Среднее рабочее время сотрудника считают как частное: фактически отработанные человеко-часы за период делят на среднюю численность того же состава работников за тот же период. Единой формулы этого показателя в ТК РФ нет. Человеко-часы берут из табеля, в котором отражён учёт фактически отработанного времени по статье 91 ТК РФ. Отпуска, периоды нетрудоспособности и простой в человеко-часы не включают. Для сравнения служит норма периода: в 2026 году при 40-часовой неделе это 1972 часа. Для анализа загрузки отдела достаточно среднего по группе. Переработку проверяют только по часам конкретного работника и его норме: при обычном учёте — за день и неделю, при суммированном — за учётный период до одного года.
Покажем, чем среднее отличается от нормы, табельных часов и человеко-часов. Рассчитаем норму 2026 года для 40-, 36- и 24-часовой недели по приказу № 588н и разберём, с какой нормой сравнивать часы при неполном и сокращённом времени. Отдельно объясним, почему средний показатель не доказывает переработку конкретного работника. Пошаговая инструкция, сценарная таблица и образцы табелей находятся в середине материала. Во второй половине — лимиты сверхурочной работы 120 и 240 часов, правила оплаты по сменам с 1 сентября 2026 года, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы.
Среднее рабочее время, норма и табельные часы: чем различаются показатели
В ТК РФ нет отдельного показателя среднего рабочего времени. Кодекс использует две величины. Первая — нормальная продолжительность рабочего времени: по статье 91 ТК РФ она не может превышать 40 часов в неделю. Вторая — время, фактически отработанное каждым работником, которое работодатель обязан учитывать. Среднее берётся из статистики. В форме П-4 по приказу Росстата от 17.11.2025 № 638 (ред. от 20.02.2026) численность и отработанные человеко-часы собирают в разных графах. Отношение одной величины к другой даёт среднее время на одного работника.
Пять величин из расчётов рабочего времени нельзя подставлять одну вместо другой:
| Показатель | Что показывает | Основание | Для чего не подходит |
|---|---|---|---|
| Норма рабочего времени за период | Сколько часов положено отработать по календарю и режиму | Статьи 91 и 104 ТК РФ, приказ № 588н | Не показывает фактическую загрузку |
| Фактически отработанное время по табелю | Часы конкретного работника за день, смену, месяц | Часть 4 статьи 91 ТК РФ, форма — по статье 9 402-ФЗ | Сравнение с нормой другого режима: у неполного и сокращённого времени своя норма |
| Человеко-часы | Сумма фактически отработанных часов группы, включая сверхурочные | Приказ Росстата № 638, указания к форме П-4 | Расчёт среднесписочной численности и среднего заработка |
| Среднее рабочее время | Человеко-часы за период, делённые на среднюю численность того же состава | Управленческая аналитика, графы 5-6 формы П-4 | Доказательство или опровержение переработки конкретного работника |
| Средний часовой заработок при суммированном учёте | Зарплата за фактически отработанные часы, делённая на эти часы | Пункт 13 Положения, постановление Правительства РФ № 540, с 01.09.2025 | Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск: для них отдельные правила |
Норма и табельные часы — юридические величины: по ним определяют переработку и считают оплату. Человеко-часы и среднее показывают загрузку группы. Спор о сверхурочных конкретного работника по этим двум показателям не решается.
Формы и указания по их заполнению Росстат публикует в разделе форм федерального статистического наблюдения на сайте Росстата. В указаниях к форме П-4 перечислено, какие часы считаются отработанными. Если среднее по компании сопоставляется со статистикой, сверьте свою методику с этими указаниями.
Норма рабочего времени на 2026 год по приказу № 588н
Норму за месяц, квартал или год считают по Порядку, утверждённому приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 часа и т.д.) делят на 5. Результат умножают на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели. Из полученного числа вычитают часы сокращения накануне нерабочих праздничных дней: предпраздничная смена короче на один час. Норма, рассчитанная в этом порядке, распространяется на все режимы труда и отдыха.
