Самозанятый или самозанятая в договоре и акте: если исполнитель женщина, верна форма женского рода, «самозанятая Иванова Анна Петровна». Слово ведёт себя как субстантивированное прилагательное и меняется по родам, подобно словам «дежурная» и «управляющая». При этом в Федеральном законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ термина «самозанятый» нет вообще: закон говорит о физическом лице, применяющем специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Поэтому в преамбуле договора надёжнее писать «Иванова Анна Петровна, применяющая специальный налоговый режим „Налог на профессиональный доход“, именуемая в дальнейшем „Исполнитель“». Главное различие: причастия и прилагательные рядом с ФИО согласуются с полом человека, а условное обозначение стороны, «Исполнитель», «Подрядчик», «Заказчик», остаётся в мужском роде и с прописной буквы во всех падежах и во всех пунктах.
Ниже разобраны формулировки по каждому месту документа: преамбула, реквизиты, блок подписей, акт, назначение платежа. Показано, какие оговорки о чеке и об утрате статуса добавляют в текст договора и чем подписывать договор и акт в электронном виде, чтобы подпись сохранила равнозначность собственноручной. Ошибки формулировок, из-за которых договор читают как трудовой, размеры штрафов по части 4 статьи 5.27 КоАП, чек-лист проверки исполнителя перед подписанием, тарифы на электронный обмен и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.
Короткий ответ: «самозанятая» для женщины, но в договоре пишут иначе
Род выбирается по полу человека, а не по типу документа. Женщина, зарегистрированная плательщиком налога на профессиональный доход, в тексте называется самозанятой: «договор с самозанятой Ивановой А. П.», «самозанятая передала чек». Мужской род при обращении к женщине не делает документ строже, он просто вносит грамматическую ошибку, которая бросается в глаза при первом же чтении.
В договоре слово «самозанятая» лучше вообще не использовать как юридическое обозначение стороны. Оно разговорное, в 422-ФЗ его нет, и налоговый статус оно описывает неточно: плательщиком НПД может быть и индивидуальный предприниматель. Юридически значимая конструкция строится из двух частей: ФИО с причастием, согласованным по полу, и условное наименование стороны из Гражданского кодекса.
Где какая формулировка уместна, удобнее смотреть по местам документа.
| Место в документе | Формулировка, если исполнитель женщина | Почему так |
|---|---|---|
| Преамбула договора | Иванова Анна Петровна, применяющая специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», именуемая в дальнейшем «Исполнитель» | Формулировка взята из 422-ФЗ, причастия «применяющая» и «именуемая» согласуются с полом |
| Наименование стороны | «Исполнитель», «Подрядчик»: мужской род, с прописной буквы | Это условное обозначение стороны сделки по статьям 702 и 779 ГК РФ, а не характеристика человека |
| Пункты об обязанностях | «Исполнитель обязуется», «Исполнитель передаёт Заказчику чек» | Наименование стороны не склоняется по полу ни в одном падеже |
| Реквизиты стороны | ФИО полностью, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, банковские реквизиты, отметка о применении НПД | По ИНН заказчик проверяет статус плательщика НПД на дату расчёта |
| Блок подписей | Исполнитель ___________ / А. П. Иванова /, без должности и без печати | У физического лица на НПД нет должности, печать не обязательна |
| Акт сдачи-приёмки | Те же обозначения сторон, что в договоре, плюс ссылка на номер и дату договора | Акт закрывает конкретный договор, расхождение в наименованиях даёт повод для спора |
| Назначение платежа | Оплата по договору № … от … за услуги … . НДС не облагается | Плательщики НПД не признаются плательщиками НДС по 422-ФЗ |
Слово «самозанятая» при таком наборе формулировок остаётся уместным в переписке, в служебной записке и в описании ситуации, но из реквизитов и наименований сторон уходит.
