Оказание услуг самозанятым для компании закрывается тремя документами: актом, который подписали обе стороны, чеком из «Мой налог» с ИНН компании и проверкой статуса исполнителя на дату выплаты. Акт подтверждает приёмку результата по статьям 720 и 783 ГК РФ. Чек подтверждает, что доход учтён по 422-ФЗ, и без него стоимость услуг не учитывается в расходах. При безналичной оплате самозанятый передаёт чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Порядок действий компании зависит от статуса исполнителя в день оплаты. Если он плательщик НПД, компания не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы. Если статус утрачен или исполнитель уволился от вас меньше 2 лет назад, компания удерживает 13% НДФЛ и начисляет взносы как с обычного договора ГПХ.
Ниже разобрано, как проверить статус по ИНН в сервисе ФНС, чем подписать акт дистанционно и когда подписи ПЭП достаточно, как принять работу с недостатками и что делать с аннулированным чеком. Отдельно перечислены признаки, по которым ФНС переквалифицирует выплаты самозанятому в зарплату, и во что это обходится. Пошаговая инструкция приёмки, сценарная таблица по статусам исполнителя, стоимость электронного подписания на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие документы закрывают услугу самозанятого перед компанией
Для компании-заказчика комплект по одной услуге самозанятого состоит из пяти документов, и каждый подтверждает свой факт. Договор возмездного оказания услуг (статья 779 ГК РФ) или подряда (статья 702 ГК РФ) задаёт предмет, цену и порядок приёмки. Акт фиксирует, что результат принят. Чек подтверждает доход исполнителя в ФНС и расход компании. Проверка статуса защищает от обязанностей налогового агента.
| Документ | Что подтверждает | Кто формирует | Норма |
|---|---|---|---|
| Договор оказания услуг или подряда | Предмет, срок, цену, порядок приёмки, срок передачи чека | Компания и исполнитель | Статьи 702, 779 ГК РФ |
| Задание или техническое задание | Конкретный объём и требования к результату по договору | Компания | Условие договора |
| Акт оказанных услуг или выполненных работ | Приёмку результата, объём и стоимость, отсутствие претензий | Компания, подписывают обе стороны | Статьи 720, 783 ГК РФ, статья 9 402-ФЗ |
| Чек НПД с ИНН компании | Получение оплаты и учёт дохода, право компании на расход | Самозанятый в «Мой налог» | Статьи 14, 15 422-ФЗ |
| Результат проверки статуса НПД | Статус исполнителя на дату выплаты | Компания | 422-ФЗ, сервис ФНС |
Акт и чек не заменяют друг друга. Статья 15 422-ФЗ связывает учёт расхода с чеком, а спор о качестве или объёме услуги решается по акту: чек доказывает оплату, но ничего не говорит о том, что результат принят без замечаний. Поэтому в договор стоит сразу вписать две вещи — срок, за который компания проверяет результат и подписывает акт или направляет мотивированный отказ, и срок, в который исполнитель передаёт чек после оплаты.
Задание оформляется отдельно, когда договор рамочный и услуги идут партиями. Акт в этом случае ссылается на конкретное задание, и при проверке видно, за какой результат прошла каждая выплата. Проверьте свой шаблон договора: если в нём нет срока приёмки и срока передачи чека, эти условия добавляются дополнительным соглашением до следующей оплаты.
Проверка статуса самозанятого по ИНН перед подписанием акта и оплатой
Статус плательщика НПД проверяется на дату выплаты, а не на дату договора. Между подписанием договора и оплатой проходят недели, и за это время исполнитель может сняться с учёта, превысить лимит дохода 2,4 млн рублей в год или перейти на другой режим. Если в день оплаты статуса нет, освобождение от НДФЛ и взносов не действует, даже если чек потом всё-таки пришёл.
Проверка занимает минуту: в сервисе ФНС для проверки статуса плательщика налога на профессиональный доход вводится ИНН исполнителя и дата, на которую нужен ответ. Сервис бесплатный, у него есть API для автоматической проверки из учётной системы. Результат стоит сохранять скриншотом или выгрузкой в папку договора: при налоговой проверке это доказательство, что на дату платежа исполнитель был плательщиком НПД.