Календарь рабочего времени на 2026 год даёт 247 рабочих дней пятидневки, из них 4 предпраздничных с сокращением. Переносы выходных установило постановление Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466: 3 января перенесено на 9 января, 4 января — на 31 декабря. Годовая норма для трёх режимов недели выглядит так:
| Продолжительность рабочей недели | Расчёт | Норма на 2026 год, часов |
|---|---|---|
| 40 часов | 247 × 8 — 4 | 1972 |
| 36 часов | 247 × 7,2 — 4 | 1774,4 |
| 24 часа | 247 × 4,8 — 4 | 1181,6 |
Цифры таблицы — календарная норма полного года при полной занятости. С часами конкретного работника их сравнивают только после поправки на его режим. Производственный календарь не заменяет график работы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Возьмите количество рабочих дней месяца по календарю пятидневки и пересчитайте норму по формуле. Результат должен совпасть с нормой, заложенной в графике работы и в учётной программе. Если цифры расходятся, ошибка уже есть во всех расчётах переработки за этот месяц.
Табель учёта рабочего времени: источник фактических часов
Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, но форму табеля кодекс не устанавливает. Коммерческая организация вправе утвердить собственную форму. По части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта. Применять унифицированные формы Т-12 или Т-13 тоже можно. Для государственных учреждений могут действовать специальные формы.
Для расчёта среднего и проверки переработки табель должен показывать число часов за каждый день: одной отметки о явке недостаточно. Выходные, отпуска, периоды нетрудоспособности и командировки отмечают отдельными кодами. Сверхурочные часы фиксируют отдельно от часов по графику, потому что статья 99 ТК РФ требует их точного учёта по каждому работнику.
В сервисе Добыто табели и приказы подписывают электронной подписью, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически. Модуль устанавливается и настраивается за один день.
Полезно знать: табели и графики отпусков можно вести в КЭДО вместе с трудовыми договорами, допсоглашениями, приказами, заявлениями и согласиями. На бумаге остаются трудовая книжка, акт о несчастном случае и журнал инструктажей.
Сформируйте табель по форме Т-13 на месяц с кодами явок и неявок
Бланк Т-12 и образец табеля учёта рабочего времени
Если табель ведётся в электронных таблицах, начните с образца, а форму Т-12 возьмите, когда компания утвердила унифицированный бланк.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец табеля рабочего времени (XLS) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 (XLSX) | Скачать |
Как посчитать среднее рабочее время: формула и баланс часов
Среднее рабочее время = фактически отработанные человеко-часы за период / средняя численность работников того же состава за тот же период.
Числитель и знаменатель берут за один период и по одной группе работников. В человеко-часы включают фактически отработанные часы: сверхурочные, работу в выходные и праздничные дни по графику, часы при совмещении и в командировках. Не включают, в частности, периоды временной нетрудоспособности, отпуска и простой. Этот перечень приведён в памятке Росстата по заполнению формы П-4. На расчёт среднесписочной численности, среднего заработка и оплату труда его автоматически не переносят.
Работу формулы видно на государственной статистике. За 2025 год в организациях без субъектов малого предпринимательства среднее фактически отработанное время составило 1769,4 часа на работника. Средняя фактическая продолжительность рабочего дня — 7,16 часа, такие данные Росстат опубликовал в сборнике «Основные показатели деятельности организаций» в 2026 году. Цифра описывает совокупность организаций. Нормой или прогнозом для отдельной компании или работника она не служит.
Для отдельного работника считают баланс рабочего времени: фактические часы за период минус его норма за тот же период. Положительный баланс при суммированном учёте означает часы сверх нормы учётного периода. Сверхурочными по статье 99 ТК РФ они становятся, если работа шла по инициативе работодателя. Отрицательный баланс означает недоработку. Отношение фактических часов к норме, умноженное на 100, даёт процент выработки нормы. По этому проценту сравнивают работников с разной продолжительностью недели.
Как рассчитать среднее рабочее время по отделу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите цель расчёта и состав группы: подразделение, должность, режим. Работников на полной, неполной и сокращённой неделе, а также с суммированным учётом выделите в разные группы.
- Шаг 2. Выберите период: месяц, квартал, год или учётный период. Проверьте, что табели за весь период закрыты и подписаны.
- Шаг 3. Сложите фактически отработанные часы группы по табелю. Сверхурочные, работу в выходные и праздники по графику, совмещение и командировки включите. Отпуска, периоды нетрудоспособности и простой исключите.
- Шаг 4. Определите среднюю численность той же группы за тот же период. Правила включения работников в численность и в человеко-часы различаются, поэтому одну методику не подставляют вместо другой.
- Шаг 5. Разделите сумму человеко-часов на среднюю численность. Получится среднее рабочее время на одного работника за период.
