Кабинет «Мой налог» у самозанятого — это приложение и веб-кабинет ФНС, из которых бухгалтерия заказчика получает три документа: чек на каждую выплату, справку о постановке на учёт по форме КНД 1122035 и справку о состоянии расчётов (доходах) по форме КНД 1122036. Обязателен только чек: по 422-ФЗ организация без него не учитывает расход по налогу на прибыль. При безналичной оплате от компании чек с ИНН заказчика формируется не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта, при оплате наличными или электронными средствами платежа — в момент расчёта. Договор и акт в кабинете не создаются, их оформляют стороны. Исход определяет статус исполнителя на дату выплаты: если он действует, компания платит по чеку без НДФЛ и страховых взносов, если исполнитель снят с учёта, компания становится налоговым агентом.
Материал отвечает обеим сторонам: самозанятому — что выгрузить из кабинета и в какой срок, бухгалтерии — что проверить до оплаты и после неё. Покажем, какие реквизиты чека проверяют, когда справка не заменяет проверку статуса по ИНН и в каких ситуациях выплата вообще не облагается налогом на профессиональный доход. Сценарная таблица рисков, пошаговый порядок сбора документов, чек-лист перед оплатой, стоимость электронного подписания договоров и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие документы из «Мой налог» нужны бухгалтерии: перечень и назначение
Из кабинета «Мой налог» в бухгалтерию уходят документы трёх видов, и только один из них 422-ФЗ связывает с учётом расходов заказчика. Остальные подтверждают статус и доходы исполнителя и запрашиваются по ситуации. Таблица показывает, где каждый документ формируется и для чего он нужен.
| Документ | Где формируется | Когда нужен | Зачем бухгалтерии |
|---|---|---|---|
| Чек | «Мой налог» при регистрации дохода | На каждую выплату: в момент расчёта или не позднее 9-го числа следующего месяца при безналичной оплате | Подтверждает расход по налогу на прибыль (часть 8 статьи 15 422-ФЗ) |
| Справка о постановке на учёт (снятии с учёта), КНД 1122035 | Приложение или веб-кабинет «Мой налог», PDF с электронной подписью ФНС | При заключении договора | Подтверждает, что исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД на дату справки |
| Справка о состоянии расчётов (доходах), КНД 1122036 | Приложение или веб-кабинет «Мой налог» за выбранный период, PDF с электронной подписью ФНС | По запросу, обычно при крупных и регулярных выплатах | Показывает доход помесячно и за год, сумму налога, недоимку и задолженность |
| Результат проверки статуса по ИНН | Сервис ФНС, не кабинет самозанятого | На дату договора и на дату каждой выплаты | Защищает от выплаты лицу, снятому с учёта |
Самозанятому не нужно отправлять справку о доходах каждый месяц, если заказчик её не запросил: сведения о доходах, налоге и задолженности это его налоговая информация, и передаёт он её по своему решению. Бухгалтерия, в свою очередь, не заменяет чек никаким другим документом из кабинета: ни справка, ни скриншот страницы с доходами расход не подтверждают.
Проверка статуса самозанятого по ИНН и справка КНД 1122035
ФНС снимает исполнителя с учёта по собственной инициативе, если доход превысил 2,4 млн рублей за календарный год или деятельность перестала соответствовать условиям режима, а самозанятый может сняться с учёта и сам. Справка КНД 1122035 фиксирует статус на дату её формирования и не показывает, что произошло через неделю. Поэтому бухгалтерия проверяет статус дважды: перед подписанием договора и перед каждой оплатой.
Для проверки достаточно ИНН исполнителя и даты: официальный сервис ФНС для проверки статуса налогоплательщика НПД отвечает, был ли человек плательщиком налога на профессиональный доход на указанную дату. Результат сохраняют вместе с платёжным документом: при налоговой проверке он показывает, что компания проверяла контрагента на день выплаты.