Почему в законе нет слова «самозанятый» и что это меняет в тексте договора
422-ФЗ оперирует конструкцией «налогоплательщик налога на профессиональный доход». Эксперимент проводится до 31 декабря 2028 года включительно, ставка составляет 4 % по доходам от физических лиц и 6 % по доходам от организаций и индивидуальных предпринимателей, предельный доход за календарный год ограничен 2,4 млн рублей. Статус этот подвижный: человек снимается с учёта в приложении «Мой налог» в любой день, и при превышении лимита снятие происходит автоматически.
Отсюда практическое следствие для текста. Ярлык «самозанятая» в договоре не решает ни одной задачи заказчика, а вот три оговорки решают: исполнитель подтверждает применение НПД на дату заключения договора, обязуется передавать чек из «Мой налог» по каждому расчёту и обязуется письменно сообщить об утрате статуса. Срок уведомления закон не устанавливает, его задаёт договор, и разумный ориентир здесь трое рабочих дней с даты снятия с учёта.
Чек привязан к способу расчёта. При наличных и при расчётах электронными средствами платежа чек формируется и передаётся заказчику в момент расчёта, при иных формах безналичных расчётов, то есть при обычном платёжном поручении на счёт, не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Без чека организация не учитывает выплату в расходах, и это прямая норма статьи 15 422-ФЗ, а не рекомендация бухгалтера.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Спор с исполнителем почти никогда не начинается со слова „самозанятая“ в шапке. Он начинается там, где в договоре нет обязанности передать чек и уведомить об утрате статуса, а потом выясняется, что человек снялся с учёта за две недели до расчёта. Проверьте свой шаблон по трём пунктам: подтверждение статуса на дату подписания, чек по каждому расчёту, письменное уведомление об утрате статуса с конкретным сроком».
В практике Добыто шаблон договора с исполнителем на НПД держат отдельно от трудового договора и отдельно от договора с обычным физическим лицом: у этих трёх документов разный состав обязательных условий, и попытка свести их в один файл приводит к формулировкам, которые потом читают против заказчика.
Чем подписывать договор и акт с самозанятой в электронном виде
Усиленная квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, дополнительных документов между сторонами для этого не требуется. Простая и усиленная неквалифицированная подписи работают иначе: их равнозначность собственноручной возникает только при соглашении между участниками электронного взаимодействия. Именно это условие теряют чаще всего, а обнаруживают потерю в момент, когда подписанный акт нужно предъявить в споре.
Факт: для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности собственноручной подписи нет. Для УКЭП такое соглашение не требуется.
Второй источник путаницы: электронный документ и электронный образ документа. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, это в каком режиме создавался документ. Посмотрите на свой файл: если внутри есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и требования к подписи у него другие. Путаница между этими двумя режимами порождает больше отказов, чем любые технические сбои».
Для договора и акта с исполнителем на НПД рабочих сценария два. Первый: обе стороны подписывают УКЭП, тогда вопрос равнозначности закрыт нормой закона. Второй: заказчик подписывает УКЭП, исполнитель УНЭП, а между сторонами заключено соглашение об использовании такой подписи, подписанное заранее и хранящееся вместе с договором. Смешанные схемы, где соглашение «подразумевается», в споре не работают.
Подпишите договор или акт с исполнителем электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Практическая часть занимает меньше времени, чем согласование текста: выпуск подписи в мобильном приложении по паспорту и смартфону укладывается в несколько минут, а первый документ подписывается в пределах 5-10 минут с момента установки приложения. В практике Добыто пилотную группу собирают до раскатки на всех контрагентов: на ней выявляются исполнители, которым нужна отдельная инструкция, и это дешевле, чем разбираться с неподписанными актами в конце месяца.
Грамматика рода: что согласуется по полу, а что нет
Правило простое и работает во всех кадровых и договорных документах. Прилагательные, причастия и глаголы прошедшего времени рядом с ФИО согласуются с полом человека: «применяющая», «зарегистрированная», «действующая», «именуемая», «выполнила», «передала». Условные наименования сторон и наименования должностей по полу не изменяются: «Исполнитель», «Подрядчик», «Заказчик», «менеджер», «директор».