- Шаг 6. Сопоставьте результат с нормой периода, рассчитанной по приказу № 588н для режима группы, и с прошлыми периодами. Отклонения отдельных работников проверьте по их индивидуальным табелям и норме.
Суммированный учёт, неполное и сокращённое время: с какой нормой сравнивать часы
Суммированный учёт по статье 104 ТК РФ вводят, когда по условиям производства нельзя соблюсти установленную ежедневную или еженедельную продолжительность работы. Тогда часы работника сравнивают с нормальным числом рабочих часов за учётный период: месяц, квартал или другой срок. Учётный период не может превышать один год. Для работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, предел — три месяца. По сезонным или технологическим причинам для отдельных таких работников период можно продлить до года коллективным договором и соглашением.
Если работнику установлены неполный рабочий день, неполная смена или неполная неделя, нормальное число рабочих часов за учётный период соответственно уменьшается (часть 3 статьи 104 ТК РФ). Фактические часы такого работника сравнивают с его уменьшенной нормой. Если взять для сравнения 40-часовую неделю или календарную норму полной занятости, часы сверх его собственной нормы останутся незаметными.
Сокращённое и неполное время — разные режимы. Сокращённое время по статье 92 ТК РФ устанавливает закон для отдельных категорий: работникам до 16 лет — не более 24 часов в неделю, от 16 до 18 лет и инвалидам I-II групп — не более 35 часов. Неполное время по статье 93 ТК РФ вводят по соглашению сторон. По просьбе работников из перечня этой статьи его устанавливают обязательно. Оплата идёт пропорционально отработанному времени или объёму работ. Режим, который отличается от общих правил работодателя, указывают в трудовом договоре (статья 100 ТК РФ). Недельную продолжительность для расчёта нормы берут из него.
Внимание: с 1 сентября 2026 года на заявление работника о неполном рабочем времени у работодателя пять рабочих дней с даты обращения. В этот срок заключают дополнительное соглашение и издают приказ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что сверять в разных режимах:
| Режим | С чем сравнивают фактические часы | Что проверить в первую очередь |
|---|---|---|
| Пятидневка, 40 часов (статья 91 ТК РФ) | Дневная и недельная продолжительность по графику, годовая норма 2026 года — 1972 часа | Сверхурочные по каждому дню, предел 4 часа в день |
| Суммированный учёт (статья 104 ТК РФ) | Норма учётного периода по приказу № 588н | Длина учётного периода: до 1 года, для вредных и опасных работ — до 3 месяцев |
| Неполное время (статья 93, часть 3 статьи 104 ТК РФ) | Норма, пропорционально уменьшенная под режим из трудового договора | Режим записан в трудовом договоре (статья 100 ТК РФ) |
| Сокращённое время (статья 92 ТК РФ) | Сокращённая неделя: до 16 лет — 24 часа, 16-18 лет и инвалиды I-II групп — 35 часов | Категория работника и предельная продолжительность по статье 92 |
| Вредные условия труда, подклассы 3.3-3.4 | Норма учётного периода не длиннее 3 месяцев | Годовой предел сверхурочной работы — 120 часов без увеличения до 240 |
Одинаковое число фактических часов означает переработку в одном режиме и недоработку в другом. Поэтому среднее рабочее время считают внутри группы с одним режимом и одной нормой.
Важный нюанс из практики: для суммированного учёта 144-ФЗ отдельно урегулировал оплату сверхурочной работы. С 1 сентября 2026 года её считают исходя из сверхурочного времени, которое приходится на конкретный день или смену. Итог за учётный период без разбивки по сменам для такого расчёта не годится, поэтому сверхурочные часы отмечают в табеле по дням.
Сверхурочная работа в год: лимиты 120 и 240 часов с 1 сентября 2026 года
По статье 99 ТК РФ сверхурочная работа — это работа по инициативе работодателя за пределами установленной работнику продолжительности. При суммированном учёте так называют работу сверх нормального числа рабочих часов за учётный период. По общему правилу для привлечения нужны письменное согласие работника и предусмотренное законом основание. Без согласия привлекают только в прямо перечисленных исключительных случаях.