Справку КНД 1122035 самозанятый формирует сам в приложении или веб-версии lknpd.nalog.ru и скачивает PDF, подписанный электронной подписью ФНС. Эта подпись подтверждает достоверность сведений, поэтому справку не заверяют печатью и не запрашивают на бумаге. Формы обеих справок утверждены приказом ФНС России от 11.06.2020 № ЕД-7-20/385@.
Справка о доходах КНД 1122036 для бухгалтерии заказчика нужна реже. Её запрашивают, когда выплаты крупные и регулярные: по помесячной разбивке дохода видно, насколько исполнитель приблизился к лимиту 2,4 млн рублей и есть ли у него недоимка. Если сумма по договору подходит к остатку лимита, выплату планируют с учётом того, что статус может быть утрачен до конца года.
Договор и акт с самозанятым: что в «Мой налог» не формируется и как это подписать
В кабинете «Мой налог» нет ни договора, ни акта: приложение фиксирует доход и формирует чек, а условия работы стороны закрепляют сами. С самозанятым заключают гражданско-правовой договор, чаще всего договор подряда или возмездного оказания услуг. Чек подтверждает расчёт, акт подтверждает, что результат принят, и бухгалтерия обычно получает их в паре.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Трудовой кодекс РФ на такой договор не распространяется. Самозанятый — исполнитель, а не работник: статьи 22.1-22.3 ТК РФ о кадровом электронном документообороте к нему не применяются, согласие на КЭДО не нужно, а договор подписывают по правилам 63-ФЗ и статьи 160 ГК РФ. Отсюда практический вывод для подписания: вид подписи выбирают стороны, но у ПЭП и УНЭП есть условие.
Внимание: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только из соглашения между участниками обмена: без такого соглашения договор и акт, подписанные этими видами подписи, собственноручно подписанным документам не равны.
Гражданские договоры, подписанные простой электронной подписью через код из SMS, суды признают на основании части 2 статьи 5 63-ФЗ. Практика накоплена по займам, лизингу и договорам оказания услуг.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «По договорам оказания услуг, подписанным кодом из SMS, суды признают простую электронную подпись по части 2 статьи 5 63-ФЗ. Довод исполнителя, что номер телефона ему не принадлежит, не проходит, если этот номер он сам указал в заявлении о присоединении и в анкете. Проверьте, что номер телефона самозанятого зафиксирован в документе, который он подписал до первого электронного договора.»
Самозанятому для подписания не нужна КЭП из удостоверяющего центра. УНЭП можно получить в приложении Госключ дистанционно: для сертификата достаточно подтверждённой учётной записи на Госуслугах и номера телефона, для граждан сервис безвозмездный. Документ открывается в приложении, исполнитель подтверждает ознакомление и подписывает его.
Кейс из практики: страховая группа с агентской сетью 5 500 человек, среди которых физические лица и ИП, выплачивала вознаграждение только после подписания акта. 90% агентов обменивались документами через ЭДО с квалифицированной подписью, которую нужно было получать лично в удостоверяющем центре, а в части городов центров не было. После подключения мобильной усиленной подписи агент выпускает её по паспорту и подписывает акт за 5 минут, без поездок.
Отдельный вопрос для бухгалтерии — в каком виде исполнитель присылает акт. Скан акта с подписью от руки и файл, подписанный электронной подписью, живут по разным правилам.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что я выясняю по любому спорному документу, — в каком режиме он создан. Скан подписанного от руки акта — это электронный образ, а файл с криптографической подписью — электронный документ, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на файл от исполнителя: если в нём есть изображение подписи, перед вами образ, и для учёта понадобится оригинал или документ, подписанный электронно.»
Если исполнитель прислал акт с отдельным файлом подписи, бухгалтерия проверяет, чья это подпись, действовал ли сертификат на дату подписания и не менялся ли документ после подписи. В сервисе Добыто такая проверка идёт из браузера: загружаете документ и файл подписи и получаете результат по каждой подписи.