ИНН у самозанятого физлица и у ИП на НПД один и тот же — присвоенный физическому лицу, поэтому по ИНН не видно, работаете вы с гражданином или с предпринимателем. Это проверяется по ЕГРИП. Для компании разница проявляется, когда исполнитель теряет статус: гражданин становится обычным физлицом по договору ГПХ, а ИП продолжает платить налоги сам по новому режиму.
Ставка НПД для исполнителя зависит от того, кто платит: 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от компаний и ИП. Налог платит сам самозанятый, компания в этом расчёте не участвует. Эксперимент с режимом НПД установлен 422-ФЗ до 31 декабря 2028 года.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
От статуса исполнителя в день оплаты зависит, какие документы нужны и какие обязанности возникают у компании.
| Ситуация исполнителя на дату оплаты | Чек НПД | НДФЛ и взносы у компании |
|---|---|---|
| Физлицо, плательщик НПД | Обязателен, ставка 6% | Не удерживаются и не начисляются |
| ИП на НПД | Обязателен, ставка 6% | Не удерживаются и не начисляются |
| Физлицо снялось с учёта или превысило лимит 2,4 млн рублей | Не формируется | НДФЛ 13% и страховые взносы, как по договору ГПХ |
| ИП утратил право на НПД | Не формируется | Не удерживаются, ИП платит налог по своему новому режиму |
| Физлицо было работником компании меньше 2 лет назад | Не освобождает: доход не облагается НПД | НДФЛ 13% и страховые взносы |
Последняя строка чаще всего всплывает на проверке. По статье 6 422-ФЗ доход от лица, которое было работодателем исполнителя менее 2 лет назад, объектом НПД не является. Перед первым договором сверьте ИНН исполнителя со списком уволенных за последние 2 года: совпадение означает, что оформлять его как самозанятого нельзя.
Чем подписать акт с самозанятым дистанционно: ПЭП, УНЭП или УКЭП
Самозанятый работает по гражданско-правовому договору, поэтому правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ на его акты не распространяются. Вид подписи для акта определяет 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 и договорённость сторон. По статье 6 63-ФЗ документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью без дополнительных условий. ПЭП и УНЭП дают такую же силу, если это предусмотрено соглашением между участниками обмена.
Отсюда практическое правило: если в договоре с исполнителем или в отдельном соглашении об электронном взаимодействии прописано, какой подписью стороны подписывают акты и как подтверждается личность подписанта, акт, подписанный ПЭП по коду из SMS, имеет юридическую силу. Без такого условия под вопросом окажется любой акт, подписанный не квалифицированной подписью.
Суды признают документы, подписанные кодом из SMS, в спорах по договорам оказания услуг, займам и лизингу. Основание — часть 2 статьи 5 63-ФЗ: простая электронная подпись формируется кодами, паролями или иными средствами, которые подтверждают, что подпись сформировало конкретное лицо. Довод «этот номер телефона не мой» не работает, если исполнитель сам указал номер в договоре или заявлении о присоединении.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Практика по SMS-подписи сложилась в гражданских спорах, и для актов с исполнителями по ГПХ она применима. Переносить её на кадровые документы работников нельзя: там действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к подписи. Если в компании рассуждают «исполнителям подписываем кодом, значит и работникам можно», проверьте, разведены ли у вас перечни документов и виды подписи для этих двух групп.»
В практике Добыто такая логика у клиента — первый признак того, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. Акты с самозанятыми и кадровые документы работников идут по разным основаниям и должны жить в разных маршрутах подписания.
УКЭП для самозанятого исполнителя — обычно избыточное требование. Её выпускают только в удостоверяющем центре при личном визите, выпуск платный и продлевается ежегодно. УНЭП выпускается дистанционно в приложении оператора по паспорту и смартфону и подтверждает, что документ не менялся после подписания. Для большинства актов между компанией и самозанятым этого достаточно.
Полезно знать: если исполнитель живёт за границей, УКЭП он не получит: удостоверяющие центры находятся только в России. Неквалифицированную мобильную подпись можно выпустить в приложении из любой страны за 5 минут, для этого нужны паспорт и смартфон.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работает с 12 000 перевозчиков и выполняет около 5 000 рейсов в месяц. С каждым перевозчиком до начала рейса нужен пакет документов, после рейса — закрывающий акт. Сначала компания выдавала перевозчикам УКЭП через свой удостоверяющий центр: выпуск занимал не меньше дня, перевозчикам приходилось приезжать лично, и часть из них отказывалась. После перехода на мобильную неквалифицированную подпись выпуск подписи и подписание первого документа стали занимать 5-10 минут со смартфона водителя, а документы успевают подписать даже с перевозчиком, найденным накануне рейса.