Предел сверхурочной работы для каждого работника — не более 4 часов в день и 120 часов в год. С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ разрешил увеличить годовой предел до 240 часов. Для этого условие должно быть предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым (межотраслевым) соглашением, которое распространяется на работодателя. Без такого договора или соглашения действует 120 часов. Для отдельных категорий работников пределы и условия отличаются.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Даже если коллективный договор поднял лимит до 240 часов, сверх 120 часов в год работника привлекают только с его письменного согласия. Для части работников закон оставил предел 120 часов. До того как закладывать в график переработку выше 120 часов, проверьте, есть ли у компании коллективный договор или отраслевое соглашение с таким условием и не относится ли работник к категориям с прежним пределом.»
Факт: работники, которых привлекают к сверхурочной работе свыше 120 часов в год, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.
Оплата сверхурочных часов по статье 152 ТК РФ
С 1 сентября 2026 года статья 152 ТК РФ устанавливает минимум оплаты. За первые 2 часа платят не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа в году каждый час оплачивают не менее чем в двойном размере. При расчёте учитывают компенсационные и стимулирующие выплаты.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Статья 152 устанавливает нижнюю границу оплаты сверхурочных. Конкретные размеры компания вправе закрепить в коллективном договоре, отраслевом соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Сверьте положение об оплате труда с действующей редакцией статьи: размер для каждого диапазона часов не должен быть ниже законного.»
Важный нюанс из практики: по желанию работника повышенную оплату сверхурочной работы заменяют дополнительным временем отдыха. Способ компенсации на учёт не влияет: сверхурочные часы остаются в табеле фактически отработанными. Они входят в человеко-часы и засчитываются в годовой предел.
Письменное согласие на сверхурочную работу относится к документам, которые можно оформить в КЭДО. В сервисе Добыто согласие и приказ о привлечении подписывают электронной подписью. К моменту закрытия табеля оба документа хранятся в электронном архиве.
Цена ошибки в норме и учёте сверхурочных
Ошибка в норме переходит во все расчёты, которые от неё зависят. Если работнику с неполной неделей поставить норму полной занятости, часы сверх его пропорциональной нормы не попадут в сверхурочные. Доплату не менее чем в полуторном и двойном размере тогда придётся начислять за прошлые периоды. При суммированном учёте неверный табель искажает и средний часовой заработок по пункту 13 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. От этого показателя считают выплаты по среднему заработку, кроме отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.
Превышение 120 часов без коллективного договора или отраслевого соглашения с условием о 240 часах нарушает статью 99 ТК РФ, даже если все часы оплачены. Годовой предел считают по каждому работнику. Среднее по отделу может оставаться ниже 120 часов, когда у отдельного сотрудника предел уже превышен. Поэтому сверхурочные контролируют по индивидуальным табелям нарастающим итогом с начала года.
Зачем компании среднее рабочее время и где его границы
В управленческой аналитике фактически отработанные часы сравнивают с установленной нормой и плановым фондом рабочего времени. Это сравнение помогает:
- выявлять перекосы загрузки между подразделениями;
- видеть нехватку персонала;
- находить отсутствия и простои;
- прогнозировать трудозатраты;
- контролировать оплату и переработку.
Закон такого перечня целей не устанавливает. Компания использует данные, которые и так обязана собирать по статье 91 ТК РФ. Сигнал для проверки — разрыв между средним группы и нормой периода. Если среднее приближается к норме или превышает её, в индивидуальных табелях ищут сверхурочные. Если среднее заметно ниже нормы, разбирают отпуска, нетрудоспособность и простой.
В личном кабинете сотрудника в Добыто блоки учёта рабочего времени с согласованием расположены рядом с запросами на отпуск и панелью отсутствий со счётчиками дней отпуска и отгулов. Отсутствия, которые не входят в человеко-часы, отмечаются в той же системе, где согласуется отработанное время.
Контроль переработки опирается на правила, которые изменились с 1 сентября 2026 года. Положение об учёте рабочего времени и графики стоит перечитать с учётом новой редакции статей 99 и 152 ТК РФ.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Значительная часть материалов о сверхурочной работе в открытых источниках написана до 1 сентября 2026 года и описывает поправки 144-ФЗ в будущем времени. Сейчас эти нормы действуют, а инициативы Минтруда, в частности по КЭДО, сохраняют статус проектов. Когда сверяете с такими статьями свои ЛНА и графики, проверяйте дату публикации и редакцию нормы.»