Проверьте электронную подпись на акте от исполнителя
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В практике Добыто договоры с исполнителями подписывают по маршруту двустороннего обмена: заказчик загружает документ, исполнитель получает уведомление, открывает документ и подписывает, после чего статус меняется на «подписан обеими сторонами». Номер телефона и способ подписания фиксируются в соглашении об использовании ПЭП и НЭП до первого договора.
Шаблоны соглашений и памятка для электронного обмена с исполнителями
Комплект нужен, чтобы подписи сторон на договоре и акте имели силу собственноручных; начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать |
| Регламент двустороннего электронного обмена документами | Скачать |
| Памятка бухгалтерии: что делать с файлом SGN от контрагента | Скачать |
Чек самозанятого: реквизиты, сроки и аннулирование
Часть 8 статьи 15 422-ФЗ запрещает организации учитывать в расходах по налогу на прибыль оплату работ и услуг самозанятого, если нет чека, сформированного по статье 14 этого закона. Договор, акт и платёжное поручение этот документ не заменяют. Для самозанятого чек — основание начисления налога: 6% с доходов от организаций и ИП, 4% с доходов от физических лиц.
Какие реквизиты бухгалтерия проверяет в чеке
- наименование документа и уникальный номер чека;
- дата и время расчёта;
- ФИО и ИНН самозанятого, указание на применение налога на профессиональный доход;
- наименование работ или услуг и сумма расчёта;
- ИНН заказчика, если платит организация или ИП;
- QR-код, по которому чек открывается и проверяется.
Наименование услуги в чеке сверяют с предметом договора и акта. Чек на «услуги» без конкретики при договоре на разработку сайта вызывает вопросы при проверке, хотя формально реквизит заполнен.
Сроки передачи чека
Чек привязан к моменту расчёта, а не к подписанию акта. При оплате наличными или электронными средствами платежа самозанятый формирует и передаёт чек в момент расчёта. При безналичной оплате от организации или ИП — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором получены деньги. Если заказчик платит аванс, чек формируется на сумму аванса в периоде его получения. Передают чек в электронном виде, ссылкой или файлом, либо на бумаге.
За нарушение порядка и сроков передачи сведений о расчётах отвечает самозанятый по статье 129.13 НК РФ: штраф 20% от суммы расчёта, при повторном нарушении в течение 6 месяцев — 100% от суммы расчёта. Для заказчика последствие другое: пока чека нет, расход в налоговом учёте не признаётся.
Аннулирование чека и возврат денег
Аннулировать чек самозанятый вправе в двух случаях: при возврате денег заказчику и при ошибке в данных. ФНС выявляет необоснованное аннулирование и квалифицирует его как нарушение налогового законодательства. Для бухгалтерии заказчика аннулированный чек означает, что расход снова без подтверждения, поэтому в конце квартала чеки по крупным выплатам открывают повторно по QR-коду или ссылке и проверяют, что они действуют.
Важный нюанс из практики: если в чеке ошибка в сумме или ИНН заказчика, самозанятый аннулирует его с причиной «чек сформирован ошибочно» и сразу формирует новый. Бухгалтерия заменяет в учёте ссылку на старый чек новой, иначе при сверке одна выплата будет подтверждена недействующим документом.
Когда выплата не облагается НПД: ограничения и риск переквалификации
Если исполнитель уволился от заказчика менее 2 лет назад, выплаты от бывшего работодателя не признаются объектом налога на профессиональный доход: это пункт 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ. Чек в «Мой налог» при этом сформировать технически можно, но он не освобождает компанию от НДФЛ и страховых взносов. То же касается выплат лицу, которое на дату оплаты уже не состоит на учёте.
Самозанятый ИП работает с чеками так же, как физическое лицо на НПД: чек из «Мой налог», ставка 6% с доходов от компаний, те же сроки передачи. Разница для бухгалтерии в том, что ИП на НПД не совмещает этот режим с другими, и при выплате ИП проверяют именно статус плательщика НПД, а не только регистрацию ИП в ЕГРИП.