Подпишите акт с исполнителем электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В сервисе Добыто акт в PDF подписывается из браузера: вы загружаете файл, выбираете электронную подпись и её тип, например присоединённую, и подтверждаете подписание. Готовый файл с подписью отправляется исполнителю, который подписывает его своей подписью по условиям договора.
Шаблон соглашения об электронной подписи для обмена актами
Соглашение об использовании ПЭП и НЭП подготовлено для КЭДО, но его условия о порядке идентификации, признании подписи и обмене документами можно взять за основу раздела об электронном взаимодействии в договоре с самозанятым.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании простой и неквалифицированной электронной подписи (DOCX) | Скачать |
Как принять работу самозанятого: осмотр результата, замечания и подписание акта
По статье 720 ГК РФ заказчик обязан в сроки и в порядке, предусмотренные договором, осмотреть и принять результат, а обнаруженные отступления от договора — сразу заявить исполнителю. Для услуг эта норма применяется через статью 783 ГК РФ. Компания, которая подписала акт без проверки, теряет право ссылаться на недостатки, которые можно было увидеть при обычном способе приёмки. Скрытые недостатки, обнаруженные позже, заявить можно, но спорить о них сложнее.
Акт составляется по реквизитам первичного документа из части 2 статьи 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: наименование документа, дата составления, наименование компании, содержание операции, её стоимость в рублях, должности и подписи ответственных лиц. Для самозанятого вместо должности указываются ФИО и ИНН. В описании услуги лучше ссылаться на пункт договора или номер задания, а не писать «услуги по договору»: при проверке ФНС расплывчатый предмет выглядит как оплата за процесс работы, а не за результат.
Как принять работу и закрыть акт с самозанятым: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте результат по заданию или техническому заданию в срок, установленный договором. Если срок не указан, приёмку проводят без промедления после сообщения исполнителя о готовности.
- Шаг 2. Если есть недостатки, направьте исполнителю мотивированный отказ от подписания акта с перечнем замечаний и сроком их устранения. Отказ без причин не защищает компанию в споре об оплате.
- Шаг 3. Проверьте статус исполнителя как плательщика НПД по ИНН на дату, когда планируется оплата, и сохраните результат проверки.
- Шаг 4. Подпишите акт подписью, которая предусмотрена договором или соглашением об электронном взаимодействии, и отправьте его исполнителю на подпись.
- Шаг 5. Оплатите услуги в срок, указанный в договоре, после подписания акта обеими сторонами.
- Шаг 6. Получите чек НПД с ИНН компании: при безналичной оплате — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Сверьте сумму, наименование услуги и ИНН в чеке с актом.
- Шаг 7. Сложите договор, задание, акт, результат проверки статуса, платёжное поручение и чек в одну папку по исполнителю.
Частичная приёмка оформляется отдельным актом на принятый объём. Замечания по остальной части фиксируются в том же акте или в отдельном письме. Смешивать принятое и непринятое в одном акте без оговорок нельзя: подпись без замечаний означает приёмку всего перечисленного.
Лайфхак: маршрут подписания можно развернуть. Компания создаёт акт и отправляет его исполнителю без своей подписи, исполнитель подписывает первым, и только после этого компания подписывает уже подписанный им документ.
Статусы документа в системе ЭДО показывают, на каком этапе находится акт: отправлен, получен, подписан одной стороной, подписан обеими, аннулирован. В споре об оплате эта история обработки подтверждает, когда исполнитель получил акт и когда его подписал.
Отдельная ситуация — исполнитель распечатал акт, подписал ручкой, отсканировал и прислал в мессенджер. Такой файл остаётся электронной копией бумажного документа, а не электронным документом, и оригинал с подписью исполнителя компании всё равно нужен.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Скан подписанного от руки акта и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Пленум Верховного Суда в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл эти понятия: электронный образ — копия бумажного документа, электронный документ изначально создан в электронной форме. Посмотрите на файл от исполнителя: если в нём изображение собственноручной подписи, перед вами образ, и бумажный оригинал нужно получить.»
