполнителем

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Как хранить подтверждения проверок: срок, формат и архив

Срок хранения задаёт подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ: налогоплательщик в течение 5 лет обеспечивает сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. До 17 марта 2021 года срок составлял 4 года, его увеличил Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ. Для самозанятых это означает: результаты проверок статуса, справки и чеки хранятся столько же, сколько договор и платёжные поручения, потому что именно они подтверждают расход и отсутствие обязанности налогового агента.

Организация вправе сама создать архив и организовать хранение документов: это закреплено в пункте 2 статьи 13 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для электронного архива ориентиром служат приказ Росархива от 15 июня 2020 года с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов и ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Практический минимум для архива по исполнителям:

1. чётко определённая структура архива: дело на каждого исполнителя, внутри него — документы по каждой выплате;
2. правила индексирования: ИНН, номер договора, дата выплаты;
3. система поиска, которая находит документ за минуты, а не за дни;
4. контроль доступа: доступ ко всему массиву у всей службы целиком — типовое нарушение разграничения доступа;
5. регулярная проверка целостности данных.

Главная ошибка при хранении — смешение электронного документа и электронного образа. Скриншот ответа сервиса ФНС, скан договора с собственноручными подписями и распечатка чека — электронные образы. Справка КНД 1122035 из «Мой налог» и договор, подписанный электронными подписями сторон, — электронные документы. Требования к ним при предъявлении разные.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В любом споре о подписи мы сначала выясняем, в каком режиме создан документ. Скан договора, подписанного от руки, и файл с криптографической подписью живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём видно изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

В Добыто договоры и акты хранятся в разделе документов со статусами подписания и вкладкой «Архив», а электронный архив входит в тариф «Бизнес». Документ и файлы подписей лежат вместе, поэтому по требованию инспектора выгружается комплект, а не изображение.

Важный нюанс из практики: журнал системы электронного документооборота — такое же доказательство, как сам документ, и он работает в обе стороны. В трудовом споре об увольнении по электронному заявлению районный суд сначала встал на сторону работодателя: у него было Положение о КЭДО и перечень документов. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решение, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: система зафиксировала, что подпись выдали в день подписания заявления и за работника подписывал другой человек. В практике Добыто мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые юридически значимые действия с ней. Для договоров с самозанятыми вывод тот же: порядок идентификации исполнителя при подписании должен быть описан в соглашении об электронном взаимодействии до первого подписанного договора.

Как предъявить подтверждения при выездной налоговой проверке

Порядок задаёт статья 93 НК РФ. Требование о представлении документов инспектор, находящийся на территории компании, вручает руководителю или представителю лично под расписку. Документы представляются в течение 10 дней со дня получения требования; по правилам НК РФ срок, определённый днями, считается в рабочих днях. Отказ или просрочка — налоговое правонарушение по статье 126 НК РФ: штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ, а инспектор вправе провести выемку документов по статье 94 НК РФ. При 30 исполнителях и помесячных выплатах одних только чеков за год набирается больше 300 документов.

Форма представления зависит от того, как документ создан:

• документы, составленные в электронной форме по форматам ФНС, передаются по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика;
• документы на бумаге передаются заверенными копиями, листы нумеруются и прошиваются; нотариальное удостоверение копий инспектор требовать не вправе;
• бумажные документы можно передать и электронными образами, то есть сканами с сохранением реквизитов, по форматам ФНС через ТКС или личный кабинет;
• всё, что уходит по ТКС, заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.

Если собрать комплект за 10 дней не получается, в течение дня, следующего за днём получения требования, компания письменно уведомляет проверяющих о невозможности представить документы в срок с указанием причин и срока, в который она их представит. Руководитель инспекции в течение 2 дней решает, продлить срок или отказать. Именно здесь окупается архив, разложенный по исполнителям и выплатам: требование обычно формулируется как «договоры, акты, чеки и платёжные документы по расчётам с физическими лицами — плательщиками НПД за период», и выборка из упорядоченного архива занимает часы.