Наименования должностей берутся из штатного расписания, а оно с 1 января 2026 года ведётся по новому классификатору профессий ОК 016-2025, введённому приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. К договору с исполнителем на НПД классификатор отношения не имеет: должности у такого человека нет, есть вид работ или услуг, и его формулируют через результат, а не через трудовую функцию.
Какая именно формулировка нужна в преамбуле, зависит от того, кто перед вами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Кто исполнитель | Что критично в формулировке | Что вторично |
|---|---|---|
| Женщина, физическое лицо на НПД | Причастия в женском роде, ИНН, оговорки о чеке и утрате статуса | Слово «самозанятая» в тексте договора |
| Индивидуальный предприниматель, применяющий НПД | Указание на статус ИП с ОГРНИП и отдельно на применение НПД | Порядок слов в преамбуле |
| Физическое лицо без статуса НПД | Заказчик удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы, оговорки про чек исключаются | Наименование стороны: «Исполнитель» или «Подрядчик» |
| Бывший работник заказчика | Дата увольнения: доходы от бывшего работодателя не подпадают под НПД в течение двух лет | Вид договора |
| Гражданин государства ЕАЭС на НПД | Проверка статуса по ИНН на дату расчёта, как и для гражданина России | Указание гражданства в преамбуле |
Строка про бывшего работника здесь самая дорогая: договор с человеком, уволившимся меньше двух лет назад, переводит выплату в обычный режим с НДФЛ и взносами независимо от того, что написано в преамбуле и какой чек пришёл.
Ошибки формулировок, из-за которых договор читают как трудовой
Наименование стороны в трудовом ключе тянет за собой весь смысловой ряд. Если в тексте появляются «должность», «подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка», «рабочее место», «график работы с 9:00 до 18:00», «ежемесячная оплата 5-го и 20-го числа», «премия по итогам месяца», отношения начинают выглядеть трудовыми, а предмет договора теряет конкретный результат.
Цена такой ошибки считается не в переоформлении. Отношения признаются трудовыми по статье 19.1 ТК РФ, а уклонение от оформления трудового договора и заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, влечёт по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 5 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 той же статьи увеличивает штраф для юридического лица до 100 000-200 000 рублей и даёт дисквалификацию должностного лица на срок от 1 года до 3 лет. К этому добавляются доначисленные НДФЛ и страховые взносы за весь период.
Внимание контролирующих органов к массовым договорам с плательщиками НПД формализовано. Приказом Минтруда России от 02.02.2024 № 40н утверждён перечень сведений, которые налоговые органы передают межведомственным комиссиям по противодействию нелегальной занятости и территориальным органам Роструда. Один из признаков: взаимодействие более чем с 10 плательщиками НПД, у которых среднемесячный доход превышает 20 000 рублей, а средняя продолжительность работы с заказчиком больше 3 месяцев. Сам по себе признак не означает нарушения, он означает, что договоры и акты компании будут читать внимательно.
Внимание: поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд без трудового договора, включая отношения с самозанятыми, обсуждались ко второму чтению, но в итоговый текст не вошли. Ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.
Если вы исполнитель и читаете этот раздел с мыслью, что формулировки в договоре выбирает только заказчик, ситуация обратная: именно исполнителю проще всего заметить в проекте договора слова про график и рабочее место и попросить заменить их на объём и результат работ до подписания.