Сценарии ниже показывают, что критично для бухгалтерии в каждой ситуации и какой документ закрывает риск.
| Сценарий | Что критично | Что сделать |
|---|---|---|
| Исполнитель — бывший работник, уволен менее 2 лет назад | Выплата не облагается НПД, чек не защищает | Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы как по обычному договору ГПХ |
| Доход исполнителя близок к 2,4 млн рублей | Снятие с учёта в течение года | Запросить КНД 1122036, проверять статус по ИНН на дату каждой выплаты |
| Исполнитель снят с учёта на дату оплаты | Компания становится налоговым агентом | Удержать НДФЛ, начислить взносы, иначе доначисление, пени и штрафы |
| Оплата авансом | Чек на аванс в периоде получения денег | Запросить чек на аванс, не ждать акта |
| Возврат денег исполнителем | Чек должен быть аннулирован | Исключить расход, проверить статус чека по QR-коду |
| Договор с графиком, местом в офисе и ежемесячной оплатой | Признаки трудовых отношений | Переписать договор на результат работ и оплату по актам |
Два последних сценария встречаются чаще других. Возврат без аннулирования оставляет в учёте расход, которого нет, а договор с признаками трудовых отношений ставит под сомнение все чеки по нему сразу: при переквалификации компании доначисляют НДФЛ и страховые взносы за весь период.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Логику «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно так же» я встречаю регулярно, и это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. Для работника действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своими требованиями к подписи, для исполнителя — гражданские правила. Разведите в локальном документе, какие документы оформляются с работниками, а какие с исполнителями, и какой подписью подписывается каждый.»
Если вы работодатель и читаете эту статью, потому что у вас одновременно штатные сотрудники и самозанятые исполнители, два контура можно вести в одной системе: кадровые документы работников идут по правилам КЭДО, договоры и акты исполнителей — по двустороннему обмену. В Добыто это разные маршруты подписания, и документы исполнителей не смешиваются с кадровым архивом.
Порядок сбора документов из «Мой налог» и чек-лист бухгалтерии перед оплатой
Документы собирают в той же последовательности, в какой идут деньги: статус до договора, договор до работы, чек после оплаты. Если шаг пропущен, следующий документ его не компенсирует: чек, выданный лицом без статуса, расход не защищает.
Как собрать документы из «Мой налог» для бухгалтерии: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Бухгалтерия проверяет статус исполнителя по ИНН в сервисе ФНС на дату договора и сохраняет результат.
- Шаг 2. Самозанятый формирует в «Мой налог» справку КНД 1122035, скачивает PDF с электронной подписью ФНС и передаёт его вместе с подписанным договором.
- Шаг 3. Стороны подписывают договор подряда или оказания услуг. Если подпись ПЭП или УНЭП, до договора подписывается соглашение об их использовании.
- Шаг 4. Перед оплатой бухгалтерия повторно проверяет статус по ИНН на дату выплаты.
- Шаг 5. После получения денег самозанятый формирует чек с ИНН заказчика: при оплате наличными или электронными средствами платежа — сразу, при безналичной оплате — не позднее 9-го числа следующего месяца.
- Шаг 6. Исполнитель передаёт чек ссылкой или файлом, бухгалтерия сверяет реквизиты с договором и актом и открывает чек по QR-коду.
- Шаг 7. При возврате денег или ошибке в чеке самозанятый аннулирует его и сообщает бухгалтерии, при ошибке формирует новый чек.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах и 12 000 перевозчиков выполняет около 5 000 рейсов в месяц, и по каждому рейсу нужен пакет из договора, заявки и закрывающего акта, подписанный день в день. Квалифицированную подпись перевозчики получали минимум за день и только очно в удостоверяющем центре, и документы не успевали к рейсу. После перехода на мобильную подпись выпуск подписи и подписание пакета занимают 5-10 минут, даже если перевозчик найден накануне.