Кейс из практики: страховая компания с агентской сетью около 5 500 человек выплачивает вознаграждение агентам только после подписания акта выполненных работ. 90% агентов подписывали акты УКЭП, для которой нужно лично ехать в удостоверяющий центр, платить за выпуск и тратить около дня, а в части городов удостоверяющих центров не было вовсе. После подключения второй системы ЭДО с мобильной подписью агенты выпускают подпись по паспорту за 5 минут и подписывают акты без поездок, а компания смогла расширять сеть в новых регионах.
Чек самозанятого: реквизиты, сроки передачи и аннулирование
Чек формирует сам исполнитель в приложении «Мой налог» или в веб-версии личного кабинета самозанятого на сайте ФНС. По статье 14 422-ФЗ при оплате наличными или электронными средствами платежа чек выдаётся в момент расчёта, при других формах безналичной оплаты, включая перевод от компании по платёжному поручению, — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. В чеке для компании обязательно указывается её ИНН: чек без ИНН покупателя оформлен как расчёт с физлицом по ставке 4% и для учёта расхода не подходит.
При проверке чека сверяют дату расчёта, наименование услуги, сумму, ИНН исполнителя и ИНН компании. Наименование услуги должно совпадать с предметом акта. Если в акте «разработка макета», а в чеке «консультационные услуги», при проверке это расхождение придётся объяснять.
Самозанятый может аннулировать чек в «Мой налог», если он сформирован ошибочно или деньги возвращены. Необоснованное аннулирование ФНС квалифицирует как занижение дохода: по статье 129.13 НК РФ штраф для исполнителя составляет 20% от суммы расчёта, а за повторное нарушение в течение 6 месяцев — 100% суммы. Для компании последствие другое: аннулированный чек перестаёт подтверждать расход по статье 15 422-ФЗ. Поэтому раз в квартал стоит сверять полученные чеки с их актуальным статусом в ФНС и при аннулировании запрашивать у исполнителя новый чек письменно.
Ошибки, из-за которых выплаты самозанятому переквалифицируют в зарплату
Статья 15 ТК РФ запрещает заключать гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения. ФНС в письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ перечислила признаки подмены: организационную, инфраструктурную и финансовую зависимость исполнителя от заказчика. На практике проверка обращает внимание на следующее.
- Регистрация в качестве самозанятого была условием заказчика для начала работы.
- Исполнитель раньше был работником компании, а его функции не изменились.
- Выплаты исполнителю приходят в те же дни, что и зарплата штатным работникам, и одинаковыми суммами.
- Исполнитель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, графику и указаниям руководителя подразделения.
- Компания предоставляет рабочее место, оборудование и доступы как штатному сотруднику.
- Акты описывают процесс работы за месяц, а не конкретный результат.
Цена ошибки складывается из нескольких частей. При переквалификации компания доплачивает НДФЛ 13% и страховые взносы с выплат за весь период, пени и штраф 20% от неудержанного налога по статье 123 НК РФ. Отдельно ГИТ по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ штрафует юрлицо на 50 000-100 000 рублей, должностное лицо на 10 000-20 000 рублей. Суд по статье 19.1 ТК РФ может признать отношения трудовыми, и тогда исполнителю положены отпуск, оплата больничных и гарантии при увольнении.
Когда самозанятый не подходит для задачи компании
Оформлять исполнителя как самозанятого нельзя, если он работал у вас по трудовому договору меньше 2 лет назад: доход от бывшего работодателя не облагается НПД. Режим не подходит для постоянной работы по должности из штатного расписания с подчинением графику: это трудовые отношения. Если доход исполнителя за год приближается к 2,4 млн рублей, статус может закончиться посреди договора, и следующие выплаты придётся облагать по правилам ГПХ или переходить на договор с ИП. В этих случаях выбирают трудовой договор, обычный договор ГПХ с удержанием НДФЛ и взносов или договор с ИП на другом режиме налогообложения.