Шаблоны соглашений и регламентов для работы с исполнителями
Комплект собран под электронный обмен договорами и актами, начинать удобнее с соглашения об использовании ПЭП и УНЭП: без него подпись исполнителя не будет равнозначна собственноручной.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Шаблон соглашения по электронному документообороту | Скачать |
| Акт об отказе от подписания и уведомление второй стороне | Скачать |
| Письмо контрагенту о переподписании документа | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Акт выполненных работ: наименование сторон и сверка с чеком
422-ФЗ акт не требует, факт расчёта подтверждается чеком из приложения «Мой налог». Но акт закрывает другую задачу: он фиксирует объём, сроки и приёмку результата, и без него спор о качестве превращается в обмен сообщениями в мессенджере. Заказчику акт нужен ещё и как первичный документ для учёта.
В акте обозначения сторон повторяются дословно из договора. Расхождение вида «в договоре Исполнитель, в акте Подрядчик» или «в договоре Иванова А. П., в акте самозанятая Иванова» даёт формальный повод усомниться, что документы относятся к одной сделке. Дополнительно в акте сверяются четыре вещи: номер и дата договора, период выполнения работ, сумма и указание на то, что НДС не начисляется, а также реквизиты чека, если он уже сформирован.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие договоры и акты существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
Что проверить до подписания договора с исполнителем на НПД
Подготовка занимает меньше времени, чем исправление документов задним числом. До отправки проекта договора проверяются шесть позиций:
- Статус на дату подписания. Проверяется по ИНН через сервис ФНС для проверки статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход: вводится ИНН и дата, на которую нужны сведения.
- Справка о постановке на учёт. Формируется исполнителем в приложении «Мой налог», подтверждает регистрацию, но не заменяет проверку на дату расчёта.
- Дата увольнения, если человек работал у вас. До истечения двух лет с даты увольнения доходы от бывшего работодателя под НПД не подпадают.
- Вид деятельности. Перепродажа товаров, работа по агентским и комиссионным договорам, добыча и реализация полезных ископаемых, торговля подакцизными и маркируемыми товарами под НПД не попадают.
- Остаток лимита. При доходе исполнителя за год, близком к 2,4 млн рублей, снятие с учёта может произойти в середине вашего договора.
- Соглашение о виде электронной подписи. Подписывается до первого документа, если стороны используют ПЭП или УНЭП.
Как оформить договор с исполнителем на НПД: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус по ИНН и сохраните результат проверки: скриншот или выгрузку с датой.
- Шаг 2. Соберите реквизиты: ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации, ИНН, банковский счёт. Согласие на обработку персональных данных оформляется до начала обработки.
- Шаг 3. Составьте преамбулу: ФИО, причастие «применяющий» или «применяющая» по полу, ссылка на специальный налоговый режим, условное наименование стороны.
- Шаг 4. Опишите предмет через результат и объём работ, без должности, графика и рабочего места. Оплату привяжите к приёмке результата, а не к календарным датам месяца.
- Шаг 5. Включите три оговорки: подтверждение статуса, обязанность передать чек по каждому расчёту, обязанность письменно уведомить об утрате статуса в согласованный срок.
- Шаг 6. Согласуйте вид электронной подписи и подпишите соглашение о ПЭП или УНЭП, если не используется УКЭП с обеих сторон.
- Шаг 7. После приёмки подпишите акт с теми же наименованиями сторон и сверьте его с чеком по дате и сумме.
Сервис Добыто закрывает шаги 6 и 7 в одном контуре: документ уходит исполнителю на подпись из браузера, а статусы подписания видны заказчику без запросов по почте.
Когда формулировка про НПД в договоре не нужна
Конструкция «применяющая специальный налоговый режим» уместна не всегда, и вставлять её по инерции вредно. Она не нужна в четырёх случаях.
- Исполнитель не зарегистрирован плательщиком НПД. Тогда заказчик выступает налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов, а упоминание режима в договоре вводит в заблуждение бухгалтерию.
- С человеком заключается трудовой договор. Здесь действуют ТК РФ и кадровые документы, налоговый режим физического лица значения не имеет.
- Исполнитель ИП на упрощённой системе или патенте. В преамбуле указывается статус предпринимателя и ОГРНИП, оговорки про чек из «Мой налог» исключаются.