Инспектор при необходимости вправе ознакомиться с подлинниками документов. Для договоров, подписанных электронными подписями, подлинник — это сам электронный документ с файлами подписей, поэтому исходные файлы нельзя заменять распечатками или конвертированными PDF.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Подлинник могут истребовать, если только он способен подтвердить обстоятельство, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Документы, которые компания уже представляла в налоговую, повторно можно не сдавать: достаточно в срок уведомить инспекцию, указав реквизиты документа, с которым они были представлены, и наименование налогового органа (пункт 5 статьи 93 НК РФ). Правило не действует, если в инспекцию передавались подлинники, которые потом вернули.

Спорные ситуации: что говорит закон и что держать в деле

Выездная проверка редко упирается в отсутствие проверки статуса как такового. Чаще вопросы возникают в пограничных ситуациях, где статус был, а права на НПД по конкретной выплате не было.

Последняя строка касается уже не налоговой, а трудовой инспекции: выездная проверка ГИТ по индикатору риска оценивает, не подменяют ли договоры с самозанятыми трудовые. Раньше порог зависимости исполнителя от заказчика составлял 90% дохода и считался в среднем по всем самозанятым компании, теперь — 75% по каждому исполнителю. Посчитайте долю по своим исполнителям заранее: доход исполнителя от вас вы знаете из платёжек, а общий доход — из справки КНД 1122036.

Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работает с 12 000 перевозчиков и выполняет около 5 000 рейсов в месяц. По каждому рейсу нужен пакет документов — договор, заявка и закрывающий акт, причём подписанный день в день, до начала перевозки: задним числом оформлять нельзя. Заявка приходила в 18:00, договор был нужен к 8:00 следующего дня, а перевозчик мог находиться в 1 200 км от ближайшего филиала. Выдача квалифицированной подписи в удостоверяющем центре занимала минимум день. После перехода на подписание со смартфона выпуск подписи и подписание первого договора стали занимать 5-10 минут, и документы оказываются в деле раньше, чем выполняется заказ.

Во что обходится выплата самозанятому без подтверждения

Отсутствие чека бьёт по двум налогам сразу. Организации на общей системе при расчёте налога на прибыль не учитывают расходы на работы и услуги самозанятого без чека, сформированного по статье 14 422-ФЗ (часть 8 статьи 15), для организаций и ИП на УСН и ЕСХН действует такое же правило (часть 9 статьи 15). Освобождение выплат самозанятому от страховых взносов для организаций и ИП тоже привязано к наличию чека (часть 1 статьи 15). Без чека налоговая расценивает выплату как вознаграждение физическому лицу: заказчик удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы по единому тарифу 30% в пределах единой предельной базы.

Переквалификация договоров в трудовые обходится дороже. Заказчик, который фактически был работодателем и не исчислил, не удержал и не перечислил НДФЛ, платит налог за свой счёт, и инспекция доначисляет НДФЛ и штраф, даже если самозанятый уже заплатил НПД с тех же выплат. Признаки подмены трудовых отношений ФНС обобщила в письмах от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@, от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674 и от 11.11.2024 № АБ-4-20/12835@:

• постоянный характер работы;
• подчинение внутреннему распорядку заказчика;
• выполнение трудовой функции вместо конкретного результата;
• регулярные выплаты в одни и те же даты, как зарплата;
• использование оборудования заказчика;
• интеграция исполнителя в штат;
• связь текущего заказчика самозанятого с его бывшим работодателем (письмо от 11.11.2024).

Ни одна проверка статуса эти признаки не снимает. Защищают формулировки договора и актов: предмет — результат с измеримыми параметрами, оплата — за принятый результат, а не за месяц, акт — на каждый этап. Сохранённые проверки статуса и чеки закрывают другой риск — доначисления при утрате статуса и потерю расходов.

Кейс из практики: страховая группа работала с агентской сетью около 5 500 человек — физических лиц, ИП и юридических лиц. Чтобы получить оплату, агент подписывал акт выполненных работ, а 90% агентов обменивались документами только через квалифицированную подпись: выпуск стоил около 3 000 рублей, занимал день, и удостоверяющие центры были не во всех городах. Компания подключила вторую систему документооборота с мобильной подписью, которую агент выпускает сам по паспорту. Выпуск подписи стал занимать 5 минут, а акт оказывается подписан до выплаты вознаграждения.