Хранение электронных актов и чеков самозанятых
Акты, чеки и договоры с самозанятыми компания хранит как первичные документы: по статье 29 402-ФЗ — не менее 5 лет после отчётного года. Электронный акт хранится вместе с файлом подписи или в системе ЭДО, где подпись можно проверить. PDF без подписи, выгруженный из системы, подпись не подтверждает.
Факт: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Проигрывают споры не из-за электронной формы, а из-за дефектов процедуры: неверного вида подписи для документа или отсутствия идентификации подписанта.
Распечатка электронного акта считается копией, а не оригиналом. Чтобы она имела значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. По части 8 статьи 75 АПК РФ суд, получив электронные копии, вправе потребовать оригиналы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные акты не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. До отказа от бумажного архива посмотрите, какие документы с исполнителями у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
В тарифе «Бизнес» Добыто есть электронный архив и интеграция с 1С, поэтому подписанные документы хранятся вместе с подписями и не теряются между почтой, мессенджерами и папками бухгалтерии.
Стоимость электронного подписания документов в Добыто: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от тарифа, числа подключённых сотрудников и нужных видов подписи.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП (модуль в тарифе «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | за один день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| УКЭП | через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу |
Тарифы считаются за сотрудника в месяц, и при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Как учитываются внешние исполнители по ГПХ и какой тариф подойдёт под ваш объём актов, видно на странице тарифов Добыто КЭДО, а детали уточняются при подключении.
Выводы
Работа самозанятого считается закрытой, когда у компании на руках договор с условиями приёмки, подписанный обеими сторонами акт, чек НПД с ИНН компании и подтверждение статуса исполнителя на день оплаты. Для актов по ГПХ достаточно простой или неквалифицированной подписи, если стороны заранее договорились о ней в договоре. Самый дорогой риск — не формальности приёмки, а признаки трудовых отношений и бывшие работники, оформленные самозанятыми.
Добыто закрывает электронную часть этой работы: подписание документов из браузера, выпуск ПЭП и УНЭП и хранение подписанных файлов в архиве, связанном с 1С.
Частые вопросы
Можно ли оплатить самозанятому до подписания акта?
Можно, если договор предусматривает предоплату или аванс. Чек исполнитель формирует по факту получения денег: при безналичном переводе от компании — не позднее 9-го числа следующего месяца, даже если акт ещё не подписан. Статус НПД при этом проверяется на дату аванса и на дату окончательного платежа отдельно.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Письменно запросите чек со ссылкой на пункт договора о сроке его передачи и на статью 14 422-ФЗ. Без чека компания не учитывает расход по статье 15 422-ФЗ. Проверьте статус исполнителя на дату оплаты: если он был снят с учёта, чек сформировать уже нельзя, и выплата облагается НДФЛ 13% и страховыми взносами как по обычному договору ГПХ.
Как быть, если исполнитель превысил лимит 2,4 млн рублей посреди договора?
С момента превышения лимита исполнитель теряет право на НПД. Если он физлицо без статуса ИП, следующие выплаты компания облагает НДФЛ 13% и страховыми взносами. Если он ИП, компания налоги не удерживает, а он сам платит их по новому режиму. Поэтому перед каждой крупной выплатой статус проверяется заново.
Нужен ли отдельный акт, если услуги оказываются каждый месяц по одному договору?
Да, для каждого периода или задания составляется свой акт, а в нём указывается период, объём и ссылка на задание. Один акт за год по ежемесячным выплатам не подтверждает, за какой результат прошла каждая оплата, и при проверке ФНС выглядит как регулярная оплата процесса работы.
Можно ли подписать акт с самозанятым через Госуслуги или Госключ?
Можно, если способ подписания предусмотрен договором и подпись, которую выдаёт приложение, соответствует оговорённому в договоре виду: УНЭП или УКЭП по 63-ФЗ. Для актов по ГПХ не действуют требования статей 22.1-22.3 ТК РФ о КЭДО, поэтому стороны сами выбирают вид подписи и фиксируют его в договоре или соглашении об электронном взаимодействии.
Сколько хранить акты и чеки самозанятых?
Не менее 5 лет после окончания отчётного года по статье 29 402-ФЗ. Электронные акты хранятся с файлами подписи или в системе ЭДО, где подпись можно проверить; распечатки без заверения оригиналом не считаются. Чеки удобно хранить в папке договора вместе с результатом проверки статуса на дату каждой выплаты.