Чек-лист бухгалтерии перед оплатой самозанятому
- статус плательщика НПД проверен по ИНН на дату выплаты, результат сохранён;
- исполнитель не был работником компании в последние 2 года;
- договор описывает результат работ, без графика, места в офисе и ежемесячной оплаты;
- подписан акт, а при электронном подписании ПЭП или УНЭП есть соглашение об их использовании;
- по предыдущим выплатам получены чеки, ни один не аннулирован;
- при крупных регулярных выплатах запрошена справка КНД 1122036 и проверен остаток лимита 2,4 млн рублей.
Хранят чеки, справки и результаты проверки статуса вместе с договором и актом по каждому исполнителю. Если документы только электронные, архив планируют с учётом того, что суд вправе потребовать подлинник.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Значение она получает после заверения оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Отказываясь от бумажного архива, посмотрите, какие документы с исполнителями существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость КЭДО и электронного подписания документов: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от числа сотрудников в системе, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Цены действуют на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения числа сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, установка и настройка | в тарифе «Бизнес» | за один день |
Итоговая сумма складывается из тарифа, численности и нужного вида подписи; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия подключения собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Из кабинета «Мой налог» бухгалтерии обязательно нужен чек на каждую выплату, справки о постановке на учёт и о доходах подтверждают статус и лимит, но расход не закрывают. Статус исполнителя проверяют по ИНН на дату договора и на дату каждой оплаты, а бывших работников в течение 2 лет после увольнения через НПД не оформляют. Договор и акт живут вне кабинета и при электронном подписании ПЭП или УНЭП требуют соглашения сторон.
Добыто ведёт кадровые документы работников по правилам КЭДО и подписание договоров и актов с исполнителями по двустороннему маршруту, поэтому компания, которая работает и со штатом, и с самозанятыми, собирает подписанные документы по обоим контурам в одном архиве.
Частые вопросы
Нужен ли акт выполненных работ, если самозанятый прислал чек?
Для налога на прибыль часть 8 статьи 15 422-ФЗ связывает учёт расхода с чеком, сформированным по статье 14 закона. Акт подтверждает другое: что заказчик принял результат по договору подряда или оказания услуг. Без акта спор о качестве или объёме работ разрешить сложнее, поэтому чек и акт хранят вместе с договором.
Что делать, если самозанятый не прислал чек до 9-го числа?
Направить исполнителю письменный запрос со ссылкой на договор и сумму выплаты. Пока чека нет, расход в налоговом учёте не признаётся. Самозанятому за нарушение срока грозит штраф по статье 129.13 НК РФ: 20% от суммы расчёта, при повторном нарушении в течение 6 месяцев — 100%. Условие о сроке передачи чека полезно прописать в договоре.
Можно ли принять справку КНД 1122035 вместо проверки статуса по ИНН?
Справка подтверждает статус только на дату её формирования. Если после этого исполнитель превысил лимит 2,4 млн рублей или снялся с учёта, справка этого не покажет. Для выплаты значим статус на дату оплаты, поэтому проверку по ИНН в сервисе ФНС проводят перед каждым платежом.
Самозанятый прислал скриншот чека. Этого достаточно?
Скриншот допустим как способ передачи, если на нём видны все реквизиты: номер чека, дата и время расчёта, ФИО и ИНН исполнителя, наименование услуги, сумма, ИНН заказчика и QR-код. По QR-коду бухгалтерия открывает чек и убеждается, что он существует и не аннулирован.
Нужна ли самозанятому квалифицированная подпись для договора с компанией?
Нет. Договор ГПХ подписывают любым видом электронной подписи по 63-ФЗ. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, ПЭП и УНЭП — при наличии соглашения между сторонами. УНЭП исполнитель может получить в Госключе дистанционно и бесплатно.
До какого срока действует режим налога на профессиональный доход?
Эксперимент по 422-ФЗ проводится до 31 декабря 2028 года включительно. Ставки на дату публикации — 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от организаций и ИП, лимит дохода — 2,4 млн рублей в год. При постановке на учёт самозанятый получает налоговый вычет 10 000 рублей, который снижает ставку до 3% и 4% соответственно, пока вычет не израсходован.