Стоимость электронного документооборота для хранения подтверждений в Добыто

Стоимость зависит от тарифа, числа подключённых сотрудников, нужных видов подписи и того, требуются ли электронный архив и интеграция с 1С.

Цена считается за сотрудника в месяц, и при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Отдельной строки для исполнителей по договорам ГПХ в тарифах нет, поэтому их число стоит назвать при подключении. Актуальные условия и состав каждого тарифа — на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Статус самозанятого подтверждается сохранённым результатом проверки на конкретную дату, и таких дат по каждому исполнителю как минимум две: подписание договора и каждая выплата. К результату проверки добавляются справка КНД 1122035 от исполнителя, чек с ИНН заказчика, договор с измеримым результатом, акт и платёжное поручение, и весь набор хранится 5 лет в виде, в котором его можно выгрузить по требованию инспектора за 10 дней. Проверка статуса не защищает от переквалификации и от выплат бывшим работникам: эти риски закрываются условиями договора и сверкой с кадровыми документами.

Добыто ведёт договоры и акты с электронными подписями сторон, статусами подписания и электронным архивом, из которого документ выгружается вместе с файлами подписей. Порядок хранения подтверждений по исполнителям мы помогаем выстроить при подключении, начиная с пилотной группы договоров.

Частые вопросы о проверке самозанятых и хранении подтверждений

Может ли самозанятый одновременно быть ИП и как это проверить?

Может: 422-ФЗ прямо признаёт плательщиками НПД индивидуальных предпринимателей. Статус проверяется по тому же ИНН в сервисе ФНС. ИП на НПД не признаётся плательщиком НДС, а если до перехода он применял УСН или ЕСХН, то обязан в течение одного месяца после постановки на учёт уведомить налоговую о прекращении этих режимов. Если уведомление не направлено в срок, постановка на учёт как плательщика НПД аннулируется, поэтому у ИП, недавно перешедшего на НПД, статус стоит перепроверить через месяц после постановки.

Какой налог платит самозанятый и должен ли заказчик что-то удерживать?

Ставка НПД — 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от ИП и юридических лиц. Налог исчисляет налоговая, декларация не подаётся, уплата — не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим. С доходов, облагаемых НПД, самозанятый освобождён от НДФЛ. Заказчик при наличии чека НДФЛ не удерживает и страховые взносы с выплаты не начисляет; обязанность налогового агента возникает, если чека нет или доход не является объектом НПД.

Где самозанятый формирует чеки и справки, если у него нет смартфона?

Приложение «Мой налог» работает на мобильном телефоне, смартфоне и компьютере, включая планшет, а справки КНД 1122035 и КНД 1122036 формируются и в веб-кабинете. Кроме того, самозанятый вправе через «Мой налог» или банк уполномочить кредитную организацию или оператора электронной площадки, которые обмениваются сведениями с налоговой и участвуют в формировании чека. В таком чеке указываются ИНН и наименование уполномоченной организации.

Может ли иностранный гражданин быть самозанятым исполнителем?

Встать на учёт как плательщики НПД вправе граждане России, граждане государств — членов Евразийского экономического союза и граждане Украины. Иностранцы из этих стран подают заявление через личный кабинет налогоплательщика или через уполномоченный банк. Для граждан других государств режим НПД законом не предусмотрен, и договор с ними оформляется с учётом общих правил налогообложения выплат физическим лицам.

Что происходит с выплатами, если исполнитель сам снялся с учёта в середине месяца?

Датой снятия с учёта считается дата направления заявления в налоговую, и последний налоговый период по НПД заканчивается в этот день. Налоговая уведомляет исполнителя о снятии не позднее следующего дня, а заказчика никто не уведомляет. Выплата, поступившая исполнителю после даты снятия, уже не облагается НПД, поэтому проверка на дату платёжного поручения обязательна даже для исполнителя, с которым договор подписан неделю назад.

Что будет с документами по самозанятым после окончания эксперимента в 2028 году?

Эксперимент по НПД установлен до 31 декабря 2028 года включительно, и в течение 10 лет его проведения закон запрещает повышать ставки и снижать лимит дохода в 2,4 млн рублей. Срок хранения документов по НК РФ от окончания эксперимента не зависит: договоры, акты, чеки и результаты проверок статуса за 2028 год хранятся 5 лет, как и за любой другой год.