- Разовая покупка товара у гражданина. Договор купли-продажи строится по другим правилам, и реализация товаров собственного производства через НПД оформляется чеком, а не актом выполненных работ.
Отдельный случай: исполнитель утратил статус в середине договора. Договор при этом не прекращается, но с даты утраты выплаты облагаются по общим правилам, а формулировка преамбулы перестаёт соответствовать действительности. Практичнее не переписывать договор целиком, а закрыть период дополнительным соглашением с указанием даты изменения статуса.
Стоимость электронного обмена договорами и актами
Итоговая сумма зависит от числа подключённых пользователей, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Данные приведены на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, отдельной строкой их покупать не нужно. Разбор условий по каждому тарифу и границы по численности собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Для женщины-исполнителя грамматически верна форма «самозанятая», но в договоре и акте это слово заменяется конструкцией из 422-ФЗ: ФИО плюс причастие о применении налогового режима, согласованное по полу. Наименование стороны остаётся неизменным во всех документах сделки, а вес имеют не ярлыки, а ИНН, оговорки о чеке и об утрате статуса, предмет через результат работ и совпадение наименований в договоре и акте. Проверка статуса по ИНН на дату расчёта и соглашение о виде электронной подписи закрывают большую часть споров ещё до их появления.
Добыто занимается электронным документооборотом и электронной подписью: договоры, акты и соглашения подписываются в одном контуре, а статусы подписания и отметки времени сохраняются вместе с документами. Это снимает типовую проблему работы с внешними исполнителями, когда подписанный документ есть, а подтвердить момент и обстоятельства подписания нечем.
Частые вопросы
Можно ли написать «Самозанятая» как наименование стороны вместо «Исполнитель»?
Технически договор от этого не станет недействительным, но конструкция неудачная. Наименование стороны показывает её роль в обязательстве: по договору подряда это Подрядчик, по договору возмездного оказания услуг Исполнитель. Налоговый статус роль в обязательстве не описывает и при утрате статуса перестаёт соответствовать действительности, из-за чего придётся править все пункты договора, а не одну строку преамбулы.
Как правильно писать в платёжном поручении: «самозанятому» или «самозанятой»?
Если получатель женщина, в дательном падеже будет «самозанятой Ивановой А. П.». В назначении платежа этого лучше избегать: достаточно ссылки на номер и дату договора, вида работ и указания, что НДС не облагается. Статус получателя в назначении платежа не подтверждает ничего, подтверждает чек из приложения «Мой налог».
Исполнительница сменила фамилию после подписания договора. Что делать с актом?
Договор перезаключать не нужно. Оформляется дополнительное соглашение с указанием прежних и новых данных, в акте пишется актуальная фамилия со ссылкой на это соглашение. ИНН при смене фамилии не меняется, поэтому проверка статуса и привязка чеков сохраняются.
Нужно ли хранить справку о постановке на учёт по каждому исполнителю?
Справка из приложения «Мой налог» подтверждает регистрацию на дату её формирования и не отражает изменений, произошедших позже. Практичнее хранить результат проверки по ИНН на каждую дату расчёта: он показывает статус именно на тот день, когда деньги ушли и когда должен появиться чек.
Обязателен ли письменный договор, если работа разовая и на небольшую сумму?
Сделки организации с гражданином совершаются в простой письменной форме по статье 161 ГК РФ. Для разовой работы допустим короткий договор-счёт или договор в виде обмена документами, но полностью без письменного оформления заказчику остаётся только чек, которым объём и сроки работ не подтверждаются.
Что происходит с договором, если исполнитель превысил лимит 2,4 млн рублей?
Право на НПД утрачивается, снятие с учёта происходит автоматически, и с этого момента выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Договор продолжает действовать, но чеки больше не формируются, а расходы подтверждаются другими документами. Именно на этот случай в договор включают обязанность письменно уведомить заказчика об утрате статуса.