Когда средний показатель не подходит для выводов
Среднее рабочее время описывает группу и не заменяет индивидуальный учёт по статье 91 ТК РФ. Для следующих задач его не используют:
- доказательство или опровержение переработки конкретного работника: нужны его табель и его норма за учётный период;
- начисление доплаты за сверхурочные: по статье 152 ТК РФ её считают по часам каждого работника, при суммированном учёте — по сменам;
- расчёт среднесписочной численности: методика человеко-часов на него не переносится;
- расчёт среднего заработка и отпускных: для них действуют отдельные правила постановления № 540;
- сравнение групп с разными режимами: неполное и сокращённое время и суммированный учёт дают разные нормы.
Если по среднему возник вопрос о переработке, его закрывают проверкой индивидуальных табелей тех, кто входит в группу.
Стоимость КЭДО для табелей, приказов и согласий на сверхурочную работу
Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников, подключённых к КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф. Цены приведены на дату публикации, октябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения числа сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итог складывается из тарифа и числа сотрудников. На «Бизнесе» действует минимальная оплата за 50 сотрудников. Тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Среднее рабочее время сотрудника получают делением человеко-часов на среднюю численность одной группы за один период. Для оценки загрузки, нехватки персонала и простоев этого показателя достаточно. Переработку, пределы 120 и 240 часов и доплаты по статье 152 ТК РФ определяют по табелю конкретного работника. Его норму рассчитывают по приказу № 588н с поправкой на режим и учётный период. Неточность в норме или в разбивке сверхурочных по сменам переходит в оплату и в средний часовой заработок.
Добыто ведёт эту цепочку документов в КЭДО: табели, приказы и согласия на сверхурочную работу подписываются электронной подписью и синхронизируются с 1С:ЗУП. Расчёт нормы и среднего опирается на подписанные данные.
Частые вопросы о расчёте рабочего времени
Уменьшается ли норма, если работник был в отпуске или болел?
Календарная норма 2026 года при 40-часовой неделе — 1972 часа. Она рассчитана на полный год без отсутствий. Индивидуальную норму, с которой сравнивают часы конкретного работника, корректируют его режим и законные периоды отсутствия, поэтому годовую цифру календаря к нему без пересчёта не применяют. В человеко-часы отпуск и периоды временной нетрудоспособности не входят. В среднем по отделу они снижают результат, хотя ни переработки, ни недоработки за ними нет.
Какой предел сверхурочной работы у работников с вредными условиями труда и пенсионеров?
С 1 сентября 2026 года годовой предел 120 часов сохраняется для двух групп, даже если коллективный договор поднял лимит до 240 часов. Первая группа — работники с вредными условиями труда подклассов 3.3-3.4. Вторая — работники государственных и муниципальных учреждений, у которых внутреннее совместительство превышает четверть нормы. Пенсионеров, предпенсионеров и работников с вредными условиями подклассов 3.1-3.2 привлекают сверх 120 часов только при их письменном согласии и медицинском допуске. Эти правила закреплены в частях 7-8 статьи 99 ТК РФ в редакции 144-ФЗ.
Применяются ли переносы выходных 2026 года к непрерывному производству?
Постановление Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 перенесло выходной с 3 января на 9 января и с 4 января на 31 декабря. Пункт 2 Порядка, утверждённого приказом № 588н, прямо исключает перенос выходных по этому основанию у работодателей, которые не могут приостанавливать работу в нерабочие праздничные дни. Для таких работодателей норму периода соотносят с утверждённым графиком сменности. Саму норму считают по общей формуле приказа, которая распространяется на все режимы труда и отдыха.
Можно ли перевести офис на суммированный учёт, чтобы сократить доплаты за сверхурочные?
Статья 104 ТК РФ разрешает суммированный учёт только тогда, когда по условиям производства нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность работы. Способом оформить постоянную переработку он не служит. Часы сверх нормы учётного периода, отработанные по инициативе работодателя, остаются сверхурочными. С 1 сентября 2026 года их оплачивают исходя из сверхурочного времени каждой смены. Они засчитываются в годовой предел: 120 часов либо 240 при коллективном договоре или отраслевом соглашении.
Какой МРОТ сверять с зарплатой в 2026 году?
С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. Его установил Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ, рост к 2025 году (22 440 рублей) составил 20,7%. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального: в Москве на 2026 год он равен 32 916 рублей. Если в регионе установлено своё значение, зарплату сверяют с ним.
